Báo cáo thực tập tại bưu điện tỉnh hưng yên

LỜI NÓI ĐẦU Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên nắm bắt cơng việc, qui trình thực tế Bưu Điện tỉnh, huyện thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh, với đồng chí lãnh đạo Học Viện Cơng Nghệ Bưu Chính Viễn Thơng tạo điều kiện cho chúng em thực tập tỉnh Hưng Yên Sau ba tuần thực tập với giúp đỡ cán ban lãnh đạo Bưu điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện thoại, với cô chú, anh chị tổ giao dịch, khai thác, điện báo, 108 với kiến thức em học trường thầy cô khoa giảng dạy em hiểu biết thêm nhiều quy trình khai thác dịch vụ Bưu Chính - Viễn Thông cách thức tổ chức sản xuất đơn vị Em thấy chuyến thực tế bổ ích, em trực dõi tham gia vào làm việc giao dịch viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng từ em kết hợp với môn học khác Maketing dịch vụ, kinh tế BCVT áp dụng cho việc phục vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng Em xin cảm ơn thầy, cô khoa, cô, Bưu điện tỉnh Hưng Yên tạo điều kiện giúp đỡ chúng em có chuyến thực tập bổ ích Sau số vấn đề mà em biết sở thực tế mình: A PHẦN TÌM HIỂU CHUNG Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu Bưu điện tỉnh Hưng Yên : Bưu điện tỉnh Hưng Yên tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Bưu –Viễn thơng Việt Nam theo điều lệ tổ chức hoạt động Tổng cơng ty Bưu -Viễn thông Việt Nam phê chuẩn Nghị định 51/CP ngày 01/8/1995 Chính Phủ , phận cấu thành hệ thống tổ chức hoạt dộng Tổng công ty ,hoạt động kinh doanh hoạt động cơng ích đơn vị thành viên khác dây chuyền cơng nghệ Bưu Chính - Viễn Thơng liên hồn thống nước , có mối liên hệ mật thiết với tổ chức mạng lưới lợi ích kinh tế, tài ,phát triển dịch vụ Bưu - Viễn thơng để thực mục tiêu kế hoạch Nhà nước Tổng công ty giao; Được thành lập theo Quyết định số :342/TCBĐ-LĐ ngày 14/6/1997 Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện Bưu điện Hưng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viết tắt HUNG YEN P&T), có trụ sở Thị xã Hưng n tỉnh Hưng Yên Bưu điện Hưng Yên chịu lãnh đạo Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hưng Yên chấp hành pháp luật, mặt hoạt động có liên quan đến nhiệm vụ phục vụ nhân dân tỉnh Hưng Yên gắn nhiệm vụ; phát triển Bưu – Viễn Thơng với quy hoạch, kế hoạch tỉnh BĐ tỉnh Hưng Yên chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của: + Công ty Điện báo Điện thoại + Công ty Bưu PHBC + Bưu điện huyện: 1) Bưu điện huyện Văn Giang • Có 24 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài bưu cục 2) Bưu điện huyện Văn Lâm • Có 36 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài bưu cục 3) Bưu điện huyện Tiên Lữ • Có 36 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài vệ tinh tổng đài HOST bưu cục 4) Bưu điện huyện Phù Cừ • Có 33 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài vệ tinh tổng đài HOST Bưu cục 5) Bưu điện huyện Kim Động • Có 36 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài vệ tinh tổng đài NEC bưu cục 6) Bưu điện huyện Ân Thi • Có 35 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài vệ tinh tổng đài HOST bưu cục 7) Bưu điện huyện n Mỹ • Có 27 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài bưu cục 8) Bưu điện huyện Khối Châu • Có 51 