2. Đặc điểm và tổ chức vốn bằng tiền tại Cụng ty TNHH Hoàng Quốc
2.2.3.1.Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phỏt sinh tiền mặt
(Chữ ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Chữ ký, họ tờn) Giỏm đốc (Chữ ký, họ tờn, đúng dấu) Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký
2.2.3. Đối chiếu và điều chỉnh số sỏch
Toàn bộ hệ thống sổ sỏch, bỏo cỏo kế toỏn của Cụng ty sau khi được lập và hoàn chỉnh, đều được lưu trữ trong mỏy vi tớnh, nhờ vậy đó giảm bớt số lượng sổ sỏch cần lưu trữ cũng như tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tỡm kiếm, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh sổ sỏch.
Theo định kỳ hàng thỏng, kế toỏn chi tiết vốn bằng tiền tiến hành in sổ cho từng tài khoản để chuyển cho kế toỏn tổng hợp và cỏc bộ phận cú liờn quan đối chiếu và lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý.
2.2.3.1. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phỏt sinh tiền mặt tại quỹ. quỹ.
Việc quản lý tiền mặt tại kột bạc càng tốt thỡ càng hạn chế được sự mất mỏt, thiếu hụt, chờnh lệch với sổ sỏch. Song, cho dự thủ quỹ cú cẩn thận thế nào chăng nữa thỡ việc thừa hay thiếu tiền mặt vẫn cú thể xảy ra.
Những nguyờn nhõn dẫn đến sự chờnh lệch tiền mặt giữa sổ sỏch và thực tế là:
- Khi nhận hoặc chi tiền, thụng thường số lượng tiền phỏt sinh rất nhiều, thủ quỹ khụng kiểm soỏt được một cỏch chặt chẽ số lượng tiền mà mỡnh đó nhận hoặc đó chi như: khụng đếm hết được hoặc khụng kiểm soỏt được số nghiệp vụ phỏt sinh do cú sự chờnh lệch rất ớt qua mỗi nghiệp vụ mà số phỏt sinh lại quỏ nhiều.
- Do kế toỏn chi tiết vốn bằng tiền khụng phản ỏnh hết tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong ngày, hoặc cũng do bị nhầm lẫn số liệu khi phản ỏnh một nghiệp vụ phỏt sinh nào đú mà chưa phỏt hiện được kịp thời.
Chớnh vỡ vậy việc kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế cũn tồn quỹ và trờn sổ sỏch giữa hai bờn nhõn viờn kế toỏn và thủ quỹ là hết sức cần thiết. Cú như vậy mới cú khả năng phỏt hiện kịp thời những chờnh lệch sai sút cú thể xảy ra.
Khi xảy ra tỡnh trạng chờnh lệch nhõn viờn kế toỏn phải kiểm tra lại số phỏt sinh của từng nghiệp vụ trờn sổ sỏch của mỡnh trong kỳ, sau đú hai bờn đối chiếu với nhau để đi đến một sự thống nhất. Khi đú tựy vào sự sai lệch ở khõu nào, của ai thỡ người đú cú trỏch nhiệm điều chỉnh lại trờn sổ sỏch của mỡnh. Nếu sai sút thuộc về thủ quỹ thỡ thủ quỹ phải điều chỉnh lại số liệu trờn sổ quỹ cho đỳng với thực tế. Nếu sai sút thuộc về nhõn viờn kế toỏn thỡ nhõn viờn đú phải điều chỉnh lại số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tương ứng để mỏy điều chỉnh lại số liệu trờn cỏc sổ kế toỏn mà mỏy đú tự động trớch ra.
Trường hợp hai bờn sổ sỏch cựng thống nhất số liệu với nhau nhưng vẫn chờnh lệch với số tiền thực tế cũn tồn quỹ khi kiểm kờ thỡ hai bờn lập biờn bản với số chờnh lệch đú và nhõn viờn kế toỏn sẽ cú trỏch nhiệm phản ỏnh số chờnh lệch này vào sổ kế toỏn.
- Nếu chờnh lệch thực tế tăng so với sổ sỏch kế toỏn ghi: Nợ TK 1111
Cú TK 3381
Ngày 31/12/2011 căn cứ vào số tiền trờn sổ sỏch của kế toỏn thanh toỏn và số tiền thực tế trong kột sắt của thủ quỹ thỡ thấy số tiền trong quỹ nhiều hơn số tiền cũn lại ghi trong sổ sỏch là 254.000đ khụng rừ nguyờn nhõn. Hai bờn tiến hành lập biờn bản và phản ỏnh số tiến trờn vào tk 3381. Kế toỏn định khoản.
Nợ TK 1111: 254.000đ
Cú TK 3381: 254.000đ
- Nếu chờnh lệch thực tế giảm so với sổ sỏch kế toỏn ghi: Nợ TK 1381
Cú TK 1111
Sau đú sẽ trỡnh lờn cấp trờn để tỡm ra nguyờn nhõn và biện phỏp giải quyết. Trường hợp sổ sỏch của kế toỏn và thủ quỹ đó thống nhất với nhau về số liệu cựng với thực tế cũn tồn ở kột bạc, để đảm bảo kế toỏn và thủ quỹ cần xem dột lại cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong kỳ để cú thể tỡm thấy những sai sút chờnh lệch đỏng tiếc. Khi phỏt hiện chờnh lệch giữa sổ sỏch phản ỏnh và thực tế phỏt sinh mà trờn sổ sỏch và thực tế tồn quỹ đồng nhừt, kế toỏn điều chỉnh lại cỏc nghiệp vụ đó ghi sổ đồng thời phản ỏnh số chờnh lệch đú như trờn (tựy vào từng trường hợp cụ thể).