Chuyên đề Tổ chức hệ thống chứng từ trong chu trình doanh thu cty thương nghiệp Cần Thơ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC … KHOA … - - TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN DOANH NGHIỆP MÃ HỌC PHẦN: ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ Sinh viên thực hiện: MSSV GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: 1/ Nguyễn Văn A - A123456789 NGUYỄN VĂN A 2/ - 3/ - TP.HCM, tháng 12 năm 2021 MỤC LỤC Trang Chương 1: ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Đặt vấn đề nghiên cứu 1.2 Mục tiêu nghiên cứu .1 1.3 Yêu cầu đề tài Chương 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ .3 2.1 Giới thiệu Công ty 2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty 2.3 Cơ cấu tổ chức .4 2.3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty 2.3.2 Cơ cấu tổ chức máy kế tốn Cơng ty .7 Chương 3: TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ 10 3.1 Hoạt động nhận đặt hàng 10 3.1.1 Tổ chức lập luân chuyển chứng từ hoạt động nhận đặt hàng 10 3.1.2 Chứng từ hoạt động nhận đặt hàng 12 3.2 Hoạt động xuất kho giao hàng 17 3.2.1 Tổ chức lập luân chuyển chứng từ hoạt động xuất kho giao hàng 17 3.2.2 Chứng từ hoạt động xuất kho giao hàng 19 3.3 Hoạt động lập hóa đơn theo dõi công nợ 21 3.3.1 Tổ chức lập luân chuyển chứng từ hoạt động lập hóa đơn-theo dõi cơng nợ 21 3.3.2 Chứng từ hoạt động lập hóa đơn-theo dõi công nợ 22 3.4 Hoạt động nhận tiền toán 24 3.4.1 Quy trình lập luân chuyển chứng từ hoạt động nhận tiền toán 24 3.4.1.1 Quy trình tốn tiền mặt 24 3.4.1.2 Quy trình tốn tiền gửi ngân hàng .25 3.4.2 Chứng từ hoạt động nhận tiền toán 26DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 3.1 Lưu đồ mô tả hoạt động nhận đặt hàng Công ty 11 Bảng 3.2 Chứng từ hoạt động nhận đặt hàng Công ty 12 Bảng 3.3 Lưu đồ mô tả hoạt động xuất kho giao hàng .18 Bảng 3.4 Chứng từ hoạt động xuất kho, giao hàng Công ty .19 Bảng 3.5 Lưu đồ mô tả hoạt động lập hóa đơn theo dõi cơng nợ 21 Bảng 3.6 Chứng từ hoạt động lập hóa đơn theo dõi cơng nợ .22 Bảng 3.7 Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền mặt 25 Bảng 3.8 Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền qua ngân hàng 26 Bảng 3.9 Chứng từ hoạt động thu tiền khách hàng Cơng ty .26 DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1 Sơ đồ dịng liệu chu trình doanh thu Hình 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Hình 2.3 Sơ đồ cấu tổ chức máy kế tốn Cơng ty Hình 2.4 Sơ đồ quy trình ghi sổ máy tính .9 Hình 3.1 Mẫu đơn đặt hàng Công ty 13 Hình 3.2 Mẫu hợp đồng mua bán Công ty 14 Hình 3.3 Mẫu phiếu xuất kho Công ty 19 Hình 3.4 Mẫu phiếu giao hàng Công ty .20 Hình 3.5 Hóa đơn GTGT Cơng ty 23 Hình 3.6 Mẫu phiếu thu Công ty 27 Hình 3.7 Mẫu phiếu báo có khách hàng tốn tiền 27 CHƯƠNG ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Kế tốn cơng cụ quản lý kinh tế tài tối ưu, đồng thời đóng vai trị then chốt việc quản lý, điều hành, kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Xây