(LUẬN VĂN THẠC SĨ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên môn bảo quản tại Trung tâm Khí tượng Thủy văn Quốc gia - Bộ Tài nguyên và Môi trường

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ HOÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƢỢNG THUỶ VĂN QUỐC GIA- BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI- 2009 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ HOÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƢỢNG THUỶ VĂN QUỐC GIA- BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 603224 Ngƣời hƣớng dẫn: TS Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội- 2009 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM, Ý NGHĨA TÀI LIỆU TRUNG TÂM TƯ LIỆU KTTV 11 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Tư liệu KTTV 11 1.2 Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu KTTV 20 1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu KTTV 20 1.2.2 Đặc điểm tài liệu KTTV 34 1.3 Ý nghĩa tài liệu KTTV 36 1.3.1 Tài liệu chuyên ngành KTTV phục vụ cho việc dự báo thời tiết 36 1.3.2 Tài liệu chuyên môn ngành KTTV phục vụ cho ngành kinh tế 37 1.3.3 Ý nghĩa tài liệu KTTV an ninh, quốc phòng 40 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ LIỆU KTTV 42 2.1 Thực trạng tài liệu Trung tâm Tư liệu KTTV 42 2.2 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 49 2.2.1 Những văn quản lý, đạo tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 49 2.2.2 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 54 2.2.3 Các công cụ tra cứu tài liệu KTTV 61 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 2.2.4 Số lượng, đối tượng độc giả khai thác sử dụng tài liệu KTTV 61 2.2.5 Thành phần, nội dung tài liệu KTTV khai thác,sử dụng chủ yếu 69 2.3 Những kết đạt việc khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 71 2.4 Nhận xét 74 2.4.1 Về văn quản lý đạo công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 74 2.4.2 Về hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 78 2.4.3 Về nghiệp vụ lưu trữ 80 2.4.4 Về kết đạt công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 81 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU KTTV 85 3.1 Nâng cao nhận thức ý nghĩa tài liệu KTTV 85 3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán làm công tác tài liệu KTTV 87 3.3 Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 90 3.4.Bảo quản an toàn tài liệu KTTV nhằm phục vụ công tác khai thác, sử dụng lâu dài 98 3.5 Đầu tư kinh phí, sở vật chất phục vụ công tác tài liệu KTTV 99 3.6 Đa dạng hoá, đại hóa hình thức khai thác sử dụng tài liệu KTTV 100 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 3.7 Hiện đại hố cơng tác tư liệu KTT Vtạo điều kiện đại hố cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 105 KẾT LUẬN 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 112 PHỤ LỤC 116 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá dân tộc Chính vậy, từ xa xưa người biết lưu giữ lại tài liệu có giá trị để khai thác sử dụng vào nhiều mục đích khác Đến nay, với phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức ngày phong phú nội dung đa dạng loại hình Đây tài liệu có ý nghĩa đặc biệt phát triển đất nước Nhưng để tài liệu lưu trữ phát huy giá trị đích thực địi hỏi phải có biện pháp tổ chức, sử dụng hợp lý Tài liệu lưu trữ ngành khí tượng thuỷ văn c hỡnh thnh quỏ trỡnh hoạt động quan đơn vị thuộc Trung tâm Khí tượng thuỷ văn Quốc gia Tài liệu có ý nghĩa to lớn phát triển kinh tế đất nước, vấn đề an ninh quốc phòng sống hàng ngày người dân Tài liệu khí tượng thuỷ văn (viết tắt KTTV) ghi lại mốc quan trọng biến đổi thời tiết, giúp cho quan chức ngành khí tượng thuỷ văn nghiên cứu biến đổi thời tiết từ dự báo tượng thời tiết nguy hiểm Nhờ đó, phịng chánh thiên tai bất ngờ thời tiết gây bão, lũ, lụt, hạn hán, sóng thần…Những kết quan trắc mây, mưa, gió bão, thuỷ triều…cịn có ý nghĩa đặc biệt nhiều ngành kinh tế quốc dân xây dựng, giao thông, thuỷ điện, nông nghiệp, y tế, mơi trường…Thậm chí, nước phát triển ngành thương mại, tài chính, bảo hiểm ngành quan tâm đến thay đổi thời tiết TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Sự ảnh hưởng khí hậu, thời tiết khơng bó hẹp phạm vi quốc gia hay khu vực mà nhiều ảnh hưởng đến kinh tế giới Ngồi ra, thơng tin tài liệu khí tượng thuỷ văn cũn phục vụ công tác nghiên cứu xây dựng chiến lược bảo vệ an ninh quốc phũng đất nước phục vụ cho sống hàng ngày nhân dân Xuất phát từ ý nghĩa tài liệu lưu trữ ngành khí tượng thuỷ văn, khẳng định rằng: Đây tài sản có giá trị Đảng, Nhà nước nhân dân ta Chính vây, việc bảo quản thống nhất, tổ chức khai thác sử dụng khối tài liệu quan trọng cần phải thực cách khoa học phục vụ cho trình phát triển đất nước Hiện nay, tài liệu khí tượng thuỷ văn lưu trữ Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn, lưu trữ chuyên ngành khí tượng thuỷ văn Trung tâm có nhiệm vụ thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng toàn tài liệu lưu trữ chuyên môn ngành Tuy nhiên, thực tế công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm nhiều hạn chế nên tài liệu lưu trữ chưa phát huy hết giá trị đích thực Việc nghiên cứu vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành khí tượng thuỷ văn giúp đưa biện pháp thiết thực để tổ chức sử dụng tốt tài liệu lưu trữ ngành Là giảng viên Trường Cán quản lý ngành Giao thông vận tải nghiên cứu vấn đề giúp hiểu sâu mặt lý luận thực tiễn công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Điều này, có ý nghĩa thiết thực công tác giảng dạy Với lý trên, chọn đề tài “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên môn bảo quản Trung tâm Khí tượng thuỷ văn Quốc gia- Bộ Tài nguyên Môi trường” làm đề tài luận văn thạc sĩ TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Mục tiêu đề tài Trong phạm vi luận văn, chúng tơi tìm hiểu chủ yếu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chuyên môn thuộc ngành Khí tượng thuỷ văn bảo quản Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn Thực đề tài, tập trung vào vấn đề sau đây: - Giới thiệu thành phần, đặc điểm giá trị tài liệu KTTV - Tìm hiểu khái quát tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khí tượng thuỷ văn bảo quản Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn - Đề xuất giải pháp nhằm giúp Trung tâm Tư liệu KTTV thực tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài lưu trữ ngành Phạm vi nghiên cứu Trong lưu trữ Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn có nhiều khâu nghiệp vụ quan trọng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khâu nghiệp vụ cuối cùng, có khả định đến vai trị lưu trữ Mặt khác, trình hoạt động ngành khí tượng thuỷ văn hình thành nhiều loại tài liệu khác tài liệu hành chính, tài liệu phim ảnh, tài liệu đồ, tài liệu điện tử…nhưng phạm vi luận văn không sâu nghiên cứu tất khâu nghiệp vụ liên quan đến loại hình tài liệu bảo quan Trung tâm mà tập trung chủ yếu vào nghiêu cứu: công tác tổ chức, sử dụng tài liệu chuyên mơn ngành khí tượng thuỷ văn Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn Đối tượng nghiên cứu Trong q trình thực luận văn, chúng tơi tập trung nghiên cứu hai đối tượng chính: - Hệ thống lý thuyết tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Khối tài liệu lưu trữ chun mơn ngành khí tượng thuỷ văn tình hình khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhiệm vụ quan trọng hàng đầu cơng tác lưu trữ Chính lẽ đó, vấn đề quan tâm nhiều tác giả nước thể dạng viết sách, báo, tạp chí đề tài khố luận tốt nghiệp, luận văn cao học liên quan đến vấn đề tổ chức khai thức sử dụng tài liệu Cụ thể sau: Trước hết vấn đề khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu nhà lưu trữ học nhiều nước giới công bố số sách như: “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xơ” nhóm tác giả G.A.Bêlốp, A.N.Lơghinơva, K.G.Michiáep, N.R.Prơkơphenkơ; “Lưu trữ Pháp” Cục Lưu trữ Cộng hồ Pháp… Ở Việt Nam, vấn đề nhiều tác giả nghiên cứu góc độ khác như: “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” (Vương Đình Quyền chủ biên); Các viết liên quan đến vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tạp chí Văn thư lưu trữ Ví dụ như: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thời kỳ đổi đất nước” tạp chí Lưu trữ số 01 năm 1994; viết “Một số suy nghĩ vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nước ta” tác giả Vũ Thị Phụng tạp chí Lưu trữ số 02 năm 1994; viết “Mấy ý kiến công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật thuỷ lợi”-Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1994 tác giả Vũ Văn Minh … Ngoài ra, số luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học học viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng đề cập đến vấn đề Cụ thể như: “Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương” (Luận văn thạc sĩ khoa học Học viên Hà Văn Huề năm 2002); “Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh Thái Nguyên” (Khoá luận tốt nghiệp Trần Thị Phương Thuý); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật cơng trình thuỷ lợi Lưu trữ Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn” (Luận văn thạc sĩ khoa học Nguyễn Thị Phương Huyền TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com năm 2007); “Tổ chức sử dụng tư liệu viện lịch sử Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử” (Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thuỳ Dương năm 2008); “Hồn thiện hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia I” (Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Hương năm 2008); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ Văn phòng Quốc hội thực trạng giải pháp” (Luận văn thạc sĩ khoa học Đặng Thị Thu Trang năm 2009); Kết hội thảo khoa học tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ như: Kỷ yếu hội nghị khoa học “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia” ngày 14 tháng 11 năm 2004; Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc” H, 2008 Những cơng trình nghiên cứu chủ yếu tập trung vào hướng sau đây: - Xây dựng sở khoa học cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu - Phân tích vai trị tài liệu lưu trữ tầm quan trọng việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu thiết thực quản lý, nghề nghiệp - Nghiên cứu thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, lĩnh vực cụ thể, từ phân tích hiệu việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực tiễn Trong trình thực đề tài, chúng tơi có tham khảo kế thừa nội dung mặt lý luận thực tiễn công tác lưu trữ bao gồm vấn đề phương pháp luận phương pháp tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu nhiều vấn đề khác cơng trình nghiên cứu Nhìn chung, khía cạnh mà đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận, luận văn thạc sĩ, viết tạp chí đề cập tương đối nhiều chi tiết vai trị cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Tuy nhiên, thực tế chưa có đề tài nghiên cứu tổ chức sử dụng tài liệu khí tượng thuỷ văn Vì vậy, với đề tài mong muốn đưa tranh tồn cảnh thực trạng cơng tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Thông báo tài liệu KTTV hình thức khai thác tài liệu Trung tâm thực không thường xuyên Trong thời gian tời Trung tâm cần tiếp tục tổ chức thường xuyên hình thức khai thác tài liệu Đối với việc thông báo tài liệu KTTV Trung tâm cần tận dụng tối đa mạng thông tin nội Trung tâm mạng Internet Trung tâm viết để thơng báo tài liệu KTTV theo chuyên đề, thông báo mục lục tài liệu KTTV, thông báo về, thành phần, nội dung, loại hình tài liệu KTTV Cách thức thơng báo, thơng báo phương tiện thơng tin đại chúng báo, tạp chí, đặc biệt thông báo mạng Internet Nếu Trung tâm thường xuyên thông báo tài liệu KTTV lên mạng Internet đối tượng tiếp cận với thông tin nhiều rộng rãi hơn, cần họ liên hệ với Trung tâm để khai thác tài liệu Đây hình thức phục vụ tài liệu phù hợp với điều kiện thực tế Trung tâm Tài liệu KTTV phù hợp với xu Về điều kiện thực hiện: Hiện nay, Trung tâm Tài liệu KTTV thiết lập trang Webside riêng mình; thực tế Trung tâm giới thiệu phần tài liệu KTTV trang Weside; Trung tâm xây dựng số sở liệu tài liệu KTTV, việc số hóa tài liệu KTTV thực Trung tâm Về phía độc giả: Hiện nay, việc khai thác thông tin mạng Internet xu chung độc giả, hàng ngày số lượng độc giả có nhu cầu khai thác loại thơng tin có thông tin tài liệu KTTV mạng Intrnet đông Bởi khai thác thông tin quan mạng tiện lợi, độc giả chủ động thời gian Thực thơng báo giới thiệu tài liệu KTTV lên mạng Intrnet theo hình thức cụ nhể như: 18 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com - Thường xuyên cập nhật văn quy định lưu trữ khai thác, sử dụng tài liệu KTTV lên mạng - Viết giới thiệu giá trị, ý nghĩa tài liệu KTTV - Giới thiệu loại hình tài liệu KTTV cách đưa số hình ảnh gốc tài liệu KTTV lên mạng - Giới thiêu mục lục tài liệu KTTV - Giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu KTTV theo loại tài liệu… Để độc giả có ý đến thông báo Trung tâm mạng Internet, Trung tâm tài liệu KTTV viết viết đăng báo, tạp chí, truyền hình… giới thiệu trang Webside Trung tâm thiết kế tờ rơi giới thiệu Weside Trung tâm trực tiếp gưỉ đến đối tượng có nhu cầu sử dụng tài liệu KTTV - Cung cấp thông tin qua Mạng Internet Nhờ phát triển không ngừng công nghệ tin học nhiều quan nối mạng Internet đưa thông tin lưu trữ lên mạng để phục vụ nhu cầu khai thác độc giả cách nhanh chóng, thuận tiện Điều đáp ứng kịp thời nhu cầu xã hội nói chung phù hợp với xu phát triển thời đại Thực tế cho thấy, nhu cầu khai thác tài liệu chuyên môn ngành KTTV ngày cao Đối tượng khai thác tài liệu KTTV ngày phong phú đa dạng, phần lớn doanh nghiệp Các doanh nghiệp thường có nhu cầu tài liệu KTTV cách nhanh chóng, kịp thời Do đó, cung cấp thơng tin qua mạng Internet hình thức phù hợp với đối tượng có nhu cầu khai thác tài liệu KTTV Hiện nay, Trung tâm Tư liệu KTTV xây dựng trang Webside mạng Internet giới thiệu cách khái quát chức năng, 19 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com nhiệm vụ, cấu tổ chức cac hoạt động Trung tâm Tuy nhiên, thông tin đưa lên mạng không thường xuyên nên hiệu sử dụng chưa cao Việc cung cấp thông tin qua mạng thực việc cung cấp thành phần số loại tài liệu mà chưa phục vụ cung cấp toàn thông tin cần thiết cho độc giả Cho nên, việc cung cấp thông tin qua mạng Internet Trung tâm Tư liệu KTTV cần tiếp tục thực sau: - Thơng báo cách tồn diện thông tin thành phần loại tài liệu KTTV lên mạng cách đưa mục lục tài liệu KTTV lên trang Webside Trung tâm Độc giả có nhu cầu tìm hiểu thơng tin khơng phải trả phí khai thác - Trung tâm Tư liệu KTTV tiếp tục hoàn thiện sở liệu loại tài liệu bảo quản Trung tâm để đưa lên mạng Internet Độc giả có nhu cầu khai thác số liệu KTTV cần phải trả lệ phí theo quy định Bộ Tài - Cung cấp số liệu KTTV thư điện tử… Công bố tài liệu KTTV: Đây hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều quan lưu trữ sử dụng có hiệu Trung tâm Tư liệu KTTV sử dụng hình thức phục phụ tài liệu để cung cấp cho độc giả tài liệu mà họ có nhu cầu Cơng bố tài liệu KTTV sử dụng nhiều hình thức khác cơng bố tồn văn công bố dạng xuất phẩm Trên hình thức sử dụng tài liệu KTTV mà Trung tâm Tư liệu KTTV cần áp dụng để phục vụ đối tượng có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Những hình thức cần thực cách thường xuyên đồng thời, để phục vụ đối tượng độc giả có điều kiện, đặc điểm khác 20 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 3.7 Hiện đại hố cơng tác tƣ liệu KTTV tạo điều kiện cho việc đại hố cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Trong lưu trữ khí tượng thuỷ văn khơng có tài liệu lưu trữ mà có tư liệu khác bảng, biểu xử lý từ tài liệu gốc, mẫu vật, tài liệu photo…Chính vậy, đại hố cơng tác tư liệu KTTV giải pháp cần đặt công tác lưu trữ tư liệu KTTV Đây giải pháp mang tính chất lâu dài Trung tâm, cần tiến hành theo bước có đổi cho phù hợp với cơng nghệ thời đại Hiện đại hố cơng tác tư liệu KTTV tức sử dụng công nghệ thông tin công tác thu thập, xử lý số liệu KTTV thay phương pháp thu thập, xử lý số liệu thủ công Nếu sử dụng công nghệ thông tin cơng tác tư liệu KTTV có nghĩa tất quy trình từ tiếp nhận số liệu trạm Trung tâm Tư liệu KTTV đến công tác xử lý số liệu KTTV phục vụ khai thác tài liệu thực máy tính Việc đại hố cơng tác tư liệu KTTV tạo điều kiện cho đại hố cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV Bởi vì, tài liệu KTTV xử lý theo cơng nghệ đại số liệu KTTV đưa lên máy tính xử lý quản lý, việc khai thác tài liệu thực hình thức đại cung cấp tài liệu qua mạng nội bộ, cung cấp trực tuyến số liệu KTTV qua mạng Internet… Nếu làm vậy, đối tượng phục vụ khai thác tài liệu KTTV rộng rãi phong phú hơn, hiệu khai thác tài liệu cao - Về lâu dài, muốn đại hố cơng tác tư liệu KTTV cần phải đại hố hệ thống cơng nghệ thu nhận, xử lý số liệu KTTV Đây hệ thống công nghệ thống toàn ngành, theo ba cấp: từ trạm quan trắc địa phương đến Đài khí tượng thuỷ văn khu vực, đến đơn vị 21 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com thuộc Trung tâm KTTV Quốc gia cuối Trung tâm Tư liệu KTTV Việc đại hố hệ thống cơng nghệ thu nhận, xử lý số liệu KTTV cần thực cụ thể sau: + Xây dựng mạng truyền nhận thông tin tư liệu KTTV: Mạng truyền nhận thông tin tài liệu KTTV nhằm thực mục tiêu thu nhận trực tuyền tài liệu KTTV từ trạm khí tượng phạm vi nước Muốn thực mục tiêu phải lập mạng thơng tin máy tính sở sử dụng máy chủ Trung ương, Đài khu vực máy tính trạm quan trắc Hệ thống máy tính phải kết nối với qua mạng điện thoại thông dụng Có vậy, thơng tin tài liệu KTTV trao đổi, truyền nhận cách trực tuyến, nhanh chóng từ trạm quan trắc đến đài vực đến quan Trung ương lưu trữ Trung tâm Tư liệu KTTV + Xây dựng hệ thống công nghệ xử lý số liệu điều tra KTTV môn: Hệ xử lý số liệu KT bề mặt Hệ xử lý số liệu KT xạ Hệ xử lý số liệu mưa Hệ xử lý số liệu KTTV vùng sông không ảnh hưởng thuỷ triều Hệ xử lý số liệu KTTV vùng sông ảnh hưởng thuỷ triều Hệ xử lý số liệu KT nông nghiệp Hệ xử lý số liệu KT cao không Hệ xử lý số liệu KT hải văn Hệ xử lý số liệu mơi trường khơng khí nước Hệ thống công nghệ xử lý số liệu KTTV nhằm xử lý tự động số liệu KTTV thay cho phương pháp xử lý số liệu thủ công, thô sơ Nếu xây dựng hệ thống công nghệ xử lý số liệu KTTV việc xử lý số liệu 22 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com nhanh chóng, xác tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ khai thác, sử dụng số liệu KTTV độc giả - Trước mắt Trung tâm Tư liệu KTTV cần hoàn thiện việc thiết lập ngân hàng liệu KTTV cách nhập số liệu từ sổ gốc vào máy vi tính xử lý theo quy định Quy phạm KTTV Cơ sở liệu KTTV bao gồm: Cơ sở liệu bề mặt Cơ sở liệu xạ Cơ sở liệu mưa Cơ sở liệu khí tượng cao khơng Cơ sở liệu KT nông nghiệp Cơ sở liệu KT hải văn Cơ sở liệu thuỷ văn vùng không ảnh hưởng thuỷ triều Cơ sở liệu vùng sông ảnh hưởng thuỷ triều Cơ sở liệu mơi trường khơng khí nước Cơ sở liệu điều tra, khảo sát KTTV Hiện đại hố cơng tác tư liệu KTTV trình phải thực theo giai đoạn với mục tiêu định Bởi lẽ, để thực giải pháp phụ thuộc vào nhiều yếu tố kinh phí phục vụ cho việc trang bị thiết bị đại, cơng nghệ đại; trình độ đội ngũ cán bộ; sở vật chất khác… Tóm lại, hồn thiện việc đại hố cơng tác tư liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu KTTV Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu KTTV có điều kiện để đại hố hình thức sử dụng tài liệu Như vậy, công tác phục vụ đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu thuận lợi hiệu 23 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com KẾT LUẬN Như vậy, luận văn trình bày tồn kết nghiên cứu đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên môn bảo quản Trung tâm KTTV Quốc gia- Bộ Tài nguyên Môi trường” Luận văn giải vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV Những kết chủ yếu thực luận văn là: Trước hết, chúng tơi nghiên cứu, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm KTTV quốc gia Trung tâm Tư liệu KTTV-cơ quan lưu trữ tài liệu chuyên ngành KTTV Qua đó, chúng tơi thấy Trung tâm KTTV Quốc gia quan nghiệp nhà nước Trực thuộc Bộ Tài Nguyên Môi trường thực chức giúp Bộ Tài nguyên Môi trường quản lý, khai thác mạng lưới khí tượng, thủy văn Quốc gia, quan trắc mơi trường khơng khí nước phục vụ phòng chống thiên tai, phát triển kinh tế- xã hội đảm bảo an ninh, quốc phòng phạm vi nước Trong qúa trình thực chức mình, quan trực thuộc trung tâm hình thành khối tài liệu lớn mang tính đặc thù ngành Khối tài liệu có vai trị, ý nghĩa vô quan trọng phát triển kinh tế, xã hội an ninh, quốc phòng đất nước Trong cấu tổ chức Trung tâm Khí tượng thuỷ văn Quốc gia, Trung tâm Tư liệu Khí tượng thuỷ văn đơn vị thực chức thu thập, lưu trữ, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu KTTV Trong giai đoạn nay, vai trị, vị trí Trung tâm Tư liệu KTTV xác định ngày quan trọng vậy, nhiệm vụ Trung tâm ngày nặng nề đặc biệt công tác tổ chức sử dụng tài liệu KTTV, nhiệm vụ trọng tâm 24 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Tiếp theo, nghiên cứu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu KTTV Đây khối tài liệu lớn đa dạng loại hình, phong phú nội dung Tài liệu mang nhiều nét đặc thù ngành KTTV Chính vậy, cơng tác tổ chức khoa học tổ chức sử dụng tài liệu KTTV có nhiều nét đặc thù khác biệt so với tài liệu khoa học công nghệ khác Trên sở nghiên cứu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu KTTV nghiên cứu giá trị tài liệu KTTV thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV Tài liệu KTTV có giá trị nhiều mặt, phục vụ cho công tác chuyên môn ngành, cho nhiều ngành kinh tế nước, phục vụ cho an ninh, quốc phòng sống hàng ngày nhân dân Về thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV, nghiên cứu sở thực tiễn cho công tác tổ chức sử dụng tài liệu KTTV thực trạng vấn đề thu thập bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu bảo quản tài liệu Những khâu nghiệp vụ mang nhiều nét riêng biệt phù hợp với đặc điểm tài liệu KTTV Về hình thức sử dụng tài liệu KTTV, Trung tâm Tư liệu KTTV tổ chức hình thức mang tính riêng biệt phù hợp với đặc điểm tài liệu KTTV hình thức ký hợp đồng dịch vụ cung cấp tài liệu Do tài liệu KTTV có vai trị vị trí quan trọng hoạt động kinh tế, an ninh quốc phòng nên đối tượng khai thác sử dụng phong phú bao gồm nhiều bộ, ngành, doanh nghiệp, viện nghiên cứu, trường đại học…Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu ngày cao Số lượng độc giả đến Trung tâm Tư liệu KTTV khai thác, sử dụng tư liêu KTTV ngày nhiều Sau nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu KTTV đưa đánh giá kết đạt 25 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com được, hạn chế, nguyên nhân hạn chế công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV Nhìn chung, tài liệu KTTV sử dụng vào nhiều mục đích khác nghiên cứu khoa học, dự báo thời tiết, cảnh báo tượng thời tiết nguy hiểm mưa, bão; thiết kế thi cơng cơng trình xây dựng, thuỷ điện, giao thơng, thuỷ lợi…; xây dựng kế hoạch bảo vệ an ninh quốc phịng…Tài liệu KTTV có ý nghĩa vơ quan trọng phát triển kinh tế bảo vệ tổ quốc Tuy nhiên, công tác tổ chức sử dụng tài liệu KTTV nhiều hạn chế nên tài liệu KTTV chưa phát huye hết giá trị đích thực Ngun nhân thiếu sở pháp lý; sở vật chất thiếu thốn, lạc hậu; cơng nghệ xử lý số liệu KTTV cịn lạc hậu; trình độ đội ngũ cán làm cơng tác lưu trữ từ liệu cịn non yếu; hình thức sử dụng tài liệu KTTV chưa phong phú; Từ nhận xét trên, đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng tài liệu kTTV là: Hồn thiện văn đạo công tác lưu trữ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV; nâng cao trình độ đội ngũ cán cơng chức làm cơng tác tài liệu KTTV; nâng cao nhận thức giá trị tài liệu KTTV; đại hố cơng tác tài liệu KTTV; đầu tư sở vật chất cho cơng tác tài liệu KTTV; đa dạng hố loại hình tổ chức sử dụng tài liệu KTTV Qua kết nghiên cứu trên, xác định công trình có đóng góp khía cạnh sau: - Đây cơng trình nghiên cứu cách tổng thể thành phần, nội dung đặc điểm nguồn tài liệu KTTV - Đây công trình đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu KTTV - Cơng trình đưa nhứng giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV Đây 26 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com giải pháp có tính ứng dụng cao giúp Trung tâm Tư liệu KTTV ứng dụng thực thực tế Mặc dù đạt kết định, song nghiên cứu kết ban đầu trước chưa có cơng trình nghiên cứu vấn đề này, tài liệu KTTV loại tài liệu mang tính đặc thù ngành địi hỏi phải có hiểu biết sâu sắc chun mơn Chính vậy, kết nghiên cứu không tránh khỏi hạn chế cần tiếp tục nghiên cứu sâu hoàn thiện vấn đề như: Ý nghĩa tài liệu KTTV ngành, lĩnh vực đời sống xã hội; Bảo quản tài liệu KTTV; Biện pháp hồn thiện việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin tổ chức sử dụng tài liệu KTTV… Mặc dù cịn hạn chế, song kết nghiên cứu nỗ lực chúng tơi, mong kết nghiên cứu sở để Trung tâm Tư liệu KTTV áp dụng thực tế nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu KTTV 27 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài Chính(2009), Thơng tư số 23/2009/TT-BTC ngày 05 tháng 02 năm 2009 Bộ Tài Chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý vá sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu khí tượng thuỷ văn, mơi trường nước khơng khí Bộ Tài Chính(2009), Quyết định số 562/QĐ-BTC ngày 20 tháng năm 2009 việc đính Thơng tư số 23/2009/TT-BTC ngày 05 tháng 02 năm 2009 Bộ Tài Chính Bộ Tài Chính (2004), Thơng tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường (2009), Thông tư số 07/2009/TT-BTNMT ngày 10 tháng năm 2009 quy định chi tiết số điều Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 14/9/2008 Chính Phủ việc thu thập, quản lý, khai thác, sử dụng liệu tài nguyên môi trường Bộ Tài nguyên Môi trường (2007), Quy phạm quan trắc Hải văn ven bờ, NXB Bản đồ, Hà Nội Bộ Tài nguyên Môi trường (2007), Quy phạm lưu trữ KTTV, NXB Bản đồ, Hà Nội Phan Đăng Chương (2008), Một số điều công tác tài liệu KTTV nhằm đáp ứng nhiệm vụ mới, giảng lớp tập huấn Quy phạn lưu trữ KTTV Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành số điều pháp lệnh lưu trữ quốc gia 28 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 10.Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Phát huy gía trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc, Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tê, H, 2008 11 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 12 Nguyễn Văn Hải (1990), Mơ hình khai thác tài ngun thiên nhiên khí tượng thuỷ văn phục vụ cho sản xuất hiệu việc sử dụng thông tin KTTV Đề tài khoa học, Thư viện Trung tâm KTTV quốc gia, Hà Nội 13 Nguyễn Thị Hương (2008), Hồn thiện hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, Khoá luận tốt nghiệp, Tài liệu Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng, Hà Nội 14 Hà Văn Huê (2002), Xác định số giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội 15 Nguyễn Phương Huyền (2007), Tổ chức, sử dụng tài liệu cơng trình thuỷ lợi- Bộ Nơng nghiệp phát triển nông thôn, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội 16 Thủ tướng Chính Phủ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 17 PGS,TS Vũ Thị Phụng (2008), Giá trị tài liệu lưu trữ trách nhiệm quan lưu trữ Việt Nam, Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc, Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội 18 Tổng Cục Khí tượng thuỷ văn (1993), Quy phạm quan trắc thám khơng, nhiệt gió hệ rađa Mecorit.2-RKZ5, NXB Bản đồ, Hà Nội 29 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 19 Tổng Cục Khí tượng thuỷ văn (1999), Quy phạm quan trắc gíó cao máy kinh vĩ quang học, NXB Bản đồ, Hà Nội 20 Tổng Cục khí tuợng thuỷ văn, (2002), Quy phạm quan trắc tổng lượng ôzôn xạ cực tím phổ kế, NXB Bản đồ, Hà Nội 21 Tổng Cục khí tượng thuỷ văn (2000), Quy phạm bảo dưỡng, bảo quản phương tiện đo khí tượng, NXB Bản đồ, Hà Nội 22 Tổng Cục khí tượng thuỷ văn (1999), Quy phạm quan trắc lưu lượng nước sông vùng ảnh hưởng thuỷ triều, NXB Bản đồ, Hà Nội 23 Tổng Cục khí tượng thuỷ văn (1991), Quy phạm quan trắc Bức xạ, NXB Bản đồ, Hà Nội 24 Tổng Cục Khí tượng thuỷ văn (2001), Quy phạm quan trắc mực nước nhiệt độ nước sơng, NXB Bản đồ, Hà Nội 25 Tổng Cục khí tượng thuỷ văn (1991), Quy phạm quan trắc khí tượng bề mặt, NXB Bản đồ, Hà Nội 26 Tổng Cục khí tượng thuỷ văn (2001), Quy phạm quan trắc khí tượng nông nghiệp, NXB Bản đồ, Hà Nội 27 PGS,TS Nguyễn Văn Thâm, ThS Ngiêm Kỳ Hồng (2001), Những văn đạo, hướng dẫn soạn thảo văn văn thư, lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 28 Nguyễn Thị Phương Thuý (2007), Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh Thái Nguyên, Khoá luận tốt nghiệp, Tài liệu Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng, Hà Nội 29 Trung tâm KTTV Quốc gia (2008), Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm KTTV Quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 08/QĐKTTVQG ngày 14/01/2009 30 Trung tâm KTTV Quốc gia (2008), Quyết định số 759/QĐ-KTTVQG ngày 27/10/2008 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 30 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 31 Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn (1998), Tập giàng công tác lưu trữ KTTV (dung cho lớp tập huấn công tác lưu trữ KTTV), Hà Nội 32 Trung tâm Tư liệu KTTV (2009), Quyết định số 10/QĐ-TTTL chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Trung tâm tài liệu KTTV 33 Trung tâm Tư liệu KTTV (2009), Quyết định số 11/QĐ-TTLT chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Chỉnh lý tài liệu KTTV 34 Trung tâm Tư liệu KTTV (2009), Quyết định số 14/ QĐ-TTLT chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Tư vấn Khai thác Tài liệu KTTV 35 Trung tâm Tư liệu KTTV (2009), Quyết định số 15/ QĐ-TTLT ngày 15/10/2009 chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phịng cơng nghệ thơng tin 36.Trung tâm Tư liệu KTTV (2009), Quyết định số 12/QĐ-TTLT chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng bảo quản tài liệu KTTV 37 Uỷ ban thường vụ quốc hội (2001), Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia chủ tịch nước công bố ngày 15/4/2001 38 Wepside: www.hymetdata.gov.vn 31 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ Trung tâm KTTV Quốc gia Phụ lục 2: Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Tƣ liệu KTTV Phụ lục 3: Phiếu yêu cầu phục vụ tƣ liệu KTTV Phụ lục 4: Giấy xin cấp số liệu KTTV, giấy xin photo tài liệu KTTV Phụ lục 5: Hợp đồng cung cấp khai thác, sử dụng tài liệu KTTV Phụ lục 6: Các bảng thống kê phục vụ khai thác tài liệu KTTV Phụ lục Danh sách đài KTTV khu vực tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng Phụ lục Một số mẫu loại hình tài liệu KTTV 32 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ... TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THUỶ VĂN 2.1 Thực trạng tài liệu Trung tâm Tư liệu KTTV Để công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ... nhóm sau: Tài liệu khí tượng bề mặt Tài liệu xạ Tài liệu khí tượng nơng nghiệp Tài liệu khí tượng cao khơng Tài liệu khí tượng hải văn Tài liệu mơi trường khơng khí nước Tài liệu thuỷ văn vùng... thuộc Trung Tâm khí tượng Thủy văn Quốc gia, Bộ Tài ngun Mơi trường có chức thu nhận, quản lý, khai thác sử dụng tài liệu khí tượng bề mặt, khí tượng nơng nghiệp, khí tượng cao khơng, khí tượng