Quy trình nhập- xuất vật tư tại công ty bao gồm các giai đoạn sau:
1-Lập kế hoạch sủ dụng vật tư:
Khi chuẩn bị khởi công hạng mục công trình, phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch thi công, báo cáo định mức vật tư, báo cáo nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu(NVL) để lập kế hoạch NVL sử dụng NVL cho tháng đó.
Các bản kế hoạch được lập trước khi đưa vào áp dụng cần được sự ký duyệt của trưởng phòng vật tư và giám đốc.
Các giai đoạn của quá trình mua hàng:
− Lập biểu quyết yêu cầu mua hàng.
− Kiểm tra và phê duyệt phiếu yêu cầu mua hàng .
− Kiểm tra mẫu và thương lượng giá .
− Đặt và mua hàng .
− Chuẩn bị nhập hàng .
− Tiếp nhận hàng .
− Thanh toán khi hàng đã được nhập. 3- Nhập vật tư:
° Kiểm tra hàng nhập:
Mọi hàng hóa khi mua về trước khi nhập kho phải được kiểm tra. Về số lượng: do người giao hàng thủ kho kiểm tra.
Về chất lượng: do cán bộ vật tư kiểm tra.
Đối với hàng kiểm tra không đạt, cán bộ phòng vật tư sẽ nghi biên bản giao lại số hàng đó cho nhà cung cấp hoặc xử lý theo thương lượng tùy vào từng trường hợp.
° Nhập:
Khi hàng đă được kiểm tra đạt yêu cầu, kế toán vật tư căn cứ vào hóa đơn bán hàng và các chứng từ lien quan lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: Liên 1: lưu tại bộ phận lập phiếu
Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó lại chuyển về cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
4- Xuất vật tư:
Bộ phận có nhu cầu sử dụng lập báo cáo kế hoạch vạy tư, có chữ ký của trưởng bộ phận rồi chuyển cho phòng vật tư. Cán bộ phòng vật tư sẽ két hợp với báo cáo vật tư tồn tại kho xem xét phiếu báo này, đủ điều kiện sẽ ký duyệt, nếu chưa hợp lý thì yêu cầu điều chỉnh,ký và thông báo cho kế toán vật tư về thông tin vật tư cần xuất. Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu báo cáo kế hoạch đã được ký duyệt tiến hành lập phiếu xuất kho, cột số lượng thực xuất bỏ trống để thủ kho ghi khi vật tư đã được xuất. Người nhận vật tư sẽ cầm phiếu xuất xuống kho để nhận vật tư, thủ kho ghi số lượng vật tư thực xuất vào cột để trống. Phiếu xuất được lập thành 3 liên:
Liên 1: lưu ở phòng vật tư
Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lại cho phòng kế toán để kế toán ghi trị giá vật tư xuất.
Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.