dựng hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn nhằm ngăn chặn gian lận, sai sót cách hiệu quả, phần thiếu quản trị nội doanh nghiệp, giúp máy vận hành trở nên thuận tiện, tiết kiệm thời gian tiền bạc Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hồn thành, làm ghi sổ kế tốn Với đặc thù doanh nghiệp có thị trường lớn, nhiều kênh phân phối, hoạt động bán hàng Công ty Cổ phần Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ phân chia thành nhiều phận, phòng ban với chứng chuyên biệt để xử lý công việc, phải đảm bảo thành thể thống nhất, cung cấp xác kịp thời thơng tin cho Ban quản trị Từ cho thấy nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống chứng từ chu trình doanh thu Công ty Cổ phần Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ” góp phần cho cơng ty hoạt động cách hiệu quả, cung cấp thơng tin xác, kịp thời giúp ban quản trị đưa định kinh doanh đắn 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Mục tiêu chung đề tài phản ánh trạng hệ thống thơng tin kế tốn chu trình doanh thu Công ty Cổ Phần Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ để hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty Cụ thể gồm có mục tiêu sau: - Phản ánh trạng hệ thống thơng tin kế tốn chu trình doanh thu công ty thông qua việc tổ chức hệ thống chứng từ, lập luân chuyển chứng từ - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống chứng từ chu trình doanh thu 1.3 YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI - Mẫu biểu chứng từ phải cung cấp đầy đủ nội dung thông tin theo hướng dẫn Chế độ kế tốn Cơng ty áp dụng theo nhu cầu quản lý đơn vị, phải đảm bảo tuân thủ quy định điều 16 Luật kế toán - Chứng từ phải lập đúng, đủ người phụ trách theo quy định điều 18, 19 Luật kế toán - Chứng từ phải luân chuyển đến phận liên quan, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho bên xử lý nghiệp vụ, kiểm duyệt xác nhận người có đủ thẩm quyền chịu trách nhiệm phận liên quan theo quy định điều 18, 19 Luật kế toán - Chứng từ phải lưu trữ theo quy định điều 18 Luật kế tốn CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ 2.1 GIỚI THIỆU CƠNG TY - Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ - Tên giao dịch: CANTHO GENERAL TRADING JOINT STOCK COMPANY - Tên viết tắt: C.T.C - Đại chỉ: 24 – 26 Phan Đình Phùng, Phường Tân An, Quận Ninh Kiều, TP Cần thơ - Mã số thuế: 1800271152 - Điện thoại: 02923 822 129 - Fax: 02923 820 068 - Email: ctccantho@gmail.com 2.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY a Hoạt động sản xuất kinh doanh Theo giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số 1800271152 Sở KH&ĐT Cần Thơ cấp ngày 08/06/2006, đăng ký thay đổi lần thứ ngày 10/11/2010 ngành nghề kinh doanh công ty bao gồm: - Kinh doanh thương mại dịch vụ, sản xuất chế biến mặt hàng nông lâm thủy sản, gia súc, gia cầm, thực phẩm, bách hóa - Kinh doanh thương mại dịch vụ tin học, thiết bị công nghệ thông tin, viễn thông - Cung cấp dịch vụ môi giới, làm