Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại công ty cổ phần ecoba việt nam(1)

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ 2 LỜI MỞ ĐẦU 3 CHƯƠNG 1 KHUNG LÝ THUYẾT VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 7 1 1 Khái niệm 7 1 1 1 Truyền thông 7 1 1 2 Truyền thông n[.]

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1: KHUNG LÝ THUYẾT VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 Khái niệm 7

1.1.1 Truyền thông 7

1.1.2 Truyền thông nội bộ 8

1.1.3 Vai trò của truyền thông nội bộ 8

1.1.3.1 Gắn kết nhân viên 8

1.1.3.2 Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp 9

1.1.3.3 Xây dựng và phát triển thương hiệu 9

1.1.3.4 Kết nối chiến lược kinh doanh, thúc đẩy phát triển doanh nghiệp 9

1.1.4 Các phương tiện truyền thông nội bộ 10

1.1.4.1 Các phương tiện xuất bản in ấn 10

1.1.4.2 Các phương tiện trực tuyến 10

1.1.4.3 Các phương tiện giao tiếp 11

1.1.4.4 Các hoạt động, sự kiện 11

1.2 Công tác truyền thông nội bộ 11

1.2.1 Nội dung của truyền thông nội bộ 11

1.2.1.1 Truyền thông nhằm cung cấp thông tin 11

1.2.1.2 Truyền thông nhằm tạo động lực cho người lao động 13

1.2.1.3 Truyền thông xây dựng mối quan hệ nội bộ 13

1.2.2 Quy trình truyền thông nội bộ 13

1.2.3 Bộ máy truyền thông nội bộ 15

1.3 Các tiêu chí đánh giá kết quả công tác truyền thông nội bộ 16

1.3.1 Mức độ quan tâm của nhân viên tới các hoạt động truyền thông nội bộ 16

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác truyền thông nội bộ 20

1.4.1 Sự quan tâm của lãnh đạo 20

1.4.2 Nguồn lực truyền thông 20

1.4.2.1 Nguồn lực con người 20

1.4.2.2 Nguồn lực tài chính 20

1.4.3 Đặc thù ngành kinh doanh 20

1.4.4 Quy mô công ty 21

1.4.5 Sự phát triển của khoa học công nghệ 21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM 22

2.1 Giới thiệu chung về Ecoba Việt Nam 22

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 22

2.1.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty 22

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 22

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề sản xuất 23

2.1.2.1 Chức năng 23

2.1.2.2 Nhiệm vụ 24

2.1.2.3 Ngành nghề kinh doanh 24

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý 25

2.1.4 Tình hình hoạt động của công ty 25

2.1.4.1 Tình hình sản xuất kinh doanh 25

2.1.4.2 Các dự án tiêu biểu 27

2.2 Thực trạng công tác truyền thông nội bộ tại Ecoba Việt Nam 27

2.2.1 Nội dung truyền thông nội bộ 27

2.2.1.1 Truyền thông nhằm cung cấp thông tin 29

2.2.1.2 Truyền thông nhằm tạo động lực cho người lao động 31

2.3 Kết quả công tác truyền thông nội bộ tại Ecoba Việt Nam 37

2.3.1 Mức độ quan tâm của nhân viên tới các bản tin nội bộ 37

2.3.2 Mức độ gia tăng nhận thức của nhân viên về công ty 39

2.3.3 Mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc 42

2.3.4 Tỷ lệ giữ chân nhân viên 43

2.4 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Ecoba Việt Nam 45

2.4.1 Sự quan tâm của lãnh đạo 45

2.4.2 Nguồn lực truyền thông 45

2.4.2.1 Nguồn lực con người 45

2.4.2.2 Nguồn lực tài chính 46

2.4.3 Đặc thù ngành xây dựng 46

2.4.4 Quy mô công ty 47

2.4.5 Sự phát triển của khoa học công nghệ 47

2.5 Đánh giá công tác truyền thông nội bộ tại Ecoba Việt Nam 47

2.5.1 Thành tựu 47

2.5.2 Hạn chế 48

2.5.3 Nguyên nhân 48

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM 50

3.1 Quan điểm, định hướng hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 50

3.1.1 Quan điểm hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 50

3.1.2 Định hướng hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 50

3.2.2 Giải pháp về nguồn lực tài chính 53

3.2.3 Giải pháp đa dạng hóa phương tiện truyền thông nội bộ 54

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

PHỤ LỤC 58

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Danh mục bảngBảng 2.1: Các dự án tiêu biểu của Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam ……… 27

Bảng 2.2: Các nội dung truyền thông nội bộ tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam giai đoạn 2017-2019 ……… 28Bảng 2.3: Tần suất đọc các bản tin nội bộ của nhân viên ……… 37

Bảng 2.4: Tỷ lệ nhân viên tham gia hoạt động kỷ niệm giai đoạn 2017-2019

tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam ………

38Bảng 2.5: Tỷ lệ nhân viên tham gia câu lạc bộ Sách “Mọt” ……… 38Bảng 2.6: Tỷ lệ nhân viên nắm rõ sản phẩm, dịch vụ của công ty ……… … 41Bảng 2.7 : Tỷ lệ hài lòng của nhân viên trong công việc ……… … 42

Hình 2.5 :Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trung bình hàng năm giai đoạn 2017-2019

44

………

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Trong bối cảnh hội nhập, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn đứng vững trong thịtrường cạnh tranh ngày càng khốc liệt đều cần phải chú trọng đầu tư, phát triển nguồnnhân lực Theo nghiên cứu của Công ty tư vấn DG&A, chỉ có 37% nhân viên hiểuđược mục tiêu và lý do tổ chức theo đuổi nó; 20% nhân viên hiểu được vai trò và ýnghĩa của bản thân đối với tổ chức; chỉ khoảng 33% nhân viên muốn cống hiến cho tổchức, 20% nhân viên không nhiệt tình tham gia và có tới 50% nhân viên không có ýkiến hay né tránh nhiệm vụ Nghiên cứu còn chỉ ra rằng, những tổ chức có công táctruyền thông nội bộ hiệu quả có khả năng giữ chân nhân viên cao gấp 4 lần các tổ chứckhác Với những lợi ích mà truyền thông nội bộ mang lại, các doanh nghiệp ngày nayđang ngày càng quan tâm và đầu tư cho công tác này

