Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Các bớc xây dựng hệ thống thông tin

Khi tiến hành tìm kiếm, khảo sát hệ thống cũ ta phải phái hiện những nh- ợc điểm còn tồn đọng, đề suất ý tởng cho giải pháp mới. Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo để đợc yêu cầu của họ nhằm định hớng cho hệ thống mới. Phải nêu ra đợc tính khả thi của bài toán và có định hớng cho giai đoạn tiếp theo.

Quan hệ gia đình Qúa trình công tác Trình độ học vấn Hệ số lương Bảng chấm công. Phải tiến hành phân biệt một cách chi tiết hệ thống hịe tai để xây dựng các lợc đồ cũ trên cơ sở đó xây dựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới. Nhằm xỏc định vai trũ, vị trớ của mỏy tớnh trong hệ thống mới, phõn tớch rừ việc nào cần phải lam bằng thủ công do con ngời đảm nhiệm.

Thiết kế các công viẹc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trớc khi. Muốn vậy ngời thiết kế cần phải phân cấp chức năng rõ ràng, dễ hiểu, chính xác và thực tế. Do vậy, mối liên hệ về dữ liệu về các chức năng sẽ đợc thể hiện qua các “Biểu đồ luồng dữ liệu”.

Để thiết kế chơng trình ta cần phải phân tích, lọc hệ thống về mặt dữ liệu, muốn vậy ta phải xác định đợc các thực thể trong hệ thống và các mối liên kết quan hệ giữa chúng.

Phân tích chi tiết bài toán

Ban lãnh đạo

• Lập trình ứng dụng quản lý băng tin học
• Mục đích và yêu cầu của chơng trình

Mô tả: Chấm ngày công cho CBCNV theo tháng năm. Thông tin vào: Sửa tham số tính lơng và in kết quả. In kết quả: Bảng thanh toán lơng tháng và một số loại khác…. Thông tin ra: Báo cáo kết quả chấm công. Cách xử lý: Chấm công và cho kết quả lơng của nhân viên + Chức năng: Báo cáo thống kê. Mô tả: Báo cáo tiền lơng và in kết quả. Thông tin vào: Bảng thanh toán lơng tháng và các khoản khác. Thông tin ra: Hiển thị kết quả lơng của CBCNV trong công ty. Cách xử lý: Hiển thị, in kết quả. Tác nhân ngoài: Nhân viên và ngời sử dụng + Nhân viên: Là đối tợng quản lý. Đầu vào của hệ thống: Có một chức năng giao tiếp với chức năng bên ngoài. Đầu ra của hệ thống: Hồ sơ nhân viên, các báo cáo, danh sách thoe yêu câu của bảng lơng của CBCNV trong công ty. + Ngời sử dụng: Là ngời trực tiếp quản lý và sử dụng hệ thống nhân sự và tính lơng nh: Ban lãnh đạo, phòng tổ chức cán bộ…. b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Để xây dựng chơng trình, điều quyết định hiệu quả của công việc chính là việc tổ chức thông tin bao gồm: thiết kế cấu trúc dữ liệu, cách tổ chức các File Cơ sở dữ liệu, đồng thời nêu nên mối quan hệ giữa các dữ liệu với nhau. Mô hình thực thể liên kết: Là mô hình dữ liệu lôgic đợc xây dựng trên khái niệm lôgic nh: thực thể, kiểu thực thể, liên kết, kiểu liên kết, thuộc tính.

+ Kiểu liên kết là một tập hợp nhiều liên kết cùng loại.Giữa các thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi liên kết xác định một tên duy nhất. Biểu diễn các liên kết băng đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể, kiểu liên kết còn là sự xác định có bao nhiêu thể hiện kiểu thực thể này có thể cùng kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia. Chẳng hạn nh công tác thống kê của quản lý hồ sơ nhân viên nếu đem so sánh bằng biện pháp thủ công thì rõ ràng nhận thấy rằng công tác thủ công cần nhiều ngời tham gia thống kê ta chỉ cần một nhân viên quản lý thống kê đầy đủ.

