Phân tích thiết kế quản lý hồ sơ công nhân viên trong công ty TNHH

Với những cán bộ đã và đang công tác tại Học viện Kỹ Thuật Quân Sự thỉnhthoảng có đợt cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ Khi đó, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ trực tiếp tiếp n

LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển càng có nhiều đối tượng thông tin đa dạng Việc nắmbắt và quản trị các thông tin ấy ngày càng trở nên khó khăn, phức tạp hơn đòi hỏingười quản lý phải luôn năng động và sáng tạo Công nghệ thông tin đang dần trởthành một lĩnh vực phát triển mũi nhọn bởi ứng dụng và những lợi ích của nó đemlại.Có nhiều công việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là công tác quản lý.Các chương trình quản lý đã giúp cải tiến về số lượng và chất lượng với độ chính xáccao của việc quản lý Trong những năm gần đây, các chương trình quản lý không còn

xa lạ với các cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp …Quản lý đã xâm nhậpvào lĩnh vực đời sống xã hội như: Quản lý nhân sự , quản lý chương trình đào tạo,quản lý điểm học sinh sinh viên , quản lý thư viện trong các trường đại học cao đẳng

và trung học phổ thông…

Trong quân đội nói chung và trong Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự nói riêng đã vàđang từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình để trợ giúpcho công tác quản lý con người cũng như các công việc quản lý cán bộ, quản lý quátrình lên lương và thăng quân hàm của cán bộ, quản lý sổ sách, tài liệu, đề tài nghiên

cứu, đồ án tốt nghiệp… Trong đó, công tác quản lý Hồ sơ cán bộ là một trong những mảng hết sức quan trọng và phức tạp Xây dựng một Hệ thống phần mềm quản lý hồ

sơ cán bộ là cơ sở đảm bảo cho công tác xét thăng quân hàm, thăng chức, nâng

lương,chuyển công tác …dễ dàng, nhanh chóng và tiện ích, làm giảm công sức củacán bộ công tác trong mảng này

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là một kỹ thuật rất quan trọng trong xâydựng các hệ thống thông tin ứng dụng trong các lĩnh vực của đời sống xã hội Nó làđiều kiện đầu tiên, quan trọng nhất để xây dựng một hệ thống, nó quyết định đến môhình của hệ thống là lớn hay nhỏ, nhiều chức năng hay ít chức năng và quyết định đếnhoạt động của hệ thống ( tính tối ưu của hệ thống ),…

Vì những lý do trên, nên em đã nhận đề tài “Phân tích, thiết kế, xây dựng hệ thống hỗ trợ quản hồ sơ cán bộ” Do bước đầu làm quen với việc phân tích thiết kế

một hệ thống nên kinh nghiệm còn hạn chế và do thời gian có hạn nên bài của em cònnhiều thiếu xót, mong cô và các sữa chữa giúp em để em có thể hoàn thiện đề tài củamình Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội , 20/3/2008

 Xây dựng các chức năng tra cứu, tìm kiếm theo các tiêu chí được tiện lợi,hiệu quả, chính xác về những thông tin có liên quan đến từng cán bộ khicần thiết hoặc có yêu cầu

 Có chức năng in ấn, báo cáo, tổng hợp những thông tin về từng cán bộ, và

có thể đưa ra các hồ sơ, tài liệu dưới dạng văn bản trên các lĩnh vực cầnquan tâm…

2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm.

Bao gồm 2 bô phận chính với các chức năng cụ thể như sau :

 Bộ phận tiếp nhận hồ sơ: thực các công việc sau:

+ Tiếp nhận hồ sơ, các tài liệu liên quan từ cán bộ đồng thời tiếp nhận các đềnghị, yêu cầu liên quan, các quyết định của cấp trên, của cán bộ và các tổ chức, đơn vịtrong học viện

+ Kiểm tra hồ sơ

+ Lập danh sách cán bộ cũ và mới

+ Phản hồi lại thông tin cho cán bộ, đơn vị các cấp

+ Chuyển hồ sơ; các yêu cầu, đề nghị; các quyết định cho bộ phận quản lý hồsơ

 Bộ phận quản lý hồ sơ: thực hiện các công việc sau:

