5 .Bố cục bài luân văn
2.1 Giới thiệu khát quát về Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
2.1.2.2 Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH PHĨ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KHO VÀ GIAO HÀNG
2.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ từng phịng ban
Giám đốc: là người đứng đầu cơng ty, đi thương thuyết và kí hợp đồng cho
cơng ty, quyết định giám sát mọi hoạt động trong công ty, là người phân công trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên, đưa ra các định hướng phát triển cho cơng ty.
Phó Giám Đốc: là người chỉ dưới quyền Giám Đốc, có thể thay mặt Giám
Đốc về tư cách pháp nhân và được sự ủy quyền của Giám Đốc giải quyết các hoạt động trong cơng ty.
Nhân viên kế tốn: Giúp Giám Đốc kiểm tra mọi hoạt động thu chi theo dõi
cơng nợ, theo dõi xuất-nhập-tồn hàng hóa và báo cáo thuế cho công ty.
Nhân viên kinh doanh: tiếp khách hàng và nhận đơn đặt hàng, điện thoại
đặt hàng.
Nhân viên giao hàng: giao hàng cho khách hàng.
Thủ kho: kiểm kê kho, theo dõi nhập-xuất-tồn hàng ngày kiểm tra chất
lượng hàng nhập, xuất…
Thủ quỹ: theo dõi thu chi tiền và kiểm kê quỹ hằng ngày. 2.1.3 Tình hình nhân sự
Cơng Ty TNHH Gas Thuận Phát hoạt động với mơ hình khép kín, bao gồm 20 nhân sự: 01 Giám Đốc, 01 Phó Giám Đốc, 01 Nhân viên kế toán, 01 Nhân viên kinh doanh, 01 Thủ Quỹ và 15 Nhân viên giao hàng. Hầu hết các nhân viên trong cơng ty đều có kinh nghiệm làm việc lâu năm và gắn bó mật thiết với cơng ty.
2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty2.1.4.1 Hình thức sổ kế tốn 2.1.4.1 Hình thức sổ kế tốn
Để ghi chép, hệ thống hóa thơng tin kế tốn, cơng ty phải sử dụng một hình thức kế tốn nhất định phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt đông sản xuất kinh doanh của cơng ty và trình độ đội ngũ cán bộ kế tốn hiện có. Xây dựng hệ thống kế toán đầy đủ chinh xác sẽ nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn.
Hiện nay, hình thức sổ kế tốn mà cơng ty đang áp dụng là Nhật Ký Chung. Theo quyển 2 trong cuốn Chế độ kế tốn doanh nghiệp của Bộ Tài Chính “ Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ Nhật Ký, mà trọng tâm là sổ Nhật Ký Chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội
dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật Ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh”.
Trình tự ghi sổ kế tốn được thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 Hình thức sổ kế tốn Nhật Ký Chung
Chú thích:
: Ghi hằng ngày
: Ghi cuối tháng, cuối kì : Đối chiếu, kiểm tra NKĐB : Nhật kí đặc biệt NKC : Nhật kí chung THCT : Tổng hợp chi tiết CĐPS : Cân đối phát sinh
2.1.4.2 Hệ thống các chứng từ và tài khoản sử dụng
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ số 48/2006 của BTC ban hành ngày 14/9/2006.
Hệ thống các chứng từ:
Do quy mô công ty tương đối nhỏ và chỉ hoạt động mua bán bình thường nên số lượng chứng từ phát sinh tương đối ít, bao gồm:
Hóa đơn GTGT Chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết Sổ NKC, NKĐB Sổ Quỹ Sổ Cái Bảng CĐPS Bảng THCT
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu thu, phiếu chi Hợp đồng kinh tế…
Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng trong cơng ty là một mơ hình phân loại các đối tượng kế toán được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử lí thơng tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra. Hiện cơng ty đang có sử dụng các tài khoản sau:
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu KH
TK 133: Thuế GTGT đầu vào TK 156: Hàng hóa
TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 531: Hàng bán bị trả lại
TK 632: Giá vốn hàng bán TK 6421: Chi phí bán hàng
TK6422: Chi phí quản lí doanh nghiệp TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
2.1.4.3 Các chế độ, phương pháp kế toán đang được áp dụng tại công tyChế độ kế tốn Chế độ kế tốn
Hiện nay, cơng ty đang sử dụng chế độ kế toán dành cho DN vừa và nhỏ. Kế toán viên được trang bị kiến thức cơ bản về các chế độ và chuẩn mực kế tốn do Bộ Tài Chính ban hành. Ln cập nhật thơng tin về những thay đổi bổ sung các chế độ, chuẩn mực kế toán. Chế độ tài khoản, chứng từ và sổ sách của công ty theo QĐ số 48/2006 của BTC ban hành ngày 14/9/2006.
