Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại dầu khí – Petechim

Bài viết Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại dầu khí – Petechim tìm hiểu quy trình và quy định về thủ tục luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim từ đó đưa ra những đề xuất và hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim và là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác.

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC KẾ TỐN NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH LN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DẦU KHÍ – PETECHIM Lê Hồng Mỹ Un, Phạm Thị Kim Hồng, Trương Thị Thu Hịa Khoa Tài Chính Thương Mại, Trường Đại Học Cơng Nghệ TP Hồ Chí Minh GVHD: ThS Thái Thị Nho TÓM TẮT Hiện nay, dựa vào tính đặc thù mà doanh nghiệp có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau: quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình tốn, Các quy trình thường hình thành thói quen, từ quy định rời rạc Một doanh nghiệp có quy mơ nhỏ khơng phải vấn đề gây cản trở Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim thuộc loại hình doanh nghiệp có quy mơ vừa nên chứng từ cần luân chuyển nhanh chóng lưu trữ rõ ràng vào danh mục phịng ban Hiện tại, Cơng ty chưa có phần mềm kế tốn hỗ trợ cho cơng tác kế tốn nhằm ngăn chặn sai sót gian lận nội cách hiệu để việc luân chuyển lưu trữ chứng từ trở nên dễ dàng, tiếc kiệm thời gian giúp phận quản lý kiểm sốt chứng từ lưu trữ Cơng ty Nhằm giúp việc luân chuyển chứng từ kế toán trở nên dễ dàng, nhóm chúng em thực báo nghiên cứu việc “Ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn nhằm hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Dầu khí – Petechim” Từ đó, nhóm sáng tạo sản phẩm cải thiện vấn đề có tên “Ứng dụng H.U.H kết hợp với chữ ký điện tử Token” Từ khóa: chứng từ kế tốn, chữ ký điện tử Token, hoàn thiện, luân chuyển, ứng dụng H.U.H LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Chứng từ kế tốn đời kết q trình phát triển kế toán Vào thời kỳ La Mã cổ đại kỉ XIX, luật thương mại nước chưa xuất chứng từ kế toán, dường khái niệm chứng từ kế toán bị pha trộn khái niệm sổ sách kế toán Cho tới thời Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị (2006), I.F Ser - Thụy Sĩ, S.M Baras – Nga, Pali người nhận thức khác chứng từ kế toán sổ sách kế tốn Chứng từ tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, cớ chứng minh kế tốn Trong q trình hoạt động đơn vị, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn cách thường xuyên Do việc lập chứng từ làm sở chứng minh trạng thái biến động loại tài sản, loại nguồn vốn, chi phí doanh thu mang tính chất thường xuyên yêu cầu cần thiết khách quan 2101 Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ kế tốn chu trình bán hàng thu tiền chưa đồng cịn nhiều khó khăn Mục tiêu kế tốn cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng, mà muốn cung cấp thơng tin hữu dụng phải việc nhỏ chứng từ kế tốn Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn vững mạnh khơng thể thiếu quy trình ln chuyển chứng từ kế toán hiệu Để làm điều đó, hóa đơn, chứng từ kế tốn phải luân chuyển xác, đầy đủ kịp thời Cùng với phát triển khoa học, tin học không dừng phần mềm kế tốn mà cịn bao trùm tất hoạt động phòng ban doanh nghiệp Các quy trình phức tạp, chồng chéo, gây thời gian chí