5 .Bố cục bài luân văn
2.2 Thực trạng công tác bán hàng và quy trình lập, luân chuyển chứng từ
trong công tác bán hàng
2.2.1 Khái quát về công tác bán hàng tại Công ty TNHH Gas ThuậnPhát Phát
2.2.1.1 Sơ lược các mặt hàng của công ty
Các mặt hàng của công ty đa dạng về chủng loại, mẫu mã và luôn cập nhật các mặt hàng kiểu dáng mới nhất trên thị trường để khách hàng có thể chọn cho mình sản phẩm ưng ý nhất.
Bảng 2.2 Các sản phẩm đang được bán tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát
NHĨM TÊN HÀNG
GIÁ CẢ( theo giá bán bn) Nghìn đồng/bình
Bếp gas
Rinnai RV-365 1.050-1.350
Canzy CZ 2.000-2.300
Bếp gas Mini nhiều loại 150-300
Bình gas Petimex 310-322 Gia đình gas 315-320 SP 325-330 Total 315-325 Hồng mộc 315-325 petrolimex 330-340 Elf Gas 350-360 Vinas Gas 315-325 Phụ kiện về gas Val 60-70 Dây 15-25
( Nguồn số liệu từ Phòng kinh doanh) Tuy cơng ty có nhiều mặt hàng nhưng mặt hàng chiến lược là bình gas, cịn các mặt hàng cịn lại ( bếp gas, đồ nhôm, phụ kiện) chỉ bán kèm theo yêu cầu của khách hàng thường khơng có lợi nhuận từ những mặt hàng này. Ngồi ra, cơng ty cịn nhận lắp đặt, sửa chữa, bảo trì hệ thống gas…
2.2.1.2 Phạm vi bán hàng và thời điểm xác định hàng tiêu thụ
Phạm vi bán hàng
Thuận Phát đã thành lập nhiều năm vì vậy lượng khách hàng nhiều và phạm vi bán hàng khá rộng lớn.
Do công ty luôn đặt mục tiêu chất lượng lên hàng đầu cũng như phục vụ khách hàng tận tình, giá cả phải chăng nên uy tín của cơng ty ngày càng cao, phạm vi bán hàng ngày càng mở rộng. Hiện tại hầu hết các tỉnh ở đồng bằng sông Cửu Long như Trà Vinh, Tiền Giang, Hậu Giang, Bạc Liêu, Sóc Trăng… đều có khách hàng thân thiết của Thuận Phát.
Thời điểm xác định hàng tiêu thụ
Các mặt hàng được xác định là đã tiêu thụ khi khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn tiền hàng. Khi đó kế tốn mới ghi nhận doanh thu bán hàng. Ngược lại kế toán ghi nhận vào tài khoản 157 “ Hàng gửi bán”.
2.2.1.3 Phương thức bán hàng và cách xác định giá bán Phương thức bán hàng Phương thức bán hàng
Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng sau:
Bán bn
Với số lượng hàng hóa lớn địi hỏi phải có một hợp đồng mua bán hàng hóa rõ ràng và cụ thể để đảm bảo nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên. Khách hàng đến cơng ty đặt hàng sau đó tiến hành thỏa thuận và kí hợp đồng tại Phịng Giám Đốc cùng với Giám Đốc, Phó Giám Đốc.
Bán lẽ
Bán lẽ là bán hàng với số lượng ít khách hàng có thể gọi điện thoại hoặc đến trực tiếp cơng ty để đặt hàng. Với quy mô kinh doanh vừa và nhỏ như Thuận Phát thì phương thức bán hàng này đem lại doanh thu cao hơn cho cơng ty vì khách hàng của công ty phần lớn là các cửa hàng và doanh nghiệp gas.
Với phương thức này cơng ty chỉ kí hợp đồng mua bán một lần và thời hạn 5 năm với chủ cửa hàng.
2.2.2 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tácbán hàng bán hàng
2.2.2.1 Quy trình bán hàng ( theo hình thức bán bn)
Quy trình bán hàng của cơng ty bao gồm các bước chính như sau:
B1 : Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho Giám Đốc xét duyệt và tiến hành lập hợp đồng tại phòng Giám Đốc. Hợp đồng được lập thành hai bản, một bản giao cho khách hàng và một bản chuyển cho phịng Kế Tốn để lưu trữ. Đồng thời, giám đốc chuyển đơn đặt hàng cho kế tốn để lập hóa đơn.
B2: Lập hóa đơn
Kế toán sau khi nhận được hợp đồng và đơn đặt hàng tiến hành lập hóa đơn gồm 3 liên, liên 1 lưu tại cùi và giao liên 2, 3 cho thủ kho. Hợp đồng lưu lại tại phịng kế tốn.
B3: Xét duyệt hàng hóa
Căn cứ vào hóa đơn thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho thành 2 liên và cho xuất kho hàng hóa. Sau đó ghi lại trên Excel đẻ theo dõi.
B4: Giao hàng
Bộ phận giao hàng nhận phiếu xuất kho và hóa đơn tiến hành chất hàng lên xe dưới sự kiểm tra của thủ kho. Sau khi giao hàng cho khách hàng nhân viên giao hàng đưa 2 phiếu xuất kho và 2 hóa đơn cho khách hàng kí. Khách hàng sẽ giữ một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 2. Cịn một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 3 đem về giao lại cho phịng kế tốn để ghi sổ, lưu trử và làm căn cứ pháp lí khi cần thiết.
2.2.2.2 Các chứng từ kế toán bán hàng sử dụng tại công ty
Trong bán hàng thường công ty sử dụng các chứng từ: hợp đồng, hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho. Riêng những trường hợp nếu khách hàng có yêu cầu thêm chứng từ khác như phiếu giao hàng hay biên bản giao nhận gas… thì chứng từ đó mới được lập theo u cầu.
Hóa đơn GTGT
CƠNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Mã số thuế: 1 5 0 0 6 6 7 1 9 2
Địa chỉ: Tổ 1, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 070.3724.749 – Fax: 070.3724.748
STK: 0709983185906 tại NH TM CP Sài Gịn Thương Tín CN Vĩnh Long Email: mqtoan@gmail.com
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: TP/11P
Ngày….. tháng….. năm 20… Số: 0000000
Họ tên người mua hàng:……………………………………………………………… Tên đơn vị:…………………………………………………………………………… Mã số thuế:…………………………………………………………………………… Địa chỉ:……………………………………………………………………………….. Hình thức thanh tốn:………………… Số tài khoản:………………………………..
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6
Cộng tiền hàng:…………………………………..
Thuế suất GTGT:………% Tiền thuế GTGT:………………………………...
Tổng cộng tiền thanh toán:……………………… Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………...
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
PHIẾU XUẤT KHO Ngày….tháng…. năm Số Hóa Đơn: 0000000 Khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: S T T TÊN HÀNG ĐV T SL Đ.GÍ A TIỀN NỢ VỎ TRẢ VỎ 12kg 45kg 12kg 45kg Nợ đầu kỳ … …. …. …. …. ….. ….. …. ….. ….. Tổng tiền hàng Chiết khấu: Nợ cũ: Ghi chú: Tổng cộng: Thanh tốn: Cịn lại:
Người giao Người lập phiếu Người nhận