trung gian mua bán hàng hóa; Đầu tư khai thác chợ dịch vụ liên quan - Kinh doanh xuất nhập hàng kim khí điện máy, thực phẩm cơng nghệ, phương tiện vận chuyển, vật tư, máy móc thiết bị hàng tiêu dùng - Mua bán vật liệu xây dựng, kinh doanh lưu trú ngắn ngày b Đặc điểm thị trường, khách hàng Công ty trực tiếp bán lẻ, sỉ mặt hàng tiêu dùng nhằm phục vụ nhu cầu đa dạng cho người tiêu dùng qua nhiều kênh phân phối c Đặc điểm chu trình doanh thu Cơng ty Chu trình doanh thu: bao gồm trình xử lý hoạt động bán hàng, theo dõi nợ phải thu thu tiền khách hàng Chu trình doanh thu gồm nghiệp vụ kế toán ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu tốn Có bốn kiện (hoạt động) kinh tế xảy chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng khách hàng, (2) giao hàng hóa dịch vụ cho khách hàng, (3) lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu khách hàng, (4) nhận tiền toán Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, kiện kinh tế nói xảy lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn kiện nghiệp vụ kế tốn Trong trường hợp bán chịu hàng hóa dịch vụ, kiện kinh tế tạo nghiệp vụ kế toán thời điểm khác Hình 2.1: Sơ đồ dịng liệu chu trình doanh thu HT Lương Đặt hàng 1.0 Chu trình sản xuất Chu trình chi phí Hãng vận tải Giao hàng 2.0 Khách hàng Ngân hàng Lập hóa đơn 3.0 Thu tiền 4.0 HT sổ 2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty a Sơ đồ cấu tổ chức công ty Bộ máy tổ chức Công ty tổ chức theo cấu trực tuyến chức năng, sở trực thuộc như: chi nhánh, cửa hàng,… chịu lãnh đạo trực tiếp Ban giám đốc Cơng ty, ngồi chịu giám sát phận chức như: Phịng kế tốn, Phịng nhân sự, Phịng tổ chức – kế hoạch Cơ cấu tổ chức tạo tập trung giúp việc quản lý kiểm soát dễ dàng sở trực thuộc ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KIÊM GIÁM ĐỐC XN CBTPI PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Phụ trách tài PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC Thường trực PHỊNG KẾ TỐN XN.CBTP I ĐIỂM SƠ CHẾ GIA SÚC TẬP TRUNG PHÒNG TC – KH TT VI TÍNH CH.THỰC PHẨM SẠCH 23 PĐP CH.THỰC PHẨM SẠCH 71 HBT 71 Hai Bà Trưng Trưng QUẦY THỊT CHỢ HƯNG LỢI CHỢ CẦN THƠ TT ĐTKT CHỢ CHỢ TÂN AN CHỢ HƯNG LỢI Nguồn: Phòng Tổ chức – Kế hoạch Công ty Cổ Phần Thương Nghiệp Cần Thơ Hình 2.2: Sơ đồ cấu tổ chức Cơng ty TT BÁCH HĨA CHỢ HẬU GIANG BỘ PHẬN BÁN HÀNG XN CBTP II CHỢ CÁ ĐẦU MỐI SHOP THỦY SẢN b Chức năng, nhiệm cụ phịng ban - Đại hội đồng cổ đơng (ĐHĐCĐ): Đại hội đồng cổ đơng quan có thẩm quyền cao nhất, định vấn đề thuộc nhiệm vụ quyền hạn Luật pháp Điều lệ Công ty quy định - Hội đồng quản trị (HĐQT): Hội đồng quản trị quan quản trị Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi Công ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông HĐQT bao gồm thành viên nhiều 11 thành viên - Ban Giám đốc: Điều hành hoạt động Công ty Tổng giám đốc, giúp việc cho Tổng giám đốc có số Phó Tổng giám đốc, Kế tốn trưởng máy chun mơn nghiệp vụ HĐQT bổ nhiệm số họ người khác làm Tổng giám