Tài liệu ôn thi kế toán kiểm toán viên 7

Tài liệu tham khảo: Tài liệu ôn thi kế toán kiểm toán viên

Chuyên đề 7

Tin học

PHẦN I - CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1 Khỏi niệm về hệ điều hành

Hệ điều hành là phần mềm quan trọng nhất cho mỏy tớnh điện tử cú nhiệm vụ điềukhiển mọi hoạt động cơ sở của mỏy tớnh, giỳp phần mềm của người sử dụng cú thể chạyđược trờn mỏy tớnh Cỏc hệ điều hành thụng dụng hiện nay: MS-DOS, Windows, Unix,Linux, OS/2, Macintosh…

1.2 Mỏy tớnh và Nguyờn lý hoạt động của mỏy tớnh

1.2.1 Khỏi niệm về mỏy tớnh

Mỏy tớnh là cụng cụ dựng lưu trữ và xử lý thụng tin Mọi quỏ trỡnh xử lý thụng tinbằng mỏy tớnh được thực hiện theo chu trỡnh sau:

Cỏc thụng tin xử lý trờn mỏy tớnh đều được mó hoỏ ở dạng số nhị phõn, với 2 kýhiệu 0 và 1 Mỗi vị trớ lưu trữ một số nhị phõn được tớnh là 1 BIT (Binary Digit), đõy làđơn vị đo thụng tin nhỏ nhất Ngoài ra, cũn cú cỏc đơn vị đo khỏc:

BIT Tổng số ký hiệu trong bảng mó ASCII là 256 ký tự

1.2.2 Cỏc thành phần cơ bản của mỏy tớnh:

Bao gồm: Phần cứng và phần mềm

Phần cứng (Hardware): Toàn bộ trang thiết bị

mỏy múc, thực hiện cỏc chức năng xử lý thụng tin

XỬ Lí

Giải mó (Decoding)

Mó hoỏ (Coding)

Một máy tính điện tử có sơ đồ cấu tạo đại cương như sau:

Trong đó:

Bộ xử lý trung tâm (CPU: Central Processing Unit): Bộ xử lý trung tâm (CPU) làđầu não của máy tính, ở đó diễn ra việc xử lý thông tin và điều khiển toàn bộ mọi hoạtđộng của máy tính

Bộ nhớ: (Memory)

a) Bộ nhớ trong (Internal Memory): Có 2 loại bộ nhớ trong phổ biến

+ Bộ nhớ chỉ đọc (ROM: Read Only Memory): Là bộ nhớ chứa các chương trình

và dữ liệu của nhà sản xuất máy tính

+ Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên (RAM: Random Access Memory): Là bộ nhớ chứacác chương trình và dữ liệu của người sử dụng khi máy đang hoạt động Máy tính xử lýthông tin trực tiếp từ bộ nhớ RAM Thông tin có thể đọc ra hoặc ghi vào và sẽ bị xoásạch khi tắt máy Kích thước bộ nhớ RAM hiện nay đã lên đến đơn vị GB

b) Bộ nhớ ngoài (External Memory):

* Đặc điểm:

+ Thông tin lưu trữ trong bộ nhớ ngoài không bị mất khi máy ngừng làm việchoặc có sự cố Chính vì vậy, người sử dụng dùng bộ nhớ ngoài để lưu trữ thông tin cótính lâu dài

+ Để xử lý thông tin từ bộ nhớ ngoài thì sau khi người sử dụng thao tác chọnthông cần xử lý, máy tính sẽ đưa thông tin đó vào bộ nhớ RAM rồi mới xử lý

+ Kích thước của bộ nhớ ngoài liên tục được các nhà sản xuất nghiên cứu, nângcấp, mở rộng khả năng lưu trữ

* Một số thiết bị nhớ ngoài đang được sử dụng phổ biến:

+ Đĩa mềm (Floppy Disk - FD): Có kích thước 3 1/2 inches với dung lượng

1.44MB là sử dụng thông dụng nhất Để đọc ghi dữ liệu trên đĩa, máy tính cần có ổ đĩamềm có kích thước tương ứng Đĩa mềm có ưu điểm là gọn nhẹ, thuận tiện trong quátrình trao đổi thông tin giữa các máy tính nhưng do đĩa mềm bị chế về dung lượng, tuổithọ của đĩa cũng thấp, đòi hỏi môi trường bảo quản cao nên người sử dụng đã chuyểnsang dùng thiết bị nhớ khác thay thế đĩa mềm trong thời điểm hiện nay

+ Đĩa cứng (Hard Disk - HD): Đĩa cứng thường gồm nhiều đĩa bằng hợp kim

được xếp thành tầng trong một hộp kín Dung lượng lưu trữ thông tin trên đĩa cứng trongthời điểm hiện nay đã cho phép lên đến hàng trăm GB Tốc độ trao đổi thông tin giữa đĩacứng và CPU nhanh hơn gấp nhiều lần so với đĩa mềm

BỘ NHỚ (Memory)

THIẾT BỊ ĐẦU VÀO

(Input device) (Output device) THIẾT BỊ ĐẦU RA

BỘ XỬ LÝ TRUNG TÂM (CPU)

+ Đĩa CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory): Được ghi thông tin lên

bằng cách dùng tia laser Khả năng lưu trữ thông tin rất lớn thường đĩa có kích thước4.72 inches có dung lượng khoảng 540MB, 600MB, 650MB, 700 MB Muốn ghi thôngtin lên đĩa CD-ROM phải có ổ đĩa chuyên dụng, có tính năng ghi Các ổ đĩa CD-ROMthông thường chỉ có tính năng đọc Không có tính năng thay đổi thông tin trên đĩa CD-ROM

+ Đĩa USB Flash: Được kết nối với máy tính qua

cổng USB Máy tính sẽ tự nhận dạng như một thiết bị lưu trữ

ngoài USB Flash sau khi xuất hiện trên thị trường đã dần

thay thế cho đĩa mềm Nó được coi như là một ổ cứng di

động, có khả năng lưu trữ thông tin với dung lượng lên đến

hàng chục GB Tuy nhiên tốc độ kết nối không được nhanh như ổ cứng

+

c) Thiết bị nhập (Input devices)

+ Bàn phím (Keyboard): Là thiết bị nhập thông tin vào máy tính Đây là thiết bị

nhập được sử dụng thông dụng nhất đối với mỗi máy tính

+ Chuột (Mouse): Điều khiển con trỏ chuột trên màn hình để chọn một đối tượng

hay một chức năng đã trình bày trên màn hình Chuột thường có 2 hoặc 3 phím bấm

+ Máy quét hình (Scanner): Là thiết bị đưa dữ liệu hoặc hình ảnh vào máy tính.