tạo điều kiện cho gian lận, thất Cơng ty nên sử dụng phần mềm quản lý kế toán để chứng từ kế toán luân chuyển cách trơn tru, tiết kiệm thời gian tiền bạc Trong trình thực tập tìm hiểu luân chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty Thương Mại Dầu Khí - Petechim, nhóm chúng em thấy tồn hạn chế mà Công ty gặp phải có mong muốn cải thiện hạn chế mà Công ty gặp phải MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2.1 Mục tiêu tổng quát Tìm hiểu quy trình quy định thủ tục luân chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim từ đưa đề xuất hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim tài liệu tham khảo cho doanh nghiệp khác 2.2 Mục tiêu chi tiết Tìm hiểu tình hình thực tế quy trình luân chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim Từ đề xuất số giải pháp để hồn thiện quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, hiệu giảm thất chi phí quản lý cho Cơng ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1 Đối tượng nghiên cứu Quy trình luân chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim 3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu đề tài Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp định tính: Thu thập thơng tin tài liệu quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn Quan sát vấn nhân viên phòng ban phận quản lý doanh nghiệp, thương mại, dịch vụ, tài kế tốn cơng ty quy trình ln chuyển lưu trữ chứng từ 2102 Phuơng pháp thu thập thông tin: Là cá nhân chọn vấn đề để thu thập thơng tin sau đề xuất đề tài dự án cá nhân trước đưa đề tài thức nhóm Thu thập thơng tin có liên quan nhằm hỗ trợ thêm thơng tin đến đề tài nhóm Giúp nhóm em có nhiều lựa chọn việc thực khảo sát khác Phuơng pháp thống kê chọn lọc: Từ thơng tin số liệu thu thập đươc, nhóm em thống kê chọn lọc số liệu liên quan đến báo cáo Phuơng pháp Brainstoming: Là dùng để phát triển nhiều giải pháp sáng tạo nhóm cho vấn đề Phương pháp hoạt động cách nêu ý tưởng tập trung vấn đề, từ rút nhiều đáp án cho vấn đề mà nhóm muốn hướng đến Phương pháp sử dụng phiếu câu hỏi khảo sát: Là thu thập liệu thông qua đáp án cho chuỗi câu hỏi Nhóm đặt nhiều câu hỏi trọng tâm liên quan đến đề tài mà nhóm nghiên cứu Phuơng pháp nhận diện vấn đề đưa giải pháp: Là sử dụng biểu đồ xương cá hay gọi biểu đồ nguyên nhân - kết Lấy đề tài nhóm vấn đề chính, sau chọn vấn đề liên quan đến vấn đề cần cải thiện Từ vấn đề cần cải thiện đưa giải pháp cụ thể NỘI DUNG 5.1 Giới thiệu sơ lược cơng ty cổ phần thương mại dầu khí - petechim Cơng ty Thương mại Dầu khí, tên viết tắt “Petechim”, thành lập theo Quyết định số 1212/DK-TCNS ngày 05/10/1994 Ngày 28/10/2008, Petechim Servimex thức đổi tên thành Cơng ty Cổ phần Thương mại Dầu khí Petechim Cơng ty Cổ phần Thương mại Dầu khí (Petechim JSC) đơn vị kế thừa toàn hoạt động lĩnh vực xuất nhập vật tư, thiết bị dịch vụ dầu khí thương hiệu Tổng cơng ty Thương mại Dầu khí (Petechim) trước Công ty Petechim phát triển với chủ trương đa dạng hóa loại hình kinh doanh, mở rộng phân khúc thị trường từ lĩnh vực thượng nguồn sang lĩnh vực hạ nguồn nghành dầu khí hướng đến phục vụ nghành công nghiệp khác Nhằm định hướng phát triển Công ty tập trung vào lĩnh vực hoạt động gắn liền với chiến lược, định hướng phát triển ngành Dầu khí Tập đồn Sovico Holdings với mục tiêu hàng đầu bảo toàn vốn thu lợi