Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc

Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT 4

LỜI NÓI ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC 8

1 Tổng quát về vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp 8

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán Vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp: .8

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của Vốn bằng tiền: 8

1.1.1.1 Khái niệm: 8

1.1.1.2 Đặc điểm vốn bằng tiền: 8

1.1.2 Yêu cầu quản lý Vốn bằng tiền: 9

1.1.3 Nhiệm vụ của Kế toán Vốn bằng tiền: 9

1.2 Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp: 10

1.2.1 Nguyên tắc hạch toán Vốn bằng tiền: 10

1.2.2 Kế toán tiền mặt tại Quỹ: 10

1.2.2.1 Nguyên tắc hạch toán: 11

1.2.2.2 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ: 11

1.2.2.3 Tài khoản sử dụng: 12

1.2.2.4 Trình tự kế toán: 14

1.2.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng 15

1.2.3.1 Nguyên tắc hạch toán: 15

1.2.3.2 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ: 16

1.2.3.3 Tài khoản sử dụng: 16

1.2.3.4 Trình tự kế toán: 18

1.2.4 Hạch toán tiền đang chuyển 19

1.2.4.1 Chứng từ sử dụng 19

1.2.4.2 Tài khoản sử dụng 19

1.2.4.3 Trình tự kế toán 20

1.2.5 Kế toán các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ: 20

1.2.5.1 Nguyên tắc hạch toán: 20

1.2.5.2 Tài khoản sử dụng: 21

1.2.5.3 Trình tự kế toán: 23

1.3 Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền: 24

1.3.1 Hệ thống sổ kế toán: 24

1.3.1.1 Hình thức Nhật ký - Sổ cái: 25

1.3.1.2 Hình thức Chứng từ ghi sổ: 26

SƠ ĐỒ 06: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN 27

THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 27

1.3.1.3 Hình thức Nhật ký chung: 27

SƠ ĐỒ 07: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN 28

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG 28

1.3.1.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính: 29

SƠ ĐỒ 08: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH 29

1.3.2 Báo cáo kế toán: 30

1.3.2.1 Báo cáo bắt buộc: 30

1.3.2.2 Báo cáo không bắt buộc mà khuyến khích lập: 30

2 Đặc điểm và tổ chức vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc 30

2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc 30

2.2 Tổ chức quản lý Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC 33

2.1 Thủ tục chứng từ 33

2.2 Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc 34

2.2.1 Kế toán tiền mặt: 34

2.2.1.1 Chế độ quản lý tiền mặt tại quỹ: 34

2.2.1.2 Chứng từ sổ sách kế toán sử dụng: 35

2.2.1.3 Thủ tục thu, chi lập chứng từ kế toán 35

2.2.1.4 Quy trình kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Hoàng Quốc: .37 BIỂU 2.1: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 38

BIỂU SỐ 2.2: PHIẾU THU 39

BIỂU SỐ 2.4: SỔ QUỸ TIỀN MẶT 48

2.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng 50

2.2.2.1 Quy định về kế toán tiền gửi ngân hàng: 50

2.2.2.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền gửi ngân hàng: 51

2.2.2.3 Chứng từ, sổ sách sử dụng: 51

2.2.2.4 Tình hình thực tế về kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Hoàng Quốc 52

2.2.3 Đối chiếu và điều chỉnh số sách 64

2.2.3.1 Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiền mặt tại quỹ 64

2.2.3.2 Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh TGNH: .66

NHẬT KÝ SỔ CÁI NĂM 2010 68

2.3 Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc 70

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC 80

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty và

phương hướng hoàn thiện 80

3.1.1 Ưu điểm: 80

3.1.2 Nhược điểm: 82

3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc 82

KẾT LUẬN 86

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC 88

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 89

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 90

DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hìnhthành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nhưthực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình Trong điều kiện hiện nayphạm vị hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà

đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới Do đó,quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng vàquản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tínhtoán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo

quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong công tác

kế toán của doanh nghiệp chia ra nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng giữachỳng cú mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự

có hiệu quả cao Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗihiện tượng, mỗi quá trình: Vốn và nguồn, tăng và giảm……Mỗi thông tin thuđược là kết quả của quá trình có tính hai mặt: thông tin và kiểm tra Do đó,việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủnhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồnthu và sự chi tiêu trong tương lai như thế nào Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tracác chứng từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biếtđược hiệu quả kinh tế của đơn vị mình

Thực tế ở nước ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặcbiệt là doanh nghiệp nhà nước, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốnbằng tiền nói riêng còn rất thấp, chưa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sửdụng chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vụ sản xuất kinh doanh, côngtác hạch toán bị buông lỏng kéo dài

Xuất phát từ nhưng vấn đề trên và thông qua thời gian thực tập em xin

chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện kế toán vốn

bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc”.

Vì thời gian thực tập ngắn và khả năng, kiến thức còn hạn hẹp nên bàiviết của em chắc chắn không tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được ýkiến đóng góp sửa chữa của các thầy cô và cán bộ kế toán Công ty TNHH đểbài viết này thực sự có ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn.

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo hướng dẫn:Thạc sĩ Nguyễn Thị Mai Chi và các cán bộ kế toán Công ty TNHH HoàngQuốc đã tận tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu giúp em hoàn thiện bài báocáo tốt nghiệp này

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN

TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC.

1 Tổng quát về vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp.

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán Vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp:

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của Vốn bằng tiền:

1.1.1.1 Khái niệm:

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bánhàng và trong các quan hệ thanh toán

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:

- Tiền mặt tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khíquý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụnhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.

- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khíquý đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tạiNgân hàng

- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoànthành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động

từ trạng thái này sang trạng thái khác

1.1.1.2 Đặc điểm vốn bằng tiền:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng đểđáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắmvật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặcthu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏidoanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luânchuyển cao nờn nó là đối tượng của sự gian lận và tham ô Vì thế trong quátrình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sựtham ô hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiềncần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhànước Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàngngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đãthoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngaycho Ngân hàng Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừađược sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanhnghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quảcủa việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằngtiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn

bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và tham

ô Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệvốn bằng tiền khỏi sự tham ô hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc

sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệthống nhất của Nhà nước Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng

để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp vàNgân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàngphải nộp ngay cho Ngân hàng

1.1.2 Yêu cầu quản lý Vốn bằng tiền:

Với sự thay đổi, đổi mới của cơ chế quản lý và tự chủ của tài chính nhưhiện nay thì trong hoạt động sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền có phần quantrọng thúc đẩy kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao

Vốn bằng tiền là bộ phận lớn của vốn lưu động phản ánh khả năngthanh toán ngay của Công ty để tạo điều kiện cạnh tranh tốt

Nhưng vốn bằng tiền hay bị tham ô mất mát nên đòi hỏi khâu quản lýchặt chẽ trong cả quá trình luân chuyển

Hiện nay thanh toán qua ngân hàng đã đáp ứng được yêu cầu của sảnxuất kinh doanh, không những thế mà còn tiết kiệm vốn bằng tiền mà còntăng thu nhập, do lãi xuất, góp phần quay nhanh vòng vốn lưu động

Giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành quiđịnh quản lý ngoại tệ phải phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình hiện

có tăng giảm trong kỳ góp vốn Quản lý tốt vốn bằng tiền kế toán phải thựchiện tốt những ý kiến sau:

- Kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt

- Giám sát việc chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền và chế độthanh toán không dùng tiền mặt

1.1.3 Nhiệm vụ của Kế toán Vốn bằng tiền:

- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có củatừng loại vốn bằng tiền.

- Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt,

kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng

- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểmtra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt

- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm

kê kịp thời

1.2 Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp:

1.2.1 Nguyên tắc hạch toán Vốn bằng tiền:

- Kế toán vốn bằng tiền sử dụng 1 đơn vị tiền tệ thống nhất là đồngViệt Nam

- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng ViệtNam” theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập Báo cáo tài chính Đồngthời phải mở sổ theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đú trờn TK 007

“Ngoại tệ các loại”

- Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền

tệ tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dõichi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại

- Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng bạc, kimkhí quý, đá quý theo tỷ giá do Ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm đó

để có được giá trị thực tế và chính xác

Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trờn thỡ hạch toán vốnbằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trongviệc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao

1.2.2 Kế toán tiền mặt tại Quỹ:

Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) củadoanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khíquý, tín phiếu và ngân phiếu.

- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từnhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận,người giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từhạch toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đínhkèm

- Kế toán tiền mặt của doanh nghiệp có trách nhiệm mở sổ và giữ sổquỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu,ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thờiđiểm Riêng vàng, bạc, kim khí qỳy, đá quý nhận ký cược phải theo dõi riờngtrờn một sổ hoặc trên một phần sổ

- Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện cácnghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tạiquỹ Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế vàtiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên

nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặcthiếu hụt.

1.2.2.2 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:

Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệmthực hiện Thủ quỹ không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hoá, tiếp liệu,hoặc không được kiêm nhiệm công tác kế toán Tất cả các khoản thu, chi tiềnmặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của Kế toántrưởng và Thủ trưởng đơn vị Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ giữ lạicác chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được lập thành 2liên, một liên lưu tại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo cácchứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúngvới số dư cuối ngày trên sổ quỹ

Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản

111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khỏc kốm vào phiếu thu hoặcphiếu chi như : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơnbán hàng, biên lai thu tiền

Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép,phản ánh vào các sổ kế toán liên quan bao gồm:

nhập quỹ;

+ Số tiền mặt, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở quỹ phát hiệnthừa khi kiểm kê;

+ Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối ký

kế toán năm (đối với tiền mặt ngoại tệ)

+ Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối

kỳ kế toán năm (đối với tiền mặt ngoại tệ)

- Dư nợ : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khíquý, đá quý hiện còn tồn quỹ tiền mặt

Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2

- Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, thừa ,thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt

- Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷgiá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng ViệtNam

- Tài khoản 1113 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh giá trịvàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK

112, TK 113, TK 331, TK 133…

1.2.2.4 Trình tự kế toán:

1.2.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng

Tiền gửi ngân hàng là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng,kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, các loạingoại tệ, vàng bạc đá quý…

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanhnghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu quaNgân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừachấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán

Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt,toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoảthuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngânhàng Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền ViệtNam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trờn cỏc tài khoản tiền gửichính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiềnmặt như tiền lưu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng

Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặtchẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi Theo chế độ quản lýtiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanhnghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp vớiNgân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng Các khoản tiền củadoanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc,kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùngcho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, séc bảochi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng Để chấp hành tốt kỷ luậtthanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và

số dư của từng loại tiền gửi

1.2.3.1 Nguyên tắc hạch toán:

- Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉđược phép phát hành trong phạm vi số dư tiền gửi của mình Nếu phát hànhquá số dư là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theochế độ quy định Chính vì vậy, kế toán trưởng phải thường xuyên phản ánhđược số dư tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán.

- Khi nhận được các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểmtra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo Trường hợp có sự chênh lệchgiữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với sốliệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngânhàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối kỳ vẫn chưaxác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bảnsao kê của Ngân hàng Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “phảithu khỏc” (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng) hoặc ghivào bên Có TK 338 “phải trả, phải nộp khỏc” (3388) (nếu số liệu của kế toánnhỏ hơn số liệu của ngân hàng) Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu,xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ

- Trường hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kếtoán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểmtra đối chiếu

- Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu,chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán kế toánphải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửinói trên

1.2.3.2 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:

- Các giấy báo Cú, bỏo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng

- Các chứng từ khỏc: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷnhiệm thu

1.2.3.3 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng Tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng” để phản ánh tìnhhình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp, TK 112

có kết cấu như sau:

Bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc… đã gửi vào

ngân hàng và chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửingoại tệ cuối kỳ

Bên Có: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc… rút ra từ ngân

hàng và chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệcuối kỳ

Số dư bên Nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc… hiện còn gửi ở

các ngân hàng

Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2:

- TK 1121 - Tiền Việt Nam : Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiệnđang gửi tại ngân hàng bằng Đồng Việt Nam

+ TK 1122 - Ngoại tệ : Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đanggửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam

+ TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng,bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng

1.2.3.4 Trình tự kế toán:

1.2.4 Hạch toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là khoản tiền mặt, tiền séc đó xuất khỏi quỹ củadoanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi vào Bưu điện

để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có của Ngân hàng

Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyểntrong các trường hợp sau:

- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng

- Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho Kho bạc Nhà nước

1.2.4.1 Chứng từ sử dụng

3 - Phiếu chi, Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc, giấy báo có, thôngbáo của

Ngân hàng, bưu điện,…

- Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc cỏc loại, uỷ nhiệm chi, uỷnhiệm thu

