III. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thực hiện theo
b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp
Khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng như cầu cung cấp cho khách hàng, nhân viên quản lý ghi nhận lại và lập phiếu yêu cầu hàng hóa gửi đến cho bộ phận mua hàng. Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… sau khi được Giám đốc ký duyệt thì phiếu yêu cầu này được chuyển đến cho bộ phận mua hàng VD: Korean Roygin, số lượng 100 hộp, loại 250mg/ viên.
Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp là cơng ty Việt Hưng vì đây là nhà cung cấp uy tín của cơng ty và có chính sách chiết khấu thỏa đáng, lập đơn đặt hàng thành 3 liên. 1 liên gửi cho nhà cung cấp, 1 liên lưu tại bộ phận mua hàng và 1 liên được gửi cho bộ phận nhận hàng (thủ kho).
Khi hàng hóa về đến, thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng trên hóa đơn phải khớp với số lượng đặt trên đơn đặt hàng đã lưu trước đó cũng như kiểm tra sơ bộ chất lượng hàng mua về, Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm có 2 liên, và kiểm tra số lượng hàng thực nhận, ghi số thực nhận vào phiếu. Thủ kho giữ 1 liên làm chứng từ ghi vào thẻ kho và sổ theo dõi nhập xuất tồn, 1 liên gửi kèm với hóa đơn cho kế tốn kiêm thủ quỹ.
Kế tốn nhận hóa đơn và phiếu nhập kho từ bộ phận kho chuyển đến, tiến hành ghi vào sổ cho tiết hàng hóa sản phẩm Korean Roygin với số lượng 100 hộp, và sổ chi tiết phải trả cho người bán là công ty Việt Hưng. Đồng thời, nhân viên Kế toán theo dõi các khoản nợ, đến hạn thanh tốn kế tốn căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan lập để lập phiếu chi tiền.
Kế toán khi nhận được phiếu nhập kho và hóa đơn thì đối chiếu chứng từ và ghi nhận khoản phải trả. Đến hạn thanh tốn thì kế tốn lập phiếu chi và đưa cho Giám Đốc ký duyệt. Sau khi được ký duyệt thì kế tốn (lúc này là thủ quỹ) chi tiền và ghi vào sổ nhật kí chi tiền đồng thời ghi giảm khoản phải trả. Chứng từ làm căn cứ cho
SỰ KIỆN RỦI RO HOẠT ĐỘNG
NGUYÊN NHÂN THỦ TỤC KIỂM SOÁT MUA HÀNG Đặt hàng không cần thiết ứ đọng Không xét duyệt phiếu yêu cầu
Cần xét duyệt phiếu yêu cầu Chất lượng hàng hóa khơng đảm bảo Khơng lựa chọn nhà cung cấp Xây dựng danh sách nhà
cung cấp tiềm năng Khơng có phương án dự phịng trong chủ động mua hàng NHẬN HÀNG Nhập hàng khơng đúng u cầu Khơng có phiếu đóng gói hàng hóa mơ tả chủng loại, số lượng… Nhận hàng hóa cần yêu cầu nhà cung cấp có phiếu đóng gói. Nhập hàng khơng đúng u cầu Khơng có phiếu nhập kho Thêm phiếu nhập kho RỦI RO XỬ LÝ
GHI SỔ Ghi nhận khơng
chính xác
Kiêm nhiệm chức năng
kế tốn và thủ kho Ghi nhận không
hợp lệ
Không xét duyệt phiếu u cầu
Thêm xét duyệt
THANH TỐN
Thanh tốn khơng hợp lệ
Khơng có đối chiếu chứng từ
Thêm bước đối chiếu chứng từ
Khơng có chứng từ chấp nhận thanh toán làm cơ sở chi tiền
Lập phiếu chi trên cơ sở
chứng từ thanh tốn
2. Quy trình ln chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại cơng ty cổphần năng lượng tái tạo Châu Á