nhuận, vừa lợi ích cổ đơng, vừa đảm bảo thu nhập cho người lao động, gắn kết quyền lợi trách nhiệm cá nhân với phát triển bền vững Công ty Để đạt kết Petechim đặt nhiệm vụ cụ thể: Đầu tiên, sản xuất kinh doanh, Cơng ty tích cực tham gia đấu thầu để ký kết nhiều hợp đồng bao gồm mảng dịch vụ hàng hải hàng không, logistics…, thắt chặt quan hệ hợp tác chiến lược với đối tác lớn để ký kết hợp đồng ngành dầu khí; Thứ hai quản lý tài cho hoạt động sản xuất kinh doanh, áp dụng sách “thắt lưng buộc bụng” để chấm dứt tình trạng khơng đủ bù chi, đưa phương án để trì hạn mức tín dụng ngân hàng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh nâng cao chất lượng công tác 2103 quản lý dự án; Thứ ba, tổ chức quản lý nhân kiện toàn máy tổ chức theo hướng tinh giản trọng chất từ phòng ban để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, quy chế thưởng hấp dẫn; Cuối công tác giải tồn đọng, Petechim giải dứt điểm hết tồn đọng cơng nợ, hàng hóa tồn kho để thu hồi vốn giảm thiểu tối đa chi phí tài phát sinh giảm giá trị hàng hóa Petechim hoạt động với nghành nghề kinh doanh bao gồm: mua bán thiết bị, vật tư, phụ tùng, hóa chất nghành dầu khí, nghành xây dựng, nghành giao thơng vận tải, nông lâm ngư nghiệp; Mua bán trang thiết bị phịng cháy chữa cháy, trang thiết bị bảo vệ mơi trường, trang thiết bị y tế, trang thiết bị dịch vụ đại lý tàu biển cung ứng tàu biển 5.2 Thực trạng việc luân chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn cơng ty Vấn đề ln chuyển lưu trữ chứng từ vấn đề quan trọng công ty Nếu chứng từ không luân chuyển kịp thời ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn Cơng ty, nghiệp vụ mua bán hàng hóa, kế tốn cơng nợ khó theo dõi tài khoản kế tốn 131 tài khoản 331 Ngồi ra, Công ty chưa áp dụng nhiều công nghệ thông tin để hỗ trợ luân chuyển, sử dụng phương pháp thủ cơng, quy trình lưu trữ chứng từ chưa Hình 12: Tình trạng chứng từ lưu trữ phịng Tài - Kế tốn linh hoạt, chiếm phần lớn Vì khơng thể tránh sai sót thực tốn nhiều thời gian thực bước quy trình luân chuyển 2104 Lưu trữ chứng từ kế tốn phương pháp thủ cơng bìa cịng mà khơng áp dụng lưu trữ chứng từ kế tốn cơng nghệ thơng tin hay xảy tình trạng kế tốn viên qn, khơng thường xun kiểm tra chứng từ dẫn đến thiếu sót, việc khơng thường xuyên sàn lọc, xếp loại bỏ chứng từ kế tốn khơng liên quan làm nhiều cơng sức thời gian tìm kiếm Nếu làm chứng từ thiếu chứng từ phải trình báo lên cấp nhiều thời gian để tìm hiểu nguyên nhân tìm kiếm chứng từ bị thất lạc Tốn nhiều chi phí Hình 13: Tình trạng ln chuyển lưu trữ chứng từ kế toán cho việc in ấn vận chuyển chứng từ kế toán để lưu trữ Chứng từ in không đạt chất lượng dễ phai màu, cũ, nhàu nát, dễ rách Việc hiếu sót chứng từ, luân chuyển chậm trễ, chứng từ giữ phịng ban khơng chuyển đến phịng kế tốn ảnh hưởng đến việc kiểm sốt cơng nợ, chi phí doanh thu Số lượng chứng từ lưu trữ phịng kế tốn phát sinh tương đối nhiều từ 500 đến 1000 chứng từ cho tháng Đồng thời, phòng lưu trữ lại năm gần để theo dõi Vì chứng từ kế tốn Công ty cần phải quản lý chặt chẽ hơn, tránh không xảy trường hợp bị thất lạc quan trọng việc luân chuyển nhanh chóng, hiệu quả, cập nhật tình hình số liệu liên tục, dễ dàng tìm chứng từ cần khơng tốn nhiều thời gian 5.3 Sản phẩm “ Ứng dụng H.U.H kết hợp với chữ ký điện tử Token” Sản phẩm có nhiều tính ln chuyển, lưu trữ, hỗ trợ tìm kiếm chứng từ kế tốn Ngồi ra, sản phẩm kết hợp nhiều ứng dụng từ công nghệ thông tin mang lại như: luân chuyển chứng từ kế toán ứng dụng không cần thiết bị hỗ trợ bên ngồi; Tính qt liệu từ file cứng sang file mềm Tín đọc phân tích nhận diện liệu Scan gốc đồng thời ứng dụng hỗ trợ tự cập nhật vào phần mềm hạch tốn, theo dõi hợp đồng cơng nợ Đặc biệt, chức đóng băng theo chu kỳ, rà sốt chứng từ thơng tin thiếu sót để can thiệp kịp thời kết hợp chữ ký điện tử token kích hoạt bằng vân tay cá nhân để tăng tính bảo mật độ xác 2105 Mỗi cá nhân bên hỗ trợ ứng dụng ghi nhận thông tin cung cấp tài khoản đăng nhập vào ứng dụng H.U.H kèm theo chữ ký điện tử cá nhân kích hoạt vân tay tăng tính bảo mật Mỗi phịng ban có hình chính, mục chức khác theo chun mơn phịng ban để tăng tính bảo mật Đặc biệt phịng kế tốn Ứng dụng H.U.H có cấu tạo phân loại tổ chức cấu cho chứng từ kế toán nhằm nâng cao hiểu biết luân chuyển lưu trữ chứng từ cần có Quy trình ln chuyển chứng từ phịng ban hoạch định sẵn, giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi tình trạng vị trí chứng từ Hệ thống trang bị chức quét, đọc phân tích liệu, nhận diện chứng từ gốc thông qua mã số, dấu, chữ ký phép luân chuyển lưu trữ ứng dụng Theo nhu cầu cập nhật nhanh chóng, xác, đầy đủ, rõ ràng minh bạch Hệ thống sở hữu quy trình đóng băng tự động Trong thời gian này, hệ thống đóng cổng đăng nhập máy tính cá nhân hay App dùng điện thoại, nhân viên thao tác hay sử dụng hệ thống Đồng thời, chương trình thực kiểm tra, sốt toàn thao tác, nghiệp vụ mà nhân viên thực tuần Khi hồn thành quy trình kiểm duyệt, H.U.H trả kết tự động vào Mục Thơng báo cho phịng ban Nếu đầy đủ, số liệu, kết trả “quy trình hồn thành 100%” Vậy có vấn đề thiếu sót, kết lên “quy trình xảy lỗi”, chương trình đẩy tồn danh sách khoản trống đề nghị nhân viên bổ sung chọn lý phù hợp để tắt hệ thống kiểm sốt quy trình H.U.H Sau nhân viên kế tốn xác nhận lỗi, bảng báo cáo kết tình trạng gửi đến ứng dụng máy kế tốn trưởng để tăng tính kiểm sốt tuyệt đối KẾT LUẬN Ưu điểm sản phẩm: Tiết kiệm thời gian luân chuyển chứng từ Hạn chế chứng từ bị nhàu nát Dễ dàng theo dõi, tra cứu chứng từ lưu trữ thơng qua sản phẩm Rà sốt thơng báo có sai sót xảy Kiểm tra chứng từ gốc trước lưu trữ Hỗ trợ theo dõi công nợ Có tính bảo mật cao Nhập liệu tự động thông qua chức quét đọc liệu Nhược điểm sản phẩm: Có chi phí cao Cần có kết nối Internet sử dụng điện thoại thơng minh máy tính bảng Cần có chun viên sản phẩm để theo dõi cách vận hành công ty, hỗ trợ nhân viên cần thiết TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Theo trang PVOIL Đường xa thêm gần (2018), Tổng quan Công ty Dầu Việt Nam https://www.pvoil.com.vn/gioi-thieu 2106 [2] Theo trang Cafebiz (2018), Chứng từ kế toán xếp không gọn gàng https://cafebiz.vn/ 2107 ... định thủ tục luân chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim từ đưa đề xuất hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim. .. hiểu tình hình thực tế quy trình luân chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim Từ đề xuất số giải pháp để hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ hợp lý, hiệu... quản lý cho Cơng ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1 Đối tượng nghiên cứu Quy trình luân chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim 3.2