Thực trạng và giải pháp nhằm hạn chế lãng phí thời gian

Untitled BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HẠN CHẾ LÃNG PHÍ THỜI GIAN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Kỹ năng Quản lý thời gian HÀ NỘI – 2022 lOMo[.]

lOMoARcPSD|15963670 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HẠN CHẾ LÃNG PHÍ THỜI GIAN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ Quản lý thời gian HÀ NỘI – 2022 lOMoARcPSD|15963670 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài Bố cục đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM .4 Thời gian gì? .4 Lãng phí thời gian gì? Quản lý thời gian gì? CHƯƠNG II: CÁC MƠ HÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN TIÊU BIỂU Mơ hình Parkinson Mơ hình Pomodoro – Phương pháp “Quả cà chua” .7 Mơ hình Jim Collins 11 Nguyên lý 80/20 quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto) 12 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG, HẬU QUẢ VÀ NGUYÊN NHÂN VIỆC LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN 14 Thực trạng việc lãng phí thời gian thân 14 Hậu việc lãng phí thời gian 15 Nguyên nhân việc lãng phí thời gian thân .15 CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC TÌNH TRẠNG LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN 18 Tính kỷ luật, tâm cao thân 18 Lập danh sách, lên kế hoạch việc cần làm 19 Tránh xa khỏi yếu tố “độc hại”, gây tập trung 19 Sử dựng thời gian rảnh cách hiệu 20 Hạn chế làm nhiều việc lúc 20 Sắp xếp tài liệu, vật dụng nhà cách ngăn nắp .21 Sử dụng ứng dụng quản lý thời gian 21 KẾT LUẬN .23 TÀI LIỆU THAM KHẢO .24 lOMoARcPSD|15963670 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngạn ngữ Nga nói rằng: “Ngày đi, tháng chạy, năm bay Thời gian nước chảy chẳng quay được.” Quả thật từ lâu, thời gian người ý thức tầm quan trọng khả chi phối đặc biệt thời gian đời Dù người giàu hay người nghèo có hai mươi tư tiếng ngày để sống Những người biết trân trọng thời gian, tận dụng làm việc có ích cho thân đạt thành công định tương lai Ngược lại người ln trì hỗn, lãng phí quỹ thời gian đời ln bị kìm hãm vòng luẩn quẩn nỗi tiêu cực thua Cùng với phát triển xã hội đại, cá nhân người dần lớn lên theo thời gian, dần đối mặt với thay đổi nhịp sống sinh hoạt, tăng lên áp lực giải công việc bận rộn, hối Tuy nhiên quỹ thời gian cá nhân hữu hạn Chính mâu thuẫn thơi thúc cần tạo cho thói quen sử dụng, quảng lý thời gian hợp lý đạt hiệu cao, cân làm việc nghỉ ngơi, xây dựng lối sống khỏe lành mạnh Cá nhân em từ việc nhận thức thân gặp số vấn đề gây lãng phí thời gian, mong muốn hình thành kỹ quản lý thời gian để phát triển thân Vì em định chọn Chủ đề: “Thực trạng giải pháp nhằm hạn chế tình trạng lãng phí thời gian anh/chị” để làm nội dung nghiên cứu hồn thành tiểu luận lOMoARcPSD|15963670 Trong trình thực tiểu luận, có hạn chế, sai sót tìm hiểu, đánh giá trình bày mong quan tâm, góp ý để em cải thiện khả thân làm tốt cho lần sau Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên học phần “Kỹ Quản lý thời gian” dạy em kiến thức, kỹ để hoàn thành tiểu luận lần Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Hiểu thói quen sinh hoạt, làm việc, thói quen sử dụng thời gian thân - Hiểu đặc tính tầm quan trọng thời gian, biết trân trọng thời gian - Tìm giải pháp phù hợp với thân giúp hạn chế lãng phí thời gian, giúp thân quản lý thời gian hợp lý - Làm chủ công việc, làm chủ sống, xây dựng lối sống cân bằng, hài hịa, lành mạnh tích cực