Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý điểm sinh viên đào tạo tín chỉ

1.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệmHệ thống quản lý điểm có thể được chia thành ba bộ phận chính như sau : - Bộ phận cập nhật dữ liệu : bao gồm những bộ phận con thực hiện các

Mục lục

Chương I : MÔ TẢ HỆ THỐNG

1.Mô tả nghiệp vụ hệ thống .

1.1Nhiệm vụ cơ bản

1.2Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

1.3 Quy trình xử lý

1.4 Mẫu biểu

1.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ

2.Xử lý sơ bộ ,tổng hợp kết quả khảo sát

2.1 Mô tả chi tiết công việc

2.2 Mô tả chi tiết dữ liệu

2.3 Tổng hợp các xử lý

2.4 Tổng hợp dữ liệu

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

1 Sơ đồ phân rã chức năng

1.1 Xác định chức năng chi tiết

1.2 Gom nhóm chức năng

1.3 Sơ đồ phân rã chức năng

2 Sơ đồ luồng dữ liệu

2.1 Định nghĩa các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2

3 Kết luận

CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

1.Mô hình thực thể liên kết mở rộng

1.1 Xác định kiểu thực thể ,kiểu thộc tính

1.2 Xác định kiêut liên kết

1.3 Định nghĩa kí hiệu sử dụng trong ER mở rộng

2 Chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển

2.1 Các quy tắc chuyển từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển áp dụng trong bài toán

2.2 Vẽ mô hình thực thể kinh điển

3 Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế

3.1 Các quy tắc chuyển từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế áp dụng trong bài toán

3.2 Định nghĩa các kí hiệu trong mô hình

3.3 Vẽ mô hình thực thể hạn chế

4Chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hệ

4.1 Các quy tắc chuyển từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hệ áp dụng trong bài toán

4.2 Vẽ mô hình quan hệ

4.3 Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình qua hệ

4.4 Kết luận

CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.Thiết kế tổng thể

1.1 Phân định hệ con

1.2 Phân định chức năng người –máy

2.Thiết kế giao diện

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đã phát triển vượt bậc và xâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Máy tính đã giúp đỡ con người trong rất nhiều hoạt động, làm tăng hiệu quả của công việc và làm giảm sức lao động của con người Nhiều công việc trước đây tốn rất nhiều thời gian và giấy mực khi thực hiện thì nay

đã được giải quyết dễ dàng bởi máy tính đặc biệt là những công việc liên quan đến công tác quản lý (Nếu trước đây quản lý bằng giấy tờ thì rất phức tạp và khó khăn trong việc lưu giữ cũng như lấy dữ liệu khi cần thiết) Giờ đây những công việc đó

đã được giải quyết tương đối dễ dàng bởi hệ thống máy tính bằng việc phát triển các chưong trình quản lý và ứng dụng vào thực tiễn công tác quản lý

Các chương trình quản lý đã giúp cải tiến về số lượng và chất lượng với độ chính xác cao của việc quản lý Trong những năm gần đây, các chương trình quản

lý không còn xa lạ với các cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp …Quản lý đã xâm nhập vào lĩnh vực đời sống xã hội như: Quản lý nhân sự , quản lý lương … trong các cơ quan, quản lý chương trình đào tạo, quản lý điểm học sinh sinh viên , quản lý thư viện trong các trường đại học cao đẳng và trung học phổ thông…

Đặc biệt trong giáo dục & đào tạo, công tác “Quản Lý Điểm Sinh Viên” trong quá trình học tập là rất phức tạp và đòi hỏi độ chính xác cao.Bởi điểm cơ sở

để xếp loại đánh giá chất lượng học tập sinh viên cũng như cách thức và phương pháp giảng dạy của giáo viên ,Kế hoạch giảng dạy ,chương trình đào tạo của nhà trường ,từ đó rút ra được những bài học kinh nghiệm để điều chỉnh Do đó công tác quản lý điểm sinh viên đòi hỏi phải có sự thống nhất và tuyệt đối chính xác

