Về loại hình doanh nghiệp

Chương 3 : NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ

3.1 Nhận xét chung

3.1.1 Về loại hình doanh nghiệp

Cơng ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên là doanh nghiệp trong đó thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào doanh nghiệp. Thành viên của cơng ty có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên tối thiểu là hai và tối đa không vượt q năm mươi. Cơng ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, công ty trách nhiệm hữu hạn không được quyền phát hành cổ phiếu để huy động vốn. Cơng ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên phải có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc. Cơng ty trách nhiệm hữu hạn có trên mười một thành viên phải có Ban kiểm sốt.

Cơng ty trách nhiệm hữu hạn là loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất ở Việt nam hiện nay. Những ưu, nhược điểm của loại hình Cơng ty TNHH hai thành viên trở lên.

Ưu điểm:

Do có tư cách pháp nhân nên các thành viên công ty chỉ trách nhiệm về các hoạt động của cơng ty trong phạm vi số vốn góp vào cơng ty nên ít gây rủi ro cho người góp vốn; Số lượng thành viên công ty trách nhiệm không nhiều và các thành viên thường là người quen biết, tin cậy nhau, nên việc quản lý, điều hành công ty không quá phức tạp; Chế độ chuyển nhượng vốn được điều chỉnh chặt chẽ nên nhà đầu tư dễ dàng kiểm soát được việc thay đổi các thành viên, hạn chế sự thâm nhập của người lạ vào công ty.

Nhược điểm :

Việc huy động vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn bị hạn chế do khơng có quyền phát hành cổ phiếu.

3.1.2 Bộ máy tổ chức Ưu điểm:

 Mơ hình cơng ty đơn giản, dễ quản lí.

 Do là cơng ty nhỏ nên Giám Đốc có thể kiểm sốt tất cả hoạt động của Cơng ty từ đó đưa ra những quyết định chính xác để điều hành tốt Cơng ty giúp Cơng ty ngày càng phát triển hơn.

 Nhân viên trong công ty có tinh thần trách nhiệm cao, siêng năng trong cơng việc và đặc biệt là đã được đào tạo và có kinh nghiệm về nghành nghề mình đang làm.

Nhược điểm:

 Thiếu nhân sự kế tốn: Cơng ty chỉ có một nhân viên kế toán nhưng phải theo dõi và ghi chép tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong Công ty, theo dõi tất cả các khoản kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, kế toán lương, kế toán kho, kế toán thuế.

 Thiếu nhân sự trong mãng bán hàng: Có thể nói trong một doanh nghiệp thương mại nhân viên kinh doanh và nhân viên giao hàng là lực lượng chủ chốt nhưng tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát lực lượng này cịn khá ít, gây khó khăn cho cơng tác bán hàng, thậm chí mất khách hàng do khơng kịp thời gian giao hàng theo yêu cầu của khách hàng.

 Việc phân chia nhiệm vụ chưa rõ ràng, hợp lí.

 Cơ sở vật chất của công ty không phù hợp với qui mơ kinh doanh hiện tại, thậm chí một số hàng hóa khi nhập về chưa có đủ kho bảo quản có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

3.1.3 Tình hình kinh doanh

Mặc dù cơng ty có quy mơ nhỏ nhưng kinh doanh rất có hiệu quả do tận dụng tốt nguồn nhân lực, vật chất và nguồn vốn cũng như nhờ vào khả năng kinh doanh , am hiểu về mặt hàng kinh doanh mà Ban Giám Đốc ln có những quyết định sáng suốt, ln tìm tịi thay đổi phương pháp kinh doanh để thích ứng với thị trường.

Theo bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh ở phần 1.5 ta thấy doanh thu hằng năm của cơng ty tăng bên cạnh đó là việc cắt giảm những khoản chi phí khơng cần thiết nên lợi nhuận của cơng ty năm sau lại tăng hơn so với năm trước.

3.2 Nhận xét về cơng tác bán hàng và q trình lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng

3.2.1 Về mặt hàng kinh doanh của Cơng ty

Gas hay cịn gọi là khí dầu mỏ hóa lỏng ( LPG) đang được sử dụng như một mặt hàng thiết yếu giống như xăng, dầu, điện…Gas có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như:

 Dân dụng: các hộ gia đình sử dụng LPG làm nhiên liệu, chất đốt trong sinh hoạt theo hình thức sử dụng bình gas 12kg.

 Thương mại: Các khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi,… sử dụng gas 45kg.  Tiêu thụ công nghiệp: Các nhà máy gốm, sứ, thủy tinh, gạch men, chế biến

thực phẩm nông, lâm sản,…dùng LPG để phục vụ sản xuất. Đây là nguồn tiêu thụ gas lớn nhất ở Việt Nam.

Thị trường Gas bắt đầu phát triển từ năm 1991 và giai đoạn phát triển mạnh mẽ là 2001-2008, dựa vào 2 sơ đồ dưới đây ta có thể nhìn thấy được điều đó:

Hình 3.1 Biểu đồ thể hiện sản lượng tiêu thụ và mức tăng sản lượng tiêu thụ LPG tại Việt Nam giai đoạn 1991-2008

Và thời gian gần đây thị trường gas đang ngày càng sôi động và thị trường ngày càng được mở rộng. Theo trang web www.Baomoi.com có một bài viết như sau:

“ĐCSVN) Bộ Cơng thương vừa đưa ra dự báo về tình hình tiêu thụ gas trong nước năm 2012. Theo đó, năm 2012, nhu cầu tiêu dùng gas của Việt Nam sẽ tăng dao động trong khoảng 6 - 7% so với năm 2011.

Cũng theo Bộ Công thương, do lượng tiêu thụ gas trong năm 2012 tăng cao trong khi tổng nguồn cung gas nội địa từ các nhà nhà máy mới đạt khoảng 640 nghìn tấn, chỉ đáp ứng khoảng 48% nhu cầu của thị trường. Do đó, 52% nhu cầu cịn lại của thị trường gas năm 2012 sẽ phải dựa vào nguồn hàng nhập khẩu.

Được biết, nhu cầu tiêu thụ gas ở Việt Nam tăng nhanh chóng: năm 1991 nhu cầu tiêu thụ gas cả nước khoảng 50.000 tấn, năm 2000 lên đến 400.000 tấn và năm 2010 đã lên tới 1,2 triệu tấn. Dự báo năm 2015 nhu cầu sử dụng gas cả nước khoảng 1,5 triệu tấn và năm 2020 là 2 triệu tấn”.

Thị trường kinh doanh Gas là một thị trường rộng lớn và sẽ còn phát triển nhiều hơn trong tương lai.

3.2.2 Về tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng tại Cơng tyHình thức sổ kế tốn Hình thức sổ kế tốn

 Ưu điểm:

Cơng ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật kí chung. Đây là hình thức kế tốn đơn giản thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt thuận lợi trong cơng tác kế tốn máy và thuận lợi khi đối chiếu kiểm tra.

 Nhược điểm:

Nếu làm kế tốn ghi chép bằng tay thì lượng ghi chép nhiều, mất nhiều thời gian cho công việc ghi chép hơn là xử lý công việc khác. Tốn nhiều giấy mực.

Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng

 Ưu điểm:

Hệ thống chứng từ và tài khoản mà Công ty đang sử dụng tương đối đầy đủ, phù hợp với hình thức sổ Nhật Kí Chung và đúng theo qui định của Bộ Tài Chính.

 Nhược điểm:

Là cơng ty kinh doanh thương mại đa dạng về chủng loại hàng hóa nhưng tại Cơng ty TNHH Gas Thuận Phát chỉ mở một tài khoản là 156 để theo dõi nên khó khăn trong việc xác định doanh thu và lợi nhuận của từng mặt hàng.

Thời gian lưu trữ chứng từ thường không đúng theo qui định, nghĩa là ít hơn so với thời gian qui định do vậy thời gian sau nếu có trường hợp rũi ro xảy ra sẽ rất khó xử lí, thậm chí gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu chứng từ có liên quan tới việc xác nhận nghĩa vụ với Nhà nước.

Các chế độ và phương pháp kế tốn

Cơng ty áp dụng đúng theo quy định của pháp luật về chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ số 48 của BTC ban hành ngày 14/9/2006.

Các phương pháp kế tốn mà cơng ty phù hợp với qui mô kinh doanh của Công ty.

Ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn

 Ưu điểm:

Công ty sử dụng phần mềm Unesco_Một phần mềm đơn giản dễ sử dụng giúp kế toán theo dõi chặt chẽ các hoạt động về công nợ, bán hàng, số lượng hàng hóa trong kho của Cơng ty….Là cơng ty kinh doanh thương mại nên sử dụng phần mềm này rất thích hợp.

 Nhược điểm:

Phần mềm được cài đặt từ năm 1998 nên về giao diện cũng như một biễu mẫu báo cáo chưa cập nhật kịp theo những quyết định, thông tư mới của BTC ban hành. Do vậy kế tốn phải thường xun cập nhật biểu mẩu bên ngồi trước khi lập báo cáo, nhất là các báo cáo quan trọng như báo cáo tài chính hay báo cáo thuế…để tránh các sai phạm do Bộ Tài Chính qui định và phải chịu phạt.

Về phương pháp làm việc của Phịng Kế Tốn

Cũng như các bộ phận khác phịng kế tốn ln làm việc năng động, hiệu quả, ln xử lí số liệu kịp thời và chính xác. Tuy nhiên, trong q trình làm việc phịng kế tốn chưa thiết lập lưu đồ chứng từ vì vậy việc xác định nhiệm vụ của từng bộ phận khơng rõ ràng, khơng cụ thể.

3.2.3 Về quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng

Ưu điểm:

Cơng ty thiết lập một quy trình bán hàng đơn giản nhưng tương đối chặt chẽ, không cần nhiều nhân sự nên phù hợp với quy mơ và tình hình nhân sự của cơng ty.

Khơng có nhiều thủ tục phiền tối đối với khách hàng khi mua hàng và nhận hàng nên tạo sự thoải mái khi mua bán cho hai bên.

Các chứng từ sử dụng trong công tác bán hàng và phải thu khách hàng được tuân thủ đúng theo qui định của pháp luật về mẫu mã và cách lập chứng từ.

Nhược điểm:

Trong quy trình bán hàng, kế tốn và thủ kho chỉ căn cứ vào hợp đồng và đơn đặt hàng để lập hóa đơn và phiếu xuất kho mà khơng có chứng từ xác nhận quyết định của Giám Đốc nên đối với những trường hợp khách hàng đặt hàng qua điện thoại sẽ bất tiện trong công tác lập chứng từ và kiểm tra, đối chiếu lại sau này.

Đối với những chứng từ đã lập( phiếu xuất kho và hóa đơn) đơi khi chưa qua xét duyệt của Giám Đốc đã giao cho khách hàng nên dễ xảy ra gian lận sai sót.

3.3 Nhận xét về cơng tác thu tiền khách hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng

Ưu điểm:

Công ty sử dụng linh hoạt các phương thưc thanh toán phù hợp với từng khách hàng giúp việc bán hàng được nhanh chóng.

Trong cơng ty các khoản phải thu khách hàng được theo dõi rất chi tiết và khoa học trên phần mềm máy tính, thuận tiện cho việc thu hồi cơng nợ.

Thủ tục thanh toán đơn giản nhưng vẩn đảm bảo được sự chính xác và có giấy tờ chứng minh cũng như có xác nhận của khách hàng về việc thu hồi công nợ.

Nhược điểm:

Do áp dụng phương thức bán chịu, trả chậm, trả góp nên cơng ty thường hay gặp khó khăn về nguồn vốn.

Q trình thu hồi nợ của cơng ty phụ thuộc chủ yếu khách hàng, cơng ty chưa có hành động để thúc giục quá trình thu hồi nợ.

Kế tốn chưa thực hiện trích lập các khoản dự phịng như dự phịng nợ phải thu khó địi.Như vậy cơng ty đã bỏ qua nguyên tắc thận trọng trong kế toán.

Phiếu thu là chứng từ quan trọng nhưng chỉ được lập 2 liên và chưa qua khâu xét duyệt của Giám Đốc.

3.4 Kiến nghị và giải pháp

3.4.1 Một số kiến nghị hồn thiện bộ máy kế tốn và tổ chức cơng tác

kế tốn bán hàng tại Cơng Ty TNHH Gas Thuận Phát

Nhìn chung cơng ty đã có một bộ máy tổ chức tương đối hoàn chỉnh và hoạt động hiệu quả, phù hợp với qui mô và đặc điểm kinh doanh của công ty. Tuy nhiên trong thời gian thực tập em nhận thấy cơng ty cịn tồn tại một số nhược điểm ( đã nêu ở phần trên) về bộ máy kế toán cũng như tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng. Theo ý kiến của em cơng ty có thể áp dụng một số giải pháp dưới đây để khắc phục:

Về bộ máy tổ chức và cơ sở vật chất

 Công ty cần bổ sung thêm nhân sự cụ thể là nhân sự kế toán, nhân viên kinh doanh và nhân viên giao hàng để tránh quá tải hay tồn động cơng việc.

 Nếu có điều kiện cơng ty cần tu sữa lại hoặc mở rộng kho bải để hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tốt hơn.

Về công tác bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong cơng tác kế tốn bán hàng.

 Cơng ty nên áp dụng nhiều phương pháp để quảng bá hình ảnh của cơng ty, đưa thương hiệu công ty đến gần hơn với người tiêu dùng như phát tờ rơi, đưa danh thiếp….

 Trong cơng tác kế tốn cần mở thêm tài khoản

chi tiết 156 để theo dõi từng mặt hàng về lượng xuất, doanh số bán, lợi nhuận…Chẳng hạn như: 15611_Petimex; 15612_Gia đình; 15613_Vinas; 15614_Elf…

 Đồng thời phân bổ chi phí kinh doanh ( bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp) cho từng mặt hàng đã tiêu thụ để tính chính xác doanh thu và lợi nhuận của từng mặt hàng. Chi phí bán hàng ta có thể phân bổ theo doanh số bán.

Chi phí quản lí kinh doanh phân bổ cho nhóm hàng A=Chi phí QLKD cần phân bổ/Tổng doanh số bán*Doanh số bán nhóm hàng A

Khi phân bổ được chi phí quản lí kinh doanh ta có thể xác định được là nên phát triển kinh doanh mặt hàng nào và nghưng kinh doanh mặt hàng nào.

 Trong quy trình bán hàng, ở bước tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, Giám Đốc cần lập thêm một chứng từ để xác nhận lại thơng tin của nghiệp vụ đó, đồng giúp kế tốn và thủ kho thuận tiện trong việc lập chứng từ. Chứng từ đó có thể là lệnh bán hàng với mẫu như sau:

Cơng Ty TNHH Gas Thuận Phát Phịng Giám Đốc

LỆNH XUẤT HÀNG

( Chỉ có giá trị trong ngày ) - Căn cứ hợp đồng kinh tế số:

- Căn cứ đơn hàng số:

- Đề nghị xuất hàng cho đơn vị: - Người nhận:

- Hình thức thanh toán: - Thời hạn thanh toán: ST T TÊN HÀNG ĐV T SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ CHI CHÚ CHỨNG TỪ THỰC XUẤT Ngày…. tháng….., năm……

Người lập Giám Đốc

Trong q trình làm việc kế tốn nên thiết lập lưu đồ chứng từ cụ thể và phần nào căn cứ vào đó để làm việc, như vậy sẽ giúp cho việc phân chia trách nhiệm được xác định rõ ràng hơn và góp phần giúp hệ thống kiểm sốt nội bộ của công ty chặt chẽ hơn.

Ngồi ra, kế tốn cũng có thể lập thêm các dự tốn như dự toán doanh thu, dự toán thu tiền để hổ trợ thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, đồng thời xem đó như mục tiêu mà cơng ty cần phấn đấu để đạt được.

 Dự toán doanh thu: Căn cứ vào nhiều yếu tố như lượng tiêu thụ các kì trước, nghiên cứu thị trường, các chiến lược đề ra, tình hình thị trường…. để ước tính sản lượng tiêu thụ từ đó tính doanh thu đạt được. Lập dự toán doanh thu nhằm hổ trợ cho Giám Đốc trong những quyết định bán hàng như có hạ giá bán hay khơng, cần đề ra những phương pháp nào để tăng doanh thu hoặc đạt được mức doanh thu đó…

DỰ TỐN TIÊU THỤ NĂM….

Đvt:

Chỉ tiêu Quý Cả năm

I II II IV

Khối lượng tiêu thụ dự kiến (sp)

Đơn giá bán (ngàn đồng/ sp)

Doanh thu ( ngàn đồng/ sp)

3.4.2 Một số giải pháp về tổ chức chứng từ và quá trình lập, luânchuyển chứng trong công tác thu khách hàng từ tại Công Ty TNHH Gas chuyển chứng trong công tác thu khách hàng từ tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát

Phiếu thu cần lập 3 liên

Đối với những khách hàng thanh tốn tiền mặt, kế tốn có thể thay đổi mẫu phiếu thu khác có 3 liên để q trình theo dõi, ln chuyển và lưu trử chứng từ được