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài vệ tinh HOST bưu cục 9) Bưu điện huyện Mỹ Hào • Có 32 cơng nhân viên • Có trạm tổng đài bưu cục a) Chức năng, nhiệm vụ • Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành khai thác mạng lưới Bưu chính- Viễn thơng để kinh doanh phục vụ theo Tổng công ty trực tiếp giao phục vụ theo quy hoạch , kế hoạch phương hướng phát triển Tổng công ty trực tiếp giao Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ đạo quan Đảng , quyền cấp, phục vụ yêu cầu thông tin đời sống kinh tế, xã hội ngành nhân dân địa bàn Tỉnh Hưng Yên nơi khác theo quy định Tổng cơng ty nhằm hồn thành kế hoạch giao • Thiết kế mạng lưới thuê bao, xây lắp chuyên ngành thơng tin liên lạc • Kinh doanh vật tư thiết bị chun ngành bưu – viễn thơng • Kinh doanh ngành nghề khác phạm vi pháp luật cho phép thực nhiệm vụ Tổng công ty giao b) Cơ cấu tổ chức Giám đốc máy giúp việc • Giám đốc Hội đồng quản trị bổ nhiệm , miễn nhiệm ,khen thưởng , kỷ luật theo đề nghị Tổng giám đốc Giám đốc đại diện pháp nhân đơn vị, chịu trách nhiệm truớc Tổng công ty trước pháp luật quản lý điều hành hoạt động đơn vị phạm vi quyền hạn nghĩa vụ quy định • Phó giám đốc Tổng giám đốc bổ nhiệm,miễn nhiệm , khen thưởng kỷ luật người giúp Giám đốc quản lý , điều hành lĩnh vực hoạt động đơn vị theo phân công giám đốc pháp luật nhiệm vụ phân công , chịu trách nhiệm trước giám đốc pháp luật nhiệm vụ phân cơng • Kế tốn trưởng Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật, người giúp Giám đốc đạo, tổ chức thực cơng tác kế tốn thống kê đơn vị , có quyền nhiệm vụ theo quy định pháp luật • Bộ máy quản lý BĐHY gồm phịng ban chun mơn chun viên giúp giám đốc việc quản lý điều hành công việc chuyên môn chịu trách nhiệm trước giám đốc nhiệm vụ nội dung công việc giao • Tập thể người lao động bưu điện Tỉnh Hưng Yên • Các đơn vị trực thuộc bưu điện tỉnh Hưng Yên :gồm đơn vị sản xuất kinh doanh đơn vị nghiệp • Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực chế độ hạch tốn phụ thuộc có tư cách pháp nhân, hoạt động theo phân cấp BĐHY , có dấu riêng theo mẫu dấu doanh nghiệp Nhà Nước, chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động đơn vị phạm vi quyền hạn nghĩa vụ đuợc quy định • Đơn vị nghiệp, hoạt động theo phân cấp BĐHY có dấu theo tên gọi, Giám đốc BĐHYgiao nhiệm vụ cấp kinh phí hoạt động theo lĩnh vực chuyên môn cụ thể • Các đơn vị trực thuộc có cấp trưởng phụ trách có kế tốn trưởng có cấp phó giúp việc quản lý, điều hành, có cán quản lý giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ lực lượng lao động Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức cơng ty Bưu PHBC Cơng ty Bưu PHBC đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bưu điện tỉnh Hưng n-đơn vị thành viên thuộcTổng cơng ty Bưu –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức hoạt động Bưu điện Tỉnh Hưng Yên a) Chức : • Tổ chức Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành khai thác mạng lưới Bưu PHBC mạng viễn thông công cộng thị xã Hưng Yên , đầu mối trung tâm khai thác Bưu – PHBC tỉnh Tổ chức điều hành xử lý khai thác kỹ thuật nghiệp vụ bưu điện huyện thị dây chuyền sản xuất kinh doanh phục vụ lĩnh vực bưu – PHBC • Trực tiếp vận chuyển đường thư cấp ,tổng hợp yêu cầu , phân phối tốn báo chí với bưu điện huyện