Ra đời từ năm 2010, đến nay Công ty Cổ phần Ecoba Việt Nam đã trở nhà thầuxây dựng và quản lý dự án chuyên nghiệp, với sản phầm và dịch vụ đa dạng Là mộttrong những nhà thầu hàng đầu Việt Nam với thời gian dài hoạt động cùng tầm nhìn trởthành tập đoàn đầu từ - xây dựng hành đầu trong khu vực về quy mô, luôn đi đầu xuhướng về sản phẩm dịch vụ trên nền tảng mô hình quản trị hiện đại, giải pháp côngnghệ tối ưu và quan hệ đối tác quốc tế hiệu quả đóng góp vào sự phát triển, thịnhvượng, an toàn cho cuộc sống công ty đã có những đóng góp lớn trong việc xây dựng

cơ sở hạ tầng, góp phần cho sự đi lên của đất nước trong thời gian qua Để đảm bảocho những mục têu phát triển, công ty đã đầu tư cho công tác truyền thông nội bộ, luôn

nỗ lực xây dựng các chương trình truyền thông thú vị, phù hợp với cán bộ công nhânviên Tuy nhiên công tác truyền thông nội bộ tại công ty còn bộc lộ nhiều hạn chế từnội dung truyền thông, quy trình tới bộ máy thực hiện, khiến công tác truyền thông nội

bộ của công ty chưa thể phát huy tối đa hiệu quả Điều này đặt ra cho doang nghiệp vấn

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác truyền thông nội bộ

2.2 Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nội dung: Chuyên đề tập trung nghiên cứu, đánh giá, và đưa ra 1 số giảipháp chính nhằm hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Công ty cổ phần EcobaViệt Nam

Phạm vi không gian: Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam

Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thực trạng công tác truyền thông nội bộ tại công

ty giai đoạn 2015-2020, bắt đầu tiến hành khảo sát nhân viên công ty từ tháng 3/2020đến tháng 4/2020

3 Mục tiêu nghiên cứu

3.1 Mục tiêu tổng quát:

Nghiên cứu công tác truyển thông nội bộ tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam

từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ thông qua các nhân tốảnh hưởng tới nó

4 Câu hỏi nghiên cứu

- Thực trạng công tác truyền thông nội bộ tại Công ty cổ phần Ecoba ViệtNam?

- Giải pháp nào giúp hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Công ty cổphần Ecoba Việt Nam?

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp được sử dụng cho chuyên đề này được thu thập từ:

 Các tư liệu, tài liệu trên Internet liên quan đến truyền thông nội bộ

 Báo cáo tài chính, ma trận trách nhiệm và bản mô tả công việc của Công ty cổphần Ecoba Việt Nam

 Dữ liệu theo dõi giám sát công tác TTNB của Công ty gồm: Ttỷ lệ nhân viêntham gia các hoạt động kỷ niệm, hội thao, thường niên; tỷ lệ nhân viên thamgia và tần suất hoạt động của các câu lạc bộ; tỷ lệ nhân viên nắm rõ phạm vinhiệm vụ của mình trong cơ cấu tổ chức công ty; tỷ lệ nhân viên vi phạm dokhông hiểu các quy định của công ty; tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trung bình mộtnăm

- Dữ liệu sơ cấp

Đề tài sử dụng các phương pháp sau để thu thu thập số liệu sơ cấp:

(1) Thứ nhất, phương phát điều tra khảo sát qua bảng hỏi với các nhânviên trong công ty về các vấn đề liên quan đến công tác TTNB, baogồm:

(2) Thứ hai, phương pháp phỏng vấn sâu: phỏng vấn sâu nhân sự chịutrách nhiệm TTNB nhằm tìm hiểu rõ hơn về công tác TTNB của công

ty và một số nhân viên của công ty về sự hài lòng của họ với tổ chức Thu thập dữ liệu sơ cấp được tiến hành trong tháng 3/3020 và tháng 4/20205.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Phương pháp thống kê mô tả: Từ thông tin và số liệu đã thu thập được, tiến hànhthống kê, tính các giá trị đại diện để đánh giá kết quả của công tác truyển thông

Phương pháp phân tích – tổng hợp: thông qua các dữ liệu thứ cấp thu thập được,tổng hợp thành khái niệm, nội dung, các tiêu chí đánh giá kết quả và nhân tố ảnhhưởng tới công tác truyển thông nội bộ một cách có hệ thống và phù hợp

6 Kết cấu chuyên đề

Không kể phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 phần:

Chương 1: Khung lý thuyết về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác truyền thông nội bộ tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam

CHƯƠNG 1: KHUNG LÝ THUYẾT VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG

Theo từ điển Bách khoa toàn thư: “Truyền thông là hoạt động chia sẻ thông tinthông qua trao đổi ý tưởng, cảm xúc, thái độ, mong muốn, nhận thức hoặc các lệnh,như ngôn ngữ, cử chỉ phi ngôn ngữ, chữ viết, hành vi; và có thể bằng các phương tiệnkhác nhau như thông qua điện từ, hóa chất, hiện tượng vật lý và mùi vị Đó là sự traođổi có ý nghĩa thông tin giữa hai hoặc nhiều thành viên”

Theo R.Hober (1954): “Truyền thông là quá trình trao đổi tư duy hoặc ý tưởngbằng lời”

Theo Gerald Miler (1966): “Truyền thông là quan tâm tới tình huống hành vi,trong đó nguồn thông tin truyền nội dung đến người nhận với mục đích tác động đếnhành vi của họ”

Còn theo trang web Anphabe.com: “Khái niệm truyền thông được hiểu là quátrình trao đổi, tương tác thông tin giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường sự hiểubiết lẫn nhau, thay đổi nhận thức Khái niệm truyền thông còn được hiểu là sản phẩmcủa con người là động lực kích thích sự phát triển của xã hội”

Như vậy, từ những khái niệm trên có thể rút ra truyền thông là một quá trìnhtruyền đạt thông tin có mục đích cụ thể, nhằm giúp người nhận thông tin cập nhật kiếnthức, kỹ năng, thay đổi nhận thức và thái độ,… Hoạt động truyền thông cần quan tâmtới người gửi thông tin, người nhận thông tin, thông điệp truyền thông và kênh truyềnthông tin

1.1.2 Truyền thông nội bộ

Cũng như truyền thông, TTNB có rất nhiều cách tiếp cận Do đó, trên thế giớihiện nay có rất nhiều khái niệm về TTNB, các khái niệm này đề cập đến những khíacạnh khác nhau của TTNB và cũng có rất nhiều điểm khác biệt:

Theo Từ điển bách khoa toàn thư: “Nội bộ thông tin liên lạc là chức năng chịutrách nhiệm về thông tin liên lạc giữa các thành viên trong tổ chức”

Theo Argenti (1966): “Truyền thông nội bộ là quá trình chia sẻ thông tin với các

cá nhân khác trong tổ chức Quá trình này liên quan đến việc thu thập, xử lý, phổ biến

và lưu trữ thông tin”

Theo Jane Johnston và Clara Zawawi: “Truyền thông nội bộ là thiết lập và củng

cố mối quan hệ với những thành viên trong tổ chức”

Theo giáo trình “Quan hệ công chúng” của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân:

“Quan hệ công chúng nội bộ là những nỗ lực nhằm tạo dựng, duy trì và phát triển mốiquan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, doanh nghiệp, với công chúng nội

bộ, giữa các công chúng nội bộ với nhau để đạt được mục tiêu chung của tổ chức,doanh nghiệp”

