TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ &KINH DOANH QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP Đơn vị thực tập CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNIQUE LOGISTICS VIỆT NAM Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện TS LÊ THỊ VI[.]
MỤC LỤC CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNIQUE LOGISTICS VIỆT NAM 1.1.Khái quát trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam .1 1.1.1 Giới thiệu chung công ty 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển 1.2 Lĩnh vực kinh doanh 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.4 Nhân lực Công ty .4 1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật 1.6 Tình hình tài chính cơng ty .5 CHƯƠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNIQUE LOGISTICS VIỆT NAM 2.1 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty .7 2.2.Hoạt động thương mại quốc tế Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam 2.2.1.Giao nhận vận tải đường hàng không 2.2.2 Giao nhận vận tải đường biển 2.2.3 Khái quát quy trình thực nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất đường biển Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam .10 CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CÒN TỒN TẠI VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .15 3.1 Đánh giá tình hình hoạt động giao nhận hàng hóa Công ty TNHH Unique Logistics Việt Nam 15 3.1.1 Thành tựu 15 3.1.2 Hạn chế .15 3.2 Đề xuất nghiên cứu .16 3.2.1 Hướng đề tài thứ nhất: Nâng cao lực cạnh tranh dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam 16 3.2.2 Hướng đề tài thứ 2: Hồn thiện quy trình giao hàng xuất đường biển Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17 LỜI NÓI ĐẦU Hiện xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế diễn với tốc độ nhanh chóng chiều rộng lẫn chiều sâu, cấp độ khu vực giới, với phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường, phụ thuộc lẫn thương mại kinh tế quốc gia ngày sâu sắc Trong chế thị trường với kinh tế mở bước hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động kinh doanh xuất nhập vốn có vai trị thiết thực có vai trị quan trọng Nó hoạt động kinh doanh mang tính quốc tế, làm cầu nối kinh tế Việt Nam kinh tế giới, góp phần đắc lực thúc đẩy tăng nhanh suất lao động xã hội tăng thu nhập quốc dân nhờ tranh thủ lợi so sánh trao đổi với nước Cũng nhờ hội nhập kinh tế, hoạt động giao thương buôn bán với giới ngày tăng Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận chuyển quốc tế ngày nhiều Các doanh nghiệp nhỏ chưa có nhiều kinh nghiệm giao nhận quốc tế tìm đến cơng ty fowarder để giúp họ khâu vận chuyển, tiết kiệm chi phí Nhận thấy điều nên sau thời gian học môn học xuất nhập theo yêu cầu Nhà trường đợt thực tập khóa, em xin thực tập Cơng ty TNHH Quốc tế Unique Logistics (Việt Nam) Điều thực hữu ích có ý nghĩa với thân em áp dụng lý thuyết chuyên ngành vào cơng việc thực tế Để hồn thiện tốt đề tài này, trước hết, em xin cám ơn anh chị Phịng vận hành chứng từ cơng ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập công ty thời gian qua Em xin chân thành cám ơn tới TS Lê Thị Việt Nga – Người hết lịng hướng dẫn, đóng góp ý kiến, giải đáp thắc mắc cho em trình viết báo cáo Mặc dù cố gắng