QUẢN lý CÔNG văn TRÊN nền TẢNG WEB

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ CƠNG VĂN TRÊN NỀN TẢNG WEB DOCUMENT MANAGEMENT ON WEB-BASE Giảng viên hướng dẫn : Ths Nguyễn Hữu Thƣơng Sinh viên thực : LÊ ĐĂNG HẢI - 06520135 VŨ NGỌC HƢNG - 06520197 Lớp : CNPM01 Khoá : 2006 - 2010 TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2011 Abstract Information technology sector of Vietnam has developed rapidly Especially, information technology is being applied on business processes to promote the development of economic and technical Vietnam’s government determined to help information technology becoming one of the key industries of Vietnam in coming years Nowadays, most ministries have e-offices to support them solve their documents Besides, businesses are also taking steps to build and use information technology as one of the competitive advantage of their company In addition, they step by step to computerize the business process to decrease working time and make their works more effective In particular, employees need tools to support them solve document and improve their performance Therefore, our project was developed to get the targets that make the document process go smoothly And the most important feature of our project was flexible document processes Users could define their document processes which suite their businesses Besides, we built many features to improve interaction between users and application In conclusion, we hope my project will be continued to develop and satisfy the demand of companies MỞ ĐẦU Trong xã hội nay, với phát triển kinh tế Việt Nam, ngành công nghệ thông tin có bước tiến vượt bậc Đặc biệt, ngành công nghệ thông tin ứng dụng nhiều vào quy trình nghiệp vụ để góp phần thúc đẩy phát triển khối ngành kinh tế lẫn kỹ thuật Nhận thấy vai trò ngày quan trọng ngành công nghệ thông tin, phủ ta định hướng phát triển ngành non trẻ trở thành ngành công nghiệp mũi nhọn nước ta năm tới Đặc biệt, phần mềm nhà nước doanh nghiệp bước ứng dụng để hổ trợ công tác quản lý, nghiệp vụ trình kinh doanh Hiện phần lớn sở ban ngành có văn phòng điện tử cho để hổ trợ xử lý công văn cho riêng Bên cạnh đó, doanh nghiệp bước xây dựng xem công nghệ thông tin mạnh cạnh tranh công ty Họ bước tin học hóa quy trình nghiệp vụ để rút ngắn thời gian xử lý công việc để thực công việc hiệu Trong số quy trình nghiệp vụ đó, quản lý xử lý công văn công việc gần nhân viên phải tiếp xúc hàng ngày Do đó, họ cần phải có cơng cụ để hổ trợ việc xử lý cơng văn để nâng cao hiệu suất cơng việc Do đó, đề tài chúng em xây dựng với định hướng giúp cho q trình xử lý cơng văn đạt hiệu Và điểm bật chúng em xây dựng ứng dụng với quy trình xử lý công văn linh động Các doanh nghiệp, quan tự định nghĩa quy trình cơng văn phù hợp với đặc thù Ngồi ra, chúng em phát triển ứng dụng thành sản phẩm mã nguồn mở với hy vọng ứng dụng tiếp tục phát triển đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp vừa nhỏ Nội dung đề tài tổ chức thành chương:  Chƣơng 1: Giới thiệu đề tài Trong chương chúng em giới thiệu thực trạng quản lý công văn số yêu cầu tin học hóa quy trình quản lý cơng văn  Chƣơng 2: Khảo sát kỹ thuật Nội dung chương chúng em trình bày việc lựa chọn mơi trường phát triển giới thiệu sơ lược công nghệ sử dụng để phát triển ứng dụng  Chƣơng 3: Phân tích hệ thống Nội dung chương trình bày mơ hình quan niệm liệu CDM, mơ tả xử lý ứng dụng qua use case lược đồ sequence  Chƣơng 4: Thiết kế hệ thống Trong chương chúng em trình bày nội dung thiết kế hệ thống ứng dụng  Chƣơng 5: Kết luận Chương cuối này, chúng em ghi nhận lại kế đạt hạn chế ứng dụng Ngồi ra, chúng em trình bày định hướng phát triển ứng dụng LỜI CẢM ƠN Chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Nguyễn Hữu Thương, tạo điều kiện cho nhóm hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Thầy tận tình hướng dẫn hổ trợ nhóm thời gian thực khóa luận Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Thi Vương giúp đỡ, đưa nhận xét vô quý giá để đề tài ngày hồn thiện Những góp ý thầy giúp cho chúng em tiếp cận, hiểu rõ giải vấn đề dễ dàng Đồng thời, chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn đến quý thầy, cô Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin – Đại Học Quốc Gia Thành Phố Hồ Chí Minh, đặc biệt thầy, cô khoa Kỹ Thuật Phần Mềm tận tình truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm cho chúng em từ ngày đầu học tập trường Sự nhiệt tình thầy, giúp cho chúng em có kiến thức tảng vững kinh nghiệm thực tiễn quý báo để chúng em hồn thành tốt nhiệm vụ học tập, làm việc nghiên cứu Bên cạnh đó, chúng em gửi lời cảm ơn đến gia đình, anh, chị, bạn bè động viên, giúp đỡ chúng em nhiều trình học tập sống Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29, tháng 3, năm 2011 Nhóm sinh viên thực Lê Đăng Hải - Vũ Ngọc Hưng NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN MỤC LỤC MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN Chƣơng GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1 Khảo sát trạng 1.2 Phạm vi đề tài 1.3 Yêu cầu chức 1.3.1 Chức quản lý công văn 1.3.2 Chức quản lý quy trình 1.3.3 Chức quản lý loại công văn 1.3.4 Chức xem danh sách tác vụ 1.3.5 Chức quản lý phòng ban 1.3.6 Chức quản lý tài khoản 1.3.7 Chức tin nhắn 1.3.8 Chức cảnh báo 1.3.9 Chức lịch công việc 1.3.10 Chức bàn làm việc cá nhân 1.3.11 Chức tài khoản 1.3.12 Chức thông báo 1.3.13 Chức thống kê/ báo cáo 1.3.14 Chức phân quyền 1.4 Yêu cầu phi chức 1.4.1 Tính tiện dụng 1.4.2 Khả phát triển bổ sung 1.4.3 Yêu cầu bảo mật Chƣơng KHẢO SÁT KỸ THUẬT 2.1 Lựa chọn môi trƣờng phát triển 2.2 Các công nghệ sử dụng 10 2.3 Kiến trúc đặc tả hoạt động ứng dụng 13 2.3.1 Mơ hình kiến trúc tảng 13 2.3.2 Đặc tả hoạt động ứng dụng 14 Chƣơng PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 19 3.1 Mơ hình quan niệm liệu CDM 20 3.2 Sơ đồ use case 21 3.2.1 Danh sách Actor 21 3.2.2 Danh sách Use case 22 3.2.3 Đặc tả use case 23 3.3 Lƣợc đồ sequence 49 3.3.1 Lược đồ tạo công văn 49 3.3.2 Lược đồ tạo quy trình 50 3.3.3 Lược đồ xử lý công văn 51 3.3.4 Lược đồ thống kê trạng thái công văn 52 3.3.5 Lược đồ thống kê công văn theo phòng ban 53 Chƣơng THIẾT KẾ HỆ THỐNG 54 4.1 Mơ hình quan hệ 54 4.2 Mô tả chi tiết thực thể liệu 55 4.3 Thiết kế giao diện 68 4.3.1 Danh sách hình 68 4.3.2 Mô tả giao diện người dùng 72 Chƣơng KẾT LUẬN 97 5.1 Kết đạt đƣợc 97 5.2 Hạn chế định hƣớng phát triển 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 99 DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH Sơ đồ 3.1: Sơ đồ use case tổng quát 21 Sơ đồ 3.2 : Lược đồ sequence – Tạo công văn 49 Sơ đồ 3.3: Lược đồ sequence – Tạo quy trình 50 Sơ đồ 3.4: Lược đồ sequence – Xử lý công văn 51 Sơ đồ 3.5: Lược đồ sequence – Thống kê trạng thái công văn 52 Sơ đồ 3.6: Lược đồ sequence – Thống kê cơng văn theo phòng ba 53 Bảng 3.1: Danh sách Actor 21 Bảng 3.2: Danh sách use case 23 Bảng 4.1: Thực thể Accounts 55 Bảng 4.2: Thực thể Activities 56 Bảng 4.3: Thực thể Departments 56 Bảng 4.4: Thực thể DocAsgAttachments 57 Bảng 4.5: Thực thể DocAssignments 58 Bảng 4.6: Thực thể DocAttachments 58 Bảng 4.7: Thực thể DocMessages 59 Bảng 4.8: Thực thể DocType 59 Bảng 4.9: Thực thể Documents 61 Bảng 4.10: Thực thể Events 61 Bảng 4.11: Thực thể Alerts 62 Bảng 4.12: Thực thể Messages 63 Bảng 4.13: Thực thể Privileges 63 Bảng 4.14: Thực thể Role_Privileges 64 Bảng 4.15: Thực thể Roles 64 Bảng 4.16: Thực thể Steps 65 Bảng 4.17: Thực thể Workflows 65 Bảng 4.18: Thực thể Announces 66 Bảng 4.19: Thực thể AnnounceAttachments 67 85 Hình 4.24: Màn hình đổi mật 4.3.2.8 Màn hình quản lý phòng ban  Danh sách phòng ban Hình 4.25: Màn hình danh sách phòng ban GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 86  Thêm phòng ban Hình 4.26: Màn hình thêm phòng ban  Cập nhật phòng ban Hình 4.27: Màn hình cập nhật phòng ban GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 87  Xóa phòng ban Hình 4.28: Thơng báo u cầu xác nhận xóa phòng ban Hình 4.29: Thơng báo lỗi xóa phòng ban GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 88 4.3.2.9 Màn hình quản lý phân quyền Hình 4.30: Màn hình danh sách vai trò hệ thống Hình 4.31: Màn hình cập nhật quyền hệ thống 4.3.2.10 Màn hình loại cơng văn  Danh sách loại cơng văn GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 89 Hình 4.32: Màn hình danh sách loại cơng văn  Thêm loại cơng văn Hình 4.33: Màn hình thêm loại cơng văn  Cập nhật loại cơng văn Hình 4.34: Màn hình cập nhật loại cơng văn GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 90  Xóa loại cơng văn Hình 4.35: Thơng báo u cầu xác nhận xóa loại cơng văn 4.3.2.11 Màn hình danh sách tác vụ Hình 4.36: Màn hình danh sách tác vụ GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 91 4.3.2.12 Màn hình quản lý tin nhắn  Danh sách tin nhắn Hình 4.37: Màn hình danh sách tin nhắn  Gửi tin nhắn Hình 4.38: Màn hình gửi tin nhắn GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 92  Xóa tin nhắn Hình 4.39: Thơng báo u cầu xác nhận xóa tin nhắn 4.3.2.13 Màn hình quản lý thơng báo  Danh sách thơng báo Hình 4.40: Màn hình danh sách thơng báo GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 93  Gửi thơng báo Hình 4.41: Màn hình gửi thơng báo 4.3.2.14 Màn hình quản lý cảnh báo từ hệ thống Hình 4.42: Màn hình danh sách cảnh báo từ hệ thống Hình 4.43: Popup cảnh báo GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 94 4.3.2.15 Màn hình thống kê theo loại cơng văn Hình 4.44: Màn hình thống kê theo loại công văn GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 95 4.3.2.16 Màn hình thống kê theo phòng ban Hình 4.45: Màn hình thống kê cơng văn theo phòng ban 4.3.2.17 Màn hình thơng báo lỗi quyền thực chức Hình 4.46: Màn hình thơng báo lỗi quyền thực chức GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 96 4.3.2.18 Biểu mẫu xuất liệu tài khoản Hình 4.47: Danh sách liệu tài khoản đƣợc xuất 4.3.2.19 Biểu mẫu xuất liệu công văn Hình 4.48: Biểu mẫu xuất liệu cơng văn GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 97 Chƣơng KẾT LUẬN 5.1 Kết đạt đƣợc Đề tài phát triển với mục đích giảm thiểu thời gian xử lý cơng văn, giúp công việc xử lý công văn dễ dàng dễ quản lý Với mục tiêu này, chúng em xây dựng ứng dụng quản lý công văn tảng ứng dụng web Qua trình nghiên cứu phát triển ứng dụng chúng em đạt kết sau:  Ứng dụng có khả đáp ứng nghiệp vụ thực tế Hệ thống cho phép người dùng định nghĩa quy trình xử lý phù hợp với nghiệp vụ xử lý riêng biệt Người dùng định nghĩa giai đoạn xử lý quy trình với thơng tin thời gian xử lý, người xử lý, thứ tự xử lý tác vụ …  Ứng dụng tự động cập nhật trạng thái công văn chuyển công văn sang người xử lý quy trình sau người dùng hồn thành cơng việc xử lý  Ứng dụng bổ sung chức để nâng cao tính tương tác người dùng ứng dụng như: chức lịch làm việc, chức tin nhắn, chức thông báo, cảnh báo, trao đổi thông tin  Đáp ứng nhu cầu người quản lý với chức thống kê theo tiêu chí khác  Ứng dụng kết hợp với chức phân quyền để nâng cao tính kiểm sốt tính bảo mật  Ứng dụng xây dựng với giao diện tiện dụng, tường minh  Tìm hiểu cơng nghệ hổ trợ phát triển ứng dụng web hiệu quả: ASP.NET MVC 2, Workflow Foundation 4, LinQ, JQuery Framework, Telerik – ASP.NET MVC Extension, Fusion Chart GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 98 5.2 Hạn chế định hƣớng phát triển Ứng dụng chưa hổ trợ người dùng việc quản lý lưu trữ công văn cá nhân xử lý Ứng dụng xây dựng dựa phối hợp nhiều tảng công nghệ khác gây nhiều khó khăn với lập trình viên giai đoạn đầu tham gia tìm hiểu phát triển dự án Ứng dụng chưa xây dựng API (Application Programming Interface) để có kết nối truy xuất liệu từ hệ thống khác doanh nghiệp, quan Bên cạnh đó, giao diện ứng dụng chưa đồng chạy trình duyệt khác Đề tài định hướng phát triển thêm chức để tiếp tục tin học hóa quy trình quản lý cơng văn, cải thiện tính tiện dụng, giao diện tính tương tác người sử dụng ứng dụng Một số chức phát triển để nâng cấp hệ thống:  Đối với người sử dụng việc quản lý lưu trữ cơng văn gặp khơng khó khăn Do đó, hệ thống cần phát triển thêm chức tủ hồ sơ cá nhân để giúp cho người dùng dễ dàng quản lý cơng văn có liên quan xử lý theo cấu trúc thư mục  Hổ trợ thêm chức tương tác máy scan ứng dụng Cơng văn giấy scan tự động đính kèm vào công văn tạo web Với chức này, người dùng cần chạy ứng dụng máy tính mình, ứng dụng kết nối hệ thống ứng dụng web thông qua webservice để tự động tải tập tin scan lên hệ hệ thống  Hổ trợ API để hệ thống khác truy xuất liệu Ví dụ: hệ thống đánh giá lực nhân viên truy xuất liệu từ hệ thống quản lý công văn để lấy số liệu số lần xử lý công văn trễ hạn, số công văn xử lý tháng … GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Đặng Quang Đồng Nguyễn Văn Thành Quản lý công văn Sở GD&DT Bình Dương, 2004 ADSoft Giới thiệu chương trình quản lý cơng văn ADSoft Cơng ty cổ phần công nghệ Vĩnh Hưng Tiếng Anh Adam Freeman and Joseph C.Rattz, Jr Pro LINQ Language Intergrated Query In C# 2010 Apress, 2010 Andrew Zhu Microsoft Window Workflow Foundation 4.0 Cookbook Packt Publishing, 2010 Bear Bibeault and Yehuda Katz jQuery in Action (2nd edition) Manning, 2010 Charlie Calvert and Dinesh Kulkarni Essential LINQ Addison-Wesley, 2009 Dan Wellman jQuery UI 1.7 The User Interface Library for jQuery Packt Publishing, 2009 Infosoft Global FusionCharts Free Documentation Infosoft Global Jon Galloway, Phil Haack, Scott Hanselman, Scott Guthrie, Rob Conery Professional ASP.NET MVC Wiley Publishing, Inc, 2010 Microsoft Vietnam – DPE Team, Workflow Foundation Tutorial http://msdnvietnam.net/wikis/wf/wf-b-224-i-m-u-gi-i-thi-u-v-windows-workflowfoundation-wf.aspx Microsoft Team ASP.NET MVC Overview Microsoft Corporation http://www.asp.net/mvc/tutorials/asp-net-mvc-overview-cs 10 MSDN Mircrosoft Workflow Foundation Resources and Community http://msdn.microsoft.com/en-us/netframework/dd980560.aspx 11 Steven Sanderson Pro ASP.NET MVC Framework (2nd edition) Apress, 2010 12 Telerik Team Telerik Extensions for ASP.NET MVC Manual GVHD: Ths Nguyễn Hữu Thương SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng ... trình nhận, gửi cơng văn phân công công tác xử lý công văn theo luồng công văn khác - Hổ trợ người quản lý theo dõi, đánh giá lực xử lý công văn phòng ban - Các q trình xử lý công văn hệ thống ghi... quản lý loại công văn Chức quản lý loại công văn cho phép người dùng định nghĩa loại công văn Bên cạnh đó, chức giúp cho q trình phân loại công văn người sử dụng trở nên nhanh chóng dễ quản lý. .. 1.3.1 Chức quản lý công văn 1.3.2 Chức quản lý quy trình 1.3.3 Chức quản lý loại công văn 1.3.4 Chức xem danh sách tác vụ 1.3.5 Chức quản lý phòng ban