Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công

Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên MỤC LỤC I Giới thiệu chu trình chi phí theo phương pháp thủ công Khái niệm .3 Mục đích chức Đối tượng cung cấp thông tin 4 Các chứng từ sử dụng chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng II Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ công Đặt mua hàng hóa dịch vụ (sau gọi tắt “Đặt hàng”) Yêu cầu mua hàng .7 Nguy 1: Thiếu hàng tồn kho mức Nguy 2: Đặt hàng khơng cần thiết Nguy 3: Lập đơn đặt hàng .9 Đơn đặt hàng 10 Nguy 4: Mua hàng giá cao (bị thổi phồng) 12 Nhận lưu trữ hàng hóa .12 Nguy 5: mua hàng hóa chất lượng 15 Nguy 6: nhận hàng hóa không yêu cầu .16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nguy 7: mắc sai sót kiểm đếm hàng nhập .16 Nguy 8: mát hàng tồn kho 17 Duyệt tốn hóa đơn cho người bán .17 Nguy 9: sai sót hóa đơn mua hàng 20 Nguy 10: toán cho hàng hóa chưa nhập 21 Nguy 11: chiết khấu mua hàng 21 Nguy 12: chi trả hai lần cho hóa đơn 21 Nguy 13: lỗi ghi nhận công bố tài khoản nợ phải trả 22 III Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ công 22 Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí Cơng ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap 22 a) Một vài thông tin doanh nghiệp 22 b) Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp 23 Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí cơng ty cổ phần lượng tái tạo Châu Á 26 a) Một vài thông tin doanh nghiệp 26 b) Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp 27 Kết luận 30 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên I Giới thiệu chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Khái niệm Chu trình chi phí bao gồm chuỗi kiện liên quan tới hoạt động mua tốn cho hàng hóa hay dịch vụ Chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng chu trình chi phí thực việc ghi sổ xử lý nghiệp vụ người thực trực tiếp, khơng có trợ giúp phần mềm kế tốn Có kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình chi phí Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Xác định nghĩa vụ toán Thanh toán tiền Mục đích chức Mục đích chu trình chi phí tối thiểu hóa tổng chi phí thu mua trì hàng tồn kho, nguồn tồn trữ dịch vụ cho nhu cầu thực chức tổ chức Để đạt mục đích, nhà quản trị phải thực định sau:  Mức hàng tồn kho nguồn dự trữ tối ưu bao nhiêu? LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên  Nhà cung cấp có hàng hóa, dịch vụ đạt chất lượng giá tốt nhất?  Bảo quản hàng tồn kho đâu?  Làm để củng cố việc mua hàng để đạt mức giá tối ưu?  Có cần phải sẵn tiền mặt trả cho nhà cung cấp để hưởng chiết khấu?  Quản lý việc toán cho nhà cung cấp để tối đa hóa dịng tiền? Hơn nữa, việc quản lý phải đạt chức giám sát đánh giá tác dụng hiệu chu trình chi phí Điều u cầu truy cập dễ dàng vào liệu chi tiết nguồn lực sử dụng chu trình chi phí, kiện ảnh hưởng đến nguồn lực đối tượng tham gia vào kiện Ngoài ra, để giúp ích thích đáng cho việc định liệu phải xác, đáng tin cậy kịp thời Ba chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình chi phí:  Ghi nhận xử lý liệu hoạt động kinh doanh  Lưu trữ tổ chức liệu để trợ giúp việc định  Kiểm sốt để chắn tính đáng tin cậy liệu bảo vệ nguồn lực tổ chức Đối tượng cung cấp thông tin - Đối với chu trình chi phí, đối tượng bên ngồi cung cấp thơng tin đầu vào cho chu trình nhà cung cấp - Trong nội bộ, chu trình chi phí nhận thơng tin từ chu trình doanh thu chu trình sản xuất, phận quản lý hàng tồn kho nhiều phận khác nhu cầu mua hàng hóa nguyên vật liệu Một hàng hóa dịch vụ đến, khai báo biên nhận hàng hóa dịch vụ từ chu trình chi phí chuyển ngược nguồn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên lực Dữ liệu chi phí từ chu trình chi phí đến sổ kế tốn tổng hợp thể báo cáo tài nhiều báo cáo quản trị