hoàn thiện báo cáo thời gian thực tập ngắn với hiểu biết hạn hẹp, nên báo cáo thực tập khơng tránh khỏi sai sót Rất mong q thầy đóng góp ý kiến thêm để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC BẢNG BIỂU, SỒ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam Bảng 1.1 Nhân lực công ty Bảng 1.2 Tài chính công ty .6 Bảng 2.1 Kết kinh doanh Công ty (2018 – 2020) Bảng 2.2 Bảng tổng kết doanh thu lĩnh vực cơng ty – Phịng kế tốn Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển10 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết Tiếng Anh Tiếng Việt tắt TNHH B/L Bill of lading Trách nhiệm hữu hạn Vận đơn đường biển VGM Verified Gross Mass Phiếu xác nhận khối lượng toàn SI Shipping Instruction Mẫu hướng dẫn giao hàng CBM Cubic Meter Mét khối (m3) POD Port of Delivery Cảng dỡ hàng POL Port of Loading Cảng đóng hàng, xếp hàng G.W Gross Weight Tổng trọng lượng hàng hóa FCL Full Container Load Vận chuyển nguyên container LCL Less than Container ETD Loading Estimated time of Dự kiến thời gian tàu rời ETA Departure Estimated time of Arrival Dự kiến thời gian mà tàu cập bến P/L Profit loss Lỗ, lãi (lợi nhuận) CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNIQUE LOGISTICS VIỆT NAM 1.1.Khái quát trình hình thành phát triển Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam 1.1.1 Giới thiệu chung công ty Trụ sở chính: Tên công ty: Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics (HONGKONG) Tên giao dịch quốc tế: Unique Logistics International Hong Kong Limited Năm thành lập: 1983 Website: http://www.unique-logistics.com Các văn phịng cơng ty giới: Mỹ, Anh, Ấn Độ, Trung Quốc, Đài Loan, Switzerland, Philipine, Hàn Quốc, Việt Nam Phục vụ khách hàng ở: Châu Á, Châu Âu, Bắc Mỹ, Trung Đông, Mỹ La Tinh, Châu Phi, Châu Úc Chi nhánh Việt Nam: Tên công ty: Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam - Văn phòng TP Hồ Chí Minh: Địa chỉ: Tầng 6, 181 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Mã số thuế: 0310403753 Năm thành lập: 2010 Giám đốc: Trần Duy Hòa Email: james.tran.hcm@unique-logistics.com - Văn phòng Hà Nội: Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Hàn Việt, số 203 phố Minh Khai, Phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Mã số thuế: 0310403753-001 Ngày hoạt động: 01/07/2011 Giám đốc: Lê Thu Hiền Email: salesmgr.han@unique-logistics.com Lĩnh vực kinh doanh: Dịch vụ Logistics vận chuyển Phục vụ Khách hàng ở: Châu Phi, Singapore, Hồng Kong, Đài Loan, Trung Quốc, Indonesia, Ấn Độ, Hoa Kỳ, Hàn Quốc 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển Công ty hoạt động kể từ năm 1983 Hồng Kông đạt phát triển qua năm công ty mở rộng hệ thống đại lý nhiều nơi giới như: Trung Quốc, Đài Loan, Switzerland, Mỹ, Việt Nam, Ấn Độ,… bật là: Năm 2004, Unique trở thành thành viên cổ đông công ty Dynasty International – đối tác làm ăn lâu dài Boston, Mỹ Năm 2006: Unique trở thành thành viên cổ đông Unique Logistics International (ATL) – đối tác làm ăn Atlanta, Mỹ Unique trở thành thành viên cổ đông Unique Logistics International miền Bắc Đông Trung Quốcmột đối tác làm ăn lâu dài Thượng Hải, Trung Quốc với văn phòng nằm Miền Bắc miền Đơng Trung Quốc Unique mở văn phịng New York Los Angeles, Mỹ Năm 2012: Unique nắm giữ phần lớn