thị , Cơng ty phát hành báo chí Trung ương, nhà xuất Trung ương địa phương có Tổng hợp , đối chiếu kiểm soát kê chứng từ chuyển tiền , quản lý cung ứng điều phối quỹ chuyển tiền theo phân cấp bưu điện • Cơng ty Bưu PHBC có trách nhiệm thực theo quy hoạch , kế hoạch, mục tiêu, phương hướng nhiệm vụ giám đốc Bưu điện tỉnh giao Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ đạo quan đảng, quyền cấp, phục vụ yêu cầu thông tin đời sống, kinh tế, xã hội ngành nhân dân địa bàn Thị xã Hưng Yên nơi theo quy định Giám đốc Bưu điện nhằm hoàn thành xuất xắc kế hoạch giao • Thiết kế mạng Bưu (Bưu cục, kiốt, đại lý, phát hành viên mạng hịm thư) • Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu – Viễn thơng văn hố phẩm • Kinh doanh ngành nghề khác phạm vi pháp luật cho phép thực nhiệm vụ đột xuất khác giám đốc Bưu điện tỉnh giao Cơng ty Bưu PHBC có tổng số 40 cơng nhân viên, có 39 Bưu cục trực thuộc Chia thành tổ sản xuất: tổ khai thác tổ quản lý tổ bưu tá tổ giao dịch b ) Đặc điểm tình hình: - Là đơn vị sản xuất lĩnh vực BC-PHBC phục vụ yêu cầu thông tin liên lạc cho quan tỉnh, thị địa bàn thị xã Đồng thời đầu mối trung gian khai thác, chia chọn, phân hướng, đóng túi gói cho huyện tồn tỉnh theo địa hành với 39 Bưu cục, phân hướng chia chọn TCT trực tiếp với 61 tỉnh thành Tập hợp tất sản phẩm huyện toàn tỉnh, giao nhận trực tiếp với Hà Nội, Thái Bình - Lực lượng lao động nữ chiếm 75%, lao động có trình độ đại học, cao đẳng 10.3%, trung cấp 34.5%, công nhân 55.2% - Sản lượng đến nhiều sản lượng c ) Kết thực kế hoạch năm 2001 1) Bưu chính: a) Khối lượng phục vụ Thị xã Hưng Yên : Tên tiêu ĐI Đến Ghi số 9800 1191 Bưu kiện 584 913 TCT, ĐCT, CTN 3612 3962 EMS 4091 6301 BCUT kiện 522 kiện Phát thư, ấn phẩm loại 9137 kg ~1370550 10472 kg Điện thoại 149101 ~447303 phút Điện hoa 129 91 Điện báo 94101 w 166300 w Fax 3684 2987 b) Khối lượng phục vụ qua: Tên nghiệp vụ Đi Đến Bưu kiện 7222 cáI 7235 Ghi số 115104 111628 EMS 9857 cáI 12978 TCT, ĐCT 60959 cáI 58372 Công văn hệ 28119 Bưu phẩm loại 14386kg~ 2157900 18757 kg~2813550 Fax 1322 1372 2) Cơng tác PHBC: Bằng hình thức khuyến khích cộng tác viên, đại lý, cơng nhân vận chuyển chấp nhận phát nhà, khuyến khích độc giả dài hạn trả tiền báo tháng, bán lẻ loại báo giao dịch , giữ vững độc giả cũ, phát triển độc giả Do tổng sản lượng loại báo phát hành năm 2001 đạt 890123 tờ 3) Công tác tiết kiệm Bưu điện Thực QĐ 4585/1999 CT-BC v/v tổ chức, triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn HN ngày 25/8/1999 Ngày 1/9/1999 công ty BC-PHBC triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn Qua quý thực công ty BC-PHBC nhận gửi tiền TKBĐ có kỳ hạn trả góp với số thẻ 171 thẻ với tổng số tiền gửi 1415707150 đồng Năm 2001 số lượng người gửi tiền TKBĐ ngày tăng với số thẻ 798 thẻ với nhiều mức lãi suất khác ( Lãi suất khơng kỳ hạn, lãi suất có kỳ hạn tháng, tháng , 12 tháng, lãi suất gửi góp ) Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty Điện báo Điện thoại a Chức nhiệm vụ • Thực nhiệm vụ kế hoạch thông tin viễn thông giám đốc Bưu điện tỉnh giao • Quản lý tồn trang thiết bị viễn thơng • Đảm bảo thông tin viễn thông tỉnh với Trung ương , tỉnh với huyện, thị cách thông suốt, an tồn tiện lợi • Trực tiếp quản lý mạng lưới viễn thông Bưu điện, để