Lỗi trong ghi nhận và công bố khoản phải trả nhà cung cấp sẽ dẫn đến kết quả trong điều kiện các lỗi trong báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lần lượt, có thể tạo nên việc đưa ra quyết định kém hiệu quả. Sự ghi chép dữ liệu khác nhau rất cần thiết nhằm ngăn chặn những loại vấn đề này. Sự kiểm soát như vậy sẽ so sánh sự khác nhau trong bảng cân đối tài khoản của nhà cung cấp trước và sau khi tiến hành kiểm tra với tổng khoản tiền trong các hóa đơn. Tổng tất cả số liệu trên bảng cân đối tài khoản của nhà cung cấp (hoặc chứng từ thanh toán chưa chi trả, khi mà còn tồn tại) cũng nên được điều chỉnh cho phù hợp với tổng tài khoản nợ phải trả và định kỳ kiểm tra sổ kế toán tổng hợp.
III. Những ưu điểm và hạn chế của quy trình ln chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng.
Quy trình luân chuyển và xử lý chứng từ trong chu trình chi là một khâu đầu vào quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tồn bộ hệ thống thơng tin kế tốn. Vì vậy,
việc tổ chức luân chuyển trong các đơn vị phải nhằm đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác là rất cần thiết.
Trong bối cảnh hiện nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và phổ cập tin học trong các doanh nghiệp, hệ thống thơng tin kế tốn cũng đang dần được tin học hóa một cách mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Nhiều phần mềm kế toán đang được ứng dụng để thực hiện các chu trình kế tốn tại các doanh nghiệp thay thế cho chu trình xử lý thủ cơng truyền thống. Điều đó cho thấy, chu trình doanh thu bằng thủ công ngày càng bộc lộ những khuyết điểm và tỏ ra khơng phù hợp với xu thế tin học hóa của thời đại.
1. Những ưu điểm
Ưu điểm nổi bật của chu trình kế tốn thủ cơng là dễ áp dụng và triển khai; nhất là trong giai đoạn đầu doanh nghiệp đi vào hoạt động, chi phí cho việc lắp đặt và vận hành hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng rất thấp so với hệ thống thông tin bằng máy vốn đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu khá lớn. Từ đó ta thấy, chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng thường được áp dụng tại những doanh nghiệp nhỏ, các hộ kinh doanh nhỏ, hiệu quả hoạt động không cao, nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Sự luân chuyển chứng từ thực hiện trong chu trình chi phí được con người thực hiện trực tiếp, ghi nhận, xét duyệt, xử lý theo tuần tự; điều này tạo ra một mạch thông tin khá hồn chỉnh trong việc kiểm sốt các hoạt động củc chu trình được dễ dàng.
Việc dùng chứng từ làm căn cứ để ghi sổ ở các bộ phận trong chu trình chi phí cũng như lưu lại chứng từ tại các phòng ban được ủy nhiệm tạo ra những dấu vết kiểm tốn, cho phép kiểm sốt nội bộ có những bằng chứng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Đây là một ưu điểm vượt trội của hệ thống thơng tin kế tốn thủ công so với hệ thống thông tin kế tốn bằng máy.
Ngồi ra, tính chất bắt buộc bất kiêm nhiệm chức năng trong hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng cũng tạo ra lợi thế phân chia nhiệm vụ, quyền hạn cho các bộ phận. quy trình này yêu cầu cao trong việc tách biệt nhiệm vụ, cũng như tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức năng khơng được phép kiêm nhiệm trong hệ thống thơng tin kế tốn thủ công là chức năng xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản và chức năng thực hiện nghiệp vụ. Nhờ vào tính chất này mà doanh nghiệp có thể hạn chế được các rủi ro trong việc gian lận, thất thoát hàng hoá, tiền bạc.
2. Những hạn chế trong quá trình áp dụng vào thực tiễn
Thứ nhất, do quy trình thủ cơng nên số lượng chứng từ nhiều, nhiều phòng ban tham gia thực hiện quy trình nên chứng từ cần lập thành nhiều liên, lưu trữ tại nhiều nơi, điều này tạo ra một quy trình kiểm sốt rắc rối, dễ trở nên xa rời thực tế, quan liêu và kém hiệu quả.