+ Nếu ta so sánh độ chính xác của hai công tác trên thì thống kê bằng công tác thủ công không thể tránh khỏi sai sót và nhầm lẫn nhng dùng chơng trình thực thi thực hiện công tác đóthì độ chính xác đem lại rất cao sự sai sót hầu nh không xảy ra. Mỗi cán bộ khi vào làm việc tại công ty thì ngời đó phải cung cấp đầy đủ hồ sơ lý lịch( trích ngang) cho ngời quản lý biết nh: Họ tên, quê quán, trình độ nghiệp vụ Để ng… ời lãnh đạobố trí công việc, từ đó hồ sơ của cán bộ công nhân viên sẽ đợc vào sổ lu hồ sơ và sổ hồ sơ này sẽ lu vào từng phòng, từng ban,. Đáp ứng giải quyết mọi yêu cầu mà hê thống đặt ra nh giúp cho công tác quản lý hồ sơ nhân sự của công ty hay quản lý bằng sổ sách và đi đến bằng phần mền máy tính (phần mền access) thực hiện mọi công việc đặt ra hạn chế tối đa hệ thống cũ và đi đến hệ thống quản lý mới làm tăng hiệu suất lao động, giảm tối thiểu sự sai sót mà vẫn giữ nguyên đợc yêu cầu đặt ra do lãnh đạo chỉ thị.

Yêu cầu của hệ thống mới nhằm giải quyết thực thi chơng trình nh cập nhập hồ sơ và lu trữ hồ sơ đa ra tổng hợp báo cáo một cách chính xác và khách quan. Nói chung trong các chơng trình ứng dụng việc thiết kế giao diện ngời máy có vai trò đặc biệt quan trọng giúp cho ngời sử dụng khai thác chơng trình thuận tiện, dễ dàng và tin cậy. Đối với chơng trình quản lý nhân sự với một khối lợng lớn các tiêu chí cần quản lý nên việc thiết kế giao diện ngời - máy phải ở mức trong sáng nhất đơn giản nhng đầy đủ sau đây là phần chi tiết chơng trình.

- Đối với ngời sử dụng chức năng tra cứu và tìm kiếm thì việc tạo lập các bảng truy vấn là một mắt xích quan trọng nhất, nó chính là điều kiện lọc để đa ra một máy tính đầy đủ càng có nhiều bảng truy vấn thì chơng chình càng đáp ứng đợc nhiều yêu cầu của ngời sử dụng. Chẳng hạn nh tìm kiếm ngày sinh nếu biết mã ngày sinh thì công việc tìm kiếm một cách dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều nhng khi chỉ biết thông tin sơ sài thì công việc chở nên phức tạp để đơn giản cho ngời sử dụng thì chơng trình đa ra cửa sổ truy vấn nhập điều kiện tra cứu, tìm kiếm lựa chon kết xuất thông tin. Trong trong chơng trình của Em với mỗi quá trình tra cứu in ấn chơng trình phải thực hiện đợc liên kết giữa 4 phần với nhau đó là: Bảng truy vấn, mẫu biểu nhập điều kiện lên chính (mỗi form), mẫu biểu kiểm tra tác vụ (subform) thi hành mẫu biểu chính và báo biểu thực hiện in ấn.

Với những ngời lần đầu sử dụng chắc chắn còn nhiều bỡ ngỡ trong cách dùng bởi vậy để ngời sử dụng có thể dễ dàng sử dụng em đã thiết kế những thông tin cần thiết nhất, ngắn gọn nhng đầy đủ ý ở phần. Chẳng hạn nh trong quá trình nhập hồ sơ của nhân viên nếu bạn nhập sai thì hộp thông báo lỗi sẽ thông báo lỗi đồng thời hớng dẫn cách làm cho bạn.