Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Tổ chức và xử lý dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán theo mô hình REA, với mục tiêu nhằm giúp các bạn hiểu các tiếp cận tổ chức dữ liệu để xử lý hoạt động kinh doanh trong AIS; Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu theo mô hình REA; Hiểu các phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu;... Mời các bạn cùng tham khảo!
CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO MƠ HÌNH REA Mục tiêu chương Hiểu tiếp cận tổ chức liệu để xử lý hoạt động kinh doanh AIS Hiểu nguyên tắc tổ chức liệu theo mơ hình REA Mục tiêu Hiểu phương pháp thu thập xử lý liệu Nắm bắt vận dụng linh hoạt phương pháp mã hóa4 thực thể mang liệu Nội dung Các tiếp cận tổ chức liệu xử lý hoạt động kinh doanh Tiếp cận phân tích nghiệp vụ kinh doanh để tổ chức liệu Tổ chức liệu theo mơ hình REA Thu thập xử lý liệu Mã hóa liệu Tiếp cận tổ chức dữ liệu trong HTTTKT Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT 1. Mơ hình kế tốn truyền thống – thực hiện thủ cơng 2. Mơ hình tổ chức theo tập tin thơng thường theo từng hệ thống ứng dụng – xử lý bằng máy 3. Tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Tổ chức dữ liệu Tổ chức liệu theo hệ quản trị CSDL AB C Chương trình Chương trình CSDL AB D EF Chương trình AB CD EF Hệ quản trị CSDL (DBMS) Chương trình Cơ sở liệu tập hợp có cấu trúc liệu, lưu trữ thiết bị lưu trữ để thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng Ưu điểm của tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu Tránh được sự trùng lặp dữ liệu Dễ dàng trong quản lý và bảo dưỡng dữ liệu .Sự độc lập của dữ liệu với các chương trình ứng dụng Kiểm sốt, phân quyền truy cập dữ liệu: Quyền xem, sửa, xóa… 2. Tiếp cận phân tích nghiệp vụ kinh doanh để tổ Chức Dữ Liệu Tiếp cận theo PP truyền thống: theo từng NV kinh tế riêng biệt, từng đối tượng kế tốn cụ thể Tiếp cận theo quy trình hoạt động: hay theo chu trình NV kinh doanh, dữ liệu về hoạt động kinh tế bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính Tổ chức dữ liệu theo mơ hình REA Nội dung hoạt động Nguồn lực nào? (Chính là đối tượng kế tốn) ( Resources) Sự kiện gì, khi nào? (Event) Theo các hoạt động của 1 chu trình kinh doanh Đối tượng, địa điểm liên quan? (Agent) Mơ hình REA Dữ liệu thu thập Cấu trúc mơ hình REA Cấu trúc của REA gồm: các thực thể cần lưu trữ trong mơ hình, các thuộc tính của thực thể và mối liên kết giữa các thực thể này Thực thể lưu trữ: sự kiện, nguồn lực, đối tượng (ở góc độ tập tin, thực thể sự kiện được lưu trữ trong tập tin N V, thực thể nguồn lực, đối tượng được lưu trữ trong tập tin chính) Thuộc tính: là thơng tin mà DN cần thu thập và lưu trữ để mơ tả chi tiết thực thể đó. Mỗi thuộc tính là một vùng dữ liệu của tập tin, bao gồm: thuộc tính mơ tả, thuộc tính khóa, thuộc tính liên kết (khóa ngoại) www.themegallery.com Company Logo Cấu trúc mơ hình REA Mối liên kết thực thể: giữa các thực thể có mối liên kết chặt chẽ với nhau theo ngun tắc một sự kiện liên kết với một nguồn lực và tác nhân tham gia. Sự kiện này liên kết ít nhất với một sự kiện khác Phương pháp xử lý dữ liệu Xử lý ngay theo thời gian thực On line Real time Processing •TT Nhập vụ nghiệp xẩy Xử lý liệu xảy Cập nhật tập tin / • In báo cáo Phương thức xử lý dữ liệu Xử lý theo lơ (Batch) Sự kiện được tập hợp theo lơ khi phát sinh (chưa được nhập vào máy) Tính tốn số tổng cộng của lơ chứng từ (Số kiểm sốt) Các chứng từ trong lơ lần lượt được nhập vào máy Đối chiếu số tổng của lơ (do chương trình tính) với số kiểm sốt (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thơng tin trên báo cáo kiểm sốt lơ Chuyển lơ để cập nhập các tập tin chính liên quan Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lơ nghiệp vụ đã được chuyển lơ Phương thức xử lý dữ liệu Xử lý theo lơ Batch Processing •TT = / Tập hợp chứng từ thành lô Nhập lô chứng từ Sắp xếp • Xử lý • In báo Lưu DL tất cáo tập tin lô tạm •Cập nhật tập tin Phương thức xử lý dữ liệu Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lơ Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ khơng tính tốn số kiểm sốt lơ Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ” mà khơng được cập nhập vào các tập tin chính liên quan Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ” trước khi cập nhập Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các tập tin chính liên quan Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lơ nghiệp vụ “nằm chờ” đã được cập nhập Phương thức xử lý dữ liệu Xử lý theo lơ On line Batch Processing •TT = / Nhập