Quản lý công văn với công nghệ số

PHẦN 1 LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hàng ngày, tại các trường phổ thông luôn nhận được các công văn từ các nơi ngoài nhà trường gửi tới như: Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội, UBND thành phố, Bộ Tài chính, Kho bạc, Ngân hàng, Đảng ủy thành phố Hà Nội,.. Hoặc có thể từ chính các bộ phận, các phòng ban chức năng, tổ chuyên môn gửi đến Ban giám hiệu. Hoặc ngược lại, Ban giám hiệu cũng có các quyết định, các thông báo quan trọng gửi đến các thành viên là học sinh, phụ huynh, giáo viên, các phòng ban chức năng. Công văn có tiêu chí phân loại như: nghị định, nghị quyết liên tịch, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo, thông cáo, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, … Công văn là một thể thức văn bản đã được nhà nước công nhận và ban hành các quyết định về các mẫu công văn như: quyết định đình chỉ công tác, quyết định thành lập ban tuyển sinh, quyết định tốt nghiệp, báo cáo thống kê tài chính, thông báo nghỉ học...tất cả đều có mẫu chuẩn. Công văn thuộc quyền quản lí của các đơn vị hành chính sự nghiệp như:Bộ Giáo Dục, Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội, Các trường trực thuộc Sở (ví dụ: trường THPT Nguyễn Trãi Ba Đình Hà Nội,…), UBND Thành phố Hà Nội, Sở Tài Chính, Công An phường, Công an Quận Ba Đình,… Tùy thuộc phân loại đơn vị hành chính của các trường mà có sơ đồ luồng hướng dẫn bố trí nơi gửi công văn đi và nơi tiếp nhận công văn đến: Hiệu trưởng, Hiệu phó, văn phòng, kế toán, đảng bộ, đoàn thanh niên, các tổ chuyên môn như: tổ toán, tổ văn, tổ lý kỹ thuật tin, tổ hóa sinh, tổ ngoại ngữ thể dục, tổ hành chính,… Công văn có hai dạng : công văn trên giấy và công văn điện tử. Việc phân loại này ám chỉ công văn trực tiếp (công văn giấy), công văn gián tiếp (công văn điện tử) chứ không phụ thuộc là công văn đến hay công văn đi. Quản lý công văn là công việc quản lí mã số của công văn; quản lý theo tiêu chí phân loại công văn đi, công văn đến; tìm kiếm công văn theo các tiêu chí phân loại trên; tìm kiếm theo ngày gửi, ngày nhận; tìm kiếm theo nơi ban hành hoặc nơi nhận. Nhóm chúng em, Nguyễn Trung và Nguyễn Ngọc Thắng đã xây dựng đề tài QUẢN LÝ CÔNG VĂN VỚI CÔNG NGHỆ SỐ với mong muốn trợ giúp trường THPT Nguyễn Trãi Ba Đình Hà Nội có một phần mềm tin học để quản lý việc gửi nhận công văn.

MỤC LỤC QUẢN LÝ CÔNG VĂN VỚI CÔNG NGHỆ SỐ PHẦN - LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI PHẦN - TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VÀ ĐIỂM MỚI, SÁNG TẠO CỦA ĐỀ TÀI 1.Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu Tính sáng tạo đề tài .3 Điểm đề tài PHẦN - QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ Tìm hiểu văn phân loại văn Tìm hiểu quy trình cơng văn - cơng văn đến Tìm hiểu tổ chức cấu Phòng - Ban trường THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình - Hà Nội 11 Tìm hiểu Cơng nghệ số biểu diễn tài liệu văn 12 4.1 Siêu liệu (metadata) 12 4.2 Tài liệu số .13 4.3 Tài liệu số - XML 13 4.4 Chuẩn mô tả liệu .15 4.5 Công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR (Optical Character Recognition) 18 Tìm hiểu ngơn ngữ lập trình ASP.NET ứng dụng cho tốn “Quản lí cơng văn với cơng nghệ số” 19 Đánh giá vấn đề đạt 22 Mục tiêu phát triển đề tài thi cấp Quốc gia - tháng 3/2015 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26 PHẦN - LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hàng ngày, trường phổ thông nhận công văn từ nơi nhà trường gửi tới như: Sở Giáo dục & Đào tạo Hà Nội, UBND thành phố, Bộ Tài chính, Kho bạc, Ngân hàng, Đảng ủy thành phố Hà Nội, Hoặc từ phận, phịng ban chức năng, tổ chun mơn gửi đến Ban giám hiệu Hoặc ngược lại, Ban giám hiệu có định, thơng báo quan trọng gửi đến thành viên học sinh, phụ huynh, giáo viên, phịng ban chức Cơng văn có tiêu chí phân loại như: nghị định, nghị liên tịch, định, thị, thông tư, thông báo, thông cáo, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng điện, … Cơng văn thể thức văn nhà nước công nhận ban hành định mẫu cơng văn như: định đình cơng tác, định thành lập ban tuyển sinh, định tốt nghiệp, báo cáo thống kê tài chính, thơng báo nghỉ học tất có mẫu chuẩn Cơng văn thuộc quyền quản lí đơn vị hành nghiệp như:Bộ Giáo Dục, Sở Giáo dục & Đào tạo Hà Nội, Các trường trực thuộc Sở (ví dụ: trường THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình - Hà Nội,…), UBND Thành phố Hà Nội, Sở Tài Chính, Cơng An phường, Cơng an Quận Ba Đình,… Tùy thuộc phân loại đơn vị hành trường mà có sơ đồ luồng hướng dẫn bố trí nơi gửi cơng văn nơi tiếp nhận cơng văn đến: Hiệu trưởng, Hiệu phó, văn phịng, kế tốn, đảng bộ, đồn niên, tổ chun mơn như: tổ tốn, tổ văn, tổ lý - kỹ thuật - tin, tổ hóa - sinh, tổ ngoại ngữ - thể dục, tổ hành chính,… Cơng văn có hai dạng : cơng văn giấy cơng văn điện tử Việc phân loại ám công văn trực tiếp (công văn giấy), công văn gián tiếp (công văn điện tử) không phụ thuộc công văn đến hay công văn Quản lý công văn cơng việc quản lí mã số cơng văn; quản lý theo tiêu chí phân loại cơng văn đi, cơng văn đến; tìm kiếm cơng văn theo tiêu chí phân loại trên; tìm kiếm theo ngày gửi, ngày nhận; tìm kiếm theo nơi ban hành nơi nhận Nhóm chúng em, Nguyễn Trung Nguyễn Ngọc Thắng xây dựng đề tài với mong muốn trợ giúp trường THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình - Hà Nội có phần mềm tin học để quản lý việc gửi - nhận công văn PHẦN - TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VÀ ĐIỂM MỚI, SÁNG TẠO CỦA ĐỀ TÀI 1.Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu Quản lí cơng văn tốn cần thiết cho cơng tác quản lí văn văn phịng trường THPT, đơn vị hành nhà nước, doanh nghiệp liên doanh ngân hàng liên doanh nước quốc tế Phần mềm có đầy đủ chức năng: - Nhập, sửa, xóa cơng văn đi, đến - Tổ chức phân loại công văn: báo cáo, định, thông báo, luật - pháp lệnh, biểu mẫu, thủ tục, khác, - Tổ chức đơn vị ban hành công văn - Tổ chức đơn vị nhận công văn - Định hướng mức ưu tiên lưu chuyển công văn: độ mật( thường, mật, tuyệt mật, tối mật), độ khẩn (thường, khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc), với nhiều hình thức gửi - nhận: mạng máy tính, bưu điện, fax, trực tiếp, email, khác, - Có nhiều tiêu chí tìm kiếm: tìm kiếm cơng văn đến ngày, tìm kiếm theo phịng quản lí đơn vị, tìm kiếm qua nơi ký nhận văn bản, tìm kiếm theo số cơng văn, tìm kiếm theo tên nội dung văn - Có chức thống kê công văn theo ngày truy nhập, theo đơn vị quản lí, theo số văn theo tên cơng văn Tính sáng tạo đề tài Phần mềm phát triển dựa tảng công nghệ số, công nghệ đại dựa sưu tập thông tin đối tượng số số hóa có tổ chức có tập trung ứng dụng tảng web Là phần mềm mã nguồn mở để chương trình chạy với mục đích nào; chỉnh sửa phù hợp với u cầu lập trình viên; chỉnh sửa tái phân phối không thu phí phần chỉnh sửa phần mềm Điểm đề tài Sử dụng công nghệ quét hình - scannning cho sản phẩm số hóa dạng hình Tiếp cho sản phẩm dạng số hóa văn nhờ cơng nghệ nhận dạng kí tự quang học- OCR (Optical Character Recognition) Sử dụng kỹ thuật trích dẫn metadata tự động định trước, xây dựng tổ chức biên mục mục để định vị tổ hợp từ theo chuẩn MARC (Marchine Readable Cataloging record) PHẦN - QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ Tìm hiểu văn phân loại văn Khái niệm văn bản, theo nghĩa rộng vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Khái niệm văn bản, theo nghĩa hẹp tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định, đề án, báo cáo,… gọi văn Văn quản lí nhà nước cơng văn, giấy tờ hình thành hoạt động quản lý quan máy nhà nước, bao gồm hệ quan là: lập pháp, hành pháp tư pháp theo hình thức, thủ tục thẩm quyền pháp luật quy định Trong khái niệm này, cần lưu ý: + Thể thức (mẫu loại văn bản) không khơng có giá trị u cầu mang tính bắt buộc +Thủ tục, tùy loại văn khác mà ban hành phải theo trình tự định (Ví dụ: muốn ban hành QĐ Trường Hiệu trưởng phải soạn thảo văn bản, tập trung ý kiến BGH khác liên quan, sau ký ban hành, khơng làm quy trình tính hợp pháp khơng có giá trị +Thẩm quyền, giới hạn quyền hạn chủ thể (Ví dụ: QĐ tuyển sinh 10 Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội ban hành, thông báo tuyển sinh Hiệu trưởng ban hành,…) Phân loại văn áp dụng phương pháp khoa học để giúp cho người sâu nhận biết cách đầy đủ, cụ thể loại hình văn hình thành hoạt động quan, đơn vị Để phân loại văn bản, người ta dựa theo tiêu chí: + Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản: Chia theo hệ quan ban hành văn bản; chia theo quan cụ thể kết hợp với mối quan hệ quan hoạt động quản lý Ví dụ: hệ thống văn Sở Giáo dục & Đào tạo Hà Nội, hệ thống văn Bộ Tài chính, + Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ văn bản, xem văn từ đâu ra, từ đâu đến, thường chia làm loại: công văn đi, công văn đến,công văn lưu hành nội + Phân loại theo tên gọi văn (vd: QĐ, CT, BC, TT, Hợp đồng…) Cách thức hay sử dụng để tra tìm, nghiên cứu chuyên đề đó, thuận lợi cho lập hồ sơ cơng tác văn thư + Phân loại theo mức độ xác: chính, (có giá trị phơ tơ), gốc (bản có chữ ký đóng dấu đỏ thủ trưởng quan) + Phân loại theo kỹ thuật chế tác văn bản, hình thức thường kho lưu trữ quan tâm để có cách thức tổ chức, bảo trì phù hợp: nhóm đánh máy, nhóm in rơ - nê - ơ, nhóm viết tay (chủ yếu thảo, biên ), nhóm vi tính (có in kim, in laze, ) + Phân loại theo mục đích soạn thảo, ban hành văn bản: nhóm văn hỏi, chất vấn; nhóm văn trao đổi; nhóm văn thống kê; nhóm văn mệnh lệnh + Phân loại theo giá trị pháp lý văn Người ta vào phạm vi hiệu lực không gian hay thời gian để chia thành nhóm: nhóm văn QPPL, nhóm văn áp dụng pháp luật, nhóm văn hành Trong hai nhóm đầu thường ghép vào gọi văn pháp luật có giá trị pháp lý cao, cịn nhóm văn hành chủ yếu mang tính chất trao đổi thơng tin + Phân loại văn theo tính chất nội dung: văn QPPL, văn hành chính, văn chun mơn (ví dụ như: văn hướng dẫn thao tác nghiệp vụ sổ sách, biểu mẫu,…), văn kỹ thuật (ví dụ như: vẽ, số liệu kỹ thuật, đề tài,…) Theo thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ Văn Phịng Chính phủ(hướng dẫn thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ), *Văn quy phạm pháp luật gồm loại sau đây: a) Luật (Lt): văn ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp nhằm mục đích điều chỉnh quan hệ xã hội lĩnh vực đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng đất nước; quy định nguyên tắc chủ yếu tổ chức hoạt động máy Nhà nước, quan hệ xã hội hoạt động cơng dân Luật có tính ổn định, khơng thể sửa đổi, bổ sung mà thay văn luật mới, luật Quốc hội thông qua Chủ tịch nước ký lệnh công bố b) Pháp lệnh (Pl): văn có giá trị pháp lý luật, cụ thể hóa quy tắc quy định Hiến pháp, quy định vấn đề Quốc hội giao, sau thời gian thực trình Quốc hội xem xét định ban hành thành luật Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung trình thực hiện, Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua Chủ tịch nước ký lệnh công bố c) Lệnh (L): văn dùng để công bố Hiến pháp, luật, pháp lệnh; để tổng động viên cục bộ; để cơng bố tình trạng khẩn cấp nước địa phương; để công bố lệnh đặc xá ân xá; để phong cấp hàm ngoại giao quân cao cấp Lệnh Chủ tịch nước ban hành d) Nghị (NQ): văn dùng để định chủ trương, sách Chính phủ, thơng qua dự án, kế hoạch ngân sách nhà nước, phê duyệt điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền Chính phủ; cụ thể hóa chương trình hoạt động Quốc hội, Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân; thông qua ý kiến kết luận kỳ họp quan quản lý Nhà nước Nghị sở để tổ chức hoạt động ban hành văn quản lý nhà nước hiến pháp, luật, pháp lệnh Nghị Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng Nhân dân cấp ban hành e) Nghị liên tịch (NQLT): định quan Nhà nước có thẩm quyền kết hợp ban hành, thống ý kiến trình tham gia quản lý Nhà nước Thẩm quyền ban hành văn liên tịch gồm có Thủ trưởng Bộ, quan ngang Bộ, tổ chức trị - xã hội cấp Trung ương có thẩm quyền tham gia quản lý nhà nước theo luật định f) Nghị định (NĐ): văn quy định chi tiết thi hành luật, nghị Quốc hội; pháp lệnh, nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; lệnh, định Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy quan nhà nước cấp trung ương; quy định vấn đề cấp thiết chưa xây dựng thành luật pháp lệnh Nghị định Chính phủ ban hành g) Quyết định (QĐ): văn dùng để quy định hay định chế độ sách phạm vi quan có thẩm quyền (Chính phủ, Bộ, UBND tỉnh, thành phố, quận huyện); điều chỉnh công việc tổ chức nhân thuộc thẩm quyền Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang Bộ, UBND cấp ban hành h) Chỉ thị (CT): văn dùng để truyền đạt chủ trương, quy định biện pháp đạo, đôn đốc, phối hợp kiểm tra hoạt động phận quan có thẩm quyền phụ trách Chỉ thị Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND cấp ban hành i) Thông tư (TT): văn dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích đề biện pháp thi hành quy định văn quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, định thị Thủ tướng Chính phủ Thơng tư Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang Bộ ban hành k) Thông tư liên tịch (TTLT): thơng tư quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ, quan ngang Bộ, tổ chức trị xã hội cấp trung ương tham gia quản lý Nhà nước theo luật định) phối hợp ban hành để hướng dẫn thi hành văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan *Hệ thống văn hành chính: Các văn hành thơng thường văn mang tính thơng tin quy phạm nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật, dùng để thực tác nghiệp hành hoạt động quan quản lý hành nhà nước, tổ chức khác Đây hình thức văn sử dụng phổ biến quan, tổ chức Trong hệ thống văn hành chính, ngoại trừ thị (cá biệt) thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, văn hành khác khơng xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại văn Các quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải cơng việc ban hành loại văn phù hợp Hệ thống văn hành bao gồm loại sau: ** Văn cá biệt a) Quyết định (cá biệt) (QĐ): loại văn dùng để quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân giải vấn đề khác hình thức áp dụng văn quy phạm pháp luật Việc áp dụng thực lần cho cá nhân, việc hay vấn đề cụ thể Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành định Thủ trưởng quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, trưởng Thủ trưởng quan ngang Bộ, UBND cấp), Thủ tưởng quan hành nghiệp, Thủ trưởng doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp dân doanh b) Chỉ thị (cá biệt) (CT): loại văn dùng để giải công việc mang tính chất cá biệt quan quản lý Nhà nước Chỉ thị (cá biệt) Thủ trưởng, Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang Bộ ban hành **Văn hành thơng thường có tên loại: c) Thông cáo (TC): văn quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố với Nhân dân định kiện quan trọng đối nội, đối ngoại quốc gia Thông cáo Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt Nam ban hành d) Thông báo (TB): loại văn dùng để thông tin vấn đề hoạt động quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân… để đối tượng có liên quan biết thực thi e) Chương trình (CTr): loại văn dùng để xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo trình tự định thời gian định f) Kế hoạch (KH): loại văn dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ g) Phương án( PA): loại văn nêu dự kiến cách thức, trình tự tiến hành cơng việc hồn cảnh, điều kiện định h) Đề án (ĐA): Đề án văn dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực công tác khoảng thời gian định dựa sở đặc điểm, tình hình thực tiễn quan, đơn vị i) Báo cáo (BC): loại văn dùng để phổ biến tình hình, việc, vụ việc, hoạt động quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị giải pháp đề nghị cấp cho phương hướng xử lý k) Biên (BB): loại văn dùng để ghi lại việc, vụ việc xảy để làm chứng pháp lý Biên sử dụng hoạt động quan, doanh nghiệp hoạt động quan nhà nước với công dân l) Tờ trình (TTr): loại văn dùng để đề xuất với cấp phê chuẩn hay xét duyệt vấn đề có kế hoạch mà cấp tự định m) Hợp đồng (HĐ): văn dùng để ghi lại thỏa thuận hai hay nhiều bên văn bản, bên ký với lập quan hệ pháp lý quyền lợi nghĩa vụ n) Công điện (CĐ): loại văn đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh mệnh lệnh, nội dung công việc đến quan, đơn vị, tổ chức để thực trường hợp khẩn cấp p) Giấy chứng nhận (CN): văn dùng để xác nhận việc, đối tượng có liên quan đến hoạt động quan, doanh nghiệp q) Giấy ủy nhiệm (UN): loại văn dùng để ghi nhận thỏa thuận người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) người ủy nhiệm Theo đó, người ủy nhiệm thực quyền nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) r) Giấy mời (GM): loại văn dành cho quan nhà nước sử dụng cần triệu tập công dân đến trụ sở quan để giải vấn đề liên quan đến u cầu khiếu nại cơng dân (giấy mời quan hành chính) s) Giấy giới thiệu (GT): loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải nhiệm vụ giao công tác t) Giấy nghỉ phép (NP): loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép theo Luật Lao động để giải công việc cá nhân u) Giấy đường (ĐĐ): loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên cơng tác để tính phụ cấp đường, khơng có giá trị thay cho giấy giới thiệu v) Giấy biên nhận hồ sơ (BN): loại văn dùng để xác nhận số lượng loại hồ sơ, giấy tờ quan cá nhân khác gửi đến w) Phiếu gửi (PG): loại văn dùng để gửi tài liệu quan, tổ chức đơn vị, cá nhân đến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Phiếu gửi không thay cho công văn x) Phiếu chuyển (PC): loại văn dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến phận khác để tiếp tục giải chủ thể chuyển khơng có thẩm quyền giải **Văn hành thơng thường khơng có tên loại: y) Cơng văn (hành chính): loại văn dùng làm phương tiện giao dịch hành quan, tổ chức quan, tổ chức với công dân Phạm vi sử dụng công văn rộng, liên quan đến lĩnh vực hoạt động thường xuyên quan, tổ chức *Phân loại văn a) Bản y chính: đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ b) Bản trích sao: phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ c) Bản lục: đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định Từ nhiều năm nay, trường phổ thông Việt Nam có phân cấp quản lý Ví dụ: hệ thống trường mầm non - tiểu học trường trực thuộc quản lý UBND Thành phố, hệ thống trường trung học sở trực thuộc quản lý Quận, hệ thống trường trung học phổ thông trực thuộc quản lý Sở Giáo dục, hệ thống trường trung cấp nghề cao đằng nghề trực thuộc quản lý Bộ Lao động thương binh xã hội đơn vị hành liên quan, trường trung học, cao đẳng chuyên nghiệp đại học trực thuộc quản lý Bộ Giáo Dục Như vậy, việc phân loại công văn - đến phụ thuộc nhiều vào cấp quản lý Để tìm hiểu nó, ta vào tìm hiểu quy trình cơng văn - đến sau Tìm hiểu quy trình cơng văn - cơng văn đến Xác định quy trình cơng văn - cơng văn đến theo tiêu chí sau: 2.1 Căn theo đơn vị ban hành văn : Văn quan cấp ban hành Văn quan ban hành Văn quan cấp ban hành 2.2 Căn theo loại văn Văn quy phạm pháp luật (QPPL) Văn hành 2.3 Căn vào thẩm quyền ban hành văn Thẩm quyền ban hành văn QPPL: Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng CQ ngang bộ,… Thẩm quyền ban hành văn hành chính: Giám đốc Sở Giáo dục, Hiệu trưởng,… 2.4 Căn thời điểm có hiệu lực hết hiệu lực văn 2.5 Căn thể thức văn Quốc hiệu: tên nước chế độ trị quốc gia Tác giả văn bản: tên quan ban hành văn Dùng để vị trí quan ban hành văn thuộc vào hệ thống quan 2.6 Căn vào Số, ký hiệu văn Số, ký hiệu thông tin văn ký hiệu ghép phần số + ký hiệu Ví dụ: Số 25/BC - NT Trong đó, + Số văn bản: số thứ tự Có nhiều cách đánh STT khác nhau: đánh theo năm, theo nhiệm kỳ công tác theo học kỳ,… + Ký hiệu văn bản: chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan ban hành văn Đối với quan QLNN thông thường người ta phải ghi đầy đủ (VD: Số…/BNNPTNT, Số…/BQP…); quan nghiệp ghi theo quy ước khối quan 2.7 Căn vào Định danh, ngày tháng văn Định danh văn bản, tên đơn vị hành mà quan đóng trụ sở Mục đích dùng để biết nơi quan đóng trụ sở cấp quản lý quan TW hay địa phương Với CQTW địa danh tên tỉnh TP thuộc TW, cịn với quan địa phương ghi tên đơn vị hành cấp Ngày tháng văn bản, ngày tháng năm vào sổ đăng ký, đóng dấu vào văn Văn phải ghi ngày tháng năm để xác định thời gian có hiệu lực văn trách nhiệm pháp lý văn bản, xác định tính chân thực cho văn Ngồi ra, cịn phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm văn Vị trí trình bày định danh, ngày tháng năm ghi góc trên, bên phải, phần quốc hiệu văn Giữa địa danh ngày tháng năm văn ngăn cách dấu phảy; tên địa danh viết hoa theo quy định 10 Sơ đồ quản lý Phòng - Ban trường THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình - Hà Nội Tìm hiểu Cơng nghệ số biểu diễn tài liệu văn Ngày nguồn tài liệu điện tử phát triển nhanh chóng phân tán mạng nhiều đến mức xử lí cách thủ cơng áp dụng tài liệu xuất giấy Để xử lý hết tài liệu điện tử phân tán, người ta phải áp dụng phương pháp tự động duyệt robots, crawlers, spiders, ) Đây robot cho phép nhận dạng tự động yêu cầu mô tả thông thường tác giả, địa xuất bản, thông tin khối lượng,… chúng quy định thống gọi siêu liệu 4.1 Siêu liệu (metadata) Siêu liệu (metadata) dạng liệu miêu tả liệu Theo Gail Hodge siêu liệu “thông tin có cấu trúc mà mơ tả,giải thích, định vị làm cho nguồn tin trở nên dễ tìm kiế, sử dụng quản lý Siêu liệu hiểu liệu liệu thông tin thơng tin” Mục đích u cầu cốt lõi siêu liệu (metadata) góp phần mơ tả tìm lại tài liệu điện tử mạng Internet Sự phát triển mạnh mẽ Internet tạo bùng nổ loại liệu đa dạng dạng số, văn bản, âm thanh, hình ảnh, tài liệu đa phương tiện Những tài liệu truy cập mạng Internet, song việc tìm kiếm chúng cách hiệu quả, khoa học với hệ thống thông tin trực tuyến khó khăn Trong sở liệu, metadata biểu diễn khác đối tượng sở liệu.Trong sở liệu quan hệ metadata định nghĩa bảng, cột, sở liệu, view đối tượng khác Trong kho liệu, metadata dạng định nghĩa liệu như: bảng, cột, báo cáo, luật doanh nghiệp hay quy tắc biến đổi Dữ liệu Metadata phải chứa thông tin: + Cấu trúc liệu 12 + Thuật toán sử dụng để tổng hợp liệu + Ánh xạ xác định tương ứng liệu từ môi trường tác nghiệp sang kho liệu 4.2 Tài liệu số Tài liệu số đối tượng số số hóa có tổ chức có tập trung Có hai loại tài liệu: tài liệu dạng điện tử tài liệu in ấn cần phải số hóa Với tài liệu dạng điện tử cơng việc dễ dàng để tổ chức tập tin chuyển đổi dạng thức, việc rẻ nhiều so với việc số hóa tài liệu Vấn đề phải xác định metadata Có metadata cần thiết chuyển đổi sang dạng điện tử việc cần làm để xây dựng sưu tập Có hai giai đoạn tiến trình số hóa tài liệu Giai đoạn đầu quét hình scanning cho sản phẩm số hóa dạng hình, cơng cụ thơng thường sử dụng máy quét văn bày bán thị trường Giai đoạn hai cho sản phẩm dạng số hóa văn qua tiến trình gọi nhận dạng ký tự quang học - OCR (Optical Character Recognition) Đây giai đoạn quan trọng việc xử lý văn thành dạng số Vì giai đoạn một, tài liệu quét dạng hình ảnh, sau người ta chuyển hóa dạng ASCII để dễ dàng tổ chức biên mục mục Nhờ phần mềm OCR, tài liệu tổ chức thành dạng định vị với tổ hợp từ nào, dễ dàng xác định từ khóa tài liệu thuật tốn tìm kiếm nội dung văn bản, gọi kỹ thuật trích dẫn metadata tự động Việc xử lí vản tiếng Việt với tài liệu số khơng cịn khó khăn với phần mềm OCR, tự động tạo nên tập tin định dạng HTML kèm theo để giải việc truy tìm nội dung văn 4.3 Tài liệu số - XML a) Khái quát XML XML (eXtensible Markup Language) ngôn ngữ tạo cấu trúc liệu văn phát triển từ đầu năm 1996 dựa theo tận dụng điểm mạnh chuẩn SGML (Standard Generalized Markup Language - coi siêu ngơn ngữ có khả sinh ngơn ngữ khác), kinh nghiệm có từ ngơn ngữ HTML (Hyper Text Markup Language) SGML phát triển cho việc định cấu trúc nội dung tài liệu điện tử tổ chức ISO chuẩn hóa năm 1986 SGML IBM đưa phát triển W3C (World Wide Web Consortium: tổ chức độc lập định tiêu chuẩn cho định dạng Web, máy chủ ngôn ngữ) Nhưng XML Netscape, Microsoft thành viên dự án Text Encoding Intiative (TEI) xây dựng XML hệ thống có luật dùng cho việc thiết kế khổ mẫu(format) cho văn giúp tạo cấu trúc cho liệu Trong thực tế XML ngôn ngữ lập trình XML giúp máy tính dễ dàng tạo liệu, đọc liệu, 13 trao đổi liệu làm cho cấu trúc liệu trở nên rõ ràng dễ hiểu Ngồi ra, XML cịn mở rộng, có tảng hồn tồn độc lập hỗ trợ tính quốc tế hóa, nội địa hóa XML hỗ trợ hồn tồn unicode b) Một số đặc điểm XML XML có nguồn gốc giống ngôn ngữ định dạng siêu văn HTML từ chuẩn ngơn ngữ định dạng văn tổng qt có cấu trúc SGML Mỗi văn XML sử dụng thẻ (tag) đặt ngoặc mở đóng sử dụng thuộc tính tên gọi phần tử với mẫu Ví dụ: name = “value” Các chương trình dùng để tạo liệu XML cấu trúc hóa lưu liệu đĩa cứng, sử dụng khn dạng text hay nhị phân Vì vậy, người đọc đọc với soạn thảo văn tùy thích Khác với HTML cac luật dùng XML rât hạn chế, cần quên thẻ, hay thuộc tính khơng kèm với nội dung làm cho tồn file XML ngừng hoạt động, lỗi khơng xảy HTML XML cung cấp “ siêu liệu” cho phép nhà phát triển quản trị công nghệ thơng tin mơ tả thơng tin có liên quan tới nguồn thông tin khác Cấu trúc chặt chẽ XML (nội dung đặt thẻ metadata) cho phép ứng dụng dễ dàng tìm kiếm sử dụng nội dung tạo Môi trường tài liệu XML trở thành kho liệu hỏi - đáp (query data repository) tương tự sở liệu Ngơn ngữ XML giải pháp thích hợp cho việc trao đổi liệu tự động kho thông tin mạng Internet c) Nội dung tài liệu XML Nội dung tài liệu XML bao gồm phần: + Nội dung chính: hệ thống thẻ đánh dấu (có hay khơng có nội dung) tương ứng với thông tin cần biểu diễn + Nội dung phụ: hệ thống thẻ khác có ý nghĩa bổ sung, tăng cường số thông tin tài liệu XML Các thẻ có tác dụng giúp cho việc sử dụng, xử lý tài liệu XML tốt số trường hợp định Các thẻ bên nội dung phụ bao gồm loại sau: + Thẻ khai báo tham số: cho phép mô tả thông tin chung tài liệu XML version, encoding, standalone, Ví dụ khai báo phiên định chuẩn XML < ?xml version = “1.0”?> Ví dụ Tài liệu XML sử dụng cách mã hóa Unicode ký hiệu utf -8 + Thẻ thị xử lý: cho phép mô tả thêm số thông tin (liên quan xử lý) tài liệu XML có ý nghĩa với cơng cụ xử lý Đây 14 phương pháp cho phép mở rộng, bổ sung xử lý riêng vào lớp tài liệu XML thuộc hệ thống phân lớp Ví dụ: thẻ thị cần xử lý định dạng thể tài liệu XML với “chương trình định dạng” theo ngơn ngữ css lưu trữ bên tập tin Dinh_dang.css + Thẻ ghi chú: cho phép bổ sung thơng tin ghi có ý nghĩa người hồn tồn khơng có ý nghĩa với hệ thống xử lý tài liệu XML + thẻ CDATA, thẻ có ý nghĩa yêu cầu phân tích tài liệu XML bỏ qua khơng phân tích vào nội dung bên thẻ Tác dụng thẻ cho phép sử dụng trực tiếp bên thẻ số ký hiệu không phép sử dụng bên + Thẻ khai báo cấu trúc + Thẻ khai báo thực thể 4.4 Chuẩn mô tả liệu a) Chuẩn Dublin Core Metadata Dublin Core Metadata sơ đồ yếu tố siêu liệu phổ biến nhiều người biết đến Bộ yếu tố hình thành lần vào năm 1995 sáng kiến Yếu tố siêu liệu Dublin Core Nội dung chủ yếu chuẩn mô tả liệu - Dublin Core Metadata gồm 15 trường liệu Đây trường liệu phổ biến hữu ích kèm theo tài liệu số hóa để trao đổi mạng Internet Stt Dublin Core Nhan đề (Title) Tác giả (Creator) Marc 21 245 00$a 700 1#$a: Tác giả cá nhân | $eVai trò 710 2#$a: Tác giả tập thể | $eVai trò 711 2#$a: Hội nghị, hội thảo | $eVai trò Chủ đề 653 ##$a (Thuật ngữ chủ đề khơng kiểm sốt (Subject) 650 #7$a (Thuật ngữ chủ đề có kiểm sốt) | $2Nguồn Mơ tả(Description) 520 ##$a: Mơ tả tóm tắt nội dung tài liệu 505 0#$a: Phụ nội dung định dạng 260 ##$b (Nhà xuất bản, phát hành, in ấn ) Nhà xuất bản(Publisher) 700 1#$a (Tiêu đề bổ sung – Tên cá nhân) | $eNhà xuất 710 2#$a (Tiêu đề bổ sung – Tên tổ chức) | $eNhà xuất 