+ Tiếp nhận yêu cầu, đề nghị hợp lý; hồ sơ hợp lệ và các quyết định từ bộ phậntiếp nhận hồ sơ để xứ lý các công việc tiếp theo

+ Cập nhật mới hồ sơ đối với những cán bộ mới đến công tác tại Học viện.+ Kiểm tra lại thông tin hồ sơ đã có đối với những cán bộ cũ để xác định cácthông tin có sự thay đổi cần bổ sung, chỉnh sửa

+ Chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ

+ Lưu hồ sơ

+ Tìm kiếm, tra cứu thông tin về cán bộ

+ Lập thống kê, báo cáo theo yêu cầu

3 Quy trình xử lý

 Tiếp nhận hồ sơ; các yêu cầu, đề nghị; các quyết định.

Khi một cán bộ mới bắt đầu đến làm việc tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự thì

sẽ có giấy giới thiệu và bộ hồ sơ (bao gồm thông tin về hồ sơ cá nhân, thông tin vềquan hệ gia đình, thông tin hồ sơ về quá trình đào tạo, cấp bậc, chức vụ; khen thưởng,

kỷ luật,…) được gửi tới Ban cán bộ Toàn bộ hồ sơ và các giấy tờ liên quan sẽ đượcđưa đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ

Với những cán bộ đã và đang công tác tại Học viện Kỹ Thuật Quân Sự thỉnhthoảng có đợt cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ

Khi đó, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ từ phía cán bộ,hoặc từ phía cơ quan, đơn vị của cán bộ gửi đến sau đó thực hiện kiểm tra hồ sơ vàthẩm định lại thông tin hồ sơ

+/ Nếu mọi thông tin đều rõ ràng, hợp lệ thì sẽ thực hiện chuyển hồ sơsang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý tiếp

+/ Nếu quá trình kiểm tra có những thông tin còn chưa rõ ràng, chưachính xác thì bộ phận này sẽ phản hồi thông tin trở lại cho cán bộ hoặc đơn vị,

tổ chức liên quan để xác thực lại những thông tin của họ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận này sẽ lập danh sách những cán bộ mới

và danh sách những cán bộ cũ sau đó chuyển danh sách sang bộ phận quản lý

hồ sơ

Khi có các yêu cầu, đề nghị của cấp trên , cấp cơ sở gửi đến Ban cán bộ, bộphận tiếp nhận hồ sơ sẽ tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị đó , sau đó tiến hành kiểm tra,xem xét các yêu cầu, đề nghị này Nếu thuộc phạm vi giải quyết của Ban cán bộ thì bộphận này sẽ chuyển yêu cầu, đề nghị sang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý, nếu không sẽgửi trả lại các yêu cầu, đề nghị.

Khi có các quyết định của cấp trên gửi xuống ( quyết định thăng quân hàm;quyết định khen thưởng, kỷ luật; chuyển công tác, về hưu,…), bộ phận tiếp nhận hồ sơ

sẽ tiếp nhận các quyết định này, sau đó chuyển cho bộ phận quản lý hồ sơ để cập nhậtthông tin

Sau khi cập nhật hồ sơ xong, bộ phận này thực hiện lưu hồ sơ dưới 2 hình thức: + Cơ sở dữ liệu máy tính

+ Các bộ hồ sơ dưới dạng tài liệu

- Với những cán bộ chuyển công tác đi nơi khác hoặc những cán bộ về hưu ,sau khi cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung những thông tin cần thiết vào hồ sơ của họthì sẽ chuyển hẳn các bộ hồ sơ này vào lưu trữ

Khi tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị từ cấp cơ sở (đề nghị xét thăng quân hàm,khen thưởng, kỷ luật,…) thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phận xử lý hồ sơ sẽtiến hành kiểm tra, đối chiếu với các tiêu chuẩn, nếu đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi đềnghị lên Đảng uỷ học viện xem xét; còn nếu không đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi trảlại các đề nghị

Khi nhận các quyết định (quyết định thăng quân hàm; quyết định khen thưởng,

kỷ luật; quyết định chuyển công tác, quyết định về hưu,…) thông qua bộ phận tiếpnhận hồ sơ, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật những thông tin mới này Sau khi thực

hiện xong sẽ gửi các quyết định này xuống đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực thi quyết định

