CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ – MARKETING NGUYỄN THỊ PHƯƠNG DUYÊN “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI C.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ – MARKETING NGUYỄN THỊ PHƯƠNG DUYÊN “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU NGUN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MLC – ITL LOGISTICS.” CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: GS.TS VÕ THANH THU Tp Hồ Chí Minh – Năm 2015 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ – MARKETING “HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MLC – ITL LOGISTICS.” CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: GS.TS VÕ THANH THU SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ PHƯƠNG DUYÊN LỚP: NT03 – KHÓA: 37 Tp Hồ Chí Minh – Năm 2015 LỜI CẢM ƠN Trải qua thời gian ngắn thực tập Công ty MLC-ITL Logistics cho em hội vận dụng kiến thức học từ nhà trường vào trình thực tập, hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp giúp em nhận thiếu sót mình, mở rộng kiến thức Tuy nhiên để hồn thành tốt khóa luận khơng thể khơng kể đến tập thể giảng viên Khoa Kinh doanh quốc tế - Marketing Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, tận tình hướng dẫn, truyền đạt kiến thức suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Trường Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn GS.TS Võ Thanh Thu định hướng đề tài từ bước đầu, đồng thời dành nhiều thời gian để đưa góp ý, tư vấn nhiệt tình suốt trình em thực khóa luận Cuối cùng, em xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban giám đốc, anh chị phận Kinh doanh toàn thể nhân viên công ty TNHH MLC - ITL Logistics Các anh chị ln hỗ trợ nhiệt tình, cung cấp số liệu cần thiết, theo dõi tiến độ thực tập, hỗ trợ em thực khảo sát với khách hàng công ty tạo nhiều điều kiện để chúng em thực tập tốt công ty Mặc dù cố gắng hết mình, vận dụng kiến thức, kỹ để hồn thành khóa luận cách hồn thiện cịn nhiều hạn chế kiến thức kinh nghiệm thực tế nên khơng thể tránh khỏi sai sót Rất mong nhận thơng cảm góp ý Cơ để khóa luận hồn thiện Một lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành, lời chúc sức khỏe đến Cô GS.TS Võ Thanh Thu, Ban giám đốc tồn thể anh chị cơng ty Em xin chân thành cảm ơn! CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu PHIẾU ĐÁNH GIÁ CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ tên: NGUYỄN THỊ PHƯƠNG DUYÊN Lớp:NT003 MSSV: 31111021343 Tên đơn vị thực tập: CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS Thời gian thực tập: Từ 05/01/2015 Đến 10/04/2015 Các yếu tố đánh giá Cần cố gắng Khá Tốt Rất tốt Khá Tốt Rất tốt Không đánh giá Chấp hành nội quy kỷ luật đơn vị Hoàn thành công việc thời hạn Kiến thức kỹ chun mơn Kỹ làm việc nhóm Tinh thần thái độ làm việc Cần cố gắng Đối với anh chị công ty (Tôn trọng, vui vẻ, hòa đồng ) Đối với bạn thực tập (Tơn trọng, vui vẻ, hịa đồng, sẵn sàng giúp đỡ ) Đối với công việc (Chăm chỉ, nghiêm túc, cầu tiến, học hỏi ) Đánh giá chung i Không đánh giá CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP: Ngày 31 tháng năm 2015 Xác nhận đơn vị ii CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: Ngày 31 tháng 03 năm 2015 Giáo viên hướng dẫn iii CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu MỤC LỤC: Chương 1: Cơ sở lý luận quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển 1.1 Khái quát chung vận tải đường biển 1.1.1 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật vận tải biển 1.1.2 Tác dụng vận tải biển buôn bán quốc tế 1.