Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 5: Chu trình kinh doanh và chu trình doanh thu, được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên Nhận biết được các hoạt động và dòng thông tin trong mỗi chu trình; Biết cách tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu; Có khả năng xây dựng quy trình lập, luân chuyển chứng từ cho mỗi chu trình;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Chu trình kinh doanh CHU TRÌNH DOANH THU Chương 5 Mục tiêu chương Nhận biết hoạt động dịng thơng tin chu trình Biết cách tổ chức kế tốn chu trình doanh thu Mục tiêu Có khả xây dựng quy trình lập, luân chuyển chứng từ cho chu trình Hiểu biết rủi ro thủ tục kiểm sốt liên quan Chu trình nghiệp vụ trong DN chu trình doanh thu Sản xuất Kinh doanh Tập hợp hoạt động liên quan đến nội dung trình SXKD chu trình chi phí chu trình sản xuất chu trình tài chu trình nhân Chu trình nghiệp vụ trong DN Mối liên hệ chu trình Chu trình sản xuất NVL, NC – SP hồn thành Chu trình doanh thu Bán hàng – Thu tiền Hệ thống ghi sổ lập báo cáo Chu trình chi phí Mua hàng – Trả tiền Chu trình tài Tiền – Đầu tư Chu trình nhân Tuyển dụng – Trả lương Chu trình doanh thu Hoạt động dịng thơng tin chu trình Tổ chức kế tốn chu trình doanh thu Hoạt động kiểm sốt chu trình Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền thanh tốn của khách hàng Chu trình doanh thu giao tiếp và quan hệ với các đối tượng và hệ thống bên ngồi sau: Khách hàng Chu trình chi phí, chu trình sản xuất Chu trình nhân sự Ngân hàng Hệ thống xử lý, lập báo cáo Chu trình doanh thu Sơ đồ dịng liệu khái quát chu trình doanh thu Khách hàng Hãng vận tải Chu trình chi phí Ngân hàng Chu trình doanh thu Chu trình sản xuất HT ghi sổ lập báo cáo Chu trình nhân Chu trình doanh thu Hoạt động dịng thơng tin chu trình Quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ thu tiền trải qua bốn hoạt động chính: • Nhận đặt hàng • Xuất kho, cung cấp hàng hố, dịch vụ • Lập hố đơn, theo dõi cơng nợ • Thu tiền Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp, trình tự hoạt động thay đổi Chu trình doanh thu Đặt hàng 1.0 Chu trình sản xuất Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình doanh thu Chu trình chi phí Khách hàng Hãng vận tải Ngân hàng Thu tiền 4.0 Xuất kho, giao hàng 2.0 Lập hóa đơn, theo dõi nợ 3.0 HT ghi sổ lập báo cáo Hoạt động dịng thơng tin chu trình 1.0 Hoạt động nhận đặt hàng Dịng liệu vào làm sở thực hoạt động: yêu cầu hàng hoá, dịch vụ từ khách hàng Yêu cầu phải đảm bảo xác, xác thực nội dung Có nội dung xử lý sau: 1.1 Xem xét khả đáp ứng yêu cầu hàng hoá, dịch vụ 1.2 Xem xét khả khách hàng điều kiện, tiêu chuẩn doanh nghiệp 1.3 Thông tin kết xử lý: chấp thuận hay khơng chấp thuận 10 Chu trình doanh thu Hoạt động kiểm sốt chu trình Kiểm sốt hoạt động Kiểm sốt hệ thống thơng tin 32 Kiểm sốt hoạt động Mục tiêu kiểm soát Tất nghiệp vụ xét duyệt Tất nghiệp vụ xét duyệt thực đắn Tất nghiệp vụ xét duyệt thực phản ánh đắn Bảo vệ tài sản liên quan Các hoạt động hữu hiệu hiệu 33 Các hoạt động kiểm soát Rủi ro Ảnh hưởng Hoạt động xử lý đơn đặt hàng Thủ tục KS Chấp nhận đơn hàng từ Ko thu nợ được Tách biệt chức năng xét KH khơng có khả năng Lỗ do nợ khó địi duyệt và bán hàng thanh tốn, KH khơng Cập nhật chính xác số dư đảm bảo tính pháp lý KH Chấp nhận bán mặt hàng Hợp đồng khơng Lập danh mục hàng hóa cty khơng có khả năng được thực hiện để bán cung cấp Ảnh hưởng đến uy Theo dõi chính xác tình tín cty trạng hàng hóa Ghi nhận u cầu của KH bằng chứng từ Các hoạt động kiểm sốt Rủi ro Ảnh hưởng Hoạt động xuất kho – giao hàng Xuất kho, giao hàng khơng được xét duyệt Mất hàng Thủ tục KS u cầu phải có LBH Tách biệt xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàng Xuất kho, giao hàng sai Khơng đáp ứng u Đối chiếu với phiếu kho, mặt hàng, số lượng cầu của KH phiếu đóng gói, phiếu giao hàng Giao hàng sai địa điểm, Giao hàng trễ, phát Đối chiếu phiếu giao thời gian sinh chi phí VC hàng, vận đơn với LBH Mất hàng trong q trình xuất kho, giao hàng Mất tài sản Kiểm hàng trong q trình xuất kho, giao hàng Kiểm kê hàng tồn kho, hạn chế tiếp cận hàng tồn kho Các hoạt động kiểm sốt Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS Hoạt động lập hóa đơn theo dõi nợ Lập hóa đơn cho Mất hàng, tiền Đối chiếu LBH, PXK, PGH nghiệp vụ bán hàng khi lập hđơn khơng hợp lệ Tạo DS khách hàng hợp lệ Khơng lập hóa đơn Khơng ghi nhận Tách biệt giao hàng và lập cho hàng hóa đã doanh thu, phải thu hóa đơn giao KH Đánh số ctừ GH, vận đơn Đối chiếu định kì vận đơn và HĐ Lập khống hóa đơn KH khơng chấp nhận Đối chiếu, sử dụng dữ liệu bán hàng, hóa đơn thanh tốn của LBH, PXK, PGH lập sai Dthu, phải thu bị sai Ghi nhận, cập nhật Nhầm lẫn trong thu Đối chiếu tổng hợp và chi sai nợ phải thu (số hồi nợ tiết Đối chiếu định kì cơng nợ tiền, tên KH Mất tiền bán hàng Các hoạt động kiểm sốt Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS Thu tiền Tham ơ tiền Mất tài sản Đánh giá sai nợ phải thu Khơng ghi nhận, ghi Đánh giá sai nợ nhiều lần nghiệp vụ phải thu, thanh tốn của KH Ảnh hưởng đến KH Tách biệt chức năng thủ quỹ, xét duyệt và phải thu Thanh tốn qua NH (hạn chế giao dịch tiền) Kiểm kê quỹ Đối chiếu nợ định kì với KH Theo dõi nợ từng hóa đơn Ghi nhận thanh tốn Đánh giá sai TK Đối chiếu TB trả tiền với ctừ khơng đúng hđơn, tiền, nợ phải thu thanh tốn khách hàng, số tiền, KH Đối chiếu nợ định kì với KH TK… Xóa nợ, giảm nợ Mất tài sản (giảm Tách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải thu) nợ phải thu khơng được xét Lập các ctừ điều chỉnh duyệt Kiểm sốt hệ thống thơng tin Kiểm sốt chung Kiểm sốt chung chu trình doanh thu đảm bảo kiểm soát truy cập, sử dụng liệu, thông tin, báo cáo Cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý hoạt động cho đối tượng thực Trong viêc ghi nhận liệu cần tách biệt chức khai báo TK, đối tượng quản lý chi tiết với chức nhập liệu nội dung hoạt động 38 Kiểm sốt hệ thống thơng tin Kiểm sốt nhập liệu Đảm bảo nội dung liệu ghi nhận đầy đủ, xác, hợp lệ vào hệ thống Xem bảng 5.2: thủ tục kiểm sốt nhập liệu chu trình doanh thu 39 Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Đơn đặt hàng của Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự KH DS lý h ạn đủ dấu định động Số ĐĐH X x Ngày đặt hàng X X Ngày giao hàng X X Mã KH X x X x x X Tên KH X X Địa chỉ KH X X Nhân viên BH X Mã hàng X X Đơn giá Thành tiền X X Tên hàng Số lượng Kiểu dữ Ktra số liệu h ọc X X X X X x X x x X x Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Lệnh bán hàng Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự DS lý hạn đủ dấu định động dữ liệu Số lệnh BH Ngày Mã KH Tên KH Địa chỉ KH Số ĐĐH Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Kiểu Ktra số học Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Phiếu giao hàng Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc DS lý hạn đủ dấu định động Số phiếu Ngày giao Mã KH Tên KH Địa chỉ KH Số lệnh BH Đơn vị vận tải Mã hàng Tên hàng Số lượng đặt Số lượng giao Tự Kiểu dữ Ktra số liệu học Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Phiếu xuất kho Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự DS lý hạn đủ dấu định động liệu Số phiếu Ngày xuất Mã kho Tên kho Số lệnh BH Người xuất Người nhận Mã hàng Tên hàng Số lượng đặt Số lượng xuất Giá xuất Kiểu dữ Ktra số học Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Phiếu xuất kho Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự DS lý hạn đủ dấu định động dữ liệu Kiểu Ktra số họ c Tài khoản nợ Tài khoản có Thành tiền Tên chứng từ / dữ liệu nhập Hóa đơn BH Số Hóa đơn Ngày Hóa đơn Khách hàng Địa chỉ Số lệnh BH Một số thủ tục kiểm sốt nhập liệu Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự DS lý hạn đủ dấu định động dữ liệu Kiểu Ktra số họ c Kiểm sốt nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Hóa đơn BH Số phiếu xuất Điều khoản TT Ngày ttốn Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền TK nợ/có Thuế VAT Tổng cộng Một số thủ tục kiểm sốt nhập liệu Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số DS lý hạn đủ dấu định động liệu học Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Phiếu thu Số phiếu thu Ngày chứng từ KH ttốn Người nhận Số hóa đơn Số tiền nợ Số tiền ttốn TK nợ/có Mã chi tiết Tổng cộng Một số thủ tục kiểm sốt nhập liệu Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu DS lý hạn đủ dấu định động dữ liệu Ktra số học ... tiền Chu trình tài Tiền – Đầu tư Chu trình nhân Tuyển dụng – Trả lương Chu? ?trình? ?doanh? ?thu Hoạt động dịng thơng tin chu trình Tổ chức kế tốn chu trình doanh thu Hoạt động kiểm sốt chu trình Chu? ?trình? ?doanh? ?thu. .. quan Chu? ?trình? ?nghiệp vụ trong DN chu trình doanh thu Sản xuất Kinh doanh Tập hợp hoạt động liên quan đến nội dung q trình SXKD chu trình chi phí chu trình sản xuất chu trình tài chu trình nhân Chu? ?trình? ?nghiệp vụ trong DN... Chu? ?trình? ?doanh? ?thu Sơ đồ dịng liệu khái qt chu trình doanh thu Khách hàng Hãng vận tải Chu trình chi phí Ngân hàng Chu trình doanh thu Chu trình sản xuất HT ghi sổ lập báo cáo Chu trình nhân Chu