Khai thác và sử dụng chương trình quản lí bán hàng

Luận văn : Khai thác và sử dụng chương trình quản lí bán hàng

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máytính điện tử, một công cụ lu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu vàvận hành hệ thống lớn phức tạp Mà hệ thống thông tin là một trong những ngành mũinhọn của công nghệ thông tin đã có những ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt làquản lý các doanh nghiệp Tuy nhiên hiện nay đối với một hệ thống lớn việc vận dụngngay các phần mềm chuyên dụng còn là một vấn đề gặp không ít khó khăn Các hệthống thông tin tin học hoá cha đáp ứng đợc yêu cầu cha đáp ứng đợc yêu cầu của cácnhà quản lý Để đáp ứng đợc yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một đội ngũ cán

bộ chuyên môn phải thờng xuyên nâng cao tay nghề có đủ trình độ để phân tích hệthống quản lý một cách đầy đủ chi tiết mà không bị thiếu sót hay thừa thông tin Từ đóthiết kế hệ thống thành những chơng trình thuận tiện trong quá trình làm việc nh: tìmkiếm, nhập liêu, thống kê, Để có đợc điều đó cần phải viết chơng trình cho hệ thốngcũng chính là viết các modul và đợc lắp ghép thành hệ thống Nhng ở đây chơng trình

đã xây dựng sẵn do vậy chỉ việc khai thác và đa vào sử dụng mà thôi

Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho côngtác quản lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn nh nâng cao hiệu quả trong công việc, đa

ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác kịp thời Đồng thời nhờ cóviệc ứng dụng tin học đã tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian, công sức của con ngời, nólàm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ trớc đến nay Chính vì vậy em đãchọn đề tài “Khai Thác Và Sử Dụng Chơng Trình Quản lý Bán Hàng “ vớimong muốn tìm hiểu sâu về lĩnh vực Bán hàng của công ty hoặc của cơ quan, xínghiệp, của một cửa hàng chẳng hạn,… Với đề tài Với đề tài ” Khai Thác Và Sử Dụng Ch-

ơng Trình Quản lý Bán Hàng” em đã xây dựng một hệ thống con một modul của

hệ thống nói trên giúp cho việc quản lý Bán Hàng một cách hiệu quả

Nội dung của đề tài gồm 5 chơng:

Chơng I: Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý

Chơng II: Phân tích hệ thống quản lý bán hàng.

Chơng III: Cài đặt và sử dụng chơng trình

Chơng IV: Đánh giá và Kết luận.

Chơng V: Đánh giá nhận xét của thầy cô giáo

Trong quá trình thực tập thực hiện đề tài “Khai Thác Và Sử Dụng Chơng Trình Quản lý Bán Hàng “ là một công việc hết sức lớn lao đối với em và em vẫncòn rất nhiều bỡ ngỡ khi thực hiện đề tài này Mặc dù đã có cố gắng tìm hiểu trong khithực hiện đề tài nhng do điều kiện và thời gian có hạn cũng nh khả năng của em cònhạn chế nên trong bài chuyên đề này của em không tránh khỏi thiếu sót Em rất mongcác thầy cô giáo hớng dẫn và giúp đỡ thêm để bài chuyên đề của em đạt kết quả tốt

hơn Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo: ”Nguyễn thị hiệu ” và các thầy,cô giáo đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực hiện đề tài này.

Hà nội ngày 10 tháng 06 năm 2005

CHƯƠNG i Giới thiệu chung về hệ thống thông

động của các doanh nghiệp, trờng học, tổ chức kinh tế, giúp con ngời trong sản xuất

và đa ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học các phầnmềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và đa raquyết định Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trng, cũng nh các mụctiêu và đa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý có chất lợng

Từ đó rút ra đợc những phơng pháp, những bớc thiết kế xây dựng một thông tin quản

lý đợc tin học hoá, khắc phục đợc những nhợc điểm của hệ thống quản lý đợc những

nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy đợc u điểm sẵn có để mang lại một hệthống quản lý có kết quả tốt.

I Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

1 Phân cấp quản lý:

Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức từ trên xuống dới, có chứcnăng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống Hệthống quản lý đợc phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ơng, cấp các đơn vịtrực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống Thông tin đ ợctổng hợp từ dới lên và truyền từ trên xuống

2 Luồng thông tin vào.

Trong hệ thống thông tin quản lý có những đầu vào khác nhau:

Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chấtthay đổi lâu dài Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên phải luôn cậpnhật để xử lý

Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, đợc tổng hợp từ những thông tincấp dới phải xử lý định kỳ theo thời gian Có thể tổng kết theo hàng ngày, hàng tuần,hàng tháng, có thể tổng kết theo quý,… Với đề tài

3 Luồng thông tin ra:

Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản

lý trong từng trờng hợp cụ thể

Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầuquản lý của hệ thống Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống Các bảngbiểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời

4 Quy trình quản lý.

Trong quy trình quản lý thủ công trớc đây,tất cả các thông tin thờng xuyên đợc đavào sổ sách (chứng từ, hoá đơn, ) từ đó các thông tin đợc kết xuất để lập ra các báocáo cần thiết Việc quản lý thủ công nh thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéonhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của ngời quản lý nên sai sót và d thừa thôngtin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi Hơn nữa trong quá trình quản lý nếugặp khối lợng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tợngquan trọng Vì thế mà có nhiều thông tin không đợc tổng hợp đầy đủ dẫn đến việcthiếu hụt thông tin

II Mô hình một hệ thống thông tin quản lý.

1 Mô hình luân chuyển dữ liệu:

Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau:Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ, tra cứu Cập nhật thông tin cótính chất thay đổi thờng xuyên

Lập số sách báo cáo Mỗi modul trong hệ thống cũng cần phải có những giải pháp

kĩ thật riêng tơng ứng Mỗi module của chơng trình thực hiện các công việc khácnhau, các module này liên kết chặt chẽ với nhau nhng không hoàn toàn lệ thuộc vàonhau

2 Cập nhật thông tin động.

Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổnghợp.Nhng đối với loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lợng xử lý thờng nhật đòihỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao.khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau:

- Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động

- Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho ngờinhập dữ liệu

- Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp

- Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình

- Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó

- Các thông tin này phải cập nhật thờng xuyên, do vậy dữ liệu cũng đợc updateliên tục, khi đó các thông tin của chơng trình không bị cũ đi

3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.

Thông tin này cần cập nhật nhng không thờng xuyên mà yêu cầu chủ yếu là taphải tổ chức sao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thông tin cần thiết.Khi cần tra cứu thông tin thì ngời sử dụng có thể tra cứu theo nội dung có sẵn hoặcnội dung do ngời dùng đa vào Khi đó chơng trình tìm kiếm sẽ thực thi theo yêu cầu

mà ngời dùng cần tra cứu

III Các nguyên tắc đảm bảo trong quản lí thông tin.

Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khókhăn và tốn nhiều công sức, đã có rất nhiều chơng trình quản lí ra đời, song hoạt độngcha đạt hiệu quả cao cho lắm Do vậy để các chơng trình hoạt động tốt hơn cần có cácnguyên tắc hay là một hớng phát triễn riêng Vì thế việc xây dựng một hệ thống quản

lý thờng phải dựa trên một số nguyên tắc sau:

1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.

Tức là thông tin đợc tích luỹ và thờng xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giảiquyết bài toán quản lý Vì vậy các thông tin trùng lặp phải đợc dự trù Do vậy ngời ta

tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trờng hợp trùng lặp không nhấtquán về thông tin đợc loại trừ Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hìnhthông tin của đối tợng điều khiển

2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải cócác công cụ đặc biệt, để tạo ra đợc các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời, dựatrên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thôngtin cần thiết, tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể

Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với hệ thống thôngtin sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn

3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.

Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy

vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhấ của hệ thống Đểlàm đợc việc này thì cần phải có phơng pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủcông bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ ,đĩa từ ) để đảm bảo việctruy xuất thông tin đợc nhanh chóng Việc này sẽ giảm đợc nhiều thời gian lãng phí

và tăng hiệu quả của máy tính Nguyên tắc này còn đợc vận dụng cả khi đa thông tinmới vào hệ thống Việc này không những rút ngắn đợc thời gian và giảm nhẹ đợccông sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin đầu vào

IV Các bớc xây dựng hệ thống quản lý

Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hoá qua 5 giai

đoạn sau:

1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:

ở bớc này ta tiến hành ngời ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khảthi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơquan mà ta đang cần xây dựng hệ thống tìm hiểu hệ thống thông tin hiện hành pháthiện nhợc điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tínhtoán khả thi dự án Từ đó định hớng cho các giai đoạn tiếp theo Tìm hiểu tại cơ quanhay xí nghiệp này đã sử dụng chơng trình quản lí nào cha, nếu có thì nó làm nh thếnào, có hiệu quả hay không, có u nhợc gì? cần phải có những giải pháp nào có thể thaythế hay khả thi hơn hay không? hay cần loai bỏ chơng trình quản lí này để thay bằngchơng trình quản lí khác có hiệu quả hơn hay chăng Tóm lại chơng trình nào mang lạihiệu quả quản lí cho cơ quan hay các xí nghiệp có hiệu quả hơn thì chúng ta dùng Khi

đó việc sử dụng các chơng trình phần mềm sẽ giúp cho các công tác quản lí, tính toán,chiết khấu,… Với đề tàiNói chung là các công việc mà một phần mềm quản lí có thể thay thế chongời làm một số công việc

2 Phân tích hệ thống ở giai đoạn sơ lợc khách quan của chơng trình quản lí.

Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lợc đồ khái niêm Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng l-

ợc đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic Việcphân tích này giúp ngời thiết kế các chơng trình dễ ràng hơn Vì họ có thể nắp bắt đợchết tất cả các khâu, hiểu tờng tận đợc khi đó họ có thể đa ra các giải pháp thay thế haykhắc phục những sai sót, yếu kém của hệ thống cũ cuả cơ quan, Xem xét mức độ vềkhả năng sử lí, độ tin cậy, cao hơn hay quá yếu, các trờng thông tin có chính xác, antoàn tuyệt đối hay không, có ích lợi gì về mặt kinh tế hay không? Có đảm bảo giảm đ-

ợc chi phí về hoạt động, nhân lực, đảm bảo tăng năng xuất, thu nhập và hoàn vốnnhanh hay không? Căn cứ vào khảo sát, đánh giá hệ thống cũ, căn cử vào các mụctiêu đã đa ra cho dự án, hay các chơng trình quản lí, ngời thiết kế chơng trình phải lập

ra đợc các phác hoạ ở mức tổng thể, để có định hớng ở mức thiết kế chơng trình saunày

3 Thiết kế tổng thể

Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thànhcác hệ thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới Phân định rõphần việc làm sẽ đợc xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ đợc xử lý thủ công

4 Thiết kế chi tiết( ở dạng detail)

Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trớc khi đa vào máy tính

Thiết kế các phơng pháp cập nhật và sử lý thông tin cho máy tính thiết kế chơng

trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu.

5 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp, cơ quan, xí nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấpquản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Có thể xem bảngphân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cáchphân chia này

Tài chính

chiến lợc

Marketingchiến lợc

Nhân lực chiến lợc

Kinh doanh và sản xuất chiến l-

ợc Hệ thống thôngtin văn phòngTài chính

chiến thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lực chiến thật

Kinh doanh và sản xuất chiến thuật

Tài chính

tác nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp

6 Ba mô hình của hệ thống thông tin quản lý

Cùng một hệ thống thông tin có thể mô tả theo các mức khác nhau: mô hình logic,mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quảcủa góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng và môhình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kĩ thuật Ba mô hình này có độ ổn định khácnhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

LogicVật lý ngoàiVật lý trong

LogicVật lý ngoàiVật lý trong

ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lýdữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi Cái gi? Ai? ở đâu? Và khi nào?

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiênkhông phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật Chẳng hạn, đó

là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống,dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lýcủa dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình vàngôn ngữ thể hiện Nó trả lời câu hỏi nh thế nào?