Bài tập lớn “Phân tích và thiết kế Hệ Thống Quản Lý Điểm Sinh Viên” sẽ giúp sẽ giúp chúng ta hiểu về công tác quản lý điểm và từ đó thiết kế được chương trình“Quản Lý Điểm Sinh Viên” Đáp ứng được những yêu cầu của công tácc quản

lý đặt ra

Em xin trân thành cảm ơn cô giáo Hoài Anh đã hướng dẫn giúp đỡ Em

trong quá trình học tập cũng như làm bài tập lớn môn học

1.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Hệ thống quản lý điểm có thể được chia thành ba bộ phận chính như sau :

- Bộ phận cập nhật dữ liệu : bao gồm những bộ phận con thực hiện các công việc chuyên môn như sau :

+ Bộ phận tiếp nhận dữ liệu: căn cứ vào kế hoạch giảng dạy ,danh sách môn học ,thời khóa biểu ,phiếu điểm của từng lớp ,từng khoa làm nhiệm vụ tiếp nhận dữ liệu do các sinh viên và các giáo viên gửi lên sau đó kiểm tra lại kết quả tiếp nhận được khi đã đầy đủ và chính xác thì gửi kết quả đó cho bộ phận cập nhật dữ liệu bộ phận tiếp nhận dữ liệu được trang bị một số sổ sách cần thiết cho việc tiếp nhận

dữ liệu

+ Bộ phận cập nhật dữ liệu : làm nhiệm vụ cập nhật các dữ liệu mới nhất do bên tiếp nhận vừa gửi đến vào hệ thống quản lý rồi gửi những yêu cầu cần thiết đến cho

bộ phận tính toán dữ liệu và bộ phận in ấn báo cáo Bộ phận cập nhật dữ liệu được trang bị một số sổ sách , máy tính để cập nhật dữ liệu , lưu dữ liệu.

- Bộ phận tính toán dữ liệu : được trang bị một số máy tính để thực hiện các công việc tính toán những dữ liệu do bộ phận cập nhật dữ liệu yêu cầu như tính điểm trung bình của từng lớp ,từng sinh viên trong từng học kì , từng năm và toàn khóa học Xếp loại học lực , đưa ra danh sách sinh viên phải thi lại và các môn học phải thi lại tương ứng của sinh viên đó ,xét lên lớp , lưu ban … rồi gửi kết quả tính toán cho bộ phận in ấn

- Bộ phận in ấn các báo cáo : thực hiện các yêu cầu in ấn các bảng kết quả ,các bảng báo cáo do bộ phận tính toán dữ liệu gửi tới , sau đó trả lại kết quả in ấn cho các bộ phận đã yêu cầu và gửi kết quả đến các đơn vị có liên quan Bộ phận này được trang bị những thiết bị cần thiết cho việc in ấn như nhà xưởng, máy tính, máy in , giấy báo…

1.3Quy trình xử lý

Quá trình quản lý điểm được thực hiện tuần tự theo các bước sau :

- Đầu năm học, tất cả các sinh viên phải nộp đầy đủ hồ sơ sinh viên cho phòng đào tạo theo quy định như sau :

 Những sinh viên mới nhập học hoặc những sinh viên mới chuyển đến trường phải nộp đầy đủ hồ sơ sinh viên, học bạ, bằng tốt nghiệp PTTH, giấy chứng nhận sức khoẻ(nếu có )

 Những sinh viên đã học ở trường năm học trước thì chỉ cần nộp thông tin mới nhất về hồ sơ sinh viên

- Bộ phận tiếp nhận thông tin của Phòng đào tạo sẽ nhận toàn bộ thông tin do các sinh viên gửi đến, thực hiện xếp loại sinh viên theo từng khóa rồi gửi kết quả cho

bộ phận cập nhật thông tin

- Bộ phận cập nhật thông tin : tiến hành nhận toàn bộ thông tin và những yêu cầu

do bộ phận tiếp nhận thông tin gửi đến đồng thời nhận những thông tin do các

giảng viêngửi đến ( như điểm môn học, quá trình học tập…) sẽ làm các chức năng chính sau :