khác Các chứng từ sử dụng chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Trong chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ công, người ta thường sử dụng số chứng từ sau:  Phiếu yêu cầu mua hàng (purchase requisition) Đây chứng từ lập phận doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa dịch vụ, bao gồm trình bày chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng gửi phận mua hàng phải chấp thuận người quản lý phận yêu cầu  Đơn đặt hàng (purchase order) Chứng từ lập phận mua hàng, xác định yêu cầu doanh nghiệp với nhà cung cấp mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; yêu cầu toán… Nếu đặt hàng người cung cấp chấp thuận trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc đôi bên  Phiếu nhập kho (receiving report) Hay gọi báo cáo nhận hàng; chứng từ phận nhận hàng lập số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận Số liệu thực nhập dùng làm ghi tăng Tài khoản hàng tồn kho Thông tin hàng nhận chuyển đến phận liên quan kế toán mua hàng, kho hàng…  Phiếu đóng gói (packing list) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ cơng_ Th.S Phan Thị Bảo Qun Phiếu đóng gói hàng hóa chứng từ liệt kê mặt hàng, loại hàng, loại hàng đóng gói kiện hàng định Phiếu đóng gói nhà cung cấp lập đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói hàng hóa có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa  Hóa đơn mua hàng (invoice) Đây chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua nghĩa vụ toán tiền người mua người bán  Chứng từ toán (voucher) Đây chứng từ sử dụng hệ thống toán theo chứng từ nhằm ghi nhận thông tin liên quan tới khoản cần tốn cho hóa đơn  Chứng từ trả lại hàng mua (debit memo) Chứng từ phận mua hàng lập hàng mua không yêu cầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền hàng bị trả lại  Check phiếu chi Đây chứng từ lập tiến hành toán tiền cho nhà cung cấp Trên thực tế, doanh nghiệp tiến hành nhập nguyên vật liệu, hàng hóa trực tiếp từ nước ngồi loại chứng từ số lượng chứng từ tham gia vào chu trình chi phí trở nên đa dạng phức tạp nhiều Bộ chứng từ nhập thường bao gồm loại chứng từ sau: Các chứng từ tài chính: sử dụng toán, bao gồm: hối phiếu, lệnh phiếu, séc phương tiện toán tương tự Các chứng từ thương mại:  Hóa đơn thương mại (commercial invoice)  Chứng từ vận tải (transport document) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên  Chứng từ bảo hiểm (insurance policy)  Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)  Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality)  Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity)  Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight)  Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)  Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate)  Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate)  Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate)  Giấy chứng nhận khử trùng (fumigation certificate)  Các chứng từ khác II Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Một chức hệ thống thơng tin kế tốn thúc đẩy hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thực cách có hiệu nhờ luân chuyển liệu thông suốt Ba hoạt động chu trình chi phí là: - Đặt mua hàng hóa dịch vụ - Nhận hàng hóa, dịch vụ & cơng việc lưu kho - Thanh tốn Các hoạt động chu trình chi phí coi hình ảnh phản chiếu lại hoạt động thể chu trình doanh thu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên - Hoạt động đặt hàng tạo đơn đặt hàng người mua ứng với lệnh bán hàng bên nhà cung cấp - Hoạt động nhận hàng xử lý hàng hóa gửi đến chức giao hàng nhà cung cấp - Hoạt động chi trả tiền mua hàng tạo việc toán tiến hành đồng thời với hoạt động thu tiền nhà cung cấp Đặt mua hàng hóa dịch vụ (sau gọi tắt “Đặt hàng”) Hoạt động kinh doanh quan