Hình vẽ dới đây minh họa một hệ thống thông tin theo

ba mô hình trên:

7 Hiệu quả kinh tế của một hệ thống thông tin quản lý

Việc đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin thực chất là việc nghiên cứuxác định lợi ích bằng tiền mà nó mang lại cho tổ chức bởi vì phần chi phí bằng tiềncho nó đợc xác định xác định dễ dàng

8 Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin quản lí

Hệ thống thông tin quản lí có vai trò nh vậy, tuy nhiên vấn đề là tại sao lại phảiphát triển hệ thống thông tin quản lí Cái gì buộc một tổ chức phải phát triển hệ thốngthông tin quản lí Tất nhiên là sự hoạt động tồi tệ, kém hiệu quả của hệ thống thôngtin hiện tại tuy nhiên còn một số nguyên nhân khác nữa đó là:

- Những vấn đề quản lí

- Những yêu cầu mới của nhà quản lí

- Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lợc chính trị

Những yêu cầu mới của quản lí có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án pháttriển một hệ thông thông tin quản lí mới, ví dụ việc chính phủ ban hành một luật mới,hay hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một nguyên nhân dẫn đến sựphát triển của hệ thống thông tin quản lí

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xétlại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Chẳng hạn khi xuất hiệnnhững hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc một tổ chức doanh nghiệp phải rà soát lạicác hệ thông tin của họ để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụngnhững công nghệ mới này

Những thách thức về chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến phát triển một hệthống thông tin, đôi khi một hệ thống thông tin đợc phát triển chỉ vì ngời quản lý biếtrằng sự phát triển của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi ích khác cho họ

9 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin quản lí

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó baogồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả thi thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết (detail).

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc.

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thôngtin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu

đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời sử dụng xemxét và chuẩn y Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các nguồn dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp cho chơng trình quản lí

Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phơng án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phơng án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án củagiải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá.

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống thông tin quản lí.

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của

hệ thống thông tin, có nghĩa là phàn mềm những ngời chịu trách nhiệm về giai đoạnnày phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác cũng nh các tàiliệu mô tả hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệthống nh sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.7 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

Chơng II Phân Tích Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng

I Hệ thống quản lí bán hàng

1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống.

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chuẩn đoán về hệ thống

đang tồn tại - nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhânchính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra đ-

ợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu trên

2 Các phơng pháp thu thập thông tin của hệ thống quản lí.

2.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhấtdùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử

lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu

Phỏng vấn thờng đợc thực hiện theo các bớc sau:

- Chuẩn bị phỏng vấn

- Tiến hành phỏng vấn

2.2 Nghiên cứu tài liệu.

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức Thông tin trêngiấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức

2.3 Sử dụng phiếu điều tra.

Khi cần phải lấy thông tin từ một só lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa

lý rộng thì ding tới phiếu diều tra

Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án Cụ thể là: Phải xác định

đ Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ đợc thực hiện và khẳng

định những lợi ích kèm theo

3.2 Phân tích hệ thống quản lí thông tin (Quản lí Bán Hàng)

(chiếm 25% khối lợng công việc).

Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ nh:

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Business Function Diagram : BFD )

Để xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải đợc tiến hành bởi hệ thống dự địnhxây dựng Bớc này để:

* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

* Giúp tăng cờng cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống

* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

- Sơ đồ dòng dữ liệu ( Data Flow Diagram : DFD ) :

Giúp ta xem xét 1 cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện các chứcnăng đã đợc nêu trên

- Mô hình thực thể quan hệ

- Mô hình quan hệ.

Từ đó tiến hành xây dựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới

3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lợng công việc ).

Thiết kế hệ thống một cách tổng thể.

- Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ phậnnào xử lý thủ công

- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

Thiết kế chi tiết.

- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tính

- Xác định và phân phối thông tin đầu ra

- Thiết kế phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy

3.4 Cài đặt hệ thống mới ( chiếm 15% khối lợng công việc ).

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử dụng

- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hớng dẫn, đào tạo ngời sử dụngtrong hệ thống mới.

II Thiết kế hệ thống thông tin ( Hệ thống quản lí bán hàng)

1 Giai đoạn phân tích hệ thống.

Trong giai đoạn nay chúng ta sử dụng các công cụ chủ yếu sau:

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram)

- Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)

- Mô hình dữ liệu ( Data Mode )

- Mô hình quan hệ ( Relation Mode)

1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD).

Mục đích của BFD: Tăng cờng cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống

và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức Giúp xác định phạm

vi hệ thống cần phân tích

Một BFD đầy đủ gồm:

-Tên chức năng

-Mô tả có tính chất tờng thuật

-Đầu vào của chức năng

-Đầu ra của chức năng

-Các sự kiện gây ra sự thay đổi

Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở

đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý Tất cảcác chức năng đó đều quan trọng và cần đợc xử lý nh nhau nh một phần của cùng mộtcấu trúc

1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD ).

Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích

- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với ngời phân tích và ngờidùng

- Tài liệu: Đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố là

đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu

- Phân tích DFD: Để xác định yêu cầu của ngời sử dụng

- Thiết kế: Phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh hoạ các phơng án cho nhà

Ví dụ:

Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tơngứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổsung lẫn nhau

- Dòng dữ liệu: Là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình Nó đợc

chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu Mũi tên chỉ ra hớngcủa dòng thông tin

Ví dụ: Dòng thông tin về cơ sở hành chính

- Kho dữ liệu: Bên trong là tên kho

Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD biểu diễn cho thông tin cần đợc lu trữ trong 1khoảng thời gian Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng

đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu

Tên của tác nhân ngoài đợc ghi trong khối, thờng là một danh từ.

Tác nhân trong:

Là khối biểu thị một tiến trình bên trong của hệ thống nhng đợc mô tả ở trangkhác của sơ đồ DFD

Tên của tác nhân trong đợc ghi trong khối và thờng gồm động từ + danh từ

Cả tác nhân ngoài và tác nhân trong đều có thể sử dụng nhiều lần

1.3 Mô hình dữ liệu.

Phân tích dữ liệu là một phơng pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có íchcho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéonhau giữa chúng Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ đợc lu trữ một lầntrong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chơng trình nào bởinhiều ngời sử dụng khác nhau

Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu:

- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng

- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống

Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :

- Thuộc tính: là đặc trng của thực thể Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể,

còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể Có 3 loại thuộc tínhnh:

+ Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phépxác định duy nhất một thực thể

+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộctính mô tả Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng

Ví dụ: Với thực thể Danh mục hàng ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) thì:

* Thuộc tính Mahang là khoá

* Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả

+ Thuộc tính kết nối: là thuộc tính đợc dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thựcthể này với một thực thể khác

- Thực thể: đợc hiểu là tập hợp các đối tợng cùng loại dới góc độ quan tâm của

nhà quản lý

Có hai loại thực thể:

- Thực thể tài nguyên: Chỉ mô tả mà không giao dịch.

Ví dụ: Danh mụcHàng ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia )

- Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch

Ví dụ nh quan hệ giữa dân tộc và cán bộ, một dân tộc có thể không có hay cónhiều cán bộ đang làm việc trong cơ quan

 NN: Liên kết Nhiều - Nhiều

Mỗi lần xuất của A tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngợc lại, nhiềumỗi lần xuất của B tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B

Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:

* Xác định các thuộc tính: Dựa trên 3 nguồn:

- Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu

- Những ngời sử dụng hệ thống hiện tại

- Xem xét các tài liệu sử dụng thờng xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu

* Xác định kiểu thực thể: Để có đợc kiểu thực thể ngời phân tíchphải chuẩn hoánhằm mục đích:

- Tối thiểu việc lặp lại

- Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp của ngời sử dụng

và dữ liệu đợc lu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn đơn giản và ổn định hơn Cấu trúcdữ liệu đợc chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản

2 Các qui tắc chuẩn hoá dữ liệu trong công tác quản lí:

 Chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

Chuẩn hoá mức một quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc chứa cácthuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành cácdanh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lí

Chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

Chuẩn hoá mức hai quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụthuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chức không chỉ phụ thuộc vào một phần củakhoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộchàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sự phụthuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tínhkia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau

- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xây dựng

- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép vàtránh d thừa

Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồtrực giác mô hình quan hệ Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra đợc từviệc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trng tốt nhất của cả hai

Hệ thống Trợ giúp

H ớng dẫn sử dụngGiới thiệu ch.trình

Thống kê tình hình bán hàng

Quản lý bán hàng

Quản lý danh mục Quản lý hoá đơn Tìm kiếm Thống kê và báo cáo

Thống kê hàng nhập

Thống kê danh mục

Hóa đơn thanh toán

Hóa đơn bán hàng

Phiếu nhập

Khách hàng

Hàng hóa

Hóa đơn thanh toán

Hóa đơn bán hàng

Cập nhật hang tồn

Phiếu nhập

KhoNhân viênKết thúc

Bảng kê phiếu nhập

Bảng kê phiếu thu

Sơ đồ tổng thể chức năng của quản lí hàng hoá:

Chơng III Cài đặt chơng trình quản lí bán hàng

( “SHOPMAN 2001 “) ’2001 “)

Chơng trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ đợc cài đặt và đa vào sử dụng

Chơng trình quản lí hàng hoá đợc sử dụng ở đây là phần mềm:

“SHOPMAN’2001 “ (Chửụng trỡnh chaùy treõn ACCESS 2000)

Teõn ngửụứi sửỷ duùng: Dolsoft Maọt khaồu truy caọp: 8443522.

I Moõ taỷ chửực naờng Shopman’2001:

1 Moõ taỷ heọ thoỏng:

Shopman’2001 laứ heọ thoỏng tin hoùc quaỷn lyự haứng hoựa, coự theồ duứng cho caực moõ hỡnh kinh doanh nhoỷ vaứ vửứa Shopman’2001 goàm coự caực chửực naờng chớnh nhử sau:

 Quaỷn lyự haứng hoựa:

- Quaỷn lyự haứng hoựa phaõn phoỏi taùi caực ủaùi lyự vaứ caực kho thoõng qua caực phieỏuxuaỏt nhaọp vaọt tử haứng hoựa (caực kho cuỷa Coõng ty – “C” vaứ caực kho cuỷa caựcủaùi lyự - “D”)

- Thửùc hieọn luoõn chửực naờng baựn haứng (phieỏu xuaỏt kho kieõm phieỏu baựn haứng)

- Laọp baựo caựo tửực thụứi hoaởc ủũnh kyứ theo thaựng veà khoỏi lửụùng vaứ giaự trũ haứngtoàn ụỷ tửứng kho hoaởc tửứng ủaùi lyự (coự theồ theo tửứng maởt haứng)

 Quaỷn lyự thu chi tieàn maởt:

- Quaỷn lyự thu chi tieàn maởt theo tửứng nhoựm thu chi do ngửụứi sửỷ duùng tửù ủũnhnghúa

- Coự khaỷ naờng khai baựo caực phieỏu lieõn quan ủeỏn coõng nụù ủeồ theo doừi coõng nụùcuỷa tửứng ủoỏi taực

- Laọp baựo caựo tửực thụứi vaứ ủũnh kyứ theo thaựng veà toàn quyừ vaứ chi tieỏt thu chi(quy veà moọt loaùi ủoàng tieàn ủeồ theo doừi - VNẹ)

 Quaỷn lyự coõng nụù:

- Thông qua các nghiệp vụ xuất nhập và bán hàng cùng các phiếu thu chi theođối tượng chức năng thteo dõi công nợ tự động tính toán và in ấn các báo cáochi tiết cũng như tổng hợp công nợ theo khách hàng.

2 Tính năng đặc biệt:

 Chương trình có thể chạy trên mạng hoặc trên máy đơn

 Chương trình gọn nhẹ giúp cho người sử dụng nhanh chóng sử dụng được hệ thống

 ShopMan chạy trên nền Access’2000 hoặc Access’97

II Hướng dẫn cài đặt:

Khi cài đặt ta tiến hành như sau:

Có đĩa chương trình cài đặt( màn hình chương trình như - ( hình1)) cho điã chương trình vào ổ CD ROM sau đó bật ổ CD đó lên

( hình1)

Sau đó chúng ta chọn phần cài đặt “setup.exe” để cài đặt Chọn next  next

 Yes Chấp nhận cài đặt

Sau đó đăng kí tên công ty, cơ quan, hoặc cửa hàng mà bạn cần quản lí Việc này thực hiện chỉ trong chốc lát là ta có thể cài đặt hoàn chỉnh

Với giao diện như sau: ( hình 2)

( hình 2)Sau khi đăng kí tên ( tại phần Company) song chọn next  tại đây bạn chọn

dạng cơ sở dữ liệu mà chương trình quản lí bán hàng “SHOP MAN “ chạy trên nó

Ta có thể chọn chạy trên Access 97 hoặc Access 2000 hoặc là chọn cho chương trình quản lí bán hàng này chạy trên cả hai loại chương trình sau khi chọn song ta chọn next  next  khi đó chương trình tự động cài đặt