Còn theo giáo trình “Quan hệ công chúng” của NXB Tài Chính: “Truyền thôngnội bộ là công tác truyền đạt thông tin giữa các thành viên hoặc giữa các phòng bantrong một tổ chức”

Như vậy, có thể hiểu TTNB là một công tác truyền thông với người gửi thôngtin là nhà quản trị TTNB đại diện cho doanh nghiệp, người nhận thông tin là các thànhviên của tổ chức gồm: hội đồng quản trị, ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên,… nhằmcung cấp thông tin, tạo động lực cho người lao động và xây dựng mối quan hệ nội bộ

1.1.3 Vai trò của truyền thông nội bộ

Một số doanh nghiệp chỉ tập trung vào truyền thông với công chúng bên ngoài

mà không nhận ra tầm quan trọng của công tác truyền thông với công chúng trong nội

bộ doanh nghiệp TTNB được bắt đầu ngay từ khi một nhân viên mới bắt đầu vào làmviệc tại tổ chức Nhân viên nhanh chóng bắt nhịp với công việc mới, hài lòng vớidoanh nghiệp và nỗ lực nâng cao năng suất lao động nếu doanh nghiệp thực hiện côngtác TTNB một cách hiệu quả

1.1.3.1 Gắn kết nhân viên

Vai trò đầu tiên của TTTB là gắn kết lãnh đạo và nhân viên cũng như các nhânviên với nhau trong doanh nghiệp TTNB tốt sẽ giúp luồng thông tin 2 chiều giữa nhânviên và lãnh đạo được thông suốt Các nhân viên sẽ nắm bắt và hiểu đầy đủ về thôngtin của tổ chức, tầm nhìn của ban lãnh đạo Bên cạnh đó các góp ý, vấn đề của nhânviên cũng sẽ được phản ánh lên để ban lãnh đạo xem xét và giải quyết Điều này giúpcác nhân viên cảm thấy được tôn trọng, nhận thấy được vai trò của mình trong tổ chứcqua đó tin tưởng và cấp trên cũng như doanh nghiệp của mình Mặt khác, thông quacác buổi lễ kỷ niệm, các hoạt động hội thao,… TTNB cũng giúp tạo ra mối quan hệ tốtđẹp giữa các phòng ban với nhau, từ đó xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa tất cả cácthành viên của công ty.

1.1.3.2 Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Theo Tổ chức Lao động thế giới: “Văn hóa doanh nghiệp là sự trộn lẫn đặc biệtcác giá trị, các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng ứng và lễ nghi

mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết” Văn hóa doanh nghiệpđược coi là tài sản vô hình của mỗi tổ chức và là một yếu tố quan trọng góp phần tạonên sự thành công của doanh nghiệp Hoạt động TTNB sẽ giúp gắn kết các nhân viên,tạo ra môi trường làm việc thân thiện, vui vẻ, hiệu quả, góp phần xây dựng các thóiquen tốt và văn hóa ứng xử tích cực giữa các thành viên trong tổ chức, qua đó đóng vaitrò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

1.1.3.3 Xây dựng và phát triển thương hiệu

Mỗi người lao động đều là hình ảnh đại diện và người phát ngôn của doanhnghiệp với bên ngoài Theo MSL Group: “ Thông điệp của thương hiệu tăng 561% lượttiếp cận khi được chia sẻ bởi nhân viên thay vì qua tài khoản mạng xã hội của chínhdoanh nghiệp” Một chiến lược TTNB hiệu quả giúp nhân viên nắm rõ giá trị cốt lõi, sứmệnh của doanh nghiệp, có thiện cảm, tin tưởng và gắn bó với tổ chức, qua đó bản thânnhân viên và những thông điệp mà nhân viên chia sẻ có ảnh hưởng tích cực tới cộngđồng, nhà đầu tư, khách hàng, giới truyền thông, giúp nâng cao sức ảnh hưởng củadoanh nghiệp Đây là một kênh truyền thông thương hiệu hiệu quả, tiết kiệm mà cácdoanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng

1.1.3.4 Kết nối chiến lược kinh doanh, thúc đẩy phát triển doanh nghiệp

Mối quan hệ tốt tạo điều kiện cho các phòng ban trao đổi kinh nghiệm, tăng sựphối hợp trong giải quyết công việc, các nhân viên tự tin bày tỏ quan điểm, sáng kiếnvới quản lý, các cấp lãnh đạo cũng có thể hiểu được nhu cầu của nhân viên và đáp ứng

nó dễ dàng hơn, tạo động lực cho người lao động làm việc Qua đó các nhân viên cũng

sẽ có trách nhiệm hơn với doanh nghiệp, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả côngviệc Qua đó, các doanh nghiệp có thể duy trì sự hài lòng và gắn bó của nhân viên đồngthời dễ dàng đạt được các mục tiêu của mình hơn

1.1.4 Các phương tiện truyền thông nội bộ

1.1.4.1 Các phương tiện xuất bản in ấn

Các phương tiện xuất bản, in ấn là nhóm phương tiện truyền thống, được sửdụng phổ biến ở hầu hết các công ty Các phương tiện TTNB trong nhóm này gồm có:bảng tin nội bộ, tạp chí nội bộ, sổ tay nhân viên, tờ gấp, tờ rơi,…

Những nội dung cơ bản của các các phương tiện xuất bản gồm: giới thiệu lịch sửhình thành và phát triển, thành tựu, cơ cấu tổ chức công ty, cơ sở vật chất, các sảnphẩm, nội quy, quy định mới của công ty, những chính sách pháp luật mới…

Các phương tiện này được phát hành nhằm cung cấp và duy trì thông tin liên lạcvới người lao động, cung cấp thông tin chung, tạo dựng và củng cố lòng tin giữa cáccấp lãnh đạo và nhân viên, đồng thời khuyến khích người lao động nỗ lực vì mục tiêuchung, nâng cao năng suất lao động

Tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của người lao động cũng như mục tiêu củanhà quản trị, các ấn phẩm này có thể được xuất bản định kỳ như tạp chí, báo cáo, nộisan, sổ tay,… hoặc phi định kỳ như tờ gấp, tờ rơi,

Các phương tiện này cũng có rất nhiều hình thức phân phối như dán ở một vị trí

cố định làm bảng thông báo, phát trực tiếp cho nhân viên, dán xung quanh nơi làmviệc,…

1.1.4.2 Các phương tiện trực tuyến

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ khiến nhiều phương tiện truyền thông trựctuyến ra đời như: website nội bộ, mạng xã hội nội bộ, email nội bộ Các phương tiệnnày có nội dung và mục đích tương tự phương tiện xuất bản in ấn Tuy có tác dụngvượt trội hơn trong các tình huống khẩn cấp nhưng phương tiện này không thể tác độngmạnh tới thái độ của người lao động như phương tiện xuất bản in ấn Do đó để đạt

được hiệu quả truyền thông cao nhất, các công ty thường phối hợp hai phương tiện nàyvới nhau.

1.1.4.3 Các phương tiện giao tiếp

Giao tiếp là nhu cầu cơ bản, phục vụ rất nhiều mục đích của con người, trong đó

có truyền thông Các phương tiện tiện truyền thông trong nhóm các phương tiện giaotiếp gồm có: truyền miệng, họp, phát biểu:…

Truyền miệng là phương tiện truyền tải thông tin nhanh nhất, nhưng tính xácthực thấp nhất, thông tin không chính thống, khó kiểm soát và dễ trở thành tin đồn gâynên những hậu quả nghiêm trọng cho công ty Đó là lý do vì sao các doanh nghiệp cầnphải có biện pháp kiểm soát được loại hình truyền thông này

Các buổi họp được tổ chức nhằm nhiều mục đích như đánh giá tình hình hoạtđộng của phòng ban, bộ phận, công ty; đề xuất sáng kiến; truyền thông nội quy, quyđịnh mới, … Tùy vào mục đích, các buổi họp có thể tổ chức định kỳ như họp giao ban,họp phòng hàng tuần hoặc phi định kỳ như đề xuất ý kiến, giải pháp; xử lý vấn đề độtxuất

Các bài phát biểu thường được sử dụng trong các sự kiện của công ty như ký kếhợp đồng, các sự kiện Hình thức này là hình thức có tính thuyết phục cao nhất, tạo ra

sự đối thoại và tin tưởng giữa hai bên, thúc đẩy sự trao đổi, gắn kết giữa người laođộng và lãnh đạo Tuy nhiên nếu bài phát biểu không tốt, nó cũng dễ dàng gây ranhững tác động tiêu cực Do đó cần phải cân nhắc kỹ khi lựa chọn nội dung cũng nhưngười thực hiện phát biểu

1.1.4.4 Các hoạt động, sự kiện

Các phương tiện truyền thông trong nhóm này gồm có: các lễ kỷ niệm của công

ty, các sự kiện du lịch, thể thao, đại hội công nhân viên chức, các câu lạc bộ, tiệc sinhnhật, các cuộc thi,… Mục đích của các sự kiện, hoạt động này chủ yếu để tạo mối quan

hệ gắn bó giữa các thành viên trong công ty và thường được tổ chức định kỳ hàng năm,hàng tháng phụ thuộc vào tính chất của từng hoạt động

1.2 Công tác truyền thông nội bộ

1.2.1 Nội dung của truyền thông nội bộ

1.2.1.1 Truyền thông nhằm cung cấp thông tin

- Kế hoạch, nhiệm từng thời kỳ

Theo Allen Ceter, Patrick Jackson, Stacy Smith và Frank R Stansberry, kếhoạch nhiệm vụ từng thời kỳ là chủ đề mà các nhân viên quan tâm nhất trong các nộidung của TTNB Truyền thông về vấn đề này giúp các nhân viên nắm được định hướngphát triển của công ty, đánh giá xem có phù hợp với định hướng phát triển của bản thânhay không, đồng thời hiểu được tầm quan trọng của bản thân với tổ chức Nội dung nàyphù hợp với các phương tiện như tạp chí nội bộ, website nội bộ, các buổi họp, các bàiphát biểu,…

- Tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự

Chức năng của cơ cấu tổ chức là xác định rõ phạm vi vai trò, nhiệm vụ của mỗithành viên trong tổ chức, qua đó doanh nghiệp phân bổ hợp lý nguồn lực của mình, gópphần không nhỏ nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Hiểu rõ cơ cấu tổ chứccông ty giúp các nhân viên phối hợp với nhau ăn ý hơn, giảm mâu thuẫn cũng như sựchồng chéo trong xử lý công việc, tăng năng suất lao động Do dó, doanh nghiệp cầnphải đầu tư truyền thông cơ cấu tổ chức sao cho hiệu quả Nội dung này phù hợp vớivới các phương tiện như bảng thông báo nội bộ, tạp chí nội bộ, website nội bộ và cácbuổi họp

- Sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp

Mỗi thành viên đều là hình ảnh đại diện và phát ngôn của doanh nghiệp, khi cócác sản phẩm mới, doanh nghiệp cần truyền thông cho người lao động để tất cả cácnhân viên am hiểu về sản phẩm, dịch vụ của công ty, giúp sử dụng hiệu quả kênhtruyền thông này Nội dung này phù hợp với phương tiện truyền thông như bảng thôngbáo nội bộ, sổ tay nhân viên, website nội bộ, các buổi họp,…

- Quy định, quy chế nội bộ của công ty

Để người lao động hiểu và tuân thủ đúng quy định của công ty, đồng thời đónggóp ý kiến khi các quy định này có bất cập, công ty có thể lấy ý kiến của các nhân viêntrong quá trình xây dựng quy định và cần phải truyền thông với tất cả người lao độngngay khi quy định này được ban hành qua bảng tin nội bộ, website nội bộ, các buổihọp,…

- Các văn bản pháp luật mới

Các doanh nghiệp cần truyền thông cho người lao động về các văn bản pháp luậtcủa Nhà nước đảm bảo người lao động tuân thủ pháp luật, tránh gây ảnh hưởng tớidanh tiếng và hoạt động của công ty Nội dung này phù hợp với phương tiện bảng tinnội bộ, website nội bộ, sổ tay nhân viên, …

1.2.1.2 Truyền thông nhằm tạo động lực cho người lao động

- Cơ hội thăng tiến

Cơ hội thăng tiến cũng là một trong những chủ đề mà người lao động quan tâmnhất trong quá trình làm việc Xây dựng lộ trình thăng tiến phù hợp, rõ ràng và truyềnthông hiệu quả giúp doanh nghiệp thúc đẩy người lao động có trách nhiệm hơn trongcông việc đồng thời giúp giữ chân lao động Lộ trình thăng tiến phù hợp truyền thôngqua sổ tay nhân viên, website nội bộ, …

- Tấm gương có thành tích xuất sắc, những cá nhân vi phạm bị xử lý

Bên cạnh việc có một chính sách khen thưởng, kỷ luật phù hợp, các doanhnghiệp cần truyền thông về những cá nhân có thành tích xuất sắc cũng như những cánhân bị xử lý do vi phạm quy định của công ty Điều này giúp người lao động tin tưởngvào công tác quản trị nhân sự cũng như sự minh bạch của tổ chức, từ đó gia tăng độnglực làm việc Nội dung này phù hợp với các phương tiện: website nội bộ, email nội bộ,các buổi họp,…

1.2.1.3 Truyền thông xây dựng mối quan hệ nội bộ.

- Truyền thống và thành tựu của doanh nghiệp

Để người lao động hiểu rõ về tổ chức, các doanh nghiệp cần phải truyền thông

về lịch sử hình thành và phát triển, truyền thông của công ty mình qua sổ tay nhânviên, website nội bộ, các sự kiện, bài phát biểu…, khiến người lao động tự hào khi làmột phần của tổ chức

- Hoạt động văn hóa, thể thao, kỷ niệm

Các hoạt động này nhằm thúc đẩy sự gắn bó của các nhân viên với tổ chức đồngthời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên với nhau Các phương tiện phùhợp gồm có các cuộc thi, câu lạc bộ, lễ kỷ niệm thành lập công ty, tiệc liên hoan cuốinăm, hội thao, du lịch thường niên,…

1.2.2 Quy trình truyền thông nội bộ

Để đảm bảo TTNB hiệu quả, công tác TTNB cần thực hiện theo quy trình gồm

6 bước sau:

- Bước 1: Xác định nội dung và mục đích truyền thông nội bộ

Trong bước này, dựa vào tình hình thực tế của công ty và đề xuất của các quản

lý, phòng Nhân sự- Hành chính cần xác định được mục đích cũng như nội dung củahoạt động truyền thông này là gì: truyền thông về cơ cấu tổ chức để cung cấp thông tinhay truyền thông về các cá nhân có thành tích xuất sắc để tạo động lực, Đây là bướcquan trọng nhất và cũng là căn cứ để thực hiện các bước sau Thông thường, các doanhnghiệp sẽ đánh giá một nội dung có được truyền thông nội bộ hay không dựa vào bộtiêu chí sau:

o Tính thời sự: Chủ đề đó có đủ sức hút để thu hút được hầu hết các côngchúng hay không?

o Phạm vi: Phạm vi tác động trực tiếp và cả gián tiếp của chủ đề đó có đủrộng hay không?

o Khả năng gây chú ý: Có nhân vật nổi tiếng nào hoặc vấn đề quan trọngnào được thông tin đề cập tới hay không?

o Sự quan tâm: Chủ đề này có đúng nhu cầu và được cán bộ công nhânviên của công ty quan tâm hay không?

- Bước 2: Xác định thời điểm truyền thông

Tùy thuộc vào các nội dung truyền thông, có nội dung cần thực hiện định kỳhằng tháng, quý, năm như kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng có các hoạt động cầntruyền thông phi định kỳ, đột xuất như cơ cấu tổ chức công ty khi công ty thay đổi cơcấu tổ chức, các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi công ty có những sản phẩm mới Do

đó, tùy thuộc vào mục đích và nội dung truyền thông, phòng Nhân sự - Hành chính cầnxác định được thời điểm phù hợp để tăng hiệu quả truyền thông

- Bước 3: Xây dựng thông điệp chính

Thông điệp truyền thông chính là những nội dung cốt lõi mà doanh nghiệpmuốn gửi tới cho người lao động Thông điệp này cần được xây dựng gần gũi và thuhút được các thành viên của tổ chức, khiến họ quan tâm tới hoạt động truyền thônggiúp thông điệp dễ lan tỏa, nâng cao hiệu quả truyền thông Trong bước này cần sự

tham gia, phòng Nhân sự - Hành Chính là phòng ban chịu trách nhiệm chính và cần hỗtrợ lớn từ phòng Marketing.

- Bước 4: Xác định kênh truyền thông

Như đã trình bày ở phần 1.2.1, mỗi nội dung truyền thông phù hợp với cácphương tiện truyền thông khác nhau Tùy thuộc vào nội dung, mục đích truyền thôngcùng nguồn lực của doanh nghiệp, phòng Nhân sự - Hành chính sẽ tham vấn phòngMarketing để xác định được phương tiện truyền thông phù hợp, tiết kiệm nhất nhưngvẫn phải đảm bảo được yêu cầu truyền tải thông điệp

- Bước 5: Tổ chức truyền thông

Sau khi đã xác định được nội dung, mục đích, phương tiện và xây dựng xongthông điệp truyền thông, phòng Nhân sự - Hành chính sẽ sẽ tiến hành truyền thôngtheo đúng kế hoạch

- Bước 6: Theo dõi, giám sát và đánh giá hoạt động truyền thông

Trong quá trình truyền thông, phòng Nhân sự -Hành chính cần theo dõi, giám sátsau đó đánh giá hoạt động TTNB xem thời điểm, phương tiện được lựa chọn lựa chọn

có phù hợp không, thông điệp được xây dựng có đủ hấp dẫn, lan tỏa hay không,…cũng như xem xét kết quả nhận được sau khi truyền thông đã đạt được hay chưa, từ đórút kinh nghiệm cho những lần truyền thông tiếp theo

1.2.3 Bộ máy truyền thông nội bộ

- Phòng Nhân sự

Hầu hết hiện nay, nhiệm vụ TTNB thường được giao cho phòng Nhân sự phụtrách, do đối tượng mục tiêu của quản lý nhân sự và TTNB giống nhau, đều là cácthành viên trong công ty Phòng Nhân sự có thể dễ dàng theo dõi kết quả công việc, sựthay đổi nhân thức cũng như lắng nghe toàn bộ nhân viên trong công ty, hiểu được mốiquan tâm và nhu cầu của họ, giúp xây dựng đúng thông điệp truyền thông Nhiệm vụcủa phòng Nhân sự trong công tác TTNB gồm có:

Nếu như phòng Nhân sự nắm rõ tâm tư nguyện vọng của các cá nhân trong tổ

chức hơn, thì phòng Marketing lại có khả năng hơn trong việc làm cho thông điệp

truyền thông trở nên thu hút, am hiểu về các công cụ truyền thông, giúp thông điệp

truyền thông lan tỏa dễ dàng hơn Do đó, trong công tác TTNB, phòng Marketing có

nhiệm vụ:

o Hỗ trợ phòng Nhân sự xây dựng thông điệp truyền thông

o Tư vấn, hỗ trợ phòng Nhân sự lựa chọn phương tiện truyền thông

o Hỗ trợ phòng Nhân sự tổ chức TTNB

- Các cấp quản lý

Các cấp quản lý là người làm việc trực tiếp và hiểu nhân viên của mình nhất

Đây cũng là một kênh truyền thông trực tiếp rất quan trọng của doanh nghiệp Trong

công tác TTNB, các cấp quản lý có nhiệm vụ:

o Tư vấn cho phòng Nhân sự về thông điệp truyền thông

o Trực tiếp truyền thông cho nhân viên

1.3 Các tiêu chí đánh giá kết quả công tác truyền thông nội bộ

1.3.1 Mức độ quan tâm của nhân viên tới các hoạt động truyền thông nội bộ

Công tác TTNB muốn lan tỏa thông điệp, trước tiên cần thu hút được sự quan

tâm của lao động Nhân viên cần phải đọc, bàn luận, phản hồi về các thông tin được

truyền thông thì TTNB mới đạt được mục tiêu đã đặt ra Do đó, mức độ quan tâm của

nhân viên là tiêu chí quan trọng đầu tiên cần được đánh giá Tiêu chí này thể hiện qua

các chỉ tiêu sau:

- Tỷ lệ các nhân viên đọc các ấn phẩm TTNB

Chỉ tiêu trên này được tính theo công thức:

Tỷ lệ nhân viênđọc các ấn phẩm= Số nhân viên đọc các ấn phẩmTTNB

Tổng số nhân viên của công ty x 100%

Tỷ lệ này có thể đo lường thông qua điều tra khảo sát, người lao động sẽ trực

tiếp trả lời các câu hỏi về việc đọc các ấn phẩm truyền thông của công ty Tỷ lệ này

càng cao càng phản ánh hoạt động truyền thông có hiệu quả

- Tỷ lệ nhân viên tham gia các hoạt động kỷ niệm, hội thao, thường niên

Tỷ lệ nhân viêntham giacác hoạt động kỷ niệm= Số nhân viêntham giacác hoạt động kỷ niệm

Tổng số nhân viêncủa công ty x 100 %

Khi các hoạt động trên thu hút càng được sự quan tâm của nhân viên, số lượng

cán bộ công nhân viên tham gia sẽ càng cao Do đó tiêu chí này càng cao càng thể hiện

công tác TTNB đã đạt kết quả tốt Tỷ lệ này có thể tổng hợp từ số liệu theo dõi của

phòng Nhân sự

- Tỷ lệ nhân viên tham gia và tần suất hoạt động của các câu lạc bộ

Tỷ lệ nhân viêntham giacâu lạc bộ= Số nhân viêntham giacâu lạc bộ

Tổng số nhân viên của công ty x 100 %

Tần suất hoạt động của các câu lạc bộ được tính bằng số lần sinh hoạt của câu

lạc bộ trong một tháng

Tỷ lệ này thể hiện thực trạng và kết quả hoạt động của các câu lạc bộ lại doanh

nghiệp và có thể tổng hợp được từ số liệu theo dõi đánh giá của phòng Nhân sự - Hành

chính hoặc điều tra, khảo sát Tỷ lệ nhân viên tham gia và tần suất hoạt động càng cao

càng cho thấy các câu lạc bộ có tác động mạnh tới nhân viên

1.3.2 Mức độ gia tăng nhận thức của nhân viên về công ty

Một trong những mục tiêu của TTNB là cung cấp đầy đủ cho nhân viên những

thông tin về tổ chức Vì vậy, mức độ gia tăng nhận thức của nhân viên về công ty là

một tiêu chí cần quan tâm Tiêu chí này được cụ thể hóa qua các chỉ tiêu:

- Tỷ lệ nhân viên nắm rõ phạm vi nhiệm vụ của mình trong cơ cấu tổ chức công

ty

Tỷ lệ nhân viênnắm rõ phạm vinhiệm vụ= Số nhân viên nắmrõ phạmvi nhiên vụ

Tổng số nhân viêncủa công ty x 100 %

Việc nắm rõ phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình giúp người lao động tránh

được các xung đột trong giải quyết công việc Đây là một nhiệm vụ quan trọng của

công tác TTNB Nếu tỷ lệ này thấp, có thể thấy công tác TTNB chưa đạt được hiệu quả

cần có, công ty truyền thông chưa tốt dẫn tới nhân viên hiểu sai về phạm vi, chức năng,

nhiệm vụ của mình; hoặc cơ cấu tổ chức của công ty chưa phù hợp nhưng ý kiến đóng

góp của nhân viên lại chưa được ghi nhận Tỷ lệ này có thể tổng hợp từ theo dõi của bộ

phận có trách nhiệm xây dựng, phát triển và kiểm soát cơ cấu tổ chức của công ty

- Tỷ lệ nhân viên vi phạm do không hiểu các quy định của công ty

Tỷ lệ nhân viên vi phạmdo không hiểuquy định= Số lượt nhân viên vi phạm do không hiểu quy định

Tổng số lượt vi phạmcủa nhân viên x 100 %

Nếu số lượt và tỷ lệ này cao, thậm chí có xu hướng tăng, chắc chắn là do công ty

đã truyền thông về các quy định của công ty chưa hiệu quả, dẫn tới nhân viên không

thể nắm được và tuân thủ Tiêu chí này có thể được tổng hợp từ theo dõi của bộ phận

xử lý vi phạm của công ty

- Tỷ lệ nhân viên hiểu hết các sản phẩm dịch vụ của công ty

Tỷ lệ nhân viênhiểu hết sản phận dịch vụ của công ty= Số lượt nhân viên vi phạm do không hiểu quy định

Tổng số nhân viên của công ty x 100 %

Như đã phân tích ở trên, khi có các sản phẩm, dịch vụ mới, công ty cần truyền

thông cho người lao động Nếu có quá nhiều nhân viên không thể nắm hết các sản

phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, có thể nói doanh nghiệp đã chưa làm tốt công tác

TTNB Để đo lường tiêu chí này, có thể điều tra khảo sát, các nhân viên sẽ trả lời các

câu hỏi về sản phẩm dịch vụ về công ty, qua đó đánh giá mức độ hiểu biết

1.3.3 Mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc

Sự hài lòng của nhân viên được thể hiện qua chế độ lương thưởng, phúc lợi,

chính sách khen thưởng và xử phạt của công ty cũng như nội dung, khối lượng công

việc, sự quan tâm của cấp trên, sự phối hợp của các phòng ban, Qua đó, tiêu chí mức

độ hài lòng của nhân viên trong công việc được thể hiện qua các chỉ tiêu:

- Mức độ hài lòng của nhân viên với chế độ lương thưởng, phúc lợi của công ty

Tiêu chí này thể hiện nhân viên có cảm thấy chế độ lương, thưởng của công ty

công bằng, xứng đáng với sự cống hiến; chế độ phúc lợi có phù hợp, đảm bảo quyền

lợi của mình hay không Doanh nghiệp càng làm tốt công tác TTNB thì mức độ này

càng cao Tiêu chí này có thể đo lường thông qua điều tra khảo sát bằng bảng hỏi,

phỏng vấn sâu,…

- Mức độ hài lòng của nhân viên với các quy định của công ty

Tiêu chí này thể hiện các nhân viên cảm thấy các quy định của công ty là công

bằng, đánh giá đúng thành tích cũng như vi phạm, qua đó có hình thức khen thưởng, xử

phạt hợp lý Mức độ này thấp có thể do công ty truyền thông không hiệu quả khiến

thông tin 2 chiều giữa nhân viên và quản lý không thông suốt, các nhân viên không

hiểu rõ quy định hoặc các cấp quản lý không nhận được ý kiến đóng góp của nhân viên

để điều chỉnh các quy định sao cho phù hợp với tổ chức Chỉ tiêu này đo lường được

thông qua điều tra khảo sát các lao động tại doanh nghiệp

- Mức độ hài lòng của nhân viên với sự quan tâm của các cấp lãnh đạo

Chỉ tiêu này thể hiện sự hài lòng của người lao động với các cấp lãnh đạo qua sựphân công nhiệm vụ, hỗ trợ công việc, Tiêu chí này có thể được đo lường thông quakhảo sát trực tiếp người lao động và mức độ này càng cao càng thể hiện người lao độnghài lòng với công việc của mình

- Mức độ hài lòng của nhân viên với sự hợp tác của các phòng ban

Tiêu chí này thể hiện sự phối hợp của các phòng ban Các phòng ban phối hợpcàng ăn ý, chủ động giúp đỡ nhau trong giải quyết công việc mức độ này càng cao.Tiêu chí này có thể được đo lường thông qua điều tra khảo sát

- Mức độ hài lòng trung bình của nhân viên với nội dung và khối lượng công việc

Chỉ tiêu này thể hiện nhân viên cảm thấy khối lượng và tính chất công việc củamình là phù hợp, nhân viên không bị áp lực, quá tải đồng thời có thể nâng cao trìnhkiến thức, kỹ năng và có cơ hội chứng minh năng lực bản thân Để đo lường tiêu chínày, có thể điều tra khảo sát trực tiếp các nhân viên

1.3.4 Tỷ lệ giữ chân nhân viên

Một trong những mục tiêu của TTNB là duy trì sự hài lòng của nhân viên trongcông việc, qua đó giữ chân nhân tài Do đó, tỷ lệ giữ chân nhân viên là một tiêu chíquan trọng cần xem xét khi đánh giá kết quả của TTNB Tỷ lệ này được thể hiện quacác chỉ tiêu cụ thể sau:

- Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trung bình một năm

Tỷ lệ nhân viênnghỉ việc= Số lượt nhân viên nghỉ việc trong năm

Tổng số nhân viêncủa công ty x 100 %

Chỉ tiêu này thể hiện: tỷ trọng nhân viên nghỉ việc trên tổng số nhân viên củacông ty trong một năm Nếu các chỉ tiêu này đều thấp và thậm chí có xu hướng giảm,

rõ ràng công ty đã không thể giữ nhân viên ở lại công hiến cho mình Các chỉ tiêu này

có thể được tổng hợp thông qua dữ liệu theo dõi tình hình nhân sự tại công ty

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác truyền thông nội bộ

1.4.1 Sự quan tâm của lãnh đạo

Trước tiên nhà lãnh đạo là người quyết định và đặt ra mục tiêu cho công tácTTNB Nếu các nhà lãnh đạo nhận thấy TTNB có tác động mạnh tới kết quả kinh

doanh của tổ chức và quan tâm đến công tác này, họ sẽ đầu tư hơn về cả nhân lực vàvật lực cho TTNB, đồng thời tham gia tích cực hơn trong việc tạo mối quan hệ vớinhân viên, giúp tăng hiệu quả TTNB Mặt khác, nếu các nhà lãnh đạo không nhận thứcđược tầm quan trọng của TTNB, công tác này sẽ không được đầu tư đúng mức vàkhông thể đạt được hiệu quả.

1.4.2 Nguồn lực truyền thông

1.4.2.1 Nguồn lực con người

Đây là một yếu tố rất quan trọng đến hiệu quả của công tác TTNB Nếu công tácnày được phụ trách bởi một nhân sự có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất đạo đứctốt đồng thời hiểu và có cảm tình với tổ chức, công tác TTNB sẽ có hiệu quả cao hơnrất nhiều khi được phụ trách bởi nhân sự thiếu kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghiệp

vụ đồng thời không hiểu rõ doanh nghiệp

1.4.2.2 Nguồn lực tài chính

Bên cạnh nguồn lực về con người, nguồn lực tài chính cũng đóng vai trò rấtquan trọng trong sự thành công của công tác TTNB Việc lựa chọn tần xuất, phươngtiện truyền thông, phụ thuộc rất nhiều vào ngân sách cho công tác này Các doanhnghiệp có thể buộc phải chọn một phương tiện không phù hợp khi không đủ kinh phí.Trong khi đó, nếu có đủ ngân sách, doanh nghiệp có thể xây dựng nhiều chương trìnhtruyền thông hơn, nội dung, phương tiện truyền thông được đầu tư hơn, giúp hiệu quảTTNB tăng lên đáng kể

1.4.3 Đặc thù ngành kinh doanh

Khi các yếu tố ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệpcàng đa dạng và phức tạp, khối lượng thông tin càng lớn và dễ gây hiểu lầm, doanhnghiệp càng cần đầu tư cho TTNB để thống nhất quan điểm, thông tin và gia tăng sựhiểu biết cho nhân viên Nếu không, nhân viên sẽ rất dễ gặp trường hợp thiếu thông tin,thông tin không chính xác và không thể đảm bảo kết quả công việc, khiến doanhnghiệp không thể đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra

Bên cạnh đó, các ngành kinh doanh càng gắn với khách hàng cuối cùng thì càngquan tâm tới công tác TTNB để các nhân viên nắm được đầy đủ thông tin cũng như cóphong cách phục vụ chuyên nghiệp, giúp khách hàng có trải nhiệm tốt nhất, góp phầnxây dựng thương hiệu của doanh nghiệp

1.4.4 Quy mô công ty

Mỗi cá nhân đều có những tính cách, sở thích và nhu cầu khác nhau, do đó nhữngtin đồn thất thiệt và vấn đề chia rẽ nội bộ là điều không thể tránh khỏi của tất cả cáccông ty Việc này gây ra nhiều vấn đề như nhân viên bỏ việc, khủng hoảng truyềnthông, hiệu quả sản xuất kinh doanh giảm,… Với các công ty lớn và có lực lượng nhân

sự đông đảo, vấn đề này còn phức tạp và gây ra nhiều hậu quả hơn rất nhiều Vì vậyquy mô càng lớn tổ chức càng cần đầu tư cho công tác TTNB, đảm bảo các thông tinđược minh bạch, thông suốt nhằm thu hút và giữ chân nhân tài cũng như đảm bảo hìnhảnh thương hiệu của công ty

1.4.5 Sự phát triển của khoa học công nghệ

Dưới sự phát triển bùng nổ của khoa học công nghệ, công tác TTNB đã thay đổirất nhiều Nhiều phương tiện TTNB mới ra đời và được áp dụng rộng rãi như xây dựngmạng xã hội nội bộ, website nội bộ,… Đây là những công cụ rất hữu ích nhưng cũngtồn tại nhiều rủi ro, chẳng hạn như những ứng xử không đúng mực trên mạng xã hội,…Việc này trước hết ảnh hưởng tới văn hóa doanh nghiệp, làm xấu đi mối quan hệ giữacác thành viên trong tổ chức, giảm hiệu quả công viêc Nếu vấn đề trở nên nghiêmtrọng hơn, gây hậu quả ngiêm trọng cho người khác và vi phạm pháp luật, nó sẽ ảnhhưởng nặng nề tới danh tiếng của tổ chức Do đó, doanh nghiệp cần sử dụng các công

cụ này một cách hợp lý, phù hợp với mình và có biện pháp kiểm soát các vấn đề từnhững phương tiện này

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu chung về Ecoba Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

2.1.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty

Tên đầy đủ: Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam

Trụ sở chính: Tầng 5, tòa nhà UDIC Complex, Hoàng Đạo Thúy, Hà Nội

Tháng 2 năm 2010, công ty Cổ phần LIDECO 3 – tiền thân là Xí nghiệp XL số

3 thuộc công ty Cổ phần phát triển đô thị Từ Liêm (LIECO) được thành lập

Năm 2011 Công ty chính thức hoạt động dưới thương hiệu Ecoba, thực hiệnnhững bước chuyển đầu tiên sang ngành xử lý nước thải và xây dựng công nghiệp

Năm 2012: Công ty hoàn thành xây dựng nhà máy xử lý nước thải lớn nhất ViệtNam.

Tháng 3 năm 2013: Công ty cổ phần LIDECO 3 đổi tên thành Công ty cổ phầnEcoba Việt Nam, công ty mẹ Lideco thoái 100% vốn Ecoba chính thức hoạt động độclập, không phụ thuộc vào công ty mẹ về năng lực và thương hiệu

Tháng 4 năm 2013: Công ty Ecoba thành lập thành viên của mình là công tyCông nghệ môi trường ECOBA, tập trung vào phát triển chuyên sâu sản phẩm dự án

xử lý nước thải với đa dạng các dịch vụ từ thiết kế, xây dựng và vận hành

Năm 2015: ECOBA gia nhập thành công thị trường bất động sản – thị trường cótốc độ phát triển nhanh nhất, khởi đầu giai đoạn phát triển rộng và mạnh mẽ

Năm 2018: Thành lập công ty cơ điện Ecoba – ECOBA M&E

Đến nay, Ecoba Việt Nam đã trở thành nhà thầu chuyên nghiệp với có 3 công tythành viên, gồm có:

Công ty TNHH Ecoba Môi trường – Ecoba ENT: Công ty hoạt động trong lĩnhvực xử lý nước thải, xử lý cấp nước và cơ điện Công ty có bề dày trên 10 năm kinhnghiệm với hàng trăm công trình lớn nhỏ, công nghệ khác nhau và trải dài khắp đấtnước

Công ty TNHH Ecoba cơ điện: Công ty cung cấp dịch vụ gồm thiết kế, tư vấn,mua bán, lắp đặt, thử nghiệm, vận hành và bảo trì các hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Công ty cổ phần giải pháp năng lượng tái tạo Ecoba – EGE: EGE là công typhát triển nguồn năng lượng tái tạo, cung cấp cho các doanh nghiệp giải pháp cung cấpnăng lượng chủ động, giảm chi phí sử dụng điện, hoạt động ổn định và hiệu quả cao

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề sản xuất

2.1.2.1 Chức năng

- Thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh an toàn, có lãi, đảm bảo thu nhập mọithành viên trong Công ty

- Đảm bảo cung cấp đủ vốn cho hoạt động của Công ty và sử dụng vốn có hiệuquả nhất.

- Hoạch định chiến lược, tổ chức lãnh đạo và kiểm soát mọi hoạt động của Công

ty để đạt được những mục tiêu để ra

2.1.2.2 Nhiệm vụ

- Chấp hành nghiêm túc các chính sách, luật pháp của Nhà nước và tuân thủ cácquy định luật pháp quốc tế về các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tư vấn, thi công lắp đặtthuộc các ngành nghề đã đăng ký kinh doanh

- Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty, duy trì một môitrường làm việc lành mạnh, an toàn, công khai, minh bạch

- Phối hợp các phòng ban, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đảm bảo mọi hoạtđộng sản xuất kinh doanh luôn thực hiện đúng với mục tiêu đề ra

- Tổng thầu: Ecoba trực tiếp ký kết hợp đồng với chủ đầu tư chủ đầu tư xây dựng

để nhận thầu, trực tiếp xây dựng công trình

- Thầu chính: với dịch vụ này, công ty ký kết hợp đồng nhận thầu trực tiếp vớichủ đầu tư xây dựng công trình để thực hiện phần việc chính của một loại công việccủa dự án đầu tư xây dựng công trình

- Thầu phụ: với các dự án đặc thù, đặc biệt là các dự án lớn, Ecoba là nhà thầuphụ ký kết hợp đồng với nhà thầu chính hoặc tổng thầu xây dựng để thực hiện mộtphần công việc của nhà thầu chính hoặc tổng thầu xây dựng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam

Nguồn: Website Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam

Có thể thấy Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam hiện đang sở hữu một cơ cấu tổchức khá rõ ràng, phân định chức năng nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban, tránh phátsinh mâu thuẫn khi trùng lặp nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận, giảm thời gian xử

lý công việc, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty

2.1.4 Tình hình hoạt động của công ty

2.1.4.1 Tình hình sản xuất kinh doanh

2015 2016 2017 2018 0

Tổng doanh thu Loại nhuận sau thuế

Hình 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh công ty

giai đoạn 2015-2018

Đơn vị: Tỷ đồngNguồn: Báo cáo tài chínhNăm 2015, Ecoba Việt Nam tham gia vào thị trường bất động sản, sau đó đượclựa chọn làm thầu chính cho hàng loạt các dự án lớn như Ecopark, Park Hill Premiun -P12,… Công ty đã nắm bắt được cơ hội thị trường và hoạt động rất hiệu quả, tăngtrưởng vượt bậc Có thể thấy, cả doanh thu và lợi nhuận của công ty đều tăng mạnhtrong giai đoạn 2015-2018, cụ thể: tốc độ tăng doanh thu năm 2016 là 44,18%, năm

2017 là 77,42%, năm 2018 là 125%; tốc độ tăng lợi nhuận năm 2016 là 23,64%, năm

2017 là 47,58%, năm 2018 là 223,52% Công ty đã có 1 giai đoạn phát triển vượt bậc,với tốc độ tăng trưởng doanh thu trung bình là 55%/năm, tốc độ tăng trưởng lợi nhuận

trung bình 106%/năm Công ty Ecoba Việt Nam đã chuyển từ công ty có quy mô vừasang quy mô lớn.

2.1.4.2 Các dự án tiêu biểu

Trải qua hơn 10 năm hoạt động, Ecoba Việt Nam đã tham gia vào rất nhiều dự

án với loại hình và quy mô đa dạng Dưới đây là những dự án tiêu biểu mà công ty đãtham gia

Bảng 2.1: Các dự án tiêu biểu của Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam

thực hiệnSaigontel Central Park Tổng thầu D&B và EPC 2019

Ngôi nhà xanh chung của Liên Hợp Quốc

tại Việt Nam

Nhà máy điện mặt trời mái nhà – Nhà

máy SAKI

Nhà máy nhiệt điện Long Phú 1 Thầu chính 2017-2018

Nhà máy xử lý nước thải KĐT Nam

Thăng Long Ciputra Hà Nội

Tổng thầu D&B và EPC 2017

Trạm xử lý nước thải – Yên Sở Tổng thầu D&B và EPC 2009

Nguồn: Website Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam

2.2 Thực trạng công tác truyền thông nội bộ tại Ecoba Việt Nam

2.2.1 Nội dung truyền thông nội bộ