5 .Bố cục bài luân văn
1.2 Khái quát về chứng từ kế toán
1.2.1 Khái niệm
Căn cứ Điều 4 Khoản 7 Luật Kế Toán “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế tốn”.
1.2.2 Đặc điểm và phân loại
Đặc điểm, tính chất
Chứng từ kế tốn có các đặc điểm sau:
Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán.
Là căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ phát sinh, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của doanh nghiệp.
Là cơ sở để cơ quan nhà nước giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, tố cáo có liên quan
Là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Phân loại
Do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ln phong phú về nội dung có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung, cơng dụng….Để cơng tác kế toán được dễ dàng và thuận tiện ta cần phân loại chứng từ kế toán.
Theo địa điểm lập chứng từ, ta có 2 loại:
- Chứng từ bên trong ( chứng từ nội bộ ): là chứng từ do bộ phận kế
toán hoặc các bộ phận khác thuộc doanh nghiệp lập. Ví dụ: phiếu chi, phiếu nhập… - Chứng từ bên ngoài: là chứng từ do kế tốn phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp nhưng do bên ngoài lập và chuyển đến. Chẳng hạn như giấy báo có, giấy báo nợ, hóa đơn của nhà cung cấp…
Theo trình tự lập có 2 loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp
- Chứng từ gốc ( chứng từ ban đầu): phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở của chứng từ gốc
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau giúp giảm bớt khối lượng công việc tuy nhiên sử dụng chứng từ tổng hợp thì phải kèm theo chứng từ gốc thì mới hợp lệ.
Theo yêu cầu quản lý của nhà nước
- Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế giữa các pháp nhân với nhau hoặc có u cầu quản lí chặt chẽ. Loại chứng từ này thường được phổ biến rộng rãi và được nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Chứng từ mang tính chất hướng dẫn: chỉ sử dụng trong nội bộ đơn vị
của doanh nghiệp nên doanh nghiệp tự thiết kế sao cho phù hợp. Theo hình thức biểu hiện:
- Chứng từ thơng thường: được lập bằng giấy và đã thực sự hồn thành
mà khơng phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.
- Chứng từ điện tử: chứng từ kế toán được biểu hiện dưới dạng điện tử,
được mã hóa và khơng bị thay đổi trong q trình truyền qua mạng. Phân loại theo nội dung kinh tế
Dựa vào những chỉ tiêu kế tốn khác nhau mà ta có những loại chứng từ thuộc những lĩnh vực khác nhau như:
- Chứng từ lao động và tiền lương - Chứng từ hàng tồn kho
- Chứng từ TSCĐ - Chứng từ bán hàng - Chứng từ tiền mặt
1.2.3 Tầm quan trọng của chứng từ kế tốn
1.2.3.1 Trong cơng tác kế tốn và q trình kinh doanh của cơng ty
Chứng từ kế tốn là khởi điểm của tổ chức cơng tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được cơng tác kế tốn ban đầu cũng như tồn bộ cơng việc kế tốn.
1.2.3.2 Trong công tác bán hàng
Bán hàng là một lĩnh vực trong kinh doanh nó có liên quan đến nhiều cá nhân, tổ chức và đặc biệt là cơ quan thuế. Chính vì vậy lập chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp cũng như là cơ sở để xác định nghĩa vụ với nhà nước. Đồng thời khi có sai sót cần phải chịu trách nhiệm trước pháp luật ta cũng dùng chứng từ là căn cứ.
1.3 Quy trình chung và một số điểm cần lưu ý khi lập, luân chuyển chứng từ Quy trình chung
Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngồi, sau đó chuyển đến bộ phận kế tốn của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán, cuối cùng thì sẽ lưu trữ và bảo quản. Sau khi hết thời hạn lưu trử theo quy định sẽ tiến hành hủy chứng từ. Các bước cơ bản trong quy trình chung được tóm tắt như sau:
B1: Lập, tiếp nhận, xử lý.
B2: Kế tốn viên, kế tốn trưởng ký duyệt hoặc trình giám đốc ký. B3: Phân loại, sắp xếp, định khoản, ghi sổ.
B4: Lưu trử bảo quản chứng từ.
Một số điểm cần lưu ý khi lập và luân chuyển chứng từ:
Lập rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo nội dung trên mẫu in.
Khi viết phải dùng bút mực, số và chử viết phải liên tục không được ngắt quảng, phải gạch chéo các phần cịn trống.
Khơng viết tắt, khơng tẩy xóa, khơng chỉnh sửa. Khi viết sai gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Đối với chứng từ liên quan đến tiền khi sai cần phải hủy bằng cách gạch chéo và không xé ra khỏi cuốn.
Lập đầy đủ theo đúng số liên quy định. Nội dung giữa các liên phải giống nhau. Lập để giao dịch với bên ngồi cần phải có con dấu của đơn vị.
Nếu là chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trử theo quy định của từng trường hợp cụ thể.
Cần phải kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và hợp pháp của chứng từ trước khi ghi sổ hay chuyển cho đơn vị, cơ quan khác. Nếu có sai sót thì người kiểm tra phải trả lại và yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Chứng từ kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an tồn trong q trình sử dụng và lưu trử.
Chứng từ lưu trử phải là bản chính. Thời hạn lưu trữ thơng thường là mười hai tháng ngoại trừ:
- Chứng từ có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về an ninh, quốc phòng phải lưu trử vĩnh viễn.
- Tối thiểu mười năm đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
- Tối thiểu năm năm đối với những chứng từ làm tài liệu kế tốn cho quản lí, điều hành của đơn vị.
1.4 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong cơng tác bán hàng
1.4.1 Quy trình bán hàng
Theo ISO 22000, một quy trình bán hàng bao gồm các bước sau:
B1 Giới thiệu hàng hóa:
Doanh nghiệp có thể giới thiệu hàng hóa của mình bằng hình thức trực tiếp ( đến tại nơi khách hàng ở) hoặc gián tiếp (qua báo đài, internet, tờ rơi..)
B2 Nhận đơn hàng
Trực tiếp: Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng
Trong đơn hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, NSX –HSD, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyển, địa điểm giao nhận và hình thức thanh tốn.
B3 Ký hợp đồng mua bán
Sau khi giới thiệu hàng hóa nếu khách hàng/ đơn vị có nhu cầu sử dụng sản phẩm. Công ty tiến hành ký hợp đồng mua bán với các cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau:
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua
Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán
Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Chất lượng hàng hóa Phương thức thanh tốn
Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện.
B4 Xuất hóa đơn
Sau khi ký hợp đồng phịng kinh doanh xuất hóa đơn. Nội dung hóa đơn phải đầy thơng tin.
Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế ( nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán.
Tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lơ, đơn giá, thành tiền.
Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký người viết hóa đơn, phụ trách đơn vị ký và đóng dấu.
B5 Cấp phát hàng hóa
B6 Giao nhận vận chuyển hàng hóa
B7 Ký nhận giao chứng từ, tiền
1.4.2 Các chứng từ được sử dụng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Sơ lược về các chứng từ được sử dụng trong công tác bán hàng
Hợp đồng mua bán: lập dựa trên quy định của pháp luật như Luật
Thương Mại 2005, Luật Dân Sự 2005…và nhu cầu của hai bên. Nhằm đảm bảo quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện. Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhau.
Bảng kê mua hàng, phiếu đề xuất nội bộ, phiếu xuất kho: Đây là
những chứng từ nội bộ do công ty tự thiết kế sao cho phù hợp với cơng ty mình. Những chứng từ này là cơ sở để khách hàng đối chiếu xác nhận, tránh gian lận gây tổn thất cho cơng ty.
Hóa đơn GTGT: Đây là chứng từ bắt buộc mà bất cứ DN nào dù lớn
hay nhỏ cũng phải có. Chủ yếu phục vụ cho mục đích mang tính chất pháp lý và làm cơ sở để ghi nhận doanh thu.
Lưu đồ chứng từ
Lưu đồ chứng từ mơ tả trình tự ln chuyển của chứng từ số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong xử lý thủ công hay bán thủ công.- Lưu đồ xử lý chứng từ được sử dụng để theo dõi quá trình lưu chuyển chứng từ trong một đơn vị, đó là mơ tả q trình từ lúc chứng từ được tạo lập bởi một cá nhân, phịng ban đến cuối q trình sau khi chúng được xử lý.
Dưới đây là lưu đồ chứng từ của một quá trình bán hàng :
Sơ đồ 1.4 Lưu đồ chứng từ mơ tả quy trình bán hàng
BỘ PHẬN GIAO HÀNG P. KẾ TOÁN KH Xử lí ĐĐH 1 ĐƠN ĐẶT HÀNG 1 ĐƠN ĐẶT HÀNG Lập HĐ và BKMH 2 HỢP ĐỒNG 1 BẢNG KÊ MUA HÀNG B 1 HỢP ĐỒNG A 1 BẢNG KÊ MUA HÀNG B Kiểm tra và lập phiếu ĐXVT 1 PHIẾU ĐXVT KH C 1 PHIẾU ĐXVT C DUYỆ T 1 PHIẾU ĐXVT đã duyệt 1 PHIẾU ĐXVT đã duyệt Đối chiếu, lập PXK 2 1 PHIẾU XUẤT KHO D
Chú thích:
- KH: khách hàng - XK: Xuất kho
- GTGT: giá trị gia tăng - ĐXVT: đề xuất vật tư
1.5 Quy trình thu tiền khách hàng, lập và luân chuyển chứng từ trong cơng tácthu tiền khách hàng thu tiền khách hàng
Quy trình thu tiền thông thường bao gồm các bước sau:
1 PHIẾU XUẤT KHO Giao hàng và giao cho KH ký 2 PHIẾU XK1 PHIẾU XK đã ký KH D E E 1 HĨA ĐƠN GTGT KH N N 1 PHIẾU XK đã ký Lập Hóa Đơn
- Bước 1: Bộ phận kế toán hoặc nhân viên bán hàng tiếp nhận chứng từ thanh
tốn ( hóa đơn, hợp đồng…) từ khách hàng.
- Bước 2: Kế toán tiền mặt ( kế toán ngân hàng) kiểm tra, đối chiếu các chứng
từ xem có, chính xác hợp lệ hay khơng. Sau đó chuyển cho kế tốn trưởng xét duyệt.
- Bước 3: Kế tốn trưởng xét duyệt sau đó chuyển lại cho kế tốn.
- Bước 4: Lập chứng từ
Thu tiền mặt trực tiếp: kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên. Liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 lưu thông nội bộ và để làm căn cứ ghi sổ.
Thu qua ngân hàng: kế toán lập ủy nhiệm thu theo mẫu có sẳn gồm 3 liên tương tự như phiếu thu.
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng kí duyệt. - Bước 5: Thực hiện thu tiền:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu (do kế toán lập)
kèm theo chứng từ gốc. Thủ quỹ phải:
- Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu so với chứng từ gốc. - Kiểm tra tính hợp lệ của nội dung trên chứng từ.
- Kiểm tra ngày, tháng trên phiếu thu và chử kí của người có thẩm quyền. - Kiểm tra số tiền thu vào cho chính xác trước khi nhập quỹ.
- Cho người nộp tiền kí tên vào phiếu thu. - Thủ quỹ kí tên và giao cho khách hàng liên 2. - Ghi sổ quỹ.
- Chuyển 2 liên cịn lại cho kế tốn.
Đối với thu tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm
thu/Ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng. Sau khi khách hàng thanh tốn xong sẽ nhận Giấy Báo Có từ ngân hàng và dùng làm căn cừ ghi sổ.
Sơ đồ 1.5 Lưu đồ chứng từ mơ tả quy trình thu tiền khách hàng PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN THỦ QUỸ
Chú thích: CTTT: Chứng từ thanh toán NV, KH DUY ỆT 1 CTTT 1 CTTT 1 CTTT 3 PHIẾU THU THU TIỀN VÀ GHI SỖ SỔ QUỸ 3 PHIẾU THU 2 PHIẾU THU N 1 PHIẾU THU hoặc UNT DUY ỆT 3 PHIẾU THU,UNT 2 PHIẾU THU,UNT 1 PHIẾU THU hoặc UNT KH A A
HĐ: Hóa đơn
Chương 2:
TRÌNH TỰ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TỐN TRONG CƠNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG
TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
2.1 Giới thiệu khát quát về Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
2.1.1 Đặc điểm tự nhiên và lịch sử hình thành, phát triển của Cơng Ty TNHH Gas Thuận Phát
Đặc điểm tự nhiên
Công ty TNHH Gas Thuận Phát hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh thương mại và dịch vụ chủ yếu trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long và một số tỉnh lân cận như Trà Vinh, Cần Thơ, Tiền Giang… Cơng ty phục vụ dân dụng và đại lí, giao hàng tận nơi theo yêu cầu của khách hàng.
Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Địa chỉ: Tổ 1, Quốc lộ 1A, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long
Lĩnh vực hoạt động: kinh doanh gas, bếp gas, các phụ kiện về gas, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống gas cơng nghiệp.
Mã số thuế: 1500667192 Điện thoại: 0703 724 748 Fax: 0703 724 749
Vốn điều lệ: 1000,000,000đ. Người thành lập công ty là ông Mạch Quốc Tồn. Hiện ơng là Giám Đốc và là người đại diện hợp pháp của cơng ty.
Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Doanh nghiệp Gas Thuận Phát được thành lập vào ngày 24 tháng 3 năm 2005 tại Tổ 1, Quốc lộ 1A, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long. Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ở dạng cửa hàng với quy mô nhỏ lẽ chỉ bán gas, đổi gas, sửa chữa thiết bị gas là chính. Sau đó nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của việc đăng ký kinh doanh để mở rộng quy mô hoạt động ngày 29 tháng 4 năm 2006 doanh nghiệp gas Thuận Phát được cấp phép kinh doanh và đổi tên thành Cơng ty TNHH Gas Thuận Phát.
Khi cịn là cửa hàng nhỏ Thuận Phát đã tạo được lịng tin và uy tín đối với khách hàng. Đồng thời với đầu óc kinh doanh nhạy bén và sự đồn kết của tồn thể nhân viên trong cơng ty mà quy mơ kinh doanh cuả Thuận Phát ngày càng lớn. Ngày càng có nhiều khách hàng mới với những hợp đồng kinh doanh có giá trị lớn. Do nhu cầu của khách hàng các mặt hàng của công ty của ngày càng phong phú và chất lượng hơn. Hiện nay công ty đang hoạt động khá hiệu quả và đang mở rộng quy mô kinh doanh cũng như tìm kiếm các thị trường tiêu thụ mới cho mặt hàng của