III. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thực hiện theo
2. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại cơng ty cổ phần
a) Một vài thông tin về doanh nghiệp
Công ty Cổ Phần Năng Lượng Tái Tạo Châu Á ( RENERGY CORP. ) để thực hiện các dự án Phong Điện tại Việt Nam cũng như các nước trong khu vực Đông Nam Á ...
Công ty Cổ Phần Năng Lượng Châu Á có chức năng: Sản xuất và phân phối điện năng.
Tư vấn và chuyển giao công nghệ.
Dịch vụ phát triển và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào cuộc sống.
Xây dựng cơng trình điện dân dụng, cơng nghiệp, nhà máy điện chạy bằng nguồn năng lượng tái tạo;năng lượng Gió; sinh khối; năng lượng mặt trời; địa nhiệt; nhiệt năng.
Tư vấn xây dựng cơng trình điện dân dụng, cơng nghiệp. Tư Vấn Du học.
Kinh doanh Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế. Website: http://www.renergyc.com
b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp
Quy trình về việc quản lý mua/cấp máy móc,trang thiết bị văn phịng
Mục đích:
Sử dụng đúng mục đích, hiệu quả.
Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt.
Vật dụng xin mua là cần thiết trong công việc
Đảm bảo việc mua hàng chất lượng tốt nhất, nhanh và rẻ nhất Phạm vi
Áp dụng cho việc mua, quản lý sử dụng tất cả các loại vật dụng, trang thiết bị văn phòng dùng trong công việc của Công ty TNP
Nội dung
Mua vật dụng văn phòng:
Khi có nhu cầu xin mua người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó chuyển TPHC xem xét có thể điều động hoặc hàng tồn kho, và tìm hiểu mục đích xin mua vật dụng này dùng cho việc gì, có phù hợp khơng, sau đó đưa cho nhân viên thu mua PHC báo giá và GĐHCNS xét duyệt, sau đó trình Tổng Giám đốc duyệt, biểu mẩu HR-PR-006-01/00 (gồm 2 liên), hạn định dưới 50 triệu, nếu giá trị trên 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00 Sau khi mua xong, nhân viên thu mua hành chánh sẽ liên lạc với trưởng bộ phận (xin mua) chỉ định nhân viên nghiệm thu, kiểm tra lại có đúng với yêu cầu về qui cách, số lượng mà đơn vị mình đưa ra, nếu đúng chuyển Trưởng bộ phận xác nhận ký tên. TPHC xem xét lại giá thành, báo giá và thực tế, sau đó chuyển bộ phận kế tốn xem các chứng từ hóa đơn có hợp lệ chưa, nếu hợp lý, chuyển GĐHCNS duyệt và chuyển thủ quỹ chi tiền cho nhà cung cấp (chủ giao hàng), ký tên và nhận tiền.
Nhân viên thủ quỹ khơng được chi tiền, nếu chưa có chữ ký phê duyệt tại phần nghiệm thu của GĐHCNS.
Đơn xin mua hàng có 02 liên, liên sẽ do bộ phận kế tốn lưu bao gồm hóa đơn đính kèm. liên PHC lưu.
Ghi chú: Việc chi trả sẽ phải tuân theo qui định thanh tốn về thời gian (nếu có).
T
Nhu cầu mua: Khi có nhu cầu mua hoặc sửa chữa trang thiết bị, người đề nghị lập
phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa, và chuyển Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó trình Ban Tổng Giám đốc duyệt. hạn định dưới 50 triệu, nếu giá trị trên 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00.
Báo giá : Trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng được Ban tổng Giám đốc duyệt,
Phòng HCNS sẽ tiến hành liên hệ với các nhà cung ứng để báo giá. Nhà cung ứng đảm bảo các tiêu chí như chất lượng, giá cả, bảo hành, cách phục vụ…sẽ được lựa chọn để làm thủ tục ký hợp đồng.
Lắp đặt:
Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cứng sẽ tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản trang thiết bị cho cơng ty, Phịng HCNS hoặc đơn vị đề xuất có trách nhiệm theo dõi quá trình lắp đặt.