Trong quá trình quản lý hồ sơ, khi có yêu cầu xem, tìm thông tin về cán bộ hoặc nhóm cán bộ nào đó bộ phận này sẽ thực hiện việc tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ và đưa ra danh sách những kết quả tìm kiếm đáp ứng yêu cầu

Thống kê báo cáo khi có yêu cầu của trên

4 Quy tắc quản lý

Quy tắc quản lý của hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ tuân theo điều lệnh của QĐNDVN và quy định của HVKTQS…Tóm tắt ở một số điểm chính sau :

1 Mọi hồ sơ khi được tiếp nhận đều phải hợp lệ với đầy đủ các thông tin yêu cầu

2 Việc cập nhật thông tin phải kịp thời và chính xác mỗi khi có sự thay đổi

3 Các yêu cầu , đề nghị cần đươc chuyên đến đúng bộ phận phụ trách và đều phải được giải quyết một cách hợp lý

4 Công việc kiểm tra , thông kê báo cáo cần phải đươc tiến hành thương xuyên để đảm bảo độ linh hoạt của hệ thống …

5 Mẫu biểu

HỒ SƠ CÁ NHÂN

Họ tên thường dùng:……… (Nam, Nữ)

Họ tên khai sinh:……….…

Bí danh:……… Tên khác:………

Sinh ngày:…………tháng………….năm………

Nơi sinh:………

Nguyên quán (Quê quán):………

Trú quán:………

Nơi ở hiện nay của gia đình:………

Dân tộc:……… Tôn giáo……… Ảnh

3*4

Thành phần gia đình:………

Thành phần bản thân:………

Ngày và nơi tham gia cách mạng:………

Ngày và cơ quan tuyển dụng:………

Ngày và đơn vị nhập ngũ:………

Ngày và đơn vị xuất ngũ, chuyển ngành:………

Ngày và nơi kết nạp vào Đảng cộng sản Việt Nam:………

Ngày và nơi tuyên bố chính thức:………

Họ tên, cấp bậc, chức vụ, đơn vị của người giới thiệu vào Đảng:………

1………

2………

Ngày và nơi và Đoàn TNCSHCM:………

Trình độ học vấn: - Văn hóa phổ thông:………

- Học hàm, học vị cao nhất:………

- Chỉ huy quản lý (sơ, trung, cao cấp)………

- Lý luận, chính trị (sơ, trung, cao cấp)………

- Chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ (sơ, trung, cao cấp)………

- Ngoại ngữ (trình độ, tháng năm)………

Các danh hiệu được phong (tháng, năm)………

Đã đi học tập, công tác ở nước ngoài nào? thời gian? Lý do?………

Chiến trường đã qua (thời gian) chiến đấu, phục vụ chiến đấu (đối tượng, cương vị, đơn vị)………

Sức khoẻ loại:………Bệnh chính (mức độ)………

Thương tật, lý do (thời gian bị thương, vết thương, nơi bị thương, thời gian giám định, loại, tỷ lệ)………

Họ tên, địa chỉ của những người khi cần báo tin:………

1………

 Quyết định chuyển công tác

BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm cán bộ

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

- Căn cứ vào luật sĩ quan Quân đội nhân dân Việt Nam ngày 21 tháng 12 năm 1999;

- Căn cứ nhu cầu biên chế, phẩm chất đạo đức cách mạng và năng lực của cán bộ;

- Căn cứ uỷ quyền của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Bổ nhiệm đồng chí:……….Cấp bậc:…… Chức vụ, đơn vị:………

……… Nay giữ chức:………

Điều 2: Ngày tháng năm phải có mặt tại đơn vị mới

Điều 3: Chỉ huy các đơn vị, cơ quan có liên quan và đồng chí có tên trên chịu tráchnhiệm thi hành quyết định này

Ngày tháng năm

 Quyết định khen thưởng

BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN

Về việc khen thưởng cán bộ

GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN

- Căn cứ………

………

………

………

- Nhận thấy: ………

………

………

………

QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Khen thưởng bằng hình thức: ……… …đối với cán bộ ………

Cấp bậc:……… Chức vụ:………

Đơn vị:………

……… Điều 2:

Điều 3:

 Quyết định kỷ luật

BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN

Về việc thi hành kỷ luật cán bộ

GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN

- Căn cứ………

………

………

………

- Nhận thấy: ………

………

………

………

QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Thi hành kỷ luật bằng hình thức: ……… …đối với cán bộ ………

Cấp bậc:……… Chức vụ:………

Đơn vị:………

……… Điều 2:

Điều 3:

 Quá trình công tác

 Quá trình cấp bậc , chức vụ

QUÁ TRÌNH CẤP BÂC , CHỨC VỤ Mã cán bộ ………

Họ tên ………

Cấp bậc ………

Chức vụ ………

Đơn vị ………

Thời gian Cấp bậc Chức vụ Từ Tới QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC Mã cán bộ ………

Họ tên ………

Cấp bậc ………

Chức vụ ………

Đơn vị ………

Thời gian

 Quá trình khen thưởng , kỷ luât

5.Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống

QUÁ TRÌNH KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Mã cán bộ ………

Họ tên ………

Cấp bậc ………

Chức vụ ………

Đơn vị ………

Thời gian Hình thức

Lý do Cấp quyết định

thưởng

Kỷ luật

II Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát.

1 Mô tả chi tiết công việc

Dự án: Quản lý cán bộ Tiểu dự án: Quản lý hồ sơ cán bộ STT :1

Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ngày 08/03/08

 Công việc Kiểm tra hồ sơ :

 Điều kiện ban đầu : Khi đã tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ

 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, tài liệu liên quan

 Thông tin đầu ra : Danh sách những bộ hồ sơ hợp lệ và những bộ hồ sơ chưahợp lệ

 Nơi sử dụng : Ban cán bộ

 Tần suất : Hơn 1500 bộ hồ sơ / 1 năm

 Thời lượng : 10 phút/bộ hồ sơ

 Công việc Lập danh sách những cán bộ mới và cũ :

 Điều kiện ban đầu : Khi đã kiểm tra xong hồ sơ

 Thông tin đầu vào : Các hồ sơ hợp lệ

 Thông tin đầu ra : Danh sách những cán bộ mới và cũ

 Nơi sử dụng : Ban cán bộ

 Tần suất : Hơn 2000 người / 1 năm

 Thời lượng : 30 phút/1bản danh sách

Công việc Tiếp nhận, xem xét các yêu cầu, đề nghị của các cấp :

 Điều kiện ban đầu : Khi có yêu cầu, đề nghị được gửi tới Ban cán bộ

 Thông tin đầu vào : Các yêu cầu, đề nghị của các cấp

 Thông tin đầu ra : Danh sách những yêu cầu, đề nghị thuộc phạm vi giải quyết và có thể giải quyết được của Ban cán bộ

 Nơi sử dụng : Ban cán bộ

 Tần suất : Hơn 10 yêu cầu, đề nghị / 1 tuần

 Thời lượng : 5 phút/1 yêu cầu, đề nghị

Công việc Cập nhật mới hồ sơ :

 Điều kiện ban đầu : Khi có cán bộ mới đến công tác tại Học viện, hồ sơ của

họ hoàn toàn hợp lệ

 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, danh sách cán bộ mới

 Thông tin đầu ra : Các bộ hồ sơ được cập nhật mới và được sắp xếp theo mộttrình tự nhất định

 Nơi sử dụng : Ban cán bộ

 Tần suất : Hơn 100 bộ hồ sơ / 1 năm

 Thời lượng : 45 phút/1 bộ hồ sơ

Công việc Chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ :

 Điều kiện ban đầu : Khi có nhu cầu chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ

 Thông tin đầu vào : Hồ sơ vừa tiếp nhận với những thông tin mới và những thông tin có thay đổi

 Thông tin đầu ra : Các bộ hồ sơ cũ được cập nhật thêm thông tin mới và chỉnh sửa những thông tin bị thay đổi

 Nơi sử dụng : Ban cán bộ

 Tần suất : Hơn 1000 bộ hồ sơ / 1 năm

 Thời lượng : 20 phút/1 bộ hồ sơ

Công việc Tìm kiếm, tra cứu thông tin cán bộ :

