Thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý nhân sự

Báo cáo thực tập: Thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý nhân sự

Lời nói đầuLời nói đầuXã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng nhiều và ngợc lại các ứng dụng của tin học đã tạo điều kiện thúc đẩy xã hội phát triển với tốc độ cha từng thấy. Tin học đã trở thành một ngành khoa học mũi nhọn đem lại lợi ích thực sự cho xã hội. Trớc đây để thiết kế một số chơng trình nh: Quản lý nhân sự, Quản lý lơng, Quản lý trờng học, Quản lý giáo vụ . các nhà thiết kế hầu hết viết trên môi trờmg FOX hoặc FOXPRO FOR DOS. Trong khi xu thế hiện nay ngời dùng quen làm việc trên môi trờng WINDOWS và rất nhanh chóng thích ứng với các chơng trình đợc viết trên môi trờng FOR WIN.Khác với những phần mềm trớc MICROSOFT ACCESS là một phần mềm tơng đối mới trong lĩnh vực thiết kế hệ thống ở nớc ta. Nó đã khắc phục đợc hầu hết các nhợc điểm mà các chơng trình thờng mắc phải, cộng với môi tr-ờng làm việc FOR WINDOWS. Với giao diện và công cụ thuận tiện cho việc thiết kế hệ thống nên nó đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong lĩnh vực thiết kế phần mềm quản trị. Nhng cũng ngợc lại để sử dụng đợc triệt để các tính năng của chơng trình MICROSOFT ACCESS đòi hỏi một sự tìm tòi kỹ lỡng, thận trọng, tiếp cận sâu sát với chơng trình. Công tác Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề bức xúc luôn đợc sự quan tâm hàng đầu trong mọi tổ chức hành chính, doanh nghiệp, đoàn thể . Nó đợc quan tâm không chỉ ở số lợng mà còn cả phẩm chất của ngời sử dụng.Ngoài việc quản lý chung, công tác tổ chức còn vô vàn các công việc cụ thể, chi tiết mang tính thống kê và thông qua đó đã ra đợc những đánh giá, dự báo hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định về chiến lợc phát triển đội ngũ, đào tạo nguồn nhân lực kế cận. Hà Nội, tháng 03 năm 20081 Mục lụcMục lụcLời nói đầu 1Mục lục 2Chơng I: Khảo sát bài toán thực tế 4I . Tìm hiểu bài toán 41.Mô hình tổ chức của công ty .42. Cơ Cấu tổ chức .43.Tính lơng .7II.Đánh giá u nhợc điểm của Công Ty 72.Đánh giá về quản lý nhân sự của Công Ty 73.Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống mới: .84.Khả năng tin học hoá 95.Nghiên cứu xây dựng chơng trình .96.Các bớc xây dựng hệ thống thông tin .13Chơng II: phân tích thiết kế hệ thống .16I. Phân tích chi tiết bài toán .161.Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống: .162.Biểu đồ luồng dữ liệu 18- Chức năng thứ nhất: Cập nhật dữ liệu: .213.Sơ đồ thực thể liên kết .23III. Thiết kế Cấu trúc dữ liệu 24Chơng II: .30ứng dụng bài toán thực tế 30I. Lập trình ứng dụng quản lý băng tin học .301.Tại sao phải ứng dụng chơng trình 302.Khi có chơng trình thì công việc quản lý nhân sự đợc giải quyết nh sau: .30II. Những yêu cầu của hệ thống .31III. Mục đích và yêu cầu của chơng trình 321. Mục đích: .322.Yêu cầu .323.Các ứng dụng chơng trình 32Chơng III: cài đặt hệ thống .342 I. Giới thiệu 34II. Thiết kế mẫu cửa sổ chính 34Chơng IV: Đánh giá u nhợc điểm của chơng trình 36I. Ưu điểm của hệ thống: 36II. Nhợc điểm của hệ thống .37Kết luận .383 