cổ đông công ty Dynastry International Boston, Mỹ Embassy Freight International Atlanta, Mỹ Trong năm 2012, Unique mở thêm văn phòng Ấn Độ Năm 2014: Unique nắm giữ toàn cổ phần Embassy Freight International Atlanta, Mỹ 1.2 Lĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam cung cấp dịch vụ vận tải sau: - Đối với giao nhận hàng hóa đường biển, công ty cung cấp dịch vụ sau: vận tải đường biển hàng nguyên container hàng lẻ; đàm phán hợp đồng; dịch vụ gom hàng (buyer consolidation); gom hàng đa quốc gia (multi-contry consolidation); khai báo hải quan - Đối với giao nhận hàng hóa đường hàng không, công ty cung cấp dịch vụ sau: sản phẩm vận tải thông quan từ sân bay tới sân bay hay từ kho tới kho; điều hành chuyến bay; vận tải hàng nguy hiểm; vận tải hàng khổ - Dịch vụ phân phối hàng nội địa, bao gồm công ty sau: Nộp Packing list; dán nhãn mã vạch; hóa đơn thay thế; nhận hàng đóng gói; liên kết hàng 1.3 Cơ cấu tổ chức Giám đốc Phó Giám đốc Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Vận hành chứng từ Bộ phận Khai báo hải quan Bộ phận Kế toán Bộ phận nhân Sale nội địa Sale quốc tế Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Từ sơ đồ thấy, UNIQUE LOGISTICS (Việt Nam) hoạt động với cấu tổ chức bao gồm phòng ban, phòng ban đảm nhiệm chức riêng, hỗ trợ q trình xử lí hàng hóa cách hiệu tối ưu - Giám đốc: Là người đại diện cho công ty, lãnh đạo điều hành hoạt động công ty, trực tiếp đạo hoạt động chi nhánh phận - Phó Giám đốc: Thừa hành định tổng giám đốc, điều hành hoạt động phận chi nhánh, tham mưu cho tổng giám đốc công tác quản lý, kinh doanh, công tác nghiệp vụ - Bộ phận kinh doanh: Tổ chức, triển khai quản lí kế hoạch kinh doanh đề Nhân viên phòng kinh doanh người có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tiếp thị sản phẩm, Đồng thời phịng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng chiến lược PR, marketing cho sản phẩm công ty theo giai đoạn đối tượng khách hàng - Bộ phận vận hành chứng từ: Nhận, kiểm tra xử lý tài liệu liên quan đến xuất nhập hàng hóa (Đơn đặt hàng, hóa đơn, danh sách hàng hóa, v.v); Đảm bảo việc giao nhận chứng từ xếp lưu giữ cách xác; Cập nhật liệu vào hệ thống thông báo cho khách hàng; Thu tất loại chi phí liên quan đến chứng từ khách hàng đối tác; Chuẩn bị phát hành chứng từ liên quan Vận đơn, lệnh giao hàng,…; Phối hợp với bên liên quan để xếp việc giao nhận hàng - Bộ phận khai báo hải quan: Kiểm tra hồ sơ xuất nhập khẩu; khai báo hải quan điện tử; làm việc với chi cục hải quan, cán hải quan, nhân viên giám sát hải quan để làm thủ tục thông quan hàng hóa; Tổng hợp thơng tin, báo cáo số liệu hàng ngày - Bộ phận kế toán: Quản lý việc sử dụng vốn công ty, lập kế hoạch thuchi tuần, theo dõi tình hình ghi chép sổ sách, thực nhiệm vụ hạch toán, lên kế hoạch tình hình tài xác định kết kinh doanh công ty Cập nhật nắm bắt luật thuế, sách thuế ban hành nhằm đáp ứng theo quy định pháp luật Ngoài cịn có chức tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo việc đưa định báo cáo tình hình tài cơng ty có yêu cầu chịu trách nhiệm trước pháp luật số liệu báo cáo - Bộ phận nhân sự: Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng, quy chế áp dụng cho công ty Chịu trách nhiệm quản lí việc tổ chức khóa học đào tạo nâng cao