Giới thiệu về chu trình chi phí theo phương pháp thủ công
Khái niệm
Chu trình chi phí bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt động mua và thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ
Chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công là quá trình ghi sổ và xử lý các nghiệp vụ kế toán do con người thực hiện trực tiếp, mà không sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ.
Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí đó là
1 Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết.
3 Xác định nghĩa vụ thanh toán.
Mục đích và chức năng
Mục tiêu chính của chu trình chi phí là giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc thu mua và duy trì hàng tồn kho, nguồn dự trữ cũng như dịch vụ phục vụ nhu cầu hoạt động của tổ chức Để đạt được mục tiêu này, nhà quản trị cần đưa ra những quyết định chiến lược phù hợp.
Mức hàng tồn kho và nguồn dự trữ tối ưu là bao nhiêu?
Nhà cung cấp nào có hàng hóa, dịch vụ đạt chất lượng và giá cả tốt nhất?
Bảo quản hàng tồn kho ở đâu?
Làm thế nào để củng cố việc mua hàng để đạt được mức giá tối ưu?
Có cần phải sẵn tiền mặt trả cho nhà cung cấp để được hưởng chiết khấu?
Quản lý việc thanh toán cho nhà cung cấp như thế nào để tối đa hóa dòng tiền?
Quản lý hiệu quả chu trình chi phí đòi hỏi chức năng giám sát và đánh giá tác dụng, đồng thời cần truy cập dễ dàng vào dữ liệu chi tiết về nguồn lực sử dụng, các sự kiện ảnh hưởng và các đối tượng tham gia Để hỗ trợ ra quyết định, dữ liệu cần phải chính xác, đáng tin cậy và kịp thời.
Ba chức năng cơ bản của hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí:
Ghi nhận và xử lý dữ liệu về các hoạt động kinh doanh
Lưu trữ và tổ chức dữ liệu để trợ giúp việc ra quyết định.
Kiểm soát để chắc chắn tính đáng tin cậy của dữ liệu và bảo vệ các nguồn lực của tổ chức.
Đối tượng cung cấp thông tin
- Đối với chu trình chi phí, đối tượng bên ngoài cung cấp thông tin đầu vào cho chu trình là nhà cung cấp
Chu trình chi phí trong nội bộ nhận thông tin từ chu trình doanh thu và sản xuất, cùng với các bộ phận quản lý hàng tồn kho, nhằm xác định nhu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu Khi hàng hóa và dịch vụ được tiếp nhận, dữ liệu chi phí được ghi nhận Thông tin về chi phí sau đó được chuyển đến sổ kế toán tổng hợp và phản ánh trên báo cáo tài chính cũng như các báo cáo quản trị khác.
Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công
Trong chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công, người ta thường sử dụng một số chứng từ như sau:
Phiếu yêu cầu mua hàng là chứng từ quan trọng được các bộ phận trong doanh nghiệp lập ra khi cần hàng hóa hoặc dịch vụ Phiếu này bao gồm thông tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng và thời gian nhận hàng Sau khi hoàn thành, yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng và cần sự chấp thuận từ người quản lý của bộ phận yêu cầu.
Đơn đặt hàng là chứng từ quan trọng do bộ phận mua hàng lập ra, xác định yêu cầu của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng, cũng như các yêu cầu thanh toán Khi nhà cung cấp chấp thuận đơn đặt hàng, nó sẽ trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên.
Phiếu nhập kho, hay còn gọi là báo cáo nhận hàng, là chứng từ do bộ phận nhận hàng lập để ghi nhận số lượng, chất lượng và quy cách hàng hóa thực tế nhận được Dữ liệu từ phiếu này được sử dụng làm căn cứ để tăng Tài khoản hàng tồn kho, đồng thời thông tin về hàng nhận sẽ được chuyển đến các bộ phận liên quan như kế toán mua hàng và kho hàng.
Phiếu đóng gói (packing list)
Phiếu đóng gói hàng hóa là tài liệu quan trọng liệt kê chi tiết các mặt hàng và loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng cụ thể Được lập bởi nhà cung cấp trong quá trình đóng gói, phiếu này giúp thuận tiện cho việc kiểm đếm và quản lý hàng hóa hiệu quả.
Hóa đơn mua hàng là chứng từ quan trọng xác định quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao cho người mua, đồng thời ghi nhận nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán.
Chứng từ thanh toán, hay còn gọi là voucher, là tài liệu quan trọng trong hệ thống thanh toán theo chứng từ Nó được sử dụng để ghi nhận thông tin liên quan đến khoản thanh toán cho một hóa đơn cụ thể.
Chứng từ trả lại hàng mua (debit memo) là tài liệu do bộ phận mua hàng lập ra khi hàng hóa không đáp ứng yêu cầu và cần được trả lại cho người bán Chứng từ này phải ghi rõ thông tin về mặt hàng, số lượng, giá đơn vị và tổng số tiền của hàng hóa bị trả lại.
Check hoặc phiếu chi Đây là chứng từ được lập ra khi tiến hành thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Khi doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu và hàng hóa từ nước ngoài, số lượng và loại chứng từ trong quy trình chi phí trở nên đa dạng và phức tạp Bộ chứng từ nhập khẩu thường bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau.
