III. Hửụựng daĩn sửỷ dúng:
3.Caọp nhaọt dửừ lieọu phaựt sinh vaứ thửùc hieọn baựo caựo:
a. Nghieọp vú haứng hoựa: ( hỡnh18)
( hỡnh 18)
- ẹeồ caọp nhaọt caực dửừ lieọu phaựt sinh nhaọp kho chón Nhaọp kho trong cuỷa soồ trẽn. Caựch thửực quan saựt dửừ lieọu vaứ chổnh sửỷa dửừ lieọu nhử ủaừ trỡnh baứy ụỷ caực phần trẽn. Tái cửỷa soồ nhaọp kho coự caực thõng tin cần chuự yự nhử sau:
Loái nhaọp: M – Mua haứng, T – Traỷ haứng (haứng do khaựch traỷ lái), C – Chuyeồn haứng sang kho khaực (trong khi nhaọp dửừ lieọu thụứi gian ủầu, ngửụứi sửỷ dúng coự theồ quan saựt trong doứng tráng tái ụỷ cuoỏi maứn hỡnh, seừ coự thõng baựo phú trụù) ( hỡnh 20). Tái múc naứy chuựng ta chón caực dáng kho cần nhaọp, soỏ chửựng tửứ cần nhaọp, tửứ ngaứy bao nhiẽu, vụựi maừ kho nhaọp, maừ kho chửựa, cuỷa tửứng khaựch haứng, theo tửứng khaựch haứng.
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
( hỡnh19)
Maừ kho xuaỏt: Chổ duứng khi thửùc hieọn nghieọp vú chuyeồn haứng tửứ kho naứy sang kho khaực. Caực trửụứng hụùp khaực boỷ troỏng.
Chuự yự: Neỏu boỷ troỏng trong õ Maừ kho xuaỏt cuỷa phieỏu nhaọp chuyeồn kho, thỡ phaỷi thửùc hieọn moọt phieỏu xuaỏt tửụng ủửụng (vụựi maừ kho nhaọp cuừng phaỷi boỷ troỏng). Neỏu khai baựo maừ kho xuaỏt tái phieỏu naứy heọ thoỏng seừ tửù phãn tớch ủửụùc vaứ khõng cần thửùc hieọn moọt phieỏu xuaỏt nhử vửứa noựi.
Maừ khaựch: taỏt caỷ caực phieỏu mua haứng, traỷ haứng ủều coi nhử phieỏu coự liẽn quan ủeỏn cõng nụù, giaỷi nụù seừ thửùc hieọn trong chửực naờng thu chi tiền maởt.
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
Coọt ẹụn giaự: trong trửụứng hụùp mua haứng, traỷ haứng baột buoọc nhaọp ủụn giaự. Caực trửụứng hụùp chyeồn kho heọ thoỏng seừ tửù tớnh giaự bỡnh quãn gia quyền ủeồ aựp cho phieỏu.
ẹeồ thửùc hieọn in phieỏu xuaỏt kho nhaộp chuoọt vaứo bieồu tửụùng in goực traựi phớa dửụựi cuỷa cửỷa soồ.
Chuự yự:
Trong trửụứng hụùp ủiều chổnh giaự trũ hoaởc soỏ lửụùng sau khi kieồm kẽ, xin ủaựnh daỏu kieồm vaứo õ ẹiều chổnh giaự trũ. Caực phieỏu ủều chổnh giaự trũ coọt soỏ lửụùng vaứ tiền coự theồ ủeồ giaự trũ 0 hoaởc khaực 0, coự theồ duứng caực giaự trũ ãm (-).
- ẹeồ caọp nhaọt caực dửừ lieọu phaựt sinh xuaỏt kho chón Xuaỏt kho trong cuỷa soồ trẽn liẽn quan ủeỏn haứng hoựa(hỡnh 4). Caựch thửực quan saựt dửừ lieọu vaứ chổnh sửỷa dửừ lieọu nhử ủaừ trỡnh baứy ụỷ caực phần trẽn. Tái cửỷa soồ Xuaỏt kho coự caực thõng tin cần chuự yự nhử sau:
Loái nhaọp: B – Baựn haứng, T – Traỷ haứng (traỷ lái cho ngửụứi cung caỏp), C – Chuyeồn haứng sang kho khaực (trong khi nhaọp lieọu haừy quan saựt xuoỏng doứng tráng tái ụỷ cuoỏi maứn hỡnh ủeồ coự thõng baựo hoĩ trụù)
Maừ kho nhaọp: Chổ duứng khi thửùc hieọn nghieọp vú chuyeồn haứng tửứ kho naứy sang kho khaực. Caực trửụứng hụùp khaực boỷ troỏng.
Chuự yự:
Neỏu boỷ troỏng trong õ Maừ kho nhaọp cuỷa phieỏu chuyeồn kho, thỡ phaỷi thửùc hieọn moọt phieỏu nhaọp tửụng ủửụng (vụựi maừ kho xuaỏt cuừng phaỷi boỷ troỏng). Neỏu khai baựo maừ kho nhaọp tái phieỏu xuaỏt naứy heọ thoỏng seừ tửù phãn tớch ủửụùc vaứ khõng cần thửùc hieọn moọt phieỏu nhaọp nhử vửứa noựi.
Maừ khaựch: taỏt caỷ caực phieỏu baựn haứng, traỷ haứng ủều coi nhử phieỏu coự liẽn quan ủeỏn cõng nụù, giaỷi nụù seừ thửùc hieọn trong chửực naờng thu chi tiền maởt.
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
Coọt ẹụn giaự: trong trửụứng hụùp baựn haứng, traỷ haứng baột buoọc nhaọp ủụn giaự. Caực trửụứng hụùp chyeồn kho heọ thoỏng seừ tửù tớnh giaự bỡnh quãn gia quyền ủeồ aựp cho phieỏu. ( hỡnh 21)
( hỡnh 20)
ẹeồ thửùc hieọn in phieỏu xuaỏt kho nhaộp chuoọt vaứo bieồu tửụùng in goực traựi phớa dửụựi cuỷa cửỷa soồ.
Chuự yự: Khõng duứng phieỏu xuaỏt ủeồ thửùc hieọn ủiều chổnh giaự trũ hoaởc soỏ lửụùng.
- Tớnh toaựn tồn kho haứng:
Khi ủaừ coự dửừ lieọu tồn kho, coự caực thõng tin về caực phieỏu nhaọp vaứ xuaỏt kho haứng hoựa, ta coự theồ thửùc hieọn tớnh tồn kho cho ủầu kyứ keỏ tieỏp. Chổ baống moọt nuựt chón Tớnh tồn trong cửỷa soồ hỡnh 4. Neỏu ủaừ tớnh rồi heọ thoỏng seừ hoỷi tớnh lái khõng? Trong mói trửụứng hụùp ta nẽn chón Yes. Chửực naờng naứy seừ tửù ủoọng keỏt hụùp tồn ủầu kyứ, phaựt sinh xuaỏt nhaọp trong kyứ ủeồ tớnh giaự xuaỏt bỡnh quãn gia quyền vaứ aựp giaự Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
cho caực phieỏu cần thieỏt trong kyứ, sau ủoự tớnh toaựn tồn kho vaứ phaựt sinh tồn ủầu kyứ cho thaựng keỏ tieỏp.
Chuự yự: Moĩi khi sửỷa ủoồi caực chửựng tửứ phaựt sinh trong kyứ seừ laứm cho keỏt quaỷ tớnh tồn kho trửụực ủoự maỏt chớnh xaực. Vaọy baột buoọc phaỷi tớnh lái tồn cuoỏi kyứ. Trửụứng hụùp chổnh sửỷa chửựng tửứ phaựt sinh trong mói nghieọp vú (thu chi – cõng nụù) ủều aỷnh hửụỷng gioỏng nhau, nẽn phaỷi nhụự thửùc hieọn tớnh lái.
- Thửùc hieọn caực loái baựo caựo liẽn quan ủeỏn haứng hoựa vaứ kho: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong cửỷa soồ hỡnh 4, chón caực nuựt bẽn phaỷi cửỷa soồ trong phần baựo ủeồ thửùc hieọn. Coự caực loái baựo caựo riẽng về Nhaọp, Xuaỏt, Xuaỏt Nhaọp Tồn vaứ baựo caựo keỏt quaỷ kinh doanh.
Thao taực thửùc hieọn baựo caựo raỏt ủụn giaỷn. Chuựng ta nghiẽn cửựu moọt trửụứng hụùp vaứ aựp dúng tửụng tửù cho nhửừng phần khaực.
Thửùc hieọn baựo caựo Nhaọp haứng:
Trong cửỷa soồ 4 chón nuựt leọnh Nhaọp kho ụỷ bẽn phaỷi cuỷa cửỷa soồ (phần baựo caựo), dú nhiẽn ta phaỷi thửùc hieọn tớnh tồn kho xong thỡ baựo caựo mụựi chớnh xaực.
Sau khi chón, moọt cửỷa soồ hoọi thoái xuaỏt hieọn(hỡnh 21)
(hỡnh 21)
Neỏu lần cuoỏi cuứng vửứa tớnh tồn kho, chón Yes (neỏu chửa tớnh tồn kho, chón No vaứ quay trụỷ ra tớnh lái tồn kho). Cửỷa soồ keỏ tieỏp xuaỏt hieọn: (hỡnh 22)
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
( hỡnh 22)
Muoỏn baựo caựo taọp hụùp theo kho haứng, ủaựnh daỏu vaứo õ kieồm Kho haứng (neỏu muoỏn nhoựm theo maừ haứng ủaựng daỏu vaứo õ kieồm Maừ haứng). Trong õ traộng coự daỏu “*” bẽn phaỷi cửỷa soồ, neỏu ủeồ nguyẽn daỏu *, toaứn boọ caực kho vaứ maừ haứng hoaự ủửụùc baựo caựo. Trong trửụứng hụùp muoỏn thửùc hieọn baựo caựo cú theồ cho kho naứo hoaởc maừ haứng naứo, ta chón tửứ commbo box. Neỏu khõng muoỏn thửùc hieọn baựo caựo, nhaộp chuoọt vaứo bieồu tửụùng ủoựng cửỷa soồ ủeồ trụỷ ra cửỷa soồ mửực ngoaứi. Sau khi khai baựo xong, nhaộp chuoọt vaứo nuựt Thửùc hieọn ủeồ thửùc hieọn baựo caựo. Trẽn maứn hỡnh seừ xuaỏt hieọn baựo caựo gioỏng nhử trang giaỏy.
Vớ dú nhử sau:
(hình 23)
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
Muoỏn in ra maựy in, chón trẽn menu File/Print. ẹeồ quay ra cửỷa soồ mửực ngoaứi, ủoựng cửỷa soồ trang in.
Chuự yự: Trửụứng hụùp caực ủái lyự thửùc hieọn baựn ủửụùc haứng seừ cung caỏp chửựng tửứ về , ngửụứi thao taực heọ thoỏng seừ laứm moọt phieỏu nhaọp chuyeồn tửứ ủái lyự về moọt kho trung gian (kho aỷo, chổ coự trong danh múc nhửng khõng coự thaọt trong thửùc teỏ). Sau ủoự tửứ kho trung gian laứm moọt phieỏu xuaỏt baựn cho khaựch haứng (maừ khaựch haứng laứ ủái lyự ủeồ theo doừi cõng nụù vụựi ủái lyự. Xin khõng nhầm laĩn giửừa maừ kho ủái lyự vụựi maừ khaựch ủái lyự).
• Nghieọp vú thu chi:Tửứ cửỷa soồ chớnh chón Thu Chi, ( hỡnh 24)
( hỡnh 24)
Chón vaứo nuựt thửự hai tửứ traựi sang. Cửỷa soồ sau xuaỏt hieọn( hỡnh 25)
( hỡnh 25)
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
- Caọp nhaọt caực phieỏu thu chi:
Nhaọp thaựng naờm vaứo 2 õ coự trẽn cửỷa soồ, chón vaứo nuựt Chửựng tửứ, cửỷa soồ sau xuaỏt hieọn: (hỡnh 26)
( hỡnh 26) Giaỷi thớch caực thõng tin trong cửỷa soồ:
Loái phieỏu: T – Thu, C – Chi
Maừ thu chi: Chón theo danh múc maứ ngửụứi sửỷ dúng ủaừ laọp ban ủầu.
Ô kieồm cõng nụù: Neỏu phieỏu liẽn quan ủeỏn cõng nụù, ủaựng daỏu vaứo õ kieồm. Maừ khaựch: ẹoỏi taực liẽn quan trong chửựng tửứ.
ẹụn vũ tiền nhử noựi bao ủầu laứ ẹồng Vieọt Nam.
Bỡnh thửụứng cửỷa soồ khõng cho pheựp ngửụứi sửỷ dúng chổnh sửỷa, ủeồ chổnh sửỷa nhaộp chuoọt vaứo nuựt Caọp nhaọt. ẹeồ xoaự moọt chửựng tửứ, nhaộp vaứo õ chón record vaứ goừ phớm Delete. Khi hoaứn thaứnh caọp nhaọt chón vaứo nuựt Xem.
- Xem tồn quyừ: Tửứ cửỷa soồ hỡnh 5, chón tồn quyừ ủeồ quan saựt.
- Tớnh tồn quyừ: Khi coự tồn quyừ ủầu kyứ, coự dửừ lieọu phaựt sinh trong kyứ, coự theồ thửùc hieọn tớnh tồn quyừ. Trong cửỷa soồ hỡnh 5, chón Tớnh tồn Quyừ. Heọ thoỏng seừ tửù ủoọng thửùc hieọn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
- Laọp baựo caựo: Sau khi tớnh tồn quyừ, coự theồ thửùc hieọn baựo caựo chi tieỏt caực phieỏu thu chi trong kyứ. Thao taực ủụn giaỷn nhử nẽu trong vớ dú cuỷa phần haứng hoựa.(hỡnh 27)
( hỡnh 27) • Nghieọp vú cõng nụù:
Tửứ cửỷa soồ chớnh chón Cõng nụù ( hỡnh16), cửỷa soồ nhử sau xuaỏt hieọn: Chón nuựt thửự 3 tửứ traựi sang. Cửỷa soồ sau xuaỏt hieọn:
Trửụực khi laứm baựo caựo cõng nụù, thửùc hieọn phaựt sinh soỏ dử cuoỏi kyứ, baờng caựch nhaộp chuoọt vaứo nuựt Phaựt sinh soỏ dử cuoỏi kyứ.
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
Chửực naờng phaựt sinh soỏ dử cuoỏi kyứ thửùc hieọn taọp hụùp thõng tin cuỷa caực phieỏu mua baựn, traỷ haứng cuứng caực phieỏu chi liẽn quan ủeỏn cõng nụù, sau ủoự tớnh toaựn cõng nụù theo tửứng ủoỏi tửụùng khaựch haứng. Keỏt quaỷ seừ tửù ủoọng phaựt sinh soỏ dửù cõng nụù cho ủầu kyứ thaựng keỏ tieỏp. Sau khi thửùc hieọn tớnh toaựn cõng nụù, ta coự theồ thửùc hieọn baựo caựo cõng nụù. Caực thao taực tửụng tửù nhử thửùc hieọn caực baựo caựo ụỷ phần trửụực.
• Trong phần baựo caựo cõng nụù chuựng ta thửùc hiẽn caực baựo caựo phaỷi theo moọt hửụựng cú theồ. Trửụực khi tieỏn haứnh laọp baựo caựo chuựng ta phaỷi tớnh phaựt sinh soỏ dử ủầu kyứ. Khi tieỏn haứnh tớnh toaựn seừ xuaỏt hieọn thõng baựo nhử sau: (hỡnh 28)
( hỡnh 28)
Thõng baựo naứy cho chuựng ta bieỏt quaự trỡnh tớnh toaựn ủaừ hoaứn taỏt vaứ bãy giụứ chuựng ta coự theồ laọp baựo caựo theo tửứng háng múc,maởt haứng cú theồ.
• Vieọc laọp baựo caựo trong phần cõng nụù naứy coự theồ giuựp ngửụứi laứm baựo caựo theo tửứng loái. Coự theồ baựo caựo chi tieỏt, toồng theồ cuỷa tửứng loái cú theồ. Tuyứ ngửụứi duứng lửùa chón ủeồ baựo caựo cuỷa mỡnh ủát keỏt quaỷ cao.
• Khi thửùc hieọn baựo caựo vụựi maứn hỡnh sau seỷ xuaỏt hieọn: ( hỡnh 29)
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
( hỡnh 29)
Tia cửỷa soồ naứy ngửụứi laọp baựo caựo coự theồ lửùa chón, coự theồ baựo caựo chi tieỏt, baựo caựo toồng theồ.
Phần baựo caựo chi tieỏt naứy ủửa ra chi tieỏt cú theồ tửứ loái chửựng tửứ, soỏ phaựt sinh, soỏ tiền khaựch haứng phaỷi thanh toaựn, soỏ thu, cuỷa tửứng kyứ moọt,..
Khi ủoự giuựp cho cõng vieọc baựo caựo thuaọn tieọn vaứ ớch lụùi hụn.
Vớ dú: Baựo caựo chi tieỏt nhử sau (detail) :
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
(hỡnh 30)
• Khi ngửụứi laọùp baựo caựo chón phần baựo caựo toồng hụùp cõng nụù cuỷa tửứng háng múc cú, tửứng kyứ, cuỷa tửứng háng toồng hụùp. (hỡnh 30)
Trong quá trình luân chuyển giữa các khâu hàng hố, đồng thời vừa cập nhật khách hàng vừa tính lại các kho hàng, tính số d đầu kỳ, cuối kỳ,..
Trần Quang Phúc *** Lớp th2b *** Trờng trung học TTCN Hà Nội ***
(hỡnh 31).