kĩ kĩ thuật chuyên môn cho cán công nhân viên công ty, lực lượng đứng sau chương trình kiện cơng ty 1.4 Nhân lực Cơng ty Văn phịng Hà Nội cơng ty có 30 người, có nhân viên thuộc phận kinh doanh, nhân viên thuộc phận vận hành chứng từ, nhân viên phận khai báo hải quan, nhân viên thuộc phận kế toán, nhân viên thuộc phận kỹ thuật nhân viên thuộc phận nhân Bảng 1.1 Nhân lực cơng ty Tiêu chí 1.Phân theo trình độ Trình độ đại học trở lên Trình độ cao đẳng, trung cấp Công nhân kỹ thuật 2.Phân theo giới tính Lao động nam Lao động nữ Số lượng (người) Tỷ lệ (%) 16 11 53,33 36,67 10 21 30 70 ( Nguồn: Phịng Hành chính- Nhân sự) Nhân viên UNIQUE LOGISTCS động nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với mơi trường, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng yêu cầu khách hàng Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, chuyên môn cao, đào tạo bản, giúp cho hoạt động kinh doanh công ty đạt hiệu cao 1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật Là công ty cung cấp dịch vụ logistics, UNIQUE LOGISTICS sở hữu hệ thống sở vật chất đại, hệ thống công nghệ thông tin hồn chỉnh Tại Việt Nam, cơng ty có chi nhánh là: Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh chi nhánh Hà Nội Cả hai chi nhánh trang bị đầy đủ máy tính, máy in trang thiết bị cần thiết máy điều hịa, hệ thống báo cháy cho tồn công ty, đáp ứng yêu cầu công việc đảm bảo an toàn sức khỏe cho tất nhân viên Trong phịng ban có máy vi tính kết nối mạng phục vụ cho việc tìm thơng tin thị trường, khách hàng, tra cứu tỉ giá hối đối, theo dõi thay đổi sách Nhà nước quan hữu quan cách kịp thời, đặc biệt thay đổi sách thuế hải quan giúp nhân viên tư vấn cho khách hàng cách xác kịp thời 1.6 Tình hình tài chính công ty Công ty TNHH Unique Logistics Việt Nam thành lập vào năm 2010 với vốn kinh doanh 5.000.000.000 VND Với xuất phát điểm từ cơng ty Logistics có tiếng có kinh nghiệm từ nước ngồi, Unique Logistics mở rộng văn phòng sang Việt Nam đạt nhiều thành tựu định Sau 10 năm hình thành phát triển cơng ty xây dựng cho chỗ đứng vững ngành logistics Việt Nam: lớn mạnh nhân lực, tài uy tín lĩnh vực giao nhận vận tải Bảng 1.2 Tài chính công ty Đơn vị: Tỷ VNĐ ST Các tiêu 2018 2019 T Tổng tài sản Vốn chủ sở hữu Tổng nợ 7345,67 514,19 6831,48 2020 7862,45 6982,12 723,35 474,78 7139,1 6507,33 (Nguồn: Phịng kế tốn- Tài chính) Nhận xét: Qua bảng số liệu cho thấy, tổng tài sản công ty có tăng giảm qua năm 2018-2020 Tăng từ 7345,67 tỷ VNĐ (năm 2018) lên 7862,45 tỷ VNĐ (năm 2019) Nhưng lại giảm xuống 6982,12 vào năm 2020, nguyên nhân vào năm 2020 ảnh hưởng đại dịch covid 19 khiến cho doanh thu kinh doanh công ty bị thụt giảm Vốn chủ sở hữu bị ảnh hưởng, năm 2019 mức 723,35 tỷ VND sang 2020 giảm đáng kể xuống cịn 474,78 tỷ VNĐ, chứng tỏ cơng ty khơng thể tránh khỏi khó khăn mà dịch bệnh gây nên Trong tình hình đó, tín hiệu tích cực khoản nợ phải trả cơng ty có xu hướng giảm, giảm 6507,33 tỷ VNĐ vào năm 2020 Điều cho thấy, bên cạnh phát triển kinh doanh công ty trọng đến vấn đề giảm thiểu nợ tương lai CHƯƠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNIQUE LOGISTICS VIỆT NAM 2.1 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty Q trình hoạt động Công ty TNHH Unique Logistics Việt Nam trình phát triển