Các chứng từ tài chính: được sử dụng trong thanh toán, bao gồm: hối phiếu, lệnh phiếu, séc và các phương tiện thanh toán tương tự.
Các chứng từ thương mại:
Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
Chứng từ bảo hiểm (insurance policy)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality)
Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity)
Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight)
Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)
Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate)
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate)
Giấy chứng nhận khử trùng (fumigation certificate)
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công
Đặt mua hàng hóa và dịch vụ (sau đây sẽ gọi tắt là “Đặt hàng”)
Hoạt động đặt mua hàng là bước quan trọng đầu tiên trong chu trình chi phí, nơi doanh nghiệp phải quyết định mặt hàng cần mua, thời điểm và số lượng mua, cũng như lựa chọn nhà cung cấp Nếu quản lý hàng tồn kho kém, doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề nghiêm trọng, chẳng hạn như thông tin đặt hàng không chính xác, dẫn đến thiếu nguyên liệu dự trữ và gây gián đoạn trong sản xuất.
Trong hoạt động đầu tiên của chu trình chi phí “Đặt hàng” sẽ được khởi đầu từ
Yêu cầu mua hàng hoá hoặc vật tư thường được kích hoạt bởi chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bởi nhân viên khi họ phát hiện thiếu hụt nguyên liệu, công cụ trong quá trình sản xuất Tại các công ty nhỏ, nhân viên cần theo dõi mức tồn kho để kịp thời đặt hàng bổ sung Ngay cả trong các công ty lớn, việc yêu cầu cung cấp văn phòng phẩm như giấy photo và bút chì cũng thường do nhân viên sử dụng phát hiện khi dự trữ giảm Nhu cầu mua hàng hoá hoặc vật tư dẫn đến việc tạo ra Phiếu yêu cầu.
Được lập bởi các bộ phận trong DN khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ.
Phiếu yêu cầu cần trình bày rõ chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, thời gian nhận hàng và địa điểm giao hàng Ngoài ra, phiếu này phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu.
Phiếu yêu cầu được gửi về:
Người chấp nhận đơn đặt hàng này chỉ ra mã phòng ban và số hiệu tài khoản để tính chi phí
Trong quá trình yêu cầu mua hàng có thể xảy ra những nguy cơ sau:
Nguy cơ 1: Thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức
Thiếu hàng có thể dẫn đến mất doanh thu, trong khi tồn kho quá mức làm tăng chi phí lưu trữ không cần thiết Để giảm thiểu những rủi ro này, các công ty cần thiết lập hệ thống kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ, bao gồm việc thực hiện kiểm kê thường xuyên để đảm bảo hàng hóa luôn đủ Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín là rất quan trọng, và các báo cáo về chất lượng sản phẩm, giá cả và giao hàng cần được cập nhật thường xuyên Các báo cáo này nên được xem xét định kỳ để có thể thay thế nhà cung cấp nếu họ không đạt yêu cầu.
Nguy cơ 2: Đặt những món hàng không cần thiết
Các công ty cần chú ý đến các sản phẩm không còn nhu cầu để quản lý hàng tồn kho hiệu quả Việc ghi chép chính xác và thường xuyên sẽ giúp đảm bảo tính hợp lệ của các yêu cầu mua hàng từ hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tự động Ngoài ra, các giám sát viên nên xem xét và phê duyệt các yêu cầu mua hàng để phù hợp với từng nhân viên.
Một vấn đề phổ biến trong doanh nghiệp là các đơn vị phân cấp khác nhau thường mua cùng một mặt hàng, dẫn đến việc tồn kho lớn hơn nhu cầu và không nhận được chiết khấu do không đặt hàng đồng loạt Nguyên nhân chính là do cách đánh số mặt hàng khác nhau giữa các đơn vị Để giải quyết vấn đề này, hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế để tổng hợp dữ liệu chung, giúp đánh số mặt hàng dựa trên các báo cáo liên kết các chủng loại sản phẩm.
Nguy cơ 3: lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp
Chi phí ngầm là các khoản quà cáp mà nhà cung cấp gửi tặng cho nhân viên mua hàng nhằm mục đích tác động đến quyết định lựa chọn nhà cung cấp của họ.
Do chi phí ngầm ảnh hưởng đến kinh tế, các nhà cung cấp thường tìm cách thu hồi khoản chi này bằng cách tăng giá sản phẩm trong các đợt hàng tiếp theo hoặc thay thế bằng hàng hóa kém chất lượng.
Chi phí ngầm có thể làm giảm tính khách quan của người mua, và nhân viên không nên lợi dụng quyền hạn trong công việc Để ngăn chặn vấn đề này, công ty cần cấm nhân viên mua hàng nhận bất kỳ quà tặng nào từ nhà cung cấp hiện tại hoặc nhà cung cấp tiềm năng, ngoại trừ những vật phẩm rẻ tiền và không có giá trị.