 Điều kiện ban đầu : Khi có yêu cầu tìm kiếm

 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, các tiêu chí tìm kiếm

 Thông tin đầu ra : Danh sách kết quả đã tìm kiếm được theo yêu cầu

 Nơi sử dụng : Ban cán bộ

 Tần suất : Hơn 10 lần / 1 tuần

 Thời lượng : 30 giây với máy tính; 10 phút nếu tìm bằng tay trong tài liệu

Công việc Tổng hợp, thống kê và lập báo cáo về cán bộ :

 Điều kiện ban đầu : Khi đã có dữ liệu đầy đủ về từng cán bộ, có yêu cầu báo cáo

 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, các yêu cầu cần thống kê, lập báo cáo

 Thông tin đầu ra : Văn bản in kết quả thống kê cần báo cáo

 Nơi sử dụng : Ban cán bộ

 Tần suất : Hơn 1 lần / 1 tháng

 Thời lượng : Khoảng hơn 10 phút

2 Mô tả chi tiết dữ liệu.

Dự án: Quản lý cán bộ Tiểu dự án: Quản lý hồ sơ cán bộ STT : 1

Loại : Phân tích hiện

trạng

Tên dữ liệu: Mã cán bộ Định nghĩa: Dùng để xác định một cán bộ cụ thể, mỗi cán bộ có một mã riêng để

phân biệt với cán bộ khác (mã này là duy nhất, không trùng lặp)

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 6 ký tự, hai kí tự đầu viết hoa

Ví dụ: Lê Duy Sơn, Hoàng Duy,…

Tên dữ liệu: Ngày sinh Định nghĩa: Dùng để xác định ngày, tháng, năm sinh của cán bộ.

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu Date, độ rộng 8

Ví dụ: Tam Giang – Yên Phong – Bắc Ninh

Tên dữ liệu: Dân tộc Định nghĩa: Dùng để xác định xem cán bộ đó là người thuộc dân tộc nào

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 15 đến 20 ký tự.

Loại hình: Sơ cấp

Ví dụ: Kinh

Tên dữ liệu: Mã chức vụ Định nghĩa: Dùng để chỉ chức vụ mà cán bộ đó đảm nhiệm.

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, bao gồm 5 ký tự.

Loại hình: Sơ cấp

Ví dụ: TP, PP,…

Tên dữ liệu: Tên chức vụ Định nghĩa: Dùng để xác định tên chức vụ hiện tại mà cán bộ đó đang đảm nhiệm Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, bao gồm 15 đến 20 ký tự.

Loại hình: Sơ cấp

Ví dụ: Trưởng phòng, Chủ nhiêm bộ môn ,

Tên dữ liệu: Mã cấp bậc Định nghĩa: Dùng để xác định cấp bậc quân hàm mà sỹ quan đang đeo.

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm khoảng 5 ký tự.

Loại hình: Sơ cấp

Ví dụ: Đại úy, Thượng tá,…

Tên dữ liệu: Mã đơn vị Định nghĩa: Dùng để xác định đơn vị mà cán bộ đó công tác.

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 6 ký tự.

Ví dụ: Tiểu đoàn 3, Trung tâm mô phỏng…

Tên dữ liệu: Chuyên môn Định nghĩa: Dùng để chỉ công việc chuyên môn mà cán bộ đang đảm nhiệm.

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu kí tự, bao gồm 15 kí tự, kí tự đầu viết hoa

Loại hình: Sơ cấp

Ví dụ: Giảng viên

Tên dữ liệu: Loại khen thưởng Định nghĩa:Dùng để xác định hình thức mà người cán bộ đó được khen thưởng Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 15 đến 20 ký tự.

Loại hình:Sơ cấp

Ví dụ:Chiến sỹ thi đua, Bằng khen,

Tên dữ liệu : Loại kỷ luật Định nghĩa: Dùng để xác định hình thức mà người cán bộ bị kỷ luật.

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 15 ký tự.