tổ chức kinh doanh phục vụ theo phân cấp Bưu điện tỉnh 10 • Được Giám đốc Bưu điện tỉnh uỷ quyền làm trực ban điều hành viễn thôngvà làm việc với phận điêù hành mạng viễn thông TCT • Có quyền cho thuê kênh truyền dẫn thuộc mạng cấp • Tổ chức dịch vụ sửa chữa thiết bị viễn thơng • Tham gia xây dựng cơng trình viễn thơng • Thực hạch tốn kinh doanh theo phân cấp Bưu điện tỉnh Công ty Điện báo điện thoại có tổng số 71 cơng nhân viên Chia thành tổ sản xuất: Tổ tổng đài, tổ dây máy, tổ vi ba, tổ kỹ thuật, tổ quản lý, tổ nguồn, tổ điện báo, tổ 108 - 116, tổ thu nợ b Đặc điểm tình hình:  Thuận lợi: • Đơn vị ổn định nhân lực, lực cán cơng nhân viên có nhiều chuyển biến , kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm nghề nghiệm tốt • Mặt quy hoạch thị xã, tỉnh dần ổn định, thuận tiện cho việc phát triển mạng lưới viễn thơng • Đầu tư bưu điện tỉnh đồng chuyển mạch, truyền dẫn thiết bị phụ trợ khác • Các phịng ban chun mơn đạo thường xun kịp thời, lãnh đạo bưu điện tỉnh có chủ trương sát thực với sản xuất  Khó khăn: • Trình độ chuyên môn số cán công nhân viên thấp, thiếu kinh nghiệm chưa đáp ứng với nhu cầu sản xuất 11 • Kinh phí chi thường xun cho sửa chữa mạng lưới phục vụ cịn • Đầu tư mạng cáp cho vùng sâu, vùng xa chưa kịp thời, tồn đọng nhiều đơn yêu cầu lắp đặt máy điện thoại c Kết thực kế hoạch hàng năm Năm 1998: • Dân số 40100 người • Doanh thu : tỷ 969 triệu đồng • Phát triển máy: 798 máy • Tổng số máy mạng: 2854 máy đạt 7,11 máy/100 dân Năm 1999: • Dân số 40410 người • Doanh thu: tỷ 709 triệu đồng • Phát triển máy: 520 máy • Tổng số máy mạng: 3374 máy đạt 8,34 máy/100 dân Năm 2000: • Dân số 40810 người • Doanh thu; tỷ 346 triệu đồng • Phát triển máy: 850 máy • Tổng số máy mạng: 4224 máy đạt 10,35 máy/100 dân Năm 2001: • Dân số 41228 người • Doanh thu: tỷ 051 triệu đồng • Phát triển máy: 1325 máy 12 • Tổng số máy mạng: 5549 máy/100 dân • Số máy giảm năm là: 41 máy cố định, máy di động trả trước, máy di động trả sau Nguyên nhân số quan đưa tổng đài nội vào hoạt động( nhà máy nhựa, công ty may, chi nhánh xăng dầu, công an tỉnh ) • Phát triển mạng viễn thơng nơng thơn: Đạt 100% số thơn địa bàn có máy điện thoại 13 B/ TẠI BỘ PHẬN GIAO DỊCH I/ Qui trình chấp nhận : Bưu phẩm bưu kiện: • Giao dịch viên phải kiểm tra hàng hoá mà khách hàng muốn gửi kiểm tra điều kiện bưu gửi cách gói bọc • Sau cấp phiếu gửi hướng dẫn khách hàng • Cấp BĐ1(BĐ32 cũ) bưu phẩm ghi số • Cấp BK1(BK21 cũ) bưu kiện • Nhận lại phiếu gửi khách hàng tự tay viết kiểm tra họ tên, địa người gửi, người nhận • Buộc bưu gửi, kẹp chì trước mặt khách hàng Cân ghi khối lượng tiền cước lên bưu gửi phiếu gửi • Lấy nhãn số bưu phẩm ghi sổ sổ BĐ2 (BĐ20 cũ) bưu phẩm ghi số, đóng dấu tên bưu cục nên nhãn số dán vào mặt trước bưu phẩm, ghi số hiệu nhãn vào BĐ1, bưu kiện khơng cần phải dán nhãn số • Đóng dấu ngày vào phiếu gửi, thu tiền trao biên lai cho khách hàng • Dán tem in cước thay tem lên mặt trước bưu gửi • Đóng dấu huỷ tem, ghi vào sổ kế toán xuất nhập BP-BK BĐ28 ( BĐ2 cũ) chuyển cho phận khai thác Báo chí: 14 • Giao dịch viên cấp giấy đặt mua báo chí PH19( BC nước), PH20 ( BC nước ngoài) loại đưa tờ • GDV nhận lại PH19 PH20 kiểm sốt lại • Giao dịch viên viết hoá đơn BC01, lấy chữ ký khách hàng vào hố đơn • Thu tiền giao hố đơn ( liên cho khách hàng) • Giao phiếu PH19 liên BC01 cho phận quản lý độc giả • Căn vào liên BC01 ghi vào sổ quĩ thu PH5 3.