Phân tích và sử dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Các phơng pháp thu thập thông tin của hệ thống quản lí

Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý

- Xỏc định rừ cỏc bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng mỏy tớnh và bộ phận nào xử lý thủ công. - Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tính. - Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử dụng.

Giai đoạn phân tích hệ thống

Phân tích dữ liệu là một phơng pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (cỏc thực thể), và xỏc định rừ mối quan hệ bờn trong hoặc tham trỏ chộo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ đợc lu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chơng trình nào bởi nhiều ngời sử dụng khác nhau. Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B, nhng mỗi lần xuất hiện của B chỉ liên kết với một lần xuất hiện của A.

Các qui tắc chuẩn hoá dữ liệu trong công tác quản lí

* Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều. - Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp của ngời sử dụng và dữ liệu đợc lu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn đơn giản và ổn định hơn. Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra đợc từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trng tốt nhất của cả hai.

Mô tả chức năng Shopman’2001

- Quản lý thu chi tiền mặt theo từng nhóm thu chi do người sử dụng tự định nghóa. - Cú khả năng khai bỏo cỏc phiếu liờn quan đến cụng nợ để theo dừi cụng nợ của từng đối tác. - Lập báo cáo tức thời và định kỳ theo tháng về tồn quỹ và chi tiết thu chi (quy về một loại đồng tiền để theo dừi - VNĐ).

- Thông qua các nghiệp vụ xuất nhập và bán hàng cùng các phiếu thu chi theo đối tượng chức năng thteo dừi cụng nợ tự động tớnh toỏn và in ấn cỏc bỏo cỏo chi tiết cũng như tổng hợp công nợ theo khách hàng. • Chương trình gọn nhẹ giúp cho người sử dụng nhanh chóng sử dụng được hệ thoáng.

Hướng dẫn cài đặt

Sau khi đăng kí tên ( tại phần Company) song chọn next  tại đây bạn chọn dạng cơ sở dữ liệu mà chương trình quản lí bán hàng “SHOP MAN “ chạy trên nó. Ta có thể chọn chạy trên Access 97 hoặc Access 2000 hoặc là chọn cho chương trình quản lí bán hàng này chạy trên cả hai loại chương trình. Sau khi cạu đặt song giao diện chương trình xuất hiện menu shopcut trên nền màn hình destop.

Như vậy đã hoàn thành bước cài đặt chương trình quản lí bán hàng SHOPMAN 2002.

Hướng dẫn sử dụng

 Thêm người sử dụng mới: Chọn nút Mới (hoặc Alt+M) và nhập thông tin vào cho dòng trắng xuất hiện trên màn hình, sau đó chọn nút Ok để ghi vào hệ thống.  Xóa người sử dụng cũ: Nhắp chuột vào nút chọn dòng dữ liệu ở đầu dòng (có dấu mũi tên sang phải) để ấn định người sử dụng cần xóa, Chọn nút Xóa (hoặc Alt+X), cửa sổ mới xuất hiện, nếu muốn xúa gừ phớm F8, cũn nếu khụng thực hiện xóa nữa chọn nút Thôi.  Sửa thông tin về người sử dụng cũ: Nhắp chuột vào nút chọn dòng dữ liệu ở đầu dòng (có dấu mũi tên sang phải) để ấn định người sử dụng cần sửa.

Từ cửa sổ chính chọn Danh mục, cửa sổ con xuất hiện tiếp, chọn Danh mục, cửa sổ như sau xuất hiện, cho phép làm việc với 5 danh mục như hình sau: (hình 6). Các dữ liệu tồn quỹ các tháng kế hệ thống sẽ tự động phát sinh, người sử dụng chỉ nên xem tồn quỹ, tuyệt đối không sửa trực tiếp vào tồn quỹ các tháng kế. Các dữ liệu tồn công nợ các tháng kế hệ thống sẽ tự động phát sinh, người sử dụng chỉ nên xem tồn công nợ, tuyệt đối không sửa trực tiếp vào tồn công nợ các tháng kế.( hình 17).

Loại nhập: M – Mua hàng, T – Trả hàng (hàng do khách trả lại), C – Chuyển hàng sang kho khác (trong khi nhập dữ liệu thời gian đầu, người sử dụng có thể quan sát trong dòng trạng tại ở cuối màn hình, sẽ có thông báo phụ trợ) ( hình 20). Mã khách: tất cả các phiếu mua hàng, trả hàng đều coi như phiếu có liên quan đến công nợ, giải nợ sẽ thực hiện trong chức năng thu chi tiền mặt. Loại nhập: B – Bán hàng, T – Trả hàng (trả lại cho người cung cấp), C – Chuyển hàng sang kho khác (trong khi nhập liệu hãy quan sát xuống dòng trạng tại ở cuối màn hình để có thông báo hỗ trợ).

Trong cửa sổ 4 chọn nút lệnh Nhập kho ở bên phải của cửa sổ (phần báo cáo), dĩ nhiên ta phải thực hiện tính tồn kho xong thì báo cáo mới chính xác. Chú ý: Trường hợp các đại lý thực hiện bán được hàng sẽ cung cấp chứng từ về , người thao tác hệ thống sẽ làm một phiếu nhập chuyển từ đại lý về một kho trung gian (kho ảo, chỉ có trong danh mục nhưng không có thật trong thực tế). Chức năng phát sinh số dư cuối kỳ thực hiện tập hợp thông tin của các phiếu mua bán, trả hàng cùng các phiếu chi liên quan đến công nợ, sau đó tính toán công nợ theo từng đối tượng khách hàng.

Cập nhật các kho hàng

Sau khi nhập kho song, ngời nhập có thể xem mẫu phiếu xuất kho của mặt hàng đó nh thế nào, với mẫu phiếu nhập kho này bạn có thể nạp lên để duyệt và báo cáo thanh toán cho từng loại kho từng loại mặt hàng. Hàng nhập và xuất ta có thể báo cáo theo từng loại, có thể theo mã hàng, mã kho hàng, theo dạng module sau ( hình 35). Với cách báo cáo theo mã kho hàng nh sau: khi đó hàng hoá báo cáo có thể chọn từng loại kho hoặc tất cả các kho.

Hàng tổng hợp theo từng kho (ở trên là kho hàng “A02”), nó đa ra từng mã hàng, theo loại số chứng từ, ngày nhập chứng từ, diễn giải, với số lợng của hàng, đơn giá và thành tiền. Khi chọn báo cáo theo tổng hợp theo tất cả các loại mã hàng hiện có trong kho nhập, chơng trình sẽ đa ra tất cả các loại và tổng hợp theo số lợng, số tiền, số chứng từ,. Trong phần này chúng ta chọn theo từng phần, có thể theo mã hàng, mã kho và có thể chọn theo từng loại mã hàng, mã kho hay tổng hợp tất cả các mã hàng, mã kho.

Khi tổng hợp việc kinh doanh này, ngời lập báo cáo có thể báo cáo theo từng mã kho, mã hàng hoặc tất cả các mặt hàng, tất cả các kho hàng. • Chọn báo cáo theo tất cả các mã kho hàng hoặc từng mã kho hiện có trong kho hàng khi báo cáo tổng hợp cho việc kinh doanh. Khi cân đối chứng từ thu chi trong công tác bán hàng, ngời làm cân đối này có thể cập nhật hàng ngày, hoặc hàng tuần, hàng tháng, hàng quý,.

Báo cáo công nợ, mà chơng trình này đa ra mà chúng ta có thể làm báo cáo theo từng hạng mục, chi tiết, tổng hợp, việc báo cáo chi tiết này mà chơng trình đa ra rất chi tiết. Báo cáo công nợ theo từng khoản mà chúng ta cần báo cáo ở đây, giúp cho việc hoạch toán các chơng trình, giữa khoản thu và chi giữa các phiếu xuất kho và nhập hàng hoá vào kho. Tức là thông tin về công nợ của từng khách hàng cụ thể cũng đợc đa ra theo từng hạng mục mà khách hàng đã mau theo mã hàng hoá.

Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 3

Mô hình hệ thống thông tin quản lý 5

Các nguyên tắc đảm bảo trong quản lí thông tin 6

Các bớc xây dựng hệ thống quản lý 7

Thiết kế hệ thống thông tin ( Hệ thống quản lí bán hàng) 16

Phân tích hệ thống ở giai đoạn sơ lợc khách quan của chơng trình quản lí

Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp, cơ quan, xí nghiệp

Ba mô hình của hệ thống thông tin quản lý 9 7. Hiệu quả kinh tế của một hệ thống thông tin quản lý 10

Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống 14 2. Các phơng pháp thu thập thông tin của hệ thống quản lí 14

Các qui tắc chuẩn hoá dữ liệu trong công tác quản lí 21