Hoạt động quan hệ công chúng (pr) tại trung tâm khí tượng thủy văn quốc gia

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN CHƯƠNG TRÌNH THẠC SỸ ĐIỀU HÀNH CAO CẤP - EXECUTIVE MBA LÊ TÚ ANH HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CƠNG CHÚNG (PR) TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VŨ TRÍ DŨNG HÀ NỘI, 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu độc lập tơi Những tài liệu luận văn hoàn toàn trung thực Các kết nghiên cứu tơi thực hướng dẫn giáo viên hướng dẫn Tác giả Lê Tú Anh LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn suốt thời gian học tập thực luận văn nhận giúp đỡ Nhà Trường, Viện đào tạo Sau Đại học, chương trình Thạc sĩ Điều hành cao cấp, thầy cô giáo, đồng nghiệp người thân Trước tiên tơi xin tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc đến thầy giáo hướng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Trí Dũng Thầy tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, động viên tinh thần cho tơi suốt q trình nghiên cứu thực luận văn Xin Trân trọng cảm ơn tồn thể thầy giáo, cán quản lý trường Đại học Kinh tế Quốc dân mà trực tiếp Viện đào tạo sau Đại học, Ban chủ nhiệm Điều hành chương trình Thạc sỹ điều hành cao cấp kiến tạo lên khung chương trình cung cấp cho tơi kiến thức cần thiết bổ ích phục vụ trình học tập, làm việc, đặc biệt trình thực luận văn từ khâu chọn đề tài, xây dựng đề cương đến bảo vệ đề tài Tôi xin chân thành cám ơn anh chị đồng nghiệp hết lòng hỗ trợ, cung cấp số liệu đóng góp ý kiến q báu giúp tơi hồn thành luận văn Tác giả Lê Tú Anh MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG, BIỂU ĐỒ LỜI NĨI ĐẦU .1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRONG TỔ CHỨC 1.1 Khái quát quan hệ công chúng 1.1.1 Khái niệm quan hệ công chúng 1.1.2 Vai trò PR .6 1.2 Quy trình kế hoạch hoạt động PR 1.2.1 Quy trình hoạt động PR chung 1.2.2 Xây dựng chương trình PR 1.3 Các phận cấu thành hoạt động PR tổ chức 14 1.3.1 Tư vấn xây dựng chiến lược tổng thể .14 1.3.2 Quan hệ báo chí (giới truyền thơng) 14 1.3.3 Tổ chức kiện 17 1.3.4 Quản trị khủng hoảng .17 1.3.5 Quan hệ PR đối nội 18 1.4 Tổ chức hoạt động PR Trung tâm 18 1.4.1 Phòng PR nội .18 1.4.2 PR độc lập (PR Agency) 22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THUỶ VĂN QUỐC GIA 24 2.1 Giới thiệu chung Trung tâm KTTV quốc gia 24 2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành phát triển Trung tâm KTTV quốc gia .24 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Trung tâm KTTV quốc gia .26 2.1.3 Đánh giá tổng quát Trung tâm KTTV quốc gia 28 2.2 Thực trạng hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia 28 2.2.1 Tổ chức hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia trước năm 2008 28 2.2.2 Tổ chức hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia từ năm 2009 33 2.3 Đánh giá tổng quát hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia 59 2.3.1 Nhận thức PR Trung tâm KTTV quốc gia 59 2.3.2 Tổ chức phòng TĐKT Tuyên truyền Trung tâm KTTV quốc gia 60 2.3.3 Triển khai quy trình PR .61 2.3.4 Các phận cấu thành hoạt động PR .63 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CƠNG CHÚNG TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA 66 3.1 Quan điểm hoàn thiện hoạt động PR .66 3.1.1 Quan điểm 66 3.1.2 Sứ mệnh, giá trị cốt lõi .66 3.2 Các giải pháp hoàn thiện hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia 67 3.2.1 Hoàn thiện phận PR nội Trung tâm KTTV quốc gia .67 3.2.2 Tổ chức đào tạo nhằm nâng cao nhận thức thống sách PR tồn ngành 73 3.2.3 Xây dựng quy trình cho chương trình, chiến dịch PR Trung tâm KTTV quốc gia .74 3.2.4 Nâng cao chất lượng tin kết hoạt động PR cụ thể Trung tâm KTTV quốc gia 75 3.2.5 Chú trọng đến việc đánh giá hoạt động PR 77 KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT KTTV : Khí tượng thủy văn PR : Quan hệ cơng chúng TĐKT : Thi dua khen thưởng TTXVN : Thông xã Việt Nam DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG, BIỂU ĐỒ Danh mục hình Hình 1.1: Tổ chức phịng PR theo tuyến nhiệm vụ .19 Hình 1.2: Tổ chức phịng PR theo chức .20 Hình 2.1: Mơ hình cầu tổ chức Trung tâm KTTV quốc gia 26 Hình 2.2: Mơ hình tổ chức phịng TĐKT Tun truyền Trung tâm KTTV quốc gia 54 Hình 3.1: Mơ hình phịng PR Trung tâm KTTV quốc gia tác giả đề xuất .69 Hình 3.2: Mơ hình hoạch định chương trình, kế hoạch PR 74 Danh mục bảng Bảng 2.1: Chi tiết số lượng phiếu khảo sát 35 Bảng 2.2: Đánh giá chất lượng tin 37 Bảng 2.3: Đánh giá thông tin KTTV cần thiết 39 Bảng 2.4: Bảng thống kê nội dung thông tin cần nắm bắt mạng internet 40 Bảng 2.5: Cách thức tiếp cận thông tin .42 Bảng 2.6: Trở ngại tiếp cận thông tin biển .42 Bảng 2.7: Khó khăn tiếp cận thơng tin đất liền thời gian xảy tượng thời tiết cực đoan .43 Bảng 2.8: Thời gian sử dụng internet hàng ngày người dân 45 Bảng 2.9: Khoảng thời gian sử dụng internet hàng ngày người dân 46 Bảng 2.10: Người dân sử dụng internet vào mục đích 46 Bảng 2.11: Mạng xã hội sử dụng nhiều .47 Bảng 2.12: Hình thức tuyên truyền hiệu .50 Danh mục biểu đồ Biểu đồ 2.1: Cơ cấu đối tượng trả lời khảo sát 36 Biểu đồ 2.2: Đánh giá chương trình phát giải thích tượng KTTV nguy hiểm 38 Biểu đồ 2.3: Thông tin cần thiết sau bão .40 Biểu đồ 2.4: Yêu cầu nâng cao chất lượng tin 41 Biểu đồ 2.5: Cách thức tuyên truyền hiệu 43 Biểu đồ 2.6: Tờ rơi hữu ích với người dân 45 Biểu đồ 2.7: Sự quan tâm đến thông tin KTTV internet 48 Biểu đồ 2.8: Người dân tiếp cận thơng tin KTTV qua hình thức internet 49 Biểu đồ 2.9: Đánh giá website Trung tâm KTTV quốc gia website Trung tâm Dự báo KTTV Trung ương .49 Biểu đồ 2.10: Ngôn ngữ sử dụng tin dự báo 50 Biểu đồ 2.11: Ý kiến vấn đề xây dựng kênh thông tin KTTV qua facebook 51 LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Hoạt động quan hệ công chúng (PR) trở thành hoạt động quan trọng tổ chức, Trung tâm PR xây dựng thông tin đối thoại hai chiều, giúp xây dựng danh tiếng tổ chức; tác động làm thay đổi nhận thức, định kiến, quan niệm…của cơng chúng cách có lợi cho tổ chức Tổng cục Khí tượng Thủy văn (KTTV) thành lập sở hợp Nha Khí tượng Cục Thủy văn (thuộc Thủy Lợi) theo nghị số 21-NQ/QHK6 ngày 14 tháng 10 năm 1975, đơn vị trực thuộc Chính phủ Ngày 11 tháng 11 năm 2002, Chính phủ ban hành nghị định số 91/2002/NĐ-CP thành lập Bộ Tài nguyên Môi trường quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài ngun Mơi trường, theo Trung tâm KTTV quốc gia đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Ngày tháng năm 2003, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành định số 15/2003/QĐ-BTNMT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm KTTV quốc gia Trung tâm KTTV quốc gia có chức thực hoạt động điều tra dự báo khí tượng, thủy văn, quan trắc mơi trường khơng khí nước phục vụ phịng chống thiên tai, phát triển kinh tế-xã hội đảm bảo an ninh, quốc phòng phạm vi nước Nhận thức tầm quan trọng hoạt động PR tổ chức, Trung tâm KTTV quốc gia thành lập phòng Thi đua khen thưởng Tuyên truyền Quyết định số 04/QĐ-VP ngày 07 tháng 01 năm 2009 để giúp lãnh đạo Trung tâm tổ chức, quản lý hoạt động PR nhằm: - Quảng bá sản phẩm dự báo KTTV; - Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp; - Xây dựng hình ảnh Trung tâm KTTV quốc gia công chúng Tuy nhiên, PR lĩnh vực hoạt động mẻ nên hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia nhiều điểm cần hoàn thiện Nhận thức hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia cịn có chưa xác, chưa thấy vai trò PR; Quan hệ với nhóm cơng chúng Trung tâm KTTV quốc gia cịn nhiều hạn chế, điều làm cho cơng chúng chưa có hiểu biết đắn Trung tâm KTTV quốc gia Có khơng khủng hoảng xảy gây thiệt hại uy tín hình ảnh Trung tâm KTTV quốc gia báo chí cộng đồng chưa hiểu rõ sản phẩm dự báo Trung tâm, xảy cố báo chí nêu khơng chất việc, lại khơng Trung tâm KTTV quốc gia xử lý cách kịp thời, khơng quy trình ảnh hưởng đến uy tín hình ảnh Trung tâm KTTV quốc gia Vì vậy, cần thiết phải có đánh giá toàn thực trạng hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia, phát việc làm hạn chế cịn tồn để từ có giải pháp để hoàn thiện hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia theo hướng chuyên nghiệp, hiệu quả, nhằm góp phần vào thực mục tiêu chiến lược Trung tâm KTTV quốc gia Với lý trên, tác giả chọn chủ đề “Hoạt động quan hệ cơng chúng (PR) Trung tâm Khí tượng Thủy văn quốc gia” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Chương trình Thạc sỹ điều hành cao cấp, ĐH Kinh tế Quốc dân Mục tiêu câu hỏi nghiên cứu 2.1 Mục tiêu nghiên cứu Luận văn hướng tới mục tiêu sau đây: - Hệ thống hóa lý thuyết PR, làm rõ yêu cầu PR Trung tâm - Đánh giá thực trạng hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia - Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia 2.2 Câu hỏi nghiên cứu Để thực mục tiêu trên, nghiên cứu cần trả lời số câu hỏi như: - Khung lý thuyết hoạt động PR phù hợp? - Tình hình thực PR Trung tâm KTTV sao? - Cần có giải pháp PR để Trung tâm đạt kết tốt hơn? Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động PR tổ chức 3.2 Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu hoạt động PR Trung tâm KTTV quốc gia Tuy nhiên, phạm vi hoạt động rộng khắp nước hoạt động PR chủ yếu tập trung Trung tâm, vậy, phạm vi nghiên cứu đề tập trung chủ yếu Trung tâm (Trụ sở chính) Số liệu thống kê từ năm 2009 đến Phương pháp nghiên cứu 4.1 Khung nghiên cứu LÝ THUYẾT YÊU CẨU CỦA HOẠT ĐỘNG PR Gaps Giải pháp THỰC TRẠNG PR CỦA TRUNG TÂM KTTV QUỐC GIA 4.2 Thu thập xử lý liệu Dữ liệu thứ cấp: thông qua nghiên cứu tài liệu lý thuyết hoạt động PR tổ chức, báo cáo, tài liệu Trung tâm KTTV quốc gia; sách, báo, tạp chí liên quan đến hoạt động PR hoạt động Trung tâm KTTV; Luận văn sử dụng kết nghiên cứu Trung tâm KTTV thực thời gian gần Tác giả lựa chọn mục tiêu kết nghiên cứu phù hợp với yêu cầu nội dung luận văn Đây nguồn thông tin thứ cấp quan trọng luận văn Tác giả sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh để làm rõ thực trạng hoạt động PR Trung tâm nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động PR thời gian tới Trung tâm KTTV Kết cấu luận văn Không kể phần Lời nói đầu Kết luận, Luận văn gồm chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRONG TỔ CHỨC Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CƠNG CHÚNG CỦA TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CƠNG CHÚNG TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA ... QUAN HỆ CƠNG CHÚNG CỦA TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CƠNG CHÚNG TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT... TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THUỶ VĂN QUỐC GIA 24 2.1 Giới thiệu chung Trung tâm KTTV quốc gia 24 2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành phát triển Trung tâm KTTV... LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRONG TỔ CHỨC 1.1 Khái quát quan hệ công chúng 1.1.1 Khái niệm quan hệ công chúng Thời gian qua, đặc biệt năm trở lại đây, hoạt động quan hệ công chúng (Public