Loại hình:Sơ cấp

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, 30 ký tự

Loại hình:Sơ cấp

Ví dụ: Phó giáo sư , Tiến sỹ…

3 Tổng hợp các xử lý

STT Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra

T1 Kiểm tra hồ sơ Bộ phận tiếp

10 yêu cầu,

đề nghị/ 1tuần

T4 Cập nhật mới hồ sơ Bộ phận quản

lý hồ sơ

150 bộ / 1năm

T5 Chỉnh sửa, bổ sung Bộ phận quản 2000 bộ / 1 D1, D7 D8

thông tin vào hồ sơ lý hồ sơ năm

T6 Tìm kiếm, tra cứu

thông tin cán bộ

Bộ phận quản

lý hồ sơ

10 lần/ 1tuần

D1 Hồ sơ cán bộ ( gồm hồ sơ cá nhân; các quá trình học

tập, công tác, chức vụ, quân hàm,…) - ghi mọi thông tin

D5 Danh sách các yêu cầu, đề nghị thuộc phạm vi giải

quyết của Ban cán bộ

D8 Các bộ hồ sơ cũ được cập nhật bổ sung những thông tin

mới và chỉnh sửa những thông tin có thay đổi T5

D10 Danh sách kết quả tìm kiếm được theo yêu cầu T6

D11 Danh sách các yêu cầu cần thống kê, lập báo cáo T7

D12 Các văn bản in kết quả thống kê cần báo cáo T7

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

I) Sơ đồ phân rã chức năng.

 Xác định các chức năng chi tiết.

Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hệ thống ta đánh dấu các động từ + bổ

ngữ liên quan đến công việc của hệ thống như sau:

 Tiếp nhận hồ sơ; các yêu cầu, đề nghị; các quyết định.

Khi một cán bộ mới bắt đầu đến làm việc tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự thì

sẽ có giấy giới thiệu và bộ hồ sơ (bao gồm thông tin về hồ sơ cá nhân, thông tin vềquan hệ gia đình, thông tin hồ sơ về quá trình đào tạo, cấp bậc, chức vụ; khen thưởng,

kỷ luật,…) được gửi tới Ban cán bộ Toàn bộ hồ sơ và các giấy tờ liên quan sẽ đượcđưa đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ

Với những cán bộ đã và đang công tác tại Học viện Kỹ Thuật Quân Sự thỉnhthoảng có đợt cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ

Khi đó, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ từ phía cán bộ,

hoặc từ phía cơ quan, đơn vị của cán bộ gửi đến sau đó thực hiện kiểm tra hồ sơ và

thẩm định lại thông tin hồ sơ

+/ Nếu mọi thông tin đều rõ ràng, hợp lệ thì sẽ thực hiện chuyển hồ sơsang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý tiếp

+/ Nếu quá trình kiểm tra có những thông tin còn chưa rõ ràng, chưachính xác thì bộ phận này sẽ phản hồi thông tin trở lại cho cán bộ hoặc đơn vị,

tổ chức liên quan để xác thực lại những thông tin của họ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận này sẽ lập danh sách những cán bộ mới

và danh sách những cán bộ cũ sau đó chuyển danh sách sang bộ phận quản lý

hồ sơ

Khi có các yêu cầu, đề nghị của cấp trên , cấp cơ sở gửi đến Ban cán bộ, bộphận tiếp nhận hồ sơ sẽ tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị đó , sau đó tiến hành kiểm tra,xem xét các yêu cầu, đề nghị này Nếu thuộc phạm vi giải quyết của Ban cán bộ thì bộphận này sẽ chuyển yêu cầu, đề nghị sang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý, nếu không sẽ

gửi trả lại các yêu cầu, đề nghị

Khi có các quyết định của cấp trên gửi xuống ( quyết định thăng quân hàm;quyết định khen thưởng, kỷ luật; chuyển công tác, về hưu,…), bộ phận tiếp nhận hồ sơ

sẽ tiếp nhận các quyết định này, sau đó chuyển cho bộ phận quản lý hồ sơ để cập nhậtthông tin

Sau khi cập nhật hồ sơ xong, bộ phận này thực hiện lưu hồ sơ dưới 2 hình thức: + Cơ sở dữ liệu máy tính

+ Các bộ hồ sơ dưới dạng tài liệu

- Với những cán bộ chuyển công tác đi nơi khác hoặc những cán bộ về hưu ,sau khi cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung những thông tin cần thiết vào hồ sơ của họthì sẽ chuyển hẳn các bộ hồ sơ này vào lưu trữ

Khi tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị từ cấp cơ sở (đề nghị xét thăng quân hàm,khen thưởng, kỷ luật,…) thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phận xử lý hồ sơ sẽtiến hành kiểm tra, đối chiếu với các tiêu chuẩn, nếu đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi đềnghị lên Đảng uỷ học viện xem xét; còn nếu không đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi trảlại các đề nghị

Khi nhận các quyết định (quyết định thăng quân hàm; quyết định khen thưởng,

kỷ luật; quyết định chuyển công tác, quyết định về hưu,…) thông qua bộ phận tiếpnhận hồ sơ, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật những thông tin mới này Sau khi thựchiện xong sẽ gửi các quyết định này xuống đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thựcthi quyết định

Trong quá trình quản lý hồ sơ, khi có yêu cầu xem, tìm thông tin về cán bộhoặc nhóm cán bộ nào đó bộ phận này sẽ thực hiện việc tra cứu, tìm kiếm thông tin vềcán bộ và đưa ra danh sách những kết quả tìm kiếm đáp ứng yêu cầu

Thống kê báo cáo khi có yêu cầu của trên

Bước 2: Trong danh sách các chức năng đã gạch chân ở mức 1, ta loại bỏ

những chức năng trùng lặp Kết qua ta được các chức năng còn lại sau :

+ Tiếp nhận hồ sơ

+ Kiểm tra hồ sơ

+ Lập danh sách những cán bộ là mới và cũ

+ Chuyển hồ sơ sang bộ phận quản lý hồ sơ

+ Phản hồi thông tin trở lại cho cán bộ

+ Tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị của các cấp

+ Kiểm tra, xem xét các yêu cầu, đề nghị

+ Chuyển các yêu cầu, đề nghị hợp lý sang bộ phận quản lý hồ sơ

+ Nhận các quyết định.

+ Chuyển quyết định cho bộ phận quản lý hồ sơ

+ Nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ

+ Cập nhật mới hoàn toàn hồ sơ

+ Kiểm tra lại thông tin hồ sơ cũ

+ Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung những thông tin mới hoặc thông tin có sự thay đổi

+ Nhận quyết định qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ

+ Gửi quyết định xuống đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực thi quyết định.

+ Lưu hồ sơ

+ Tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ

+ Kiểm tra đối chiếu với các tiêu chuẩn

+ Gửi đề nghị lên Đảng uỷ học viện

+ Gửi trả lại các yêu cầu đề nghị cho các cấp

+ Tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ

+ Tổng hợp, thống kê, lập báo cáo lên trên

.

Bước 3:Gom nhóm chức năng đơn giản do một người thực hiện

Các chức năng không có gì thay đổi

Bước 4: Loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống

Sau khi loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống, ta thu được cácchức năng như sau:

1 Kiểm tra hồ sơ

2 Lập danh sách những cán bộ mới và cũ

3 Kiểm tra, xem xét các yêu cầu, đề nghị của các cấp

4 Cập nhật mới hoàn toàn hồ sơ

5 Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung những thông tin mới hoặc thông tin có sự thay đổi

6 Tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ

7 Tổng hợp, thống kê, lập báo cáo lên trên

Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4, ta có kết quả sau:

1 Kiểm tra hồ sơ

2 Lập danh sách cán bộ mới , cũ

3 Kiểm tra, xem xét các yêu cầu, đề nghị

4 Cập nhật mới hồ sơ

5 Chỉnh sửa, bổ sung thông tin

6 Tra cứu thông tin về cán bộ

7 Thống kê, lập báo cáo lên trên

Hệthốngquản lý hồ

sơ cán bộ

+ Cập nhật mới hồ sơ

+ Chỉnh sửa, bổ sung thông tin hồ sơ

+ Tra cứu thông tin cán bộ

+ Thống kê, lập báo cáo lên trên

Quản lý hồ sơ

 Sơ đồ phân rã chức năng

II.Sơ đồ luồng dữ liệu

 Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ

 Tiến trình

Tên tiến trình

Đưa dữ liệu vào kho Lấy dữ liệu ra khỏi kho Cập nhật dữ liệu

 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 (mức khung cảnh)

Tên gọi

Tên gọi

 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1.

Chú thích : TNHS(Tiếp nhận hồ sơ) ; QLHS(Quản lý hồ sơ)

 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2