Phương pháp kế tốn
Phương pháp tính giá xuất kho: nhập trước xuất trước Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng
Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ
Công thức tính giá vốn: là doanh nghiệp thương mại cơng ty tính giá vốn theo cơng thức sau
Giá vốn hàng bán= Giá trị hàng mua+chi phí mua hàng-giảm trừ hàng mua( nếu có)
Cơng thức tính giá bán:
Giá bán= giá vốn+ lợi nhuận dự tính
2.1.4.4 Ứng dụng tin học trong công tác kế tốn tại cơng ty
Để giảm tải khối lượng cơng việc cũng như đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng của các báo cáo kế tốn cơng ty sử dụng phần mềm kế toán Unesco. Unesco là một phần mềm đơn giản với giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng với giúp xử lí nhanh các nghiệp vụ kế tốn như kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư, kế tốn TSCĐ, kế tốn cơng nợ… Unesco là phần mềm phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động với quy mơ vừa và nhỏ.
Hình 2.1 Giao diện của phần mềm kế toán UNESCO
(Nguồn số liệu từ phịng kế tốn) Đơn vị tính:VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 2010 2011 2012 Số tiền % Số tiền % 1 DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.512.775.531 10.152.397.841 12.055.357.448 1.639.622.310 19,26 1.902.959.607 18,74 2 Các khoản giảm trừ DT - - - - - - - 3 DT thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.512.775.531 10.152.397.841 12.055.357.448 1.639.622.310 19,26 1.902.959.607 18,74 4 Giá vốn hàng bán 6.532.080.535 7.981.175.105 9.672.142.357 1.449.094.570 22,18 1.690.967.252 21,19 5 Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp
dịch vụ 1.980.694.996 2.171.222.736 2.383.215.091 190.527.740 9,62 211.992.355 9,76
6 DT hoạt động tài chính - - - - - - -
7 Chi phí tài chính - - - - - - -
-Bao gồm: Chi phí lãi vay
8 Chi phí quản lý kinh doanh 825.606.592 892.961.101 890.359.238 67.354.509 8,16 -2.601.863 -0,29 9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 1.155.088.404 1.278.261.635 1.492.855.853 123.173.231 10,66 214.594.218 16,79
10 Thu nhập khác - - - - - - -
11 Chi phí khác - - - - - - -
12 Lợi nhuận khác - - - - - - -
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.155.088.404 1.278.261.635 1.492.855.853 123.173.231 10,66 214.594.218 16,79 14 Chi phí thuế TNDN hiện hành 288.772.101 319.565.409 373.213.963 30.793.308 10,66 53.648.555 16,79 15 Lợi nhuận sau thuế TNDN 866.316.303 958.696.226 1.119.641.890 92.379.923 10,66 160.945.664 16,79
Nhận xét:
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh trên, ta thấy những năm gần đây công ty kinh doanh khá hiệu quả. Mặc dù lợi nhuận không cao nhưng trong nền kinh tế thị trường nhiều cạnh tranh và khó khăn khoảng lợi nhuận này là tương đối tốt.
So sánh về số liệu và tốc độ tăng của doanh thu và chi phí ta thấy:
Doanh thu của cơng ty qua 3 năm tăng lên đáng kể, năm 2010 là
8.512.775.531 đến năm 2012 là 12.055.357.448 tăng 3.542.581.917 tương đương tăng 41,61% . Xét về từng giai đoạn ta thấy chênh lệch của giai đoan sau cao hơn giai đoạn đầu, cụ thể giai đoạn 2011/2010 là 1.639.622.310 và giai đoạn 2012/2011 là 1.902.959.607.Đây là dấu hiệu đáng mừng cho việc mở rộng kinh doanh của công ty trong tương lai.
Các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty khơng có xuất hiện các
trường hợp giảm trừ doanh thu vì vậy doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp
dịch vụ cũng là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Do lượng hàng bán ra tăng dẫn đến giá vốn hàng bán cũng tăng theo năm 2012/2010 tăng 3.140.061.822 tương đương tăng 48,07%. Mặc dù giá vốn hàng bán tăng nhưng xét lại ta thấy doanh thu bán hàng cũng tăng với tỉ lệ gần như tương đương nên không ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận gộp từ bán hàng và
cung cấp dịch vụ.
Chi phí QLKD năm 2010 825.606.592 đến năm 2012 là 890.359.238 nghĩa là chỉ tăng 67.354.509. Xét về từng giai đoạn ta thấy giai đoạn 2012/2011 chêch lệch với tỉ trọng âm. Điều này cho thấy cơng ty sử dụng chính sách tiết kiệm chi phí rất hiệu quả.
Do doanh thu bán hàng tăng và tỉ lệ tăng của doanh thu cao hơn tỉ lệ tăng của chi phí dẫn đến lợi nhuận sau thuế tăng từ 866.316.303 đến 1.119.641.890 nghĩa là qua 3 năm lợi nhuận tăng thêm của cơng ty là 253.325.587 tương đương 29,24%.
Nhìn chung ta thấy cơng ty ln nổ lực hết mình để đảm bảo doanh thu bán hàng tăng lên qua từng năm, đồng thời tiết kiệm các khoản chi phí ( mức tăng của chi phí thấp).
2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triểnThuận lợi Thuận lợi
Nằm ở trục chính giao lộ của các tỉnh khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long, giao thông thuận lợi, dân cư đông đúc, KH sử dụng các sản phẩm về gas nhiều.
Trong những năm qua cơng ty hoạt động có hiệu quả là do:
Cơng ty thành lập đã lâu và đã tạo được uy tín từ khi cịn là cửa hàng nhỏ. Ban lãnh đạo cơng ty có trình độ quản lí, hiểu biết về thị trường và có nhiều nghiên cứu về mặt hàng này.
Đội ngũ cán bộ cơng nhân viên có trình độ kĩ thuật chuyên môn, được huấn luyện qua các lớp tập huấn kĩ thuật an toàn lao động theo luật định, nhiệt tình, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao.
Biết lựa chọn mặt hàng tốt cho KH và được KH tin tưởng.
Khó khăn
Tuy nhiên cơng ty cũng gặp khơng ít khó khăn như: Nguồn vốn kinh doanh của cơng ty cịn hạn chế
Công tác tiếp thị, giới thiệu sản phẩm chưa đạt hiệu quả cao
TSCĐ của cơng ty cịn hạn chế nên hàng hóa chưa có điều kiện bảo quản tốt nhất.
Sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, ngày càng công ty, doanh nghiệp gas thành lập gây ảnh hưởng đến lượng tiêu thụ của công ty.
Phương hướng phát triển
Không ngừng phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh theo các nghành nghề trong giấy phép đăng kí kinh doanh đã quy định nhằm tối đa hóa lợi nhuận của công ty, nâng cao giá trị của công ty và không ngừng cải thiện đời sống, điều kiện việc làm, thu nhập cho người lao động. Đồng thời làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước.
Đầu tư thêm về vốn lưu động cũng như TSCĐ, thêm chi phí bán hàng để nâng cao chất lượng phục vụ KH….
Trong tương lai công ty sẽ tăng cường mở rộng quy mô kinh doanh ngày càng lớn hơn.
2.2 Thực trạng công tác bán hàng và quy trình lập, ln chuyển chứng từtrong cơng tác bán hàng trong công tác bán hàng
2.2.1 Khái quát về công tác bán hàng tại Công ty TNHH Gas ThuậnPhát Phát
2.2.1.1 Sơ lược các mặt hàng của công ty
Các mặt hàng của công ty đa dạng về chủng loại, mẫu mã và luôn cập nhật các mặt hàng kiểu dáng mới nhất trên thị trường để khách hàng có thể chọn cho mình sản phẩm ưng ý nhất.
Bảng 2.2 Các sản phẩm đang được bán tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát
NHĨM TÊN HÀNG
GIÁ CẢ( theo giá bán bn) Nghìn đồng/bình
Bếp gas
Rinnai RV-365 1.050-1.350
Canzy CZ 2.000-2.300
Bếp gas Mini nhiều loại 150-300
Bình gas Petimex 310-322 Gia đình gas 315-320 SP 325-330 Total 315-325 Hồng mộc 315-325 petrolimex 330-340 Elf Gas 350-360 Vinas Gas 315-325 Phụ kiện về gas Val 60-70 Dây 15-25
( Nguồn số liệu từ Phòng kinh doanh) Tuy cơng ty có nhiều mặt hàng nhưng mặt hàng chiến lược là bình gas, cịn các mặt hàng cịn lại ( bếp gas, đồ nhôm, phụ kiện) chỉ bán kèm theo yêu cầu của khách hàng thường khơng có lợi nhuận từ những mặt hàng này. Ngồi ra, cơng ty cịn nhận lắp đặt, sửa chữa, bảo trì hệ thống gas…
2.2.1.2 Phạm vi bán hàng và thời điểm xác định hàng tiêu thụ
Phạm vi bán hàng
Thuận Phát đã thành lập nhiều năm vì vậy lượng khách hàng nhiều và phạm vi bán hàng khá rộng lớn.
Do công ty luôn đặt mục tiêu chất lượng lên hàng đầu cũng như phục vụ khách hàng tận tình, giá cả phải chăng nên uy tín của cơng ty ngày càng cao, phạm vi bán hàng ngày càng mở rộng. Hiện tại hầu hết các tỉnh ở đồng bằng sông Cửu Long như Trà Vinh, Tiền Giang, Hậu Giang, Bạc Liêu, Sóc Trăng… đều có khách hàng thân thiết của Thuận Phát.
Thời điểm xác định hàng tiêu thụ
Các mặt hàng được xác định là đã tiêu thụ khi khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn tiền hàng. Khi đó kế tốn mới ghi nhận doanh thu bán hàng. Ngược lại kế toán ghi nhận vào tài khoản 157 “ Hàng gửi bán”.
2.2.1.3 Phương thức bán hàng và cách xác định giá bán Phương thức bán hàng Phương thức bán hàng
Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng sau:
Bán bn
Với số lượng hàng hóa lớn địi hỏi phải có một hợp đồng mua bán hàng hóa rõ ràng và cụ thể để đảm bảo nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên. Khách hàng đến cơng ty đặt hàng sau đó tiến hành thỏa thuận và kí hợp đồng tại Phịng Giám Đốc cùng với Giám Đốc, Phó Giám Đốc.
Bán lẽ
Bán lẽ là bán hàng với số lượng ít khách hàng có thể gọi điện thoại hoặc đến trực tiếp cơng ty để đặt hàng. Với quy mô kinh doanh vừa và nhỏ như Thuận Phát thì phương thức bán hàng này đem lại doanh thu cao hơn cho cơng ty vì khách hàng của công ty phần lớn là các cửa hàng và doanh nghiệp gas.
Với phương thức này cơng ty chỉ kí hợp đồng mua bán một lần và thời hạn 5 năm với chủ cửa hàng.
2.2.2 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tácbán hàng bán hàng
2.2.2.1 Quy trình bán hàng ( theo hình thức bán bn)
Quy trình bán hàng của cơng ty bao gồm các bước chính như sau:
B1 : Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho Giám Đốc xét duyệt và tiến hành lập hợp đồng tại phòng Giám Đốc. Hợp đồng được lập thành hai bản, một bản giao cho khách hàng và một bản chuyển cho phòng Kế Toán để lưu trữ. Đồng thời, giám đốc chuyển đơn đặt hàng cho kế tốn để lập hóa đơn.
B2: Lập hóa đơn
Kế toán sau khi nhận được hợp đồng và đơn đặt hàng tiến hành lập hóa đơn gồm 3 liên, liên 1 lưu tại cùi và giao liên 2, 3 cho thủ kho. Hợp đồng lưu lại tại phịng kế tốn.
B3: Xét duyệt hàng hóa
Căn cứ vào hóa đơn thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho thành 2 liên và cho xuất kho hàng hóa. Sau đó ghi lại trên Excel đẻ theo dõi.
B4: Giao hàng
Bộ phận giao hàng nhận phiếu xuất kho và hóa đơn tiến hành chất hàng lên xe dưới sự kiểm tra của thủ kho. Sau khi giao hàng cho khách hàng nhân viên giao hàng đưa 2 phiếu xuất kho và 2 hóa đơn cho khách hàng kí. Khách hàng sẽ giữ một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 2. Cịn một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 3 đem về giao lại cho phịng kế tốn để ghi sổ, lưu trử và làm căn cứ pháp lí khi cần thiết.
2.2.2.2 Các chứng từ kế tốn bán hàng sử dụng tại công ty