ChChơng I:ơng I: Khảo sát bài toán thực tế Khảo sát bài toán thực tếI . Tìm hiểu bài toán1. Mô hình tổ chức của công ty.Bộ máy quản lý của Công ty TNHH thơng mại và xây lắp từ xa (T&X) đ-ợc xây dựng theo cơ cấu với một Phòng Giám Đốc và các Tổ sản xuất, chức năng có trách nhiệm quyền hạn phù hợp với chức năng của mình, cơ cấu quản lý của Công Ty hiện nay theo mô hình Trực tuyến chức năng. Trong đó Phòng quản lý nhân sự và tiền lơng chịu sự điều hành của Phó Giám Đốc, còn các tổ sản xuất trực tiếp làm ra các sản phẩm gồm có: một Tổ trởng, một Tổ phó có chức năng tham mu với giám đốc về công việc và nhân sự trong tổ đồng thời quản lý, đôn đốc các công nhân trong công việc. Dới sự chỉ đạo của Tổ trởng, Tổ phó là các công nhân trực tiếp làm ra các sản phẩm cho công ty.Cơ cấu tổ chức nhân sự trong Công Ty:2. Cơ Cấu tổ chức a) Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí:Trong chức năng nhiệm vụ của từng vị trí em chỉ khảo sát các vị trí có liên 4phòng giám đốcPhòng QLNSvà TLTổ Lắp rápTổBảo dưỡngTổ hoàn thiệnPhòng kế toánPhòng hành chính Phòng kinh doanh quan đến quản lý hồ sơ nhân viên. Bao gồm các vị trí với các chức năng nhiệm vụ chính nh sau:- Trởng phòng (2 ngời): + Chức năng: Quản lý chung và điều hành công việc của phòng tổ chức để hoàn thành các chức năng nhiệm vụ của phòng. Tham mu với lãnh đạo công ty các vấn đề về nhân lực.+ Nhiệm vụ: Tổ chức và điều hành công việc của phòng tổ chức để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao.+ Theo dõi tất cả các vấn đề liên quan đến ngời lao động:. Số lao động trong công ty từng tháng, từng quý Bố trí lao động hợp lý để tạo ra năng suất lao động cao Tạo động lực để thúc đẩy ngời lao động tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh Đời sống CBCNV trong công ty Tổ chức các cuộc họp trong công ty Báo cáo với giám đốc công ty về hoạt động chức năng, nhiệm vụ của phòng.- Quản lý lao động (2 ngời)+ Chức năng: Là các nhân viên của phòng tổ chức quản lý các vấn đề về ngời lao động, quản lý các hồ sơ hoạt động lao động của ngời lao động trong công ty.+ Nhiệm vụ: Quản lý về nhân lực, trực tiếp theo dõi thực trạng lao động tại công ty từng tháng từng quý.+ Quản lý và kiểm soát các hồ sơ về ngời lao đông.+ Tiếp nhận các hồ sơ của các cá nhân có nhu cầu xin việc làm.+ Viết các hợp đồng lao động.+ Tiếp nhận và quản lý các đơn xin nghỉ của các công nhân trong toàn công ty.5 + Làm các thủ tục thanh lý hợp đồng, thuyên chuyển, điều động và phân công công công tác, các giấy tiếp nhận của các cá nhân thuộc cơ quan khác xin việc làm tại công ty.- Báo cáo với thủ trởng phòng về các hoạt động nhiệm vụ đợc giao.- Quản lý các chế độ và tiền lơng+ Chức năng: Là các nhân viên của phòng tổ chức chuyên quản lý về các chế độ bảo hiểm của ngời lao động trong công ty.+ Nhiệm vụ: Quản lý hồ sơ của các CBCNV trong biên chế để giải quyết các chế độ bảo hiểm.+ Theo dõi về vấn đề sức khoẻ của CBCNV trong công ty.+ Mua bảo hiểm cho các cá nhân đã ký HĐLĐ dàI hạn với công ty.+ Tiếp nhận mọi thông tin liên quan đến các chế độ bảo hiểm để có biện pháp giải quyết kịp thời.+ Làm lơng cho CBCNV của công ty.