Thứ hai, quy trình này yêu cầu cao trong việc tách biệt nhiệm vụ, cũng như tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức năng khơng được phép kiêm nhiệm trong hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng là chức năng xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản và chức năng thực hiện nghiệp vụ. Chính yêu cầu này dẫn đến địi hỏi số lượng nhân cơng nhiều, chi phí nhân cơng trong quy trình cao. Trên thực tế, để cắt giảm lượng chi phí này, các doanh nghiệp có thể sẽ vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ; điều này có thể dẫn đến những rủi ro cho công ty trong việc bảo vệ tài sản.
Thứ ba, quy trình ln chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thủ cơng bắt buộc thực hiện qua nhiều công đoạn nên tốc độ xử lý chậm, mất nhiều thời gian cho việc luân chuyển chứng từ, ghi sổ. Một chứng từ, phải qua nhiều công đoạn kiểm duyệt,
ghi chép; trong khi điều này sẽ được khắc phục hoàn toàn trong hệ thống xử lý bằng máy.
Cuối cùng, lượng chứng từ, sổ sách đồ sộ cũng tạo ra nhiều khó khăn trong việc lưu trữ, kiểm tra đối chiếu cho doanh nghiệp sau này.
IV. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ cơng.
1. Quy trình ln chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại Cơng tytrách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap
a) Một vài thơng tin về doanh nghiệp
CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VERAP KINH DOANH THỰC PHẨM CHỨC NĂNG
TEL: 0822286598
WEBSITE: verap.com.vn
ĐỊA CHỈ: 617/14 Nguyễn Kiệm, Quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh. FAX: 73075701
Các sản phẩm của công ty gồm các loại thực phẩm chức năng như: Korean Roygin, Arosamin, Maxpluss…
Nhà cung cấp: Công ty Việt Hưng, Công ty TNHH TM Lô Hội Bộ máy hoạt động của cơng ty tham gia vào chu trình chi phí:
b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp
Khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng như cầu cung cấp cho khách hàng, nhân viên quản lý ghi nhận lại và lập phiếu yêu cầu hàng hóa gửi đến cho bộ phận mua hàng. Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… sau khi được Giám đốc ký duyệt thì phiếu yêu cầu này được chuyển đến cho bộ phận mua hàng VD: Korean Roygin, số lượng 100 hộp, loại 250mg/ viên.
Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp là cơng ty Việt Hưng vì đây là nhà cung cấp uy tín của cơng ty và có chính sách chiết khấu thỏa đáng, lập đơn đặt hàng thành 3 liên. 1 liên gửi cho nhà cung cấp, 1 liên lưu tại bộ phận mua hàng và 1 liên được gửi cho bộ phận nhận hàng (thủ kho).
Khi hàng hóa về đến, thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng trên hóa đơn phải khớp với số lượng đặt trên đơn đặt hàng đã lưu trước đó cũng như kiểm tra sơ bộ chất lượng hàng mua về, Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm có 2 liên, và kiểm tra số lượng hàng thực nhận, ghi số thực nhận vào phiếu. Thủ kho giữ 1 liên làm chứng từ ghi vào thẻ kho và sổ theo dõi nhập xuất tồn, 1 liên gửi kèm với hóa đơn cho kế tốn kiêm thủ quỹ.
Kế tốn nhận hóa đơn và phiếu nhập kho từ bộ phận kho chuyển đến, tiến hành ghi vào sổ cho tiết hàng hóa sản phẩm Korean Roygin với số lượng 100 hộp, và sổ chi tiết phải trả cho người bán là công ty Việt Hưng. Đồng thời, nhân viên Kế toán theo dõi các khoản nợ, đến hạn thanh tốn kế tốn căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan lập để lập phiếu chi tiền.
