5 .Bố cục bài luân văn
1.4 Quy trình bán hàng và lập luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
1.4.1 Quy trình bán hàng
Theo ISO 22000, một quy trình bán hàng bao gồm các bước sau:
B1 Giới thiệu hàng hóa:
Doanh nghiệp có thể giới thiệu hàng hóa của mình bằng hình thức trực tiếp ( đến tại nơi khách hàng ở) hoặc gián tiếp (qua báo đài, internet, tờ rơi..)
B2 Nhận đơn hàng
Trực tiếp: Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng
Trong đơn hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, NSX –HSD, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyển, địa điểm giao nhận và hình thức thanh tốn.
B3 Ký hợp đồng mua bán
Sau khi giới thiệu hàng hóa nếu khách hàng/ đơn vị có nhu cầu sử dụng sản phẩm. Công ty tiến hành ký hợp đồng mua bán với các cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau:
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua
Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán
Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Chất lượng hàng hóa Phương thức thanh toán
Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện.
B4 Xuất hóa đơn
Sau khi ký hợp đồng phịng kinh doanh xuất hóa đơn. Nội dung hóa đơn phải đầy thơng tin.
Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế ( nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán.
Tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký người viết hóa đơn, phụ trách đơn vị ký và đóng dấu.
B5 Cấp phát hàng hóa
B6 Giao nhận vận chuyển hàng hóa
B7 Ký nhận giao chứng từ, tiền
1.4.2 Các chứng từ được sử dụng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Sơ lược về các chứng từ được sử dụng trong công tác bán hàng
Hợp đồng mua bán: lập dựa trên quy định của pháp luật như Luật
Thương Mại 2005, Luật Dân Sự 2005…và nhu cầu của hai bên. Nhằm đảm bảo quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện. Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhau.
Bảng kê mua hàng, phiếu đề xuất nội bộ, phiếu xuất kho: Đây là
những chứng từ nội bộ do công ty tự thiết kế sao cho phù hợp với công ty mình. Những chứng từ này là cơ sở để khách hàng đối chiếu xác nhận, tránh gian lận gây tổn thất cho cơng ty.
Hóa đơn GTGT: Đây là chứng từ bắt buộc mà bất cứ DN nào dù lớn
hay nhỏ cũng phải có. Chủ yếu phục vụ cho mục đích mang tính chất pháp lý và làm cơ sở để ghi nhận doanh thu.
Lưu đồ chứng từ
Lưu đồ chứng từ mơ tả trình tự ln chuyển của chứng từ số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong xử lý thủ công hay bán thủ công.- Lưu đồ xử lý chứng từ được sử dụng để theo dõi quá trình lưu chuyển chứng từ trong một đơn vị, đó là mơ tả q trình từ lúc chứng từ được tạo lập bởi một cá nhân, phịng ban đến cuối q trình sau khi chúng được xử lý.
Dưới đây là lưu đồ chứng từ của một quá trình bán hàng :
Sơ đồ 1.4 Lưu đồ chứng từ mơ tả quy trình bán hàng
BỘ PHẬN GIAO HÀNG P. KẾ TỐN KH Xử lí ĐĐH 1 ĐƠN ĐẶT HÀNG 1 ĐƠN ĐẶT HÀNG Lập HĐ và BKMH 2 HỢP ĐỒNG 1 BẢNG KÊ MUA HÀNG B 1 HỢP ĐỒNG A 1 BẢNG KÊ MUA HÀNG B Kiểm tra và lập phiếu ĐXVT 1 PHIẾU ĐXVT KH C 1 PHIẾU ĐXVT C DUYỆ T 1 PHIẾU ĐXVT đã duyệt 1 PHIẾU ĐXVT đã duyệt Đối chiếu, lập PXK 2 1 PHIẾU XUẤT KHO D
Chú thích:
- KH: khách hàng - XK: Xuất kho
- GTGT: giá trị gia tăng - ĐXVT: đề xuất vật tư