+ Thu nhập tất cả các thông tin liên quan đến quy chế trả lơng của nhà n-ớc.+ Trực tiếp theo dõi các khối lợng công việc đã hoàn thành để tính lơng theo quy định.+ Theo dõi vấn đề lơng của ngời lao động để từ đó có thể biết đợc của công nhân.+ Báo cáo với Trởng phòng về các hoạt động nhiệm vụ đợc giao.b) Các quy trình nghiệp vụ (kèm theo mô tả các mục thông tin cần thiết cho quy trình đó).- Khi có một ngời đợc nhận vào làm việc tại công ty, trớc hết bộ phận quản lý tiếp nhận hồ sơ, trong đó có kèm theo quyết định làm việc, hợp đồng lao động do giám đốc ký (bản hợp đồng do bộ phận này giữ một bản). Bộ phận này nhập một số thông tin cá nhân đó vào sổ quản lý CBCNV (gồm có: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tinh, ngày vào cơ quan, ngày nhập, số chứng minh th nhân dân, nơi sinh, nơi thờng trú). Nhập vào sổ quản lý bộ hồ sơ cán bộ (gồm 6 có : manv, hoten, ngaysinh, quê quán .) Bộ phận quản lý các chế độ và lơng căn cứ vào danh sách cán bộ CNV và hồ sơ do bộ phận quản lý lao động đa tới để làm các chế độ bảo hiểm cho cá nhân đó (nếu có), đồng thời tính lơng và quản lý lơng cho mỗi thành viên. Khi có sự thay đổi phải điều chỉnh hệ số lơng thì bộ phận quản lý ché độ và lơng lam danh sách điều chỉnh lơng và chuyển cho bộ phận quản lý lao động để bộ phận này cập nhật hệ số lơng mới, đồng thời cập nhật vào sổ theo dõi mức lơng mới của CBCNV.Cuối tháng bộ phận quản lý chế độ và lơng căn cứ vào sổ theo dõi mức l-ơng và bảng chấm công do các bộ phận gửi tới để làm Bảng thanh toán tiền l-ơng sau đó bộ phận nay gửi bảng thanh toán tiền lơng sang phòng kế toán để phòng này trả lơng cho CBCNV. Sau khi đã thanh toán lơng từ phòng kế toán trả tiền lơng cho bộ phận quản lý chế độ và lơng để bộ phận này cập nhật và theo dõi chi trả lơng.3. Tính lơngTrong bảng thanh toán tiền lơng gồm có các việc cần thực hện nh sau: + Tên đơn vị: họ tên, ngành.+ Hệ số lơng: phần này cần nhập bậc lơng từ sổ theo dõi mức lơng.Công việc tính lơng đợc tính nh sau: (Lơng cơ bản * hệ số lơng * ngày công) + giờ thêm*5000 + thởng + phụ cấp + tiền khác BHXH (5%*(Lơng cơ bản * hệ số lơng * ngày công)) BHYT (2%*(Lơng cơ bản * hệ số lơng * ngày công))Thực tế đợc tính lơng của Công ty TNHH thơng mại và xây lắp từ xa (T&X) chỉ làm bằng thủ công do vậy tốn kém về thời gian và cần nhiều nhân viên và độ chính xác không cao.II. Đánh giá u nhợc điểm của Công Ty2. Đánh giá về quản lý nhân sự của Công TyQua thực tế tham khảo ở phòng tổ chức của Công ty TNHH thơng mại và 7 xây lắp từ xa (T&X), em nhận thấy hệ thống phơng pháp quản lý tuy đã có những thay đổi so với phơng pháp thủ công truyền thống, song vẫn không khỏi tra cứu bằng thủ công. Nh ợc Điểm: + việc cập nhật lý lịch CBCNV đôi lúc phải làm lại vì hồ sơ cán bộ thất lạc.+ Việc tính lơng cho CBCNV làm bằng tay tốn kém nhiều thời gian đôi lúc thiếu chính xác.+ Tốn nhiều thời gian, công sức cho việc tổng hợp, thống kê, báo cáo từ cấp trên.+ Việc tra cứu, tìm kiếm, chọn lọc thông tin về nhân sự rất mất nhiều công sức không thuận tiện, đầy đủ, chính xác.