trọng chu trình chi phí đặt mua hàng Quyết định chủ chốt đưa bước phải xác định mua mặt hàng nào, mua nào, mua bao nhiêu, định mua hàng từ nhà cung cấp Những yếu chức quản lý hàng tồn kho tạo vấn đề đáng lưu ý, việc ghi nhận thơng tin đặt hàng khơng xác gây việc thiếu nguyên liệu dự trữ dẫn đến đình trệ sản xuất Trong hoạt động chu trình chi phí “Đặt hàng” khởi đầu từ “Phiếu yêu cầu”: Yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng hố vật tư kích hoạt chức kiểm soát hàng tồn kho nhân viên, nhân viên nhận thấy thiếu hụt ngun liệu, cơng cụ, vật liệu… q trình sản xuất Trong công ty nhỏ, nhân viên sử dụng mặt hàng phải ý hàng tồn trữ mức thấp đòi hỏi cần đặt thêm hàng Hơn nữa, kể cơng ty lớn, việc u cầu cung cấp văn phịng phẩm giấy photo bút chì thường nhân viên sử dụng mặt hàng họ nhận thấy dự trữ mức thấp Nhu cầu mua hàng hoá vật tư đưa đến việc tạo Phiếu yêu cầu Như vậy, Phiếu yêu cầu chứng từ: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên  Được lập phận DN có nhu cầu hàng hóa dịch vụ  Nội dung phiếu yêu cầu trình bày chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng, địa điểm phải chấp thuận người quản lý phận yêu cầu   Phiếu yêu cầu gửi về:  Bộ phận Mua hàng  Kế toán phải trả Người chấp nhận đơn đặt hàng mã phòng ban số hiệu tài khoản để tính chi phí Trong trình u cầu mua hàng xảy nguy sau: Nguy 1: Thiếu hàng tồn kho mức Thiếu hàng dẫn đến doanh thu; tồn kho mức dẫn đến chi phí tồn trữ cao cần thiết Để đề phòng nguy trên, công ty cần thiết lập hệ thống 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ cơng_ Th.S Phan Thị Bảo Qun sót Cách tốt để giảm nguy liên quan đến trình vận chuyển cung cấp nhân viên mua hàng nhân viên kế toán đào tạo tốt thực hoạt động vận chuyển thuật ngữ thuộc lĩnh vực Chẳng hạn, hợp đồng mua hàng viết: “chấp nhận trả tồn phí vận chuyển”, nhà cung cấp có trách nhiệm trả chi phí vận chuyển Khi tổ chức mua hàng có trách nhiệm trả chi phí vận chuyển, sử dụng cơng ty vận chuyển định cho tất hàng hóa tàu dồn lại giảm chi phí Tuy nhiên, khoản chiết khấu thu nhà cung cấp đồng ý làm theo yêu cầu sử dụng hãng vận tải mà thơi Vì vậy, kiềm sốt dị la quan trọng chỗ để nắm liệu tất hãng vận tải để chuẩn bị báo cáo chứng tỏ nhà cung cấp mà từ chối làm theo thị vận chuyển hàng công ty Nguy 10: tốn cho hàng hóa chưa nhập Việc kiểm soát tốt để ngăn chặn việc chi trả cho hàng hóa chưa nhập để so sánh số lượng hàng ghi hóa đơn mua hàng với số lượng nhập người kiểm soát hàng tồn kho, người cho phép vận chuyển hàng hóa từ phận nhận hàng Nguy 11: chiết khấu mua hàng Trục trặc nhận lợi ích từ chiết khấu mua hàng tiêu tốn tiền DN Việc điền thơng tin thích hợp giảm rủi ro từ nguy rõ rệt Các hóa đơn chấp nhận toán nên lưu trữ theo ngày đến hạn hệ thống nên thiết kế cho theo dõi hóa đơn đến hạn in danh sách định kỳ cho tất hóa đơn chưa giải Ngân quỹ lưu chuyển tiền cho thấy dòng tiền vào mong muốn cam kết chưa giải giúp cơng ty lên kế hoạch dùng chiết khấu mua hàng có sẵn 29 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nguy 12: chi trả hai lần cho hóa đơn Có nhiều lý dẫn đến hóa đơn đệ trình chi trả lần hóa đơn kép gửi đến sau hệ thống kiểm tra thư công ty sẵn sàng, bị phân tán từ tài liệu khác chứng từ tốn Mặc dù việc tốn hóa đơn hai lần thường nhà cung cấp phát dẫn đến ghi có tài khoản cơng ty, tác động đến nhu cầu luân chuyển tiền doanh nghiệp Thêm nữa, báo cáo tài bị sai lệch, đến việc toán lần phát Nhiều thủ tục kiểm sốt làm giảm nguy  Các hóa đơn nên chấp nhận tốn đính kèm chứng từ toán (phiếu đặt hàng mua phiếu nhập kho)  Chỉ nên tốn cho hóa đơn gốc Hầu hết hóa đơn kép nhà cung cấp gửi đến rõ “không phải gốc” Việc tốn khơng hóa đơn  Khi séc tốn cho hóa đơn ký, hóa đơn chứng từ tốn nên đóng dấu “đã tốn”, cách thức giúp ngăn chặn tái đệ trình tốn hóa đơn 30 