 Nhập dữ liệu :

o Nhập thông tin sinh viên : căn cứ vào hồ sơ của các sinh viên để nhập thông tin sinh viên vào hệ thống Việc nhập thông tin về hồ sơ sinh viên chỉ được tiến hành đầu năm, ngoại trừ những trường hợp sinh viên khác chuyển trường đến thì phải tiến hành nhập hồ sơ cho sinh viên đó trước khi nhập học

o Nhập điểm : được thực hiện cuối mỗi học kì và cả năm học Thông tin về điểm

do các giảng viên phụ trách các bộ môn chấm rồi gửi lên

o Nhập thông tin về danh sách lớp, danh sách sinh viên, danh mục môn học,

những thông tin này do bộ phận tính toán dữ liệu cung cấp Công việc này chỉ được tiến hành vào đầu năm học

 Sửa dữ liệu :

o Sửa điểm : chỉ được tiến hành khi có nhầm lẫn trong điểm số của sinh viên do giảng viên gửi lên và phải có xác nhận của cán bộ phòng đào tạo

o Sửa thông tin về sinh viên : khi có sự thay đổi về thông tin sinh viên như

chuyển lớp, nhầm lẫn hoặc thiếu sót thông tin

 Tính điểm trung bình : thực hiện sau mỗi học kì và tổng kết cuối năm học, việc tính điểm trung bình được phân theo các loại sau :

o Thống kê theo từng môn học

o Thống kê điểm trung bình tất cả các môn học

o Thống kê điểm theo từng lớp học

o Thống kê điểm theo từng khóa và toàn trường

 Xếp loại sinh viên giỏi, tiên tiến, trung bình, sinh viên lên lớp,lưu ban theo từng lớp và theo toàn trường

 Lập bảng điểm cho từng sinh viên

- Sau khi tính toán dữ liệu xong, bộ phận này sẽ gửi kết quả cho bộ phận cập nhật

để cập nhật các kết quả vào hệ thống, đồng thời gửi kết quả và những yêu cầu cần thiết cho bộ phận in ấn,báo cáo

- Bộ phận in ấn,báo cáo tiến hành nhận thông tin và các yêu cầu của các bộ phận khác gửi đến để thực hiện in ấn các mẫu biểu,báo cáo,thống kê … như sau :

 Những yêu cầu do bộ phận tính toán dữ liệu gửi đến bao gồm in ấn các phiếu điểm,bảng điểm môn học,bảng điểm tổng kết,danh sách sinh viên giỏi, danh sách lên lớp,lưu ban…

- Sau khi thực hiện xong, bộ phận in ấn có trách nhiệm gửi trả cho các bộ phận đã yêu cầu đồng thời gửi bản sao đến cho ban lưu trữ

1.4 Các quy tắc quản lý

Quá trình hoạt động của bộ phận quản lí điểm sinh viên tuân theo những quy tắc chung về quản lí lưu trữ và sử dụng điểm của Bộ Giáo Dục Đào Tạo như

-Điểm chỉ được cập nhật 2 lần sau khi thi kết thúc học kì

-Phiếu điểm phải có đủ chữ kí của Gảng Viên chấm và xác nhận của cán bộ khoa quản lí mới là phiếu điểm hợp lệ ,trong phiếu điểm nếu có sinh viên vắng thi thì

phải ghi rõ lí do,Phiếu điểm phải sạch ,tránh tẩy xóa ,nếu sửa điểm trong phiếu phải sửa bằng bút đỏ và có xác nhận

-Điểm của các môn học phải được chấm và gửi đến bộ phận quản lí điểm 1 tuần sau khi thi

-Bộ phận cập nhật điểm cập nhật đúng điểm của sinh viên trong phiếu diểm –Có nhật kí xác nhận thời gian cập nhật ,không thay đổi điểm của sinh viên khi chưa có

sự chỉ đạo của cấp trên

- Sinh viên không có điểm trong phiếu điểm thì nhập điểm : ‘0’

-Phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên ,từng bộ phận trong hệ thống tránh để chồng chéo các công việc gây sai sót ví dụ như:

+Bộ phận tính toán dữ liệu không được thay đổi điểm trong bảng điểm của sinh viên v.v…

-Bảng điểm của sinh viên năm cuối phải được thống kê in trước khi sinh viên thi tốt nghiệp 1 tháng ,nếu phát hiện tình trạng bất thường phải báo cho cơ quan quản

lí ngay để kịp giải quyết

-Trong quá trình tính toán và in ấn các thống kê

+Những sinh viên phải thi lại là những sinh viên có điểm thi dưới 5

+Những sinh viên lưu ban là những sinh viên có tổng só dơn vị học trình nợ trong năm học >=6 đơn vị học trình, nợ tích lũy trong nhiều năm >=8 đơn vị học trình+Những sinh viên đủ điều kiện xét tốt nghiệp là những sinh viên đã hoàn thành tất

cả những đơn vị học trình theo yêu cầu đào tạo của chuyên ngành đã được phê duyệt

152 Bảng phiếu ghi điểm

Chức năng : Dùng để giáo viên ghi điểm của các môn học của học viên trong lớp gửi cho phòng đào tạo ,cho bộ phận lưu điểm …sau mỗi môn thi có chữ ký của giáo viên chấm thi ,cán bộ khoa, và các quy định khác trong phiếu điểm

153 Bảng xếp loại học lực

Chức năng :Dùng để ghi kết quả xếp loại học lực của sinh viên theo từng lớp sau mỗi năm học

154 Bảng danh sách sinh viên lưu ban

Mục đích : Thống kê danh sách sinh viên lưu ban trong năm học đó , thống kê theo từng khóa học

155 Bảng danh sách sinh viên thi lại :

Mục đích :liệt kê danh sách những sinh viên thi lại trong năm học

156 Phiếu xếp loại học lực

1.6 Mô hình tiến trình ngiệp vụ của hệ thống

Nhận xét : Từ mô hình tiến trình hệ thống trên ta có thể hiểu được quá trình hoạt động của hệ thống quản lý điểm sinh viên trong trường đại học : Bao gồm các khối làm việc chính ,các mối liên hệ giữa các bộ phận trong hệ thông qua đó giúp chúng

ta hiểu được

tiến trình làm việc của hệ thống

II Xử lý sơ bộ , tổng hợp kết quả khảo sát

2.1 Mô tả chi tiết công việc

Dự án :Quản lý điểm Sinh Viên Tiểu dự án : Cập nhật Trang

Loại : Phân tích hiện trạng Mô tả công việc

Công việc : Cập nhật danh sách sinh viên

- Điều kiện ban đầu : Mỗi khi có sự thay đổi danh sách sinh viên như

chuyển lớp, chuyển trường, lên lớp, lưu ban ,hoạc có sự thay đổi về lý lịch…

- Thông tin đầu vào : lý lịch bản thân do sinh viên cung cấp

- Tần suất : không cố định, tuỳ thuộc vào thông tin đến

- Quy tắc :Mỗi sinh viên chỉ có duy nhất một mã sinh viên để đối chiếu với

hồ sơ sinh viên tránh nhầm lẫn

- Lời bình :

 Danh sách sinh viên phải được cập nhật liên tục hàng năm hoặc mỗi khi có sự thay đổi trong quá trình học của sinh viên

 Mã sinh viên trong hồ sơ sinh viên phải là duy nhất ,không trùng lặp , phải rõ ràng vì mã sinh viên dùng để xãc định sinh viên đó

Công việc : Cập nhật điểm

- Điều kiện ban đầu : Sau mỗi kì , giảng viên chấm điểm thi rồi gửi phiếu điểm môn học lên phòng đào tạo để phòng đào tạo gửi cho bộ phận quản

lý điểm nhập điểm vào hệ thống

- Thông tin đầu vào : Phiếu điểm của giảng viên

- Kết quả đầu ra : Điểm môn học của sinh viên xếp theo từng lớp ,ngành học ,khoa

- Nơi sử dụng Phòng đào tạo, ban lưu trữ

- Tần suất : 1học kì /lần

- Quy tắc :

 Mỗi học kì, mỗi sinh viên có một điểm thi của một môn học (nếu thi lại thì có điểm thi lại của những môn phải thi lại )

 Điểm thấp nhất là 0, cao nhất là 10,điểm là số nguyên

 Lời bình :kết quả điểm phải được giảng viên chấm thi chấm và giửi lên phòng đào tạo 1 tuần sau khi thi môn học đó phòng đào tạo có trách nhiệm kiểm tra lại khi đã chính xác thì chuyển cho bộ phận cập nhật điểm cập nhật vào bảng diểm của sinh viên

 Điểm của sinh viên phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng , đúng quy tắc

Dự án : Quản lý điểm Sinh

Viên Tiểu dự án : Tính toán dữ liệu

Trang

Số thứ tựNgàyLoại : Phân tích hiện trạng Mô tả công việc

Công việc : Tính điểm trung bình

- Điều kiện ban đầu : sau mỗi học kì( giảng viên gửi tất cả các điểm của những lớp mình tham gia giảng dạy và chấm bài lên phòng đào tạo để phòng đào tạo tính điểm trung bình từng môn học và trung bình chung theo lớp ,theo ngành học …v v…

- Thông tin đầu vào : điểm môn học giảng viên gửi lên phòng đào tạo

- Kết quả đầu ra : điểm trung bình môn học đó và điểm trung bình chung của tất cả các môn học ,theo từng sinh viên ,từng lớp

- Nơi sử dụng : Phòng đào tạo, ban lưu trữ

- Tần suất : 1 học kì /lần

- Quy tắc : điểm trung bình của từng sinh viên được tính theo số học trình của môn đó tương ứng theo số tiết( 15 tiết tương ứng với 1 đơn vị học trình ) Để tính điểm trung bình của sinh viên ta xây dựng công thức như sau

Các kí hiệu

 M : Điểm trung bình của sinh viên trong học kì

 Ai : tên môn học thứ i

 Ti : số học trình ứng với môn học Ai Khi đó ta có : M= ( ∑Ai*Ti)/∑Ti

+Để tính tỉ lệ kết quả thi trung bình của lớp(ngành học,khóa học) ta lấy số sinh viên qua chia cho tổng số sinh viên để tính các loại tỉ lệ khác cũng tương tự như thế

-Lời bình :

Tính điểm trung bình của sinh viên phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng , đúng quy tắc phải tính theo đúng số đơn vị học trình của môn học

Dự án : Quản lý điểm Tiểu dự án : In ấn, báo Trang :

Sinh Viên cáo Số thứ tự :

Loại : Phân tích hiện

Công việc : In báo cáo thống kê cuối năm

- Điều kiện ban đầu : cuối mỗi năm học khi Phòng đào tạo yêu cầu in báo cáo thống kê như điểm, bảng tính điểm trung bình ,xếp loại chung, danh sách sinh viên giỏi, danh sách sinh viên thi lại,môn thi lai , các thống kê theo môn học ,ngành học v v

- Thông tin đầu vào : Thống kê tổng hợp do bộ phận tính toán cung cấp

- Kết quả đầu ra : báo cáo danh sách sinh viên giỏi,thống kê điểm, thống kê xếp loại …

- Nơi sử dụng : Phòng đào tạo , ban lưu trữ

- Tần suất : 1 lần (Cuối năm học)

- Quy tắc :

 Thực hiện theo đúng yêu cầu báo cáo

 In ấn phải đúng với mẫu biểu đã quy định trước đó

 Các báo cáo thống kê phải sạch sẽ ,rõ ràng, không tẩy xoá

Công việc :In bảng điểm sinh viên tốt ngiệp

-Điều kiện ban đầu : cuối mỗi khóa học Phòng đào tạo yêu cầu in bảng điểm của những sinh viên sắp tốt nghiệp khóa học (Bao gồm đầy đủ điểm của Sinh Viên trong toàn khóa học

-Thông tin đầu vào :Bảng điểm của sinh viên do bộ phận cập nhật cung cấp

-Kết quả đầu ra :Bảng điểm trên đó có đầy đủ điểm của sinh viên

-Nơi sử dụng :Phòng đào tạo ,ban lưu trữ

-Tần suất một lần (đối với một khóa học khoảng chừng 4-6 năm)

-Quy tắc :

 In bảng điểm theo dúng yêu cầu về mấu,quy cách của đơn vị quản

 Bảng điểm phải chứa đày đủ điểm của sinh viên theo chuyên ngành đào tạo (theo quy chế của bộ giáo dục ,theo quy định của nhà

trường)

2.2 Mô tả chi tiết dữ liệu

2.21 Bảng mô tả chi tiết dữ liệu trong bảng tông hợp dữ liệu

Số thứ tự sinh viên được đánh số từ 1 đến hết

Tên dữ liệu : Mã sinh viên

Thể hiện mã của sinh viênKiểu kí tự, từ 5 kí tự trở lên

Sơ cấpTuỳ thuộc vào số lượng sinh viên của trườngHV…

Họ tên sinh viên là các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng việt

