Tìm hiểu và xây dựng chương trình quản lí khách sạn

Hệ thống quản lý khách sạn Để nâng cao hiệu suất kinh doanh phục vụ khách sạn, gần đây ban giám đốc khách sạn quyết định đầu tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn bằng máy tính.

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

nhuận cao với sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tintrong tổ chức vàhoạt động.Tại nước ta nghành Du Lịch có thể xem là nghành kinh doanh lâuđời Nhưng trong những năm gần đây, ngành Du Lịch mới thực sự phát triển

về quy mô cũng như ảnh hưởng của nó trong các lĩnh vực kinh tế xã hộingày càng được mở rộng Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tincho nghành Du Lịch nước ta còn hạn chế Trong bối cảnh đó, việc xây dựngchương trình quản lý khách sạn cho ngành Du Lịch là vô cùng cần thiếtnhằm nâng cao hiêu quả kinh doanh cũng như chất lượng phục vụ kháchhàng

Bài toán quản lý khách sạn đặt ra yêu cầu xây dựng một giải pháp côngnghệ thông tin khả thi, phù hợp về quy mô phát triển và khả năng đầu tư củakhách sạn vừa và nhỏ ở nước ta

Vì những lý do đã nêu ở trên, nhóm chúng tôi quyết định thực hiện đề

tài: “Tìm hiểu và xây dựng chương trình quản lý khách sạn” Việc

nghiên cứu tìm hiểu xây dựng đề tài này sẽ cung cấp những kiến thứcnghiệp vụ quản lý khách sạn hữu dụng nhằm giúp các bạn hiểu được ý nghĩacủa công tác quản lý khách sạn

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Văn Hùng đã tận tình hướngdẫn và giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài, cùng toàn thể quýthầy cô khoa Công nghệ thông tin trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố

Hồ Chí Minh Cơ Sơ Thái Bình đã tận tình chỉ bảo, truyền đạt những kiếnthức quý báu để chúng em làm hành trang vào đời

Chúng em xin chân thành cảm ơn tất cả bạn bè đã động viên và giúp đỡvượt qua những khó khăn để hoàn thành bài tiểu luận này

Đặt biệt, chúng con xin cảm ơn các bậc cha mẹ và những người thân đãhết lòng nuôi nấng dạy dỗ để chúng con có được ngày hôm nay Do còn hạnchế về nhiều mặt nên luận văn còn nhiều thiếu sót, chúng em kính mongquý thầy cô cùng bạn bè đóng góp ý kiến để chúng em có thể khắc phục,hoàn thiện hơn

Thái Bình, ngày 19 tháng 06 năm 2011

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

I MÔ TẢ BÀI TOÁN 5

II KHẢO SÁT 6

1 Đặc Tả Hoạt Động Hệ Thống Hiện Tại 6

2 Các loại hóa đơn chứng từ: 9

3 Nhận Xét: 10

4 Các yêu cầu chức năng của hệ thống: 11

III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 11

1 Mô Hình Nghiệp Vụ Của Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn 11

a) Mô Hình Phân Rã Chức Năng 11

2 Mô Hình Xử Lý 15

Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Ngữ Cảnh 15

a Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức 0 16

b Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức 1 17

3 Mô hình thực thể kết hợp: 21

4 Mô hình quan hệ 21

Phụ Lục: Công Cụ Microsoft Word 2007, Microsoft Visio 2003,

Microsoft Visual Studio 2010

Hệ thống quản lý khách sạn

Để nâng cao hiệu suất kinh doanh phục vụ khách sạn, gần đây ban giámđốc khách sạn quyết định đầu tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý kháchsạn bằng máy tính Sự hoạt động của khách sạn được mô tả như sau:

+ Khách sạn cung cấp các dịch vụ: Cho thuê phòng, đăng ký đặt phòng,các dịch vụ ăn uống, các phương tiện đi lại vv Bộ phận lễ tân sẽ giới thiệu,sắp xếp phòng cho khách theo yêu cầu và khả năng của khách sạn

