Ứng dụng email marketing để quảng bá các sản phẩm và dịch vụ thư viện

CHIA SẺ KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG EMAIL MARKETING ĐỂ QUẢNG BÁ CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THƯ VIỆN Đỗ Thị Bé Tư Trường Đại học An Giang, ĐHQG Tp Hồ Chí Minh Tóm tắt: Ngày nay, với phát triển Internet, thư viện tiếp cận với số lượng lớn người sử dụng thư viện Email công cụ cho phép thư viện giao tiếp với nhân viên, nhà cung cấp người sử dụng thư viện Bài viết tập trung giới thiệu email marketing lợi ích email marketing, chiến lược sử dụng email marketing việc quảng bá sản phẩm dịch vụ thư viện Từ khoá: Email marketing; Mailchimp; sản phẩm dịch vụ thư viện Email marketing application for promotion library products and services Abstract: Nowadays, with the development of the Internet, libraries can reach a large number of library users Email is a tool that allows libraries to communicate with library staff, suppliers, and users The following article will focus on introducing email marketing and the benefits of email marketing, strategies for using email marketing in promoting library products and services Keywords: Email marketing; Mailchimp; library products and services Email marketing gì? Theo Sean McPheat: “Email marketing hành động gửi email tới khách hàng khách hàng tiềm năng” [3] Email marketing hình thức quảng cáo trực tiếp, thư điện tử sử dụng phương tiện giao tiếp với khách hàng q trình truyền tải thơng tin quảng cáo Mục đích email marketing xây dựng mối quan hệ với khách hàng trì, chăm sóc khách hàng truyền thống, việc giúp cho công việc kinh doanh diễn liên tục Trong lĩnh vực thư viện, email marketing cho phép thư viện gửi thông báo giao tiếp với người sử dụng (NSD) thư viện mà tốn chi phí Để việc quảng cáo thơng qua email đạt hiệu quả, nhân viên thư viện cần phải có hiểu biết công nghệ liên quan đến nội dung sau: - Xây dựng danh sách địa email chất lượng NSD có quan tâm đến sản phẩm dịch vụ thư viện - Xây dựng mối quan hệ với NSD thông qua email cách thiết kế thư điện tử với tiêu đề nội dung lôi - Kết hợp truyền thông qua email với phương tiện truyền thông khác trang web thư viện, facebook, youtube,… Lợi ích email marketing quảng cáo sản phẩm dịch vụ thư viện Email marketing có lợi ích như: tiết kiệm chi phí, dễ dàng tiếp cận với nhiều người, có khả đo lường dễ sử dụng [4] Trong thư viện, email marketing đóng vai trị quan trọng việc quảng bá sản phẩm dịch vụ đến NSD, với lợi ích sau: Thứ nhất, phương thức tiếp thị nhanh hiệu quả: Email marketing giúp thư viện truyền tải thông tin đến NSD lúc, đồng thời NSD tiếp nhận thơng điệp thư viện lúc Email marketing giúp thư viện biết xác NSD mở mail, nhấp vào liên kết nào, từ đó, biết NSD quan tâm đến sản phẩm dịch vụ gì, nhu cầu họ để điều chỉnh thông tin cho lần gửi email sau Thứ hai, tiết kiệm thời gian chi phí: Lợi ích lớn email marketing tiết kiệm thời gian Thư viện gửi email cho hàng trăm NSD lúc Bên cạnh đó, email marketing hình thức quảng cáo có chi phí thấp hình thức quảng cáo trực tuyến Quảng cáo qua email gần khơng tốn chi phí xuất bản, in ấn báo chí, catalog, tờ rơi Thư viện cần thiết kế nội dung, gửi tới THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2021 45 CHIA SẺ KINH NGHIỆM NSD nhận phản hồi thời gian sớm Thứ ba, có niềm tin người sử dụng: Email marketing giúp thư viện tiếp cận trực tiếp với NSD tạo dấu ấn với họ Cùng với thông tin sản phẩm dịch vụ tốt thư viện dễ dàng có lịng tin NSD Sự tin tưởng động lực mạnh mẽ để NSD chủ động tiếp cận sản phẩm thư viện giới thiệu sản phẩm dịch vụ đến với nhiều người Các bước để triển khai email marketing quảng bá sản phẩm dịch vụ thư viện Theo chuyên gia, có bước để triển khai chiến lược email marketing hiệu quả, là: xây dựng danh sách email, thiết kế email, gửi đánh giá kết email [3], cụ thể sau: Bước 1: Xây dựng danh sách email Danh sách địa email tài sản quý giá email marketing Việc tạo lập danh sách cần phải nhiều thời gian công sức để xây dựng Để thực chiến dịch email marketing, thư viện cần có danh sách địa email Danh sách không bao gồm email mà cịn kèm theo thơng tin chi tiết người nhận như: họ tên, giới tính, độ tuổi, đơn vị Càng có nhiều thơng tin kèm theo, danh sách địa email có giá trị chúng cho phép thư viện phân nhóm NSD (độ tuổi, nghề nghiệp,…) cá nhân hóa nội dung email Các phương pháp giúp xây dựng danh sách email bao gồm: - Tạo biểu mẫu (form) đăng ký nhận tin website thư viện: Đây phương pháp phổ biến đơn giản Thư viện tạo form đăng ký nhận tin website để NSD đăng ký Địa email thông tin NSD lưu lại NSD nhận tin email thư viện cung cấp Tuy nhiên, phương pháp này, thư viện thụ động việc thu thập thông tin lượng thu thập email - Tổng hợp thông tin NSD thư viện tại: Nguồn liệu NSD thư viện 46 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2021 nguồn liệu quý giá Thư viện cập nhật tất thông tin NSD đến giao dịch thư viện, đặc biệt email, điện thoại vào phần mềm quản lý mượn trả thư viện - Phân nhóm danh sách NSD thư viện: Bằng cách chia nhỏ sở liệu NSD thư viện Đây liệu giúp thư viện gửi thông tin phù hợp với đối tượng NSD - Lưu lại thông tin khách hàng giao dịch với thư viện, như: nhà cung cấp sách, nhà tài trợ cho hoạt động thư viện Bước 2: Thiết kế email Một mẫu email tốt yếu tố định thành công cho chiến dịch marketing Thông thường, thiết kế mẫu email dựa trình soạn thảo HTML DreamWeaver, FrontPage,… chương trình xử lý hình ảnh Photoshop Bạn sử dụng soạn thảo sẵn có phần mềm email marketing Điều quan trọng soạn thảo nội dung email phải xác định rõ ràng mục tiêu chiến dịch quảng bá sản phẩm dịch vụ Email phải hướng NSD tới hành động cụ thể: click vào đường link để xem viết chi tiết website, vào form đăng ký xem video clip,… Phần cốt lõi tạo giá trị cho email hấp dẫn nội dung Một email với nội dung thu hút đem lại thành công cho chiến dịch email marketing như: - Để nội dung hấp dẫn xuất phần đầu email, nhằm thu hút ý người đọc Điều cịn giúp cho người nhận khơng bị thời gian để tìm hiểu xem họ nhận thơng tin từ email thư viện - Nội dung phải phù hợp với người nhận đăng ký Nếu khơng, người đọc xóa email tức khắc - Thư viện dùng email marketing để thực khảo sát nhu cầu mức độ hài lòng NSD Các dịch vụ email marketing thường cung cấp sẵn tính để thư viện tạo, quản lý thống kê khảo sát CHIA SẺ KINH NGHIỆM - Nội dung email cần phải cá nhân hóa, NSD thích thân thiện tơn trọng Nếu gửi thông điệp chung cho tất người nhận không hiệu thông điệp mang thơng tin người nhận Bước 3: Gửi đánh giá kết Nếu sử dụng gửi email theo cách truyền thống, thư viện đánh giá mở email, click vào đường link sản phẩm dịch vụ Tức thư viện đánh giá hiệu chiến dịch marketing Thư viện cần sử dụng dịch vụ email marketing chuyên nghiệp để quảng bá sản phẩm dịch vụ, đánh giá chiến lược quảng bá sản phẩm dịch vụ thông qua số: lượng thư mở, lượng người mở, tỷ lệ click, số lượng email hỏng, thống kê ngừng nhận tin [4] - Lượng thư mở: số lượng email mở nhiều lần người nhận Tức là, email mở hay nhiều lần lần mở tính vào lượng mở suốt chiến dịch - Lượng người mở: số lượng người mở email tính lần người nhận mở email lần - Tỷ lệ Click: tỷ lệ người nhận click vào đường link liên kết email tính tổng số lượng email gửi thành công - Số lượng email hỏng: lượng email gửi không thành công nhiều yếu tố khác email không tồn tại, hòm thư đầy, email bị chặn nội dung, - Thống kê ngừng nhận tin: lượng người từ chối nhận tin từ địa email sau họ nhận email thư viện chiến dịch email marketing Sử dụng Mailchimp việc quảng bá sản phẩm dịch vụ thư viện Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email marketing miễn phí Mailchimp, Benchmark, Sendinblue,… với tính thu thập, quản lý phát triển danh sách khách hàng, thống kê, báo cáo, quản lý chiến dịch email, thiết kế email Trong đó, Mailchimp có tính vượt trội so với Benchmark, Sendinblue,… cho phép kéo thả để tùy chỉnh nội dung email cách linh hoạt, cho phép gửi đến 2000 người nhận với 12.000 email miễn phí tháng, khơng giới hạn số lượng email gửi theo ngày [1] Vì vậy, để đánh giá hiệu truyền thông email tiết kiệm chi phí quảng cáo, thư viện nên sử dụng công cụ Mailchimp để thực truyền thông email marketing Để bắt đầu chiến dịch quảng bá sản phẩm dịch vụ cơng cụ Mailchimp, thư viện làm theo bước sau: Bước 1: Đăng ký miễn phí tài khoản Mailchimp địa chỉ: https://login.mailchimp com/signup/ Hình 1: Form đăng ký tài khoản Trong form đăng ký ra, bạn cần cung cấp địa email, tên đăng nhập mật để đăng nhập Lưu ý, mật phải có độ dài tối thiểu ký tự, phải chứa ký tự thường, ký tự hoa, ký tự số ký tự đặc biệt Sau nhấn nút Sign Up, bạn kiểm tra email kích hoạt tài khoản vừa tạo Bước 2: Tạo chiến dịch marketing Bằng cách click vào nút Create công cụ bên trái, Mailchimp cho phép bạn tạo nhiều loại chiến dịch khác như: Email, thiết kế mẫu email, tạo khảo sát, bưu thiếp, biểu mẫu,… Trong khuôn khổ viết, chọn mục Email để tìm hiểu cách sử dụng email marketing Mailchimp THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2021 47 CHIA SẺ KINH NGHIỆM trường thơng tin) Bên cạnh đó, phần mềm hỗ trợ cách nhập khác tiện dụng, chép dán trực tiếp địa liên hệ từ tập tin bảng tính vào Mailchimp Hình 2: Tạo email Hộp thoại Create an email xuất hiện, bạn nhập tên cho chiến dịch marketing Sau nhấn nút Begin để bắt đầu Bước 3: Nhập thơng tin liên hệ Hình 5: Màn hình cho phép dán trực tiếp địa liên hệ từ tập tin bảng tính Tiếp theo, Mailchimp cho phép bạn gán thẻ để phân nhóm đối tượng Hình 3: Form nhập thông tin cho chiến dịch email Trong form nhập thông tin cho chiến dịch email, ta thấy tương tự gửi email thông thường Tại đây, bạn nhấn Add Recipients để nhập địa liên hệ Hình 6: Gắn thể để phân nhóm đối tượng Hình 4: Chọn cách nhập địa liên hệ Mailchimp cho phép người dùng nhập địa liên hệ từ tập tin CSV tập tin TXT (sử dụng dấu tab để phân cách 48 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2021 Sau hoàn tất việc nhập địa liên hệ, Mailchimp chuyển hướng người dùng trở hình tạo