Báo cáo thực tập: Báo cáo tại Bưu Điện tỉnh Hưng Yên
Lời nói đầu.Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên nắm bắt đợc các công việc, qui trình thực tế tại các Bu Điện tỉnh, huyện các thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh, cùng với các đồng chí lãnh đạo Học Viện Công Nghệ Bu Chính Viễn Thông đã tạo điều kiện cho chúng em đợc đi thực tập tại tỉnh Hng Yên.Sau ba tuần thực tập với sự giúp đỡ của các cán bộ trong ban lãnh đạo B-u điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện thoại, cùng với các cô chú, anh chị trong các tổ giao dịch, khai thác, điện báo, 108 . cùng với những kiến thức em đã học đợc ở trờng do các thầy cô trong khoa giảng dạy em đã hiểu biết thêm đợc rất nhiều về quy trình khai thác các dịch vụ Bu Chính - Viễn Thông cũng nh cách thức tổ chức sản xuất của các đơn vị. Em thấy chuyến đi thực tế này rất bổ ích, em đợc trực tiếp theo dõi và tham gia vào làm việc nh một giao dịch viên và đợc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng từ đó em có thể kết hợp với các môn học khác nh Maketing cơ bản và dịch vụ, kinh tế BCVT . áp dụng cho việc phục vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng. Em xin cảm ơn các thầy, cô trong khoa, các cô, chú trong Bu điện tỉnh Hng Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng em có đợc chuyến thực tập bổ ích này. Sau đây là một số vấn đề mà em đã biết tại cơ sở thực tế của mình:1 A. Phần tìm hiểu chung1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu B u điện tỉnh H ng Yên :Bu điện tỉnh Hng Yên là tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bu chính -Viễn thông Việt Nam đợc phê chuẩn tại Nghị định 51/CP ngày 01/8/1995 của Chính Phủ , là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt dộng của Tổng công ty ,hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền công nghệ Bu Chính - Viễn Thông liên hoàn thống nhất cả nớc , có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lới lợi ích kinh tế, tài chính ,phát triển dịch vụ Bu chính - Viễn thông để thực hiện những mục tiêu kế hoạch Nhà nớc do Tổng công ty giao; Đợc thành lập theo Quyết định số :342/TCBĐ-LĐ ngày 14/6/1997 của Tổng cục trởng Tổng cục Bu điện. Bu điện Hng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viết tắt là HUNG YEN P&T), có trụ sở chính tại Thị xã Hng Yên tỉnh Hng Yên.Bu điện Hng Yên chịu sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hng Yên về chấp hành pháp luật, các mặt hoạt động có liên quan đến nhiệm vụ phục vụ nhân dân tỉnh Hng Yên và gắn nhiệm vụ; phát triển Bu chính Viễn Thông với quy hoạch, kế hoạch của tỉnh .BĐ tỉnh Hng Yên chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của: + Công ty Điện báo Điện thoại + Công ty Bu chính và PHBC2 + 9 Bu điện huyện: 1) Bu điện huyện Văn GiangCó 24 công nhân viênCó 2 trạm tổng đài và 2 bu cục2) Bu điện huyện Văn Lâm Có 36 công nhân viênCó 3 trạm tổng đài và 4 bu cục 3) Bu điện huyện Tiên LữCó 36 công nhân viênCó 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bu cục4) Bu điện huyện Phù CừCó 33 công nhân viênCó 2 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 5 Bu cục 5) Bu điện huyện Kim Động Có 36 công nhân viênCó 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài NEC và 5 bu cục 6) Bu điện huyện Ân ThiCó 35 công nhân viênCó 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bu cục 3 7) Bu điện huyện Yên MỹCó 27 công nhân viênCó 2 trạm tổng đài và 3 bu cục8) Bu điện huyện Khoái Châu Có 51 công nhân viênCó 4 trạm tổng đài vệ tinh HOST và 8 bu cục9) Bu điện huyện Mỹ Hào Có 32 công nhân viênCó 2 trạm tổng đài và 4 bu cục a) Chức năng, nhiệm vụ. Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lới Bu chính- Viễn thông để kinh doanh và phục vụ theo Tổng công ty trực tiếp giao và phục vụ theo quy hoạch , kế hoạch và phơng hớng phát triển do Tổng công ty trực tiếp giao . Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của cơ quan Đảng , chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Tỉnh Hng Yên và các nơi khác theo quy định của Tổng công ty nhằm hoàn thành kế hoạch đợc giao. Thiết kế mạng lới thuê bao, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc. Kinh doanh vật t thiết bị chuyên ngành bu chính viễn thông. Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và thực hiện các nhiệm vụ Tổng công ty giao .4 b) Cơ cấu tổ chức. Giám đốc và bộ máy giúp việc Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm , miễn nhiệm ,khen thởng , kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc . Giám đốc là đại diện pháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm truớc Tổng công ty và trớc pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ đợc quy định. Phó giám đốc do Tổng giám đốc bổ nhiệm,miễn nhiệm , khen thởng kỷ luật là ngời giúp Giám đốc quản lý , điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo phân công của giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công , chịu trách nhiệm trớc giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công . Kế toán trởng do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng kỷ luật, là ngời giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của đơn vị , có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật. Bộ máy quản lý của BĐHY gồm các phòng ban chuyên môn và các chuyên viên giúp giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc chuyên môn chịu trách nhiệm trớc giám đốc về nhiệm vụ và nội dung công việc đợc giao. Tập thể ngời lao động trong bu điện Tỉnh Hng Yên. Các đơn vị trực thuộc của bu điện tỉnh Hng Yên :gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh và các đơn vị sự nghiệp. Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc có t cách pháp nhân, hoạt động theo phân cấp của BĐHY , có con dấu 5 riêng theo mẫu dấu doanh nghiệp Nhà Nớc, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ đuợc quy định. Đơn vị sự nghiệp, hoạt động theo phân cấp của BĐHY có con dấu theo tên gọi, đợc Giám đốc BĐHYgiao nhiệm vụ và cấp kinh phí hoạt động theo các lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Các đơn vị trực thuộc có cấp trởng phụ trách và có kế toán trởng có thể có cấp phó giúp việc quản lý, điều hành, có cán bộ quản lý giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ và lực lợng lao động.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty B u chính PHBC. Công ty Bu chính của PHBC là đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bu điện tỉnh Hng Yên-đơn vị thành viên thuộcTổng công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Bu điện Tỉnh Hng Yên.a) Chức năng : Tổ chức Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lới Bu chính PHBC mạng viễn thông công cộng ở thị xã Hng Yên , là đầu mối trung tâm khai thác Bu chính PHBC của tỉnh . Tổ chức điều hành và xử lý khai thác kỹ thuật nghiệp vụ đối với các bu điện huyện thị trong dây chuyền sản xuất kinh doanh và phục vụ của lĩnh vực bu chính PHBC Trực tiếp vận chuyển đờng th cấp 2 ,tổng hợp yêu cầu , phân phối và thanh toán báo chí với các bu điện huyện thị , Công ty phát hành báo chí Trung ơng, các nhà xuất bản Trung ơng và địa phơng nếu có. Tổng 6 hợp , đối chiếu kiểm soát các bản kê chứng từ chuyển tiền , quản lý cung ứng và điều phối quỹ chuyển tiền theo phân cấp của bu điện . Công ty Bu chính PHBC có trách nhiệm thực hiện theo quy hoạch , kế hoạch, mục tiêu, phơng hớng nhiệm vụ đợc giám đốc Bu điện tỉnh giao. Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của các cơ quan đảng, chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống, kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Thị xã Hng Yên và các nơi theo quy định của Giám đốc Bu điện nhằm hoàn thành xuất xắc kế hoạch đợc giao. Thiết kế mạng Bu chính (Bu cục, kiốt, đại lý, phát hành viên và mạng hòm th). Kinh doanh vật t thiết bị chuyên ngành Bu chính Viễn thông và văn hoá phẩm. Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác đợc giám đốc Bu điện tỉnh giao.Công ty Bu chính và PHBC có tổng số là 40 công nhân viên, có 39 Bu cục trực thuộcChia thành 7 tổ sản xuất: 1 tổ khai thác.1 tổ quản lý.1 tổ bu tá.4 tổ giao dịchb ) Đặc điểm tình hình:7 - Là 1 đơn vị sản xuất trên lĩnh vực BC-PHBC phục vụ yêu cầu thông tin liên lạc cho các cơ quan của tỉnh, thị trên địa bàn thị xã. Đồng thời là đầu mối trung gian khai thác, chia chọn, phân hớng, đóng túi gói cho các huyện trong toàn tỉnh theo địa chỉ hành chính với 39 Bu cục, phân hớng chia chọn TCT trực tiếp với 61 tỉnh thành. Tập hợp tất cả các sản phẩm đi của các huyện trong toàn tỉnh, giao nhận trực tiếp với Hà Nội, Thái Bình.- Lực lợng lao động nữ chiếm 75%, lao động có trình độ đại học, cao đẳng 10.3%, trung cấp 34.5%, công nhân 55.2%- Sản lợng đến nhiều hơn sản lợng đi.c ) Kết quả thực hiện kế hoạch năm 20011) Bu chính:8 a) Khối lợng phục vụ tại Thị xã Hng Yên : Tên chỉ tiêu ĐI ĐếnGhi số 9800 cái 1191 cáiBu kiện 584 cái 913 cáiTCT, ĐCT, CTN 3612 cái 3962 cáiEMS 4091 cái 6301 cáiBCUT 8 kiện 522 kiệnPhát th, ấn phẩm các loại 9137 kg ~1370550 cái 10472 kg Điện thoại 149101 cuộc ~447303 phútĐiện hoa 129 91Điện báo 94101 w 166300 wFax 3684 bức 2987 bức b) Khối lợng phục vụ qua:Tên nghiệp vụ Đi ĐếnBu kiện 7222 cáI 7235 cáiGhi số 115104 cái 111628 cáiEMS 9857 cáI 12978 cáiTCT, ĐCT 60959 cáI 58372 cáiCông văn hệ 1 28119 cáiBu phẩm các loại 14386kg~ 2157900 cái 18757 kg~2813550 cáiFax 1322 bức 1372 bức 2) Công tác PHBC:9 Bằng các hình thức khuyến khích cộng tác viên, các đại lý, công nhân vận chuyển chấp nhận và phát tại nhà, khuyến khích độc giả dài hạn trả tiền báo trong tháng, bán lẻ các loại báo tại giao dịch , giữ vững độc giả cũ, phát triển độc giả mới. Do đó tổng sản lợng các loại báo phát hành trong năm 2001 đạt 890123 tờ.3) Công tác tiết kiệm Bu điệnThực hiện QĐ 4585/1999 CT-BC v/v tổ chức, triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2 HN ngày 25/8/1999. Ngày 1/9/1999 công ty BC-PHBC đã triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2. Qua 1 quý thực hiện công ty BC-PHBC đã nhận gửi tiền TKBĐ có kỳ hạn và trả góp với số thẻ là 171 thẻ với tổng số tiền gửi là 1415707150 đồng. Năm 2001 số lợng ngời gửi tiền TKBĐ ngày càng tăng với số thẻ là 798 thẻ với nhiều mức lãi suất khác nhau ( Lãi suất không kỳ hạn, lãi suất có kỳ hạn 3 tháng, 6 tháng , 12 tháng, lãi suất gửi góp .)3. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Điện báo Điện thoạia. Chức năng nhiệm vụ Thực hiện nhiệm vụ kế hoạch về thông tin viễn thông do giám đốc Bu điện tỉnh giao. Quản lý toàn bộ trang thiết bị viễn thông. Đảm bảo về thông tin viễn thông giữa tỉnh với Trung ơng , giữa tỉnh với huyện, thị một cách thông suốt, an toàn và tiện lợi. Trực tiếp quản lý mạng lới viễn thông của Bu điện, để tổ chức kinh doanh và phục vụ theo phân cấp của Bu điện tỉnh.10 [...]... điện mà ghi tên BC gốc của bức điện, số thứ tự của bức điện, giờ nhận, kí tên điện báo viên nhận điện Khi gửi điện báo: Gửi điện liên tỉnh qua máy gentex Gửi diện nội tỉnh qua may FAX Khi gửi điện liên tỉnh điện báo viên cần ghi STT của bức điện, tên bu cục nhận ở bên phải bức điện, sau khi gửi xong máy có giấy báo OK thì ghi giờ chuyển bức điện căn cứ vào giấy báo và ký tên lên bức điện Khi gửi điện. .. giản hơn 29 D .Tại đài điện báo Đài điện báo của tỉnh Hng Yên có hai máy Gentex là Y và Z và có 3 máy Fax Lợng điện báo chủ yếu là A, CR, ĐBT, ĐCT, OBS, AĐK, còn lại TĐ, CĐ và điện khẩn rất ít Hiện nay chiếm nhiều nhất là ĐCT Đài điện báo Hng Yên có nhiệm vụ nhận và chuyển điện trực tiếp đi các tỉnh và xuống các huyện Các bức điện liên tỉnh thì đựơc chuyển qua hai mạng Gentex, còn điện báo từ các huyện... có điện báo các tỉnh khác gửi đến, ĐBV nhận điện và ghi kí hiệu mã nhận, số thứ tự của bức điện và giờ nhận điện, kí tên trên bức điện Nếu nhận điện thì các dấu hiệu này ghi bên trái bức điện và kiểm soát lại bức điện về số mào đầu, hô hiệu, BC gốc, số tiếng Sau đó ghi vào sổ ghi điện báo bên phần nhận điện: loại điện, số nhẩy trong sổ, số thứ tự của bức điện, bu cục gốc, giờ nhận Khi nhận điện báo. .. điện cho các huyện trong tỉnh cũng làm tơng tự nh vậy Chuyển xong bức điện cũng phải ghi vào bên chuyển của sổ ghi điện báo về loại điện, STT của bức điện, bu cục gốc của bức điện, bu cục nhận, giờ chuyển bức 30 điện Các bức điện sau khi gửi hay nhận đều phải qua kiểm soát viên để lu lại E .Tại đài 108: Đài 108 Hng Yên bao gồm 1 bàn PO( bàn tiếp dây) và 3 bàn 108 Bàn PO gồm 5 máy điện thoại hoạt động liên... Điện chuyển tiền : Là loại ngân phiếu do bu điện phát hành và chuyển đi bằng đờng điện báo nên đảm bảo nhanh chóng hơn th chuyển tiền Những nghiệp vụ đặc biệt về điện báo dùng cho điện chuyển tiền + Khẩn PN :có tác dụng trong việc phát giấy mời N29, tin tức kèm theo th chuyển tiền + Thuê phát + Có cớc trả lời + Ngoài ra còn có :Lu kí, báo trả bằng th hay bằng điện, trả tiền tại nhà Mức tiền gửi điện. .. Thời hạn lu FAX ở bu điện không quá 2 giờ 8 .Điện hoa Chấp nhận điện hoa + Kiểm tra xem địa chỉ đến có dịch vụ điện hoa không + Đa ấn phẩm ĐH3 cho khách hàng, hớng dẫn ghi chép + Kiểm tra lại ĐH3, vào sổ lấy số của biên lai BC01 + Đếm tiếng điện báo và tính cớc, ghi hoá đơn, thu tiền và trao biên lai cho KH +Chuyển qua bộ phận điện báo +Vào bản kê N22C và vào sổ điện hoa ĐH1 Phát điện hoa: Phát tận... 2 máy điện thoại cùng một lúc Các giao dịch viên luôn phải tìm tin tức hàng ngày trên báo chí, đài phát thanh truyền hình để nắm đợc thông tin đáp ứng nhu cầu của khách hàng 31 Kết luận Sau khi đợc thành lập (năm 1997 sau khi tỉnh Hải Hng đợc tách thành hai là Hải Dơng và Hng Yên) Bu Điện tỉnh Hng Yên gặp nhiều khó khăn với mạng lới BCVT cha đồng bộ, sản lợng thấp và tốc độ phát triển mạng điện thoại... Đợc Giám đốc Bu điện tỉnh uỷ quyền làm trực ban điều hành viễn thôngvà làm việc với bộ phận điêù hành mạng viễn thông của TCT Có quyền cho thuê kênh truyền dẫn thuộc mạng cấp 2 Tổ chức dịch vụ sửa chữa các thiết bị viễn thông Tham gia xây dựng những công trình viễn thông Thực hiện hạch toán kinh doanh theo phân cấp của Bu điện tỉnh Công ty Điện báo điện thoại có tổng số 71 công nhân... báo trả khi ký gửi ĐCT: TBT, ĐBT + Lập hoá đơn BC01, lấy số hoá đơn ghi vào N3 + Lập ĐCT đi N3 (ghi vào N3 các số sê ri, số phiếu) + Đếm tiếng tính cớc điện báo của ĐCT + Vào bản kê phát hành N22c + ĐCT đi sau khi đếm tiếng tính cớc trên N3 song phải vào N22 c để lấy số điện báo cho bức ĐCT + Lấy ký duyệt của kiểm soát viên trên ĐCT đi + Ghi ĐCT N3 vào sổ chuyển giao N17a và giao cho bộ phận điện báo. .. sêri, số nhảy, mã số tỉnh của bu cục phát hành + Ghi ngày tháng năm phát hành, kí tên , đóng dấu + Lập hoá đơn BC01 + Thu tiền , giao biên lai cho khách hàng 18 6 Chấp nhận điện báo: + GDV đa ấn phẩm ĐB13 và hớng dẫn khách hàng ghi chép + GDV nhận lại bức điện báo ngời gửi đã viết, kiểm xoát lại cách viết của khách hàng, sắp xếp lại theo đúng trình tự các phần + Đếm tiếng điện báo, ghi số tiếng trả . thực tập tại tỉnh Hng Yên. Sau ba tuần thực tập với sự giúp đỡ của các cán bộ trong ban lãnh đạo B-u điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện thoại,. hiểu chung1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu B u điện tỉnh H ng Yên :Bu điện tỉnh Hng Yên là tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch toán phụ