+ Khó thực hiện đợc việc cập nhật thờng xuyên các thông tin có tính thời sự về sản xuất và quá trình kinh doanh .* Tóm lại hệ thông không đáp ứng đợc nhu cầu thông tin về nhân sự, phục vụ cho việc chỉ đạo của giám đốc cũng nh việc kiểm tra của các cơ quan chức năng kém hiệu quả. Vì vậy cần phải có hệ thống máy tính để đáp ứng các yêu cầu cần thiết hiện tai của công ty.Ưu điểm: Việc quản lý nhân sự ở Công Ty tuy có thủ công nhng dễ làm cho nhiều ngời trong Công Ty. Việc thay đổi nhân sự không mấy khó khăn, có thể sao chép thành nhiều bản hồ sơ nhân sự để phòng khi bị sự cố.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống mới:Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cần thiết về tính chính xác, đầy đủ, nhanh chóng với hoạt động thực tế sản xuất đa dạng phong phú cũng nh khắc phục các nhợc điểm của phơng pháp quản lý thủ công, các nhà quản lý kinh tế đã thấy rằng: Vấn đề từng bớc tự động hoá công tác quản lý của Công Ty Thông tin mà bớc đầu là tự động hoá về công tác quản lý về nhân sự là hết sức cần thiết việc cải tiến quản lý nhân sự theo phơng pháp mới này đáp ứng chủ chơng tin học hoá công tác quản lý nói chung của Đảng và Nhà nớc ta trong tình hình 8 mới hiện nay.Trong giai đoạn mới hiện nay việc đào tạo và tuyển chọn nhân viên điều hành máy tính là một việc làm không mấy khó khăn nhng điều quan trọng là phải xây dựng một phần mềm quản lý thống kê phù hợp với đặc điểm của Công Ty mình nhằm nâng cao hiệu quảƯu điểm:Tin học hoá công tác quản lý nói chung của Đảng và Nhà nớc ta trong giai đoạn xây dựng mới hiện nay là rất cần thiết việc áp dụng phần mềm tin học quản lý nhân sự vào Công Ty Thông Tin giải quyết rất nhiều khâu trung gian không cần thiết và đáp ứng tốt những nhu cầu cần thiết về tính chính xác. Đầy đủ nhanh chóng cập nhật thông tin một cách nhanh chóng khi có thay đổi. 4. Khả năng tin học hoá.Để khắc phục những nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ thì đơn vị cần xây dựng một hệ thống quản lý bằng thông tin tự động .Trong thực trạng hiện nay của công ty có đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự và tính lơng bằng máy tính .+ Phòng tổ chức cán bộ đã đợc trang bị máy tính có cấu hình cao. Nhân viên của phòng tổ chức cán bộ nói riêng và nhân viên các phòng ban nóu chung dã đợc phổ cập kiến thuớc về việc sử dụng máy tính .+ Ban giám đốc, và nhân viên các phòng ban đều nhiệt tình tán thành việc xây dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lơng .Nh vậy các yếu tố trên đã đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống thông tin quả lý nhân sơ và tính lơng bằng máy tính.5. Nghiên cứu xây dựng chơng trình Để đa tin học vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thì cần phải có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đúng quy định của đơn vị cũng nh của ngành, đờng nối chính sách của đảng, pháp luật của nhà nớc.Hiệu quả của phần mềm qủn lý phụ thuộc nhiều khả năng hiểu biết củc ngời phân tích và thiết lế hệ thống thông tin. Nó làm tiêu đề cho việc xây dựng 9 chơng trình, vì vậy công việc phải tỉ mỉ, thận trọng chi tiết, chính xác. Qua đó sẽ thấy đợc sự lu chuyển các luồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện.Nh vậy việc phân tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên cho hiệu quả hoạt động chơng trình sau đây.Trong quá trình phân tích hệ thống ta thấy:S ơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết đợc yêu cầu của ngời sử dụng, mô hình của hệ thống thông tin lu chuyển từ qú trình này qua quá trình khác.Sự liên kết của dữ liệu từ đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tin của d liệu đầu ra.* ứng dụng của tin học trong công tác quản lýNgày nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cách mạng khoa học kỹ thuật, trong đó công nghệ thông tin là nghành phát triển một cách vợt bậc và phù hộp với nhiều ngành nghề.Đặc biệt trong công việc quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạt động của các cơ quan, xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin của các bộ phận trong đơn vị đó. Ngày nay tin học đã và đang khẳng định đợc mình và ngày càng đứng vững vì nó có những u thế sau:+ Có khả năng lu trữ và xử lý thông tin lớn.+ Thông tin xử lý chíng xác, nhanh chóng theo yêu cầu của ngời sử dụng, thời gian xử lý nhanh, trình bày đẹp.+ Lu trữ dữ liệu khoa học ngọn nhẹ, thuận lợi, an toàn và tiết kiệm.+ Chi phí nhỏ, ít tốn kém.Điều này chứng tỏ máy tính là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả. để có đợc điều đó không chỉ có kiến thức nhất định về chuyên môn mà cân phải có kiến thức cơ bản vè quản lý và nghiệp vụ, hiểu rõ các chức năng các bộ phận về nghiên cứu.Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chậm còn phụ thuộc vào sự hiểu biết của ngời phân tích và thiết kế hệ thống. ứng dụng của 10 [...]... cáo nhân sự * Chức năng: Quản lý nhân sự và tính lơng Mô tả: Đây là hệ thống quản lý nhân sự và tiền lơng đợc xây dựng để quản lý thông tin về nhân sự, tiền lơng cho cán bộ công nhân viên chức của Công ty TNHH thơng mại và xây lắp từ xa (T&X) Thông in vào:Các thông tin thay đổi về nhân sự về công nhân viên chức trong cơ quan Thông tin ra: Các báo cáo về nhân sự Các xử lý: Sự thay đổi thông tin của nhân. .. việc xử lý thông tin trớc khi đa vào máy tính và một số công viếc sau khi máy tính xử lý đa ra Thiết kế các tệp dữ liệu Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính Thiết kế giao diện với ngời sử dụng Thiết kế các Mudul chơng trình Thiết kế mẫu thử và thử chạy chơng trình Đánh giá các mặt u nhợc điểm của hệ thống mới e Cài đặt chơng trình Chọn ngôn ngữ lập trình Cài đặt, viết các đoạn chơng trình chung... cụ đểt thu thập, xử lý cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong công việc *Mục đích của đề tài Qua nghiên cứu mô hình quản lý của công ty nói chung và hệ thông quản lý nhân sự nói riêng, muốn tin học hoá ta cần xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự và tính lơng nhằm các mục dích sau: Thực hiện quá trình quản lý CBCNV của công ty Lu trữ các thông tin liên qua tới CBCNV và đang làm việc tại... phân tích hệ thông có cấu trúc Nó đa ra phơng pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng của hệ thống với thông tin mà chúng ta sử dụng Ta xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thông nh sau: a) Mức khung cảnh Ban lãnh đạo Yêu cầu báo cáo Báo cáo Quản lý nhân sự và tính lương Các quyết định, chính sách Điều chỉnh sửa đổi Thông tin Nhân Sự 18 Nhân viên Tác nhân ngoài: Nhân viên và ngời sử dụng + Nhân viên:... kiếm Kết quả tìm kiếm Nhân viên Yêu cầu in DS nhân sự Hồ sơ nhân sự 21 In kết quả - Chức năng thứ ba: chấm công và tính lơng: Tham số tính lương Yêu cầu sửa Nhân viên đáp ứng Yêu cầu in Kết quả in In kết quả Hồ sơ lương - Chức năng thứ bốn :Thống kê báo cáo Dữ liệu Yêu cầu đáp ứng Nhân viên Yêu cầu in Kết quả in Hồ sơ nhân viên 22 In kết quả 3 Sơ đồ thực thể liên kết 23 III Thiết kế Cấu trúc dữ liệu Để... tợng quản lý Đầu vào của hệ thống: Có một chức năng giao tiếp với chức năng bên ngoài Đầu ra của hệ thống: Hồ sơ nhân viên, các báo cáo, danh sách thoe yêu câu của bảng lơng của CBCNV trong công ty + Ngời sử dụng: Là ngời trực tiếp quản lý và sử dụng hệ thống nhân sự và tính lơng nh: Ban lãnh đạo, phòng tổ chức cán bộ 19 b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Yêu cầu Yêu cầu Cập nhật danh mục Trả lời Nhân. .. việc tổ chức thông tin bao gồm: thiết kế cấu trúc dữ liệu, cách tổ chức các File Cơ sở dữ liệu, đồng thời nêu nên mối quan hệ giữa các dữ liệu với nhau Từ đó tổng hợp đa ra các thông tin cần thiết cho ngời quản lý Căn cứ vào phân tích bài toán các chức năng đã thiết kế ở phần trên trong chơng trình Quản lý nhân sự cần có các cấu trúc dữ liệu sau: Bảng nhân sự đợc thiết kế nh sau: T_nhanvien(manv,hoten,ngaysinh,noisinh,quequan,dantoc,tdvh,tpgd,soCMN... đích và yêu cầu của chơng trình 1 Mục đích: Sau khi ta xác định đợc hệ thống quản lý nhân sự sẽ đi đến thực thi chơng trình Mục đích của chơng trình nhằm đáp ứng các yêu cầu đa ra về dữ liệu Đáp ứng giải quyết mọi yêu cầu mà hê thống đặt ra nh giúp cho công tác quản lý hồ sơ nhân sự của công ty hay quản lý bằng sổ sách và đi đến bằng phần mền máy tính (phần mền access) thực hiện mọi công việc đặt ra... thông qua hệ thống chơng trình đã đợc xây dựng Ngời sử dụng có thể kết nối với các thiết bị ngoại vi một cách dễ dàng và có thể cài đặt chơng trình dễ dàng 3 Các ứng dụng chơng trình Đây là màn hình chính của chơng trình quản lý nhân sự và tính lơng gồm có các thông tin là: Cập nhật dữ liệu: Nhập, sửa, xoá thông tin của nhân viên trong công ty Tra cứu nhân sự: Đa ra thông tin về cá nhân và thông tin... lơng tháng và một số loại khác Thông tin ra: Báo cáo kết quả chấm công Cách xử lý: Chấm công và cho kết quả lơng của nhân viên + Chức năng: Báo cáo thống kê Mô tả: Báo cáo tiền lơng và in kết quả Thông tin vào: Bảng thanh toán lơng tháng và các khoản khác Thông tin ra: Hiển thị kết quả lơng của CBCNV trong công ty Cách xử lý: Hiển thị, in kết quả 2 Biểu đồ luồng dữ liệu Sơ đồ dữ liệu của hệ thống là . cáo nhân sự * Chức năng: Quản lý nhân sự và tính lơngMô tả: Đây là hệ thống quản lý nhân sự và tiền lơng đợc xây dựng để quản lý thông tin về nhân sự, . thực sự cho xã hội. Trớc đây để thiết kế một số chơng trình nh: Quản lý nhân sự, Quản lý lơng, Quản lý trờng học, Quản lý giáo vụ... các nhà thiết kế hầu