nghiệp vụ xẩy Lưu DL tập tin tạm Xử lý • In báo tập tin cáo tạm Cập nhật tập tin Thơng tin kết xuất của hệ thống Hình thức kết xuất của hệ thống: chứng từ, báo cáo hoặc kết quả truy xuất trên màn hình hay tập tin ln chuyển Nội dung kết xuất: báo cáo tài chính, báo cáo quản trị Nội dung báo cáo quản trị phụ thuộc nhu cầu người sử dụng, là căn cứ xác định các thuộc tính lưu trữ, các nội dung dữ liệu cần thu thập phân tích nhu cầu người sử dụng, u cầu quản lý, đặc điểm hoạt động, kế hoạch, chiến lược DN là cực kỳ quan trọng Tập tin dữ liệu ° Tập tin dữ liệu ghi nhận, lưu trữ dữ liệu về một đối tượng nào đó Phân loại tập tin liệu kế toán Tập tin nghiệp vụ Tập tin Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng, thu tiền… Ln chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN, nghiệp vụ Ln chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan đến sự kiện Số Ngày Mã KH Mã hàng SL Giá hđơn hđơn 7869 13/4/04 KHTN01 PC001 1 10.000.000 345 7869 13/4/04 KHTN01 PC002 2 20.000.000 345 7870 154/04 KHNN01 PR002 3 25.000.000 567 ĐĐH Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu Tập tin chính (Master File) Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng, nguồn lực trong, và ngồi hệ thống. VD: Khách hàng, Hàng hóa… Khơng chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp Tên hàng hóa XEROX Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồn PR001 Cái PR002 Cái HP LASER TOSHIBA DESKPRO PC001 Bộ 1561 100 1561 20 150 1561 Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ Giảm thời gian nhập liệu. VD: chỉ cần nhập mã KH chứ ko cần nhập các thơng tin khác của KH khi nhập hóa đơn bán hàng Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu. VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ ở 1 tập tin duy nhất Tăng cường khả năng kiểm sốt dữ liệu. VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong tập tin chính Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu: Xem, thêm, sửa, xóa… Mã hóa các thực thể dữ liệu Ý nghĩa: Các thực thể mang các dữ liệu sẽ được mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong q trình nhập liệu và truy xuất thơng tin liên quan đến các thực thể Tùy theo tính chất của đối tượng thực thể mang dữ liệu, sẽ có phương pháp mã hóa thích hợp Các phương pháp mã hóa Mã trình tự Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: mã số chứng từ, thứ tự danh sách Khơng linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu Khơng có tính mơ tả thuộc tính của dữ liệu Mã khối/nhóm Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định: ví dụ mã vạch SP bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sản phẩm • 934673042659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tươi • 001100: mã nhân viên bộ phận SX Các phương pháp mã hóa Mã phân cấp: Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó VD: 011001240Mã cty thành viênmã phịng KTmã NV VD: mã điện thoại, mã vùng, mã tài khoản Mã gợi nhớ: Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định VD: KH001Mã khách hàng, số 001 Các phương pháp mã hóa Mã vạch : Là dạng mã nhóm thay sử dụng ký tự người ta sử sụng thanh/vạch Người ta sử dụng độ đậm, nhạt, độ lớn thanh/vạch điểm để mô tả nội dung thông tin Phải có thiết bị A series of numbers encoded in UPC tạo đọc mã vạch encoded in Code 128 encoded in the DataMatrix 2D barcode Các phương pháp mã hóa Các nguyên tắc xây dựng mã Phản ánh đủ thông tin mong muốn Phản ánh phù hợp với đặc điểm đối tượng xây dựng mã DN Có tính chất ổntại định lâu dài Linh hoạt, dễ sửa chữa, phát triển, dễ sử dụng Cân đối chi phí – lợi íchkhi xây dựng mã Các bước thực hiện xây Phân tích thông tin mong dựng mã muốn (yêu cầu quản lý), đặc điểm đối tượng XD mã liên quan,định kiểu mã Xác hoạch phát triển sửkế dụng Xây dựng cấu trúc Xây dựng bảng mã mã ví dụ Hoàn tất hồ sơ xây dựng mã ... Tiếp cận? ?tổ? ?chức? ?dữ? ?liệu? ?trong? ?HTTTKT Tổ? ?chức? ?dữ? ?liệu trong? ?HTTTKT 1. Mơ? ?hình? ?kế? ?tốn truyền? ?thống? ?– thực hiện thủ cơng 2. Mơ? ?hình? ?tổ chức? ?theo? ?tập? ?tin thơng thường? ?theo từng? ?hệ? ?thống? ?ứng dụng –? ?xử? ?lý? ?bằng... 3.? ?Tổ? ?chức theo? ?hệ? ?quản trị cơ sở? ?dữ liệu? ?quan? ?hệ Tổ? ?chức? ?dữ? ?liệu Tổ chức liệu theo hệ quản trị CSDL AB C Chương trình Chương trình CSDL AB D EF Chương trình AB CD EF Hệ quản trị CSDL (DBMS) Chương. .. mang liệu Nội dung Các tiếp cận tổ chức liệu xử lý hoạt động kinh doanh Tiếp cận phân tích nghiệp vụ kinh doanh để tổ chức liệu Tổ chức liệu theo mơ hình REA Thu thập xử lý liệu Mã hóa liệu Tiếp cận? ?tổ? ?chức? ?dữ? ?liệu? ?trong? ?HTTTKT