Sau khi lắp đặt xong, nếu hai bên đồng ý thì hai bên ký vào biên bản lắp đặt và nghiệm thu mã số: HR-PR-006-02/00
Đối với những tài sản trang thiết bị cần phải qua môt thời gian vận hành mới biết được tình trạng hoạt động thì phải nghiệm thu sau 5 – 10 ngày. Cụ thể sau 5 – 10 ngày, Phòng HCNS theo dõi qua trình vận hành của máy móc, trang thiết bị, nếu khơng đạt thì Phịng HCNS có trách nhiệm u cầu nhà cung ứng đến sửa chữa và tiếp tục theo dõi 5-10 ngày cho đến khi hoạt động tốt. Trường hợp sau 5-10 ngày mà máy móc, trang thiết bị hoạt động tốt thì Phịng HCNS sẽ tiến hành ký biên bản nghiệm thu cho nhà cung ứng.
Sau khi nghiệm thu xong, Phòng HCNS tiến hành bàn giao tài sản trang thiết bị cho người sử dụng theo biểu mẫu: HR-PR-006-03/00.
K
ết luận
Quá trình lưu chuyển chứng từ trong chu trình chi phí bằng phương pháp thủ cơng tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát, cũng như kiểm tra, đồi chiếu việc ghi nhận nghiệp vụ. Có được những ưu việt trên là do chứng từ được luân chuyển một cách tuần tự trong chu trình, qua các phịng ban được ủy quyền thực hiện như bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng hóa, kế tốn nợ phải trả… Tại những nơi thích hợp, chứng từ được dùng làm căn cứ để đối chiếu, ghi sổ và lưu trữ lại; những hoạt động xử lý này được coi là những dấu vết quan trọng cho tiến trình kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp, giúp phát hiện cũng như hạn chế gian lận. Đây là ưu điểm vượt trội của quy trình xử lý bằng hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng, tuy nhiên q trình này cũng cịn nhiều hạn chế khiến cho hệ thống thủ công đang dần bị thay thế bằng hệ thống thơng tin sử dụng phần mềm kế tốn. Thứ nhất, do quy trình thủ cơng nên số lượng chứng từ nhiều, nhiều phịng ban tham gia thực hiện quy trình nên chứng từ cần lập thành nhiều liên, lưu trữ tại nhiều nơi, điều này tạo ra một quy trình kiểm sốt rắc rối, dễ trở nên xa rời thực tế, quan liêu và kém hiệu quả.
Thứ hai, quy trình này yêu cầu cao trong việc tách biệt nhiệm vụ, cũng như tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức năng khơng được phép kiêm nhiệm trong hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng là chức năng xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản và chức năng thực hiện nghiệp vụ. Chính u cầu này dẫn đến địi hỏi số lượng nhân cơng nhiều, chi phí nhân cơng trong quy trình cao. Trên thực tế, để cắt giảm lượng chi phí này, các doanh nghiệp, đặc biệt là tại các doanh nghiệp nhỏ như VERAP đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ; điều này có thể dẫn đến những rủi ro cho cơng ty trong việc bảo vệ tài sản.
Thứ ba, quy trình ln chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thủ công bắt buộc thực hiện qua nhiều công đoạn nên tốc độ xử lý chậm, mất nhiều thời gian cho việc luân chuyển chứng từ, ghi sổ. Một chứng từ, phải qua nhiều công đoạn kiểm duyệt, ghi chép; trong khi điều này sẽ được khắc phục hoàn toàn trong hệ thống xử lý bằng máy.
Cuối cùng, lượng chứng từ, sổ sách đồ sộ cũng tạo ra nhiều khó khăn trong việc lưu trữ, kiểm tra đối chiếu cho doanh nghiệp sau này.
Tóm lại, chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công, trên thực tế đã được sử dụng trong một thời gian dài tại các doanh nghiệp tại Việt Nam, có những ưu và nhược điểm riêng của nó. Chính vì những hạn chế kể trên mà nó đang dần bị thay thế bằng hệ thống xử lý bằng phần mềm kế toán dựa trên sự trợ giúp đắc lực của máy tính. Tuy nhiên, trong một hồn cảnh nào đó, chẳng hạn đối với doanh nhiệp tư nhân nhỏ lẻ, việc vận dụng hệ thống thủ công này vẫn đem lại hiệu quả kinh tế nếu được kiểm soát tốt./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hệ thống thơng tin kế tốn
Bộ mơn hệ thống thơng tin kế tốn Khoa kế toán kiểm toán
Trường đại học kinh tế tp. Hồ Chí Minh
2. Accounting information systems
3. Giáo trình thanh tốn quốc tế
Khoa ngân hàng
Trường đại học kinh tế tp. Hồ Chí Minh