đốc Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc CTC - Ban kiểm soát nội bộ: Là quan kiểm tra, giám sát hoạt động, điều hành Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, thành viên quản lý Công ty chịu trách nhiệm trực tiếp báo cáo lên Đại hội cổ đơng - Phịng Tổ chức – Kế hoạch (Phịng TC– KH): Có trách nhiệm quản lý tất hồ sơ cán bộ, cơng nhân viên tồn Cơng ty, chịu trách nhiệm văn thư, dấu,… Ngồi cịn tham mưu cho giám đốc công tác xây dựng kế hoạch nhân tổ chức máy, kê hoạch tuyển dụng, đào tạo bổ nhiệm cán Thực nhiệm vụ cơng tác xuất, nhập hàng hóa cho Công ty, tham mưu cho giám đốc liên doanh, liên kết với đơn vị nước - Phịng Kế tốn (Phịng NV KT): Tổ chức quản lý, kiểm tra, lưu trữ, chứng từ kế tốn, nghiên cứu tìm hiểu kịp thời văn pháp luật, chế độ Nhà nước ban hành có liên quan đến hạch toán để tham mưu cho Ban giám đốc thực có hiệu * Các chi nhánh cơng ty: - Xí nghiệp Chế biến Thực phẩm I: điểm giết mổ gia súc tập trung, cửa hàng thực phẩm số 23 Phan Đình Phùng, cửa hàng thực phẩm số 71 Hai Bà Trưng, quầy thịt chợ Hưng Lợi - Trung tâm Kỹ thuật Vi tính - Trung tâm đầu tư khai thác chợ: chợ Cần Thơ, chợ Tân An, chợ Hưng Lợi, chợ Hậu Giang - Trung tâm Bách hóa - Xí nghiệp Chế biến Thực phẩm II: chợ cá đầu mối, shop Thủy Sản 2.3.2 Cơ cấu tổ chức máy kế tốn Cơng ty a Sơ đồ tổ chức máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng kho Kế toán toán cơng nợ Thủ quỹ Kế tốn đơn vị Nguồn: Phịng Kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thương Nghiệp Cần Thơ Hình 2.3: Sơ đồ cấu tổ chức máy kế tốn Cơng ty Kí hiệu: Thơng tin từ đưa xuống: Thông tin phản hồi từ cấp lên: b Chức nhiệm vụ phận - Kế tốn trưởng: phụ trách đạo cơng tác kế toán đơn vị, xử lý nghiệp vụ tổng hợp, tính giá thành sản phẩm, cân đối điều tiết dịng tiền ln đảm bảo lưu thơng thuận lợi Kiểm tra, đối chiếu lưu trữ báo cáo, sổ kế toán, chứng từ kế toán theo quy định - Kế toán tổng hợp: phối hợp kế toán trưởng kế toán chi tiết, lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê phục vụ cho đơn vị chức Kê khai thực đầy đủ nghĩa vụ thuế, bảo hiểm với Nhà nước theo quy định - Kế toán bán hàng kho: Chịu trách nhiệm kiểm tra cập nhật xác số liệu doanh thu từ bán hàng doanh nghiệp hàng ngày Theo dõi trình xuất, nhập, tồn loại ngun liệu, cơng cụ, thành phẩm, hàng hóa, tài sản,… lập phiếu nhập, Hình 3.2: Mẫu hợp đồng mua bán Công ty c Nhận xét Trong hoạt động nhận đặt hàng, chứng từ Công ty lập sử dụng tương đối đầy đủ đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cần thiết cho phận quản lý Cụ thể sau: - Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng nhân viên bán hàng trực tiếp nhận thông tin khách hàng lập ra, thể đầy đủ rõ ràng thông tin khách hàng, hàng hóa, giá thương lượng, thời gian địa điểm giao nhận Đơn hàng đối chiếu với thông tin liên quan kiểm duyệt trưởng phận trước thực lưu trữ lại hợp đồng mua bán - Hợp đồng mua bán: Hợp đồng bán hàng phòng kế hoạch lập, thể đầy đủ rõ ràng thơng tin khách hàng, hàng