Huấn luyện nhân viên về cách ứng xử với "quà" từ nhà cung cấp là rất quan trọng, vì nhiều chi phí ngầm thường xuất hiện dưới hình thức tiền mặt để lôi kéo nhân viên Khi nhận quà, nhà cung cấp có thể đe dọa tố cáo nếu không gia tăng đơn hàng Để giảm thiểu rủi ro, nhân viên mua hàng không nên làm việc lâu dài với cùng một nhà cung cấp, nhằm tránh cám dỗ từ những nhà cung cấp không ngay thẳng Nếu tổ chức quá nhỏ không thể luân phiên công việc, cần thực hiện kiểm soát định kỳ các hoạt động của nhân viên mua hàng Ngoài ra, yêu cầu nhân viên nghỉ phép theo lịch hàng năm có thể giúp phát hiện nhiều vụ gian lận khi thủ phạm không có mặt Việc ngăn chặn hoạt động hối lộ rất khó khăn, do đó cần thiết phải có biện pháp kiểm soát để phát hiện sớm.
Lập đơn đặt hàng là quy trình do bộ phận mua hàng thực hiện, trong đó quyết định quan trọng nhất là lựa chọn nhà cung cấp cho các mặt hàng tồn kho cần thiết Khi đưa ra quyết định này, nhiều yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động mua sắm.
- Uy tín trong việc bán hàng, giao hàng
Khi chọn nhà cung cấp cho sản phẩm, việc xác minh thông tin của họ là rất quan trọng để tránh lặp lại quy trình lựa chọn cho các đơn hàng sau Tuy nhiên, đối với những mặt hàng giá cao nhưng chất lượng thấp, cần phải đánh giá lại các nhà cung cấp tiềm năng mỗi lần đặt hàng Đồng thời, nên duy trì danh sách các nhà cung cấp thay thế để sử dụng khi nhà cung cấp chính hết hàng Việc theo dõi và đánh giá định kỳ hiệu suất của nhà cung cấp là cần thiết, và đánh giá đúng đắn không chỉ dựa vào dữ liệu về giá mua.
Nhiều công ty phải đối mặt với chi phí gia công lại hoặc loại bỏ sản phẩm do chất lượng kém Bên cạnh đó, các chi phí liên quan đến giao hàng từ nhà cung cấp cũng đáng kể Để quản lý hiệu quả những vấn đề này, hệ thống thông tin kế toán được thiết kế để thu thập và theo dõi thông tin liên quan.
Để đánh giá chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp, cần theo dõi tần suất các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn trong quá trình kiểm tra tại bộ phận nhận hàng.
Để đảm bảo độ tin cậy của nhà cung cấp, việc theo dõi và so sánh ngày giao hàng với ngày đã thỏa thuận là rất quan trọng Bộ phận mua hàng cần được đánh giá và thưởng dựa trên khả năng tối thiểu hóa tổng chi phí, không chỉ căn cứ vào giá mua của các mặt hàng yêu cầu.
Nhận và lưu trữ hàng hóa
Hoạt động quan trọng thứ hai trong chu trình chi phí là việc nhận và lưu trữ hàng hoá đã được đặt mua
Bộ phận Nhận hàng có trách nhiệm đảm nhận hàng phân phối từ nhà cung cấp.
Bộ phận nhận hàng thường xuyên thông báo cho thủ kho, người sau đó báo cáo cho phó giám đốc sản xuất Bộ phận lưu trữ hàng tồn kho, cũng báo cáo cho thủ kho, có trách nhiệm bảo quản hàng hóa Thông tin về biên nhận hàng hóa đã đặt mua cần được chuyển tới bộ phận quản lý hàng tồn kho để cập nhật dữ liệu.
Bộ phận nhận hàng có 2 trách nhiệm chính:
- Quyết định có chấp nhận nhận hàng hay không;
- Kiểm lại số lượng, chất lượng hàng được giao
Phiếu đặt hàng hợp lệ xác nhận rằng hàng hóa cần giao đã được phê duyệt Việc chấp nhận hàng hóa không được đặt có thể gây lãng phí thời gian và không gian kho, vì phải xử lý và lưu trữ những mặt hàng này cho đến khi chúng được trả lại.
Kiểm kê số lượng hàng hóa chuyển tới là cần thiết để đảm bảo công ty chỉ thanh toán cho lượng hàng hóa thực tế đã nhận, đồng thời cập nhật chính xác dữ liệu hàng tồn kho.
Tài liệu chính được sử dụng trong hệ thống nhận hàng phụ của chu trình chi phí.
Phiếu nhập kho do bộ phận Nhập hàng lập
Bài viết nêu rõ quy trình nhận hàng, bao gồm thông tin chi tiết về ngày tháng, nhà vận chuyển, nhà cung cấp và số phiếu đặt hàng Đối với từng mặt hàng, bài viết cung cấp số hiệu, loại, đơn vị tính và số lượng Ngoài ra, còn có phần để xác nhận người nhận, kiểm tra hàng hóa và xác nhận chất lượng sản phẩm.
Phiếu nhập kho được lập làm 4 liên, được đánh số thứ tự, được luân chuyển như sau:
- Liên 1: lưu lại tại bộ phận Nhân hàng
- Liên 2: bộ phận Yêu cầu
Báo cáo nhận hàng là một loại Phiếu nhập kho, nhưng không thể sử dụng để xác nhận biên nhận cho các dịch vụ như quảng cáo hoặc dọn vệ sinh.
