CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG
Khái quát về công tác bán hàng và thu tiền khách hàng
1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng trong các công ty thương mại
1.1.1.1 Khái niệm bán hàng và tầm quan trọng của kế toán bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông qua quá trình bán hàng mà các giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện.
Trong kinh tế, chu trình kinh doanh bao gồm sự luân chuyển giữa hàng hóa và tiền tệ, trong đó bán hàng là quá trình chuyển đổi từ hàng hóa sang tiền Quá trình bán hàng đặc trưng bởi sự trao đổi và thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
Quá trình bán hàng kết thúc khi quyền sở hữu hàng hóa chuyển từ người bán sang người mua, đồng thời người bán nhận được quyền thu tiền từ người mua Khoản tiền thu được từ giá bán chưa bao gồm thuế được gọi là doanh thu bán hàng, và doanh thu này là yếu tố quan trọng để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của kế toán bán hàng
Bán hàng là hoạt động quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần chú trọng, vì lợi nhuận - mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp - chủ yếu phụ thuộc vào kết quả của quá trình bán hàng.
Trong bối cảnh kinh tế đầy thách thức và cạnh tranh, việc quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh là rất cần thiết Doanh nghiệp cần coi kế toán là công cụ quan trọng, đặc biệt trong việc quản lý nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa Kế toán bán hàng cần phát huy tốt vai trò của mình thông qua việc tổ chức công tác một cách khoa học và hợp lý, đồng thời thường xuyên hoàn thiện để phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh của công ty.
Tổ chức chặt chẽ trong công tác kế toán bán hàng là yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, giúp đảm bảo hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa lợi nhuận.
1.1.1.1 Tổ chức kế toán trong công tác bán hàng
Theo Quyết định số 15/2006; 48/2006 và các thông tư 244/2009/TT-BTC ;
Theo các quy định tại Thông tư 206/2009/TT-BTC và 106/2008/TT-BTC của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ và sổ sách kế toán một cách hợp lý trong công tác bán hàng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Các tài khoản chủ yếu được sử dụng trong kế toán bán hàng là 156,157, 333,
Sơ lược các tài khoản như sau:
Trị giá mua hàng hóa theo hóa đơn bao gồm các loại thuế không hoàn lại và chi phí thu mua được phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ.
Chi phí mua hàng Giảm giá hàng mua, chiết khấu
Trị giá hàng bán bị trả lại thương mại được hưởng.
Kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kỳ là quy trình quan trọng trong kế toán, đặc biệt khi doanh nghiệp phát hiện hàng hóa bị thiếu trong quá trình kiểm kê định kỳ Điều này bao gồm việc kết chuyển trị giá hàng tồn đầu kỳ và các hàng hóa bất động sản mua vào, cũng như việc chuyển đổi từ bất động sản đầu tư Việc thực hiện chính xác các bước này giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán.
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 157_Hàng gửi đi bán
Trị giá hàng hóa đã gửi cho khách hàng được xác định là đã bán, trong khi trị giá hàng hóa cung cấp cho khách hàng nhưng chưa được xác định là đã bán.
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 3331 Thuế GTGT đầu ra
Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong kỳ Số thuế GTGT đầu ra và số thuế
Số thuế, phí, lệ phí và các khoản GTGT hàng nhập khẩu phải phải nộp, đã nộp vào Ngân sách Nhà nước; nộp;
Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác nộp; phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 632_Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng đã bán và khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được xác định rõ ràng Cuối kỳ, các khoản này sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911 để tính toán kết quả kinh doanh.
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 511_ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh nghiệp phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế xuất nhập khẩu (XNK) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) dựa trên doanh thu thực tế từ việc bán sản phẩm, hàng hóa trong kỳ Các loại thuế này được tính toán dựa trên doanh thu mà doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ trong thời gian đó.
+Trị giá khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kết chuyển vào cuối kỳ.
+Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911.
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 512_Doanh thu nội bộ
Trị giá hàng bán trả lại và chiết khấu tổng doanh thu nội bộ phát sinh thương mại, cùng với giảm giá hàng bán trong kỳ, được chấp nhận dựa trên khối lượng hàng hóa, dịch vụ và sản phẩm đã tiêu thụ nội bộ trong thời gian đó.
+ Số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nội bộ trong kỳ.
+ Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Khi bán hàng doanh nghiệp thường sử dụng những chứng từ sau:
Hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế GTGT
Phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
1.1.1.2 Phương pháp tính giá xuất kho ( giá vốn hàng bán) Để xác định đúng kết quả kinh doanh trước tiên phải xác định đúng trị giá xuất kho của hàng hóa Tùy theo từng phương pháp khác nhau mà ta có những cách tính giá xuất kho khác nhau:
Phương pháp thực tế đích danh
Theo phương pháp này, giá trị sản phẩm xuất kho sẽ dựa trên đơn giá nhập kho của lô hàng tương ứng Đây là phương án tối ưu, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phù hợp trong kế toán, giúp chi phí thực tế phản ánh chính xác doanh thu thực tế.
Giá trị hàng xuất kho cần phải tương xứng với doanh thu mà nó mang lại Đồng thời, giá trị hàng tồn kho cũng phải được phản ánh chính xác theo giá trị thực tế của nó.
Khái quát về chứng từ kế toán
Theo Điều 4 Khoản 7 của Luật Kế Toán, chứng từ kế toán được định nghĩa là các giấy tờ và vật mang thông tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, từ đó làm cơ sở để ghi sổ kế toán.
1.2.2 Đặc điểm và phân loại Đặc điểm, tính chất
Chứng từ kế toán có các đặc điểm sau:
Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán.
Căn cứ này giúp kiểm tra tính hợp pháp của các giao dịch phát sinh, đồng thời phát hiện các vi phạm và hành vi lãng phí tài sản trong doanh nghiệp.
Là cơ sở để cơ quan nhà nước giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, tố cáo có liên quan
Là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Việc phân loại chứng từ kế toán là cần thiết do sự phong phú và đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung và công dụng Điều này giúp công tác kế toán trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Theo địa điểm lập chứng từ, ta có 2 loại:
Chứng từ bên trong, hay còn gọi là chứng từ nội bộ, là những tài liệu được lập bởi bộ phận kế toán hoặc các bộ phận khác trong doanh nghiệp Ví dụ về chứng từ bên trong bao gồm phiếu chi và phiếu nhập, chúng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Chứng từ bên ngoài là tài liệu kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến doanh nghiệp, nhưng được lập và gửi đến từ bên ngoài.