1.2.4.2 Tài khoản sử dụng

Để theo dõi các khoản tiền đang chuyển, kế toán sử dụng Tài khoản

113 – Tiền đang chuyển Kết cấu của tài khoản này như sau:

Bên nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc đó nộp vào Ngân hàng,

gửi qua bưu điện và số chênh lệch tăng tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ do đánh giá lại

Bên Có: Số kết chuyển vào TK 112 hoặc các tài khoản liên quan và số

chênh

lệch giảm tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ do đánh giá lại số dư ngoại tệ

Số dư bên nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển

Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển được mở 2 tài khoản cấp 2:

- TK1131 - “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiềnViệt Nam

- TK 1132 - “Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ.1.2.4.3 Trình tự kế toán

1.2.5 Kế toán các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ:

1.2.5.1 Nguyên tắc hạch toán:

- Các khoản mục phi tiền tệ (Doanh thu, chi phí, tài sản) khi cú cỏcnghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi sổ theo Tỷ giá giao dịch (tỷ giáthanh toán của giao dịch hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại

tệ liên ngân hàng)

- Với các khoản mục tiền tệ (vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả)+ Khi cú cỏc nghiệp vụ làm tăng vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trảphải ghi sổ theo tỷ giá giao dịch

+ Khi cú cỏc nghiệp vụ làm giảm vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phảitrả phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá ghi sổ (được tính theo các phương phápnhập trước – xuất trước, nhập sau – xuất trước, bình quân, đích danh)

- Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ hạch toán vào:

+ TK 515 (chênh lệch có lợi) hoặc TK 635 (chênh lệch bất lợi) (Doanhnghiệp đang trong giai đoạn sản xuất kinh doanh)

+ TK 413(2) nếu doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu tư xây dựng

cơ bản chưa đi vào hoạt động

- Cuối niên độ kế toán phải:

+ Đánh giá lại số dư của các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợphải trả bằng ngoại tệ theo tỷ giá ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm

đó, chênh lệch tỷ giá của nghiệp vụ này được hạch toán vào TK 413 (4131 –giai đoạn sản xuất kinh doanh, 4132 – giai đoạn đầu tư xây dung cơ bản)

+ Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái (phần hạch toán trên TK 413)

Với doanh nghiệp đang trong giai đoạn sản xuất kinh doanh, chênh lệch

tỷ giá hối đoái trên TK 413(1) được xử lý vào doanh thu hoạt động tài chính(chênh lệch có lợi), chi phí hoạt động tài chính (chênh lệch bất lợi)

Với doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản chưa đivào hoạt động chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và đánh giá lại số

dư cuối niên độ kế toán được luỹ kế trên TK 413(2) cho tới khi công trìnhhoàn thành, bàn giao đi vào sử dụng thỡ tớnh ngay hoặc phân bổ vào doanhthu hoạt động tài chính và chi phí hoạt động tài chính tối đa là 5 năm

- Trường hợp mua bán ngoại tệ bằng VNĐ thì quy đổi theo tỷ giá thực

tế mua, bán

1.2.5.2 Tài khoản sử dụng:

TK 111(2), TK 112(2), TK 413 – CLTGHĐ, TK 515, TK 635, TK 007– ngoại tệ các loại…

- TK 413: Dùng để phản ánh chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dưcuối niên độ kế toán, chênh lệch tỷ giá hối đoái hoạt động đầu tư xây dung cơbản (trước khi đi vào hoạt động) và xử lý chênh lệch tỷ giá.

+ Kết cấu:

TK 413 – CLTGHĐ CLTG bất lợi

Xử lý CL có lợi

CLTG có lợi

Xử lý CL bất lợi

Số dư nợ: CLTG bất lợi chưa xử lý

Số dư có: CLTG có lợi chưa xử lý

TK 4131 – CL TGHĐ do đánh giá lại cuối năm TC

+ TK 413 có 2 TK cấp 2 TK 4132 – CLTGHĐ giai đoạn đầu tư XDCB

- TK 007 – Ngoại tệ các loại: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hìnhbiến động của ngoại tệ ở doanh nghiệp theo nguyên tệ

+ Kết cấu:

TK 007 – Ngoại tệ các loại

Số dư nợ: ngoại tệ hiện có

1.2.5.3 Trình tự kế toán:

1.3 Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền:

Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lượngcác mẫu

sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ, mốiquan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kếtoán

Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợpvới doanh

nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau:

- Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớnhay nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít

- Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý

- Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán

- Điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán

Hiện nay, theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC có 3 hình thức kế toán sau:

- Nhật ký- sổ cái

- Nhật ký chung

- Chứng từ ghi sổ.

- Kế toán trên máy vi tính

Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tácdụng trong những điều kiện thích hợp

1.3.1.1 Hình thức Nhật ký - Sổ cái:

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái là: cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian vàtheo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất lànhật ký - sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký - sổ cái là các chứng từ gốchoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc

Hình thức nhật ký sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép và khôngđòi hỏi trình độ chuyên môn cao nhưng chỉ thích hợp đối với các doanhnghiệp nhỏ, ít tài khoản kế toán

Kế toán sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:

Sổ, thẻ

kế toánchi tiết

Bảngtổng hợpchi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

-Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

-Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc

áp dụng máy tính Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều do chứng từ ghi

sổ phải lập nhiều, số lượng công tác kế toán ghi chép nhiều nên việc lập báocáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công

Kế toán sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ

Sổ cái: TK111, TK112, TK 113, TK 131

Sổ chi tiết: TK 111, TK 112, TK 113, TK 331

SƠ ĐỒ 06: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi định kỳ hoặc cuối thángĐối chiếu

1.3.1.3 Hình thức Nhật ký chung:

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thờigian phát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trờncỏc nhật ký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh

Sổ cái tài khoản

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng

Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệpnào Ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính Nhưng việckiểm tra đối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thểkhông được cung cấp kịp thời

Kế toán sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung: Sổ ghi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng

- Sổ Nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, nhật ký tiền gửi ngânhàng

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Nhật ký đặc biệt

1.3.1.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính:

(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi

sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vitính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhậpvào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kếtoán chi tiết liên quan

(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thựchiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếugiữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảmbảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kếtoán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chínhsau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in

ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về

sổ kế toán ghi bằng tay

SƠ ĐỒ 08: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ

TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP

CHỨNG TỪ KẾ

TOÁN CÙNG LOẠI

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối n In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

1.3.2 Báo cáo kế toán:

Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm: 1.3.2.1 Báo cáo bắt buộc:

- Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B 01 - DNN

- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN

Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động sảnxuất, kinh doanh, các doanh nghiệp có thể lập thờm cỏc báo cáo tài chính chitiết khác

2 Đặc điểm và tổ chức vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.

2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản suất kinh doanh của doanhnghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bánhàng và trong các quan hệ thanh toán

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng đểđáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắmvật tư, hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặcthu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏidoanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luânchuyển cao nờn nó là đối tượng của sự gian lận và tham ô Vì thế trong quátrình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sựtham ô hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiềncần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhànước Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ dùng để chi tiêu không được vượt quá mứctồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thươngmại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.

Trong điều kiện hiện nay của nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chếthị trường thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằngtiền nói riêng có ý nghĩa rất quan trọng Nó quyết định đến kết quả sản xuấtkinh doanh và sự tồn tại của Công ty

Để tiến hành sản xuất và kinh doanh, Công ty luôn phải có vốn nhấtđịnh Ngoài vốn cố định Công ty còn phải có một số vốn lưu động đủ để tiếnhành sản xuất kinh doanh Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quantrọng Bởi trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty phải thường xuyên

sử dụng các loại vốn bằng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán giữa Công tyvới các đối tượng trong mối quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa, cung cấp lao

vụ, dịch vụ, các khoản thuế phải nộp, tiền lương, bảo hiểm xã hội, về thanhtoán trong nội bộ Công ty và các khoản chi phớ khỏc bằng tiền

Nhiệm vụ cơ bản của kế toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền phải phảnánh kịp thời, chính xác, đầy đủ sự vận động của vốn bằng tiền thực hiện kiểm

tra đối chiếu thường xuyên số liệu hiện có, tình hình thu chi các khoản vốnbằng tiền ở quỹ Công ty, các tài khoản tiền gửi tại các ngân hàng.

Vốn bằng tiền ở Công ty bao gồm:

- Tiền mặt tại quỹ Công ty (TK111)

- Các khoản tiền gửi ngân hàng (TK112)

+ TK11211: Chi tiết Tiền gửi ngân hàng Techcombank

+ TK 11212: Chi tiết Tiền gửi ngân hàng TMCP Quân đội

Hiện nay Công ty không sử dụng các loại tiền đang chuyển

Công ty sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để ghi

sổ kế toán

Nếu trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty có sử dụng ngoại tệthì đều được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá tạm tính rồi điều chỉnhtheo tỷ giá hiện hành

Số chênh lệch giữa tỷ giá tạm tính và tỷ giá ghi sổ được phản ánh vàotài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ” kế toán phải theo dõi chi tết từngloại ngoại tệ trên TK007 “ Ngoại tệ các loại”

Công ty không sử dụng vàng bạc, đá quý

2.2 Tổ chức quản lý Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.

Vốn bằng tiền là loại vốn được xác định có nhiều ưu điểm nhưng đây cũng là lĩnh vực mà kế toán thường mắc thiếu sót và để xảy ra tiêu cực cho nên cần phải tổ chức quản lý chặt chẽ và có hiệu quả loại vốn này Chính vì vậy mà lãnh đạo công ty đã đề ra các quy chế quy định công tác quản lý vốn bằng tiền cụ thể như sau:

+ Các khoản thu chi tiền mặt qua quỹ của công ty đều phải được chứngminh bằng các chứng từ phê duyệt Các chứng từ bao gồm: Phiếu thu, Phiếuchi Thủ quỹ có trách nhiệm lưu giữ một bản chính của các chứng từ nêu trên

+ Sổ quỹ tiền mặt do kế toán vốn bằng tiền quản lý và thủ quỹ đồngthời cũng vào sổ quỹ tiền mặt song song với kế toán vốn bằng tiền, phải cậpnhật, đối chiếu và tính số tồn quỹ hàng ngày Mọi khoản thu, chi tiền mặt đềuphải được ghi trong sổ quỹ tiền mặt.

+ Phiếu chi tiền mặt phải được kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận vàđược Giám đốc hoặc Phó giám đốc được uỷ quyền ký duyệt

+ Các chứng từ thanh toán đính kèm theo phiếu thu, phiếu chi phải hợppháp, hợp lệ và được kế toán trưởng kiểm tra trước khi lập phiếu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG

TY TNHH HOÀNG QUỐC 2.1 Thủ tục chứng từ

Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ

và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong Công ty, là căn

cứ để ghi sổ kế toán

Quá trình luân chuyển chứng từ trong Công ty bao gồm cỏc khõu sau:

- Chứng từ phát sinh trước khi đến phòng kế toán gồm:

+ Phiếu thu+ Phiếu chi+ Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán+ Giấy đề nghị tạm ứng

+ Các văn bản đã được duyệt về chi trả, thanh toán khỏc kốm cỏcchứng từ hóa đơn liên quan

Kế toán vào sổ chi tiết và vào sổ Nhật

ký - Sổ cái

Lưu chứng từ

- Kiểm tra và thực hiện phần hành:

Kế toán tổng hợp sau khi nhận được các chứng từ trên sẽ tiến hànhkiểm tra chứng từ và giao cho kế toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền Căn

cứ vào chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi… rồi trìnhlên kế toán trưởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt

Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toánchi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp Cuối tháng kế toántổng hợp đối chiếu với Nhật ký – Sổ cái rồi trình tài liệu này cho kế toántrưởng ký duyệt

- Tập hợp lưu trữ chứng từ:

Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập sổ Nhật ký – Sổcái và sổ kế toán chi tết sẽ được lưu một bản trong hồ sơ lưu trữ chứng từ gốc,một bản khác được đóng lại thành quyển và lưu giữ kèm với sổ kế toán chitiết

Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ Khi hết thời hạn lưu trữ sẽđược bộ phận lưu trữ đưa ra hủy

2.2 Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc

2.2.1 Kế toán tiền mặt:

2.2.1.1 Chế độ quản lý tiền mặt tại quỹ:

Công ty gửi lại một khoản tiền nhất định theo quy định chỉ thực hiệncác công việc thanh toán bằng tiền mặt tại Công ty và được quản lý hàng ngàybằng thủ quỹ Công ty

- Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi giữ gìn bảo quản tiền mặt do thủquỹ chịu trách nhiệm thực hiện giữ quỹ, thủ quỹ không được nhờ người làmthay mình Khi cần thiết phải ủy quyền cho ai làm thay thì phải có quyết địnhcủa Giám đốc bằng văn bản

- Tiền mặt quỹ của Công ty phải được bảo quản trong kột, hũm sắt đủđiều kiện an toàn chống mất cắp mất trộm, phũng chỏy.

- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc hợp lệ thu hoặcchi giữ lại các chứng từ có liên quan có chữ ký của người nhận tiền, cuối ngàycăn cứ vào chứng từ thu, chi thủ quỹ tiến hành đối chiếu lại chứng từ với sốliệu trong sổ quỹ và số tiền tồn thực tế ở trong két sắt của Công ty

2.2.1.2 Chứng từ sổ sách kế toán sử dụng:

- Để phục vụ cho việc thu chi hàng ngày cũng như thuận tiện cho việcthanh toán các khoản phải trả kế toán sử dụng TK 111 để theo dõi thu chi củaCông ty Sau mỗi ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi của Công ty thì thủ quỹghi vào sổ Quỹ tiền mặt

- Chứng từ kế toán là những vật mang tin về các nghiệp vụ kinh tế phátsinh tài chính và chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực hiệnhoàn thành Chứng từ, sổ sách sử dụng:

- Phiếu thu – Mẫu 01 – TT

- Phiếu chi – Mẫu 02 – TT

- Phiếu thu: Biểu hiện số tiền thu do bán hàng hóa sản phẩm hoặc docác khoản thu khác Phản ánh được nội dung thu tiền cho Công ty

+ Nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹtiền ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan mọi khoản tiền mặt.

+ Phiếu thu phải đóng thành quyển dùng trong 01 năm trong quá trìnhlập phiếu mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của phiếu thu Số phiếuthu phải ghi liên tục trong kỳ, không được nhảy số phải ghi rõ ngày, thángnăm lập phiếu thu tiền ghi rõ họ tên địa chỉ cho người nộp tiền Ghi rõ sạch

sẽ, không tẩy và sửa chữa

+ Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than) viết sau khi ghiđầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trưởngduyệt rồi chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập xuất quỹ

a Liên 1: Lưu ở kế toán làm căn cứ ghi sổ

b Liên 2: Giao cho người nộp

c Liên 3: Giao cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ

* Chi tiền:

Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán các khoản nợ hay các khoản phíphục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty thì kế toán căn cứ vào cácchứng từ như hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán đã được ký duyệt….thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi phần tiền sau khi có đầy đủ chữ ký kếtoán trưởn và của Giám đốc Công ty Người nhận tiền sau khi đã nhận đủ tiềnphải ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi rồi thủ quỹ mới đóng dấu đã chi vàophiếu Căn cứ vào số tiền thực chi, thủ quỹ ghi vào sổ qũy, và đến cuối ngàythì chuyển cho kế toán vốn bằng tiền để ghi sổ

- Phiếu chi: biểu hiện số tiền phải chi ra mua vật tư, hàng hóa và cácmục đích khác

+ Phiếu chi phải được đóng thành quyển và ghi số từng tờ, từng quyển

sổ phải ghi liên tục không nhảy số, phải ghi đầy đủ chi tiêu ghi rõ sạch sẽkhông tẩy sửa chữa

+ Phiếu chi lập thành 02 liên (đặt giấy than) viết 01 lần và chỉ sau khi

đã đủ chữ ký của Giám đốc Công ty thủ quỹ mới được xuất quỹ

a Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu

b Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển kế toán cùng vớichứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán

Việc thanh toán mọi khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh của Công

ty phải tuân thủ quy định về chứng từ thanh toán theo quy định của Bộ tàichính Cụ thể như sau:

- Những trường hợp phải chi các khoản không có hóa đơn tài chínhnhư: thuê cá nhân, chi hoa hồng mơi giới… người giao nhiệm vụ chi tiêu phảilập báo cáo về số tiền chi có xác nhận của Trưởng phòng trực tiếp quản lý vàđược Giám đốc duyệt chi

- Các chứng từ mua hàng của cá đơn vị (kể cả trường hợp chưa trả tiềncho các đơn vị bán) phải chuyển cho kế toán trưởng trước ngày 01 tháng sau

để phục vụ việc báo thuế tháng trước

2.2.1.4 Quy trình kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Hoàng Quốc:

Trong Công ty hàng ngày phát sinh rất nhiều các khoản thu, chi bằngtiền mặt nhưng trong khuôn khổ của báo cáo này em chỉ xin được trích một sốcác nghiệp vụ tăng, giảm quỹ tiền mặt của Công ty tháng 12/2010, cựng cỏcchứng từ kế toán, cách hạch toán và các số liệu trong các sổ kế toán của kếtoán tiền mặt mà em đã tập hợp được trong quá trình thực tập tại Công ty

Tháng 12/2010, trích một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng, giảmquỹ tiền mặt tại Công ty như sau:

* Kế toán thu tiền mặt:

(1) Phiếu thu 519, ngày 16/12/2010: Xuất bán phần mềm nâng cấpDasylab cho Viện tên lửa, số tiền: 24.000.000đ Khách hàng đã thanh toánbằng tiền mặt

Dựa trên hợp đồng đầu ra số 194/HQ-VTL

BIỂU 2.1: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Nội bộ Ngày 16 tháng 12 năm 2010

Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

KG/2010 B0021215

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Quốc

Địa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội

Số tài khoản:

Điện thoại: MS: 0100281428

Họ tên người mua:

Tên đơn vị: Phòng thí nghiệm khí động – Động lực Viện tên lửa

Địa chỉ: Số 17 Phố Hoàng Sâm, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội

Cộng tiền hàng: 24.000.000đ Thuế suất GTGT: \ % Tiền thuế GTGT: \ Tổng cộng tiền thanh toán: 24.000.000đ

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tư triệu đồng chẵn /.

Kế toán vật

tư viết phiếu

xuất kho

Kế toán thanhtoán xuất hóađơn GTGT3LL

Kế toán vốnbằng tiềnviết phiếuthu tiền mặt

Thủ quỹ thutiền mặt rồi vào

sổ quỹ tiền mặt

BIỂU SỐ 2.2: PHIẾU THU

Đơn vị: Cty TNHH Hoàng

Mẫu số 01 – TT

QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC Ngày 30 tháng 3 năm 2006 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính

Họ tên người nộp tiền: Viện tên lửa

Địa chỉ: Số 17 phố Hoàng Sâm, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội

Lý do nộp: Thanh toán tiền mua phần mềm Dasylab

Số tiền: 24.000.000 đ(viết bằng chữ): Hai mươi tư triệu đồng chẵn./.

24.000.000 đ (viết bằng chữ): Hai mươi tư triệu đồng

chẵn./

Kèm theo: Hóa đơn GTGT Chứng từ gốc: số 0021215

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi tư triệu đồng chẵn /.

(2) Phiếu thu 521, ngày 19/12/2010: Chị Đỗ Thị Anh Thư rút tiền gửi

ngân hàng về nhập quyx tiền mặt, số tiền: 60.000.000 đ

- Kế toán vốn bằng tiền tiến hành viếc séc số: AA 496060 (điền đầy đủ

thông tin trên tờ séc, lưu ý: họ tên người lĩnh tiền phải ghi đầy đủ, số chứng

minh thư, ngày cấp, nơi cấp) Người lĩnh tiền khi ra ngân hàng rút tiền phải

mang theo séc và chứng minh thư mới được rút tiền

- Sau khi nhân viên Công ty đi rút tiền về, chuyển tiền cho kế toán vốn

bằng tiền viết phiếu thu sau đó chuyển cho thủ quỹ nhập quỹ

Đơn vị: Cty TNHH Hoàng Quốc

Địa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân,

Cầu Giấy Hà Nội

PHIẾU THU

Ngày 19 tháng 12 năm 2010

Quyển số: 19 Số: 521 Nợ: TK 111 Có: TK 112

Mẫu số 01 – TT

QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC Ngày 30 tháng 3 năm 2006 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính

Ngày 20 tháng 3 năm 2006 cua

Họ tên người nộp tiền: Chị Đỗ Thị Anh Thư

Địa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội

Lý do nộp : Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ TM

Số tiền: 60.000.000 đ(viết bằng chữ): Sáu mươi triệu đồng chẵn ./

(viết bằng chữ): Sáu mươi triệu đồng chẵn /

Kèm theo: cuống séc Chứng từ gốc: Số AA496060

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Sáu mươi triệu đồng chẵn /.

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)