Thay vào đó, biên nhận của những dịch vụ như vậy thường được chứng minh bởi sự chứng thực có giám sát trên hóa đơn của nhà cung cấp.
Khi hàng hóa được giao, nhân viên nhận hàng sẽ so sánh mã số đơn đặt hàng trên giấy với tài liệu từ nhà cung cấp để xác nhận tính chính xác của đơn hàng Tiếp theo, họ sẽ đếm số lượng hàng hóa nhận được và kiểm tra từng lô hàng để phát hiện những thiệt hại có thể xảy ra trước khi đưa hàng vào kho hoặc xí nghiệp Trong quá trình này, có ba điều ngoại lệ có thể xảy ra.
1 Nhận lượng hàng hóa không khớp với lượng hàng đã đặt
2 Nhận phải hàng bị lỗi
3 Nhận hàng kém chất lượng do lỗi ở khâu kiểm hàng.
Trong cả ba trường hợp, bộ phận mua hàng cần làm việc với nhà cung cấp để điều chỉnh hóa đơn do sự chênh lệch về số lượng Nhà cung cấp thường cho phép sửa đổi hóa đơn khi có hàng hỏng hoặc kém chất lượng Chứng từ trả lại hàng được lập ngay khi nhà cung cấp đồng ý nhận lại hàng hoặc giảm giá Sau đó, một bản photo chứng từ sẽ được gửi tới nhà cung cấp để họ tạo ra và hoàn trả khoản ghi có Phòng kế toán nợ phải trả sẽ ghi nhận và điều chỉnh tài khoản nợ cho nhà cung cấp Cuối cùng, bản photo chứng từ trả lại hàng cùng với hàng sẽ được chuyển đến bộ phận vận chuyển để thực hiện việc trả hàng cho nhà cung cấp.
Sau khi bộ phận Nhận hàng kiểm tra và đối chiếu hàng hóa với đơn đặt hàng và phiếu đóng gói, hàng hóa sẽ được chấp nhận và chuyển đến bộ phận Kho Tại đây, bộ phận Kho sẽ đối chiếu phiếu nhập kho với hàng nhận được và ký xác nhận trên phiếu nhập kho.
- Liên 2: lưu tại bộ phận kho
- Liên 3: kế toán phải trả
Trong quá trình nhận và lưu trữ hàng hóa, bộ phận nhận hàng và thủ kho phải kiểm kê hàng hóa về số lượng và chủng loại, đối chiếu với thông tin trên đơn đặt hàng, phiếu gửi hàng và hóa đơn do nhà cung cấp cung cấp Số lượng hàng thực nhập sẽ được ghi nhận trong báo cáo nhập hàng, hay còn gọi là phiếu nhập kho, do thủ kho lập Nếu hàng hóa không đúng với đơn đặt hàng hoặc các chứng từ kèm theo, bộ phận nhận hàng có trách nhiệm lập chứng từ trả lại hàng mua.
Nguy cơ 5: mua hàng hóa kém chất lượng.
Để đạt được giá hợp lý thấp nhất, các công ty cần cẩn trọng với sản phẩm kém chất lượng, vì chúng có thể gây đình trệ sản xuất và làm tăng tổng chi phí Người mua thường có kinh nghiệm trong việc xác định nhà cung cấp cung cấp hàng hóa chất lượng với giá cạnh tranh, và những kiến thức này nên được tích hợp vào quy trình quản lý để tránh mất mát khi có nhân viên nghỉ việc Việc lập danh sách các nhà cung cấp uy tín sẽ giúp đạt được mục tiêu chất lượng Các phiếu đặt hàng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo chỉ sử dụng nhà cung cấp trong danh sách này Ngoài ra, dữ liệu về nhà cung cấp cần được thu thập và xem xét định kỳ để duy trì tính chính xác Cuối cùng, nhà quản lý mua hàng nên có trách nhiệm theo dõi tổng chi phí mua hàng, bao gồm cả chi phí hư tổn và gia công lại, để đảm bảo hiệu quả trong quản lý chi phí Hệ thống thông tin kế toán sẽ hỗ trợ theo dõi chi phí cuối cùng và phân bổ lại cho bộ phận mua hàng.
Nguy cơ 6: nhận hàng hóa không đúng yêu cầu
Chấp nhận giao hàng không đúng yêu cầu sẽ dẫn đến chi phí phát sinh do hàng hóa bị ứ đọng trong kho và việc hoàn trả các sản phẩm này.
Để giảm thiểu nguy cơ trong quy trình kiểm soát, việc tổ chức phòng nhận hàng chỉ chấp nhận những lô hàng có giấy tờ chứng minh đúng yêu cầu mua là rất quan trọng Do đó, phòng nhận hàng cần được quyền mở và kiểm tra các tài liệu liên quan đến hàng hóa đã mua.
Nguy cơ 7: mắc sai sót khi kiểm đếm hàng nhập về.