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật vận tải đường biển 1.2 Giao nhận hàng hóa chuyên chở đường biển 1.2.1 Khái quát chung giao nhận vai trò giao nhận 1.2.1.1 Khái niệm giao nhận 1.2.1.2 Vai trò dịch vụ giao nhận 1.2.1.3 Nguyên tắc dịch vụ giao nhận 1.2.1.4 Ý nghĩa dịch vụ giao nhận 1.2.2 Người giao nhận 1.2.2.1 Khái niệm người giao nhận 1.2.2.2 Quyền hạn nghĩa vụ người giao nhận 1.2.2.3 Trách nhiệm người giao nhận 1.2.3 Phân loại giao nhận 10 1.2.3.1 Căn vào phạm vi hoạt động 10 1.2.3.2 Căn vào nghĩa vụ kinh doanh giao nhận 11 1.2.3.3 Căn vào phương tiện vận chuyển 11 1.2.4 biển Quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường 11 1.2.4.1 Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng: 12 1.2.4.2 Bước 2: Kiểm tra chứng từ: 13 1.2.4.3 Bước 3: Lấy lệnh giao hàng: (Delivery Order – D/O) 13 1.2.4.4 Bước 4: Làm thủ tục hải quan: 14 1.2.4.4.1 Chuẩn bị chứng từ cần thiết để mở tờ khai 14 iv CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu 1.2.4.4.2 Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử 14 1.2.4.4.3 Làm thủ tục hải quan cảng 15 1.3 1.2.4.5 Bước 5: Xuất phiếu giao nhận: (EIR – Equipment Interchange Receipt) 17 1.2.4.6 Bước 6: Thanh lý hải quan cổng: 17 1.2.4.7 Bước 7: Giao hàng cho khách hàng: 17 1.2.4.8 Bước 8: Quyết toán lưu hồ sơ: 18 Tình hình giao nhận Việt Nam nay: 18 1.3.1 Những thuận lợi: 18 1.3.2 Những khó khăn: 19 Chương 2: Phân tích thực trạng “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển công ty TNHH MLC – ITL Logistics” 20 2.1 Giới thiệu công ty TNHH MLC – ITL Logistics 20 2.1.1 Lịch sử hình thành: 20 2.1.2 Tổng quan Công ty TNHH MLC – ITL Logistics: 20 2.1.3 Một số mốc thời gian quan trọng Công ty TNHH MLC – ITL Logistics: 22 2.1.4 Doanh số: 23 2.1.5 Thực trạng kinh doanh vận tải quốc tế đường biển công ty TNHH MLC – ITL Logistics 24 2.2 Thực trạng “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển công ty TNHH MLC – ITL Logistics 25 2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển công ty TNHH MLC – ITL Logistics: 25 2.2.2 Trình tự thực hiện: 26 2.2.2.1 Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng: 26 2.2.2.1.1 Ưu: 26 2.2.2.1.2 Nhược: 26 2.2.2.1.3 Nguyên nhân: 27 2.2.2.2 Bước 2: Nhận kiểm tra chứng từ: 27 v CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu 2.2.2.2.1 Ưu: 28 2.2.2.2.2 Nhược: 29 2.2.2.2.3 Nguyên nhân: 30 2.2.2.3 Bước 3: Khai báo hải quan điện tử: 30 2.2.2.3.1 Ưu: 31 2.2.2.3.2 Nhược: 31 2.2.2.3.3 Nguyên nhân: 32 2.2.2.4 Bước 4: Lấy kiểm tra lệnh giao hàng: 32 2.2.2.4.1 Ưu: 33 2.2.2.4.2 Nhược: 34 2.2.2.4.3 Nguyên nhân: 34 2.2.2.5 Bước 5: Làm thủ tục hải quan cảng: 34 2.2.2.5.1 Ưu: 37 2.2.2.5.2 Nhược: 37 2.2.2.5.3 Nguyên nhân: 38 2.2.2.6 Bước 6: Nhận hàng cảng: 38 2.2.2.6.1 Ưu: 39 2.2.2.6.2 Nhược: 39 2.2.2.6.3 Nguyên nhân: 40 2.2.2.7 Bước 7: Kiểm tra thực tế hàng hóa: (đối với hàng hóa mà tờ khai phân luồng đỏ) 40 2.2.2.7.1 Ưu: 41 2.2.2.7.2 Nhược: 41 2.2.2.7.3 Nguyên nhân: 42 2.2.2.8 Bước 8: Thanh lý hải quan cổng: 42 2.2.2.9 Bước 9: Quyết toán lưu hồ sơ: 42 2.2.2.9.1 Ưu: 42 2.2.2.9.2 Nhược: 43 2.2.2.9.3 Nguyên nhân: 44 vi CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP 2.2.3 GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu Kết luận: 44 2.2.3.1 Những thành công: 44 2.2.3.1.1 Bước 1: Nhận yêu cầu khách hàng 44 2.2.3.1.2 Bước 3: Khai báo hải quan điện tử 45 2.2.3.1.3 Bước 5: Làm thủ tục hải quan cảng 45 2.2.3.2 Những tồn tại: 46 2.2.3.2.1 Bước 2: Nhận kiểm tra chứng từ 46 2.2.3.2.2 Bước 6.1: Nhận hàng cảng 48 2.2.3.2.3 Bước 6.2: Nhận hàng cảng 49 Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập ngun container đường biển” 51 3.1 Nhóm giải pháp phát huy yếu tố thành công: 51 3.1.1 3.1.1.1 Đẩy mạnh mối quan hệ MLC – ITL với hãng tàu: 51 3.1.1.2 Nội dung giải pháp: 51 3.1.1.3 Điều kiện để thực tốt giải pháp: 53 3.1.1.4 Dự trù kết đạt được: 53 3.1.2 3.2 Giải pháp cho bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng 51 Giải pháp cho bước 3: Khai báo hải quan điện tử 53 3.1.2.1 tử: Tiên phong cập nhật phần mềm ứng dụng khai báo hải quan điện 53 3.1.2.2 Nội dung giải pháp: 53 3.1.2.3 Điều kiện để thực tốt giải pháp: 55 3.1.2.4 Dự trù kết đạt được: 55 Nhóm giải pháp khắc phục yếu tố tồn tại: 55 3.2.1 Giải pháp cho bước 2: Nhận kiểm tra chứng từ: 55 3.2.1.1 Hạn chế sai sót kiểm tra chứng từ: 55 3.2.1.2 Nội dung giải pháp: 56 3.2.1.3 Điều kiện để thực tốt giải pháp: 57 3.2.1.4 Dự trù kết đạt được: 58 vii CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu Chương 3: Đề xuất giải pháp hồn thiện “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển” Trong điều kiện kinh doanh dịch vụ khó khăn nay, ngày có nhiều thách thức, cạnh tranh địi hỏi cơng ty TNHH MLC – ITL Logistics muốn tồn phát triển phải vượt qua khó khăn, thử thách Từ kiến thức từ trường lớp kết hợp với tìm hiểu từ lao động thực tế tập trung đề tài, em xin nêu số giải pháp để phát huy tận dụng điểm mạnh đồng thời khắc phục khó khăn thử thách cơng ty nhằm hồn thiện “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập ngun container đường biển” cơng ty TNHH MLC – ITL Logistics 3.1 Nhóm giải pháp phát huy yếu tố thành công: 3.1.1 Giải pháp cho bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng 3.1.1.1 Đẩy mạnh mối quan hệ MLC – ITL với hãng tàu: Giá yếu tố kinh doanh lại trở nên quan trọng thị trường cạnh tranh Công ty TNHH MLC – ITL logistics có mặt thị trường Việt Nam chưa lâu, tạo niềm tin khách hàng tầm ảnh hưởng thị trường hạn chế cơng ty khơng có quyền định giá thị trường mà phải phụ thuộc vào giá thị trường Vì công ty cần phải phát huy tận dụng mối quan hệ với hãng tàu để tranh giá tốt - 3.1.1.2 Nội dung giải pháp: Đối với đối tác cũ: Tiếp tục xây dựng mối quan hệ với hãng tàu sẵn có ngày khăng khít Khơng dừng lại viêc thăm hỏi, chia sẻ thường xuyên với nhân viên kinh doanh hãng tàu mà lưu ý ngày lễ, ngày đặc biệt 8-3, 20-10, sinh nhật…Thậm chí người có gia đình, tặng quà cho em đối tác vào dịp ngày tựu trường, 1-6…Ngược lại, chủ động rủ đối tác làm ăn tham gia hoạt động cơng ty, chí gia đình mình, đặc biệt hoạt 51 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu động ngoại khóa, dã ngoại…nhằm thắt chặt mối quan hệ, rút ngắn khoảng cách từ đối tác trở thành bạn bè, từ bạn bè trở thành gia đình, người thân - Đối với đối tác mới: + Bước 1: Xác định đối tác tiềm năng: Thị trường Việt Nam thị trường chủ yếu hoạt động kinh doanh dựa mối quan hệ để có giá tốt hãng tàu trước tiên phải tạo dựng mối quan hệ với hãng tàu tiềm đẩy mạnh quan hệ với đối tác cũ Tìm kiếm đối tác tiềm thông qua giới thiệu khách hàng, người thân, bạn bè đối tác khác Ngồi ra, thị trường nước ngồi tìm kiếm đối tác thông qua đại lý hệ thống tập đoàn Mitsubishi Logistics nước xuất vùng lân cận Trong trường hợp khơng cịn cách khác, tìm kiếm thơng qua Internet mà nguồn tin đáng tin cậy hệ thống website tổ chức Freight Forwarders Family (3F) http://www.freightforwardersfamily.com/ + Bước 2: Tìm hiểu thơng tin đối tác tiềm Khơng tìm hiểu thông tin đối tác thông qua trang web hãng tàu mà tìm cách liên hệ trực tiếp với đại lý sử dụng dịch vụ hãng tàu để tham khảo chất lượng giá Mặt khác, tham gia tìm hiểu diễn đàn Forwarders để nhận nhiều nhận xét từ Forwarders ưu nhược hãng tàu + Bước 3: Xác lập mối quan hệ với hãng tàu tiềm năng: Liên hệ với nhân viên kinh doanh người chịu trách nhiệm giao dịch hãng tàu Forwarders để trực tiếp giải đáp thắc mắc tìm hiểu kỹ sách, điều kiện giao dịch thông tin cần thiết cho việc ký kết hợp đồng Nếu xét thấy phương diện ổn đề nghị ký hợp đồng để thiết lập mối quan hệ lâu dài với hãng tàu 52 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu 3.1.1.3 Điều kiện để thực tốt giải pháp: Đội ngũ nhân viên kinh doanh phải chịu khó, động kiên nhẫn với đối tác dễ tính khó chiều - Chủ động việc tìm kiếm đối tác tích cực tạo dựng mối quan hệ với đại lý nước ngồi, khơng riêng đại lý trực thuộc tập đoàn Mitsubishi Logistics mà đại lý lớn, nhỏ khác - Công ty phải có sẵn nguồn quỹ riêng hỗ trợ cho nhân viên việc tặng quà chăm sóc cho đối tác, đặc biệt hãng tàu lớn CMA, MSC,… - Sẵn sàng chia sẻ lợi nhuận cao cho hãng tàu chào giá cao với khách hàng 3.1.1.4 Dự trù kết đạt được: Thay chào cho khách hàng giá tầm trung cơng ty có mức giá tốt mang tính cạnh tranh nhiều thị trường Không cạnh tranh chất lượng dịch vụ xưa công ty chạy theo mà nay, cơng ty cịn cung ứng cho khách hàng gói cước mức giá tốt đảm bảo chất lượng dịch vụ không đổi 3.1.2 Giải pháp cho bước 3: Khai báo hải quan điện tử 3.1.2.1 Tiên phong cập nhật phần mềm ứng dụng khai báo hải quan điện tử: May mắn cơng ty có nguồn gốc xuất thân từ đất nước Nhật Bản – nước đầu lĩnh vực công nghệ nên MLC – ITL cập nhật phần mềm hệ thống khai báo hải quan điện tử tốt không đảm bảo việc khai báo hải quan điện tử đơn giản, xác mà rút ngắn thời gian việc khai báo hải quan điện tử - 3.1.2.2 Nội dung giải pháp: Bước 1: Thành lập phận công nghệ thông tin 53 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu Hiện cơng ty chưa có riêng cho phận công nghệ thông tin mà sử dụng chung với công ty mẹ ITL Việc không gây khó khăn hoạt động nội xảy cố với máy tính, đường truyền internet mà cịn khiến công ty bị động việc cập nhật công nghệ Do cơng ty cần thành lập riêng cho phịng cơng nghệ thơng tin Đồng thời sẵn sàng chi trả mức lương thích hợp để tuyển dụng người thật có chun mơn cao, am hiểu có thâm niên lĩnh vực cơng nghệ thông tin - Bước 2: Lập kế hoạch công việc cụ thể cho phận Ban giám đốc, người có trách nhiệm cao cơng ty, tham khảo nhân công nghệ thông tin bên ITL để vạch chiến lược quy trình làm việc cụ thể cho phận công nghệ thông tin Khuyến khích nhân viên phận tìm hiểu cập nhật hệ thống phần mềm cách có chọn lọc cho thích hợp với văn hóa phong cách làm việc cơng ty - Bước 3: Mở họp cho toàn thể nhân viên cơng ty Ngồi mục đích giới thiệu xuất phận thành viên cơng ty cịn nhằm kêu gọi hỗ trợ giúp sức từ nhân viên cũ thành viên Thông qua buổi họp, tham khảo ý kiến toàn thể nhân viên kế hoạch công việc vạch cho phận mới, không nhằm mục đích hồn thiện kế hoạch mà cịn giúp nhân viên cảm thấy tôn trọng đánh giá cao - Bước 4: Tổ chức đào tạo theo định kỳ Định kỳ tháng tổ chức buổi đào tạo kiến thức “Khai báo hải quan điện tử” phận công nghệ thông tin chịu trách nhiệm Không dành riêng cho phận chứng từ phịng giao nhận mà cho tồn thể nhân viên công ty nhằm giúp người nắm rõ quy trình “Khai báo hải quan” cách xử lý cho lô hàng nhập Mặt khác, thông qua buổi đào tạo đề xuất giải pháp để việc “Khai báo hải quan” hiệu nhanh đảm bảo xác 54 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu 3.1.2.3 Điều kiện để thực tốt giải pháp: Nguồn lực kinh tế dồi có sẵn khoản chi phí cho việc cập nhật mua quyền hệ thống khai báo hải quan điện tử - Đội ngũ nhân viên IT (Information Technology) nhạy bén tinh nhuệ, chịu khó cập nhật nắm rõ ưu, nhược cách sử dụng phần mềm - Đội ngũ nhân viên khai báo hải quan điện tử sẵn sàng thay đổi cập nhật mới, gạt bỏ tư theo lối mòn ngại thay đổi người Việt Nam - Toàn thể nhân viên cơng ty chịu khó ham học hỏi, mạnh dạn đề xuất giải pháp theo quan điểm cá nhân 3.1.2.4 Dự trù kết đạt được: - Công ty chủ động việc cập nhật phần mềm ứng dụng - Đối với nhân viên phòng kinh doanh agency, nắm rõ quy trình “Khai báo hải quan điện tử” có thêm kiến thức để tư vấn cho khách hàng - Đối với nhân viên phịng chăm sóc khách hàng chứng từ, hiểu rõ giấy tờ cần thiết thông tin cần lưu ý kiểm tra chứng từ hàng nhập khách hàng gửi đến - Đối với nhân viên phịng giao nhận, ln nắm rõ quy trình làm việc hiểu tường tận cách sử dụng lưu ý sử dụng phần mềm “Khai báo hải quan điện tử” 3.2 Nhóm giải pháp khắc phục yếu tố tồn tại: 3.2.1 Giải pháp cho bước 2: Nhận kiểm tra chứng từ: 3.2.1.1 Hạn chế sai sót kiểm tra chứng từ: Việc kiểm tra chứng từ bước vơ quan trọng “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển” Bởi bước sau thỏa thuận chào giá thành công với khách hàng nhận chứng từ nhập 55 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu chuyển đến từ khách hàng Nếu xảy sai sót cho bước dẫn đến việc chậm trễ tiến độ công việc trì hỗn cơng việc tồn bước cịn lại Do cơng ty cần hạn chế tối đa sai sót kiểm tra chứng từ - 3.2.1.2 Nội dung giải pháp: Bước 1: Sàn lọc nhân viên phận chăm sóc khách hàng chứng từ Việc kiểm tra chứng từ đòi hỏi nhân viên phải cẩn thận tỉ mỉ, nhân viên thường xuyên sai sót việc kiểm tra không đủ chuyên môn tố chất cần thiết cơng ty thiên chuyển sang phận thích hợp thu xếp cơng việc khác phù hợp với lực họ - Bước 2: Tổ chức đào tạo lại toàn nhân viên phịng chứng từ Dành thời gian tổ chức khóa đào tạo lại hệ thống kiến thức cho toàn nhân viên phịng chứng từ bao gồm cơng việc: + Vạch cụ thể quy trình bước cơng việc nhân viên phịng chăm sóc khách hàng chứng từ Từ đó, yêu cầu nhân viên dựa quy trình chung để vạch quy trình riêng cho thân cụ thể cho lô hàng đặc biệt khách hàng thường xuyên Tất quy trình vạch phải dán bàn làm việc góc dễ nhìn thấy nhằm hạn chế thiếu sót trình kiểm tra chứng từ + Phân chia nhóm làm việc, nhân viên có kinh nghiệm làm việc tốt kèm cặp nhân viên trẻ người chưa có thâm niên việc kiểm tra chứng từ Theo đó, xử lý chứng từ lô hàng trao đổi thông tin giao dịch với khách hàng qua e-mail cần cc cho tồn thành viên nhóm nhằm đề phịng trường hợp người nắm lơ hàng vắng mặt đột xuất thành viên lại nắm rõ thông tin lô hàng 56 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu + Yêu cầu nhân viên nộp báo cáo công việc ngày cho trưởng phịng bao gồm làm chưa làm sau ngày làm việc khơng giúp trưởng phịng dễ dàng theo dõi giám sát tiến độ công việc thái độ làm việc nhân viên mà hỗ trợ tốt cho nhân viên nhóm người nắm nghỉ phép đột xuất - Bước 3: Vạch sách khen thưởng xử phạt cụ thể Nhằm khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên, trưởng phòng họp bàn với ban lãnh đạo vạch chinh sách khen thưởng cho nhân viên làm việc tốt xử phạt nhân viên làm việc thiếu hiệu Thống kê kết định kỳ theo quý: Đối với nhân viên hồn thành cơng việc tốt tăng % lương tháng dựa mức lương thực lĩnh, nêu tên khen thưởng trước tồn thể cơng ty Đối với nhân viên hồn thành cơng việc chưa tốt nhẹ nhàng nhắc nhở bị khiển trách, nhắc nhở tùy theo mức độ phạm lỗi - 3.2.1.3 Điều kiện để thực tốt giải pháp: Trưởng phòng nhân viên phòng chứng từ phải công tâm việc sàn lọc đánh giá dựa lực thực người, tránh để tình cảm xen lẫn làm ảnh hưởng cơng việc - Mỗi nhân viên có trách nhiệm với cơng việc dành thời gian để vạch quy trình làm việc cụ thể tốt, tơ đậm phần cịn thiếu sót ln đảm bảo trình làm việc hay xử lý lô hàng theo sát quy trình vạch ra, khơng mang tư tưởng chủ quan hay cho thành thục với công việc làm - Sự hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhân viên - Đối với vấn đề chưa am hiểu rõ cần mạnh dạn học hỏi, tránh giấu dốt tự giải vấn đề 57 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu Trưởng phòng theo sát nhân viên, khuyến khích động viên tinh thần người, hạn chế tối đa việc để chuyện riêng tư làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc - Chính sách khen thưởng xử phạt hợp lý, nhận thống đồng tình tồn thể nhân viên phòng - 3.2.1.4 Dự trù kết đạt được: Mỗi nhân viên nắm rõ tường tận cần phải làm hạn chế tối đa sai sót việc kiểm tra chứng từ - Chính sách khen thưởng xử phạt hợp lý tạo động lực nhờ đẩy tinh thân làm việc nhân viên lên cao đồng thời buộc nhân viên phải có trách nhiệm cơng việc - Khơng đem đến cho khách hàng hài lòng tuyệt đối mà mang đến cho cơng ty uy tín lĩnh vực logistics ln đảm bảo phương châm “nhanh – xác” 3.2.2 Giải pháp cho bước 6.1: Nhận hàng cảng 3.2.2.1 Khắc phục thiếu sót kiểm tra tình trạng container trước kéo container kho riêng Việc kiểm tra tình trạng container trước kéo cont trường hợp khách hàng có nhu cầu mượn cont kho riêng vơ quan trọng Ngồi việc miễn trách hãng tàu sau trả lại cont phân định rõ trách nhiệm người phải chịu cho hư hỏng hay móp méo xảy với container 3.2.2.2 - Nội dung giải pháp: Bước 1: Khiển trách nhân viên giao nhận trường vi phạm việc kiểm tra container Vì trách nhiệm xác định ban đầu cụ thể cho nhân viên giao nhận tính bất cẩn chủ quan nhân viên gây nên thiếu sót cần 58 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu khiển trách để nhân viên khác có trách nhiệm cẩn thận với cơng việc - Bước 2: Thay đổi quy trình nhằm khắc phục tình trạng + Thay kiểm tra container yêu cầu điều độ bãi phê vào “Phiếu giao nhận container” thông thường Nhân viên cần dùng thiết bị có tính quay phim, chụp hình nhằm chụp lại hình ảnh container nhận hàng cảng cho rõ đảm bảo có hư hỏng hay móp méo thể cụ thể hình Lưu ý: Do cảng cấm sử dụng thiết bị quay phim, chụp hình nhân viên giao nhận chụp cho xe kéo cont khỏi khu vực cấm + Khi giao hàng cho khách, cần rõ làm phiếu xác nhận với khách tình trạng container chuyển giao từ nhân viên giao nhận sang khách hàng nhập + Nhân viên giao nhận gởi mail cho người chịu trách nhiệm lưu lại tồn hình ảnh chụp container máy tính cơng ty cố định thư mục chung vào cuối ngày + Mỗi nhân viên vào đầu ngày làm việc phải có mặt công ty nộp báo cáo cụ thể làm chưa làm ngày hơm trước cho lô hàng nhập xử lý Theo đó, xác nhận xem nhân viên thiếu sót việc kiểm tra tình trạng container - Bước 3: Cam kết nhân viên Mỗi nhân viên cần cam kết chịu tồn trách nhiệm cho cơng việc nhằm mục đích buộc nhân viên phải có trách nhiệm với công việc, biến công việc công ty thành công việc cá nhân, trách nhiệm công ty thành trách nhiệm cá nhân 59 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP - GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu 3.2.2.3 Điều kiện để thực tốt giải pháp: Bộ phận giao nhận trường trang bị thiết bị quay phim, chụp hình với số lượng mức cho phép khả tài cơng ty chịu trách nhiệm bảo quản trang thiết bị giao - Nhân viên giao nhận trường phải có tính cẩn thận, tỉ mỉ, tinh thần làm việc chịu trách nhiệm công việc cao - Khách hàng sẵn sàng hợp tác việc xác nhận tình trạng container chuyển giao 3.2.2.4 Dự trù kết đạt được: Nhân viên có trách nhiệm việc kiểm tra container, kiểm sốt tốt tình trạng container phân định rõ nguyên nhân, trách nhiệm xảy tình trạng hư hỏng, móp méo Hạn chế hiểu nhầm hay mâu thuẫn từ công ty khách hàng việc đổ lỗi cho 3.2.3 Giải pháp cho bước 6.2: Nhận hàng cảng 3.2.3.1 Chủ động việc cung ứng đầu xe kéo container Việc cung cấp dịch vụ “Door – to – Door” dịch vụ “Vận chuyển nội địa” phải đảm bảo tính chủ động cơng ty việc cung ứng đầu xe kéo container cần thiết Không đảm bảo khách hàng kịp thời có ngun liệu sản xuất hay lưu thơng hàng hóa thị trường cịn nhằm hạn chế chi phí lưu kho, lưu bãi container thời gian hết hạn “free time” - 3.2.3.2 Nội dung giải pháp: Bước 1: Tìm kiếm nhà xe có uy tín thị trường Thông qua đối tác làm ăn bạn bè lĩnh vực nhằm xác định nhà xe có uy tín chất lượng việc vận chuyển hàng hóa - Bước 2: Xác nhận thông tin nhà xe 60 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu Ngoài việc kiểm tra website tham khảo xác nhận thơng tin từ khách hàng, công ty forwarder hay hãng tàu ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ nhà xe - Bước 3: Chọn lựa nhà xe thích hợp Khơng dựa uy tín chất lượng dịch vụ mà nhà xe cung ứng thị trường, công ty cần đảm bảo đội ngũ tài xế nhà xe đội ngũ nhân viên có lực kinh nghiệm Vì việc điều khiển xe kéo khó dễ gây nguy hiểm trình vận chuyển việc quan trọng Từ yếu tố cần thiết, phân loại danh sách nhà xe thuê không ký hợp đồng nhà xe nên ký hợp đồng dài hạn - Bước 4: Thiết lập quan hệ nhà xe Đối với nhà xe thuê không ký hợp đồng cố định, công ty xác lập xây dựng mối quan hệ tốt với chủ xe Đồng thời chăm sóc quan tâm tới đối tác tương tự việc tạo dựng mối quan hệ với hãng tàu Đối với nhà xe ký hợp đồng dài hạn, công ty cần thuê cố định số lượng đầu xe vòng năm năm xét tùy theo tình hình tài lượng khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ công ty nhằm đảm bảo chào giá tốt chủ động việc sẵn sàng có xe cung ứng khách hàng cần thiết - Bước 5: Tận dụng liên doanh với công ty ITL Tháng vừa qua, nhờ vào trợ giúp công ty Mitsubisi Logistics Nhật Bản công ty ITL định mua lại nhập số đầu kéo container từ Nhật Bản Việt Nam Tận dụng liên doanh này, công ty nên đặt vấn đề thuê lại chia sẻ lợi nhuận việc sử dụng xe kéo công ty ITL - Bước 6: Lập quỹ dự phòng 61 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu Trong tổng doanh thu thu hàng tháng, công ty cần trích khoản nhỏ cho việc thu mua đầu xe để tương lai, có đủ tiềm lực kinh tế tài cơng ty mua riêng cho đầu xe kéo container - 3.2.3.3 Điều kiện để thực tốt giải pháp: Tiềm lực kinh tế tài cơng ty đủ mạnh để chịu chi trả cho chi phí, đặc biệt chi phí thuê xe cố định mua sắm xe tương lai - Đội ngũ nhân viên động chủ động việc tìm kiếm tạo dựng xây dựng mối quan hệ với nhà xe - Công ty sẵn sàng chịu chi phí thuê xe cho thời gian đầu lượng khách hàng sử dụng dịch vụ chưa ổn định - Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo công ty sẵn sàng hỗ trợ từ phía ITL 3.2.3.4 Dự trù kết đạt được: Đảm bảo tính chủ động việc cung ứng dịch vụ “Door – to Door” dịch vụ “Vận chuyển nội địa” nhằm đáp ứng nhu cầu thuê dịch vụ trọn gói từ cơng ty giao nhận doanh nghiệp mang đến cho khách hàng hài lòng yên tâm dịch vụ cơng ty Hơn nữa, tương lai có lượng khách ổn định sử dụng dịch vụ “Door – to – Door” dịch vụ “Vận chuyển nội địa” từ phía cơng ty 62 CHUN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu Kết luận: Kinh tế đối ngoại nước ta bước sang giai đoạn mới, bối cảnh đó, hoa t ng xuâ t nhâ p khâ u tiền đề cho ngành kinh tế khác phát triển thuâ n lơ i, ta o kha mơ cho sa n xuâ t ô n nh va rô ng thi trươ ng tiêu thu , go p phâ n la m pha t triê n Mặc dù thâm nhập thị trường muộn công ty TNHH MLC – ITL Logistics bước đầu đạt thành cơng vốn có Tuy cịn thiếu sót, biệt tận dụng hội phát triển điểm mạnh khắc phục điểm yếu tương lai không xa công ty định đứng vững không thị trường giao nhận nước mà thị trường nước Từ điều học trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh kết hợp với hiểu biết suốt trình trải nghiệm thực tế cơng ty TNHH MLC – ITL Logistics hướng dẫn tận tình giảng viên hướng dẫn GS.TS Võ Thanh Thu, em hy vọng đóng góp việc “Hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập ngun container đường biển” thực hữu ích giúp cơng ty nhanh chóng nâng cao chất lượng dịch vụ mang đến hài lòng tuyệt đối cho khách hàng 63 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: 1/ GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, 2013, “Quản trị xuất nhập khẩu”, thành phố Hồ Chí Minh: Nhà xuất Tổng hợp 2/ TS Triệu Hồng Cẩm, 2009, “Vận tải Quốc tế - Bảo hiểm vận tải Quốc tế”, thành phố Hồ Chí Minh: Nhà xuất văn hóa Sài Gịn 3/ Những tài liệu nội Cơng ty TNHH MLC – ITL Logistics như: - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty (2011 – 2013) - Tình hình nhân cơng ty (2011 – 2013) - Bộ chứng từ hàng nhập công ty (2014) 4/ Một số trang web tham khảo: - Vận tải hàng hóa đường biển, http://haikhanh.com - Cơ sở pháp lý nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập cảng, 21/05/2011, http://www.thuongmai.vn - Giao nhận hàng hóa đường biển, http://lfb.vn/thuong-mai-quoc-te - Quy trình giao nhận hàng nhập đường biển, http://proship.vn - Cơ hội thách thức cho ngành dịch vụ logistics Việt Nam trước ngưỡng cửa hội nhập sau tháng 9/2014, 22/09/2014, http://www.itpc.gov.vn 64 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: GS.TS Võ Thanh Thu PHỤ LỤC: 65 ... ? ?Quy trình giao nhận hàng hóa nhập ngun container đường biển công ty TNHH MLC – ITL Logistics 25 2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập ngun container đường biển công ty TNHH MLC – ITL. .. - Giao nhận hàng hóa đường biển - Giao nhận hàng hóa đường hàng khơng - Giao nhận hàng hóa đường thủy - Giao nhận hàng hóa đường sắt - Giao nhận hàng hóa đường 1.2.4 Quy trình giao nhận hàng hóa. .. nhập nguyên container đường biển công ty TNHH MLC – ITL Logistics: Dựa sở lý thuyết quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển, quy trình giao nhận hàng hóa nhập ngun container đường biển công