2. Đặc điểm và tổ chức vốn bằng tiền tại Cụng ty TNHH Hoàng Quốc
2.2.1.3. Thủ tục thu, chi lập chứng từ kế toỏn
* Thu tiền:
Khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào cỏc húa đơn, cỏc giấy thanh toỏn tiền, kế toỏn tiền mặt lập phiếu thu tiền mặt, sau khi được kế toỏn tưởng kiểm duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để ghi tiền. Sau đú thủ quỹ sẽ ghi sổ tiền thực nhận vào phiếu thu, đúng dấu đó thu và lấy vào phiếu thu.
- Phiếu thu: Biểu hiện số tiền thu do bỏn hàng húa sản phẩm hoặc do cỏc khoản thu khỏc. Phản ỏnh được nội dung thu tiền cho Cụng ty.
+ Nhằm xỏc định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ tiền ghi sổ quỹ, kế toỏn ghi sổ cỏc khoản thu cú liờn quan mọi khoản tiền mặt.
+ Phiếu thu phải đúng thành quyển dựng trong 01 năm trong quỏ trỡnh lập phiếu mỗi phiếu thu phải ghi rừ số quyển và số của phiếu thu. Số phiếu thu phải ghi liờn tục trong kỳ, khụng được nhảy số phải ghi rừ ngày, thỏng năm lập phiếu thu tiền ghi rừ họ tờn địa chỉ cho người nộp tiền. Ghi rừ sạch sẽ, khụng tẩy và sửa chữa.
+ Phiếu thu do kế toỏn lập thành 3 liờn (đặt giấy than) viết sau khi ghi đầy đủ cỏc nội dung trờn phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toỏn trưởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập xuất quỹ.
a. Liờn 1: Lưu ở kế toỏn làm căn cứ ghi sổ. b. Liờn 2: Giao cho người nộp.
c. Liờn 3: Giao cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ.
* Chi tiền:
Khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ thanh toỏn cỏc khoản nợ hay cỏc khoản phớ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Cụng ty thỡ kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ như húa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toỏn đó được ký duyệt…. thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi phần tiền sau khi cú đầy đủ chữ ký kế toỏn trưởn và của Giỏm đốc Cụng ty. Người nhận tiền sau khi đó nhận đủ tiền phải ký và ghi rừ họ tờn vào phiếu chi rồi thủ quỹ mới đúng dấu đó chi vào phiếu. Căn cứ vào số tiền thực chi, thủ quỹ ghi vào sổ qũy, và đến cuối ngày thỡ chuyển cho kế toỏn vốn bằng tiền để ghi sổ.
- Phiếu chi: biểu hiện số tiền phải chi ra mua vật tư, hàng húa và cỏc mục đớch khỏc.
+ Phiếu chi phải được đúng thành quyển và ghi số từng tờ, từng quyển sổ phải ghi liờn tục khụng nhảy số, phải ghi đầy đủ chi tiờu ghi rừ sạch sẽ khụng tẩy sửa chữa.
+ Phiếu chi lập thành 02 liờn (đặt giấy than) viết 01 lần và chỉ sau khi đó đủ chữ ký của Giỏm đốc Cụng ty thủ quỹ mới được xuất quỹ.
a. Liờn 1: Lưu ở nơi lập phiếu.
b. Liờn 2: Thủ quỹ dựng để ghi sổ quỹ sau đú chuyển kế toỏn cựng với chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toỏn.
Việc thanh toỏn mọi khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh của Cụng ty phải tuõn thủ quy định về chứng từ thanh toỏn theo quy định của Bộ tài chớnh. Cụ thể như sau:
- Những trường hợp phải chi cỏc khoản khụng cú húa đơn tài chớnh như: thuờ cỏ nhõn, chi hoa hồng mơi giới… người giao nhiệm vụ chi tiờu phải lập bỏo cỏo về số tiền chi cú xỏc nhận của Trưởng phũng trực tiếp quản lý và được Giỏm đốc duyệt chi.
- Cỏc chứng từ mua hàng của cỏ đơn vị (kể cả trường hợp chưa trả tiền cho cỏc đơn vị bỏn) phải chuyển cho kế toỏn trưởng trước ngày 01 thỏng sau để phục vụ việc bỏo thuế thỏng trước.