Việc kiểm đếm chính xác hàng hóa nhập về là yếu tố quyết định để duy trì ghi chép chính xác hàng tồn kho và đảm bảo công ty chỉ chi trả cho những hàng hóa thực nhận Để khuyến khích nhân viên kiểm đếm chính xác, nhiều công ty thiết kế hệ thống chứng từ sao cho họ không biết số lượng đặt hàng, bằng cách bôi đen thông tin này trên giấy đặt mua Tuy nhiên, nhân viên nhận hàng vẫn có thể biết số lượng hàng có thể nhập vì nhà cung cấp thường đính kèm phiếu đóng gói với mỗi đơn hàng.
Nhân viên thường kiểm tra nhanh số lượng hàng nhận so với phiếu đóng gói để tiết kiệm thời gian đưa hàng vào vị trí cần thiết Tuy nhiên, các công ty cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm đếm toàn bộ hàng hóa một cách cẩn thận và chính xác cho nhân viên nhận hàng.
Một số công ty khuyến khích nhân viên kiểm tra hàng hóa bằng cách treo thưởng cho những ai phát hiện sai lệch giữa biên bản đóng hàng và số lượng thực nhận trước khi người giao hàng rời đi Để tăng cường kiểm soát, các bộ phận chức năng cần được yêu cầu đếm số lượng hàng hóa chuyển đến từ bộ phận nhận hàng, và bộ phận này sẽ phải chịu trách nhiệm về bất kỳ thiếu hụt nào phát sinh sau đó.
Nguy cơ 8: mất mát hàng tồn kho
Nhiều thủ tục kiểm soát có thể dùng để bảo vệ hàng tồn kho tránh mất mát
Hàng tồn kho nên được bảo quản trong những khu vực an toàn với cửa hạn chế ra vào
Tất cả những hoạt động di chuyển hàng tồn kho trong công ty nên được ghi chép lại
Kiểm kê hàng tồn kho đang quản lý định kỳ và so sánh với số liệu hàng tồn kho ghi sổ là rất quan trọng.
Duyệt và thanh toán hóa đơn cho người bán
Khâu cuối cùng của chu trình chi phí là việc theo dõi các khoản phải trả, và kế toán Phải trả cần thực hiện điều này thông qua hai phương pháp khác nhau.
- Hệ thống theo dõi theo người bán
Hệ thống theo dõi thanh toán dựa trên chứng từ sẽ ảnh hưởng đến cách tổ chức sổ sách và quy trình ghi chép trong các giao dịch thanh toán Mỗi phương pháp theo dõi khác nhau sẽ dẫn đến sự khác biệt trong việc quản lý và xử lý thông tin tài chính.
Hệ thống theo dõi theo người bán
Hệ thống này cho phép phân loại hóa đơn bán hàng ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng người bán Nó sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết để theo dõi quan hệ thanh toán, bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán và số dư hiện tại của mỗi người bán.
Quy trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo người bán:
Nhận hóa đơn bán hàng
Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan
Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán
Ghi giảm khoản phải trả cho từng người bán Hình thức này có ưu điểm, nhược điểm sau:
Ưu điểm: theo dõi rõ ràng quan hệ thanh toán theo từng người bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo từng người bán.
Một trong những nhược điểm chính là khó khăn trong việc theo dõi số nợ đến hạn thanh toán, dẫn đến việc không thanh toán kịp thời và bỏ lỡ các ưu đãi như chiết khấu Điều này cũng gây trở ngại trong việc cung cấp thông tin cần thiết để tổng hợp nhu cầu tiền cần thanh toán theo các mốc thời gian như hàng ngày hoặc hàng tuần.
Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ giúp quản lý và thanh toán từng hóa đơn bán hàng một cách hiệu quả Mỗi hóa đơn sẽ được phân loại theo ngày dự kiến trả tiền và ghi chép cẩn thận trong các chứng từ thanh toán Thay vì mở sổ chi tiết khách hàng, hệ thống này tập trung vào việc tạo chứng từ thanh toán cho từng hóa đơn, đồng thời duy trì sổ ghi chứng từ thanh toán và hồ sơ các chứng từ chưa thanh toán.
Là chứng từ ghi lại các thông tin liên quan tới ngày dự định trả tiền, số tiền phải trả, chi tiết việc trả tiền.
Sổ ghi chứng từ thanh toán có cấu trúc tương tự như nhật ký mua hàng, và được sử dụng để thay thế khi doanh nghiệp áp dụng hình thức thanh toán dựa trên chứng từ.
Hồ sơ chứng từ chưa thanh toán là bộ tài liệu được tổ chức theo ngày trong tháng, giúp lưu trữ các chứng từ cần thanh toán Mỗi chứng từ được đánh số theo ngày thanh toán cụ thể, tạo thuận lợi cho việc quản lý Đến ngày thanh toán, bạn chỉ cần lấy ra tất cả các chứng từ đã được lưu trữ để thực hiện thanh toán một cách dễ dàng và hiệu quả.
Hệ thống thanh toán theo chứng từ được thực hiện theo quy trình 4 bước:
Lập chứng từ thanh toán
Ghi sổ chứng từ thanh toán
Ghi séc thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán
Hệ thống này có ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm: kiểm soát được việc thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng hạn, cung cấp thông tin để lập yêu cầu thanh toán chính xác.
Hình thức lập chứng từ thanh toán cho mỗi hóa đơn bán hàng có nhược điểm là tốn thời gian và công sức Hơn nữa, việc không sử dụng sổ chi tiết người bán gây khó khăn trong việc tổng hợp số dư của từng khách hàng.