711 2#$a (Tiêu đề bổ sung – Tên hội nghị, hội thảo) | $eNhà xuất 15 720##$a (Tiêu đề bổ sung – Tên/tên khơng kiểm sốt): tên người, tên tổ chức | $eThông tin trách nhiệm liên quan Tác giả phụ(Contributor) 700 1#$a(Tiêu đề bổ sung – Tên cá nhân) | $eThông tin trách nhiệm 710 2#$a(Tiêu đề bổ sung – Tên tổ chức) | $eThông tin trách nhiệm 711 2#$a (Tiêu đề bổ sung – Tên hội thảo, hội nghị) | $eThông tin trách nhiệm Ngày tháng(Date) 260 ##$g (Ngày in, ngày sản xuất) Loại tài liệu(Type) 655 #7(Thuật ngữ chủ đề - Thể loại/hình thức | $2Nguồn thuật ngữ Mô tả vật lý(Format) 856 ##$qVị trí kiểu truy cập 300 ##$a Mô tả vật lý 024 8#$a(Các số/mã nhận dạng chuẩn khác) 10 Định danh(Identifier) 856 40$u(Định danh tài nguyên thống nhất): URI (Uniform Resource Identifier) 020 ##$a (ISBN: International Standard Book Number) 022 ##$a (ISSN: International Standard Serial Number) 11 Nguồn gốc(Source) 786 0#$o (Nguồn liệu/Phụ chú) 12 Ngôn ngữ(Language) 546 ##$a (Phụ ngôn ngữ) URI: 786 0#$o (Nguồn liệu/Chỉ số nhận dạng khác) 041$4 (Mã ngôn ngữ: ISO 639-2) 787 0#$n (Quan hệ không đặc thù/ Phụ chú) 13 Liên kết(Relation) URI: 787 0#$o (Quan hệ không đặc thù/ số nhận dạng khác) 776 0#$n (Hình thức vật lý bổ sung/ Phụ chú) 776 0#$o (Hình thức vật lý bổ sung/ Chỉ số nhận dạng khác) 500$a (Phụ chung) 14 Diện bao quát(Coverage) 522##$aKhông gian (Phụ diện bao quát địa lý) 513##$bThời gian (Phụ dạng báo cáo thời kỳ nói tới) 540 ##$a (Phụ điều kiện sử dụng tái bản) 15 Bản quyền(Rights) URL: 856 42$u (Địa điện tử truy cập/Vị trí tài nguyên thống nhất) | $3Đặc tả tài liệu 16 b) Chuẩn MARC2 MARC từ viết tắt thuật ngữ tiếng Anh: “Machine readable cataloguing” Thuật ngữ có nghĩa “biên mục đọc máy” Khổ mẫu MARC 21 chuẩn để trình bày trao đổi thơng tin thư mục thông tin liên quan dạng máy tính đọc (machine-readable) Nó khổ mẫu trao đổi, thiết kế để cung cấp đặc tả kỹ thuật cho việc trao đổi thông tin thư mục thông tin liên quan khác hệ thống Với thư cách khổ mẫu trao đổi, MARC 21 không áp đặt chuẩn lưu trữ liệu bên hệ thống chuẩn trình bày liệu (display format) MARC 21 bao gồm thành phần hoàn chỉnh hỗ trợ bổ sung lẫn để hoàn chỉnh việc biên mục kiểm soát liệu thư mục Khổ mẫu mang nhiều yếu tố đặc trưng quốc gia (Mỹ) thành phần là: + MARC 21 Format for Authory Data: Khổ mẫu MARC 21 cho liệu tác giả + MARC 21 Format for Bibliographic Data: Khổ mẫu MARC 21 cho liệu thư mục + MARC 21 Format for Classification for Data: Khổ mẫu MARC 21 cho liệu phân loại + MARC 21 Format for Communty Informstion: Khổ mẫu MARC 21 cho thông tin cộng đồng + MARC 21 Format for Holdings Data: Khổ mẫu MARC 21 cho liệu vốn tư liệu Khổ mẫu MARC công cụ thiếu trình biên mục tự động, cho phép thư viện chuẩn hố liệu biên mục, tích hợp trao dổi liệu, mở rộng phương thức tiếp cận tra tìm tài liệu thuận tiện Một biểu ghi MARC 21 gồm phần chính: Đầu biểu, danh mục, trường Cụ thể sau: + Đầu biểu (Leader) gồm phần tử cho phép chương trình xử lý phần lại biểu ghi (Thư mục, trường…) Đầu biểu chuỗi liên tục gồm 24 ký tự quy định chức riêng biệt, để từ máy tính nhận dạng xử lý biểu ghi Chuỗi ký tự đứng dãy ký tự mã hoá biểu ghi máy tính, tiếp thư mục, cuối liệu thư mục + Danh mục (Directory) chuỗi mục có độ dài cố dịnh theo sau đầu biểu dể xác định nội dung biểu ghi Danh mục tạo máy tính, vào biểu ghi thư mục, cho thấy biểu ghi thư mục bao gồm nhãn trường nào, vị trí bắt đầu trường, độ dài trường Danh mục sử 17 dụng người lập trình máy tính, nội dung danh mục mã hoá chữ số + Các trường khổ mẫu MARC 21 bao gồm trường, trường dành cho yếu tố mô tả thư mục theo AACR2 nhan đề, thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản, tùng thư, đặc trưng số lượng,… cịn có trường dành cho đề mục chủ đề, ký hiệu phân loại… Các trường chia nhỏ thành trường Trong biểu ghi MARC 21 trường biểu thị nhãn trường gồm chữ số.Khổ mẫu MARc 21 có khoảng 200 trường, phân thành khối trường tuỳ vào chức Cụ thể sau: 0XX : Thơng tin kiểm sốt, định danh, số phân loại,v.v 1XX : Tiêu đề mơ tả 2XX : Nhan đề thông tin liên quan đến nhan đề (nhan đề, lần xuất bản, thông tin in ấn) 3XX : Mô tả vật lý, v.v 4XX : Thông tin tùng thư 5XX : Phụ 6XX : Các tiêu đề mô tả theo chủ đề 7XX : Tiêu đề bổ sung, chủ đề tùng thư; trường liên kết 8XX : Tiêu đề tùng thư bổ sung, sưu tập, v.v 9XX : Thông tin nội MARC 21 không ngừng mở rộng phạm vi ứng dụng liên kết Trong đó, khổ mẫu thư mục MARC 21 giữ vai trò chủ đạo, với cấu trúc hồn thiện, có ưu điểm đặc điểm bật, thu hút quan tâm ngành thư viện giới nói chung thư viện Việt Nam nói riêng 4.5 Cơng nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR (Optical Character Recognition) Đây công nghệ áp dụng để nhận dạng ký tự định dạng file hình chuyển thành định dạng file text OCR thường ứng dụng phần mềm cài đặt máy tính tích hợp kèm với phần cứng (ví dụ: máy Scanner) thiết lập ứng dụng trực tuyến Có thể kể số phần mềm OCR tiếng + ABBYY FineReader phần mềm OCR thơng minh chuyển đổi tài liệu giấy, ảnh số tập tin PDF sang văn điện tử định dạng soạn thảo tìm kiếm ABBYY FineReader hệ (phiên 11) 18 hệ hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt Không nhận dạng tiếng Việt với độ xác lên tới 99%, ABBYY FineReader 11 cịn có khả giữ ngun định dạng dàn trang tài liệu gốc tốt hết + OmniPage ứng dụng kèm với dòng máy Kodak ScanMate i1120 giúp nhận dạng văn sau quét + Website www.ocrnow.com trang web cung cấp giải pháp OCR trực tuyến giúp người dùng upload trực tiếp file cần OCR lên server nhận lại kết dạng text sau vài phút + VnDOCR VietOCR phần mềm nhận dạng Tiếng Việt Việt Nam Dự án phát triển dựa tảng mã nguồn mở Tesseract ocr Google tài trợ Tuy nhiên chương trình cịn giai đoạn khởi đầu, tính chất lượng nhận dạng mức trung bình Đối với văn viết tay chưa nhận dạng Hạn chế OCR là: chương trình hỗ trợ OCR nhận dạng ký tự với tỷ lệ 90% chất lượng hình ảnh rõ nét font chữ thơng thường Nhưng hình chất lượng kém, font chữ đặc biệt chữ viết tay kết cho không khả quan Đối với văn Tiếng Việt tỷ lệ phần trăm xác không cao so với văn ngôn ngữ khác Tìm hiểu ngơn ngữ lập trình ASP.NET ứng dụng cho tốn “Quản lí cơng văn với cơng nghệ số” a) Khái quát ASP ASP (Active Server Pages) công cụ phát triển Web hàng đầu Microsoft Sự thành cơng nhờ vào tính dễ dùng tính linh hoạt, cung cấp cách đơn giản để tạo chuyên khu Web động ASP.NET phần toàn cấu NET, xây dựng Common Language Runtime (CLR) thời gian chạy cho tất ngơn ngữ NET Nó chịu trách nhiệm việc thi hành quản lí tồn mã viết ngơn ngữ nhắm đến tảng NET CLR hoàn toàn khác biệt với trình biên dịch khác chỗ biên dịch tồn mã theo bẩm sinh Trong trình biên dịch NET, IL (Intermediate Language) ngơn ngữ, biên dịch, chuyển đổi thành mã máy, thi hành Để bổ trợ IL, trình biên dịch có đích CLR phát liệu mêta phong phú mô tả kiểu hàm chứa với DLL EXE thông tin phiên phụ thuộc Dữ liệu mêta cho phép CLR phân giải cách thông minh tham chiếu tập tin ứng dụng khác vào thời gian chạy, gỡ bỏ mối phụ thuộc vào sổ đăng ký hệ thống CLR cung cấp nhiều dịch vụ cốt lõi cho ứng dụng như: gom rác, xác minh mã, bảo mật truy cập mã CLR cung cấp dịch vụ nhờ vào 19 cách quản lý luồng thi hành mã, việc hiểu rõ tất kiểu dùng bên mã nhờ vào liệu mêta phong phú mà trình biên dịch tạo Mã tạo cho ứng dụng thiết kế để chạy CLR có tên mã có quản lý (managed code), cónghĩa mã tự mơ tả vận dụng CLR yêu cầu chạy Thể chức sau: + Luôn định vị liệu mêta kết hợp với phương pháp vào thời điểm lúc + Bước qua ngăn xếp + Điều quản ngoại lệ + Lưu trữ truy lục thông tin bảo mật Các yêu cầu cấp thấp cần thiết để CLR xem xét mã, cung cấp dịch vụ đảm bảo tính ngun vẹn b) Cấu hình ứng dụng ASP.NET IIS Mục đích việc tạo cấu hình ứng dụng ASP.NET ISS để tạo chuyên khu Web riêng Điều cho phép người sử dụng gọi chúng trình duyệt cách gõ: http://localhost Việc cần làm định nơi tạo mẫu riêng cho phần mềm Ta tạo thư mục \InetPub\wwwroot dùng Virtual Site Virtual Directory để trỏ đến Điều có nghĩa Thư mục bin nơi thành phần ứng dụng sinh sống ASP tự động nạp thành phần thay đổi, dùng chúng để xử lý tất yêu cầu web chưa thi hành, giữ phiên cũ thành phần tình trạng nạp hồn tất u cầu hoạt động trước c) Làm việc với sở liệu quan hệ Tạo điền DataTable phương pháp Add Việc khai báo kiểudữ liệu bảng điều quản thư viện lớp System Công việc giống làm việc với sở liệu Access SQL Server bao gồm tính sau: + Tạo bảng, bổ sung bảng + Chỉ định khóa khóa lạ + Việc truy cập thực lệnh DataReader + Truy cập liệu DataSet, sử dụng từ khóa New kèm với đối tượng DataAdapter để truy cập + Cho phép bổ sung, sửa đổi, gỡ bỏ, xóa hàng + Cho phép xếp lọc liệu nhờ đối tượng DataTable, DataView 20 ... Cơng văn có hai dạng : cơng văn giấy cơng văn điện tử Việc phân loại ám công văn trực tiếp (công văn giấy), công văn gián tiếp (công văn điện tử) không phụ thuộc công văn đến hay công văn Quản lý. .. truy nhập, theo đơn vị quản lí, theo số văn theo tên cơng văn Tính sáng tạo đề tài Phần mềm phát triển dựa tảng công nghệ số, công nghệ đại dựa sưu tập thông tin đối tượng số số hóa có tổ chức có... thuộc công văn đến hay công văn Quản lý công văn cơng việc quản lí mã số cơng văn; quản lý theo tiêu chí phân loại cơng văn đi, cơng văn đến; tìm kiếm cơng văn theo tiêu chí phân loại trên; tìm