+ Khách thực hiện thủ tục thuê phòng bao gồm:

- Giấy CMND hoặc hộ chiếu

- Mã số phòng thuê

- Thời gian dự định ở

+ Trong thời gian lưu lại ở khách sạn khách có thể được phục vụ các dịch

vụ Các dịch vụ này được thanh toán cùng với tiền thuê phòng khi khách rờikhách sạn

+ Thủ tục thanh toán được thực hiện khi khách rời khách sạn Hệ thốngđưa phiếu thanh toán tiền phòng và các dịch vụ cho khách

+ Hàng tháng ban quản lý thống kê tình hình kinh doanh của khách sạn.+ Ngoài ra hệ thống có thể tra cứu thông tin về phòng và khách tại bất cứthời điểm nào

1 Đặc Tả Hoạt Động Hệ Thống Hiện Tại

Khách sạn S07 là khách sạn hoạt động lâu năm Tuy nhiên, các khâutrong công tác quản lý và kinh doanh còn mang nặng tính chất thủ công Môhình hoạt động của hệ thông được mô tả qua các sơ đồ sau:

Ban Giám Đốc

Phòng Bảo VệPhòng Lễ Tân

Phòng Phục Vụ

 Ban Giám đốc Khách sạn: Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn,mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua ban giám đốc và ban giámđốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn.

cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách,nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu và giải đáp những thắc mắc củakhách

ninh trật tự trong khách sạn Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịutrách nhiệm về hệ thống ánh sáng

đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu

Xác định khả năng đápứng của khách sạnNhận yêu cầu đặt phòng

Hình 2: Quy trình bộ phận lễ tân nhận thuê phòng

Tổng hợp thông tin thuê

phòng

Nhận thông tin khách hàngLập thông tin thuê phòngTrả lời khách hàng

Xác nhận khả năng đáp ứngNhận yêu cầu thuê phòng

Từ chối

Hình 3: Quy trình cung cấp dich vụ.

Nhận yêu cầu trả phòng

Tổng hợp tình hình trả phòngNhận tiền thanh toán

Lập hóa đơnLưu thông tin trả phòngXác nhận thông tin trả phòng

PHIẾU THANH TOÁN TIỀN

Qui trình thủ công dựa trên sức người là chính đã bộc lộ những nhược điểm sau:

 Việc lưu trữ hồ sơ khách hàng cũng như các thông tin cần thiết trong côngtác thanh toán đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và chứng từ với

một số lượng lớn và lưu trữ trong nhiều năm, chính vì vậy gây ra nhiều khókhăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho người điềuhành với những biện pháp bảo quản và hình thức kiểm tra, kiểm kế phức

tạp

 Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp truyền thống, nếu có sai sót thì việcsửa chữa gặp nhiều khó khăn

 Tốn nhân lực

 Việc Đăng ký thuê phòng với số lượng lớn sẽ gây mất thời gian

Chính vì những nhược điểm nói trên và mục tiêu nâng cao chất lượng phục

vụ khách hàng và quản lý hiệu quả việc kinh doanh của khách sạn Hệthông quản lý khách sạn được xây dựng dựa trên nhu cầu tin học hóa côngviệc kinh doanh khách sạn S07

4 Các yêu cầu chức năng của hệ thống:

 Tự động hóa các chức năng: Tính toán, đặt phòng…nhằm tăng hiệu xuấttrong phục vụ khách hàng

 Cung cấp đầy đủ thông tin về khách sạn : Số phòng, loại phòng , các loạidịch vụ, khách hàng…

 Hệ thống tạo ra các báo cáo, phân tích hoạt động kinh doanh của kháchsạn

 Hệ thống quản lý hoạt động của khách hàng ngày vào, ngày ra, sử dụngloại dịch vụ, thanh toán

III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN.