Sau khi cạu đặt song giao diện chương trình xuất hiện menu shopcut trên nền màn hình destop

như hình sau:

và chương trình tự động cập nhật vào chương trình Access 2000 và chạy

Như vậy đã hoàn thành bước cài đặt chương trình quản lí bán hàng SHOPMAN 2002

III Hướng dẫn sử dụng:

1 Khởi động hệ thống:

Nhắp đúp trỏ chuột vào biểu tượng của hệ thống trên màn hình Desktop,NSD phải khai báo tên và mật khẩu truy cập hệ thống, sau đó xuất hiện của sổnhư sau: (hình 3)

(Hình 3)

2 Khởi động dữ liệu ban đầu và truy cập các chức năng của chương trình

Để hệ thống có thể hoạt động được ta phải thực hiện các bước cơ bản như sau

theo tuần tự: Chọn nút lệnh Danh mục, ( nút thứ 4 trong màn hình chính tính từ trái sang phải) cửa sổ như sau xuất hiện: (hình 4)

(hình 4)

Chọn nút lệnh Nhân viên, cửa sổ như sau xuất hiện, tại đây ta nhập mã số cho

tõng nhân viên, họ tên, địa chỉ cho nhân viên:(hình 5)

(hình 5)Trong cửa sổ này có 3 cột:

- Mã số nhân viên: Mỗi nhân viên truy cập hệ thống có mã số riêng gồm 3 kýtự (nên dùng ký tự đầu của Họ, Đệm, Tên)

- Tên nhân viên: họ tên đầy đủ của nhân viên (người sử dụng)

- Địa chỉ: Địa chỉ của người sử dụng

 Thêm người sử dụng mới: Chọn nút Mới (hoặc Alt+M) và nhập thông tin vào cho

dòng trắng xuất hiện trên màn hình, sau đó chọn nút Ok để ghi vào hệ thống.

 Xóa người sử dụng cũ: Nhắp chuột vào nút chọn dòng dữ liệu ở đầu dòng (có

dấu mũi tên sang phải) để ấn định người sử dụng cần xóa, Chọn nút Xóa (hoặc Alt+X), cửa sổ mới xuất hiện, nếu muốn xóa gõ phím F8, còn nếu không thực hiện xóa nữa chọn nút Thôi.

 Sửa thông tin về người sử dụng cũ: Nhắp chuột vào nút chọn dòng dữ liệu ởđầu dòng (có dấu mũi tên sang phải) để ấn định người sử dụng cần sửa Chọn

nút Sửa (hoặc Alt+S) và nhập thông tin vào cho thông tin cần sử trên màn hình, sau đó chọn nút Ok để ghi vào hệ thống Trong trường hợp muốn dùng lại thông tin cũ, gõ phím Esc trước khi chọn Ok.

 In danh sách người sử dụng: Nhắp chuột vào nút In Trước khi in bảng in sẽhiện lên màn hình Muốn in ra máy in, chọn File / Print để in

 Kết thúc truy xuất danh sách nhân viên: chọn nút Ra

 Nhập đầy đủ và toàn bộ các thông tin cho từng bộ danh mục:

Từ cửa sổ chính chọn Danh mục, cửa sổ con xuất hiện tiếp, chọn Danh mục,

cửa sổ như sau xuất hiện, cho phép làm việc với 5 danh mục như hình sau: (hình6)

(hình6)Phương pháp cập nhật thông tin cho các danh mục tương tự như nêu trong phầncập nhật danh mục nhân viên đã nêu ở trên.

- Danh mục kho:

Các thông tin gồm có: (hình 7)

(hình 7)Mã kho: gồm 3 ký tự (1 ký tự và 2 ký số)

Tên kho và địa chỉ, Loại: C – kho thuộc Công ty, D – đại lý

- Danh mục khách: ( hình 8)

(hình 8)Các thông tin gồm có:

Mã khách: gồm 5 ký tự (3 ký tự và 2 ký số)

Tên khách – cơ quan

Địa chỉ

Điện thoại - Fax

Nhóm: C – thuộc Công ty, N – Ngoài công ty

- Danh mục chi phí: ( hình 9)

(hình 9)Mã chi phí: Gồm 3 ký tựDiễn giải nhóm chi phí

Người sử dụng có thể tự động xây dựng cho mình các nhóm chi phí để táchthông tin trong báo cáo cho dễ quản lý

- Danh mục Hàng hóa, Thông tin gồm:

Mã hàng hóa: gồm 6 ký tự ( 3 ký tự chữ và 3 ký tự số)

Tên hàng hóa

Quy cách

Đơn vị tính: (hình 10)

(hình 10)

- Danh mục nhân viên: Như đã nêu tại phần trên

 Khởi động dữ liệu tồn kho – tồn đại lý:

Để hệ thống có thể làm việc chính xác, người sử dụng phải cung cấp chínhxác dữ liệu tồn kho hàng và giá trị của chúng Trong hệ thống này giá trị xuất kho

tính theo giá bình quân gia quyền( giá tính theo công thức đơn giá bình quân gia

quyền) Giá bình quân tính chung cho toàn bộ các kho và các đại lý.

Để cập nhật tồn kho, từ cửa sổ chính: ( hình 11)

( Hình 11)Chọn vào nút lệnh đầu tiên từ bên trái sang (hàng hóa), cửa sổ như sau tiếptục xuất hiện: (hình 12)

(Hình 12)Trong cửa sổ này, nhập thông tin tháng, năm mà ta muốn nhập dữ liệu tồn khođầu kỳ

Chọn nút lệnh Tồn đầu để nhập tồn hàng cho từng kho hàng và đại lý Cửa sổ

như sau xuất hiện: (hình 13)

(hình 13)

Để chỉnh sửa, cập nhật… thông tin cho tồn kho, nhắp chuột vào nút lệnh Cập

nhật, nút sẽ đổi nội dung Xem Như vậy chúng ta đang ở trạng thái cho thể chỉnh

sửa được thông tin Chọn ô thông tin cần chỉnh sửa và trực tiếp sửa Để thêmthông tin mới, chọn dòng trắng cuối cùng và nhập thông tin vào Để xoá dong dữliệu có trong cửa sổ, chọn vào nút xám đầu dòng dữ liệu (gọi là nút chọn record),

sau đó gõ phím delete.

Để in thông tin tồn kho, nhắp chuột vào biểu tượng in góc trái phía dưới (cạnh

nút cập nhật).

Để di chuyển đến dòng dữ liệu cần thiết dùng thanh trượt dọc hoặc dùng cácnút di chuyển tại cuối cửa sổ như đã giới thiệu ở trên

Các thông tin đầu kỳ các tháng sau sẽ tự động phát sinh, người sử dụng khôngtự động chỉnh sửa vào tồn đầu kỳ các tháng sau Nếu có sai sót hãy xem lại chứngtừ và điều chỉnh từ chứng từ, hệ thống sẽ tính toán lại tồn kho

Chú ý: Tất cả các thao tác cho cửa sở này sẽ áp dụng cho hầu hết các cửa sổ

liên quan đến dữ liệu trong các phần sau

 Khởi động dữ liệu tồn quỹ:

Từ cửa sổ chính chọn Nghiệp vụ kinh doanh, xuất hiện cửa sổ như hình 2,chọn nút thứ 2 từ trái sang, xuất hiện cửa sổ như sau( hình 14)

(hình 14)

Nhập thông tin tháng, năm để thông báo cho hệ thống biết ta sẽ cập nhật tồnquỹ cho kỳ nào Chọn nút Tồn Quỹ, còn lại các thao tác thực hiện tương tự nhưcho tồn kho Tuy nhiên tồn quỹ cho 1 tháng chỉ có 1 dòng dữ liệu duy nhất Cácdữ liệu tồn quỹ các tháng kế hệ thống sẽ tự động phát sinh, người sử dụng chỉ nênxem tồn quỹ, tuyệt đối không sửa trực tiếp vào tồn quỹ các tháng kế (hình 15)

(hình 15)

 Khởi động dữ liệu tồn công nợ:

Từ cửa sổ chính chọn Công nợ, xuất hiện cửa sổ như sau( hình 16)

Tuỳ người sử dụng lựa chon từng chế độ phù hợp với mục quản lý công nợ Cóthể chọn theo số dư đầu kỳ, Hạng mục phát sinh của số dư cuối kỳ