hóa, thời gian địa điểm giao nhận, điều khoản Hợp đồng bán hàng lập gửi đến phận, kiểm tra, xét duyệt phận liên quan trước thực nghiệp vụ, hạn chế sai sót, gian lận Hợp đồng lưu trữ cẩn thận chứng từ có tính pháp lý, bảo mật thông tin d Đề xuất Đơn đặt hàng nên lập thêm 01 liên gửi khách hàng nhằm làm xác nhận việc đặt hàng khách Mẫu biểu đơn đặt hàng cần bổ sung thêm thông tin thể việc toán, đặt cọc trước khách hàng 3.2 HOẠT ĐỘNG XUẤT KHO VÀ GIAO HÀNG 3.2.1 Tổ chức lập luân chuyển chứng từ hoạt động xuất kho giao hàng a Quy trình Khi đơn hàng chấp thuận, phận bán hàng chuyển hợp đồng bán hàng đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng để hạch toán nhập liệu vào phần mềm xử lí nghiệp vụ bán hàng, sau nhập liệu, liệu tự động phần mềm kế toán cập nhật vào chứng từ ghi sổ, Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ tài khoản liên quan, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, bảng tổng hợp tồn kho Kế toán bán hàng in phiếu xuất kho ba liên ký nhận đơn đặt hàng hợp đồng, sau chuyển cho Quản lý kho ký duyệt, liên phiếu xuất kho, đơn đặt hàng hợp đồng kế toán bán hàng lưu lại, hai liên lại phiếu xuất kho chuyển đến thủ kho Dựa vào hai liên phiếu xuất kho chuyển đến, thủ kho kiểm tra, đối chiếu chứng từ ghi vào thẻ kho Sau thủ kho xuất hàng ký nhận vào phiếu xuất kho Thủ kho tiếp tục chuyển liên phiếu xuất kho kèm hàng hóa cho phận giao hàng Bộ phận giao hàng kiểm tra hàng hóa so với phiếu xuất kho, kí nhận, trả lại thủ kho liên để lưu trữ, liên lại giữ làm lập phiếu giao hàng ba liên Sau giao hàng, phận giao hàng gửi trả lại liên phiếu giao hàng có xác nhận khách hàng phận kho, liên giao khách hàng lưu lại liên b Lưu đồ luân chuyển chứng từ Bảng 3.3: Lưu đồ mô tả hoạt động xuất kho giao hàng Bướ c Sơ đồ quy trình Hạch tốn nghiệp vụ, lập phiếu xuất kho Trình quản lý phận kho duyệt Thủ kho nhận lệnh xuất hàng, xuất hàng cho BP giao hàng Bộ phận vận chuyển nhận hàng, giao cho KH Bộ phận vận chuyển xác nhận giao hàng hoàn thành Lưu hồ sơ, chứng từ Người chịu trách nhiệm Biểu mẫu Thời gian Kế toán bán hàng Phiếu xuất kho Đơn đặt hàng Hợp đồng Sau nhận đủ hồ sơ Kế toán bán hàng, Quản lý kho Phiếu xuất kho Đơn đặt hàng Hợp đồng Thủ kho Phiếu xuất kho NV Giao hàng Phiếu giao hàng NV Giao hàng Thủ kho Phiếu giao hàng BP kho BP vận chuyển Hợp đồng Đơn đặt hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng 3.2.2 Chứng từ hoạt động xuất kho giao hàng a Danh mục chứng từ Bảng 3.4: Chứng từ hoạt động xuất kho, giao hàng Công ty Chứng từ Số liên Nội dung Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng 03 03 Thông tin công ty, nơi xuất, nơi Thông tin khách hàng: họ tên người nhận, tên hàng, quy cách, phẩm mua hàng, địa chỉ, người nhận, số chất, đơn vị tính, số lượng, chữ ký điện thoại người lập, người nhận, người giao, Thông tin hàng hóa: STT, tên, ĐVT, số người xét duyệt lượng, Chữ ký người giao, người nhận Nơi lập Nơi duyệt Kế tốn bán hàng Bộ phận giao hàng Phó Tổng Giám Đốc thường trực, Thủ kho, phận giao hàng, khách Mục đích Thủ kho hàng Căn để phận kho xuất kho Xác nhận giao hàng đối hàng hóa giao cho khách hàng b Mẫu biểu chứng từ Hình 3.3: Mẫu phiếu xuất kho Cơng ty chiếu cơng nợ Hình 3.4: Mẫu phiếu giao hàng Công ty c Nhận xét - Phiếu xuất kho: Đơn vị sử dụng phiếu xuất kho lập phần mềm Misa với mẫu biểu phần mềm cung cấp theo quy định chế độ kế toán hành, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho hoạt động xuất kho, giao hàng Dữ liệu phiếu xuất kho cập nhật dựa theo đơn hàng nhập hệ thống nhân viên bán hàng trước nên hạn chế sai sót nhập lại liệu Phiếu xuất kho lập đầy đủ liên, kiểm tra xét duyệt đối tượng liên quan trước xuất hàng, in giấy để sử dụng lưu trữ, đồng thời lưu trữ sở liệu Công ty - Phiếu giao hàng: Công ty chủ động sử dụng mẫu biểu đơn vị, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho phận để ghi nhận nghiệp vụ Phiếu giao hàng phận giao hàng lập dựa phiếu xuất kho lập trước đó, hạn chế sai sót liệu khơng phải nhập lại chứng từ, có xác nhận giao hàng khách lưu trữ lại đầy đủ d Đề xuất Trong hoạt động xuất kho giao hàng, hoạt động diễn tách biệt phận, phân chia trách nhiệm cụ thể cho cá nhân Công ty sử dụng chứng từ tương đối đầy đủ đáp ứng yêu cầu thông tin cần thiết cho phận quản lý Công ty, không cần bổ sung điều chỉnh chứng từ hoạt động 3.3 HOẠT ĐỘNG LẬP HÓA ĐƠN VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ 3.3.1 Tổ chức lập luân chuyển chứng từ hoạt động lập hóa đơn-theo dõi cơng nợ a Quy trình Sau khách hàng xác nhận với phận bán hàng số lượng, chất lượng,… hàng hóa đảm bảo, phận bán hàng thơng báo đến kế tốn bán hàng để lập hóa đơn gửi khách hàng Nhận thơng báo từ phịng bán hàng, kế tốn bán hàng kiểm tra thơng tin lập hóa đơn GTGT 03 liên, chuyển cho phó tổng giám đốc kiểm tra ký duyệt đóng dấu Trong liên 01 hóa đơn lưu quyển, liên giao cho khách hàng, liên chuyển cho kế tốn cơng nợ cập nhật lên phần mềm theo dõi nợ khách hàng b Lưu đồ luân chuyển chứng từ Bảng 3.5: Lưu đồ mơ tả hoạt động lập hóa đơn theo dõi công nợ Bước Sơ đồ quy trình Hạch tốn nghiệp vụ, lập hóa đơn Trình Phó Tổng GĐ ký duyệt Giao hóa đơn cho khách hàng kế tốn cơng nợ Lưu hồ sơ, chứng từ Người chịu trách nhiệm Biểu mẫu Kế toán bán hàng Hóa đơn GTGT Kế tốn bán hàng, Phóng Tổng giám đốc Hóa đơn GTGT Kế tốn bán hàng Hóa đơn GTGT Kế tốn bán hàng Kế tốn cơng nợ Hóa đơn GTGT Thời gian Sau ký hợp đồng 3.3.2 Chứng từ hoạt động lập hóa đơn theo dõi công nợ a Danh mục chứng từ Bảng 3.6: Chứng từ hoạt động lập hóa đơn theo dõi cơng nợ Chứng từ Số liên Nội dung Hóa đơn giá trị gia tăng 03 Thông tin Công ty: tên, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, fax Tên hóa đơn, liên, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày chứng từ Thông tin khách hàng: họ tên người mua hàng, đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức tốn, số tài khoản Thơng tin hàng hóa: STT, tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, cộng tiền, tiền thuế GTGT, tổng tiền toán Số tiền viết chữ, người lập, xét duyệt Người lập Kế tốn bán hàng Nơi duyệt Phó Giám đốc, khách hàng Mục đích Xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua nghĩa vụ toán người mua, để ghi nhận doanh thu xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước b Mẫu biểu chứng từ Hình 3.5: Hóa đơn GTGT Công ty c Nhận xét Trong hoạt động lập hóa đơn, cơng ty sử dụng chứng từ hóa đơn giá trị gia tăng đáp ứng đầy đủ yêu cầu thông tin cần thiết cho phận quản lý Cơng ty Hóa đơn giá trị gia tăng lập mẫu đặt in, đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định thơng tư số 39/2014/TT-BTC Bộ Tài ban hành Việc lưu trữ chứng từ phân chia trách nhiệm cụ thể cho cá nhân Chứng từ lập đầy đủ liên theo quy định, gửi đến phận cần sử dụng kiểm tra trước ký duyệt d Đề xuất Công ty sử dụng chứng từ tương đối đầy đủ đáp ứng yêu cầu thông tin cần thiết cho phận quản lý Công ty, không cần bổ sung điều chỉnh chứng từ hoạt động 3.4 HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN THANH TOÁN 3.4.1 Quy trình lập luân chuyển chứng từ hoạt động nhận tiền tốn 3.4.1.1 Quy trình tốn tiền mặt a Quy trình Khi khách hàng tốn tiền mặt, kế tốn cơng nợ tra cứu thơng tin nghiệp vụ bán hàng, tiến hành hạch toán nhập liệu Dữ liệu nhập liệu vào phần mềm để cập nhật nghiệp vụ thu tiền (lập phiếu thu), liệu tự động cập vào sổ tài khoản liên quan, sổ kế tốn chi tiết quỹ tiền mặt, sổ cơng nợ khách hàng Nhân viên kế toán in phiếu thu thành hai liên, kí nhận, chuyển đến thủ quỹ thu tiền Thủ quỹ tiến hành thu tiền theo phiếu thu, kiểm tra số tiền nhận so với số tiền phiếu thu, cất tiền vào két nhập liệu vào phần mềm để cập nhật sổ quỹ tiền mặt thủ quỹ quản lí, sau kí nhận đưa khách hàng kí phiếu thu, giao lại liên cho khách hàng, liên lưu thủ quỹ đến cuối ngày, sau tập hợp lại gửi kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu sổ quỹ, trình kế tốn trưởng Thủ trưởng kiểm tra, kí duyệt, đóng dấu Cuối tháng thủ quỹ in sổ quỹ để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tài khoản 111 kế tốn tổng hợp in từ phần mềm, sau lưu trữ lại Tiền mặt đơn vị kiểm kê cuối ngày b Lưu đồ luân chuyển chứng từ Bảng 3.7: Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền mặt Bước Sơ đồ quy trình Khách hàng tốn tiền mặt Kiểm tra cơng nợ, hạch toán nghiệp vụ In phiếu thu Thu tiền, nhập liệu sổ quỹ Lưu trữ hồ sơ, chứng từ Người chịu trách nhiệm Biểu mẫu Thờ i gian Khách hàng Kế tốn cơng nợ Phiếu thu Thủ quỹ Phiếu thu Kế toán tổng hợp Phiếu thu Cuối ngày 3.4.1.2 Quy trình tốn tiền gửi ngân hàng a Quy trình Sau nhận phiếu báo có (hoặc chứng từ tương tự) từ ngân hàng, kế toán tốn kiểm tra, đối chiếu thơng tin khách hàng, số tiền phiếu báo có với thơng tin khách hàng, số dư công nợ phải thu khách hàng lưu hệ thống Nếu khơng có sai sót, kế toán hạch toán nhập liệu vào nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng để ghi tăng tiền gửi vào sổ tài khoản 112, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, đồng thời ghi