+

d) Thiết bị xuất (Output devices):

+ Màn hình (Display/Monitor): Có 2 chế độ làm việc: văn bản (Text) và đồ hoạ

(Graph) Ở chế độ văn bản, màn hình thường có 80 cột và 25 hàng không thể hiển thịhình ảnh như trong chế độ đồ hoạ

+ Máy in (Printer): Dùng để xuất thông tin ra giấy Các chủng loại máy in thông

dụng hiện có như máy in laser (dùng mực bột), máy in kim (dung băng mực), máy inphun (dùng mực nước),

+ MODEM (Modulator Demodulator): Là thiết bị chuyển đổi từ tín hiệu tương tự

(Analogue) thành tín hiệu số (Digital) và ngược lại, dùng trao đổi thông tin giữa các máytính thông qua

1.3 Khái niệm về chương trình ứng dụng

Là các chương trình ứng dụng cụ thể vào một lĩnh vực

Phần mềm soạn thảo văn bản (Wordprocessing): Microsoft Word, EditPlus…Phần mềm quản lý dữ liệu (Database Management System): Visual Foxpro,Access, SQL Server…

Phần mềm đồ hoạ: Corel Draw, PhotoShop, FreeHand , Illustrator…

Phần mềm thiết kế: AutoCad cho ngành xây dựng, cơ khí, Orcad cho ngành điện

tử viễn thông

Phần mềm chế bản điện tử: PageMaker, QuarkPress…

Phần mềm thiết kế trang Web: FrontPage, DreamWeaver…

PHẦN II HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS XP VÀ CÁC TIỆN ÍCH CƠ BẢN

2.1 Khái niệm về Hệ điều hành Windows XP

Windows XP là tập hợp các chương trình điều khiển máy tính thực hiện các chứcnăng chính như:

 Điều khiển phần cứng của máy tính Ví dụ, nó nhận thông tin nhập từ bàn phím

và gởi thông tin xuất ra màn hình hoặc máy in

 Làm nền cho các chương trình ứng dụng khác chạy Ví dụ như các chương trình

xử lý văn bản, hình ảnh, âm thanh…

 Quản lý việc lưu trữ thông tin trên các ổ đĩa

 Cung cấp khả năng kết nối và trao đổi thông tin giữa các máy tính



Windows XP có giao diện đồ hoạ (GUI – Graphics User Interface) Nó dùng cácphần tử đồ hoạ như biểu tượng (Icon), thực đơn (Menu) và hộp thoại (Dialog) chứa cáclệnh cần thực hiện

2.2 Các thao tác cơ bản trong Windows XP

2.2.2 Các biểu tượng trên màn hình

Khi Windows XP đã được khởi động, hai thành phần cơ bản mà người sử dụngnhìn thấy trên màn hình là các biểu tượng và thanh tác vụ:

1 Các biểu tượng (Icons) liên kết đến các chương trình thường sử dụng

2 Thanh tác vụ (Taskbar) chứa:

 Nút Start dùng mở menu Start để khởi động các chương trình

 Nút các chương trình đang chạy: Dùng chuyển đổi qua lại giữa các chươngtrình

 Khay hệ thống: chứa biểu tượng của các chương trình đang chạy trong bộ nhớ

và hiển thị giờ của hệ thống

 Bạn có thể dùng chuột để tác động đến những đối tượng này

2.2.3 Cửa sổ chương trình:

Mỗi chương trình khi chạy trong Windows XP sẽ được biểu diễn trong một cửa

sổ Cửa sổ này là phần giao tiếp giữa người sử dụng và chương trình Cửa sổ bao gồmcác thành phần sau:

 Thanh tiêu đề: Chứa biểu tượng của menu điều khiển kích thước cửa sổ; tênchương trình; các nút thu nhỏ, phục hồi kích thước cửa sổ, nút đóng cửa sổ

 Thanh menu (Menu bar): Chứa các chức năng của chương trình

 Thanh công cụ (Tools bar): chứa các chức năng được biểu diễn dưới dạng biểu

 Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị mô tả về đối tượng đang trỏ chọn hoặcthông tin trạng thái đang làm việc Thanh cuộn dọc và ngang: chỉ hiển thị khi nội dungkhông hiện đầy đủ trong cửa sổ Chúng cho phép cuộn màn hình để xem nội dung nằmngoài đường biên của cửa sổ.

2.2.4 Quản lý chương trình và dữ liệu bằng Windows Explorer

Các chương trình và dữ liệu của bạn được lưu thành các tập tin (Files) trên cácthiết bị như: Ổ đĩa cứng; đĩa mềm; đĩa Zip; đĩa CD ghi được (Rewriteable); ổ đĩa mạng

Trong phần này, bạn sẽ học cách dùng Windows Explorer để quản lý tập tin

a) Mở Windows Explorer

Kích phải chuột trên nút Start và kích chuột vào mục Explorer để mở WindowsExplorer

b) Khung trái chứa tên các ổ đĩa và các thư mục

Windows XP dùng các ký tự (A:), (B:) cho các ổ đĩa mềm; các ký tự (C:), (D:) …

để đặt tên cho các loại ổ đĩa lưu trữ khác

Mỗi ổ đĩa trên máy tính đều có một thư mục (Folder) chính được gọi là thư mụcgốc chứa các tập tin trên đĩa Nhưng để dễ dàng cho việc quản lý các tập tin, bạn có thểtạo thêm các thư mục con khác, lồng nhau, chứa các tập tin theo từng thể loại

Một thư mục có thể rỗng hoặc có thể chứa các tập tin và các thư mục con

c) Khung phải hiển thị nội dung của mục được chọn trên khung trái

Kích chuột chọn ổ đĩa bên khung trái để hiện nội dung của thư mục gốc bên khungphải

Kích chuột vào tên thư mục bên khung trái để hiện nội dung của thư mục đó bênkhung phải

Kích chuột vào dấu trừ để thu gọn nhánh phân cấp thư mục con

Chú ý:

Dấu cộng bên cạnh cho biết ổ đĩa hay thư mục đó còn có các thư mục con

d) Thay đổi hình thức hiển thị trên khung phải

Kích chuột vào menu View và chọn một trong 5 hình thức hiển thị:

 Thumbnails: thường dùng để xem trước các File hình

 Tiles: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng lớn

 Icons: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng nhỏ

 List: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng liệt kê danh sách

 Details: Liệt kê chi tiết các thông tin như tên (Name), kiểu (Type), kích thướclưu trữ (Size), ngày giờ tạo hay sửa (Modified)

e) Sắp xếp dữ liệu

Kích chuột vào View\Arrange Icons by và chọn thứ tự sắp xếp

 Theo tên: Name

 Theo kích thước: Size

 Theo phần mở rộng: Type

 Theo Ngày tháng tạo sửa

 Theo thay đổi: Modified

f) Quản lý thư mục và tập tin

là cách nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụng thường xuyên hoặc để

mở tập tin, thư mục mà không cần phải tìm đến nơi lưu trữ chúng

1 Mở thư mục chứa tập tin chương trình cần tạo Shortcut

2 Kích phải chuột vào tập tin

3 Chọn Create Shortcut : nếu tạo Shortcut ngay trong thư mục đang mở,

4 Chọn Send to\Desktop(create shortcut): nếu muốn tạo Shortcut trên nền Desktop

Chú ý:

Các tập tin chương trình (Application) thường có phần mở rộng là EXE

Những chương trình của Windows XP được lưu trữ trong thư mục Windows,những chương trình khác thường được cài đặt tại thư mục Program Files

* Đổi tên tập tin hay thư mục (Rename):

1 Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin hoặc thư mục con cần đổi tên

2 Kích chuột vào tên tập tin hay thư mục muốn đổi tên

3 Chọn menu File\ Rename hay chọn Rename this file hoặc Rename this folderbên khung trái

4 Gõ tên mới, sau đó ấn phím Enter

* Di chuyển một tập tin hay thư mục (Move):

1 Mở ổ đĩa, thư mục chứa tập tin hay thư mục con cần di chuyển

2 Kích chuột vào tên tập tin hay thư mục muốn di chuyển

3 Chọn menu Edit\Move To Folder… hay chọn Move this file hoặc Move this

4 Trong hộp thoại này, kích chuột vào ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau đókích chuột vào nút Move.

* Sao chép một tập tin hay thư mục (Copy):

1 Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin hay thư mục con cần sao chép

2 Kích chuột vào tên tập tin hay thư mục muốn sao chép

3 Chọn menu Edit\Copy To Folder… hay chọn Copy this file hoặc Copy thisfolder Hộp thoại Copy Items xuất hiện

4 Trong hộp thoại này, kích chuột vào ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau đókích chuột vào nút Copy

* Xoá tập tin hay thư mục:

Khi xoá tập tin hay thư mục trong đĩa cứng, Windows XP sẽ di chuyển tập tin haythư mục đó vào Recycle Bin Đây là thư mục của Windows XP dùng chứa các file bịxoá Bạn có thể mở thư mục này để phục hồi lại hoặc xoá hẳn khỏi đĩa cứng

Nếu xoá dữ liệu trên đĩa mềm hay đĩa CD ghi được thì không được chuyển vàoRecycle Bin

Nếu dữ liệu nằm trên ổ đĩa mạng thì Windows XP có thể chuyển vào Recycle Binhay xoá đi tuỳ thuộc vào sự cài đặt của người quản trị mạng

1 Chọn tập tin hay thư mục cần xoá

2 Chọn menu File\Delete hay chọn mục Delete this file hay Delete this folder

3 Windows Explorer sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận xoá Kích chuột vào nút Yes

để thực hiện; hoặc kích chuột vào No nếu không

Chú ý:

 Bạn có thể Kích chuột phải vào đối tượng cần xoá và chọn mục Delete

 Với cách xoá này bạn có thể phục hồi lại ngay bằng cách Kích chuột phải vàovùng trống bên khung phải và chọn mục Undo Delete

Để xoá vĩnh viễn tập tin hay thư mục, bạn giữ phím Shift trong khi chọn mụcDelete…

2.2.5 Quản lý đĩa với My Computer

Hiển thị danh sách ổ đĩa:

1 Chọn My Computer bên khung trái

2 Để xem dung lượng và kích thước còn trống trên đĩa: Kích chuột vào mụcView\Details

* Định dạng đĩa mềm

1 Đưa một đĩa mềm vào ổ đĩa A.

2 Kích phải chuột vào mục 3½ Floppy (A:) và kích chuột vào mục Format

3 Kích chuột vào nút Start để định dạng Nếu đĩa hiện đang chứa dữ liệu sẽ xuấthiện một hộp thoại cảnh báo dữ liệu sẽ bị xoá, kích chuột vào nút Ok để yêu cầu địnhdạng

4 Khi xuất hiện thông báo định dạng hoàn tất, kích chuột vào nút Ok

5 Kích chuột vào nút Close

* Xoá các file tạm (Temporary Files)

1 Kích phải chuột vào tên ổ cứng (Hard Disk Drive) và chọn mục Properties

2 Kích chuột vào nút Disk Cleanup

3 Kích chuột để đánh dấu chọn các loại files cần xoá hoặc bỏ dấu chọn loại filekhông muốn xoá Sau đó, kích chuột vào nút OK

* Chia sẻ thư mục hoặc ổ đĩa trên mạng

1 Mở Windows Explorer, và xác định ổ đĩa hay thư mục muốn dùng chung trênmạng

2 Kích phải chuột vào ổ đĩa hay thư mục và chọn mục Sharing and Security

3 Trên thẻ Sharing:

 Nếu bạn chia sẻ ổ đĩa, thì kích chuột vào mục Shared Documents bên dưới mụcLocal sharing and security

 Nếu bạn chia sẻ Folder thì đánh dấu chọn mục Share this folder on the network

và nhập tên hiển thị trên mạng của Folder (nếu cần)

Chú ý:

Bạn không thể chia sẻ thư mục Documents and Settings, Program Files, và cácthư mục hệ thống của WINDOWS

2.2.6 Quản lý máy tính với Control Panel

Control Panel là một chương trình thiết lập lại cấu hình hệ thống, thay đổi hìnhthức của Windows XP nhằm thay đổi môi trường làm việc cho thích hợp với người sửdụng

a Khởi động Control Panel

Kích chuột vào nút Start và chọn mục Control Panel

b Thay đổi cách biểu diễn Số, Tiền tệ, Ngày, Giờ, Số

Để thay đổi cách biểu diễn ngày, giờ, số, tiền tệ trong các chương trình chạy trênWindows XP Bạn cần thực hiện các bước sau:

1 Khởi động Control Panel

2 Bấm đúp vào biểu tượng Regional and Language Options trên cửa sổ Control Panel

3 Trên trang Regional Options, kích chuột vào nút Customize

c Thay đổi màn hình Destop:

Destop mặc định rất đơn giản, bạn có thể thay đổi màu nền, hình nền hoặc cácthánh phần khác theo ý thích của bạn bằng cách sử dụng tiện ích Display

+ Khởi động tiện ích Display: Bấm đúp vào biểu tượng Display trên cửa sổControl Panel

Trong tiện ích Display, ta có thể thực hiện một số tính năng sau:

c1 Thay đổi kiểu dáng của cửa sổ:

1 Trong hộp thoại Display Properties, chọn trang Themes

2 Kích chuột vào mũi tên hướng xuống trong danh sách Theme, chọn một kiểubất kỳ mà bạn muốn

3 Kích chuột vào nút Apply hoặc OK

c2 Thay đổi ảnh nền của Destop

1 Trong hộp thoại Display Properties, chọn trang Destop

2 Trong danh sách Background, chọn ảnh nền mà bạn thích

3 Trong Position, Kích chuột vào mũi tên hướng xuống chọn Center, Tile hayStrech để định vị hình trên Destop.

4 Kích chuột vào nút Apply hoặc OK

Chú thích: Bạn cũng có thể chọn một ảnh nền khác trong thư mục nào đó trên ổđĩa, bằng cách kích chuột vào nút Browse

c3 Thiết lập chương trình bảo vệ màn hình

1 Trong hộp thoại Display Properties, chọn trang Screen Saver

2 Kích chuột vào mũi tên hướng xuống trong danh sách Screen saver, chọnchương trình bạn thích Kích chuột vào Preview để xem trước Screen saver này

3 Trong hộp Wait, định thời gian xuất hiện Screen saver

4 Kích chuột vào nút Apply hoặc OK

c4 Điều chỉnh ngày giờ của máy tính

1 Bấm đúp vào biểu tượng Date and Time trên cửa sổ Control Panel

2 Thay đổi ngày (Date), Giờ (Time) trong hộp thoại Date and Time Properties

3 Kích chuột vào nút OK để ghi nhận

4 Trỏ vào đồng hồ trong khay hệ thống để xem ngày giờ trong một hộp ToolTip

PHẦN III MẠNG MÁY TÍNH VÀ INTERNET

3.1 Mạng máy tính

3.1.1 Khái niệm

Mạng máy tính là hệ thống liên kết hai hoặc nhiều máy tính lại với nhau Các máytính trong mạng có thể trao đổi thông tin, chia sẻ tài nguyên cho nhau Một mạng máytính thông thường gồm nhiều máy tính, gọi là các máy khách, được kết nối tới một máytính chính gọi là máy chủ Máy chủ cung cấp cho các máy khách không gian lưu trữ,chương trình, các dịch vụ gởi nhận thư Các máy khách có thể được kết nối đến máychủ bằng cáp, đường điện thoại hoặc vệ tinh

 Một mạng kết nối các máy tính trong một vùng địa lý nhỏ, ví dụ như trongmột toà nhà hay các toà nhà trong một thành phố, được gọi là mạng cục bộ (LAN: LocalArea Network)

 Một mạng kết nối các máy tính trong một vùng địa lý rộng, ví dụ như giữa cácthành phố, được gọi là mạng diện rộng (WAN: Wide Area Network)

 Mạng Internet là một mạng máy tính toàn cầu Trong đó, các máy tính kết nốivới nhau thông qua tập chuẩn chung các giao thức gọi là TCP/IP (Transmission ControlProtocol/Internet Protocol) Không có máy tính nào làm chủ và điều khiển tất cả

 Một Intranet là một mạng cục bộ nhưng dùng giao thức TCP/IP để kết nối vớicác máy trong mạng Một Intranet của một công ty có thể được kết nối với các Intranetcủa các công ty khác và kết nối vào Internet

3.1.2 Tác dụng của việc nối mạng

 Chia sẻ các thông tin và các chương trình phần mềm, nâng cao hiệu quả vàcông suất

 Chia sẻ sử dụng các tài nguyên phần cứng, tiết kiệm chi phí và giúp nhiềungười có thể thừa hưởng những lợi ích lớn lao của phần cứng

 Giúp con người làm việc chung với nhau dễ dàng hơn

mạng: mạng cho nghiên cứu phát triển (là Internet ngày nay) và Milnet (mạng dành choquân đội).

 Sự ra đời của mạng toàn cầu này đã tác động sâu sắc đến các hoạt động kinh tế

xã hội của thế giới

 Ngày nay Internet đã trở thành kho tài nguyên thông tin khổng lồ, lưu trữ gầnnhư toàn bộ tri thức của nhân loại, thông tin được bổ sung hàng ngày, hàng giờ trên toànthế giới Mạng Internet đang phát triển với tốc độ bùng nổ, mỗi tháng có thêm hàng triệungười tham gia mới

3.2.2 Lợi ích khi khai thác Internet

• Khai thác nguồn thông tin vô tận: thông tin kinh tế, thời sự, giải trí, kho tư liệukhổng lồ của các thư viện…với giao thức truyền thông đa phương tiện như hình ảnh, âmthanh, văn bản

• Trao đổi thư tín điện tử không biên giới

• Dùng cho thương mại điện tử (các hoạt động thương mại diễn ra trên hệ thốngmáy tính)

• Nâng cao hiệu lực xử lý và cung cấp dịch vụ của các cơ quan chính phủ (Khaibáo thuế, hải quan, hỏi đáp chính sách trên mạng)

Để định danh các phần tử liên mạng có 2 cách:

- Địa chỉ của máy tính: 129.0.22.61 (khó nhớ, dễ nhầm)

- Tên miền: Mỗi quốc gia đợc gán một tên miền riêng, ví dụ Việt Nam - vn, Pháp

- fr Trong mỗi quốc gia lại chia thành 6 Domain để phân biệt giữa các đơn vị gồm:

• gov (cơ quan chính phủ)

• edu (trường học)

• com (công ty)

• mil (cơ quan quân sự)

• org (các tổ chức)

• net (mạng)

Ví dụ: Domain của Bộ Tài chính: mof.gov.vn

3.2.3 Các dịch vụ thông tin trên Internet

Khai thác thông tin dựa trên siêu văn bản (Web)

Truyền tệp (FTP)

Thư tín điện tử (E-mail)

a) Khai thác thông tin dựa trên siêu văn bản (Web)

 WWW (World Wide Web) - nói ngắn gọn Web: Dựa trên một kỹ thuật biểu

diễn thông tin siêu văn bản (hypertext), trong đó các từ của văn bản có thể liên kết (link)tới các tài liệu khác nhau Web là hệ thống thông tin toàn cầu, bao gồm thông tin văn bảntài liệu, âm thanh, hình ảnh

 Sự tiến hoá của Web: ban đầu chỉ là giới thiệu về công ty, hoặc tổ chức Hiện

nay, Web phát triển rất nhanh cung cấp các dịch vụ đa dạng như thương mại điện tử,diễn đàn

 Cấu trúc một tài liệu Web như sau:

VD: http: //www.mof.gov.vn /ttTinHoc/index.html

Giao thức Domain name Tài liệu trên Server

của Server

b) Truyền tệp (FTP) - File Transfer Protocol: Cho phép truyền các tệp từ một máy

tính này đến một máy tính khác, với điều kiện các máy tính đều nối mạng và có cài đặtFTP

Ví dụ: các STC đã nối mạng với Bộ Tài chính có thể dùng dịch vụ FTP để lấy cácvăn bản mới ban hành, các phiên bản cập nhật của các chơng trình kế toán, hoặc dùngFTP để gửi các báo cáo lên Bộ Tài chính thông qua hệ thống mạng

c) Thư tín điện tử (E-mail)

 E- mail là một trong những dịch vụ trao đổi thông tin phổ biến nhất trênInternet Người sử dụng có thể trao đổi thông tin khi di chuyển đến bất kỳ nơi nào trênthế giớí

 Để gửi - nhận thư, hệ thống thư điện tử trên Internet phải xác định rõ người sửdụng trên máy tính thông qua các hòm thư (địa chỉ)

 Dạng tổng quát của địa chỉ E-mail là:

login-name@host-name

Ví dụ: hoangtuyetmai@mof.gov.vn

Cấu trúc của một thư điện tử thường gồm 2 phần:

Phần đầu thư: chứa địa chỉ ngời nhận, chủ đề của thư,

Phần thân chứa nội dung của thư

Minh hoạ một trang thư

 Truy cập khai thác thông tin trên Web: Có nhiều chương trình có thể truy cập

Web, phổ biến nhất là chương trình Internet Explorer của hãng Microsoft hoặc Netscape

Communicator của công ty Netscape

Kích đúp chuột vào biểu tượng Internet Explorer

d) Một số nút chức năng trên trang Web:

e) Một số trang Web thông dụng

http://mof.gov.vn: trang Web của Bộ Tài chính

http://vnexpress.net trang tin nhanh hàng ngày

http://www.vnn.vn: xem các loại thông tin

http://www.fpt/bkav: lấy các phiên bản chơng trình chống Virus BKAV

http://www.laodong.com.vn

http://panvietnam.com (search engine - dùng để tìm kiếm thông tin)

http://www.google.com (search engine)

http://www.hochiminhcity.gov.vn trang Web của UBDN thành phố HCM

3.2.4 Cách tìm kiếm thông tin trên Internet:

+ Chạy một trình duyệt web

Ví dụ: MicroSoft Internet Explorer, Mozilla Firefox,

+ Tại ô Address của trình tìm duyệt web, gõ địa chỉ một trang web tìm kiếm

Ví dụ: http://www.google.com.vn

http://panvietnam.comhttp://www.vinaseek.vn

+ Tại ô Search của trang web tìm kiếm, gõ từ văn bản cần tìm vào ô Search, bấmEnter hoặc kịch chuột vào nút Search để bắt đầu tìm Nội dung văn bản tìm kiếm phải gõtheo qui định của trang web tìm kiếm đang sử dụng

+ Kích chuột vào văn bản thích hợp để xem

Một trang rất thông dụng và khả năng tìm kiếm rộng là http://www.google.com

Trong ô địa chỉ bạn có thể đánh từ tìm kiếm (đầy đủ hoặc không đầy đủ) Sau đóbấm Tìm kiếm, tất cả các trang có liên quan đến từ tìm kiếm sẽ xuất hiện

3.2.5 Một số thao tác khác

 Download tài liệu trên Internet:

- Chọn Website có thông tin cho phép download

- Nhấn nút chuột phải vào liên kết đến file văn bản

- Chọn Save Target As

- Chọn tên file, đờng dẫn đến nơi muốn lu trữ

- Nhấn nút Save

 Đặt địa chỉ trang chủ (Home page)

- Truy cập vào trang Web

- Vào menu Tools/Internet Options

- Trong khung Home Page, bấm nút Use Current

 Đặt trang Web ưa thích vào Favorites.

Vào menu Favorites, chọn Add to Favorites

Ghõ địa chỉ vào khung Name, sau đó bấm Create In <<

 Cách lấy tài liệu về máy:

Chọn Văn bản mới hoặc Tra cứu văn bản

Chọn đúng tài liệu cần lấy

Vào menu File, chọn Save as

PHẦN IV - SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

lý hầu hết các vấn đề đặt ra trong quá trình soạn thảo văn bản

Microsoft Word được Microsoft giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1983 cho cácmáy tính IBM chạy hệ điều hành DOS Sau đó, cùng với sự phát triển của hệ điều hành,Microsoft Word đã trải qua các phiên bản:

Microsoft Word for Window 3.x

Microsoft Word for Window 95

Microsoft Word for Window 98

- Các thao tác soạn thảo cơ bản

- Các thao tác với file và in ấn

- Các thao tác định dạng văn bản

- Tạo mẫu và kiểu

- Các thao tác tạo bảng

- Sử dụng tiện tích để tạo kiểu dáng chữ, các mẫu tài liệu

- Sử dụng các tiện ích để đưa hình ảnh, biểu đồ vào trong văn bản

4.2 Giao diện của Word

Sau khi khởi động chương trình soạn thảo, giao diện Word xuất hiện như sau:

Các thông tin được cung cấp qua giao diện như sau:

Thanh tiêu đề: Nằm trên cùng, hiển thị tên của tệp văn bản đang soạn thảo.

Thanh menu: Trong các chương trình ứng dụng, thanh menu cho phép truy nhập

vào các lệnh Các lệnh được nhóm lại với nhau thành từng nhóm có tên được hiển thị trên thanh menu

Table Nhóm các lệnh chèn bảng biểu

Windows Nhóm các lệnh liên quan đến hiển thị cửa sổ

Help Trợ giúp

Thanh công cụ: Là nơi hiển thị các nút lệnh, giúp cho người dùng thực hiện

nhanh các chức năng của Word thay vì phải chọn trong các Menu của Word Các nút

công cụ của Word được phân theo các nhóm chức năng, người dùng có thể chủ động sắpxếp để quá trình thao tác thuận lợi nhất.

Thước kẻ: Nằm ở phía trên và phía trái của vùng màn hình dành cho soạn thảo

văn bản, nhằm cung cấp thông tin cho người dùng về vị trí tương đối khi thực hiện cácthao tác định dạng, sắp xếp các đối tượng trong Word Trên thước còn chứa 1số kí hiệuđịnh dạng thông dụng, như: ký hiệu lề, điểm dừng Tab (Tab Stop),

Thanh trạng thái: Ở dưới cùng của cửa sổ là thanh trạng thái, hiển thị thông tin

trạng thái của văn bản đang soạn thảo:

4.3 Nhập và điều chỉnh văn bản

4.3.1 Nguyên tắc gõ văn bản:

Các dấu , : ; ! luôn đi cùng từ trước đó sau mới đến dấu trống cách từ.