Kế toán khi nhận được phiếu nhập kho và hóa đơn thì đối chiếu chứng từ và ghi nhận khoản phải trả. Đến hạn thanh tốn thì kế tốn lập phiếu chi và đưa cho Giám Đốc ký duyệt. Sau khi được ký duyệt thì kế tốn (lúc này là thủ quỹ) chi tiền và ghi vào sổ nhật kí chi tiền đồng thời ghi giảm khoản phải trả. Chứng từ làm căn cứ cho
SỰ KIỆN RỦI RO HOẠT ĐỘNG
NGUYÊN NHÂN THỦ TỤC KIỂM SOÁT MUA HÀNG Đặt hàng không cần thiết ứ đọng Không xét duyệt phiếu yêu cầu
Cần xét duyệt phiếu u cầu Chất lượng hàng hóa khơng đảm bảo Khơng lựa chọn nhà cung cấp Xây dựng danh sách nhà
cung cấp tiềm năng Khơng có phương án dự phịng trong chủ động mua hàng NHẬN HÀNG Nhập hàng khơng đúng yêu cầu Khơng có phiếu đóng gói hàng hóa mơ tả chủng loại, số lượng… Nhận hàng hóa cần yêu cầu nhà cung cấp có phiếu đóng gói. Nhập hàng khơng đúng u cầu Khơng có phiếu nhập kho Thêm phiếu nhập kho RỦI RO XỬ LÝ
GHI SỔ Ghi nhận khơng
chính xác
Kiêm nhiệm chức năng
kế tốn và thủ kho Ghi nhận không
hợp lệ
Không xét duyệt phiếu u cầu
Thêm xét duyệt
THANH TỐN
Thanh tốn khơng hợp lệ
Khơng có đối chiếu chứng từ
Thêm bước đối chiếu chứng từ
Khơng có chứng từ chấp nhận thanh toán làm cơ sở chi tiền
Lập phiếu chi trên cơ sở
chứng từ thanh tốn
2. Quy trình ln chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại cơng ty cổphần năng lượng tái tạo Châu Á phần năng lượng tái tạo Châu Á
a) Một vài thông tin về doanh nghiệp
Công ty Cổ Phần Năng Lượng Tái Tạo Châu Á ( RENERGY CORP. ) để thực hiện các dự án Phong Điện tại Việt Nam cũng như các nước trong khu vực Đông Nam Á ...
Công ty Cổ Phần Năng Lượng Châu Á có chức năng: Sản xuất và phân phối điện năng.
Tư vấn và chuyển giao công nghệ.
Dịch vụ phát triển và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào cuộc sống.
Xây dựng cơng trình điện dân dụng, cơng nghiệp, nhà máy điện chạy bằng nguồn năng lượng tái tạo;năng lượng Gió; sinh khối; năng lượng mặt trời; địa nhiệt; nhiệt năng.
Tư vấn xây dựng cơng trình điện dân dụng, cơng nghiệp. Tư Vấn Du học.
Kinh doanh Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế. Website: http://www.renergyc.com
b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp
Quy trình về việc quản lý mua/cấp máy móc,trang thiết bị văn phịng
Mục đích:
Sử dụng đúng mục đích, hiệu quả.
Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt.
Vật dụng xin mua là cần thiết trong công việc
Đảm bảo việc mua hàng chất lượng tốt nhất, nhanh và rẻ nhất Phạm vi
Áp dụng cho việc mua, quản lý sử dụng tất cả các loại vật dụng, trang thiết bị văn phịng dùng trong cơng việc của Cơng ty TNP
Nội dung
Mua vật dụng văn phòng:
Khi có nhu cầu xin mua người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó chuyển TPHC xem xét có thể điều động hoặc hàng tồn kho, và tìm hiểu mục đích xin mua vật dụng này dùng cho việc gì, có phù hợp khơng, sau đó đưa cho nhân viên thu mua PHC báo giá và GĐHCNS xét duyệt, sau đó trình Tổng Giám đốc duyệt, biểu mẩu HR-PR-006-01/00 (gồm 2 liên), hạn định dưới 50 triệu, nếu giá trị trên 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00 Sau khi mua xong, nhân viên thu mua hành chánh sẽ liên lạc với trưởng bộ phận (xin mua) chỉ định nhân viên nghiệm thu, kiểm tra lại có đúng với yêu cầu về qui cách, số lượng mà đơn vị mình đưa ra, nếu đúng chuyển Trưởng bộ phận xác nhận ký tên. TPHC xem xét lại giá thành, báo giá và thực tế, sau đó chuyển bộ phận kế tốn xem các chứng từ hóa đơn có hợp lệ chưa, nếu hợp lý, chuyển GĐHCNS duyệt và chuyển thủ quỹ chi tiền cho nhà cung cấp (chủ giao hàng), ký tên và nhận tiền.