Từ giúp phát triển thân toàn diện Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Tập trung nghiên cứu thực trạng sử dụng lãng phí thời gian thân, yếu tố tác động hậu ảnh hưởng Nghiên cứu phương pháp, mô hình quản lý thời gian tối ưu, hiệu - Phạm vi: Nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích thân tác giả Phương pháp nghiên cứu - Phân tích, tổng hợp - Nghiên cứu đối tượng lOMoARcPSD|15963670 - Phân tích, so sánh Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài Việc nghiên cứu đề tài “Thực trạng giải pháp nhằm hạn chế tình trạng lãng phí thời gian anh/chị” giúp thân tác giả có nhận thức tồn diện, sâu sắc, rõ ràng thoái quen sử dụng thời gian thân vấn đề chưa phù hợp tồn Đồng thời tự trang bị cho thân hành trang kiến thức, hiểu biết định đặc tính, giá trị thời gian phương pháp quản lý thời gian nghiên cứu trước Từ giúp thân người nghiên cứu áp dụng mơ hình phù hợp với thân, tiết kiệm thời gian, sử dụng quỹ thời gian hợp lý, cân sống Bố cục đề tài Tiểu luận trình bày gồm chương: Chương 1: Một số khái niệm Chương 2: Các mơ hình quản lý thời gian tiêu biểu Chương 3: Thực trạng, hậu nguyên nhân việc sử dụng lãng phí thời gian thân Chương 4: Giải pháp khắc phục tình trạng lãng phí thời gian thân lOMoARcPSD|15963670 NỘI DUNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM Thời gian gì? Để nói thời gian có nhiều cách hiểu khác nhau, nhiên hiểu cách khái quát thời gian khái niệm để diễn tả trình tự xảy kiện, biến cố khoảng kéo dài chúng ba trạng thái: tại, khứ tương lai Nói thời gian người ta nghĩ đến đặc điểm quay lại, dự trữ, thay đảo ngược, qua khơng vãn hồi Có lẽ điều khiến thời gian trở thành thứ quý giá đặc biệt sống người.1 Lãng phí thời gian gì? Lãng phí thời gian việc sử dụng thời gian cách không hợp lý Việc phân chia thời gian khơng mang lại hiệu tốt cho công việc bạn thực hiện, ngược lại khiến cho vấn đề thêm rắc rối gây kết xấu Quản lý thời gian gì? Quản lý thời gian trình lập danh sách điều phải làm, nguyên tắc thực thời gian biểu, đảm bỏ việc thực Nguyễn Thị Thu Hằng (2022), Bài giảng: “Học phần: Kỹ Quản lý thời gian”, Khoa Quản trị Nguồn Nhân lực, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội lOMoARcPSD|15963670 theo kế hoạch, có hiệu quả, thời gian thân khơng bị lãng phí.2 - Mục đích việc Quản lý thời gian: Trong sống, quản lý thời gian hợp lý đóng vai trị quan trọng thành cơng người Bản thân ngăn ngừa việc lãng phí thời gian, xếp cơng việc làm việc suất, giảm bớt áp lực công việc, giữ cho tinh thần thoải mái, sáng suốt Từ có thời gian dành cho thân, sống lành mạnh tích cực, xây dựng lối sống khỏe Đồng thời dự trù nhiều việc cho kế hoạch tương lai giải vấn đề mang tính dài hạn Nguyễn Thị Thu Hằng (2022), Bài giảng: “Học phần: Kỹ Quản lý thời gian”, Khoa Quản trị Nguồn Nhân lực, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội lOMoARcPSD|15963670 CHƯƠNG II: CÁC MƠ HÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN TIÊU BIỂU Việc thời gian có bị lãng phí hay khơng phụ thuộc vào việc quản lý phân bổ thời gian, nguồn lực cho cơng việc Dưới vài phương pháp/ mơ hình quản lý thời gian tiểu biểu, nhiều người thử áp dụng đạt thành cơng Mơ hình Parkinson Hình 1: : Định luật Parkinson: “Cơng việc ln tự mở rộng để chiếm đủ thời gian ấn định cho nó” Cyril Parkinson – nhà sử học người Anh quan sát làm việc với đơn vị hành Anh Ơng nhận thấy máy quan liêu mở rộng, họ hoạt động khơng hiệu Ơng thấy loạt công việc đơn giản tự tăng độ phức tạp để lấp đầy thời gian quy định cho Nếu thời gian lOMoARcPSD|15963670 dành cho cơng việc ngắn cơng việc đơn giản dễ giải hơn.3 Trong sống, dù có nhận thức hay khơng, có lẽ khơng lần trải qua tình định luật Parkinson Ví dụ thời học, bạn có kỳ để làm tập bạn bắt đầu làm ba ngày cuối hồn thành chúng vào sáng ngày đến hạn Bạn có kỳ học để học ôn tập kiến thức đến đêm cuối sát ngày thi bạn “cuống cuồng” tìm đọc tài liệu Hoặc giai đoạn khác đời, bạn làm, công việc sếp giao tuần cách hạn hoàn thành ngày bạn “vắt chân lên cổ” để làm cho kịp Việc dành hẳn 24h đồng hồ cho công việc tốn 1h để hoàn thành cho thấy sử dụng quản lý thời gian không hiểu Ta suy kết luận từ định luật Parkinson là: Đứng trước áp lực thời gian ngắn lại, trở thành máy hoạt động hết cơng suất hồn thành nhiệm vụ vào phút chót; nghĩa “nếu bạn chờ đến phút cuối để làm tốn phút để làm việc đó” Cơng việc co lại để phù hợp với khoảng thời gian bạn dành cho Dữ liệu trải để lấp đầy khoảng chứa sẵn Hiểu nguyên lý định luật Parkinson, ứng dụng vào công việc thân như: Chia nhỏ công việc phức tạp, ấn định thời gian hồn thành cơng việc khoảng thời gian 30 phút, đánh vào tài chính, đặt thời gian dừng làm việc ngày Trang điện tử Vân Nguyên (2021), “Định luật Parkinson”, Trang điện tử Vân Nguyên, < https://vannguyen.edu.vn/dinh-luat-parkinson/>, [02/03/2022] lOMoARcPSD|15963670 Mô hình Pomodoro – Phương pháp “Quả cà chua” Năm 1980, sinh viên, Francesco Cirillo – CEO người Italia nhận thấy tập trung thường giảm mạnh sau khoảng thời gian ơng khó để giải tập Sau Francesco Cirillo đưa giải pháp nghỉ ngắn phiên làm việc thay làm việc thời gian dài liên tục Phương pháp Pomodoro hay gọi Pomodoro Technique phương pháp cà chua Pomodoro Phương pháp nghĩa cà chua tiếng Italia Nguồn gốc tên hình dáng đồng hồ mà Francesco Cirillo sử dụng trình theo dõi thời gian để tạo phương pháp Phương pháp sáng tạo để giảm thiểu việc không tập trung được, nâng cao hiệu công việc Phương pháp tập trung vào việc quản trị thời gian, để làm việc đạt tập trung tối đa Phương pháp phù hợp với bị “bội thực” hay có đống cơng việc cần giải cảm nhận thấy bất lực khơng thể tập trung dù thời gian nhanh chóng “quả cà chua” phát huy tác dụng Vì bạn tình trạng ngồi vào bàn làm việc suy nghĩ chuyện khác, thường xuyên bị ATP (2021) “Phương pháp Pomodoro gì? Áp dụng Pomodoro sao?”, Trang điện tử Phuonphap.vn, < https://phuongphap.vn/phuong-phap-pomodoro-la-gi/>, [02/03/2022] lOMoARcPSD|15963670 Khi hỏi làm để quản lý thời gian mình, Jim Collins nói ông sử dụng đồng hồ bấm giờ, nghĩa ám ông theo dõi thời gian để đảm bảo ơng sử dụng thời gian thật hiệu Jim Collins chia sống thành khối: 50% thời gian sáng tạo, 30% thời gian giảng lại 20% cịn lại để làm cơng việc khác (những việc tình cờ, bất ngờ phát sinh khơng dự đốn trước cần phải làm) Sở dĩ có phân chia thời gian ông quan niệm rằng, nhiều người thường dùng tất thời gian có ngày để lấp đầy hoạt động Khi phát sinh việc ngồi ý muốn, nhiên khơng thể tạm gác cơng việc trước đó, khiến khối lượng cơng việc tăng lên, áp lực nặng nề Châm ngôn yêu thích tác giả “Từ Tốt Đến Vĩ Đại” là: “Gọn gàng, ngăn nắp sống bánh trướng sáng tạo công việc” Với Collins, cơng việc đạt hiệu cao địi hỏi chuỗi tư chất lượng cao “khoảng trắng” điều kiện tiên cho tư sáng tạo mẻ.7 Nguyên lý 80/20 quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto) Trang điện tử Base Resources, “Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) gì? Áp dụng vào quản trị suất cho đúng?”, , [02/03/2022] 12 Hình 5: Nguyên lý 80/20 (20% nỗ lực – 80 % kết quả) Downloaded by ng?c trâm (ngoctram201217@gmail.com) lOMoARcPSD|15963670 Lấy tên từ nhà kinh tế học người Ý V.Pareto cho thấy rằng, hệ thống nào, xu khoảng 80% kết 20% nguyên nhân gây Cần lưu ý số phân phối lúc xác 20% 80%, tỷ lệ thay đổi, dao động xung quanh tỷ lệ 80/20, 70/30 90/10 Điểm mấu chốt mà Nguyên tắc Pareto muốn đề cập hầu hết thứ sống không phân phối đồng 50/50; đơn giản bất cân đơn vị đầu vào (công việc, thời gian, nỗ lực, ) không mang lại giá trị đầu Đối với quản lý thời gian, quy trình thực cơng việc, tập trung nhiều thời gian cho công đoạn quan trọng nhất, nghĩa sử dụng 80% thời gian để giải 20% nhiệm vụ quan trọng trước tiên mà không để thân bị phiền phức 80% nhiệm vụ hỗn lại Đơi danh sách 10 việc cần làm, việc số đem lại nhiều giá trị toàn việc cịn lại, ưu tiên làm việc trước để tạo tiền đề giúp hoàn thành tồn quy trình dễ dàng Ví dụ thay dành đồng hồ để loay hoay tìm cách lắp ráp sử dụng thiết bị điện tử mà chưa biết nó, dành 20 phút để đọc tìm hiểu sách, xem video hướng dẫn sử dụng, sau dành 40 phút lại để bắt tay vào thực hành 13 Downloaded by ng?c trâm (ngoctram201217@gmail.com) lOMoARcPSD|15963670 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG, HẬU QUẢ VÀ NGUYÊN NHÂN VIỆC LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN Thực trạng việc lãng phí thời gian thân Bản thân em cảm thấy chưa thực biết cách quản lý thời gian hiệu Biểu có cơng việc bị hoàn thành chậm trễ, tập nộp muộn, thân em cố gắng chuẩn bị bắt tay vào thực sớm Ở giai đoạn đầu q trình thực cơng việc, em thường dễ bị trì hỗn, khơng tập trung làm cách nghiêm túc Chỉ tới giai đoạn cuối, thời điểm nước rút thân bắt đầu “cuống cuồng”, cố ép “làm cho Hình 6: Thực trạng tình cảnh bị deadline "rượt" ngày xong” cơng việc Có nhiều thời gian, em trạng thái rảnh rỗi, khơng có việc để làm, em dường thỏa hiệp với điều 14 Downloaded by ng?c trâm (ngoctram201217@gmail.com) lOMoARcPSD|15963670 cách ngồi hàng lướt mạng xã hội cách nhàm chán, vơ định Tuy nhiên, lại có khoảng thời gian em bị “nhấn chìm” khối lượng công việc nặng nề, phải làm việc để hoàn thành, dẫn đến việc lấn át sang thời gian nghỉ ngơi thân, lúc cảm thấy có thời gian khơng đủ Trước nay, em người khơng có thói quen, không giỏi việc lập kế hoạch, đặt mục tiêu cho thân Em thường nghiêng cảm tính nhiều nghĩa thời điểm thân thích làm làm điều Dẫn đến gây nên thối quen xấu “bệnh” trì hỗn, thời gian làm công việc bị lấn chiếm, “ăn bớt” công việc khác Đặc biệt công việc trở nên nhiều, thường xun bị bỏ sót, “qn” hồn thành Hậu việc lãng phí thời gian Đối với tiến trình cơng việc, khả quản lý thời gian kém, em vấp phải nhiều khó khăn thất bại, kết sau khó đạt ý kỳ vọng Điều tường cản ngăn em khỏi hội tốt để phát triển thân Cũng mà thân em thường xuyên chìm cảm xúc suy nghĩ tiêu cực, chán nản, khơng có lượng, cảm thấy ngày trôi qua mệt mỏi Việc quản lý thời gian khiến sức khỏe thân bị ảnh hưởng, lý thường xuyên thức khuya học tập làm việc, sáng thưc dậy vô uể oải mệt mỏi Thời gian thân sinh hoạt: ăn uống, ngủ nghỉ bị đảo lộn thường xuyên, tập thể dục Bên cạnh đó, thời gian dành cho gia đình, quan tâm hỏi han bố mẹ không nhiều 15 Downloaded by ng?c trâm (ngoctram201217@gmail.com) lOMoARcPSD|15963670 Nguyên nhân việc lãng phí thời gian thân 3.1 Làm việc khơng có kế hoạch rõ ràng Bản thân thường làm việc theo cảm hứng, hứng thú định, khơng có cân nhắc, xếp cơng việc cụ thể, thứ tự ưu tiên công việc Bên cạnh thân em thường xuất suy nghĩ “làm tới đâu hay tới đó”, dẫn đến bắt tay vào thực hiện, xuất khúc mắc, em lại khoảng thời gian để tìm cách giải 3.2 Làm việc riêng Một nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí thời gian cịn em người dễ tập trung dễ dàng bị phân tâm nhiều yếu tố khách quan môi trường xung quanh Mỗi học tập hay làm viêc thường suy nghĩ lơ đãng đến việc khác, người khác Thường xuyên quay sang sử dụng điện thoại, laptop chừng, tham gia vào nói chuyện người xung quanh Có thể nhận thấy sức hút từ mạng internet, điện thoại smartphone lớn khó cưỡng, lần dùng ngỡ dùng “một chút” Cuối để thân bị theo thú vui đến quay lại làm việc dễ bị tụt lượng, khơng cịn muốn làm, cảm thấy chán nản Khoảng thời gian em hầu hết bị điện thoại thú vui “vô bổ” chiếm lĩnh cách nhanh chóng 3.3 Để cảm xúc ảnh hưởng đến cơng việc Là người 50% hướng nội – 50% hướng ngoại, thân em dễ bị cảm xúc tác nhân bên chi phối, dễ vui buồn 16 Downloaded by ng?c trâm (ngoctram201217@gmail.com) lOMoARcPSD|15963670 thất thường, thường suy nghĩ nhiều dẫn đến khiến thân tiêu cực stress Mỗi lúc tâm trạng rơi xuống vực đáy, em ép thân vực dậy tiếp tục làm việc Những lúc ấy, thể trở nên mệt mỏi, khơng có lượng, muốn “đình cơng”, nằm giường để thời gian trơi cách vô nghĩa 3.4 Sức khỏe yếu Cơ thể em yếu, thường dễ bị ốm vặt, cảm cúm thông thường, lần bị bệnh, thể mệt mỏi theo, thời gian làm việc lại phải gác lại dành để nghỉ ngơi, hồi phục sức khỏe 3.5 Thiếu tâm, thiếu kỷ luật, “bệnh” trì hỗn Cứ lần xem, nghe người khác động viên truyền động lực em liền cảm thấy muốn cố gắng, muốn thay đổi tốt Em bắt tay vào việc lên kế hoạch thay đổi, tham khảo thử áp dụng cách quản lý thời gian hiệu internet Tuy nhiên khoảng thời gian ngắn, lòng “quyết tâm” em dễ dàng bị gục ngã trước “việc riêng vui vẻ” xung quanh điện thoại, bạn bè Em lại tiếp tục lãng phí thời gian thân cách vơ bổ Sự trì hỗn nguyên nhân gây tính thụ động, thiếu đốn từ đó, trở thành yếu tố cốt lõi giết chết thời gian thân em Hiểu theo cách khác, trì hỗn làm kéo dài thời gian thực cơng việc, từ làm giảm khả phản xạ nhanh nhạy việc, khiến suất công việc giảm Em hẹn qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất cơng việc, thân em chống ngợp trước tải, phải loại bỏ bớt việc lặt nhặt không phần quan trọng phải giải q nhiều việc khn thời gian ỏi, dẫn đến hiệu không cao, kết không mong đợi Trì hỗn gây thói quen 17 Downloaded by ng?c trâm (ngoctram201217@gmail.com) lOMoARcPSD|15963670 xấu khác: lề mề, không hành động ngay, thụ động Ban đầu, thân em khơng nhận thức lãng phí q nhiều thời gian, em ln tìm nhiều nguyên nhân để ngụy biện cho trì hỗn 18 Downloaded by ng?c trâm (ngoctram201217@gmail.com) ... 80/20 quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto) 12 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG, HẬU QUẢ VÀ NGUYÊN NHÂN VIỆC LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN 14 Thực trạng việc lãng phí thời gian thân... gian thân 14 Hậu việc lãng phí thời gian 15 Nguyên nhân việc lãng phí thời gian thân .15 CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC TÌNH TRẠNG LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN ... thời gian, mong muốn hình thành kỹ quản lý thời gian để phát triển thân Vì em định chọn Chủ đề: ? ?Thực trạng giải pháp nhằm hạn chế tình trạng lãng phí thời gian anh/chị” để làm nội dung nghiên