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nguy 13: lỗi ghi nhận công bố tài khoản nợ phải trả Lỗi ghi nhận công bố khoản phải trả nhà cung cấp dẫn đến kết điều kiện lỗi báo cáo tài báo cáo kết hoạt động kinh doanh, lần lượt, tạo nên việc đưa định hiệu Sự ghi chép liệu khác cần thiết nhằm ngăn chặn loại vấn đề Sự kiểm soát so sánh khác bảng cân đối tài khoản nhà cung cấp trước sau tiến hành kiểm tra với tổng khoản tiền hóa đơn Tổng tất số liệu bảng cân đối tài khoản nhà cung cấp (hoặc chứng từ toán chưa chi trả, mà tồn tại) nên điều chỉnh cho phù hợp với tổng tài khoản nợ phải trả định kỳ kiểm tra sổ kế toán tổng hợp III Những ưu điểm hạn chế quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Quy trình ln chuyển xử lý chứng từ chu trình chi khâu đầu vào quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tồn hệ thống thơng tin kế tốn Vì vậy, 31 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên việc tổ chức luân chuyển đơn vị phải nhằm đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời, xác cần thiết Trong bối cảnh nay, với phát triển công nghệ thông tin phổ cập tin học doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế tốn dần tin học hóa cách mạnh mẽ hết Nhiều phần mềm kế toán ứng dụng để thực chu trình kế tốn doanh nghiệp thay cho chu trình xử lý thủ cơng truyền thống Điều cho thấy, chu trình doanh thu thủ cơng ngày bộc lộ khuyết điểm tỏ khơng phù hợp với xu tin học hóa thời đại Những ưu điểm Ưu điểm bật chu trình kế tốn thủ cơng dễ áp dụng triển khai; giai đoạn đầu doanh nghiệp vào hoạt động, chi phí cho việc lắp đặt vận hành hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng thấp so với hệ thống thơng tin máy vốn đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu lớn Từ ta thấy, chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng thường áp dụng doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh nhỏ, hiệu hoạt động không cao, nghiệp vụ phát sinh không nhiều Sự luân chuyển chứng từ thực chu trình chi phí người thực trực tiếp, ghi nhận, xét duyệt, xử lý theo tuần tự; điều tạo mạch thơng tin hồn chỉnh việc kiểm soát hoạt động củc chu trình dễ dàng Việc dùng chứng từ làm để ghi sổ phận chu trình chi phí lưu lại chứng từ phòng ban ủy nhiệm tạo dấu vết kiểm tốn, cho phép kiểm sốt nội có chứng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Đây ưu điểm vượt trội hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng so với hệ thống thơng tin kế tốn máy 32 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Qun Ngồi ra, tính chất bắt buộc bất kiêm nhiệm chức hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng tạo lợi phân chia nhiệm vụ, quyền hạn cho phận quy trình yêu cầu cao việc tách biệt nhiệm vụ, tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức không phép kiêm nhiệm hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng chức xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản chức thực nghiệp vụ Nhờ vào tính chất mà doanh nghiệp hạn chế rủi ro việc gian lận, thất thoát hàng hoá, tiền bạc Những hạn chế trình áp dụng vào thực tiễn Thứ nhất, quy trình thủ cơng nên số lượng chứng từ nhiều, nhiều phòng ban tham gia thực quy trình nên chứng từ cần lập thành nhiều liên, lưu trữ nhiều nơi, điều tạo quy trình kiểm sốt rắc rối, dễ trở nên xa rời thực tế, quan liêu hiệu Thứ hai, quy trình yêu cầu cao việc tách biệt nhiệm vụ, tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức khơng phép kiêm nhiệm hệ thống thơng tin kế tốn thủ công chức xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản chức thực nghiệp vụ Chính yêu cầu dẫn đến đòi hỏi số lượng nhân cơng nhiều, chi phí nhân cơng quy trình cao Trên thực tế, để cắt giảm lượng chi phí này, doanh nghiệp vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế toán thủ quỹ; điều dẫn đến rủi ro cho cơng ty việc bảo vệ tài sản Thứ ba, quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí thủ công bắt buộc thực qua nhiều công đoạn nên tốc độ xử lý chậm, mất nhiều thời gian cho việc luân chuyển chứng từ, ghi sổ Một chứng từ, phải qua nhiều công đoạn kiểm duyệt, 33 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên ghi chép; điều khắc phục hoàn toàn hệ thống xử lý máy Cuối cùng, lượng chứng từ, sổ sách đồ sộ tạo nhiều khó khăn việc lưu trữ, kiểm tra đối chiếu cho doanh nghiệp sau IV Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí Cơng ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap a) Một vài thông tin doanh nghiệp CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VERAP KINH DOANH THỰC PHẨM CHỨC NĂNG TEL: 0822286598 WEBSITE: verap.com.vn ĐỊA CHỈ: 617/14 Nguyễn Kiệm, Quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh FAX: 73075701 Các sản phẩm cơng ty gồm loại thực phẩm chức như: Korean Roygin, Arosamin, Maxpluss… Nhà cung cấp: Công ty Việt Hưng, Công ty TNHH TM Lô Hội Bộ máy hoạt động cơng ty tham gia vào chu trình chi phí: 34 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ cơng_ Th.S Phan Thị Bảo Qun b) Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp Khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng cầu cung cấp cho khách hàng, nhân viên quản lý ghi nhận lại lập phiếu yêu cầu hàng hóa gửi đến cho phận mua hàng Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… sau Giám đốc ký duyệt phiếu yêu cầu chuyển đến cho phận mua hàng VD: Korean Roygin, số lượng 100 hộp, loại 250mg/ viên Bộ phận mua hàng nhận phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp công ty Việt Hưng nhà cung cấp uy tín cơng ty có sách chiết khấu thỏa đáng, lập đơn đặt hàng thành liên liên gửi cho nhà cung cấp, liên lưu phận mua hàng liên gửi cho phận nhận hàng (thủ kho) Khi hàng hóa đến, thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng hóa đơn phải khớp với số lượng đặt đơn đặt hàng lưu trước kiểm tra sơ chất lượng hàng mua về, Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm có liên, kiểm tra số lượng hàng thực nhận, ghi số thực nhận vào phiếu Thủ kho giữ liên làm chứng từ ghi vào thẻ kho sổ theo dõi nhập xuất tồn, liên gửi kèm với hóa đơn cho kế tốn kiêm thủ quỹ Kế tốn nhận hóa đơn phiếu nhập kho từ phận kho chuyển đến, tiến hành ghi vào sổ cho tiết hàng hóa sản phẩm Korean Roygin với số lượng 100 hộp, sổ chi tiết phải trả cho người bán công ty Việt Hưng Đồng thời, nhân viên Kế toán theo dõi khoản nợ, đến hạn tốn kế tốn vào hóa đơn chứng từ liên quan lập để lập phiếu chi tiền Kế tốn nhận phiếu nhập kho hóa đơn đối chiếu chứng từ ghi nhận khoản phải trả Đến hạn tốn kế tốn lập phiếu chi đưa cho Giám Đốc ký duyệt Sau ký duyệt kế tốn (lúc thủ quỹ) chi tiền ghi vào sổ nhật kí chi tiền đồng thời ghi giảm khoản phải trả Chứng từ làm cho hoạt động phiếu chi giấy báo nợ ngân hàng 35 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên SỰ KIỆN RỦI RO HOẠT NGUYÊN NHÂN THỦ TỤC KIỂM ĐỘNG SOÁT MUA Đặt hàng không Không HÀNG cần thiết xét duyệt Cần xét duyệt phiếu ứ phiếu yêu cầu yêu cầu đọng Chất lượng hàng Khơng lựa chọn nhà Xây dựng danh sách hóa cung cấp nhà không đảm bảo cung cấp tiềm Khơng   có   phương án dự phịng chủ động mua hàng NHẬN Nhập hàng Khơng có phiếu Nhận hàng hóa cần HÀNG khơng đóng u cầu hàng hóa mơ tả cấp chủng có phiếu đóng gói gói yêu cầu nhà cung loại, số lượng… Nhập hàng Không khơng có nhập kho phiếu Thêm phiếu nhập kho yêu cầu   RỦI RO XỬ     LÝ GHI SỔ Ghi nhận không Kiêm nhiệm chức Tách biệt chức xác 36 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Qun kế tốn thủ kho Ghi nhận khơng Khơng hợp lệ xét duyệt Thêm xét duyệt phiếu yêu cầu THANH Thanh tốn Khơng có đối chiếu Thêm TỐN khơng hợp lệ chứng từ   Khơng có chứng từ Lập phiếu chi chấp bước đối chiếu chứng từ nhận sở toán làm sở chi chứng từ tốn tiền Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí cơng ty cổ phần lượng tái tạo Châu Á a) Một vài thông tin doanh nghiệp Công ty Cổ Phần Năng Lượng Tái Tạo Châu Á ( RENERGY CORP ) để thực dự án Phong Điện Việt Nam nước khu vực Đông Nam Á Công ty Cổ Phần Năng Lượng Châu Á có chức năng: Sản xuất phân phối điện Tư vấn chuyển giao công nghệ Dịch vụ phát triển ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sống Xây dựng cơng trình điện dân dụng, công nghiệp, nhà máy điện chạy nguồn lượng tái tạo;năng lượng Gió; sinh khối; năng lượng mặt trời; địa nhiệt; nhiệt Mua bán thiết bị vật tư ngành điện.Thiết kế cơng trình điện 37 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Tư vấn xây dựng cơng trình điện dân dụng, cơng nghiệp Tư Vấn Du học Kinh doanh Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế Website: http://www.renergyc.com b) Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp Quy trình việc quản lý mua/cấp máy móc,trang thiết bị văn phịng Mục đích:  Sử dụng mục đích, hiệu  Đảm bảo tài sản bảo quản tốt  Vật dụng xin mua là cần thiết công việc  Đảm bảo việc mua hàng chất lượng tốt nhất, nhanh và rẻ nhất Phạm vi 38 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Áp dụng cho việc mua, quản lý sử dụng tất loại vật dụng, trang thiết bị văn phòng dùng công việc của Công ty TNP Nội dung Mua vật dụng văn phòng: Khi có nhu cầu xin mua người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Trưởng phận xác nhận, sau chuyển TPHC xem xét có thể điều động hoặc hàng tồn kho, và tìm hiểu mục đích xin mua vật dụng này dùng cho việc gì, có phù hợp không, sau đó đưa cho nhân viên thu mua PHC báo giá và GĐHCNS xét duyệt, sau đó trình Tổng Giám đốc duyệt, biểu mẩu HR-PR-006-01/00 (gồm liên), hạn định 50 triệu, giá trị 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00 Sau mua xong, nhân viên thu mua hành chánh sẽ liên lạc với trưởng bộ phận (xin mua) chỉ định nhân viên nghiệm thu, kiểm tra lại có đúng với yêu cầu về qui cách, số lượng mà đơn vị mình đưa ra, nếu đúng chuyển Trưởng bộ phận xác nhận ký tên TPHC xem xét lại giá thành, báo giá và thực tế, sau đó chuyển bộ phận kế toán xem các chứng từ hóa đơn có hợp lệ chưa, nếu hợp lý, chuyển GĐHCNS duyệt và chuyển thủ quỹ chi tiền cho nhà cung cấp (chủ giao hàng), ký tên và nhận tiền Nhân viên thủ quỹ không được chi tiền, nếu chưa có chữ ký phê duyệt tại phần nghiệm thu của GĐHCNS Đơn xin mua hàng có 02 liên, liên  sẽ bộ phận kế toán lưu bao gồm hóa đơn đính kèm liên  PHC lưu Ghi chú: Việc chi trả sẽ phải tuân theo qui định toán về thời gian (nếu có) Trang thiết bị: 39 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nhu cầu mua: Khi có nhu cầu mua sửa chữa trang thiết bị, người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa, chuyển Trưởng phận xác nhận, sau trình Ban Tởng Giám đốc duyệt hạn định 50 triệu, giá trị 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00 Báo giá: Trên sở phiếu yêu cầu mua hàng Ban tổng Giám đốc duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ với nhà cung ứng để báo giá Nhà cung ứng đảm bảo tiêu chí chất lượng, giá cả, bảo hành, cách phục vụ…sẽ lựa chọn để làm thủ tục ký hợp đồng Lắp đặt: Sau ký hợp đồng, nhà cung cứng tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản trang thiết bị cho cơng ty, Phịng HCNS đơn vị đề xuất có trách nhiệm theo dõi trình lắp đặt Sau lắp đặt xong, hai bên đồng ý hai bên ký vào biên lắp đặt nghiệm thu mã số: HR-PR-006-02/00 Đối với tài sản trang thiết bị cần phải qua mơt thời gian vận hành biết tình trạng hoạt động phải nghiệm thu sau – 10 ngày Cụ thể sau – 10 ngày, Phòng HCNS theo dõi qua trình vận hành máy móc, trang thiết bị, khơng đạt Phịng HCNS có trách nhiệm yêu cầu nhà