Chương 3 : NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ
3.1 Nhận xét chung
3.1.3 Tình hình kinh doanh
Mặc dù cơng ty có quy mơ nhỏ nhưng kinh doanh rất có hiệu quả do tận dụng tốt nguồn nhân lực, vật chất và nguồn vốn cũng như nhờ vào khả năng kinh doanh , am hiểu về mặt hàng kinh doanh mà Ban Giám Đốc ln có những quyết định sáng suốt, ln tìm tịi thay đổi phương pháp kinh doanh để thích ứng với thị trường.
Theo bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh ở phần 1.5 ta thấy doanh thu hằng năm của cơng ty tăng bên cạnh đó là việc cắt giảm những khoản chi phí khơng cần thiết nên lợi nhuận của công ty năm sau lại tăng hơn so với năm trước.
3.2 Nhận xét về cơng tác bán hàng và q trình lập, ln chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
3.2.1 Về mặt hàng kinh doanh của Cơng ty
Gas hay cịn gọi là khí dầu mỏ hóa lỏng ( LPG) đang được sử dụng như một mặt hàng thiết yếu giống như xăng, dầu, điện…Gas có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như:
Dân dụng: các hộ gia đình sử dụng LPG làm nhiên liệu, chất đốt trong sinh hoạt theo hình thức sử dụng bình gas 12kg.
Thương mại: Các khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi,… sử dụng gas 45kg. Tiêu thụ công nghiệp: Các nhà máy gốm, sứ, thủy tinh, gạch men, chế biến
thực phẩm nông, lâm sản,…dùng LPG để phục vụ sản xuất. Đây là nguồn tiêu thụ gas lớn nhất ở Việt Nam.
Thị trường Gas bắt đầu phát triển từ năm 1991 và giai đoạn phát triển mạnh mẽ là 2001-2008, dựa vào 2 sơ đồ dưới đây ta có thể nhìn thấy được điều đó:
Hình 3.1 Biểu đồ thể hiện sản lượng tiêu thụ và mức tăng sản lượng tiêu thụ LPG tại Việt Nam giai đoạn 1991-2008
Và thời gian gần đây thị trường gas đang ngày càng sôi động và thị trường ngày càng được mở rộng. Theo trang web www.Baomoi.com có một bài viết như sau:
“ĐCSVN) Bộ Cơng thương vừa đưa ra dự báo về tình hình tiêu thụ gas trong nước năm 2012. Theo đó, năm 2012, nhu cầu tiêu dùng gas của Việt Nam sẽ tăng dao động trong khoảng 6 - 7% so với năm 2011.
Cũng theo Bộ Công thương, do lượng tiêu thụ gas trong năm 2012 tăng cao trong khi tổng nguồn cung gas nội địa từ các nhà nhà máy mới đạt khoảng 640 nghìn tấn, chỉ đáp ứng khoảng 48% nhu cầu của thị trường. Do đó, 52% nhu cầu cịn lại của thị trường gas năm 2012 sẽ phải dựa vào nguồn hàng nhập khẩu.
Được biết, nhu cầu tiêu thụ gas ở Việt Nam tăng nhanh chóng: năm 1991 nhu cầu tiêu thụ gas cả nước khoảng 50.000 tấn, năm 2000 lên đến 400.000 tấn và năm 2010 đã lên tới 1,2 triệu tấn. Dự báo năm 2015 nhu cầu sử dụng gas cả nước khoảng 1,5 triệu tấn và năm 2020 là 2 triệu tấn”.
Thị trường kinh doanh Gas là một thị trường rộng lớn và sẽ còn phát triển nhiều hơn trong tương lai.
3.2.2 Về tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng tại Cơng tyHình thức sổ kế tốn Hình thức sổ kế tốn
Ưu điểm:
Cơng ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật kí chung. Đây là hình thức kế tốn đơn giản thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt thuận lợi trong cơng tác kế toán máy và thuận lợi khi đối chiếu kiểm tra.
Nhược điểm:
Nếu làm kế tốn ghi chép bằng tay thì lượng ghi chép nhiều, mất nhiều thời gian cho công việc ghi chép hơn là xử lý công việc khác. Tốn nhiều giấy mực.
Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng
Ưu điểm:
Hệ thống chứng từ và tài khoản mà Công ty đang sử dụng tương đối đầy đủ, phù hợp với hình thức sổ Nhật Kí Chung và đúng theo qui định của Bộ Tài Chính.
Nhược điểm:
Là công ty kinh doanh thương mại đa dạng về chủng loại hàng hóa nhưng tại Cơng ty TNHH Gas Thuận Phát chỉ mở một tài khoản là 156 để theo dõi nên khó khăn trong việc xác định doanh thu và lợi nhuận của từng mặt hàng.
Thời gian lưu trữ chứng từ thường không đúng theo qui định, nghĩa là ít hơn so với thời gian qui định do vậy thời gian sau nếu có trường hợp rũi ro xảy ra sẽ rất khó xử lí, thậm chí gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu chứng từ có liên quan tới việc xác nhận nghĩa vụ với Nhà nước.
Các chế độ và phương pháp kế tốn
Cơng ty áp dụng đúng theo quy định của pháp luật về chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ số 48 của BTC ban hành ngày 14/9/2006.
Các phương pháp kế tốn mà cơng ty phù hợp với qui mô kinh doanh của Công ty.
Ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn
Ưu điểm:
Công ty sử dụng phần mềm Unesco_Một phần mềm đơn giản dễ sử dụng giúp kế toán theo dõi chặt chẽ các hoạt động về công nợ, bán hàng, số lượng hàng hóa trong kho của Cơng ty….Là cơng ty kinh doanh thương mại nên sử dụng phần mềm này rất thích hợp.
Nhược điểm:
Phần mềm được cài đặt từ năm 1998 nên về giao diện cũng như một biễu mẫu báo cáo chưa cập nhật kịp theo những quyết định, thông tư mới của BTC ban hành. Do vậy kế toán phải thường xuyên cập nhật biểu mẩu bên ngoài trước khi lập báo cáo, nhất là các báo cáo quan trọng như báo cáo tài chính hay báo cáo thuế…để tránh các sai phạm do Bộ Tài Chính qui định và phải chịu phạt.
Về phương pháp làm việc của Phịng Kế Tốn
Cũng như các bộ phận khác phịng kế tốn ln làm việc năng động, hiệu quả, ln xử lí số liệu kịp thời và chính xác. Tuy nhiên, trong q trình làm việc phịng kế tốn chưa thiết lập lưu đồ chứng từ vì vậy việc xác định nhiệm vụ của từng bộ phận không rõ ràng, khơng cụ thể.
3.2.3 Về quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Ưu điểm:
Công ty thiết lập một quy trình bán hàng đơn giản nhưng tương đối chặt chẽ, không cần nhiều nhân sự nên phù hợp với quy mơ và tình hình nhân sự của cơng ty.
Khơng có nhiều thủ tục phiền tối đối với khách hàng khi mua hàng và nhận hàng nên tạo sự thoải mái khi mua bán cho hai bên.
Các chứng từ sử dụng trong công tác bán hàng và phải thu khách hàng được tuân thủ đúng theo qui định của pháp luật về mẫu mã và cách lập chứng từ.
Nhược điểm:
Trong quy trình bán hàng, kế tốn và thủ kho chỉ căn cứ vào hợp đồng và đơn đặt hàng để lập hóa đơn và phiếu xuất kho mà khơng có chứng từ xác nhận quyết định của Giám Đốc nên đối với những trường hợp khách hàng đặt hàng qua điện thoại sẽ bất tiện trong công tác lập chứng từ và kiểm tra, đối chiếu lại sau này.
Đối với những chứng từ đã lập( phiếu xuất kho và hóa đơn) đơi khi chưa qua xét duyệt của Giám Đốc đã giao cho khách hàng nên dễ xảy ra gian lận sai sót.
3.3 Nhận xét về công tác thu tiền khách hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng
Ưu điểm:
Công ty sử dụng linh hoạt các phương thưc thanh toán phù hợp với từng khách hàng giúp việc bán hàng được nhanh chóng.
Trong cơng ty các khoản phải thu khách hàng được theo dõi rất chi tiết và khoa học trên phần mềm máy tính, thuận tiện cho việc thu hồi cơng nợ.
Thủ tục thanh toán đơn giản nhưng vẩn đảm bảo được sự chính xác và có giấy tờ chứng minh cũng như có xác nhận của khách hàng về việc thu hồi công nợ.
Nhược điểm:
Do áp dụng phương thức bán chịu, trả chậm, trả góp nên cơng ty thường hay gặp khó khăn về nguồn vốn.
Q trình thu hồi nợ của cơng ty phụ thuộc chủ yếu khách hàng, cơng ty chưa có hành động để thúc giục quá trình thu hồi nợ.
Kế tốn chưa thực hiện trích lập các khoản dự phịng như dự phịng nợ phải thu khó địi.Như vậy cơng ty đã bỏ qua nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
Phiếu thu là chứng từ quan trọng nhưng chỉ được lập 2 liên và chưa qua khâu xét duyệt của Giám Đốc.
3.4 Kiến nghị và giải pháp
3.4.1 Một số kiến nghị hồn thiện bộ máy kế tốn và tổ chức cơng tác
kế tốn bán hàng tại Cơng Ty TNHH Gas Thuận Phát
Nhìn chung cơng ty đã có một bộ máy tổ chức tương đối hoàn chỉnh và hoạt động hiệu quả, phù hợp với qui mô và đặc điểm kinh doanh của công ty. Tuy nhiên trong thời gian thực tập em nhận thấy cơng ty cịn tồn tại một số nhược điểm ( đã nêu ở phần trên) về bộ máy kế toán cũng như tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng. Theo ý kiến của em cơng ty có thể áp dụng một số giải pháp dưới đây để khắc phục:
Về bộ máy tổ chức và cơ sở vật chất
Công ty cần bổ sung thêm nhân sự cụ thể là nhân sự kế toán, nhân viên kinh doanh và nhân viên giao hàng để tránh quá tải hay tồn động công việc.
Nếu có điều kiện cơng ty cần tu sữa lại hoặc mở rộng kho bải để hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tốt hơn.
Về công tác bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong cơng tác kế tốn bán hàng.
Cơng ty nên áp dụng nhiều phương pháp để quảng bá hình ảnh của cơng ty, đưa thương hiệu công ty đến gần hơn với người tiêu dùng như phát tờ rơi, đưa danh thiếp….
Trong cơng tác kế tốn cần mở thêm tài khoản
chi tiết 156 để theo dõi từng mặt hàng về lượng xuất, doanh số bán, lợi nhuận…Chẳng hạn như: 15611_Petimex; 15612_Gia đình; 15613_Vinas; 15614_Elf…
Đồng thời phân bổ chi phí kinh doanh ( bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp) cho từng mặt hàng đã tiêu thụ để tính chính xác doanh thu và lợi nhuận của từng mặt hàng. Chi phí bán hàng ta có thể phân bổ theo doanh số bán.
Chi phí quản lí kinh doanh phân bổ cho nhóm hàng A=Chi phí QLKD cần phân bổ/Tổng doanh số bán*Doanh số bán nhóm hàng A
Khi phân bổ được chi phí quản lí kinh doanh ta có thể xác định được là nên phát triển kinh doanh mặt hàng nào và nghưng kinh doanh mặt hàng nào.
Trong quy trình bán hàng, ở bước tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, Giám Đốc cần lập thêm một chứng từ để xác nhận lại thông tin của nghiệp vụ đó, đồng giúp kế tốn và thủ kho thuận tiện trong việc lập chứng từ. Chứng từ đó có thể là lệnh bán hàng với mẫu như sau:
Công Ty TNHH Gas Thuận Phát Phịng Giám Đốc
LỆNH XUẤT HÀNG
( Chỉ có giá trị trong ngày ) - Căn cứ hợp đồng kinh tế số:
- Căn cứ đơn hàng số:
- Đề nghị xuất hàng cho đơn vị: - Người nhận:
- Hình thức thanh tốn: - Thời hạn thanh toán: ST T TÊN HÀNG ĐV T SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ CHI CHÚ CHỨNG TỪ THỰC XUẤT Ngày…. tháng….., năm……
Người lập Giám Đốc
Trong quá trình làm việc kế toán nên thiết lập lưu đồ chứng từ cụ thể và phần nào căn cứ vào đó để làm việc, như vậy sẽ giúp cho việc phân chia trách nhiệm được xác định rõ ràng hơn và góp phần giúp hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty chặt chẽ hơn.
Ngồi ra, kế tốn cũng có thể lập thêm các dự toán như dự toán doanh thu, dự tốn thu tiền để hổ trợ thơng tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, đồng thời xem đó như mục tiêu mà cơng ty cần phấn đấu để đạt được.
Dự toán doanh thu: Căn cứ vào nhiều yếu tố như lượng tiêu thụ các kì trước, nghiên cứu thị trường, các chiến lược đề ra, tình hình thị trường…. để ước tính sản lượng tiêu thụ từ đó tính doanh thu đạt được. Lập dự tốn doanh thu nhằm hổ trợ cho Giám Đốc trong những quyết định bán hàng như có hạ giá bán hay khơng, cần đề ra những phương pháp nào để tăng doanh thu hoặc đạt được mức doanh thu đó…
DỰ TỐN TIÊU THỤ NĂM….
Đvt:
Chỉ tiêu Q Cả năm
I II II IV
Khối lượng tiêu thụ dự kiến (sp)
Đơn giá bán (ngàn đồng/ sp)
Doanh thu ( ngàn đồng/ sp)
3.4.2 Một số giải pháp về tổ chức chứng từ và quá trình lập, lnchuyển chứng trong cơng tác thu khách hàng từ tại Công Ty TNHH Gas chuyển chứng trong công tác thu khách hàng từ tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
Phiếu thu cần lập 3 liên
Đối với những khách hàng thanh tốn tiền mặt, kế tốn có thể thay đổi mẫu phiếu thu khác có 3 liên để q trình theo dõi, ln chuyển và lưu trử chứng từ được chặt chẽ hơn, việc kiểm tra đối chiếu sau này cũng thuận tiện hơn. Đồng thời định kì hàng tuần hoặc hàng tháng đưa phiếu thu cho Giám Đốc xem xét và kí duyệt.
Lập dự tốn thu tiền và dự phịng nợ phải thu khó địi
- Dự tốn thu tiền: Căn cứ vào phương thức bán hàng, chính sách thanh tốn của cơng ty và khả năng thanh tốn của khách hàng để lập dự toán thu tiền. Lập dự toán thu tiền trước hết để cân đối thu chi và tránh tình trạng nợ phải thu quá nhiều gây ảnh hưởng xấu cho cơng ty.
DỰ TỐN THU TIỀN NĂM….
Dvt: Khoản phải thu Qúy Cả năm I II III IV Quý IV năm trước Quý I Quý II Quý III Quý IV Tổng
Cần giả định số tiền sẽ thu được trong từng quý, chẳng hạn quý I thu 60%, 40% thu được trong quý kế tiếp.
- Dự phịng nợ phải thu khó địi
Do phương thức bán hàng thực tế tại Cơng ty TNHH Gas Thuận Phát có nhiều trường hợp khách hàng thiếu chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu hồi nợ gặp nhiều khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng khơng nhỏ đến tình hình kinh doanh của cơng ty. Do vậy cơng ty cần tính tốn khoản nợ có khả năng khó địi, tính tốn lập dự phịng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kì.
Để tính tốn khoản dự phịng, trước tiên cơng ty cần đánh giá khả năng thanh tốn của khách hàng, tính ra tỉ lệ nợ khó địi trên tổng số nợ khách hàng đó thiếu, từ đó suy ra dự phịng nợ thất thu.
Với khoản nợ thất thu đó kế tốn cần một mặt tiến hành địi nợ, một mặt theo dõi ở tài khoản 004_Nợ khó địi đã xử lí. Khi lập dự phịng phải thu khó địi phải ghi rõ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền chưa thanh toán như là các hợp đồng thanh toán, các khuế ước vay nợ, các bảng thanh lí về hợp đồng, giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê nơ phải thu khó địi.
Phương pháp tính dự phịng nợ phải thu khó địi:
Số DPPTKĐ cho tháng kế hoạch của khách hàng A=Số nợ phải thu của khách hàng A*Tỉ lệ ước tính khơng thu được.
Ta cũng có thể tính dự phịng nợ phải thu khó địi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu
Số DPPTKĐ lập cho tháng kế hoạch=Tổng doanh thu bán chịu*Tỷ lệ phải thu khó địi ước tính
Các khoản phải thu khó địi được theo dõi ở tài khoản 139_dự phòng phải thu khối đòi.
Lập sổ chi tiết từng khách hàng để theo dõi nợ phải thu
Hiện tại công ty chỉ theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng trên phần mềm máy tính mà khơng có sổ chi tiết theo dõi khách hàng bên ngoài, như vậy là vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
Về việc đối chiếu công nợ: trong phiếu xuất kho kèm theo đã có mục
nợ cũ để vừa thơng báo vừa đối chiếu cơng nợ với khách hàng, tuy nhiên cơng ty có thể chuyển qua đối chiếu hàng tuần hoặc hàng tháng để giảm bớt khối