Điện thoại: Khi khách hàng có nhu cầu gọi điện khách hàng phải ghi số máy cần gọi vào TH27 sau nhân viên giao dịch bấm số cần gọi mời khách hàng vào cabin, khách hàng gọi xong máy tính tự động tính tiền giao dịch viên thu tiền Chấp nhận EMS • Kiểm tra nội dung hàng hố • Cấp phiếu gửi E1( ba tờ đính kèm nhau) phong bì cho khách hàng • Hướng dẫn khách hàng ghi chép họ tên, địa người gửi, người nhận, nội dung hàng hố, ngày gửi kí tên • Giao dịch viên kiểm tra lại E1, đóng dấu ba tờ, ghi rõ cước phí lên E1 • Kí tên giao dịch viên nhận • Cân ghi lại khối lượng bưu gửi lên phong bì đựng bưu gửi tính cước • Ghi rõ cước phí lên phong bì 15 • Ghi số liệu bưu gửi từ E1 lên phong bì • Thu giao biên lai ( tờ cuối ) cho khách hàng • Đính kèm E1 với phong bì đựng bưu gửi • Vào sổ nhập xuất giao cho bên phòng khai thác 5.Chuyển tiền a) Điện chuyển tiền : Là loại ngân phiếu bưu điện phát hành chuyển đường điện báo nên đảm bảo nhanh chóng thư chuyển tiền − Những nghiệp vụ đặc biệt điện báo dùng cho điện chuyển tiền + Khẩn PN :có tác dụng việc phát giấy mời N29, tin tức kèm theo thư chuyển tiền + Thuê phát + Có cước trả lời + Ngồi cịn có :Lưu kí, báo trả thư hay điện, trả tiền Tải FULL (file word 32 trang): bit.ly/2Ywib4t nhà Dự phòng: fb.com/KhoTaiLieuAZ − Mức tiền gửi điện chuyển tiền : Qui định thư chuyển tiền + Điện chuyển tiền Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh không hạn chế số lượng gửi tiền ngân phiếu + ĐCT gửi đến để trả tiền trung tâm tỉnh, thành phố( trừ Hà Nội, TPHCM) tối đa 30 triệu đồng, huyện triệu đồng − Quy trình nhận gửi ĐCT: + Viết ĐCT N3: đo người gửi tự viết( không tẩy xoá) họ tên, địa người gửi, người nhận,số tiền số, chữ, nghiệp vụ đặc biệt 16 + Xin báo trả ký gửi ĐCT: TBT, ĐBT + Lập hoá đơn BC01, lấy số hoá đơn ghi vào N3 + Lập ĐCT N3 (ghi vào N3 số sê ri, số phiếu) + Đếm tiếng tính cước điện báo ĐCT + Vào kê phát hành N22c + ĐCT sau đếm tiếng tính cước N3 song phải vào N22 c để lấy số điện báo cho ĐCT + Lấy ký duyệt kiểm soát viên ĐCT + Ghi ĐCT N3 vào sổ chuyển giao N17a giao cho phận điện báo để chuyển b) Thư chuyển tiền: + Chấp nhận gửi + Đưa phiếu chuyển tiền N21 cho khách hàng, hướng dẫn ghi + Điều chỉnh sai sót, đóng nhật ấn xác nhận có sai sót + Vào sổ hố đơn BC01 dựa vào N21, đóng nhật ấn lên BC01 , thu tiền, giao hoá đơn + Lập thư chuyển tiền N21 + Số tiền số + Số thư chuyển tiền, ngày tháng, năm phát hành + Nếu có u cầu TBT hay ĐBT gạch nhóm chữ đóng khung nhóm chữ cịn lại mực đỏ + Đóng dấu ngang bưu cục phát hành, dấu ngày phía N21 + Ghi TCT phát hành vào kê N22 33892 17 ... cục Bưu điện Bưu điện Hưng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viết tắt HUNG YEN P&T), có trụ sở Thị xã Hưng n tỉnh Hưng Yên Bưu điện Hưng Yên chịu lãnh đạo Tỉnh. .. cấu Bưu điện tỉnh Hưng Yên : Bưu điện tỉnh Hưng Yên tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Bưu –Viễn thơng Việt Nam theo điều lệ tổ chức hoạt động Tổng cơng ty Bưu. .. việc giao • Tập thể người lao động bưu điện Tỉnh Hưng Yên • Các đơn vị trực thuộc bưu điện tỉnh Hưng Yên :gồm đơn vị sản xuất kinh doanh đơn vị nghiệp • Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực chế độ