Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán giúp ích cho người làm kế toán, kiểm toán và các đối tượng khác trong đánh giá hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo!

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CÁC CƠNG CỤ MƠ TẢ, LẬP TÀI LIỆU HỆ THỐNG  Sơ đồ dịng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)  Lưu đồ (Flowchart)  Nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động một cách khoa học, dễ hiểu. Nó thể hiện dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, thơng tin đầu ra và hệ thống kiểm sốt . Giúp ích cho người làm kế tốn, kiểm tốn và các đối tượng khác trong đánh giá HTKSNB của doanh nghiệp TÌNH HUỐNG:Q trình thu tiền bán chịu  Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thơng báo trả nợ của cơng ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh tốn, số phiếu thu vào thơng báo trả tiền kèm theo Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thơng báo trả tiền cho kế tốn phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế tốn phải thu, phiếu cịn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo s ố thứả  tự Kế tốn ph i thu nhận giấy báo trả nợ do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế tốn kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn cịn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh tốn làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh tốn và chuy ển cho k ế tốn t ổng h ổ cái Định kì, th ủ qu ỹ lập gi ấy nợộp đ p tiểề ghi s n cho ngân hàng, sau đó chuy ển tiền cho ngân hàng VẤN ĐỀ ĐẶT RA Những ai tham gia vào q trình trên Các chứng từ ln chuyển như thế nào Phần mềm xử lý ra sao Đánh giá rủi ro của q trình Đề ra các biện pháp kiểm sốt, thay đổi quy trình hoạt động …… SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram ­ DFD) Định nghĩa:  DFD mơ tả bằng hình vẽ các thành phần của hệ thống bao gồm: các dịng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu . Giúp xác định nội dung, chức năng, trình tự thực hiện các hoạt động trong hệ thống . Đánh giá hoạt động có thực hiện đúng chức năng và đánh giá rủi ro khi thực hiện hoạt động  Có nhiều cấp DFD • DFD khái qt • DFD cấp 0 • DFD cấp 1 • …… SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU Các kí hiệu:  Có 4 kí hiệu biễu diễn Hoạt động xử lý Dịng dữ liệu Thực thể bên ngồi, nguồn dữ liệu và điểm đến Lưu trữ dữ liệu SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU DFD khái qt  Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng qt, mơ tả khái qt nội dung của hệ thống và các hoạt động bên trong của nó bởi 1 hình trịn, biểu diễn dịng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngồi hệ thống . Đối tượng: các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)  Đối tượng bên ngồi hệ thống: là những đối tượng chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (khơng xử lý dữ liệu) SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU DFD khái qt Khách hàng Thanh tốn Hệ thống thu tiền bán chịu Nộp tiền NH Ngân hàng Tổng hợp thanh toán  DFD khái quát cho biết Kế toán tổng hợp • Hệ thống này là gì, làm cái gì • Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU DFD (cấp 0)  Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các hoạt động xử lý, dịng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó . DFD cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các q trình như thế nào mà khơng quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU DFD (cấp 0) Khách hàng Tiền, TB trả tiền Nhận tốn 1.0 Thơng tin thu tiền Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0 TB trả tiền Ghi nhận toán 4.0 Kế toán tổng hợp Chuyển tiền và Phiếu thu Chuyển phiếu thu đã xác nhận Phiếu thu đã xác nhận Đối chiếu xác nhận thanh toán 2.0 Chuyển tiền Ngân hàng 10 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU  Mơ tả hệ thống hiện hành bằng DFD  Bước 1: Mơ tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mơ tả  Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến các đối tượng đó Đối tượng Khách hàng NV bán hàng Hoạt động Trả tiền và thơng báo trả tiền Lập phiếu thu x Ghi số tiền, số hóa đơn…x … …… Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng … …… 14 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU  Vẽ DFD khái qt  Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mơ tả ở bước 2: • Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính tốn, tổng hợp, lập chứng từ… • Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng khơng phải là hoạt xử lý dữ liệu 15 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU  Vẽ DFD khái qt  Bước 4:  Nhận diện các đối tượng bên ngồi hệ thống  Bước 5: • Vẽ các hình vng biểu diễn các đối tượng bên ngồi trên • Vẽ 1 vịng trịn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. (Đặt tên mang tính khái qt) • Vẽ các dịng dữ liệu nối vịng trịn và các đối tượng bên ngồi hệ thống • Đặt tên cho các dịng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu 16 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU  Vẽ DFD (cấp 0)  Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng đối tượng và trình tự diễn ra các hoạt động . Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên • Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm • Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi xảy ra • Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với nhau • Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình trịn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp  Bước 8: Vẽ hình trịn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm 17 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU Vẽ DFD cấp 1  Bước 9:.Đọc lại bảng mơ tả hệ thống và nối các hình trịn với nhau theo mối liên hệ hợp lý  Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý Phân cấp DFD (cấp 2, 3)  Bước 11: • Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 7. Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình trịn xử lý cấp con cho hình trịn lớn • Thực hiện các bước 8,9,10 18 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU DFD (cấp 0) Khách hàng Tiền, TB trả tiền Nhận toán 1.0 Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0 Thông tin thu tiền TB trả tiền Ghi nhận toán 4.0 Kế toán tổng hợp Chuyển tiền và Phiếu thu Chuyển phiếu thu đã xác nhận Phiếu thu đã xác nhận Đối chiếu xác nhận thanh toán 2.0 Chuyển tiền Ngân hàng 19 Lưu đồ ­ Flowchart Lưu đồ Lưu đồ mơ tả hệ thống hình vẽ trình xử lý liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) Đồng thời, lưu đồ mô tả hoạt động chức bán Mua, nhập xuất…(người thực hiện, hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ, trình tự xử lý, phương thức xử lý, số liên chứng từ) Lưu đồ sử dụng phân tích tính kiểm sốt hệ thống Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời khía cạnh vật lý luận lý hệ thống 20 Lưu đồ ­ Flowchart Ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ Đầu vào Xử lý Đầu ra Lưu trữ Mô tả chứng từ Hoạt động xử lý Hiển thị thông tin Dữ liệu lưu trữ liên báo cáo máy tính hình máy Phiếu thu Mơ tả chứng từ nhiều liên Tính giá xuất Dữ liệu Sổ quỹ Lưu trữ chứng từ N: Lưu theo số A: Lưu theo Alphabet D: Lưu theo ngày Hoạt động xử lý Sổ sách thủ cơng Hóa đơn Lập hóa đơn Nhập chứng từ vào máy Kết nối liên lạc (email, internet) Nhập liệu Báo cáo N Kết nối Điểm bắt đầu/kết thúc lưu đồ Khách hàng Điểm nối dòng liệu trang A Nối sang trang khác 21 Ví dụ minh họa LƯU ĐỒ Q trình thu tiền Kế tốn tiền Thủ quỹ A KH Phiếu thu Lậ p phiếu thu Ghi sổ Phiếu thu Phiếu thu A Sổ cái, S chi tiết Phiếu thu Xác nhận, ghi sổ Sổ quỹ Phiếu thu N 22 Kế tốn cơng nợ KH TÌNH HUỐNG:Q trình thu tiền bán chịu  Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thơng báo trả nợ của cơng ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh tốn, số phiếu thu vào thơng báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thơng báo trả tiền cho kế tốn phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế tốn phải thu, phiếu cịn lại dùng đ ể ghi vào s ổ qu ỹ và l ưu theo s ứ tự K ế tốn ph ải thu nh ận gi ấy báo tr ả nốợ th  do nhân viên bán hàng chuy ển đến Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế tốn kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn cịn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh tốn làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổịng h ợp thanh tốn và chuy n cho k ế tốn tổng hợp để ghi sổể cái Đ nh kì, th ủ quỹ lập giấy nộểp ti ền cho ngân hàng, sau đó chuy n tiền cho ngân hàng 23 LƯU ĐỒ  Bước 1: Mơ tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mơ tả  Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến các đối tượng đó Đối tượng: Các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động, như người, nơi chốn, vật Đối tượng bên ngồi hệ thống: Là những đối tượng chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (khơng xử lý dữ liệu) Đối tượng bên trong hệ thống: Là những đối tượng của hệ thống tham gia vào q trình xử lý dữ liệu 24 LƯU ĐỒ Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mơ tả ở bước 2 • Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính tốn, tổng hợp, lập chứng từ • Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng khơng phải là hoạt xử lý dữ liệu 25 LƯU ĐỒ  Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột • Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ • Các cột được sắp xếp sao cho dịng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải  Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột • Đọc lại bảng mơ tả lần lượt từng hoạt động • Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thơng tin từ trên xuống dưới • Các chứng từ đi vào biểu tượng xử lý sẽ đi ra biểu tượng xử lý đó 26 LƯU ĐỒ  Bước 6: Hồn thành lưu đồ • Nối các kí hiệu thành phần bằng các dịng thơng tin • Sử dụng các dấu nối khi dịng thơng tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc • Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần) • Các chứng từ khơng thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc • Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thơng qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật) • Sử dụng thêm ký hiệu chú thích để giải thích thêm 27 Thực hành vẽ lưu đồ Để tuyển dụng một vị trí bị khuyết, các bộ phận có nhu cầu về nhân sự sẽ điền thơng tin vào phiếu u cầu tuyển nhân sự. Sau đó, cơng ty dựa vào phiếu này, đăng tuyển và phỏng vấn các ứng cử viên. Khi đã tuyển được nhân viên, bộ phận nhân sự chuẩn bị hợp đồng lao động thành 3 bản. Họ điền thơng tin cả 3 bản này bằng tay sau đó đính kèm hợp đồng lao động số 3 với phiếu u cầu tuyển nhân sự và gửi trở lại bộ phận có nhu cầu về nhân sự và được thư ký bộ phận này lưu trữ thủ cơng theo tên của nhân viên. Hợp đồng lao động bản 1 được lưu tại bộ phận nhân sự theo tên nhân viên Bộ phận nhân sự gửi hợp đồng lao động bản số 2 cho kế tốn tiền lương. Kế tốn tiền lương dựa vào hợp đồng lao động bản số 2 để làm căn cứ tạo một tệp tin tính lương cho nhân viên mới bằng cách nhập liệu thơng tin nhân viên vào máy tính, sau khi nhập xong hợp đồng lao động bản số 2 theo tên nhân viên tại nơi làm việc của kế tốn tiền lương ... Khách hàng Thanh tốn Hệ thống thu tiền bán chịu Nộp tiền NH Ngân hàng Tổng? ?hợp thanh tốn  DFD khái qt cho biết Kế? ?tốn tổng? ?hợp •? ?Hệ? ?thống? ?này là gì, làm cái gì • Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu... DFD (cấp 0) Khách hàng Tiền, TB trả tiền Nhận toán 1.0 Thông? ?tin? ?thu tiền Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0 TB trả tiền Ghi nhận toán 4.0 Kế? ?toán tổng? ?hợp Chuyển tiền và Phiếu thu Chuyển phiếu thu đã xác... ngồi? ?hệ? ?thống . Đối tượng: các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)  Đối tượng bên ngồi? ?hệ? ?thống:  là những đối tượng chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của? ?hệ? ?thống