giảm nợ phải thu khách hàng vào sổ tài khoản 131, sổ chi tiết cơng nợ phải thu khách hàng Định kì cuối tháng, kế toán tổng hợp in sổ tài khoản 112, sổ tiền gửi ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng cung cấp sau lưu trữ lại Phiếu báo có kế tốn cơng nợ lưu lại theo ngày đóng thành vào cuối tháng b Lưu đồ luân chuyển chứng từ Bảng 3.8: Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền qua ngân hàng Bước Sơ đồ quy trình Tiếp nhận thông tin, chứng từ thông báo KH tốn Kiểm tra cơng nợ, hạch tốn nghiệp vụ Lưu trữ hồ sơ, chứng từ Người chịu trách nhiệm Kế tốn cơng nợ Biểu mẫu Thời gian Giấy báo có Hằn g ngày Kế tốn cơng nợ Kế tốn cơng nợ 3.4.2 Chứng từ hoạt động nhận tiền toán a Danh mục chứng từ Bảng 3.9: Chứng từ hoạt động thu tiền khách hàng Công ty Chứng từ Số liên Nội dung Phiếu thu Phiếu báo có 03 01 Thơng tin Cơng ty: tên, địa Tên, số giao dịch, ngày thực hiện, Mẫu số, số, nợ, có Tên tên người chuyển, số tài khoản, NH phiếu, ngày tháng lập Thông chuyển, người thụ hưởng, NH nhận, tin khách hàng: tên, địa Nội dung số tiền số chữ, nội dung, người thực hiện, mã giao dịch, ngày Lý nộp, số tiền, viết in, chữ ký giao dịch viên kiểm chữ, kèm theo chứng từ gốc soát viên Người lập Kế toán toán Nhân viên ngân hàng Nơi duyệt Giám đốc, thủ quỹ, kế toán Ngân hàng, Giám đốc, kế tốn tổng Mục đích sử trưởng hợp, kế tốn trưởng Phiếu thu chứng từ thu Thơng báo cho chủ tài khoản biết số dụng tiền mặt phát sinh dư tài khoản tiền gửi đơn vị nghiệp vụ kinh tế liên quan tăng Làm ghi tăng tài khoản đến tiền mặt Căn để thủ tiền gửi ngân hàng đơn vị quỹ đối chiếu với số tiền thu điều chỉnh giảm khoản phải thu từ khách hàng b Mẫu biểu chứng từ Hình 3.6: Mẫu phiếu thu Cơng ty Hình 3.7: Mẫu phiếu báo có khách hàng tốn tiền c Nhận xét Các chứng từ sử dụng hoạt động thu tiền Công ty lập sử dụng đầy đủ đáp ứng yêu cầu thông tin cần thiết cho phận quản lý Công ty Phiếu thu lập phần mềm Misa đảm bảo đầy đủ thông tin bắt buộc theo quy định, in luân chuyển đến phận có liên quan đảm bảo đầy đủ chữ kí xét duyệt phận Giấy báo có gửi đến từ ngân hàng đảm bảo cung cấp đầy đủ nội dung để nhân viên kế tốn hạch tốn nghiệp vụ xác d Đề xuất Phiếu thu nên lập thành ba liên, giao thủ quỹ giữ liên nhằm thủ quỹ dễ dàng đối chiếu số tiền thực tế với sổ sách có chênh lệch kiểm kê lưu trữ dự phòng liên lại mất, hỏng ... Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ Hình 2.4: Sơ đồ quy trình ghi sổ máy tính CHƯƠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ Chu trình doanh. .. trạng hệ thống thông tin kế tốn chu trình doanh thu cơng ty thông qua việc tổ chức hệ thống chứng từ, lập luân chuyển chứng từ - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống chứng từ chu trình doanh. .. kinh doanh đắn 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Mục tiêu chung đề tài phản ánh trạng hệ thống thơng tin kế tốn chu trình doanh thu Công ty Cổ Phần Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ để hồn thiện hệ thống thơng