Mã môn học không có các kí tự đặc biệtĐịnh nghĩa

Tên dữ liệu : Điểm trung bình học kì

Thể hiện điểm trung bình học kì cho của sinh viênKiểu số thập phân, sau dấu phẩy có 2chữ số

Sơ cấp17,85DTB=(∑Điểm môn học *số học trình của môn học/∑số học trình của học kì)

Kiểu số thập phân, sau dấu phẩy có 2chữ số

Sơ cấp17,34DTB=(∑Điểm môn học cua từng sv *số sinh viên/∑số sinh viên)

Kiểu kí tự (Giỏi ,Khá , Trung bình ,Yếu)

Sơ cấp1Khá

Từ điểm trung bình của học viên ta có thể xếp loại học viên như sau :

-DTB>=8.00 :Giỏi

- 8.00>DTB>=7.00 :Khá-7.00>DTB>=5.00 :Trung bình-5.00>DTB :Yếu

Sơ cấp1Qs113 ,nguyễn văn a,KQ03 , tiếng anh chuyên ngànhDanh sách sinh viên thi lại ,môn thi lại :thống kê tất cả những sinh viên thi lại(sinh viên có môn thi lại là sinh viên có môn thi dưới 5 điểm),ứng với mỗi sinh viên là danh sách những môn thi lại của sinh viên đó

nợ trong năm >=6 dvht,hoặc nợ tích lũy >=8dvht

D1 Lưu thông tin về danh sách sinh viên T1

D2 Lưu thông tin về kết quả điểm của sinh viên T2,T3,T4,T5,T6D3 Lưu thông tin về xếp loại sinh viên T1, T3, T6

1.Sơ đồ phân rã chức năng

1.1 Xác định các chức năng chi tiết

Cách tiến hành xác định chức năng nghiệp vụ được tiến hành thông qua các bước sau :

 Bước 1 :

a Trong bảng khảo sát chi tiết hệ thống hiện tại, gạch chân tất cả các động từ + bổ ngữ có liên quan đến công việc của hệ thống :

Quá trình quản lý điểm được thực hiện tuần tự theo các bước sau :

- Đầu năm học, tất cả các sinh viên phải nộp đầy đủ hồ sơ sinh viên cho phòng đào tạo theo quy định như sau :

 Những sinh viên mới nhập học hoặc những sinh viên mới chuyển đến trường phải nộp đầy đủ hồ sơ sinh viên, học bạ, bằng tốt nghiệp PTTH, giấy chứng nhận sức khoẻ(nếu có )

 Những sinh viên đã học ở trường năm học trước thì chỉ cần nộp thông tin mới nhất về hồ sơ sinh viên

- Bộ phận tiếp nhận thông tin của Phòng đào tạo sẽ nhận toàn bộ thông tin do các sinh viên gửi đến, thực hiện xếp loại sinh viên theo từng khóa rồi gửi kết quả cho

bộ phận cập nhật thông tin

- Bộ phận cập nhật thông tin : tiến hành toàn bộ thông tin và những yêu cầu do

bộ phận tiếp nhận thông tin gửi đến đồng thời nhận những thông tin do các giảng viên gửi đến ( như điểm môn học, quá trình học tập…) sẽ làm các chức năng chính sau :

 Nhập dữ liệu :

o Nhập thông tin sinh viên : căn cứ vào hồ sơ của các sinh viên để nhập thông tin sinh viên vào hệ thống Việc nhập thông tin về hồ sơ sinh viên chỉ được tiến hành

đầu năm, ngoại trừ những trường hợp sinh viên khác chuyển trường đến thì phải tiến hành nhập hồ sơ cho sinh viên đó trước khi nhập học.

o Nhập điểm : được thực hiện cuối mỗi học kì và cả năm học Thông tin về điểm

do các giảng viên phụ trách các bộ môn chấm rồi gửi lên

o Nhập thông tin về danh sách lớp, danh sách sinh viên, danh mục môn học,

những thông tin này do bộ phận tính toán dữ liệu cung cấp Công việc này chỉ được tiến hành vào đầu năm học

 Sửa dữ liệu :

o Sửa điểm : chỉ được tiến hành khi có nhầm lẫn trong điểm số của sinh viên do giảng viên gửi lên và phải có xác nhận của cán bộ phòng đào tạo

o Sửa thông tin về sinh viên : khi có sự thay đổi về thông tin sinh viên như

chuyển lớp, nhầm lẫn hoặc thiếu sót thông tin

o Thống kê theo từng môn học

o Thống kê điểm trung bình tất cả các môn học

o Thống kê điểm theo từng lớp học

o Thống kê điểm theo từng khóa và toàn trường

 Lập bảng điểm cho từng sinh viên

o Sau khi tính toán dữ liệu xong, bộ phận này sẽ gửi kết quả cho bộ phận cập nhật

để cập nhật các kết quả vào hệ thống, đồng thời gửi kết quả và những yêu cầu cần thiết cho bộ phận in ấn,báo cáo

- Bộ phận in ấn,báo cáo tiến hành nhận thông tin và các yêu cầu của các bộ phận khác gửi đến để thực hiện in ấn các mẫu biểu,báo cáo,thống kê … như sau :

 Những yêu cầu do bộ phận tính toán dữ liệu gửi đến bao gồm in ấn các phiếu điểm,bảng điểm môn học,bảng điểm tổng kết,danh sách sinh viên giỏi, danh sách lên lớp,lưu ban…

- Sau khi thực hiện xong, bộ phận in ấn có trách nhiệm gửi trả cho các bộ phận đã yêu cầu đồng thời gửi bản sao đến cho ban lưu trữ

b Các chức năng gạch chân

-Nhận toàn bộ thông tin do các sinh viên gửi đến

-Xếp loại sinh viên

-Nhận toàn bộ thông tin và những yêu cầu do bộ phận tiếp nhận thông tin gửi đến-Nhận các thông tin do các giảng viên gửi đến

-Nhập thông tin sinh viên

-Nhập thông tin về hồ sơ sinh viên

-Nhập hồ sơ cho sinh viên

-Nhập điểm

-Nhập thông tin về danh sách lớp,danh sách sinh viên ,danh mục môn học

-Sửa dữ liệu

-Sửa điểm

-Sửa thông tin về sinh viên

-Xóa dữ liệu

-Xóa thông tin của sinh viên

-Cập nhật thông tin mới

-Thống kê theo từng môn học

-Thống kê điểm trung bình

-Thống kê điểm theo từng môn học

-Thống kê điểm theo từng khóa và toàn trường-Lập bảng điểm cho từng sinh viên

-Gửi kết quả

-Cập nhật kết quả

-Gửi kết quả

-Nhận thông tin và các yêu cầu

-In ấn các mẫu biểu ,báo cáo ,thống kê

-In ấn các phiếu điểm ,bảng điểm,bảng điểm môn học ,bảng điểm tổng kết,danh sách sinh

viên giỏi , danh sách sinh viên lên lớp ,lưu ban

-Gửi trả cho các bộ phận đã yêu cầu

- Nhận thông tin do sinh viên gửi đến

- Xếp loại sinh viên

- Nhận thông tin và yêu cầu do bộ phận tiếp nhận gửi đến

- Nhận thông tin do giảng viên gửi đến

- Nhập thông tin sinh viên

- Sửa thông tin sinh viên

- Xoá thông tin sinh viên

- Xoá điểm

- Gửi kết quả

- Gửi yêu cầu in ấn

- Xếp danh sách lớp

- Tính điểm trung bình

- Thống kê theo từng môn học

- Thống kê điểm theo tất cả các môn học

- Thống kê điểm theo từng lớp

- Xếp loại sinh viên giỏi, tiên tiến, trung bình, lên lớp, lưu ban

- In bảng xếp loại sinh viên

- In danh sách sinh viên thi lại

- In danh sach sinh viên lưu ban

Nhóm 1 : bao gồm các công việc liên quan đến tiếp nhận thông tin, cụ thể

là :

- Nhận thông tin do sinh viên gửi đến

- Nhận thông tin và yêu cầu do bộ phận tiếp nhận gửi đến

- Nhận thông tin do giảng viên gửi đến

Nhóm 2 : gồm những công việc cập nhật thông tin về sinh viên, giáo viên, danh sách lớp, môn học, thời khoá biểu… như sau :

- Nhập thông tin sinh viên

- Sửa thông tin sinh viên

- Xoá thông tin sinh viên

- Xoá điểm

- Gửi kết quả

- Gửi yêu cầu in ấn

Nhóm 4 : gồm những chức năng liên quan đến việc tính điểm như sau :

- Tính điểm trung bình

- Thống kê theo từng môn học

- Thống kê điểm theo tất cả các môn học

- Thống kê điểm theo từng lớp

- Xếp loại sinh viên giỏi, tiên tiến, trung bình, lên lớp, lưu ban

- Thống kê sinh viên thi lại

- Thống kê sinh viên lưu ban

- Lập bảng điểm

Nhóm 5 : gồm những chức năng liên quan đến công việc in ấn như sau

- In bảng điểm

- In bảng xếp loại sinh viên

- In danh sách sinh viên thi lại

- In danh sách sinh viên lưu ban

- Gửi bản sao in ấn

 Bước 4 : Trong danh sách những chức năng được chọn ở bước 3, loại bỏ những chức năng không có ý nghĩa với hệ thống

Căn cứ vào mục đích và tính chất của các chức năng đã tìm được ở bước 3,

ta xác định được có một số chức năng không làm thay đổi dữ liệu của hệ thống, do

đó ta có thể loại bỏ những chức năng không có ý nghĩa này, cụ thể là những chức năng sau :

- Gửi kết quả

- Gửi yêu cầu in ấn

- Gửi bản sao kết quả in ấn

 Bước 5 : Chỉnh sửa lại tên các chức năng được chọn ở bước 4 cho phù hợp

Sau khi tiến hành đổi tên và chỉnh sửa một số chức năng cho phù hợp với chuyên môn và quy mô của hệ thống, ta xác định được hệ thống quản lý điểm bao gồm một số chức năng chính sau :

 Tiếp nhận hồ sơ

 Tiếp nhận kết quả điểm

 Cập nhật hồ sơ

 Cập nhật điểm

 Xếp loại sinh viên

 Thống kê sinh viên thi lại

 Thống kê sinh viên lưu ban

 Lập bảng điểm

 In bảng xếp loại sinh viên

 In danh sách sinh viên thi lại

 In danh sách sinh viên lưu ban

 In bảng điểm

1.2 Gom nhóm chức năng

Hệ thống quản lý điểm gồm có ba bộ phận thực hiện ba chức năng chính là Cập nhật dữ liệu, Tính toán dữ liệu và In ấn báo cáo Do vậy dựa vào đặc điểm của

các chức năng chi tiết vừa xác định ở trên ta gom nhóm các chức năng này theo ba nhóm chức năng chính như sau :

- Xếp loại sinh viên

-Thống kê sinh viên thi lại

-Thống kê sinh viên lưu ban

- Lập bảng điểm

Tính toán dữ liệu

-In bảng xếp loại sinh viên

-In danh sách sinh viên thi

2 Sơ đồ luồng dữ liệu

2.1 Định nghĩa các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ

Trong sơ đồ của hệ thống quản lý điểm có sử dụng một số kí hiệu sau :

Tên kí hiệu Định nghĩa Biểu diễn

Tiến trình

- Là quá trình biến đổi dữ liệu (thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của dữ liệu hoặc từ một số dữ liệu đã cho tạo ra

Tên luồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu

Kho dữ liệu

Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ

để một hay nhiều chức năng sử dụng

chúng

Tác nhân

ngoài

Là một hay một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi dữ liệu trực tiếp với hệ thống

Tên kho dữ liệu

Tên kho dữ liệu

b) Lấy dữ liệu ra

a) biểu diễn kho DL

Tên kho dữ liệu

b) Đưa dữ liệu vào Tên tác nhân

Tên kho dữ liệu

Tác nhân

trong

Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng được trình bày ở môt trang khác của

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Là sơ đồ thể hiện hoạt động của hệ thống ở mức tổng quát nhất, sơ đồ luồng

dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý điểm gồm một chức năng duy nhất (Quản lý điểm trường PTTH) ,hai tác nhân ngoài có quan hệ với hệ thống là Sinh viên và giảng viênvà các sự trao đổi dữ liệu giữa chức năng chính với hai chức năng ngoài được thể hiện như sau :

Tên tác

nhân