Trong bài luận này chúng tôi sử dụng hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ.
Kế toán Phải trả có nhiệm vụ tập hợp bộ chứng từ thanh toán gồm hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu:
Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng xác nhận quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao từ người bán sang người mua, đồng thời thể hiện nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán.
- Đơn đặt hàng: do bộ phận Mua hàng chuyển sang
- Phiếu nhập kho: do bộ phận Kho chuyển sang
Phiếu yêu cầu được chuyển từ bộ phận Yêu cầu sang kế toán, từ đó kế toán sẽ lập chứng từ thanh toán để gửi cho thủ quỹ làm căn cứ thanh toán Kế toán cần ghi nhận vào “sổ ghi chứng từ thanh toán” và lưu giữ toàn bộ bộ chứng từ thanh toán tại bộ phận kế toán.
Hoạt động cuối cùng trong khâu này là thanh toán các hóa đơn đã được duyệt.
Bộ chứng từ thanh toán được chuyển đến bộ phận tài vụ, tách biệt chức năng giao dịch của thủ quỹ với việc duyệt thu chi và ghi nhận từ phòng mua hàng và kế toán nợ phải trả Thủ quỹ quản lý việc chi tiền và thực hiện thanh toán cho khách hàng bằng tiền mặt, séc hoặc ủy nhiệm chi Bộ phận tài vụ kiểm tra chứng từ gốc và chứng từ đã thanh toán, viết séc và xin chữ ký từ cấp có thẩm quyền Số séc được ghi lên chứng từ thanh toán và bộ chứng từ gốc sẽ được gửi lại cho kế toán Phải trả, đồng thời ghi vào sổ chi séc và sổ ghi chứng từ thanh toán Cuối cùng, séc và giấy gửi tiền sẽ được gửi cho nhà cung cấp.
Tiền là chứng từ quan trọng trong quy trình chi phí chuyển đến nhà cung cấp, vì vậy cần có sự kiểm soát chặt chẽ trong giai đoạn này.
Nguy cơ 9: những sai sót trong các hóa đơn mua hàng
Hóa đơn mua hàng cần được kiểm tra kỹ lưỡng để phát hiện các lỗi như sự khác biệt giữa giá bán thực tế và giá chào hàng, cũng như các sai sót trong tính toán tổng số tiền phải trả Việc xác minh tính chính xác của các số liệu trên hóa đơn, bao gồm giá cả và số lượng, là rất quan trọng và nên được so sánh với thông tin trên phiếu đặt hàng và phiếu nhập kho để đảm bảo tính chính xác.
Khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, chi phí chuyên chở cần được xem xét kỹ lưỡng do sự phức tạp dễ dẫn đến sai sót Để giảm thiểu rủi ro, nhân viên mua hàng và kế toán cần được đào tạo về quy trình vận chuyển và các thuật ngữ liên quan Ví dụ, nếu hợp đồng quy định nhà cung cấp chịu trách nhiệm trả toàn bộ phí vận chuyển, họ sẽ phải tuân thủ Để tiết kiệm chi phí, tổ chức mua hàng nên sử dụng một công ty vận chuyển cố định cho tất cả hàng hóa, nhưng điều này chỉ hiệu quả nếu nhà cung cấp đồng ý Do đó, việc kiểm soát thông tin về các hãng vận tải mới rất quan trọng nhằm chuẩn bị báo cáo về những nhà cung cấp không tuân thủ yêu cầu vận chuyển.
Nguy cơ 10: thanh toán cho những hàng hóa chưa nhập về
Để ngăn chặn việc chi trả cho hàng hóa chưa được nhập, việc kiểm soát hiệu quả là so sánh số lượng hàng trên hóa đơn mua với số lượng thực tế do người kiểm soát hàng tồn kho xác nhận Người này sẽ cho phép vận chuyển hàng hóa từ bộ phận nhận hàng sau khi xác nhận số lượng.
Nguy cơ 11: chiết khấu mua hàng
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại Công ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap
a) Một vài thông tin về doanh nghiệp
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VERAP KINH DOANH THỰC PHẨM CHỨC NĂNG
TEL: 0822286598 WEBSITE: verap.com.vn ĐỊA CHỈ: 617/14 Nguyễn Kiệm, Quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.
FAX: 73075701 Các sản phẩm của công ty gồm các loại thực phẩm chức năng như: Korean Roygin, Arosamin, Maxpluss…
Nhà cung cấp: Công ty Việt Hưng, Công ty TNHH TM Lô Hội
Bộ máy hoạt động của công ty tham gia vào chu trình chi phí: b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp
Khi hàng hóa không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhân viên quản lý sẽ lập phiếu yêu cầu hàng hóa, ghi rõ mặt hàng, số lượng và chủng loại Phiếu yêu cầu này cần có chữ ký duyệt của Giám đốc trước khi được chuyển đến bộ phận mua hàng Ví dụ: Korean Roygin, số lượng 100 hộp, loại 250mg/viên.
Bộ phận mua hàng đã tiếp nhận phiếu yêu cầu và quyết định chọn công ty Việt Hưng làm nhà cung cấp, nhờ vào uy tín và chính sách chiết khấu hợp lý của họ Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một liên gửi cho nhà cung cấp, một liên lưu lại tại bộ phận mua hàng, và một liên được chuyển cho bộ phận nhận hàng (thủ kho).
Khi hàng hóa được giao đến, thủ kho sẽ nhận hàng và đối chiếu số lượng trên hóa đơn với số lượng đã đặt trong đơn hàng trước đó Đồng thời, thủ kho cũng tiến hành kiểm tra sơ bộ chất lượng hàng hóa Sau khi hoàn tất, thủ kho lập phiếu nhập kho gồm hai liên, ghi lại số lượng hàng thực nhận và xác nhận thông tin trên phiếu.
Thủ kho cần giữ một liên chứng từ để ghi vào thẻ kho và sổ theo dõi nhập xuất tồn, trong khi liên còn lại sẽ được gửi kèm với hóa đơn cho kế toán kiêm thủ quỹ.
Kế toán nhận hóa đơn và phiếu nhập kho từ bộ phận kho, ghi nhận 100 hộp sản phẩm Korean Roygin vào sổ chi tiết, đồng thời ghi sổ chi tiết phải trả cho công ty Việt Hưng Nhân viên Kế toán theo dõi các khoản nợ đến hạn thanh toán, dựa vào hóa đơn và chứng từ liên quan để lập phiếu chi tiền.
Khi nhận phiếu nhập kho và hóa đơn, kế toán cần đối chiếu chứng từ và ghi nhận khoản phải trả Đến hạn thanh toán, kế toán lập phiếu chi để Giám Đốc ký duyệt Sau khi được ký, kế toán sẽ chi tiền, ghi vào sổ nhật ký chi tiền và đồng thời giảm khoản phải trả Chứng từ này sẽ làm căn cứ cho các giao dịch liên quan.
SỰ KIỆN RỦI RO HOẠT ĐỘNG
NGUYÊN NHÂN THỦ TỤC KIỂM
HÀNG Đặt hàng không cần thiết ứ đọng
Không xét duyệt phiếu yêu cầu
Cần xét duyệt phiếu yêu cầu
Chất lượng hàng hóa không đảm bảo
Không lựa chọn nhà cung cấp
Xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng
Không có phương án dự phòng trong chủ động mua hàng
Nhập hàng không đúng yêu cầu
Không có phiếu đóng gói hàng hóa mô tả chủng loại, số lượng…
Nhận hàng hóa cần yêu cầu nhà cung cấp có phiếu đóng gói.
Nhập hàng không đúng yêu cầu
Không có phiếu nhập kho
GHI SỔ Ghi nhận không chính xác
Tách biệt chức năng kế toán và thủ kho Ghi nhận không hợp lệ
Không xét duyệt phiếu yêu cầu
Thanh toán không hợp lệ
Không có đối chiếu chứng từ
Thêm bước đối chiếu chứng từ
Không có chứng từ chấp nhận thanh toán làm cơ sở chi tiền
Lập phiếu chi trên cơ sở chứng từ thanh toán
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại công ty cổ phần năng lượng tái tạo Châu Á
a) Một vài thông tin về doanh nghiệp
Công ty Cổ Phần Năng Lượng Tái Tạo Châu Á (RENERGY CORP.) chuyên triển khai các dự án năng lượng gió tại Việt Nam và các quốc gia trong khu vực Đông Nam Á, nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững và ứng phó với biến đổi khí hậu.
Công ty Cổ Phần Năng Lượng Châu Á có chức năng:
Sản xuất và phân phối điện năng.
Tư vấn và chuyển giao công nghệ.
Dịch vụ phát triển và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào cuộc sống.
Xây dựng các công trình điện dân dụng và công nghiệp, bao gồm nhà máy điện sử dụng nguồn năng lượng tái tạo như năng lượng gió, sinh khối, năng lượng mặt trời, địa nhiệt và nhiệt năng.
Tư vấn xây dựng công trình điện dân dụng, công nghiệp.
Kinh doanh Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế.
Website: http://www.renergyc.com b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp Quy trình về việc quản lý mua/cấp máy móc,trang thiết bị văn phòng
Sử dụng đúng mục đích, hiệu quả.
Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt.
Vật dụng xin mua là cần thiết trong công việc
Đảm bảo mua sắm các vật dụng và trang thiết bị văn phòng chất lượng cao, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí là ưu tiên hàng đầu tại Công ty TNP Phạm vi áp dụng bao gồm việc mua và quản lý sử dụng tất cả các loại vật dụng phục vụ cho công việc của công ty.
Mua vật dụng văn phòng:
Khi có nhu cầu mua sắm, người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng và trình Trưởng bộ phận xác nhận Sau đó, phiếu sẽ được chuyển đến TPHC để xem xét khả năng điều động hoặc hàng tồn kho, đồng thời tìm hiểu mục đích sử dụng vật dụng Nếu phù hợp, TPHC sẽ gửi yêu cầu báo giá cho nhân viên thu mua PHC và GĐHCNS xem xét, trình Tổng Giám đốc duyệt theo biểu mẫu HR-PR-006-01/00 (dành cho giá trị dưới 50 triệu) Đối với giá trị trên 50 triệu, cần sử dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00 Sau khi mua xong, nhân viên thu mua sẽ liên lạc với trưởng bộ phận để chỉ định nhân viên nghiệm thu, kiểm tra yêu cầu về qui cách và số lượng Nếu đúng, trưởng bộ phận sẽ xác nhận và ký tên TPHC sẽ xem xét lại giá thành và báo giá thực tế, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ hóa đơn Nếu hợp lý, sẽ chuyển GĐHCNS duyệt và thủ quỹ sẽ chi tiền cho nhà cung cấp, ký tên và nhận tiền.
Nhân viên thủ quỹ không được phép chi tiền nếu chưa có chữ ký phê duyệt từ Giám đốc Hành chính Nhân sự tại phần nghiệm thu Đơn xin mua hàng cần có hai liên: liên thứ nhất sẽ được bộ phận kế toán lưu giữ kèm theo hóa đơn, trong khi liên thứ hai sẽ được lưu tại Phòng Hành chính.
Ghi chú: Việc chi trả sẽ phải tuân theo qui định thanh toán về thời gian (nếu có)
Khi có nhu cầu mua sắm hoặc sửa chữa trang thiết bị, người đề nghị cần lập phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa Sau đó, phiếu này phải được Trưởng bộ phận xác nhận và trình lên Ban Tổng Giám đốc để phê duyệt Đối với các yêu cầu có giá trị dưới 50 triệu, quy trình đơn giản hơn, nhưng nếu giá trị vượt quá 50 triệu, cần sử dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00.
Báo giá : Trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng được Ban tổng Giám đốc duyệt,
Phòng HCNS sẽ liên hệ với các nhà cung ứng để nhận báo giá Những nhà cung ứng đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về chất lượng, giá cả, bảo hành và dịch vụ sẽ được lựa chọn để tiến hành ký hợp đồng.
Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cấp sẽ thực hiện lắp đặt và cung cấp tài sản trang thiết bị cho công ty Phòng HCNS hoặc đơn vị đề xuất có trách nhiệm theo dõi quá trình lắp đặt này.
Sau khi hoàn tất lắp đặt, nếu cả hai bên đồng ý, họ sẽ ký biên bản lắp đặt và nghiệm thu mã số HR-PR-006-02/00 Đối với các thiết bị cần thời gian vận hành để đánh giá tình trạng hoạt động, việc nghiệm thu sẽ diễn ra sau 5-10 ngày Trong khoảng thời gian này, Phòng HCNS sẽ theo dõi quá trình hoạt động của máy móc; nếu phát hiện sự cố, họ sẽ yêu cầu nhà cung ứng sửa chữa và tiếp tục giám sát trong 5-10 ngày cho đến khi thiết bị hoạt động ổn định Nếu sau 5-10 ngày thiết bị hoạt động tốt, Phòng HCNS sẽ ký biên bản nghiệm thu cho nhà cung ứng.
Sau khi nghiệm thu xong, Phòng HCNS tiến hành bàn giao tài sản trang thiết bị cho người sử dụng theo biểu mẫu: HR-PR-006-03/00.
Quá trình lưu chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát và kiểm tra ghi nhận nghiệp vụ Sự thuận lợi này xuất phát từ việc chứng từ được luân chuyển một cách tuần tự qua các phòng ban được ủy quyền như bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng hóa và kế toán nợ phải trả.
Chứng từ là căn cứ quan trọng trong việc đối chiếu, ghi sổ và lưu trữ, đóng vai trò thiết yếu trong kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, giúp phát hiện và hạn chế gian lận Mặc dù quy trình xử lý bằng hệ thống thông tin kế toán thủ công có ưu điểm vượt trội, nhưng những hạn chế của nó đã dẫn đến việc ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán.
Quy trình thủ công dẫn đến việc tạo ra nhiều chứng từ từ các phòng ban khác nhau, yêu cầu lập thành nhiều liên và lưu trữ ở nhiều vị trí Điều này tạo ra một quy trình kiểm soát phức tạp, dễ trở nên xa rời thực tế, quan liêu và kém hiệu quả.
Quy trình này yêu cầu tách biệt nhiệm vụ và giảm thiểu việc kiêm nhiệm chức năng Theo lý thuyết kiểm soát nghiệp vụ, trong hệ thống thông tin kế toán thủ công, có bốn chức năng không được phép kiêm nhiệm: chức năng xét duyệt, ghi sổ, bảo vệ tài sản và thực hiện nghiệp vụ.
Yêu cầu về số lượng nhân công lớn và chi phí cao trong quy trình đã khiến nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ như VERAP, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ Hành động này có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng trong việc bảo vệ tài sản của công ty.
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thủ công thường chậm và tốn thời gian do phải trải qua nhiều công đoạn kiểm duyệt và ghi chép Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống xử lý bằng máy sẽ hoàn toàn khắc phục những vấn đề này, giúp tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu thời gian luân chuyển chứng từ.
Cuối cùng, lượng chứng từ, sổ sách đồ sộ cũng tạo ra nhiều khó khăn trong việc lưu trữ, kiểm tra đối chiếu cho doanh nghiệp sau này.