liên tục với nhiều thành tựu bật, khó khăn, biến động định Dưới bảng thể kết hoạt động kinh doanh công ty từ 2018 – 2020 Bảng 2.1 Kết kinh doanh Công ty (2018 – 2020) Đơn vị: Tỷ VNĐ Năm So sánh So sánh 8773.54 6492.42 2019/2018 7% 1% 2020/2019 -29% -25% 2281.12 11% -39% Tiêu chí Doanh thu Chi phí 2018 2019 2020 11617.22 8580.40 12372.73 8660.91 Lợi nhuận trước thuế 3336.82 3711.82 Lợi nhuận sau thuế 2535.98 2932.34 1756.46 16% -40% (Nguồn: Báo cáo tài qua năm 2018 – 2020- Phịng Kế tốn - Tài chính) Nhận xét: Từ bảng số liệu trên, ta thấy tình hình kinh doanh Cơng ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam có biến động qua năm Năm 2018, Công ty đạt doanh thu 11617.22 tỷ VND Năm 2019, doanh thu Công ty tăng lên 12372.73 tỷ VND tiếp tục tăng trưởng với tốc độ 7% so với năm 2018 Trong năm 2020 doanh thu lại giảm mạnh xuống 8773.54 tỷ VNĐ, giảm 29% so với doanh thu năm trước Nguyên nhân dẫn đến giảm sút ảnh hưởng dịch bệnh Covid 19 toàn giới , gây nên khó khăn cho hoạt động xuất nhập hàng hóa nước ngồi Cùng với tình trạng khan container trở hàng biện pháp giãn cách xã hội toàn giới khiến cho kinh tế năm 2020 thực khó khăn cho giới, không riêng Việt Nam Hiện nay, tình hình dịch bệnh kiểm sốt chặt chẽ hơn, hoạt động giao thương, buôn bán với nước tăng cao, kéo theo nhu cầu dịch vụ logistics ngày cao Đăc biệt nhu cầu giải vấn đề kê khai hải quan ngày trở nên quan trọng địi hỏi có chuyên nghiệp cao Với nhiều kinh nghiệm trực tiếp làm hải quan, Cơng ty tư vấn chi tiết cho khách hàng giấy tờ cần chuẩn bị cho lô hàng, đảm bảo tiến độ chi phí hiệu cho lơ hàng Dự báo kết kinh doanh UNIQUE LOGISTICS phục hồi tăng cao năm tới 2.2.Hoạt động thương mại quốc tế Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam Là công ty Logistics lâu đời lĩnh vực giao nhận vận tải giới , chi nhánh Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam cung cấp đầy đủ toàn diện giải pháp tốt lĩnh vực dịch vụ logistics Với hệ thống văn phòng đại diện nhiều nước giới, nhiều năm kinh nghiệm, công ty trọng vào hoạt động giao nhận vận tải, hoạt động hậu cần, khai báo hải quan hoạt động kho bãi phân phối Bảng 2.2 Bảng tổng kết doanh thu lĩnh vực cơng ty – Phịng kế tốn 2018 Tỷ trọng Dthu Mặt hàng (tỷ Đường hàng không Đường biển Môi giới Hải Quan Đại lý Hãng tàu Bán bảo hiểm cho khách hàng Dịch vụ giao nhận VNĐ) 6418,51 3545,58 377,56 482,11 2019 Dthu Tỷ (tỷ Trọng 55,25% 30,52% 3,25% 4,15% VNĐ) 7067,3 3520,04 476,35 389,74 230,02 1,98% 563,41 4,85% 2020 Tỷ Trọng Dthu (tỷ Tỷ Trọng 57,12% 28,45% 3,85% 3,15% VNĐ) 5303,6 2709,27 162,31 250,04 60,45% 30,88% 1,85% 2,85% 231,37 1,87% 64,05 0,73% 687,93 5,56% 284,27 3,24% Nhận xét: Qua bảng số liệu thống kê kết doanh thu lĩnh vực kinh doanh năm gần cho thấy: giao nhận vận tải đường hàng không đường biển chiếm tỷ trọng lớn hai hoạt động đem lại lợi nhuận cho công ty Vận tải hàng không chiếm nửa doanh thu 60,45% (năm 2020) có xu hướng tăng qua năm từ 55,25% lên 60,45% Đây hoạt động mang lại lợi nhuận cao cho công ty – chứng tỏ vận tải hàng không cơng ty chun nghiệp uy tín khách hàng Xếp vị trí thứ hai doanh thu đến từ hoạt động giao nhận vận tải biển, chiếm 30,88% doanh thu vào năm 2020 Các hoạt động lại cộng lại khoảng 10% doanh thu công ty, góp phần khơng nhỏ hệ thống dịch vụ Unique, công ty trọng đẩy mạnh dịch vụ này, hướng tới doanh nghiệp cung cấp giải pháp chuyên sâu dịch vụ logistics 2.2.1.Giao nhận vận tải đường hàng không Với 35 năm kinh nghiệm, cơng ty có tầm ảnh hưởng lớn thị trường vận tải hàng khơng xun Thái Bình Dương Châu Âu UNIQUE LOGISTICS hợp tác với nhà khai thác chuyến bay thuê thương mại hàng đầu để cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng không , tất tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng khách hàng Công ty tập trung vào tuyến bay Anh, Canada, Ý, Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore, với việc trì phát triển mối quan hệ với hãng bay giới kể đến như: British Airways, Quatar Airways, Thai Airways, Vietnam Airways… UNIQUE LOGISTICS nhắc tới Công ty cung cấp dịch vụ vận tải đường hàng không với mức giá hợp lý uy tín so với đối thủ cạnh tranh thị trường 2.2.2 Giao nhận vận tải đường biển Từ phân tích bảng thống kê kết doanh thu lĩnh vực , thấy hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa đường biển đem lại doanh thu cao thứ hai cho công ty, mạnh cơng ty Chính mảng dịch vụ vận tải đường biển ban giám đốc công ty trọng phát triển Với hệ thống văn phòng phân bố rộng khắp nước lớn giới Mỹ, Anh, Ấn Độ, Trung Quốc, Đài Loan, Switzerland, Philipine, Hàn Quốc,… song song với mối quan hệ tốt với hãng tàu lớn Maersk Line, One, TS Line, Cosco,… công ty chiếm lợi ngày mở rộng hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải biển Các tuyến đường biển Việt Nam – Mỹ, Việt Nam – Anh, Việt Nam – Canada,… Công ty khai thác hiệu Đặc biệt, tuyến Việt Nam – US/UK tuyến đường chủ đạo mà UNIQUE LOGISTICS tập chung khai thác, tận dụng tốt lợi cạnh tranh giá cước biển quan hệ tốt với đại lý, UNIQUE LOGISTICS tự tin phục vụ cung cấp dịch vụ với giá cước tốt nhất, rẻ cho khách hàng 2.2.3 Khái quát quy trình thực nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất đường biển Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam Tìm kiếm khách hàng Báo giá ký kết hợp đồng dịch vụ Làm thủ tục hải quan Thanh tốn, thu phí, giao nhận chứng từ làm báo cáo Tiếp nhận thông tin lô hàng xử lý chứng từ Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển Bước 1: Tìm kiếm khách hàng: UNIQUE LOGISTICS cơng ty dịch vụ nên việc tìm kiếm khách hàng có ý nghĩa quan trọng tồn cơng ty Cơng ty ln trì mối quan hệ chăm sóc khách hàng cũ Song song việc tìm kiếm khách hàng thơng qua việc đăng tải, quảng cáo hình ảnh cơng ty lên báo chí, internet… nhân viên kinh doanh chủ động liên hệ với khách hàng có nhu cầu để tư vấn hỗ trợ họ việc giao nhận hàng hóa Bước 2: Báo giá ký kết hợp đồng dịch vụ: 2a Báo giá: Sau tìm kiếm khách hàng có nhu cầu xuất hàng hóa đường biển, Cơng ty tiến hành báo giá cước loại chi phí dịch vụ Việc báo giá phụ thuộc vào giá cước với hãng tàu chi phí khác kèm tiến hành xuất lô hàng như: dịch vụ hải quan, chi phí cho đại lý cảng bên nhận 10 hàng, giá cước với hãng tàu,… Giá dịch vụ phải phù hợp để đảm bảo mang lại lợi nhuận cho công ty mức khách hàng sẵn lòng trả 2b Ký kết hợp đồng Ở công ty Unique Logistics thực ký kết hợp đồng văn lô hàng có giá trị lớn trường hợp nhập ủy thác, cịn lơ hàng nhỏ cơng ty khơng áp dụng việc ký kết hợp đồng văn mà thông qua Email điện thoại xem hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải tiếng Anh tiếng Việt Bước 3: Tiếp nhận thông tin lô hàng xử lý chứng từ 3a Nhận xử lý chứng từ Sau hợp đồng ký kết, phận kinh doanh gửi đơn hàng lên hệ thống FAST pro điền số thơng tin hàng hóa như: Ngày tàu chạy (Shipment date), tên khách hàng (Customer), hãng tàu (Supplier), đại lý (Agent),… Các thơng tin cịn lại POL, POD, G.M,… phận chứng từ nhập liệu nhận thông tin cung cấp từ khách hàng hãng tàu Cụ thể công việc có trình tự cụ thể sau: - Bộ phận chứng từ yêu cầu khách hàng gửi qua mail gồm chứng từ như: packing list, booking (nếu có) invoice để nhân viên phận chứng từ tiến hành đặt Container website hãng tàu - Sau thực xong bước đặt Container hãng tàu, hãng tàu xác nhận việc đặt Container thành công thông qua việc cấp cho phận chứng từ Giấy chứng nhận (Booking Confirmation) qua Email, phận chứng từ gửi chứng từ cho khách hàng để khách hàng cảng nhận Container kho đóng hàng vào Container Khách hàng sau lấy Container đóng hàng vào Container tiến hành cân hàng có VGM Khách hàng có nghĩa vụ gửi chứng từ VGM SI cho phận chứng từ VGM cho biết trọng lượng hàng xuất SI cho biết thêm số Container, số Seal, số khối (CBM), cảng bốc hàng (POL) cảng dỡ hàng (POD) 11 Sau nhận chứng từ SI VGM từ khách hàng, phận chứng từ gửi SI VGM cho hãng tàu qua Email dựa thông tin hãng tàu gửi lại Master B/L nháp cho phận chứng từ 3b Nhập liệu để xuất chứng từ Khi hoàn thành bước kể trên, phận chứng từ vào SI, Booking từ khách hàng để làm House B/L hệ thống phần mềm FAST pro công ty Unique Để lấy số House B/L phận chứng từ cần nhập thông tin chủ yếu Transport (phương thức vận tải: Sea Air), Container (loại hàng: FCL LCL), Consignor (chủ hàng), Consignee (người mua hàng) Release Type (hình thức giải phóng giao hàng) Sau nhập đầy đủ kiện hệ thống Cargo Wise lưu xuất số House B/L ô House Bill Nhân viên chép số vào đơn hàng làm phần mềm FAST pro Gửi House B/L nháp cho khách hàng kiểm tra xác nhận In House B/L gốc có dấu mộc chữ ký cơng ty để giao cho khách hàng 3c Kiểm tra sửa chữa chứng từ Sau xuất House B/L từ phần mềm FAST pro, phận chứng từ đối chiếu thông tin Master B/L, House B/L với Booking khách hàng SI để xem thông tin chứng từ có trùng khớp với hay khơng Nếu Master B/L có xảy sai sót so với chứng từ cịn lại nhân viên chứng từ gửi thông báo yêu cầu sửa lại MBL thông qua điện thoại gửi Mail đến hãng tàu kịp thời sửa chữa Trong số trường hợp gửi SI VGM cho hãng tàu để làm Master B/L gửi lại nháp Master B/L với thông tin EDT trễ 1-2 ngày so với ETD ban đầu lúc nhân viên hãng tàu gửi chứng từ Roll Over Notice để thông báo tên tàu (Vesel) tên chuyến (Voyage) cho lô hàng, nhân viên phận chứng từ sửa thông tin hệ thống phần mềm FAST pro xuất House B/L 12 Bước 4: Làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất 4a Chuẩn bị chứng từ để thông quan hàng hóa xuất nhập Để thơng quan cho hàng hóa, nhân viên phận khai báo hải quan liên hệ với chủ hàng để nhắc nhở chủ hàng việc cung cấp thông tin chứng từ cần thiết để làm thủ tục thông quan xuất cho lô hàng (lên tờ khai hải quan, xin giấy C/O…) Các thông tin chứng từ cần thiết như: - Tờ khai hải quan: (1 dành cho người xuất khẩu, dành cho hải quan lưu) - Packing list - Hợp đồng mua bán hàng hóa: - Giấy giới thiệu công ty xuất khẩu: Các chứng từ thơng thường phải hồn tất trước ngày tàu chạy, đồng thời công ty Unique Logistics tiến hành thực chứng từ vận tải Master B/L, House B/L Trước hoàn chỉnh gửi tờ khai điện tử, nhân viên khai hải quan làm tờ khai nháp gửi cho chủ hàng kiểm tra, sau đính có sai sót 4b Khai báo hải quan Sau chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan, nhân viên khai báo hải quan tiến hành khai báo hải quan điện tử qua phần mềm Ecus5-VNACCS Bước 1: Nhập liệu vào phần mềm Ecus5-VNACCS: thông tin tờ khai; danh sách hàng tờ khai; chứng từ kèm theo Bước 2: Truyền tờ khai vào hệ thống tiếp nhận Hải quan -> Nhận số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai -> Nhân viên phận kinh doanh chuẩn bị hồ sơ gửi cho khách hàng Bước 3: Phân luồng tờ khai: Sau kiểm tra tính hợp lệ xác liệu truyền, cán hải quan tiến hành phân luồng tờ khai phản hồi cho doanh nghiệp - Luồng xanh: cho phép thơng quan - Luồng vàng điện tử: xuất trình hồ sơ điện tử - Luồng vàng giấy: xuất trình hồ sơ giấy - Luồng đỏ: xuất trình hồ sơ giấy hàng hóa để kiểm tra - 13 4c Thơng quan hàng hóa đưa hàng cảng Việc đóng hàng vào container hoàn tất thủ tục hải quan, vô sổ tàu chứng nhận “thực xuất” cho lô hàng phải đem container chất hàng cảng chờ xếp lên tàu để xuất trước closing time (thời gian trễ hàng phải đóng vào container xếp cảng chờ xếp lên tàu) Bước 5: Thanh toán, thu phí, giao nhận chứng từ làm báo cáo 5a Thanh toán nhận chứng từ Sau hàng rời cảng, hãng tàu gửi cho nhân viên phận chứng từ Debit Note, dựa số tiền Debit Note công ty trả phí cho hãng tàu trước nhận Master B/L Original Master B/L surrendered từ hãng tàu Khi có chứng từ, tiến hành trao Master B/L cho đại lý cảng bên nhập Ngoài chi phí phát sinh với hãng tàu, cơng ty phải trả tiền cho khoản chi phí khác như: hải quan, chi phí khách hàng bốc dỡ hàng hóa cảng, lợi nhuận phân chia với đại lý cảng nước nhập khẩu,… 5b Thu phí trao chứng từ Căn vào chi phí mà cơng ty Unique trả phận chứng từ tiến hành làm giá dựa báo giá phận kinh doanh yêu cầu khách hàng trả tiền để đổi lấy chứng từ House B/L hóa đơn giá trị gia tăng dịch vụ 5c Làm báo cáo kết lơ hàng Để cơng ty nắm bắt doanh thu, chi phí lợi nhuận đơn hàng phận chứng từ nhập vào cột Buying Rate, Selling Rate, Other Credit, Other Debit thông qua Debit Note hãng tàu báo phận kinh gửi Lợi nhuận = Selling rate + Other debit – Buying rate – other credit Sau nhập xong khoản trên, xuất P/L Sheet từ hệ thống FAST pro nhập thông tin giá lô hàng vào hệ thống phần mềm Cargo Wise để làm báo cáo cho hệ thống đại lý Unique giới 14 ... CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNIQUE LOGISTICS VIỆT NAM 2.1 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty .7 2.2.Hoạt động thương mại quốc tế Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam. .. VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNIQUE LOGISTICS VIỆT NAM 1.1.Khái quát trình hình thành phát triển Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam 1.1.1 Giới thiệu chung công ty Trụ sở chính: Tên công. .. hóa quốc tế Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam 16 3.2.2 Hướng đề tài thứ 2: Hồn thiện quy trình giao hàng xuất đường biển Công ty TNHH Quốc tế Unique Logistics Việt Nam