Chẳng hạn như giấy báo có, giấy báo nợ, hóa đơn của nhà cung cấp…
Theo trình tự lập có 2 loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp
Chứng từ gốc, hay còn gọi là chứng từ ban đầu, đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nó là nền tảng để kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của những nghiệp vụ này.
Chứng từ tổng hợp là loại chứng từ được tạo ra dựa trên các chứng từ gốc, nhằm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung tương tự, giúp giảm thiểu khối lượng công việc Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ, chứng từ tổng hợp cần phải được kèm theo chứng từ gốc.
Theo yêu cầu quản lý của nhà nước
Chứng từ bắt buộc là loại tài liệu phản ánh các giao dịch kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ Loại chứng từ này được nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu và chỉ tiêu, và được áp dụng rộng rãi cho tất cả các lĩnh vực và thành phần kinh tế.
- Chứng từ mang tính chất hướng dẫn: chỉ sử dụng trong nội bộ đơn vị của doanh nghiệp nên doanh nghiệp tự thiết kế sao cho phù hợp
Theo hình thức biểu hiện:
- Chứng từ thông thường: được lập bằng giấy và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.
- Chứng từ điện tử: chứng từ kế toán được biểu hiện dưới dạng điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng.
Phân loại theo nội dung kinh tế
Dựa vào những chỉ tiêu kế toán khác nhau mà ta có những loại chứng từ thuộc những lĩnh vực khác nhau như:
- Chứng từ lao động và tiền lương
- Chứng từ hàng tồn kho
1.2.3 Tầm quan trọng của chứng từ kế toán 1.2.3.1 Trong công tác kế toán và quá trình kinh doanh của công ty
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập công tác kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Thiếu chứng từ sẽ cản trở khả năng thực hiện các hoạt động kế toán ban đầu và ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình kế toán.
1.2.3.2 Trong công tác bán hàng
Bán hàng là một lĩnh vực quan trọng trong kinh doanh, liên quan đến nhiều cá nhân và tổ chức, đặc biệt là cơ quan thuế Việc lập chứng từ không chỉ đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp mà còn là cơ sở để xác định nghĩa vụ với nhà nước Ngoài ra, khi có sai sót, chứng từ cũng là căn cứ để chịu trách nhiệm trước pháp luật.
1.3 Quy trình chung và một số điểm cần lưu ý khi lập, luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài và chuyển đến bộ phận kế toán để kiểm tra Sau đó, chúng sẽ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán và được lưu trữ cẩn thận Khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định, chứng từ sẽ được hủy bỏ Quy trình này bao gồm các bước cơ bản như lập, kiểm tra, ghi sổ, lưu trữ và hủy chứng từ.
B1: Lập, tiếp nhận, xử lý.
B2: Kế toán viên, kế toán trưởng ký duyệt hoặc trình giám đốc ký.
B3: Phân loại, sắp xếp, định khoản, ghi sổ.
B4: Lưu trử bảo quản chứng từ.
Một số điểm cần lưu ý khi lập và luân chuyển chứng từ:
Lập rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo nội dung trên mẫu in.
Khi viết phải dùng bút mực, số và chử viết phải liên tục không được ngắt quảng, phải gạch chéo các phần còn trống.
Không viết tắt, không tẩy xóa, không chỉnh sửa Khi viết sai gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Đối với chứng từ liên quan đến tiền khi sai cần phải hủy bằng cách gạch chéo và không xé ra khỏi cuốn.
Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ, cần lập đầy đủ theo đúng số liên quy định, và nội dung giữa các liên phải đồng nhất Khi thực hiện giao dịch với bên ngoài, việc có con dấu của đơn vị là điều bắt buộc.
Nếu là chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trử theo quy định của từng trường hợp cụ thể.
Trước khi ghi sổ hoặc chuyển giao chứng từ cho đơn vị, cơ quan khác, cần kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và hợp pháp của các tài liệu Nếu phát hiện sai sót, người kiểm tra phải yêu cầu điều chỉnh và hoàn thiện thủ tục trước khi tiến hành ghi sổ.
Chứng từ kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trử.
Chứng từ lưu trử phải là bản chính Thời hạn lưu trữ thông thường là mười hai tháng ngoại trừ:
- Chứng từ có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về an ninh, quốc phòng phải lưu trử vĩnh viễn.
- Tối thiểu mười năm đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
- Tối thiểu năm năm đối với những chứng từ làm tài liệu kế toán cho quản lí, điều hành của đơn vị.
1.4 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Theo ISO 22000, một quy trình bán hàng bao gồm các bước sau:
Doanh nghiệp có thể giới thiệu hàng hóa của mình bằng hình thức trực tiếp ( đến tại nơi khách hàng ở) hoặc gián tiếp (qua báo đài, internet, tờ rơi )
Trực tiếp : Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng
Gián tiếp : Phòng kinh doanh nhận đặt hàng từ điện thoại, fax…
Khi lập đơn hàng, cần ghi rõ các thông tin quan trọng như tên và địa chỉ đơn vị bán, tên sản phẩm, quy cách sản phẩm, ngày sản xuất và hạn sử dụng, số lượng, thời gian giao nhận, địa điểm giao nhận, cùng với hình thức thanh toán.
B3 Ký hợp đồng mua bán
Sau khi giới thiệu sản phẩm, nếu khách hàng hoặc đơn vị có nhu cầu sử dụng, công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bán với các bên liên quan, trong đó hợp đồng sẽ bao gồm các nội dung cần thiết.
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua
Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán
Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện.
Sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh xuất hóa đơn Nội dung hóa đơn phải đầy thông tin.
Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế ( nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán.
Tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký người viết hóa đơn, phụ trách đơn vị ký và đóng dấu.
B6 Giao nhận vận chuyển hàng hóa
B7 Ký nhận giao chứng từ, tiền
1.4.2 Các chứng từ được sử dụng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Sơ lược về các chứng từ được sử dụng trong công tác bán hàng
Hợp đồng mua bán: lập dựa trên quy định của pháp luật như Luật
Quy trình bán hàng và lập luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Theo ISO 22000, một quy trình bán hàng bao gồm các bước sau:
Doanh nghiệp có thể giới thiệu hàng hóa của mình bằng hình thức trực tiếp ( đến tại nơi khách hàng ở) hoặc gián tiếp (qua báo đài, internet, tờ rơi )
Trực tiếp : Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng
Gián tiếp : Phòng kinh doanh nhận đặt hàng từ điện thoại, fax…
Trong đơn hàng, cần ghi rõ các thông tin cần thiết như tên và địa chỉ của đơn vị bán, tên sản phẩm, quy cách sản phẩm, ngày sản xuất và hạn sử dụng, số lượng, thời gian giao nhận, địa điểm giao nhận và hình thức thanh toán.
B3 Ký hợp đồng mua bán
Sau khi giới thiệu sản phẩm, nếu khách hàng hoặc đơn vị có nhu cầu, công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bán với các bên liên quan, trong đó hợp đồng sẽ bao gồm các điều khoản cụ thể về giao dịch.
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua
Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán
Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện.
Sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh xuất hóa đơn Nội dung hóa đơn phải đầy thông tin.
Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế ( nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán.
Tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký người viết hóa đơn, phụ trách đơn vị ký và đóng dấu.
B6 Giao nhận vận chuyển hàng hóa
B7 Ký nhận giao chứng từ, tiền
1.4.2 Các chứng từ được sử dụng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Sơ lược về các chứng từ được sử dụng trong công tác bán hàng
Hợp đồng mua bán: lập dựa trên quy định của pháp luật như Luật
Luật Thương Mại 2005 và Luật Dân Sự 2005 quy định rõ ràng về nhu cầu của các bên liên quan, nhằm đảm bảo rằng các mối quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện một cách hiệu quả Điều này không chỉ tạo ra cơ sở vững chắc cho việc thực hiện quyền lợi mà còn giúp các bên thực hiện nghĩa vụ đối với nhau một cách công bằng và minh bạch.
Bảng kê mua hàng, phiếu đề xuất nội bộ và phiếu xuất kho là các chứng từ nội bộ được công ty tự thiết kế để phù hợp với nhu cầu và quy trình hoạt động của mình.
Những chứng từ này là cơ sở để khách hàng đối chiếu xác nhận, tránh gian lận gây tổn thất cho công ty.
Hóa đơn GTGT là chứng từ bắt buộc cho mọi doanh nghiệp, không phân biệt quy mô Nó có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và là cơ sở để ghi nhận doanh thu.
Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình luân chuyển của chứng từ, bao gồm số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ và tính chất lưu trữ Nó được áp dụng trong việc xử lý thủ công hoặc bán thủ công Lưu đồ xử lý chứng từ giúp theo dõi quá trình lưu chuyển chứng từ trong một đơn vị, từ khi chứng từ được tạo lập bởi cá nhân hoặc phòng ban cho đến khi hoàn tất quá trình xử lý.
Dưới đây là lưu đồ chứng từ của một quá trình bán hàng :
Sơ đồ 1.4 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình bán hàngP.KINH DOANH P GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KHO
BỘ PHẬN GIAO HÀNG P KẾ TOÁN
Kiểm tra và lập phiếu ĐXVT
PHIẾU ĐXVT đã duyệt Đối chiếu, lập PXK
- GTGT: giá trị gia tăng
- ĐXVT: đề xuất vật tư
Quy trình thu tiền khách hàng, lập và luân chuyển chứng từ trong công tác phải thu khách hàng
Quy trình thu tiền thông thường bao gồm các bước sau:
Giao hàng và giao cho
- Bước 1: Bộ phận kế toán hoặc nhân viên bán hàng tiếp nhận chứng từ thanh toán ( hóa đơn, hợp đồng…) từ khách hàng.
Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) tiến hành kiểm tra và đối chiếu các chứng từ để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ Sau khi hoàn tất, các chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán trưởng để xem xét và phê duyệt.
- Bước 3: Kế toán trưởng xét duyệt sau đó chuyển lại cho kế toán.
Khi thu tiền mặt trực tiếp, kế toán cần lập phiếu thu với ba liên Liên 1 sẽ được lưu giữ trong cuốn sổ, liên 2 sẽ được giao cho khách hàng, và liên 3 sẽ được lưu nội bộ để làm căn cứ ghi sổ.
Thu qua ngân hàng: kế toán lập ủy nhiệm thu theo mẫu có sẳn gồm 3 liên tương tự như phiếu thu
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng kí duyệt.
Bước 5: Thực hiện thu tiền là quy trình quan trọng trong giao dịch tiền mặt tại quỹ Khi nhận được Phiếu thu do kế toán lập kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ cần tiến hành kiểm tra và xác nhận thông tin trước khi thực hiện thu tiền.
- Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu so với chứng từ gốc.
- Kiểm tra tính hợp lệ của nội dung trên chứng từ.
- Kiểm tra ngày, tháng trên phiếu thu và chử kí của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra số tiền thu vào cho chính xác trước khi nhập quỹ.
- Cho người nộp tiền kí tên vào phiếu thu.
- Thủ quỹ kí tên và giao cho khách hàng liên 2.
Sau khi chuyển hai liên còn lại cho kế toán, đối với việc thu tiền qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ lập và nộp Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi hoặc séc cho ngân hàng Khi khách hàng hoàn tất thanh toán, kế toán sẽ nhận Giấy Báo Có từ ngân hàng, sử dụng tài liệu này làm căn cứ để ghi sổ.
Sơ đồ 1.5 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình thu tiền khách hàng PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ
CTTT: Chứng từ thanh toán
TRÌNH TỰ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Giới thiệu khát quát về Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
TNHH Gas Thuận Phát Đặc điểm tự nhiên
Công ty TNHH Gas Thuận Phát chuyên cung cấp dịch vụ và sản phẩm gas tại tỉnh Vĩnh Long cùng các tỉnh lân cận như Trà Vinh, Cần Thơ, và Tiền Giang Chúng tôi phục vụ cả khách hàng dân dụng và đại lý, với dịch vụ giao hàng tận nơi theo yêu cầu của khách hàng.
Tên công ty: CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Địa chỉ: Tổ 1, Quốc lộ 1A, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long
Lĩnh vực hoạt động: kinh doanh gas, bếp gas, các phụ kiện về gas, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống gas công nghiệp.
Vốn điều lệ: 1000,000,000đ Người thành lập công ty là ông Mạch Quốc Toàn Hiện ông là Giám Đốc và là người đại diện hợp pháp của công ty.
Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Doanh nghiệp Gas Thuận Phát được thành lập vào ngày 24 tháng 3 năm
Vào năm 2005, tại Tổ 1, Quốc lộ 1A, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long, doanh nghiệp gas Thuận Phát bắt đầu hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, chuyên cung cấp gas, đổi gas và sửa chữa thiết bị gas Nhận thấy tầm quan trọng của việc đăng ký kinh doanh để mở rộng quy mô, vào ngày 29 tháng 4 năm 2006, doanh nghiệp đã được cấp phép và chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Gas Thuận Phát.
Khi mới bắt đầu, cửa hàng Thuận Phát đã xây dựng được lòng tin và uy tín vững chắc với khách hàng Nhờ vào tầm nhìn kinh doanh nhạy bén và sự đoàn kết của toàn thể nhân viên, quy mô kinh doanh của Thuận Phát ngày càng phát triển mạnh mẽ.
Ngày càng có nhiều khách hàng mới với những hợp đồng kinh doanh có giá trị lớn.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty đã đa dạng hóa và nâng cao chất lượng sản phẩm Hiện tại, công ty hoạt động hiệu quả, mở rộng quy mô kinh doanh và tìm kiếm thị trường tiêu thụ mới Đồng thời, công ty cũng cải thiện chất lượng dịch vụ thông qua các chương trình khuyến mãi và giảm giá hấp dẫn.
2.1.2 Tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ các phòng ban 2.1.2.1 Bộ máy tổ chức
Mô hình tổ chức của Công Ty Gas Thuận Phát được thiết kế đơn giản với Giám Đốc đứng đầu Phó Giám Đốc sẽ điều hành các bộ phận, chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh và đại diện cho công ty trong mọi nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
PHÒNG KẾ PHÒNG KINH TOÁN
2.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban Giám đốc: là người đứng đầu công ty, đi thương thuyết và kí hợp đồng cho công ty, quyết định giám sát mọi hoạt động trong công ty, là người phân công trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên, đưa ra các định hướng phát triển cho công ty.
Phó Giám Đốc là người đứng dưới quyền Giám Đốc, có khả năng đại diện cho Giám Đốc với tư cách pháp nhân Họ được ủy quyền bởi Giám Đốc để thực hiện các hoạt động trong công ty.
Nhân viên kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám Đốc kiểm tra và giám sát các hoạt động thu chi của công ty Họ cũng theo dõi công nợ, quản lý xuất-nhập-tồn hàng hóa và thực hiện báo cáo thuế định kỳ.
Nhân viên kinh doanh: tiếp khách hàng và nhận đơn đặt hàng, điện thoại đặt hàng.
Nhân viên giao hàng: giao hàng cho khách hàng.
Thủ kho: kiểm kê kho, theo dõi nhập-xuất-tồn hàng ngày kiểm tra chất lượng hàng nhập, xuất…
Thủ quỹ: theo dõi thu chi tiền và kiểm kê quỹ hằng ngày.
Công Ty TNHH Gas Thuận Phát hoạt động với mô hình khép kín, bao gồm
Công ty có đội ngũ 20 nhân sự, bao gồm 01 Giám Đốc, 01 Phó Giám Đốc, 01 Nhân viên kế toán, 01 Nhân viên kinh doanh, 01 Thủ Quỹ và 15 Nhân viên giao hàng Đội ngũ nhân viên chủ yếu đều có nhiều năm kinh nghiệm và gắn bó chặt chẽ với công ty, đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong công việc.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.4.1 Hình thức sổ kế toán Để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán, công ty phải sử dụng một hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán hiện có Xây dựng hệ thống kế toán đầy đủ chinh xác sẽ nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Hiện nay, hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là Nhật Ký Chung
Theo quyển 2 của cuốn "Chế độ kế toán doanh nghiệp" do Bộ Tài Chính phát hành, tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào Sổ Nhật Ký, trong đó Sổ Nhật Ký Chung là trọng tâm Việc ghi chép phải thực hiện theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ (định khoản kế toán) Sau đó, số liệu từ các Sổ Nhật Ký sẽ được sử dụng để lập Sổ Cái cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Trình tự ghi sổ kế toán được thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 Hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung
Hệ thống ghi chép tài chính bao gồm việc ghi hằng ngày, ghi cuối tháng và cuối kỳ để đảm bảo tính chính xác Các hoạt động này cần được đối chiếu và kiểm tra thường xuyên Các loại nhật ký như nhật ký đặc biệt (NKĐB) và nhật ký chung (NKC) đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp chi tiết (THCT) và cân đối phát sinh (CĐPS) Việc sử dụng các chứng từ và tài khoản phù hợp là cần thiết để duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ số 48/2006 của BTC ban hành ngày 14/9/2006.
Hệ thống các chứng từ:
Do quy mô công ty tương đối nhỏ và chỉ hoạt động mua bán bình thường nên số lượng chứng từ phát sinh tương đối ít, bao gồm:
Hệ thống tài khoản thống nhất trong công ty là mô hình phân loại các đối tượng kế toán theo quy định của Nhà nước, nhằm xử lý thông tin liên quan đến từng đối tượng kế toán Mô hình này hỗ trợ cho việc tổng hợp và kiểm tra thông tin kế toán hiệu quả.
Hiện công ty đang có sử dụng các tài khoản sau:
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 133: Thuế GTGT đầu vào
TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 531: Hàng bán bị trả lại
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 6421: Chi phí bán hàng
TK6422: Chi phí quản lí doanh nghiệp
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
2.1.4.3 Các chế độ, phương pháp kế toán đang được áp dụng tại công ty Chế độ kế toán
Hiện nay, công ty áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với kế toán viên được trang bị kiến thức cơ bản về các chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính quy định Công ty luôn cập nhật thông tin về những thay đổi và bổ sung trong các chế độ kế toán Chế độ tài khoản, chứng từ và sổ sách của công ty được thực hiện theo Quyết định số 48/2006 của Bộ Tài Chính, ban hành ngày 14/9/2006.
Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho: nhập trước xuất trước
Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng
Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ
Công thức tính giá vốn: là doanh nghiệp thương mại công ty tính giá vốn theo công thức sau
Giá vốn hàng bán= Giá trị hàng mua+chi phí mua hàng-giảm trừ hàng mua( nếu có)
Công thức tính giá bán:
Giá bán= giá vốn+ lợi nhuận dự tính
2.1.4.4 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại công ty Để giảm tải khối lượng công việc cũng như đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng của các báo cáo kế toán công ty sử dụng phần mềm kế toán Unesco Unesco là một phần mềm đơn giản với giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng với giúp xử lí nhanh các nghiệp vụ kế toán như kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư, kế toán TSCĐ, kế toán công nợ… Unesco là phần mềm phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động với quy mô vừa và nhỏ.
Hình 2.1 Giao diện của phần mềm kế toán UNESCO
2.1.5 Kết quả kinh doanh trong 3 năm ( 2010-2012)
(Nguồn số liệu từ phòng kế toán) Đơn vị tính:VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011
1 DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.512.775.531 10.152.397.841 12.055.357.448 1.639.622.310 19,26 1.902.959.607 18,74
2 Các khoản giảm trừ DT - - - - - - -
3 DT thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.512.775.531 10.152.397.841 12.055.357.448 1.639.622.310 19,26 1.902.959.607 18,74
5 Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.980.694.996 2.171.222.736 2.383.215.091 190.527.740 9,62 211.992.355 9,76
6 DT hoạt động tài chính - - - - - - -
-Bao gồm: Chi phí lãi vay
8 Chi phí quản lý kinh doanh 825.606.592 892.961.101 890.359.238 67.354.509 8,16 -2.601.863 -0,29
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 1.155.088.404 1.278.261.635 1.492.855.853 123.173.231 10,66 214.594.218 16,79
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.155.088.404 1.278.261.635 1.492.855.853 123.173.231 10,66 214.594.218 16,79
14 Chi phí thuế TNDN hiện hành 288.772.101 319.565.409 373.213.963 30.793.308 10,66 53.648.555 16,79
15 Lợi nhuận sau thuế TNDN 866.316.303 958.696.226 1.119.641.890 92.379.923 10,66 160.945.664 16,79
Thực trạng công tác bán hàng và quy trình lập, luân chuyển chứng từ
2.2.1 Khái quát về công tác bán hàng tại Công ty TNHH Gas Thuận
Phát 2.2.1.1 Sơ lược các mặt hàng của công ty
Công ty cung cấp một loạt sản phẩm đa dạng về chủng loại và mẫu mã, luôn cập nhật những kiểu dáng mới nhất trên thị trường, giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm ưng ý.
Bảng 2.2 Các sản phẩm đang được bán tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát
GIÁ CẢ( theo giá bán buôn) Nghìn đồng/bình
Bếp gas Mini nhiều loại 150-300
Công ty chuyên cung cấp bình gas là mặt hàng chiến lược, trong khi các sản phẩm phụ như bếp gas, đồ nhôm và phụ kiện thường chỉ được bán kèm theo yêu cầu của khách hàng mà không mang lại lợi nhuận đáng kể Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp dịch vụ lắp đặt, sửa chữa và bảo trì hệ thống gas.
2.2.1.2 Phạm vi bán hàng và thời điểm xác định hàng tiêu thụ
Thuận Phát đã thành lập nhiều năm vì vậy lượng khách hàng nhiều và phạm vi bán hàng khá rộng lớn
Công ty luôn ưu tiên chất lượng và phục vụ khách hàng tận tâm với giá cả hợp lý, nhờ đó, uy tín ngày càng tăng và phạm vi bán hàng mở rộng Hiện nay, Thuận Phát đã có nhiều khách hàng thân thiết ở hầu hết các tỉnh thuộc đồng bằng sông Cửu Long như Trà Vinh, Tiền Giang, Hậu Giang, Bạc Liêu, Sóc Trăng.
Thời điểm xác định hàng tiêu thụ
Các mặt hàng được coi là đã tiêu thụ khi khách hàng hoàn tất việc thanh toán hoặc đồng ý thanh toán Chỉ khi đó, kế toán mới tiến hành ghi nhận doanh thu từ bán hàng.
Ngược lại kế toán ghi nhận vào tài khoản 157 “ Hàng gửi bán”.
2.2.1.3 Phương thức bán hàng và cách xác định giá bán Phương thức bán hàng
Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng sau:
Để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên trong giao dịch hàng hóa lớn, việc có một hợp đồng mua bán rõ ràng là rất cần thiết Khách hàng sẽ đến công ty để đặt hàng, sau đó tiến hành thỏa thuận và ký hợp đồng tại Phòng Giám Đốc cùng với Giám Đốc và Phó Giám Đốc.
Bán lẽ là hình thức kinh doanh với số lượng nhỏ, cho phép khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp tại công ty Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ như Thuận Phát, phương thức này mang lại doanh thu cao hơn, chủ yếu do khách hàng là các cửa hàng và doanh nghiệp kinh doanh gas.
Với phương thức này công ty chỉ kí hợp đồng mua bán một lần và thời hạn 5 năm với chủ cửa hàng.
2.2.2 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 2.2.2.1 Quy trình bán hàng ( theo hình thức bán buôn)
Quy trình bán hàng của công ty bao gồm các bước chính như sau:
B1 : Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, Giám Đốc sẽ xem xét và tiến hành lập hợp đồng tại phòng Giám Đốc Hợp đồng được soạn thành hai bản: một bản sẽ được giao cho khách hàng và một bản sẽ được chuyển đến phòng liên quan.
Kế Toán để lưu trữ Đồng thời, giám đốc chuyển đơn đặt hàng cho kế toán để lập hóa đơn.
Sau khi nhận hợp đồng và đơn đặt hàng, bộ phận kế toán sẽ lập hóa đơn gồm 3 liên Liên 1 sẽ được lưu giữ tại cùi, trong khi liên 2 và 3 sẽ được giao cho thủ kho Hợp đồng sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán.
Dựa vào hóa đơn thủ kho, tiến hành lập phiếu xuất kho thành 2 liên để xuất hàng hóa Sau đó, ghi chép trên Excel để theo dõi.
Bộ phận giao hàng nhận phiếu xuất kho và hóa đơn để tiến hành chất hàng lên xe dưới sự giám sát của thủ kho Sau khi giao hàng, nhân viên giao hàng sẽ đưa cho khách hàng hai phiếu xuất kho và hai hóa đơn để khách ký nhận Khách hàng giữ một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 2, trong khi một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 3 sẽ được mang về giao lại cho phòng kế toán để ghi sổ, lưu trữ và làm căn cứ pháp lý khi cần thiết.
2.2.2.2 Các chứng từ kế toán bán hàng sử dụng tại công ty
Trong lĩnh vực bán hàng, các công ty thường sử dụng các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng và phiếu xuất kho Nếu khách hàng có yêu cầu thêm các chứng từ khác, chẳng hạn như phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận gas, thì các chứng từ này sẽ được lập theo yêu cầu của khách hàng.
CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Mã số thuế: 1 5 0 0 6 6 7 1 9 2 Địa chỉ: Tổ 1, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 070.3724.749 – Fax: 070.3724.748
STK: 0709983185906 tại NH TM CP Sài Gòn Thương Tín CN Vĩnh Long Email: mqtoan@gmail.com
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: TP/11P
Họ tên người mua hàng:………
Mã số thuế:……… Địa chỉ:………
Hình thức thanh toán:……… Số tài khoản:………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT:………% Tiền thuế GTGT:………
Tổng cộng tiền thanh toán:………
Số tiền viết bằng chữ:………
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Số Hóa Đơn: 0000000 Khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại:
A TIỀN NỢ VỎ TRẢ VỎ
Người giao Người lập phiếu Người nhận
2.2.2.3Cách lập và luân chuyển một số chứng từ trong bán hàng Cách lập
Là chứng từ dùng để quản lí nghiệp vụ bán hàng và là cơ sở để xác định doanh thu bán hàng.
Theo quy định pháp luật, tất cả các giao dịch bán hàng của Thuận Phát đều phải lập hóa đơn, ngoại trừ trường hợp hàng hóa có giá trị dưới 50.000 đồng (như vali, dây ) và khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn.
Hóa đơn GTGT do kế toán lập bao gồm 3 liên:
- Liên 1 ( màu tí m): Lưu tại cuốn
- Liên 2 ( màu đỏ): Giao cho khách hàng
- Liên 3 ( màu xanh ): Lưu thông nội bộ
Khi lập kế toán kê giấy than viết một lần cho 3 liên và viết trên liên một của mẫu in sẳn các nội dung sau:
- Họ, tên người mua hàng
- Tên đơn vị, mã số thuế ( nếu có )
- Hình thức thanh toán: thông thường ghi TM/CK ( tiền mặt/ chuyển khoản) do không xác định được khách hàng sẽ trả tiền mặt hay chuyển khoản
- STT, tên hàng, số lượng, đơn giá ( chưa thuế), thành tiền ( đơn giá chưa thuế*số lượng)
- Cộng tiền hàng: tổng số tiền chưa thuế của hàng hóa
- Tiền thuế GTGT: số tiền thuế cần phải nộp cho lần bán hàng này
Tổng tiền thanh toán được tính bằng cách cộng tiền hàng và tiền thuế GTGT Sau khi hoàn tất, kế toán sẽ ký tên lên liên 1 và giám đốc sẽ ký tên, đóng dấu lên liên 2 để hoàn thành hóa đơn.
Lập phiếu xuất kho là cần thiết để theo dõi số lượng hàng đã xuất và làm căn cứ tính tổng giá thành Tại Thuận Phát, phiếu xuất kho cũng đóng vai trò là giấy xác nhận từ khách hàng về việc đã nhận hàng, giúp ngăn chặn gian lận và bảo vệ lợi ích công ty Mỗi phiếu xuất kho đều đi kèm với số hóa đơn khi giao hàng.
Phiếu xuất kho được lập bởi thủ kho và lưu trữ tại phòng kế toán sau khi thủ kho đã ghi nhận thông tin trên Excel, đồng thời kế toán cũng đã thực hiện việc ghi sổ kế toán.
Khi lập phiếu xuất kho kế toán ghi:
- Tên, địa chỉ công ty
- Tên, địa chỉ người nhận
- Stt, tên hàng, số lượng, đơn giá ( đã có thuế), thành tiền (số lượng * đơn giá )
Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng và quy trình lập, luân chuyển một số chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng
2.3.1 Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng tại Công Ty
TNHH Gas Thuận Phát 2.3.1.1 Đặc điểm
Lập và kí hợp đồng
Khi bán hàng, công ty thường yêu cầu khách hàng thanh toán ngay sau khi nhận hàng hoặc chuyển khoản trong vòng một tuần kể từ ngày giao hàng.
Công ty thường cho khách hàng thân thiết nợ lại 50% hoặc 100% tiền hàng, dẫn đến khoản nợ phải thu hiện tại tương đối lớn Điều này gây khó khăn cho việc xoay chuyển vốn của công ty.
2.3.1.2 Phương thức thanh toán của khách hàng Công ty thu tiền qua hai hình thức chủ yếu sau:
Thu tiền mặt trực tiếp ngay sau khi giao hàng
Khách hàng quen thuộc của Sacombank có thể trả tiền hàng qua ngân hàng với tùy chọn nợ lại một nửa hoặc toàn bộ số tiền, miễn là có đầy đủ giấy tờ và hóa đơn hợp lệ Phương thức thanh toán nhanh chóng cùng với chính sách ưu đãi hấp dẫn đã giúp công ty mở rộng danh sách khách hàng trung thành.
2.3.1.3 Cách theo dỏi nợ phải thu tại công ty Tại Thuận Phát kế toán theo dõi nợ phải thu theo hình thức theo dõi chi tiết tổng số dư:
Theo dõi chi tiết nợ phải thu theo từng khách hàng và từng lần thanh toán.
Theo dõi chi tiết thanh toán trên từng chứng từ
Cung cấp thông tin chi tiết, công nợ theo chứng từ theo tuổi nợ Hạn chế của phương pháp theo dõi này là khối lượng công việc quá nhiều.
2.3.2 Quy trình thu tiền khách hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng 2.3.2.1 Quy trình thu tiền khách hàng
Trong quy trình thu tiền có 3 hoạt động chính sau:
Xác nhận nội dung thu tiền
Khi khách hàng thanh toán, thủ quỹ sẽ nhập thông tin vào phần mềm để truy xuất hóa đơn và thực hiện đối chiếu Sau đó, thủ quỹ nhận tiền và lập phiếu thu với hai liên.
Liên 2: giao cho khách hàng
Thủ quỹ tiếp nhận tiền từ khách hàng, sau đó đóng dấu "đã thu tiền" và ký xác nhận trên phiếu thu Tiếp theo, khách hàng sẽ ký xác nhận vào phiếu Cuối cùng, kế toán sẽ ghi chép vào sổ quỹ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Ghi nhận và theo dõi
Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm và ghi sổ cái TK
111 đồng thời ghi vào Sổ Nhật Kí Chung Phiếu thu được lưu tại phòng kế toán.
2.3.2.2 Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng
Ta có mẫu phiếu thu như sau: Đơn vi:………
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-
BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nôp tiền: Địa chỉ:
Số tiền: (Viết bằng chữ):
Kèm theo: Chứng từ gốc.
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
Lập phiếu thu là một bước quan trọng trong việc xác định số tiền mặt và ngoại tệ thực tế được nhập quỹ, đồng thời là cơ sở để kế toán ghi sổ Giống như hóa đơn GTGT, phiếu thu cũng là một chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng.
Khi lập phiếu thu thủ quỹ ghi như sau:
+ Đơn vị, bộ phận: Công ty TNHH Gas Thuận Phát + Ghi đầy đủ vào các dòng:
Họ và tên người nộp tiền
Địa chỉ: địa chỉ người nộp tiền
Số tiền: số tiền bằng chử và bằng số phải khớp nhau và khớp với hóa đơn.
Chứng từ kèm theo: thường là hóa đơn
Phiếu thu hợp lệ là phiếu thu có chử kí của Giám đốc, thủ quỹ, người nộp tiền và con dấu của công ty.
+ Sau khi thủ quỹ kiểm tiền và ghi vào dòng “ Đã nhận đủ số tiền”
- Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của phiếu thu.
Sơ đồ 2.4 Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự lập và luân chuyển phiếu thu
Kiểm tra, đối chiếu và lập phiếu thu
Ghi sổ cái và sổ nhật kí chung
2.3.2.3 Quy trình thu tiền qua ngân hàng và theo dõi nợ phải thu Quy trình thu tiền qua ngân hàng
Quy trình thu tiền qua ngân hàng tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát diễn ra đơn giản và hiệu quả Sau khi giao hàng, kế toán theo dõi thông tin thanh toán từ khách hàng Khi nhận được Giấy Báo Có từ Ngân hàng, kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT và Giấy Báo Có để ghi sổ Nhật kí Chung, sổ Quỹ, Sổ Cái TK 112, đồng thời thực hiện việc trừ nợ cho khách hàng.
Quy trình theo dõi nợ phải thu
Hằng ngày, kế toán ghi chép chi tiết công nợ của từng khách hàng vào máy tính Số nợ cũ sẽ được kèm theo trong phiếu xuất kho khi bán hàng, giúp khách hàng dễ dàng đối chiếu và xác nhận.
Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh
Đến ngày 29/2/2013, theo số liệu từ thủ kho, kho của Công ty còn tồn những mặt hàng sau:
Bảng 2.3 Đơn giá nhập của hàng tồn kho tháng 2/2013
( Nguồn số liệu từ Phòng Kế Toán)
TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ NHẬP petimex 305 299.000
Sài Gòn Gas, Vinas Gas 90 315.000
Trong tháng 3/2013 tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát có các nghiệp vụ bán hàng và phải thu khách hàng sau: ( trích một số nghiệp vụ)
Vào ngày 1/3, DNTN Lãm tại Trung Hiếu, Vũng Liêm đã bán 30 bình gas ELF 12 kg với giá 342.000Đ/bình (đã bao gồm thuế GTGT 10%) Khách hàng đã thanh toán ngay và giao dịch được xác nhận qua hóa đơn số 0001051, phiếu thu PT 00185 và phiếu xuất kho kèm theo.
Có TK 33311 932.728 Đồng thời ghi:
Ngày 2/3 bán hàng theo đơn đặt hàng số 0145 của Cửa hàng Gas Phương, tại
Sa Đéc, Đồng Tháp số lượng tổng cộng 65 bình, bao gồm 30 bình petimex,
Giá bán bình gas hiện tại bao gồm 20 bình Gia Đình Gas và 15 bình Vinas Gas, với mức giá lần lượt là 310.000đ/bình cho Petimex, 322.000đ/bình cho Gia Đình Gas và 320.000đ/bình cho Vinas Gas Lưu ý rằng số tiền hàng này chưa được thanh toán Thông tin được căn cứ theo hợp đồng 0001058 và phiếu xuất kho kèm theo, kế toán sẽ thực hiện ghi chép cần thiết.
Có TK 33311 1.867.273 Đồng thời ghi:
Đến ngày 3/3 Cửa hàng Gas Phương chuyển khoản tiền gas theo HĐ ngày 2/3 Công ty đã nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng
Ngày 4/3 công ty giao hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván ở Đồng Tháp số lượng
13 bình Petimex, 2 bình SP, 5 bình Sài Gòn Gas và 10 bình Gia Đình Gas.
Giá bán có thuế cho các loại bình gas như sau: bình Petimex 312.000đ, bình SP 325.000đ, bình Sài Gòn 320.000đ và bình Gia Đình Gas 322.000đ Lưu ý rằng tiền hàng chưa thanh toán Thông tin này được căn cứ theo HĐ số 0001071 và phiếu xuất kho kèm theo để kế toán ghi nhận.
Có TK 33311 866.000 Đồng thời ghi:
Vào ngày 4/3, Công ty MTV Khí Đốt Gia Đình đã nhập 300 bình gas với giá mua chưa bao gồm thuế là 286.000 VNĐ mỗi bình, áp dụng thuế suất 10% Dựa trên Hóa đơn mua hàng số 0003301 và phiếu nhập kho số 0202, kế toán sẽ thực hiện ghi chép cần thiết.
Vào ngày 5/3, Công ty đã bán cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 150 bình Gia Đình Gas với đơn giá 320.000đ/bình đã bao gồm thuế Hiện tại, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán Dựa trên hợp đồng số 0001082 và phiếu xuất kho kèm theo, kế toán đã tiến hành ghi chép.
Có TK 33311 4.363.637 Đồng thời ghi:
Vào ngày 10/3, Công ty TNHH Gas Anh Thy đã thực hiện thanh toán tiền hàng và trả lại 3 bình Gia Đình Gas không đúng qui cách Nhờ vào việc mua hàng với số lượng lớn, công ty này đã nhận được chiết khấu 4.000 đồng cho mỗi bình.
Có TK 131 48.000.000 Đồng thời ghi
Chứng từ kế toán và Sổ sách kế toán
Cách lập và ghi chứng từ cho các nghiệp vụ tương tự là giống nhau, vì vậy chỉ cần phản ánh lên chứng từ cho nghiệp vụ đầu tiên ở phần trên.
Nghiệp vụ 1: bao gồm các chứng từ là hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho và phiếu thu.
CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Mã số thuế: 1 5 0 0 6 6 7 1 9 2 Địa chỉ: Tổ 1, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 070.3724.749 – Fax: 070.3724.748
STK: 0709983185906 tại NH TM CP Sài Gòn Thương Tín CN Vĩnh Long Email: mqtoan@gmail.com
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: TP/11P
Họ tên người mua hàng:………
Tên đơn vị:……… DNTN Lãm………
Mã số thuế:……1500567994……… Địa chỉ:………Trung Hiếu, Vũng Liêm ………
Hình thức thanh toán:……TM……… Số tài khoản:………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT:…10…% Tiền thuế GTGT:………932.728
Tổng cộng tiền thanh toán:………10.260.000…
Số tiền viết bằng chữ:…Mười triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng chẳn………
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Qua ĐT
Số Hóa Đơn: 0001051 Khách hàng: DNTN Lãm Địa chỉ: Trung Hiếu, Vũng Liêm Điện thoại: 0703749949
T SL Đ.GÍA TIỀN NỢ VỎ TRẢ VỎ
Người giao Người lập phiếu Người nhận Đơn vi:………
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-
BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nôp tiền: DNTN Lãm……… Địa chỉ: Trung Hiếu, Vũng Liêm
Lý do nộp: Thu tiền bán gas
Số tiền: 10.260.000 (Viết bằng chữ): Mười triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng………
Kèm theo: HĐ 0001051 Chứng từ gốc.
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng………
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
Công ty sử dụng hình thức Nhật Kí Chung, với các nghiệp vụ xảy ra như trên kế toán phản ánh vào các sổ:
Sổ Cái TK 632Dưới đây phản ánh các nghiệp vụ xảy ra trên vào một số sổ như sau (chỉ trích tháng 3/2013): ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Năm: Tháng3 năm 2013 Đvt: đồng
Ngày ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sổ cái
STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh
SH Ngày CT Nợ Có
1/3 PT-00185 1/3 Bán hàng cho DNTN Lãm 111,
1/3 HĐ-0001051 1/3 Thuế GTGT phải nộp 111,
1/3 HĐ-0001051 1/3 Giá vốn hàng bán cho DNTN Lãm 632,
2/3 HĐ-0001058 2/3 Bán hàng cho Cửa hàng Gas Phương 131,
2/3 HĐ-0001058 2/3 Thuế GTGT phải nộp 131,
2/3 HĐ-0001058 2/3 Giá vốn hàng bán cho cửa hàng gas Phương 632,
3/3 HĐ-0001058 3/3 Cửa hàng Gas Phương trả tiền 112,
4/3 HĐ-0001071 4/3 Bán hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván 131,
4/3 HĐ-0001071 4/3 Thuế GTGT phải nộp 131,
4/3 HĐ-0001071 4/3 Giá vốn hàng bán cho Đại lí Gas Cầu Ván 632,
4/3 HĐ-0003301 4/3 Thuế GTGT được khấu trừ 133,
5/3 HĐ-0001082 5/3 Bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 131,
5/3 HĐ-0001082 5/3 Thuế GTGT phải nộp 131,
5/3 HĐ-0001082 5/3 Giá vốn hàng bán cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 632,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Công ty TNHH Gas Anh Thy trả lại hàng 531,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Chiết khấu thương mại cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 521,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Khoản thuế GTGT phải nộp được khấu trừ 33311,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Số tiền thu được từ Công ty TNHH Gas Anh Thy 111,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Giảm giá vốn hàng bán 156,
Cộng chuyển sang trang sau x x x 22.686.876.279 22.686.876.279
Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang… Ngày… tháng… năm
Người ghi sổ kế toán trưởng tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát, địa chỉ Tam Bình, Vĩnh Long, theo mẫu số S05a-DNN, được quy định theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Năm: Tháng 3 năm 2013 Đvt: Đồng Ngày tháng ghi sổ
Thu Chi Thu Chi Tồn
1/3 1/3 111 Thu tiền bán hàng từ DNTN Lãm 10.260.000
3/3 3/3 112 Cửa hàng Gas Phương chuyển khoản thanh toán tiền hàng 20.540.000
10/3 10/3 111 Công ty TNHH Gas Anh Thy thanh toán tiền hàng 46.451.938
Thủ Quỹ Kế toán trưởng Giám Đốc Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Năm: Tháng 3 năm 2013 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nhật kí chung Số hiệu tài khoản đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Trang số Stt dòng Nợ Có
0001051 1/3 Bán hàng cho DNTN Lãm 111 9.327.272
0001058 2/3 Bán hàng cho Cửa hàng Gas Phương 131 18.672.727
0001071 4/3 Bán hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván 131 8.660.000
0001082 5/3 Bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 131 43.636.363
Cộng số phát sinh trong tháng 2.365.862.679
Số dư cuối tháng cộng lũy kế từ đầu quý
Sổ này gồm… trang, được đánh số từ trang 01 đến trang… Ngày… tháng… năm, địa chỉ: Tam Bình, Vĩnh Long Sổ được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Năm: Tháng 3 năm 2013 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
Nhật kí chung Số hiệu tài khoản đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Trang số Stt dòng Nợ Có
0001051 1/3 Giá vốn hàng bán cho DNTN Lãm 156 10.050.000
0001058 2/3 Giá vốn hàng bán cho cửa hàng gas Phương 156 20.050.000
0001071 4/3 Giá vốn hàng bán cho Đại lí Gas Cầu Ván 156 9.240.000
0001082 5/3 Giá vốn hàng bán cho Công ty TNHH Gas Anh
0001082 10/3 Giảm giá vốn hàng bán 156
Cộng số phát sinh trong tháng 2.115.688.569 960.000
Số dư cuối tháng cộng lũy kế từ đầu quý
Sổ này bao gồm các trang được đánh số từ 01 đến trang cuối cùng, với ngày tháng năm được ghi rõ Địa chỉ liên quan là Tam Bình, Vĩnh Long, và nội dung sổ này được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Năm: Tháng 3 năm 2013 Tên tài khoản: Phải thu khách hàng
Số hiệu tài khoản đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Trang số Stt dòng Nợ Có
0001058 2/3 Bán hàng cho Cửa hàng Gas Phương 511 18.672.727
0001058 3/3 Cửa hàng gas Phương trả tiền 112 20.540.000
0001071 4/3 Bán hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván 511 8.660.000
0001082 5/3 Bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 511 43.636.363
0001082 10/3 Công ty TNHH Gas Anh Thy trả lại hàng 531 872.727
0001082 10/3 Chiết khấu thương mại cho Công ty TNHH
0001082 10/3 Khoản thuế GTGT phải nộp được khấu trừ 33311 87.335
0001082 10/3 Số tiền thu được từ Công ty TNHH Gas Anh
Cộng số phát sinh trong tháng 598.512.889 475.652.158
Số dư cuối tháng cộng lũy kế từ đầu quý 376.200.761
Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc
