Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 6: Chu trình nghiệp vụ và chu trình thu phí, được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên nhận biết được các hoạt động trong mỗi chu trình; Biết cách tổ chức kế toán trong chu trình chi phí; Có khả năng xây dựng quy trình lập, luân chuyển chứng từ cho mỗi chu trình. Mời các bạn cùng tham khảo!
LOGO Chu trình nghiệp vụ Chu trình chi phí Chương 6 Mục tiêu chương Nhận biết hoạt động chu trình Biết cách tổ chức kế tốn chu trình chi phí Mục tiêu Có khả xây dựng quy trình lập, luân chuyển chứng từ cho chu trình Hiểu biết rủi ro thủ tục kiểm soát liên quan Chu trình chi phí Hoạt động dịng thơng tin chu trình Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Hoạt động kiểm sốt chu trình Chu trình chi phí Chu trình chi phí (hoặc chu trình chi tiêu) là tập hợp các hoạt động liên quan đến q trình mua hàng và thanh tốn với người bán Chu trình chi phí giao tiếp với các đối tượng và hệ thống bên ngồi sau: Nhà cung cấp Chu trình doanh thu, chu trình sản xuất, các bộ phận khác có u cầu . Hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho Hệ thống sổ cái và lập báo cáo Chu trình chi phí Sơ đồ dịng liệu khái qt chu trình chi phí Nhà cung cấp Ngân hàng Ghi sổ - lập báo cáo Chu trình doanh thu Chu trình Chi phí Chu trình sản xuất Kiểm soát HTK Các phận sử dụng Chu trình chi phí Hoạt động dịng thơng tin chu trình Quá trình mua hàng tốn tiền trải qua bốn hoạt động chính: • Nhận yêu cầu mua hàng từ phận, tìm kiếm người cung cấp đặt hàng • Nhận hàng bảo quản hàng mua • Ghi nhận nợ phải trả • Thanh tốn với người bán Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp, trình tự hoạt động thay đổi Chu trình chi phí Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình chi phí Kiểm sốt HTK Các phận sử dụng Đặt hàng 1.0 Chu trình sản xuất Nhà cung cấp Chu trình doanh thu Nhận bảo quản 2.0 Chấp nhận hóa đơn, theo dõi nợ 3.0 Kho hàng Ngân hàng HT ghi sổ lập báo cáo Thanh toán 4.0 Hoạt động dịng thơng tin chu trình Đặt hàng với người cung cấp Dòng liệu vào làm sở thực hoạt động: yêu cầu hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, tài sản cố định từ phận hay chu trình liên quan Yêu cầu phải đảm bảo xác, xác thực nội dung Có nội dung xử lý sau: 1.1 Nhận yêu cầu mua hàng 1.2 Tìm kiếm người bán đặt hàng Chu trình chi phí 3 Các hoạt động chu trình 1.0 Đặt mua hàng Chu trình DT Chu trình SX Hàng tồn kho Kiểm soát HTK Các BP sử dụng Nhận yêu cầu 1.1 Nhận hàng 2.0 Tìm người bán/Đặt hàng 1.2 Dữ liệu NCC Xử lý hoá đơn, theo dõi nợ 3.0 BP yêu cầu hàng Dữ liệu ĐĐH Nhà cung cấp Hoạt động dịng thơng tin chu trình Nhận bảo quản hàng hoá Trường hợp hàng đạt yêu cầu: hàng chấp nhận giao thủ kho quản lý giao phận sử dụng Trường hợp hàng không đạt yêu cầu từ chối nhận hàng có thoả thuận giảm giá, điều chỉnh lại hố đơn Có nội dung xử lý sau: 2.1 Đối chiếu hàng giao chấp nhận giao hàng 2.2 Chuyển hàng bảo quản hay sử dụng 10 Chứng từ thanh toán Là chứng từ lập kế hoạch thanh tốn cho 1 hoặc nhiều hóa đơn dự định thanh tốn cùng 1 thời điểm Sử dụng hệ thống Voucher system là thủ tục kiểm sốt thanh tốn và chi tiền rất hiệu quả (đặc biệt hưởng ưu đãi liên quan chính sách chiết khấu thanh tốn) Thường dùng trong đơn vị quy mơ lớn hoặc doanh nghiệp có quản lý nước ngồi 26 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Theo dõi chi tiết công nợ phải trả Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán Hệ thống voucher – hệ thống chứng từ tốn Hình thức kết hợp sổ chi tiết phải trả voucher 27 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Hệ thống báo cáo quản lý Báo cáo hoạt động kinh doanh Bảng kê hoạt động kinh doanh Báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh Báo cáo quản lý nguồn lực, đối tượng Bảng kê/danh mục đối tượng, nguồn lực Báo cáo tình trạng đối tượng, nguồn lực 28 Chu trình chi phí Hoạt động kiểm sốt chu trình Kiểm sốt hoạt động Kiểm sốt hệ thống thơng tin 29 Chu trình chi phí Mục tiêu kiểm sốt Kiểm soát nghiệp vụ Tất hoạt động chu trình xét duyệt Tất nghiệp vụ xét duyệt thực nhà cung cấp, mặt hàng, giá mua Bảo vệ hàng hóa tiền Các hoạt động hữu hiệu hiệu Kiểm sốt ghi nhận, xử lý thơng tin Ghi chép, nhập liệu đầy đủ nội dung hoạt động hợp lệ Ghi chép, nhập liệu xác hoạt động Cập nhật thơng tin nhà cung cấp, hàng hóa 30 Các hoạt động kiểm sốt Rủi ro Ảnh hưởng Hoạt động u cầu hàng hóa/dịch vụ Các u cầu mua hàng Phát sinh chi phí bởi người khơng có thẩm khơng đúng mục quyền, hoặc khơng xuất đích, phát từ nhu cần thực tế Lãng phí Thủ tục KS Xét duyệt YC mua hàng Đánh số trước, thứ tự các yêu cầu mua hàng Bảo quản các giấy YC hàng chưa sử dụng Hoạt động đặt hàng Đặt hàng cho yêu cầu Phát sinh chi phí YC hàng phải được xét mua hàng khơng hợp lệ duyệt Đặt hàng nhà cung cấp Mua hàng giá cao, Phân tích tình trạng NCC khơng hợp lệ, khơng đủ chất lượng kém Xét duyệt ĐĐH khả năng Lập và hạn chế tiếp cận Ds nhà cung cấp hợp lệ Đặt hàng sai mặt hàng, số Đình trệ kinh doanh Lập ctừ u cầu hàng lượng Các hoạt động kiểm sốt Rủi ro Hoạt động nhận hàng Ảnh hưởng Thủ tục KS Nhận hàng khơng đặt mua Phát sinh chi phí lưu trữ Đối chiếu ĐĐH khi nhận hàng tồn kho hàng Nhận sai mặt hàng,SL Mất hàng Thanh tốn cho mặt Lập chứng tù nhận hàng hàng khơng đúng Đối chiếu ĐĐH Mất TS, sổ sách kế tốn Quy định các cá nhân liên khơng chính xác quan Kiểm kê kho định kì Hoạt động nhận hóa đơn – ghi nhận nợ Hóa đơn khơng đúng nội Ghi nhận nợ sai, chi Phân chia trách nhiệm phí sai dung của NVụ ( SL, Đối chiếu HĐ, ĐĐH, giấy MH…), chấp nhận hóa đơn nhập hàng khống Mất các khoản ưu đãi do thanh tốn ko kịp thời Sai nợ phải trả, hàng Lập kế hoạch thanh tốn và hóa mua ghi chép hóa đơn theo ngày cần thanh tốn Các hoạt động kiểm sốt Rủi ro Hoạt động thanh tốn Ảnh hưởng Thanh tốn cho hàng chưa được nhận Mất tiền, chi phí tăng Khơng hưởng chiết khấu do thanh tốn khơng đúng thời điểm Thanh tốn 1 hóa đơn nhiều lần Tăng chi phí mua hàng Chi phí PS tăng Mất tiền Thủ tục KS Đối chiếu ĐĐH, PNH, HĐ trước khi xét dut thanh toan Lưuntrữ hóa đơn theo ngày thanh tốn Đánh dấu ctừ đã sử dụng Lưu ctừ thanh tốn cùng với hóa đơn Kiểm sốt nhập liệu Ghi nhận thanh tốn sai Nợ Ptrả khơng phản Kiểm sốt nhập liệu ánh chính xác Đối chiếu định kì với NCC Thanh tốn cho nhà CC Mất tiền khơng có thật Lập bộ chtừ thanh tốn Lập DS NCC thường xun Kiểm sốt hệ thống thơng tin Kiểm sốt chung Kiểm sốt chung chu trình chi phí đảm bảo kiểm sốt truy cập, sử dụng liệu, thơng tin, báo cáo Cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý hoạt động cho đối tượng thực – kiểm soát truy cập Trong viêc ghi nhận liệu cần tách biệt chức khai báo TK, đối tượng quản lý chi tiết với chức nhập liệu nội dung hoạt động Lưu trữ tạo tập tin dự phịng Thực mã hố (encrypt) liệu quan trọng, bí mật Báo cáo kiểm sốt giúp kiểm sốt hệ thống thơng tin 34 Kiểm sốt hệ thống thơng tin Kiểm soát nhập liệu Đảm bảo nội dung liệu ghi nhận đầy đủ, xác, hợp lệ vào hệ thống Xem bảng 6.2: thủ tục kiểm soát nhập liệu chu trình chi phí Xây dựng ma trận kiểm soát liệu nhập(input controls matrix) giúp người sử dụng nhìn rõ thủ tục kiểm sốt Xem bảng 6.3 35 Kiểm soát nhập liệu trong CTCP Tên chứng từ / dữ liệu nhập Yêu cầu mua hàng Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số DS lý h ạn đủ dấu định động liệu họ c Số yêu cầu X Ngày yêu cầu X X X X Ngày cần hàng X X X X Mã BP yêu cầu X X X X X Tên Bộ phận X X Địa chỉ giao X X Người duyệt X Mã hàng Tên hàng X Số lượng Đơn giá Thành tiền X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Kiểm soát nhập liệu trong CTCP Tên chứng từ / dữ liệu nhập Đơn đặt hàng mua Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự DS lý hạn đủ dấu định động liệu Số ĐĐH Ngày ĐH Mã nhà NCC Tên nhà CC Ngày cần hàng Địa chỉ giao Người duyệt Số YC hàng Điều khoản TT Mã hàng, tên hàng, SL, đơn giá, thành tiền Tương tự như giấy yêu cầu hàng Kiểu dữ Ktra số học Kiểm soát nhập liệu trong CTCP Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Giấy nhận hàng, Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự phiếu NK DS lý hạn đủ dấu định động liệu Số phiếu Ngày lập ĐĐH Mã kho hàng Tên kho Người nhận/ thủ kho Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Kiểu dữ Ktra số h ọc Kiểm sốt nhập liệu trong CTCP Tên chứng từ / dữ liệu nhập Hóa đơn BH Số Hóa đơn Ngày Hóa đơn Nhà CC Tên NCC Số ĐĐH Số phiếu Nkho TK Nợ/Có Một số thủ tục kiểm sốt nhập liệu Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự DS lý hạn đủ dấu định động liệu Kiểu dữ Ktra số học Kiểm sốt nhập liệu trong CTCP Tên chứng từ / dữ liệu nhập Phiếu chi Số phiếu Ngày Ctừ Nhà CC Tên NCC Số Hđơn Số tiền nợ Số tiền TT TK Nợ/Có Một số thủ tục kiểm sốt nhập liệu Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự DS lý hạn đủ dấu định động liệu Kiểu dữ Ktra số học ... nợ 3.2 Xử lý toán 4.0 Hệ thống ghi sổ 13 Hoạt động dịng thơng tin chu trình Hoạt động tốn Có nội dung xử lý sau: 4.1 Lập chứng từ xét duyệt toán 4.2 Thanh toán Thủ tục: ? ?Kế toán phải trả... doanh nghiệp có quản lý nước ngồi 26 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Theo dõi chi tiết cơng nợ phải trả ? ?Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán ? ?Hệ thống voucher – hệ thống chứng từ tốn Hình thức kết hợp sổ chi tiết... hàng Hệ thống ghi sổ 15 Thanh toán/ tiền Chu trình chi phí Tổ chức kế tốn chu trình chi phí u cầu quản lý nhu cầu thơng tin chu trình Tổ chức thu thập, lưu trữ luân chuyển liệu, thông tin