chiến dịch email ban đầu Lúc này, bạn tiếp tục nhập thông tin yêu cầu như: địa người gửi, chủ đề email phần quan trọng thiết kế xây dựng nội dung email Bước 4: Thiết kế mẫu email Trong hình tạo chiến dịch email, bạn nhấn nút Design Email để bắt đầu thiết kế CHIA SẺ KINH NGHIỆM nhấn nút View Report tương ứng với chiến dịch cần xem Tại đây, báo cáo hiển thị đầy đủ thông tin như: lượng open, lượng người open, tỷ lệ click liên kết Hình 7: Kho mẫu email Kho mẫu email xuất hiện, bạn chọn mẫu phù hợp với nội dung cần quảng bá Sau thực chỉnh sửa, giúp tiết kiệm thời gian hơn, thay phải tạo mẫu hồn toàn Việc chỉnh sửa nội dung đơn giản, Mailchimp hỗ trợ việc chỉnh sửa trực quan thông qua nút lệnh cho người dùng bản, cho phép chỉnh sửa mã HTML người dùng nâng cao Một ưu điểm đáng ý việc ứng dụng phần mềm email marketing cho phép cá nhân hóa nội dung Thơng thường, gửi email cho nhóm NSD, người gửi thường gửi cho nhiều người lúc cách lựa chọn “cc” lúc, đồng thời sử dụng câu từ chung như: Kính chào quý anh/chị, Kính chào quý khách, Chào bạn,… Điều làm cho người nhận nghĩ rằng, email mà họ nhận có hình thức email spam (thư rác) Mailchimp giúp loại bỏ điều việc cho phép người dùng cá nhân hóa nội dung email thông qua trường thông tin như: First Name, Last Name, Address, Gender,… mà người dùng nhập trước danh sách địa liên hệ Bên cạnh đó, email gửi hình thức địa gửi đến địa Sau cùng, bạn hoàn tất chiến dịch cách nhấn nút Send để gửi email vừa tạo Bước 5: Xem báo cáo kết chiến dịch Để xem lại kết chiến dịch, trang Bảng điều khiển Mailchimp, bạn chọn mục Campaigns/Reports Sau Hình 8: Bảng báo cáo kết chiến dịch email Kết luận Email marketing giải pháp hữu hiệu cho thư viện việc truyền tải, gửi thông tin sản phẩm dịch vụ cho NSD Email marketing mang lại lợi ích cho hoạt động quảng bá thư viện tiếp thị nhanh hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí, có niềm tin người sử dụng Công cụ Mailchimp với tính thiết kế email, quản lý liên hệ, báo cáo thống kê hỗ trợ cho thư viện thực chiến lược email marketing sản phẩm dịch vụ đến NSD TÀI LIỆU THAM KHẢO Sean McPheat (2011) Email marketing, The Internet Marketing Academy & Ventus Phublishing ApS Dương Thị Phương Chi (2017) “Tăng cường ứng dụng email marketing hoạt động thư viện”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 5(67), tr.18-22 Vũ Phạm Khánh Toàn, Nguyễn Xuân Lộc, Nguyễn Tiến Thịnh (2010) Tất tần tật email marketing, Blinkcontact Support Team Ivan Dimitrijevic (2020) “The importance and Benefits of email marketing”, access 1/2/2021 [Online] Available: https://www.shoutmeloud com/importance-benefits-email-marketing html THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 4/2021 49 ... sản phẩm thư viện giới thiệu sản phẩm dịch vụ đến với nhiều người Các bước để triển khai email marketing quảng bá sản phẩm dịch vụ thư viện Theo chuyên gia, có bước để triển khai chiến lược email. .. sử dụng gửi email theo cách truyền thống, thư viện đánh giá mở email, click vào đường link sản phẩm dịch vụ Tức thư viện đánh giá hiệu chiến dịch marketing Thư viện cần sử dụng dịch vụ email marketing. .. nhận tin từ địa email sau họ nhận email thư viện chiến dịch email marketing Sử dụng Mailchimp việc quảng bá sản phẩm dịch vụ thư viện Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email marketing miễn