Các dấu (, ' phải gõ liền từ đi sau.

Không dùng phím ENTER để tạo khoảng cách giữa các dòng mà chúng ta có cách khác để tạo độ rộng giữa các dòng.

Không dùng phím Space để căn thẳng các dòng văn bản.

4.3.2 Dịch chuyển con trỏ bàn phím

tiếp

4.3.3 Đánh dấu một khối văn bản

Dùng chuột:

chuột trái

kép chuột hoặc kích 3 lần vào vị trí bất kỳ trong đoạn

Ctrl + Shift + Đánh dấu về cuối từ

hiện tại Ctrl + Shift + Home Đánh dấu tới đầu văn bản đang soạn thảo

Backspace hoặc Delete hoặc

Ctrl + Z hoặc [Menu] > Edit >

Undo hoặc kích vào nút

Khôi phục lại đoạn văn vừa xoá/ huỷ hành động vừa thực hiện, bạn có thể undo nhiều cấp

4.3.5 Chuyển chữ hoa, chữ thường

Sử dụng chức năng: Format > Change Case, sau đó lựa chọn các tuỳ chọn như sau:Sentence Case : Chữ hoa đầu câu

lowercase: chuyển thành chữ thường

UPPERCASE: chuyển thành chữ hoa

Title Case: Chữ Hoa Các Ký Tự Đầu

tOGGLE cASE: đổi ngược thường thành hoa và ngược lại

4.3.6 Chèn các ký tự đặc biệt

Khi cần chèn các ký tự đặc biệt (không có trên bàn phím), bạn có thể tìm chúng ở Symbol Bạn thực hiện như sau:

1 Đưa dấu nhắc đến vị trí bạn định chèn ký tự đặc biệt

2 Chọn lệnh [Menu] Insert > Symbol , xuất hiện một bảng

3 Chọn Symbols, trong hộp Font bạn chọn Font chứa ký tự cần chèn (thường là Windings hoặc Winding 2 là 2 font có nhiều ký tự đặc biệt)

1 Chọn ký tự bạn định chèn, nhấn nút Insert, lặp lại nếu bạn muốn chèn thêm các

Thực hiện [Menu] Insert > Symbol như trên

Trong bảng Symbol như trên bạn chọn ký tự cần chèn, chọn nút Shortcut Key,xuất hiện hộp hội thoại Customize

Con trỏ tự chuyển vào hộp Press New Shortcut Key, nhấn tổ hợp phím mà bạnmuốn gán, chọn nút Assign, chọn Close để quay trở lại bảng Symbol

Lặp lại bước 2 và 3 cho việc gán các ký tự tiếp theo

Chọn nút Close để kết thúc

4.3.7 Chèn các công thức toán học

1 Trên menu Insert, chọn Object, Create new, Microsoft Equation…

2 Sử dụng thanh công cụ Equation để soạn các công thức toán theo yêu cầu

Nếu bạn thường xuyên phải gõ các công thức toán học thì có thể chèn biểu tượng kích hoạt thanh công cụ Equation lên thanh công cụ bằng cách:

1 Trên menu View, chọn Toolbar, Customs…

2 Chọn tab Command

3 Trong hộp Catagories chọn Insert

4 Trong hộp Commands chọn Equation Editor và kéo biểu tượng lên thanh công cụ

4.3.8 Tìm kiếm và thay thế

* Tìm kiếm

Để tìm kiếm bạn theo các bước sau:

+ Chọn [Menu] Edit > Find hoặc Ctrl + F, xuất hiện hộp hội thoại Find

+ Trong mục Find What bạn gõ vào văn bản hoặc bạn có thể cắt dán đoạn văn cầntìm

+ Nếu cần tìm các văn bản có định dạng bạn chọn nút Format để đặt các địnhdạng như Font, Paragraph, Langue hoặc Style

+ Lúc bạn chọn định dạng cho đoạn văn bản cần tìm thì nút No Formatting sẽ bậtsáng cho phép bạn chọn, chọn nút này thì lúc đó bạn sẽ tìm một đoạn không kể địnhdạng

+ Nếu chỉ tìm định dạng thì bạn bỏ trống hộp Find What, chọn nút Format rồichọn các Format mà bạn cần tìm Font, Paragraph, Langue hoặc Style

Lựa các tuỳ chọn bạn cần gồm

Match Case: Có sự phân biệt chữ hoa, chữ thường

Find Whole Word Only : Tìm chính xác văn bản chỉ định

Sound Like: Tìm những từ có phát âm tương tự (tiếng Anh) như “Kathy” và

“Cathy”, “Colour” và “Color”

+ Trong hộp hội thoại Search: Phạm vi tìm có:

All : Tìm toàn bộ văn bản

Down: Tìm từ vị trí con trỏ bàn phím về văn bản

Up: Tìm từ vị trí con trỏ bàn phím ngược lên đầu văn bản

+ Nếu tìm thấy một đoạn văn bản bạn chọn nút Find Next để tìm tiếp

+ Để kết thúc tìm kiếm chọn <Cancel> hoặc nhấn phím ESC

+ Trong hộp Replace bạn gõ vào văn bản thay thế, định dạng cũng như trên

Các tuỳ chọn giống như mục Find

Chọn nút Find Next, nếu Word tìm thấy đoạn văn bản cần thay thế thì bạn có thểchọn các tuỳ chọn sau

Tuỳ theo yêu cầu mà bạn chọn một trong các thao tác sau

Replace Thay thế văn bản/định dạng vừa tìm thấy và tiếp tục tìm

Replace All Thay thế tất cả

Find Next Không thay thế, tiếp tục tìm

+ Chọn nút Close để kết thúc

4.3.9 Chức năng tự sửa lỗi Autocorrect

Trong khi soạn thảo văn bản bạn thường hay gõ nhầm hoặc hay sai lỗi chính tả,bạn có thể dùng tính năng AutoCorrect để bắt Winword tự sửa cho bạn Bạn cũng có thểdùng chức năng này để tạo các ký tự gõ tắt cho một cụm từ hay lặp lại trong văn bản

Tạo một mục để sửa lỗi tự động/gõ tắt

Hãy gõ một lần từ/cụm từ cần sửa lỗi hoặc gõ tắt, sau đó bạn chọn phần văn bản đóChọn [Menu] Tools, AutoCorrect

Hộp hội thoại AutoCorrect xuất hiện, đoạn văn bản bạn đánh dấu sẽ tự động hiểnthị trong mục With

Trong hộp hội thoại Replace, gõ vào nhóm ký tự tắt mà bạn định dùng để khi bạn

gõ nhóm đó ra thì nhóm đó sẽ tự thay thế bởi phần văn bạn đánh dấu

Để Word tự thay thế ngay thì bạn phải đánh dấu vào hộp:

Replace Text as You Type

Chọn nút Add, chọn OK

Sửa đổi, xoá, tắt chức năng AutoCorrect

Thực hiện lệnh [Menu] Tools > AutoCorrect  xuất hiện hộp hội thoạiAutoCorrect

Lựa chọn một trong các việc:

Thay đổi tên: lựa tên trong hộp Replace xoá tên cũ, gõ tên mới, chọn nút Add Sửa nội dung văn bản thay thế: chỉ việc chọn đoạn văn rồi sửa, chọn nút

Replace khi kết thúc

Xoá một mục AutoCorrect

Khi không dùng đến AutoCorrect bạn xoá đi bằng cách

Chọn [Menu] Tools > AutoCorrect  xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect

Lựa mục muốn xoá, chọn Delete, chọn OK

Tắt chức năng AutoCorrect

Bỏ dấu chọn mục Replace Text as You Type trong hộp thoại AutoCorrect

4.3.10 Chức năng nhập văn bản tự động Autotext

Một chức năng hỗ trợ cho người dùng không phải gõ đi gõ lại một phần văn bản hoặc đồ hoạ nhiều lần đó là chức năng Autotext Với chức năng này bạn gán cho đối tượng một tên, khi cần bạn chỉ cần gọi tên đó ra và thông báo đó là Autotext (nhấn F3 hoặc kích vào nút Autotext trên thanh công cụ)

Tạo một Autotext

1 Chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng đồ hoạ

2 Lên menu Insert, chọn Autotext

3 Nhập tên tắt cho mục Autotext trong hộp hội thoại Enter AutoText entries here(tối đa 32 ký tự, có thể có khoảng trống)

Trọng mục Lookin: bạn có thể chọn hiệu lực của Autotext cho các văn bản đang

mở hay cho toàn bộ (Normal.dot)

Chọn nút Add

Sử dụng Autotext

Gõ vào tên của Autotext

Nhấn F3 hoặc Alt+Ctrl+V

Thay đổi một mục nhập văn bản tự động

+ Sửa nội dung

+ Nhập lại đoạn văn bản tự động

+ Thay đổi nội dung

+ Chọn lại đoạn văn bản vừa sửa

+ Kích vào nút Autotext hoặc chọn [Menu] Tool > Autocorrect > chọn phiếu Autotext

+ Chọn hoặc nhập vào tên cũ

+ Chọn Add, Word hỏi bản có ghi đè Autotext cũ hay không

+ Chọn Yes

Xoá một AutoText

+ Khi không dùng đến một AutoText bạn có thể xoá chúng đi

+ Chọn Tool, Autocorrect ,chọn phiếu Autotext

+ Chọn tên AutoText bạn muốn xoá

+ Chọn Delete

4.4 Định dạng văn bản

Định dạng (formatting) văn bản tức là dùng các kiểu dáng để làm cho văn bản rõràng mạch lạc và thống nhất trong toàn bộ tài liệu

Định dạng ký tự (Font) bao gồm: kiểu font, kích cỡ font, màu sắc,

Định dạng đoạn (paragraph) bao gồm: định khoảng cách giữa các dòng, khoảngcách giữa các đoạn, căn lề trái, phải hay căn đều 2 bên, lùi vào đầu dòng

Định dạng ký tự được áp dụng cho đơn vị nhỏ nhất là ký tự Nếu bạn muốn địnhdạng ký tự cho một phần văn bản nào đó, bạn phải bôi đen

Định dạng đoạn áp dụng cho đơn vị nhỏ nhất là một đoạn văn bản Nếu bạn muốnđịnh dạng đoạn cho nhiều đoạn văn bản, bạn phải bôi đen các đoạn đó

+ Bold: chữ đậm

+ Bold Italic: chữ vừa đậm, vừa nghiêng

Font Color: chọn màu chữ

Underline style: chọn kiểu chữ gạch chân

Underline Color: màu đường gạch chân

Effect: một số kiểu chữ đặc biệt

Mục Character Spacing, bao gồm các lựa chọn:

Scale: quy định tỷ lệ co giãn bề ngang của ký tự

Spacing: quy định khoảng cách giữa các ký tự

+ Normal: bình thường

+ Expanded: các ký tự cách nhau xa hơn bình thường

+ Condensed: các ký tự gần nhau hơn bình thường

+ By: quy định khoảng cách dãn ra hoặc sát lại

Position: quy định các ký tự cao lên hay thấp hơn so với bình thường

Mục Text Effect: quy định hiệu ứng động của các ký tự, chỉ có tác dụng trên mànhình, không có tác dụng khi in

Bao gồm các lựa chọn:

None: chữ bình thường

Blinking Background: chữ trên nền nhấp nháy

Las Vegas Lights: chữ có những ngôi sao màu chạy xung quanh

Mục Indents and Spacing, gồm các lựa chọn:

Alignment: chọn cách căn lề cho đoạn

+ Left : căn theo lề trái

+ Right : căn theo lề phải

+ Centered : căn thẳng giữa

+ Justified : căn theo cả hai lề

Có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ để chọncách căn lề cho đoạn.

Indentation: chỉnh vị trí lề cho đoạn (so với lề trang)

+ Left: chỉnh lề trái của đoạn

+ Right: chỉnh lề phải của đoạn

(Có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ để thực hiện nhanh 2 thao tác này)

+ Special: chỉnh lề đặc biệt:

 None: bình thường

 First line: khoảng cách từ lề trái đến dòng đầu của đoạn

 Hanging: khoảng cách từ lề trái đến các dòng sau của đoạn, trừ dòng đầu tiên(Có thể sử dụng các nút lệnh:

trên thước kẻ ngang để thực hiện nhanh các thao tác này)

Spacing: quy định khoảng cách giữa các đoạn và khoảng cách giữa các dòngtrong đoạn

+ Before: Khoảng cách đến đoạn văn bản trên

+ After: Khoảng cách đến đoạn văn bản dưới

+ Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn (dãn dòng)

 Single: dãn dòng đơn (khoảng cách giữa các dòng bình thường, tự động thayđổi theo kích thước chữ)

 Double: Dãn dòng gấp đôi (bằng 2 lần khoảng cách dòng bình thường)

 1.5 line: Dãn dòng gấp rưỡi (bằng 1,5 lần khoảng cách dòng bình thường)

 Exactly: Quy định chính xác khoảng cách giữa các dòng, tính bằng point (1pt :1/72 inch)

 Multiple: Quy định chính xác khoảng cách giữa các dòng, tính theo dòng.Mục Line and Page Breaks quy định cách ngắt dòng và ngắt trang trong đoạn,gồm các lựa chọn:

Widow/Orphan Control: tránh hiện tượng dòng đầu tiên của đoạn ở cuối trang vàdòng cuối cùng của đoạn ở đầu trang

Keep line together: tránh ngắt trang giữa đoạn

Keep with next: tránh ngắt trang ở giữa đoạn đang chọn và đoạn kế tiếp

Pager break before: chèn dấu ngắt trang vào đầu đoạn đang chọn

Suppress line before: không in con số chỉ dòng trong đoạn (Chỉ có tác dụng khiđánh dấu dòng tự động)

Don't Hephenate: không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong một đoạn

Bulleted: Đánh dấu hoa thị đầu đoạn – với các kiểu bullets có sẵn để chọn

Ngoài ra, ta còn có thể chọn các mẫu khác bằng cách chọn Customize/Characterhoặc Picture để vào bảng chọn 1 kiểu bullet mới Chú ý Indent At là vị trí thụt vào từ lề trái

Numbered: đánh số thứ tự cho các đoạn với các kiểu Number có sẵn để chọn

Chú ý: bạn còn có thể chọn các kiểu đánh số khác bằng cách chọn Customize Number Format: định dạng lại cách đánh số 1.; (1); 1)

Number Style: kiểu số, la mã, abc,

Start At: bắt đầu đánh số từ

Chú ý Indent At là vị trí thụt vào từ lề trái

Outline Numbered: đánh số thứ tự cho đoạn theo nhiều lớp.

Ngoài ra, có thể đánh Bullets hoặc Number cho các đoạn theo các lựa chọn mặcđịnh bằng cách nhấp chuột vào các biểu tượng trên thanh công cụ

Khi thay đổi định dạng một Style, tất cả các phần văn bản được áp dụng Style đócũng thay đổi theo

Có một số Style có tên do Word định nghĩa sẵn như Normal, Heading 1… Người

sử dụng có thể chỉnh sửa các style này để phù hợp với các yêu cầu, hoặc tạo thêm các

Trên [Menu] Format chọn Style and Formatting

Chọn Style mong muốn trong cột Pick formatting to apply

Hoặc có thể sử dụng nút Style trên thanh công cụ

* Tạo một style mới

Chọn [Menu] Format > Style and formatting > New Style

Trong hộp Name, nhập tên của style mới

Trong hộp Style Type, chọn loại style bạn muốn tạo

Trong hộp Style base on: chọn kiểu style sẽ áp dụng mặc định cho style mới.Trong hộp Style for following paragraph: chỉ định kiểu style áp dụng cho đoạnvăn kế tiếp

Để ấn định các định dạng cho style mới, chọn các biểu tượng định dạng có sẵn trong

ô Formatting nhấn nút Format hoặc nhấp chuột tại nút Format rồi thực hiện định dạng

* Sửa một style

Chọn [Menu] Format > Style and formatting

Trong hộp Style, trỏ chuột vào style bạn muốn sửa đổi, nhấn nút mũi tên kế bênrồi chọn Modify

Nhấn nút Format để sửa các thuộc tính của style

* Xoá một style

Chọn [Menu] Format > Style and formatting

Chọn style bạn định xoá sau đó nhấn nút Delete (hoặc chọn delete sau khi nhấpchuột tại mũi tên kế bên tên style)

Chú ý:

Nếu bạn xoá một paragraph style tự tạo thì Word sẽ áp dụng Normal style cho tất

cả các đoạn văn có style vừa bị xoá

Nếu bạn xoá một style có sẵn (built-in style), bạn có thể lấy lại style đó bằng cáchnhấn vào All Styles trong hộp List

4.4.5 Thiết lập Tab Stop

Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng lại tại một vị trí, gọi là vị trí dừng của Tab(Tab Stop) Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là

độ dài của Tab (ngầm định là 0,5 inch =1,27 cm)

Có 5 loại Tab sau:

Tab trái (Left Tab): căn thẳng bên trái cột

Tab phải (Right Tab): căn thẳng bên phải cột

Tab giữa (Center Tab): căn thẳng giữa cột

Tab thập phân (Decimal Tab): căn theo dấu chấm thập phân (đối với các cột số)Tab chèn vạch đứng (Bar Tab): chèn một vạch đứng tại điểm dừng của Tab

Việc dùng các Tab Stop rất tiện lợi khi ta cần gõ một văn bản căn theo cột (màkhông cần phải kẻ bảng) Ký tự đầu tiên của mỗi cột ứng với một Tab Stop Khi nhậpvăn bản cho một cột xong, ta chỉ cần ấn phím Tab, con trỏ sẽ sang cột tiếp theo

Việc thay đổi Tab và định dạng đường đi cho tab có thể thực hiện như sau:

Chọn [Menu] Format > Tab:

Chú ý:

+ Tab stop position: vị trí dừng của Tab+ Aligment: kiểu Tab

+ Leader: lựa chọn ký hiệu lấp đầy đường

đi của Tab+ Set : xác nhận các Tab đã thiết lập

+ Clear: xoá 1 Tab nào đó+ Clear All: xoá tất cả các Tab

chuột liên tiếp tại nút này, ta sẽ thấy xuất hiện 5 kiểu Tab:

Để đặt Tab, ta chọn kiểu Tab, sau đó kích chuột tại điểm dừng của Tab trênthước

Muốn huỷ bỏ Tab thì kích chuột và kéo biểu tượng Tab ra khỏi thước

4.5 Các thao tác với với bảng (Table)

4.5.1 Tạo bảng:

* Kẻ bảng:

Một Table được tạo từ các hàng và các cột, giao của hàng và cột là một ô Ta cóthể làm đầy các ô bằng văn bản hoặc các hình đồ hoạ

Chọn [Menu] Table >Insert Table

Number of Columns: đánh số cột cần thiết của bảng hoặc chọn tăng giảm số cột.Number of Rows: đánh số hàng (dòng) cần thiết của bảng hoặc chọn tănggiảm số hàng

Fixed column width: chọn độ rộng của mỗi cột Nếu để Auto thì độ rộng của mỗicột sẽ phụ thuộc vào số cột của bảng và chiều rộng trang in

+ AutoFit to contents: tự động điều chỉnh độ rộng cột theo lượng văn bản gõ vào.Auto Format: chọn nhanh các mẫu table có sẵn

Hoặc:

Kích chuột vào biểu tượng

Sau đó kích chuột vào một ô để xác định ô góc dưới bên phải của bảng

Hoặc: