Xây dựng chương trình quản lý nhập xuất vật tư tại công ty cổ phần xây dựng số 12

Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần xâydựng số 12 thuộc tập đoàn Vinaconex, em nhận thấy, Công ty cổ phần xây dựng số 12 chuyên kinh doanh vật liệu xây d

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hìnhthực tế của đơn vị thực tập

Tác giả đồ ánPhạm Thị Ngọc Anh

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP - XUẤT VẬT TƯ

TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 7

1.1.2 HTTT quản lý trong trong doanh nghiệp 9

1.1.3 Tầm quan trọng của một HTTT tốt trong doanh nghiệp 10

1.1.4 Phương pháp phát triển một HTTT 11

1.1.5 1.1.5 Các bước phát triển HTTT 12

1.1.6 Các mô hình hệ thống 17

1.1.7 Tên chức năng 18

1.2 GIỚI THIỆU CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 23

1.2.1 Cơ sở dữ liệu 23

1.2.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu VISUAL FOXPO 25

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 12 27

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX 12 – TRỰC THUỘC TỔNG CÔNG TY VINACONEX 27

2.1.1 Giới thiệu về công ty 27

2.1.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty 30

2.2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 32 2.2.1 Đặc điểm vật tư tại công ty 32

2.2.2 Quản lý nhập xuất - vật tư tại công ty 32

2.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 37

2.4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 38

2.4.1 Mục tiêu của hệ thống 38

2.5 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 38

2.5.1 Mô tả bài toán 38

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTTQL NHẬP-XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 12 50

3.1 MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA BÀI TOÁN 50

3.1.1 Sơ đồ ngữ cảnh 50

3.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 51

3.1.3 Ma trận thực thể chức năng 54

3.1.4 Mô hình hóa tiến trình xử lý 55

 Biểu đồ của tiến trình “3.0 – Kiểm tra, đối chiếu” 58

3.2 MÔ HÌNH KHÁI NIỆM DỮ LIỆU, MÔ HÌNH E -R 60

3.2.1 Liệt kê, chính xác hóa, chọn lọc thông tin 60

3.2.2 Xác định các thực thể và các thuộc tính 67

3.2.3 3.2.3 Xác định mối quan hệ và thuộc tính 67

3.2.4 Mô hình E – R 70

3.3 THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 71

3.3.1 Mô hình logic 71

3.3.2 Thiết kế CSDL vật lý 74

3.3.3 Mô hình vật lý 79

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đã đóng vai trò quan trọng trong đời sốngkinh tế, xã hội của mỗi nước, là phần không thể thiếu trong một xã hội ngày cànghiện đại hóa Đặc biệt, trong bối cảnh hội nhập, Việt Nam đã gia nhập WTO, đây

là yếu tố đã đặt ra nhiều thách thức với các doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý từquy trình cũng như công nghệ Công nghệ thông tin sẽ là một công cụ hữu ích, gắnliền các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp, tạo thành một chuỗi giá trị manglại lợi ích mong muốn cho mỗi doanh nghiệp

Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, tin học là một bộ phận không thểthiếu của các doanh nghiệp nếu muốn hoạt động có hiệu quả Tùy thuộc vào quy

mô, mục đích thị trường… mà ta phân tích thiết kế sao cho người quản lý nắmđược nhanh chóng, chính xác, đồng thời, giảm thiểu các chi phí, các thao tác thủcông và đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Thực tế cho thấy, từ khi xuất hiện các phầnmềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng,marketing, các doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí thuê nhân công

mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quátrình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh

Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần xâydựng số 12 thuộc tập đoàn Vinaconex, em nhận thấy, Công ty cổ phần xây dựng

số 12 chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng và xây dựng các công trình chung cưlớn, vì vậy việc quản lý chi tiết vật tư có hiệu quả là rất quan trọng, ảnh hưởng đếndoanh thu, lợi nhuận và quán trình phát triển của công ty Hệ thống quản lý vật tư

ở công ty mặc dù đã được tin học hóa, nhưng do khối lượng vật tư rất nhiều, đòihỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống

quản trị hệ thống Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác hạch toán chi tiết vật

tư trong doanh nghiệp sản xuất, em đã chọn đề tài: “CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ

NHẬP-XUẤT VẬT TƯ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 12 THUỘC TẬP ĐOÀN VINACONEX”.

 Chương trình được người sử dụng chấp nhận

 Cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty một cách kịpthời, đầy đủ, chính xác, phục vụ tốt cho quá trình quản lý nhập –xuất vật tư

 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính),năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý

 Hỗ trợ các nhân viên kế toán, thủ kho trong việc nhậpxuất vật tư của doanh nghiệp

 Góp phần tạo điều kiện cho công ty nâng cao doanhthu, tiết kiệm chi phí do giảm bớt nhân công, giảm sai sót có thểxảy ra trong quá tình quản lý nhập – xuất vật tư

Việc xây dựng chương trình nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tạicông ty một cách tốt nhất cả về khối lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư vàthủ kho kiểm soát được tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư

Dựa trên số liệu quản lý được chương trình đưa ra những báo cáo cần thiếtcho nhà quản lý để có những biện pháp kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệuquả hoạt động của công ty trong hiện tại cũng như trong tương lai

Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống quản lý nhập xuất vật tư của công ty sửdụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để xây dựng chương trình quản lý vật tưđáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

 Hệ thống các loại vật tư tại công ty

 Hệ thống kho vật tư tại công ty

 Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tinquản lý

 Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin

Chương 1: Lý luận chung về phân tích hệ thống thông tin và công tác quản

lý xuất-nhập vật tư trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng quản lý nhập xuất vật tư tại công ty Cổ phần xâydựng số 12

Chương 3: Phân tích và thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lýnhập – xuất vật tư tại công ty Cổ phần xây dựng số 12

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

-1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

Hệ thống: Là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ với nhau và cùnghoạt động hướng tới một mục đích chung

Thông tin: là dữ liệu được đặt vào một nữ cảnh với hình thức thíchhợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng

Các hoạt động thông tin: Là các hoạt động xảy ra trong một hệ thốngthông tin, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu vàkiểm tra các hoạt động hệ thống thông tin

Xử lý dữ liệu: Là các hoạt động tác động lên dữ liệu như tính toán, sắp xếp,

so sánh, phân loại, tổng hợp… làm cho nó thay đổi về nội dung, vị trí hay cáchbiểu hiện

Quản lý: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tinthành hoạt động, một việc tương đương với quá trình quyết định

Hệ thống thông tin: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưutrữ, phân phối… nhằm cung cấp thông tin cần thiết, phù hợp với từng hoạt độngtác nghiệp của tổ chức HTTT còn giúp cho nhà quản lý phân tích chính xác hơncác vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sảnphẩm mới

 Ba mô hình của hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quanđiểm của người mô tả Khái niệm mô hình sau sẽ giúp tạo ra một phần nền tảngcủa phương pháp phân tích, thiết kế, cài đặt HTTTQL

Hình 2.1: Ba mô hình của một hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển của HTTT, là hệ thống nhằmcung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một tổ chức hay

1.1.2 HTTT quản lý trong trong doanh nghiệp

HTTT là tập hợp có tổ chức những con người, các thiết bị phần mềm, dữliệu… để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong một tậphợp các ràng buộc gọi là môi trường

Như trên đã minh họa, mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệuvào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra Đầu vào (Inputs)của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nócùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả chưa xử lý được chuyển đếncác đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store)

Một hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp:

 HTTT quản lý tiền lương.

1.1.3 Tầm quan trọng của một HTTT tốt trong doanh nghiệp

Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựaphần lớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Dễthấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồngốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng

Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin

mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng như sau:

Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực Thông tin ít độ tincậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạtcác vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác

Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhàquản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết địnhhành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế Điều này sẽ gây tổn hạilớn cho tổ chức

Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặckhó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sángsủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp

lý Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra cácthông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết

Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức Vì vậykhông thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin Do vậy, thông tin cầnđược bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin Sựthiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức.

Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và đượcbảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người

sử dụng lúc cần thiết

Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là mộttrong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào Để giải quyết được vấn đề đócần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tíchthiết kế và cài đặt một HTTT

1.1.4 Phương pháp phát triển một HTTT

Với thời đại ngày nay,thời đại của khoa học Công nghệ thông tin, HTTTđóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội HTTT mới sửdụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý mộtcách hữu hiệu nhất Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồntại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới

Phương pháp phát triển một HTTT

Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và cáccông cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễquản lý hơn Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vàonguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triểnHTTT Ba nguyên tắc đó là:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là sử dụng các môhình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài

 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Đây lànguyên tắc của sự đơn giản hóa Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một

hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lýkhi thiết kế, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

 Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triểnHTTT

 Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của HT,phục vụ cho việc phân tích và thiết kế

- Giai đoạn khảo sát này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được củaHTTT là gì?

 Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xéttính khả thi của chúng

Trên cơ sở các thông tin khảo sát nhà phá triển đánh giá hiện trạng, xácđịnh các điểm yếu của hệ thống hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác địnhphạm vi, hạn chế, mục tiêu của dự án

1.1.5.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lýthông tin của hệ thống cần phát triển

- Xác định yêu cầu của HTTT: chính là xác định các chứcnăng, dữ liệu nghiệp vụ và quy trình hoạt động của hệ thống, cách thứcthực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề phát triển HTTT mới Các yêucầu của HT khi đã xác định được cần diễn tả theo các chuẩn và các mẫu tàiliệu nhằm tạo thành tài liệu yêu cầu.

- Phân tích hệ thống về chức năng: nhằm xác định vấn đề tổngquát: “Hệ thống làm gì?” Mục tiêu của công việc này là xác định cácnhiệm vụ, chức năng của hệ thống đảm nhận, xác định các mối ràng buộccủa mỗi chức năng của hệ thống, xác định các mối quan hệ thông tin giữacác chức năng của hệ thống, đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng

- Phân tích hệ thống về dữ liệu: nhằm xây dựng mô hình dữliệu quan niệm Mô hình dữ liệu quan niệm mô tả xúc tích các yêu cầu dữliệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dữ liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ

và tập các mối lien kết giữa chúng Đây là cơ sở của việc thiết kế CSDL hệthống

Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm ra được các giải pháp chocác thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lực chọn giải pháp thiết

kế tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật chophép để tổ chức thông qua

1.1.5.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệthống về dữ liệu kết hợp vơi scác ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sửdụng các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệthống

 Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì

hệ thống phần cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của

hệ thống thực

 Thiết kế vật lí: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượngthành bản thiết kế hay các đặc tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệthống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi choviệc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

- Nội dung của phần thiết kế hệ thống bao gồm:

 Thiết kế kiến trúc hệ thống

 Thiết kế các modul chương trình

 Thiết kế giao diện chương trình

 Lập tài liệu thiết kế hệ thống

- Các giai đoạn thiết lập hệ thống:

 Giai đoạn 1: thiết kế logic: nhằm để xây dựng các thành phầnchính của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng

 Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết: là thiết kế chi tiết từng thànhphần cấu thành nên hệ thống và mô tả mối quan hệ giữa các thành phần nàymột cách cụ thể và rõ ràng

Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo

ra mô hình hệ thống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệthống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng

có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

- Thực hiện:

 Lựa chọn môi trường cài đặt

 Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

 Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

 Viết tài liệu sử dụng

1.1.5.4 Kiểm thử

- Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử

- Kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thànhcác chương trình (phần mềm)

- Thử nghiệm HTTT

- Cuối cùng là khắc phục các lỗi nếu có

Kết quả cuối cùng lag một HTTT đạt yêu cầu đề ra

1.1.5.51.1.5.5 Triển khai và bảo trì

- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:chuyển đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thốngquản lí và bảo trì

- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT

- Cải tiến và chỉnh sửa HTTT

- Viết báo cáo nghiệm thu

1.1.6 Các mô hình hệ thống

1.1.6.1 Mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổchức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dungđược toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau

Một mô hình nghiệp vụ bao gồm:

 Biểu đồ phân cấp chức năng

 Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá

 Ma trận thực thể chức năng

 Biểu đồ luồng dữ liệu

 Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD):

Chức năng là 1 tập các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt độngnghiệp vụ của mình Chức năng được xem xét ở mức tổng quát cho đến mức chitiết

Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chứcnăng cần thực hiện của HTTT cần phát triển

Ký pháp biểu diễn: biểu diễn dưới dạng hình cây

 Gốc: chức năng chung cần thực hiện

 Các chức năng còn lại được hình thành theo sự phân rã củachức năng gốc Chức năng ngoài cùng gọi là chức năng lá – chức năngtương đối cụ thể, dễ hiểu, đơn giản trong thực hiện

FDD được xây dựng dựa trên 2 ký pháp: ký pháp biểu diễn chức năng và

ký pháp liên kết giữa chức năng cha và con

1.1.7 T

ên chức năng

Ký pháp liên kết giữa chức năng cha và con là đường gấp khúc

Quy tắc cơ bản trong xây dựng FDD:

 Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiệnchức năng cha

 Các chức năng con phải bảo toàn chức năng cha tươngứng

 Các chức năng con phải tương đối độc lập với nhau

 Không nên phân rã FDD thành nhiều mức vì sẽ dẫnđến sự phức tạp cho quá trình thiết kế và mã hóa

 Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau

 Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá:

Dựa trên tài liệu yêu cầu, nhà phát triển tiến hành viết tài liệu mô tả cáchoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá

 Ngôn ngữ giải mã

 Ma trận thực thể chức năng:

Ma trận thực thể chức năng là một bảng bao gồm các hàng và các cột.Trong đó, mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương ứng một chứcnăng ở mức tương đối chi tiết

Ô là giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thểtương ứng

Giá trị của mỗi ô có thể là:

 R (Read): Đọc hồ sơ

 U (Update): Cập nhật dữ liệu vào hồ sơ

 C (Create): Tạo hồ sơ

 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD)

Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của hệthống Mỗi biểu đồ bao gồm có các chức năng, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữliệu của hệ thống

- Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trêncác dữ liệu đầu vào và cho kết quả thông tin ở đầu ra Ký pháp biểu diễncủa tiến trình như sau: tên tiến trình là sự kết hợp giữa động từ và bổ ngữ

Số hiệuTên tiến trình

- Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin (hồ sơ, tậpcác mục thông tin trong hồ sơ) và hoặc ra một chức năng của hệ thống Cúpháp biểu diễn:

- Kho dữ liệu: là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu được sửdụng cho các chức năng của hệ thống Cú pháp biểu diễn:

- Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tinvới hệ thống Cú pháp biểu diễn của tác nhân là hình chữ nhật kết hợp vớitên của tác nhân

1.1.7.1 Mô hình thực thể - quan hệ ER (Entity – Relasionship Model)

Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tình và các mối quan hệ giữacác thành phần đó Cụ thể:

- Thực thể: là khái niệm mô tả một lớp các đối tượng cụ thể củathế giới thực hay các khái niệm độc lập có những đặc trưng chung mà taquan tâm Bản thể là một đối tượng cụ thể của thực thể

- Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể mà ta quan tâm Mỗithực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nó

Tên một luồng dữ liệu

Tên kho dữ liệu

Tên tác nhân

Ký pháp:

- Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mốiquan hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể

Ký pháp

- Bậc của mối quan hệ: là số các thực thể tham gia mối quan hệ

1.1.7.2 Mô hình dữ liệu – quan hệ (Relation Data Model)

- Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi

là các thuộc tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bảnghi)

- Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:

 Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một sốdòng khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này nhưnhau

Tên mối quan hệ

Thực thể

Tên thuộc tính

Tên thuộc tính đích danh

 Khóa dự tuyển: là các thuộc tính mà các giá trị của nó xácđịnh duy nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ

đi một thuộc tính trong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng

- Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép tanhận biết được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản:

 Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1 NF nếu nókhông chứa các thuộc tính lặp

 Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2 NF nếu nó đã

ở dạng 1 NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phầnkhóa

 Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã làchuẩn 2 và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

1.2 GIỚI THIỆU CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

1.2.1 Cơ sở dữ liệu

Dữ liệu chính là yếu tố dầu vào của thông tin Để có được thông tin hữuích, doanh nghiệp cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí Côngnghệ quản lý dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các file riêng biệt và

tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung

Hiện nay, những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng phổ biến là:Microsoft Acess, SQL server, Foxpro, …

Một số thành phần cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:

 Thực thể và thuộc tính: đã trình bày ở phần mô hình E– R

 Trong một cơ sở dữ liệu, mỗi thuộc tính của thực thểđược lưu trữ trên một trường (cột), tập hợp các thuộc tính của mộtbản thể tạp thành bản ghi (dòng)

 Tập hợp các bản ghi lưu trữ thông tin về một thực thểgọi là bảng, bảng bao gồm các dòng và các cột

Chức năng chính của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là:

 Tạo lập CSDL, tạo bảng và các mối quan hệ

 Cập nhập (thêm, sửa, xóa)

Thuật toán: trong từng lĩnh vực khác nhau có thể hiểu thuật toán theonhững cách khác nhau Đơn giản nhất thuật toán là một bảng hướng dẫn để chỉ racác công việc phải thực hiện theo một trình tự nào đó đã được xác định để giảiquyết một công việc cho trước Nói cách khác, với những điều kiện ban đầu, mộtthuật toán sẽ chỉ ra các bước phải tiến hành theo một trình tự duy nhất để đạt đượckết quả đã định trước

Thuật toán có 3 cấu trúc cơ bản: Cấu trúc tuần tự

Cấu trúc điều kiện

Cấu trúc lặp

Chương trình: Sau khi có thuật toán, phải mô tả thuật toán cho máy tínhbằng một ngôn ngữ mà cả người và máy có thể hiểu được Ban rmoo tả thuật toán

đó gọi là một chương trình Chương trình cho máy tính là một tập hợp hữu hạn cáclệnh viết bằng ngôn ngữ nào đó mà người dùng và máy có thể hiểu được Mỗi lệnh

sẽ tương ứng với một thao tác trong thuật toán đã được xây dựng trước

Phần mềm: là những chương trìnhđiều khiển, được cài đặt bên trong máytính, giúp cho người sử dụng ra lệnh cho máy tính bằng những tín hiệu tương thích

mà máy tính có thể hiểu được

1.2.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu VISUAL FOXPO.

Vào những năm 80 xuất hiện ngôn ngữ lập trình Foxbase là tiền thân củangôn ngữ lập trình Visual Foxpro

Đầu những năm 90 của thế kỷ 20, hệ quản trị CSDL Foxpro ra đời

Hệ Foxpro được hãng Microft phát triển qua nhiều version khác nhau Cụthể:

 Foxpro 1.0 chạy trên môi trường DOS là sự chuyểnhuóng đầu tiên từ khả năng tương thích với DBASE

 Foxpro 2.0 cho phép sử dụng các câu lệnh SQL đểthay thế cho toàn bộ thủ tục, đồng thời cũng đưa ra các thiết kếmàn hình và báo cáo

 Foxpro 3.0 ra đời có them hai kiểu hiển thị được hỗ trợview cục bộ (local view) và view truy nhập từ xa (remote view)

Cơ sở của local view là các bảng trong Visual Foxpro Cơ sởremote view là nguồn dữ liệu ODBC bao gồm SQL server, Oracle,Access Điều này tạo Visual Foxpro có một công cụ tốt nhất đểtruy nhập dữ liệu cục bộ cũng như từ xa

 Phiên bản 5.0 ra đời nhưng đớ chỉ là sự cập nhật vàsửa chữa một số lỗi của phiên bản 3.0

Sau đó các phiên bản Visual Foxpro 7.0, 8.0 ra đời, và đến thời điểm hiệntại, phiên bản Visual Foxpro 9.0 là phiên bản mới nhất

Visual Foxpro (VFP) là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ củaMicrosoft chạy trên hệ điều hành Window với các ứng dụng sau:

Trong VFP tích hợp cả chức năng quản trị cơ sở dữ liệu, cả chức năng củamột ngôn ngữ lập trình, vì thế VFP có khả năng ứng dụng tiện lợi và dễ sử dụng

Tính bảo mật của VFP không cao

Có thể phát triển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và cho nhiềungười dùng

Đang được sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác để pháttriển cấc ứng dụng trong quản lý

VFP sử dụng công nghệ lập trình hướng đối tượng kết hợp với lập trình thủtục VFP cho phép người sử dụng thực hiện đa số các thao tác rất trực quan đểthiết kế ứng dụng mà không cần phải ngồi tỉ mỉ để soạn chương trình hay viết cácdòng lệnh như Foxpro Phiên bản mới nhất hiện nay là VFP 9.0

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT

TƯ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 12

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX 12 – TRỰC THUỘC TỔNG CÔNG TY VINACONEX

2.1.1 Giới thiệu về công ty

2.1.1.1 Trụ sở:

 Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng số 12

 Tên giao dịch viết tắt:

2.1.1.22.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh:

 Xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp

 Gia công, lắp đặt kết cấu thép

 Sản xuất trộn bê tông và khai thác mỏ đá

2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức và quản lý của công ty:

Ban giám đốc: gồm có giám đốc và 4 phó giám đốc

biểu quyết, là thành phần có quyền quyết định cao nhất

 Hội đồng quản trị: có chức năng quản lý do đại hộiđồng cổ đông bầu

 Ban kiểm soát gồm thành viên Hội đồng quản trị,Giám đốc, kế toán trưởng

 Ban giám đốc gồm có 1 giám đốc và 4 phó giám đốc

o Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công

ty, chịu trách nhiệmchỉ đạo, trực tiếp ra quyết định, điều hànhtoàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty

o Phó giám đốc: hỗ trợ cho giám đốc phụ trách về kinhdoanh

Các phòng ban

Phòng hoạt động tham mưu cho công ty về các hoạt động hànhchính như hội họp định kỳ, hoạt động bổ nhiệm, miễn nhiệm, bố trí sắpxếp, tuyển dụng, tổ chức đào tạo bồi dưỡng công nhân viên, …

phòng là theo dõi quản lý các thiết bị

Chức năng và nhiệm vụ của phòng là tìm các dự án đấu thầu, lập

dự án để thắng thầu, lập kế hoạch cho mỗi công trình

Các đội: đội thi công, đội nề, đội bả, đội xe, …

Đây là bộ phận chủ yếu tham gia xây dựng các hạng mục công trình

2.1.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Kế toán trưởng

Kế toán

tổng

hợp

Kế toán ngân hàng

Kế toán thanh toán

Kế toán tài sản

cố định

Kế toán công nợ Kế toán vật tư

Kế toán tiền lương

Thủ quỹ

Kế toán tiền mặt

Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán của công ty Cổ phần xây dựng số 12

2.1.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Hình thức kế toán mà công ty áp dụng để hoạch toán là hình thức kế toán

Nhật ký chung Quy trình hạch toán xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ được

thực hiện qua sơ đồ:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Nhật ký

đặc biệt

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

2.1.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theoquyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính vàthem số hiệu cho những tài khoản cần thiết để phù hợp với đặc điểm hoạt độngkinh doanh của công ty

2.1.2.4 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Kế toán hàng tồn kho của công ty được áp dụng theo phương pháp kê khaithường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

2.2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY.

2.2.1 Đặc điểm vật tư tại công ty

Công ty cổ phần xây dựng số 12 là công ty chuyên xây dựng những côngtrình, khai thác đá, trạm trộn bê tong, công trình có tầm vóc, quy mô lớn … Vì vậy

số lượng vật tư trong sản xuất, kinh doanh của công ty là rất lớn, đa dạng, nhiềuchủng loai, xuất xứ, lượng vật tư tồn kho thường rất lớn Vật tư được sử dụng tạicông ty đó là câc vật liệu xây dựng như cát, đá, vôi, sắt, thép, xi măng … và cácvật liệu khác Các vật liệu này có được chủ yếu do mua ngoài

2.2.2 Quản lý nhập xuất - vật tư tại công ty

2.2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng

 Tài khoản sử dụng:

Bộ phận kế toán của công ty sử dụng các tài khoản trong quản lý vàhạch toán nguyên vật liệu:

TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Tài khoản cấp 2: TK 1521 – Vật liệu chính

TK 1522 – Vật liệu phụ

TK 1523 – Nhiên liệu

TK 1524 – Phụ tùng thay thế

TK 153 – Công cụ dụng cụ

2.2.2.2 Phân loại vật tư tại công ty

Phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng cóhiệu quả là công tác cần thiết đối với các doanh nghiệp chuyên về xây dựng.Trong công tác quản lý nhập – xuất vật tư, việc phân loại vật tư rất cần được chútrọng

Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư tạicông ty Cổ phần xây dựng số 12 được chia thành các loại sau:

 Công cụ, dụng cụ: công cụ, dụng cụ thi công (máykhoan, máy bơm, giằng giáo, …); công cụ dụng cụ văn phòng (bànghế, quạt cây, …)

Việc phân loại vật tư được đăng ký quản lý trên máy vi tính, tổ chức quản

lý theo từng kho

2.2.2.3 Quy trình nhập xuất vật tư tại công ty

Bao gồm các giai đoạn:

 Lập kế hoạch sử dụng vật tư:

Khi có dự án xây dựng công trình, bộ phận quản lý vật tư căn cứ vào kế

hoạch thi công, báo cáo định mức vật tư và lên kế hoạch nhập vật tư, sau đó đưa

bản kế hoạch cho giám đốc duyệt

Khi kế hoạch mua vật tư được duyệt thì tiến hành mua vật tư Các giai đoạn

của quá trình mua vật tư:

3 Nhập vật tư 4 Xuất vật tư

 Kiểm tra về số lượng hàng nhập: do người giao hàng và thủ kho thựchiện.

 Kiểm tra về chất lượng vật tư: do cán bộ vật tư kiểm tra

Nếu hàng đủ số lượng và đảm bảo chất lượng thì cho nhập kho, còn nếukhông đảm bảo thì tùy vào từng trường hợp có thể chấp nhận nhập kho hoặc trả lạingười bán

Phiếu nhập kho được lập thành hai liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên

2 thủ kho lưu để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển lại cho phòng kế toán để ghi sổ

kế toán

Vật tư khi mua về có thể được xuất ra để sử dụng luôn, tức là khi mua vềthì đưa luôn ra công trường đang thi công, không phải qua bước nhập kho Nhữngvật tư chưa sử dụng đến thì được nhập kho và khi có nhu cầu thì được xuất ra để

Phiếu xuất được lập làm 3 liên:

Liên 1: lưu ở phòng vật tư

Liên 2: thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển lại cho phòng kế toán

để ghi giá trị vật tư xuất

Liên 3: người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng

2.2.2.4 Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư tại công ty

Công ty sử dụng phương pháp mở thẻ song song Việc hạch toán được thựchiện ở: phòng kế toán và kho

- Tại kho, thủ kho ghi chép lại số lượng xuất-nhập-tồn của vật tưthông qua thẻ kho

- Tại phòng kế toán: kế toán phân loại các chứng từ xuất- nhập khotheo nghiệp vụ và nhập liệu cho chứng từ vào máy Khi cần thông tin chi tiết vật

tư, kế toán thực hiện lệnh in các sổ và báo cáo theo yêu cầu

Cuối mỗi quý, năm phải lập báo cáo về tình hình xuất-nhập-tồn của vật tư.Việc kiểm kê được thực hiện bởi cán bộ phòng vật tư, kế toán, thủ kho Phươngpháp kiểm kê: cân, đo, đong, đếm số lượng vật tư tại thời điểm kiểm kê trong kho,

và được ghi vào biên bản kiểm kê để đối chiếu với số lượng trong sổ kế toán

Sổ kế toán tổng hợp

Kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa theo phương

pháp ghi thẻ song song

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê nhập-xuất-tồn

Phiếu nhập

kho

Ghi chúGhi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu hàng ngàyĐối chiếu cuối tháng

2.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY

Công ty Cổ phần xây dựng số 12 là 1 công ty hoạt động trong lĩnh vực xâydựng Hàng năm công ty nhận nhiều dự án đấu thầu, xây dựng nhiều công trình …

Do vậy, lượng vật tư của công ty rất lớn, đa dạng, nhiều chủng loại, mẫu mã cũngnhư rất nhiều xuất xứ, nguồn gốc phù hợp với từng yêu cầu của mỗi công trình.Vật

tư chủ yếu do công ty mua, cần phải được quản lý hết sức chặt chẽ, không đượclãng phí, mất mát để đảm bảo chất lượng công trình xây dựng

Mặt khác, khối lượng công việc cũng như quy trình quản lý vật liệu củacông ty khá phức tạp Hệ thống quản lý vật tư của công ty vừa phải tiến hành theodõi thường xuyên việc thực hiện dự án, kết hợp với theo dõi nhu cầu về vật tư docác đội thi công gửi tới, đồng thời phải theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho mộtcách thường xuyên, liên tục để đáp ứng nhu cầu của công trình và dự báo đối vớinhững vật liệu không đủ để đáp ứng kế hoạch thi công, đồng thời lập báo cáo kịpthời cho các phòng ban khác để có hướng giải quyết

Vì những lí do trên, chương trình quản lý vật tư ở công ty đòi hỏi phải cókhả năng xử lý một khối lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng, kịp thời Hệthống phải có khả năng theo dõi tình hình vật liệu một cách tức thời, chứ khôngchỉ theo định kỳ hàng tháng, hàng quý hay hàng năm Ngoài ra, một yêu cầu quantrọng nữa đối với chương trình là các mẫu báo cáo cần phù hợp với yêu cầu quản

- Khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào dữ liệu và xuất thôngtin đơn giản chính xác, dễ thực hiện.

- Khả năng khắc phục lỗi tốt

- Giao diện trình bày đẹp, đễ hiểu, dễ sử dụng

2.5 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

2.5.1 Mô tả bài toán

Mô tả hoạt động của hệ thống nhằm giúp người đọc dễ dàng nắm bắt đượcmột cách cụ thể, rõ rang quy trình hoạt động của hệ thống

Tham gia vào quá trình quản lý nhập - xuất vật tư này có: Phòng kế toán tàichính, phòng vật tư và các kho

Sơ đồ mô tả bài toán

PHÒNG VẬTTƯ

BỘ PHẬN THI CÔNG

KHO

GIÁM ĐỐCPHÒNG KẾ

TOÁN

+ Mọi vật tư khi nhập kho đều phải được tiến hành kiểm tra số lượng vàchất lượng.

+ Nếu vật tư không đạt yêu cầu, cán bộ phòng vật tư sẽ lập biên bản giaonhận với nội dung trả lại vật tư không đạt chuẩn gửi nhà cung cấp

- Nếu vật tư đạt yêu cầu, cán bộ phòng vật tư kiểm tra tính chính xác củahoá đơn bán hàng, nếu có sai sót thì trả lại hoá đơn cho nhà cung cấp, nếu không

có sai sót gì thì lập biên bản đã giao nhận đủ vật tư, đồng thời chuyển hoá đơn bánhàng cho kế toán vật tư để lập phiếu nhập

+ Khi vật tư và hoá đơn bán hàng đạt yêu cầu, kế toán vật tư lập phiếu nhậpvật tư căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan Phiếu nhập kho được lậpthành 2 liên: liên 1 lưu tại phòng vật tư, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho vàsau đó lại chuyển về cho phòng kế toán ghi sổ kế toán

2 – Xuất kho

- Các đội thi công kkhi có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ viết phiếu báo kếhoạch vật tư gửi cho phòng vật tư Cán bộ vật tư kiểm tra phiếu báo kế hoạch Nếuphiếu không hợp lý hoặc không đủ điều kiện cung ứng thì gửi trả cho đội yêu cầu.Nếu phiếu báo kế hoạch hợp lý cán bộ phòng vật tư gọi điện cho thủ kho báo kiểmtra xem còn đủ vật tư xuất dung hay không Nếu không còn đủ thì thông báo lạicho đội trưởng đội thi công

- Nếu phiếu báo kế hoạch đủ điều kiện cung ứng, cán bộ phụ trách cungtiêu sẽ báo cho kế toán vật tư lập phiếu xuất kho căn cứ vào thông tin vật tư ghitrong phiếu kế hoạch

- Người nhận vật tư sẽ cầm phiếu xuất được lập xuống kho để lĩnh vật tư,thủ kho bàn giao vật tư cho người phụ trách nhận vật tư của đội yêu cầu theo sốlượng vật tư ghi trong phiếu Đồng thời thủ kho ghi thông tin thẻ kho