1 Mô Hình Nghiệp Vụ Của Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn.

a) Mô Hình Phân Rã Chức Năng

 Quản Lý Tài Nguyên: Khách Sạn có các tài nguyên cần quản lý: phòng, loại

phòng, các tiện nghi( tivi, tủ lạnh, đầu kỹ thuật số…) Mỗi phòng thuộc một loạiphòng, các tiện nghi được trang bị theo từng phòng là khác nhau

Thông tin về phòng bao gồm: số phòng, loại phòng , giá phòng, tiện nghi, trạngthái( trống,đã đặt) …sẽ được đưa vào kho dữ liêu danh sách phòng Các tiệnnghi phải được phân loại và được nhân viên don dẹp phòng cập nhật thườngxuyên vào danh sách các tiện nghi trong khi khách còn ở

Quản lý Tài Nguyên

Quản lý Tài Nguyên

 Quản lý dịch vụ: Khách sạn cung cấp các dịch vụ: Giặt là, Ăn uống, Phương

tiện đi lại Đối với các dịch vụ ta có thể thêm, xóa, sửa thông tin về thựcđơn(món ăn giá tiền), về giá tiền giặt là các loại quần áo khác nhau,về giá cácloại phương tiện

 Quản Lý Đặt Phòng: Chó phép quản lý thông tin các cuộc đặt phòng của

khách.Thông tin về các cuộc đặt phòng bao gồm: Thông tin về khách(tên,CMND, giới tính, địa chỉ, SDT, Số Người),Thông tin đặt phòng (số phòng,loại phòng, ngày đến, giờ đến, ngày đi)

 Quản lý khách: Khách có đặt trước: Nhân viên lễ tân tra cứu thông tin về cuộcđặt phòng của khách, xác nhân và lưu thông tin của khách vào cơ sở dư liệukhách thuê phòng Khách không đặt trước : Nhân viên lễ tân truy vấn thông tin

về phòng trống, khách xác nhận thuê phòng, nhân viên lưu thông tin khách vào

cơ sở dữ liệu Khách Trả phòng được nhân hóa đơn của nhân viên thu ngân lễtân và thanh toán tiền Nhâ viên xác nhận lưu vào cơ sở dữ liệu và chuyển trạngthái phòng thành trỗng

Tiện NghiLoại Phòng

Phòng

Quản lý Dịch Vụ

Ăn UốngPhương Tiện Đi Lại

Quản lý Đặt Phòng

Quản Lý Khách

 Báo cáo:

Khách Trả PhòngKhách Không Đặt Trước

TÌM KIẾM

DOANH THU DỊCH VỤDOANH THU PHÒNG

2 Mô Hình Xử Lý

Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Ngữ Cảnh

HỆ THỐNG QUẢN

LÝ KHÁCH SẠN

Yêu câu nhận phòng Trả lời yêu cầu nhân phòng Yêu câu dịch vụ Trả lời yêu cầu dịch vụ Yêu cầu trả phòng

Hóa đơn thanh toán Yêu cầu báo cáo

Báo cáo Yêu cầu cập nhật thông tin tiên nghi Yêu cầu cập nhật thông tin phòng Yêu cầu cập nhật thông tin khách Yêu cầu cập nhật thông tin dịch vụ

Yêu cầu cập nhật thông tin loại phòng

a Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức 0.

1.0Quản lý đặt phòng

2.0Quản lý khách

3.0Quản lý tài nguyên

4.0Quản lý dịch vụ

5.0Lập Báo cáo

6.0Tìm kiếm

khách

Ban quản lý

S5S2

S3

S3

Dịch vụ Tiên nghi

DS phòng

DS phòng

S6 DS K đặt trước

Yêu câu đặt phòngTrả lời yêu cầu

khách Yêu câu thuê phòng

Yêu câu sử dụng dịch vụ

Trả lời yêu cầu

Trả lời yêu cầu

S3 DS phòngThông tin

Thông tinThông tin

Thông tin sử dụng

S4 DS KháchThông tin khách

S1 Hóa đơn

Thông tin

Thông tin

b Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức 1.