Nhân viên thủ quỹ khơng được chi tiền, nếu chưa có chữ ký phê duyệt tại phần nghiệm thu của GĐHCNS.
Đơn xin mua hàng có 02 liên, liên sẽ do bộ phận kế tốn lưu bao gồm hóa đơn đính kèm. liên PHC lưu.
Ghi chú: Việc chi trả sẽ phải tuân theo qui định thanh tốn về thời gian (nếu có).
T
Nhu cầu mua: Khi có nhu cầu mua hoặc sửa chữa trang thiết bị, người đề nghị lập
phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa, và chuyển Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó trình Ban Tổng Giám đốc duyệt. hạn định dưới 50 triệu, nếu giá trị trên 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00.
Báo giá : Trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng được Ban tổng Giám đốc duyệt,
Phòng HCNS sẽ tiến hành liên hệ với các nhà cung ứng để báo giá. Nhà cung ứng đảm bảo các tiêu chí như chất lượng, giá cả, bảo hành, cách phục vụ…sẽ được lựa chọn để làm thủ tục ký hợp đồng.
Lắp đặt:
Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cứng sẽ tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản trang thiết bị cho cơng ty, Phịng HCNS hoặc đơn vị đề xuất có trách nhiệm theo dõi quá trình lắp đặt.
Sau khi lắp đặt xong, nếu hai bên đồng ý thì hai bên ký vào biên bản lắp đặt và nghiệm thu mã số: HR-PR-006-02/00
Đối với những tài sản trang thiết bị cần phải qua mơt thời gian vận hành mới biết được tình trạng hoạt động thì phải nghiệm thu sau 5 – 10 ngày. Cụ thể sau 5 – 10 ngày, Phòng HCNS theo dõi qua trình vận hành của máy móc, trang thiết bị, nếu khơng đạt thì Phịng HCNS có trách nhiệm u cầu nhà cung ứng đến sửa chữa và tiếp tục theo dõi 5-10 ngày cho đến khi hoạt động tốt. Trường hợp sau 5-10 ngày mà máy móc, trang thiết bị hoạt động tốt thì Phịng HCNS sẽ tiến hành ký biên bản nghiệm thu cho nhà cung ứng.
Sau khi nghiệm thu xong, Phòng HCNS tiến hành bàn giao tài sản trang thiết bị cho người sử dụng theo biểu mẫu: HR-PR-006-03/00.
K
ết luận
Quá trình lưu chuyển chứng từ trong chu trình chi phí bằng phương pháp thủ cơng tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát, cũng như kiểm tra, đồi chiếu việc ghi nhận nghiệp vụ. Có được những ưu việt trên là do chứng từ được luân chuyển một cách tuần tự trong chu trình, qua các phịng ban được ủy quyền thực hiện như bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng hóa, kế tốn nợ phải trả… Tại những nơi thích hợp, chứng từ được dùng làm căn cứ để đối chiếu, ghi sổ và lưu trữ lại; những hoạt động xử lý này được coi là những dấu vết quan trọng cho tiến trình kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp, giúp phát hiện cũng như hạn chế gian lận. Đây là ưu điểm vượt trội của quy trình xử lý bằng hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng, tuy nhiên q trình này cũng cịn nhiều hạn chế khiến cho hệ thống thủ công đang dần bị thay thế bằng hệ thống thơng tin sử dụng phần mềm kế tốn. Thứ nhất, do quy trình thủ cơng nên số lượng chứng từ nhiều, nhiều phịng ban tham gia thực hiện quy trình nên chứng từ cần lập thành nhiều liên, lưu trữ tại nhiều nơi, điều này tạo ra một quy trình kiểm sốt rắc rối, dễ trở nên xa rời thực tế, quan liêu và kém hiệu quả.
Thứ hai, quy trình này yêu cầu cao trong việc tách biệt nhiệm vụ, cũng như tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức năng khơng được phép kiêm nhiệm trong hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng là chức năng xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản và chức năng thực hiện nghiệp vụ. Chính u cầu này dẫn đến địi hỏi số lượng nhân cơng nhiều, chi phí nhân cơng trong quy trình cao. Trên thực tế, để cắt giảm lượng chi phí này, các doanh nghiệp,