2. Đặc điểm và tổ chức vốn bằng tiền tại Cụng ty TNHH Hoàng Quốc
2.1.Thủ tục chứng từ
Chứng từ kế toỏn vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thụng tin đầy đủ và chớnh xỏc về sự biến động của cỏc loại vốn bằng tiền trong Cụng ty, là căn cứ để ghi sổ kế toỏn.
Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ trong Cụng ty bao gồm cỏc khừu sau:
- Chứng từ phỏt sinh trước khi đến phũng kế toỏn gồm: + Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ Thụng tư kốm hợp đồng, biờn bản thanh lý, thanh toỏn + Giấy đề nghị tạm ứng
+ Cỏc văn bản đó được duyệt về chi trả, thanh toỏn khỏc kốm cỏc chứng từ húa đơn liờn quan.
……….
Phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị thanh
toỏn, đề nghị tạm ứng….
Kế toỏn kiểm tra viết phiếu thu,
phiếu chi
Kế toỏn vào sổ chi tiết và vào sổ Nhật
ký - Sổ cỏi
- Kiểm tra và thực hiện phần hành:
Kế toỏn tổng hợp sau khi nhận được cỏc chứng từ trờn sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kế toỏn chi tiết phần hành vốn bằng tiền. Căn cứ vào chứng từ này kế toỏn phần hành lập phiếu thu, phiếu chi…..rồi trỡnh lờn kế toỏn trưởng kiểm tra sau đú trỡnh lờn cấp trờn ký duyệt.
Kế toỏn phần hành chịu trỏch nhiệm cập nhật số liệu vào cỏc sổ kế toỏn chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toỏn tổng hợp. Cuối thỏng kế toỏn tổng hợp đối chiếu với Nhật ký – Sổ cỏi rồi trỡnh tài liệu này cho kế toỏn trưởng ký duyệt.
- Tập hợp lưu trữ chứng từ:
Cỏc chứng từ gốc sau khi được dựng làm căn cứ để lập sổ Nhật ký – Sổ cỏi và sổ kế toỏn chi tết sẽ được lưu một bản trong hồ sơ lưu trữ chứng từ gốc, một bản khỏc được đúng lại thành quyển và lưu giữ kốm với sổ kế toỏn chi tiết.
Cỏc chứng từ này được bảo quản, lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra hủy.