Biểu Đồ Quản lý đặt phòng.

1.2 Đặt phòng

1.1 Tìm kiếm khách

S3 DS phòng

S6 DS K đặt trước Thông tin đăt phòng

2.1.1 Tìm kiếm khách

S3 DS phòng

S6

DS K đặt trước Trả lời yêu cầu nhận phòng

2.2.2 Check in

2.2.1 Tìm kiếm khách

S3 DS phòng

Thông tin check in

S4

DS khách Thông tin nhận phòng

Yêu cầu thuê phòng

Thông tin khách Thông tin phòng bận

Phòng rỗi

Khách trả phòng.

2.3.3 Thanh toán

2.3.1 Tìm kiếm khách

S3 DS phòng

Hóa đơn tính tiền

Yêu cầu trả phòng

2.3.2 Check out Thông tin trả phòng

Thông tin phong rỗi Tiền thuê phòng

Tiền thanh toán

4.0 Quản lý dich vụ

Thông tin khách

Số tiền sử dụng dịch vụ

Quản lý dịch vụ.

4.0 Quản lý dịch vụ khách

S5 Dich vụ

Yêu cầu dịch vụ

Thông tin đặt phòng Trả lời yêu cầu dịch vụ

Quản lý tài nguyên:

3.3 Quản lý tiện nghi

3.2 Quản lý loại phòng

Ban quản lý

S5 dich vụ

Yêu cầu cập nhật Thông tin loại phòng

3.4 Quản lý dich vụ

Yêu cầu cập nhật Thông tin dịch vụ

Yêu cầu cập nhật Thông tin tiên nghi

3.1 Quản lý phòng

Yêu cầu cập nhật Thông tin phòng

Báo cáo

5.0 Lập báo cáo Ban quản lý

S5 Dich vụ

Yêu cầu lập báo cáo

Thông tin dịch vụ Danh sách các Báo cáo

Tiên nghi

DS Khách

Hóa đơn Khách đặt trước

Thông tin phòng

Thông tin loại phòng

Thông tin tiên nghi

Thông tin khách đặt trước

Doanh thu

Thông tin khách

Tìm kiếm:

6.0 Tìm kiếm Ban quản lý

S5 Dich vụ

Yêu cầu tìm kiếm

Thông tin dịch vụ Kết quả trả về

Tiên nghi

DS Khách

Hóa đơn Khách đặt trước

Thông tin phòng

Thông tin loại phòng

Thông tin tiên nghi

Thông tin khách đặt trước

Doanh thu

Thông tin khách

3 Mô hình thực thể kết hợp:

Dịch vụ Tiện nghi

Ngày thuê

4 Mô hình quan hệ

Tiện nghi

Mã tiện nghi Tên tiện nghi Trạng thái.

Giá

Khách

Mã khách Tên khách Đỉa chỉ CMND SĐT

Phòng

Mã phòng

Số phòng Giá

Dịch vụ

Mã dịch vụ Tên dịch vụ Trạng thái Giá

Thuộc

Sử dụng

Trang bị

Thanh toán

Null = No : Không cho phép nhân giá trị rỗng

PK: Khóa chính;FK: Khóa ngoại

Int: là kiểu Integer 4 bytes

Char: là kiểu character

Money: Kiểu dữ liệu tiền tệ 8 bytes

DateTime: kiểu dữ liệu ngày tháng 8 bytes

Nvarchar: kiểu dữ liệu Unicode

Bit: kiểu dữ liệu interger có giá trị 0 hay 1

LOẠI PHÒNG

TIỆN NGHI

CHI TIẾT DỊCH VỤ ĂN UỐNG

Tên

Trường

DỊCH VỤ CHI TIẾT DỊCH VỤ GIẶT LÀ

Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú

DỊCH VỤ CHI TIẾT DỊCH VỤ GỌI ĐIỆN THOẠI

Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú

Thời gian Int(4) No Số phút

NHÂN VIÊN

Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú

Địa chỉ Narchar(20) Yes

Giới tính Char(1) No O: Nam X: Nữ

Địa chỉ Nvarchar(20) Yes

Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú

Tiền.DVPT Money(8) No Tiền dịch vụ phương

tiện đi lại

Kết Luận

Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu công việc " Quản lý khách sạn "nhưng không sao tránh khỏi những thiếu sót Mong quý Thầy và các bạnđóng góp ý kiến để em rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu khi bướcvào cuộc sống mới

Quá trình khảo sát, phân tích - thiết kế và cài đặt bài toán quản lýkhách sạn cơ bản đã hoàn thành những công việc sau:

- Cập nhật, lưu trữ, thêm thông tin:

* Thông Tin phòng

* Thông Tin Tiện Nghi

* Thông tin Nhân Viên

* Thông Tin Dịch Vụ

- Quản Lý:

* Đặt Phòng

* Sử Dụng Dịch Vụ

* Khách

- Báo Cáo:

* Hóa Đơn Thanh Toán Dịch Vụ

* Thông Kê Doanh Thu

- Tra cứu:

* Thông tin khách hàng

* Thông tin PhòngBài toán được thiết kế và cài đặt bằng ngôn ngữ Visual C# chophép chạy trên môi trường Windows do đó kế thừa được những tínhnăng mạnh của Windows như:

- Cho một giao diện thân thiện với người sử dụng

- Chạy theo chế độ đa nhiệm

- In ấn nhanh chóng và thuận lợi

Bài toán quản lý khách sạn này chủ yếu là áp dụng với khách sạn cóquy mô tương đối nhỏ, do đặc thù của mỗi khách sạn nên công tác quản lývới mỗi khách sạn là khác nhau Ở đây chúng em chỉ tìm hiểu về công tácquản lý của khách sạn đơn giản

Do thời gian hạn chế và trình độ hiểu biết của bản thân chưa nhiều nênviệc phân tích thiết kế và cài đặt bài toán quản lý khách sạn chưa hoàn thiệnnhư một phần mềm quản lý Nó mang tính chất học hỏi, trao đổi và bắt đầulàm quen với thực tế Nhưng qua đợt thực tập này, em đã học hỏi được nhiềukinh nghiệm trong quá trình phân tích thiết kế và cài đặt một chương trìnhquản lý, đồng thời cũng bổ sung kiến thức cho bản thân

Em xin chân thành cảm ơn Thầy Lê Văn Hùng đã tận tình giúp đỡ để

em hoàn thành đồ án của mình Em cũng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới quýThầy Cô khoa Công nghệ thông tin trường Đại học Công Nghiệp Thành Phố

Hồ Chí Minh Tôi cảm ơn các bạn đã đóng góp ý kiến và động viên để tôihoàn thành đồ án này

Hướng phát triển

- Chương trình chỉ mới cho phép nhân viên trong khách sạn tiếp cận hệthống Nên hướng là cần phải phân quyền sử dung hệ thống cho khách có thểtiếp cận với hệ thống

- Mở rộng bài toán cho nhiều khách sạn riêng biệt

- Thống kê danh sách khách hàng theo khoảng thời gian nào đó

- Đưa ra doanh thu cho khách sạn trong khoảng thời gian nhất định

- Ngoài ra để chương trình được tối ưu hơn, ta có thể xây dựng thêm hệthống cung cấp thông tin về phòng, giá cả và cho phép đặt phòng qua mạng.(Hệ Thông Quản Lý Khách Sạn Tích Hợp Web)

Tài liệu tham khảo

 1 Giáo Trình " Phân tích thiết kế hệ thống thông tin", Trường ĐHCN