Lập kế hoạch truyền thông

Liệt kê mục tiêu công việc của bạn trong năm nay:Kế hoạch hành động Yêu cầu trợ giúp Lập kế hoạch phải bắt đầu từ mục tiêu đã được xác định?... Dữ liệu ban đầu Kế hoạch hành động Kế hoạc

Các công cụ, biểu mẫu hỗ trợ

(Tham khảo)

Chuyên gia đào tạo & Huấn luyện kỹ năng doanh nghiệp Phan Minh – MBA

Liệt kê mục tiêu công việc của bạn trong năm nay:

Kế hoạch hành động

Yêu cầu trợ giúp

Lập kế hoạch phải bắt đầu từ mục tiêu đã được xác định?

Làm ở đâu

(Where)?

Làm như thếnào (How)?

VD: Chu trình lập kế hoạch (Mô phỏng – Tham khảo)

Phân tích tình hình hiện tại

Hiện chúng ta đang ở đâu? (Dữ liệu ban đầu)

Kế hoạch hành động (Kế hoạch hoạt động)

Tôi phải làm gì để tới được nơi tôi muốn?

dữ liệu hiện tại với

dữ liệu ban đầu

Xem xét các chính sách, chiến lược và kếhoạch phát triển

tổ chức, Cty, tập đoàn…

Bắt đầu một chu trình lập

kế hoạch mới

Tìm ra điểm yếu, điểm mạnh,

cơ hội và rủi ro – SOWT

Thực hành:

Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Danh sách những việc cần làm/ To do list

bắt đầu

Thời điểm hoàn

thành

Thứ tự ưu tiên

K 11

J 10

I 9

H 8

G 7

Các bước Mô tả Chi tiết

Theo dõi kế hoạch - SMART

Công cụ phân tích SWOT

Theo dõi Phát triển kế hoạch – SMART tiếp theo

Flow chart

Vấn đề

Flow Chart: 3 dòng chảy cơ bản

DOANH NGHIỆP Dòng vật chất (Material flow)

Dòng tài chính (Finance flow)

Dòng thông tin (Information flow)

12

Thực hành Vẽ sơ đồ dòng chảy

Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Vẽ sơ đồ tổng quát các dòng chảy vật chất, thông

tin, tài chính tại doanh nghiệp bạn theo mẫu.

Thị trường

cung ứng

Khách hàng

Hoạt động Mua nguyên

vật liệu

Tổ chức lắp ráp

Chuyển đến các đại lý Bán hàng Tiêu dùng

Đơn vị P Vật tư Nhà máy Đại lý Cửa hàng

Một số ký hiệu cơ bản

Biểu tượng Ý nghĩa của biểu tượng

Điểm khởi đầu Hoạt động Thông tin đầu vào/ra Hướng dòng chảy kinh doanh Điểm phân nhánh/hội tụ Kết nối

Hệ thống thông tin Nhận xét

Điểm cuối

Công cụ: PERT - Network

( P rorgam E vatua tion án R eview T echnique)

Vẽ biểu đồ (số lượng sai hỏng

8

17 Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Quy luật Pareto 80/20

Vilfredo Pareto , nhà kinh tế học người Italia,

Qui luật Pareto hay qui luật

80/20

Biểu đồ Gantt – Quản lý tiến độ công việc

Người thực hiện

Nội dung công

việc Stt

GANTT CHART

Dự án Mở văn phòng đại diện

Các công việc của dự án

E Đặt mua trang thiết bị văn

Ưu điểm: Đơn giản, ai cũng dùng được;

Nhược điểm: Chỉ dành cho những dự án đơn giản, không thể hiện được mối quan

hệ giữa các công việc và thời gian thực hiện

0

A B C D E F G H

Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Qui luật nhân quả

Biểu đồ: C ause - E ffect D iagram - CED

hay còn gọi là Biểu đồ xương cá

“Nhắc nhở bạn lưu ý tất cả các nguyên nhân tiềm năng của một vấn đề”

Lựa chọn một nhóm vấn đề cần làm có liên quan logic!

Vấn đề Chiến lược, dự án…

Mục tiêu, kế hoạch A … B … C

A1

Mô hình GROW

Mô hình GROW – Mục tiêu + Kế hoạch

Cái bạn muốn là gì ?

Những gì hiện tại đang xảy ?

Giải pháp tối ưu nhất

Lập kế hoạch đánh giá (Tham khảo)

Công cụ đánh giá 7 bước: Planning Cycle

P.Kế hoạch –D.Thực hiện ––C.Kiểm tra –A.Hành động

Không lên kế hoạch là bạn đã lên kế hoạch cho thất bại

P- Planning ( Lập Kế Hoạch, chuẩn bị ) + D- Do ( Thực hiện ) + C- Check (Kiểm tra) + A- Act (Hành động)

Mô hình EDAC - Hướng dẫn kỹ năng mới cho nhân viên

Các bước cho phản hồi:

 (Fact) Mô tả tình huống cụ thể

 (Behaviour) Mô tả hành vi cụ thể

 ( I mpact) Nói rõ tác động của hành vi đó đến bản thân bạn/ đến người khác/đến công ty

Cho phản hồi để giúp nhân viên cải tiến hiệu quả công việc

-F

B I

( F act) Mô tả tình huống cụ thể

Hoạt động tinh thần

Các ưu tiên hàng ngày

Lịch công việc

12345678

Hoạt độngTới:

Hoạt động

chân tay

Hoạt động XH,

Mô hình 4 Ps - DGCP

Hỗ trợ nhân viên GQVĐ

Define the problem - Xác định vấn đề

bạn

Cảm xúc Trực giác

Thông tin

Dữ liệu

Nguy cơ Sai lệch

Lợi ích Viễn cảnh

Giải pháp Sáng tạo

Tổng thể Kết luận

Vấn đề

Kỹ năng đánh giá lựa chọn giải pháp tối ưu cho

HV

THỰC HÀNH

Cảm xúc Trực giác

Thông tin

Dữ liệu

Nguy cơ Sai lệch

Lợi ích Viễn cảnh

Giải pháp Sáng tạo

Tổng thể Kết luận

Vấn đề