cung ứng đến sửa chữa tiếp tục theo dõi 5-10 ngày hoạt động tốt Trường hợp sau 5-10 ngày mà máy móc, trang thiết bị hoạt động tốt Phịng HCNS tiến hành ký biên nghiệm thu cho nhà cung ứng Sau nghiệm thu xong, Phòng HCNS tiến hành bàn giao tài sản trang thiết bị cho người sử dụng theo biểu mẫu: HR-PR-006-03/00 40 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Kết luận Quá trình lưu chuyển chứng từ chu trình chi phí phương pháp thủ cơng tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp việc kiểm soát, kiểm tra, đồi chiếu việc ghi nhận nghiệp vụ Có ưu việt chứng từ luân chuyển cách chu trình, qua phịng ban ủy quyền thực phận mua hàng, phận nhận hàng hóa, kế tốn nợ phải trả… Tại nơi thích hợp, chứng từ dùng làm để đối chiếu, ghi sổ lưu trữ lại; hoạt động xử lý coi dấu vết quan trọng cho tiến trình kiểm sốt nội doanh nghiệp, giúp phát hạn chế gian lận Đây ưu điểm vượt trội quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng, nhiên q trình cịn nhiều hạn chế khiến cho hệ thống thủ công dần bị thay hệ thống thông tin sử dụng phần mềm kế tốn Thứ nhất, quy trình thủ cơng nên số lượng chứng từ nhiều, nhiều phòng ban tham gia thực quy trình nên chứng từ cần lập thành nhiều liên, lưu trữ nhiều nơi, điều tạo quy trình kiểm sốt rắc rối, dễ trở nên xa rời thực tế, quan liêu hiệu Thứ hai, quy trình yêu cầu cao việc tách biệt nhiệm vụ, tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm soát nghiệp vụ, có bốn chức khơng phép kiêm nhiệm hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng chức xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản chức thực nghiệp vụ Chính yêu cầu dẫn đến địi hỏi số lượng nhân cơng nhiều, chi phí nhân cơng quy trình cao Trên thực tế, để cắt giảm lượng chi phí này, doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhỏ VERAP vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế tốn thủ quỹ; điều dẫn đến rủi ro cho công ty việc bảo vệ tài sản 41 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Thứ ba, quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí thủ cơng bắt buộc thực qua nhiều công đoạn nên tốc độ xử lý chậm, mất nhiều thời gian cho việc luân chuyển chứng từ, ghi sổ Một chứng từ, phải qua nhiều công đoạn kiểm duyệt, ghi chép; điều khắc phục hoàn toàn hệ thống xử lý máy Cuối cùng, lượng chứng từ, sổ sách đồ sộ tạo nhiều khó khăn việc lưu trữ, kiểm tra đới chiếu cho doanh nghiệp sau Tóm lại, chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ công, thực tế sử dụng thời gian dài doanh nghiệp Việt Nam, có ưu nhược điểm riêng Chính hạn chế kể mà dần bị thay hệ thống xử lý phần mềm kế toán dựa trợ giúp đắc lực máy tính Tuy nhiên, hồn cảnh đó, chẳng hạn doanh nhiệp tư nhân nhỏ lẻ, việc vận dụng hệ thống thủ công đem lại hiệu kinh tế kiểm soát tốt./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hệ thống thơng tin kế tốn Bộ mơn hệ thống thơng tin kế toán Khoa kế toán kiểm toán Trường đại học kinh tế Hồ Chí Minh Accounting information systems Marshall B Romney, Paul J Steinbart 42 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Qun Giáo trình tốn quốc tế Khoa ngân hàng Trường đại học kinh tế Hồ Chí Minh Ngồi cịn sử dụng số nội dung giảng khác 43 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... trữ, kiểm tra đới chi? ?́u cho doanh nghiệp sau IV Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí Cơng ty trách nhiệm... chi phí từ chu trình chi phí đến sổ kế tốn tổng hợp thể báo cáo tài nhiều báo cáo quản trị khác Các chứng từ sử dụng chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Trong chu trình chi phí thực theo. .. chi? ??u Thêm TỐN khơng hợp lệ chứng từ   Khơng có chứng từ Lập phiếu chi chấp bước đối chi? ??u chứng từ nhận sở toán làm sở chi chứng từ toán tiền Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí công