Chu trình doanh thu và chi phí của công ti cổ phần Thế giới di động

MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.1 Tổng quan 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh 1.2.2 Bộ máy hoạt động công ty 1.3 Đặc điểm tổ chức máy kế toán hệ thống kế toán CHU TRÌNH DOANH THU 2.1 Các kiện kinh tế: 2.1.1 Xử lý đặt hàng 2.1.2 Giao hàng .6 2.1.3 Lập hóa đơn 2.1.4 Thu tiền 2.2 Một số rủi ro biện pháp kiểm soát CHU TRÌNH CHI PHÍ 3.1 Các kiện kinh tế: 3.1.1 Hoạt động yêu cầu hàng đặt hàng 3.1.2 Nhận hàng 3.1.3 Chấp nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả .9 3.1.4 Thanh toán tiền cho người bán 3.2 Một số rủi ro biện pháp kiểm soát 10 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 11 4.1 Các thành phần KSNB theo COSO .11 4.2 Vai trò hệ thống kiểm sốt nội hệ thống thơng tin kế toán 12 4.3 Hệ thống kiểm soát nội CTCP Thế giới di động 12 4.3.1 Môi trường kiểm soát 12 4.3.2 Đánh giá rủi ro hoạt động kiểm soát .14 4.3.3 Hệ thống thông tin truyền thông 14 4.3.4 Giám sát 14 4.3.5 Hệ thống kiểm soát nội 15  Quá trình hình thành hệ thống ERP 15  Mơ hình phục vụ IT 16  Các phân hệ hệ thống ERP 16  Quản lý giá, khuyến 16  Quản lý bán hàng 17  Quản lý kho 18  Mua hàng, cung ứng, NCC 19  Quản lý chiết khấu .19  Quản lý bảo hành 20  Kế tốn, tài 20  Tính thưởng 20  Ứng dụng ERP 20 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Đầu tư Thế Giới Di Động công ty cổ phần thành lập theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam theo Giấy Chứng nhận + Đăng ký Kinh doanh số 4103012275 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 16 tháng năm 2009, Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh điều chỉnh + Trụ sở 222 Yersin, Phường Phú Cường, Thị Xã Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam văn phòng hoạt động Tòa nhà E-Town 2, Lầu 6, Số 364 Cộng Hịa, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam + Cổ phiếu Công ty niêm yết Sở Giao dịch Chứng khốn Thành phố Hồ Chí Minh với mã chứng khoán “MWG” theo Quyết định niêm yết số 253/QĐSGDHCM Sở Giao dịch Chứng khốn Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày tháng năm 2014 Cơng ty có hai công ty Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động Công ty Cổ phần Thương mại Thế Giới Điện Tử (“Nhóm Cơng ty”) Lĩnh vực hoạt động chủ yếu năm Nhóm Cơng ty mua bán, bảo hành, sửa chữa: thiết bị tin học, điện thoại, linh kiện phụ kiện điện thoại; máy ảnh, camera, thiết bị kỹ thuật số, thiết bị điện tử, điện gia dụng phụ kiện liên quan 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thế Giới Di Động (MWG) nhà bán lẻ số Việt Nam doanh thu lợi nhuận, với mạng lưới 2200 cửa hàng toàn quốc MWG vận hành chuỗi bán lẻ thegioididong.com, Điện Máy Xanh, Bách Hố Xanh Ngồi ra, MWG cịn mở rộng thị trường nước ngồi với chuỗi bán lẻ thiết bị di động Bigphone Campuchia  Thegioididong.com thành lập từ 2004 chuỗi bán lẻ thiết bị di động có thị phần số Việt Nam với 1000 siêu thị diện 63 tỉnh thành khắp Việt Nam  Điện Máy Xanh, tiền thân chuỗi Dienmay.com đời cuối 2010 thức đổi tên tháng 05/2015, chuỗi bán lẻ sản phẩm điện tử tiêu dùng (điện tử, điện lạnh gia dụng) có thị phần số Việt Nam với 780 cửa hàng diện 63 tỉnh thành khắp Việt Nam Lớp D01 – Nhóm T r a n g | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh  Bách Hóa Xanh đưa vào thử nghiệm cuối năm 2015, chuỗi cửa hàng chuyên bán lẻ thực phẩm tươi sống (thịt cá, rau củ, trái cây…) nhu yếu phẩm với 480 siêu thị TPHCM tỉnh Nam Bộ  Chuỗi Bigphone bán lẻ thiết bị di động đưa vào thử nghiệm từ năm 2017, có 10 cửa hàng Campuchia MWG tập trung xây dựng dịch vụ khách hàng khác biệt với chất lượng vượt trội, phù hợp với văn hoá đặt khách hàng làm trung tâm suy nghĩ hành động công ty 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh  Sản xuất máy vi tính thiết bị ngoại vi máy vi tính  Sản xuất linh kiện điện tử  Bán buôn thiết bị linh kiện điện tử viễn thơng  Bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi phần mềm  Sản xuất thiết bị truyền thông 1.2.2 Bộ máy hoạt động công ty  Cơ cấu máy quản lý: Đại hội đồng cổ đơng Ban kiểm sốt Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Lớp D01 – Nhóm T r a n g | 22 Hệ thống thông tin kế tốn Giám đốc tài Th.S Đinh Văn Thịnh Giám đốc kỹ thuật Kế toán trưởng Lớp D01 – Nhóm T r a n g | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn  Th.S Đinh Văn Thịnh Cơ cấu máy tổ chức Đại hội đồng cổ đơng Ban kiểm sốt Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Khối ngành hàng Khối bán hàng Khối marketing Khối bán hàng phi truyền thống Khối cung Khối ứng hậu cần nhân Lớp D01 – Nhóm Khối tài kế tốn Khối hành Khối CNTT Khối chăm sóc KH TCC T r a n g | 22 Hệ thống thông tin kế toán 1.3 Th.S Đinh Văn Thịnh Đặc điểm tổ chức máy kế toán hệ thống kế toán  Kế toán nghiệp vụ + Kiểm tra hồ sơ tốn đầy đủ, xác: hợp đồng kinh tế, hoá đơn, phiếu yêu cầu mua hàng, biên bàn giao, biên nghiệm thu + Thanh tốn cơng nợ nhà cung cấp ngày để lấy chiết khấu tốn + Lập biên đối từ cơng nợ với NCC hàng tháng, theo dõi lấy biên chiết khấu toán thương mại + Thu hồi tiền khách hàng xác, theo dõi khoản phải trả cho NCC + Lập uỷ nhiệm chi toán phân bổ chi phí siêu thị/phịng ban + Khai báo thuế thực thủ tục đăng ký thuế cho tồn hệ thống + Kiểm tra, kiểm sốt chi phí nghiệp vụ tốn phát sinh phịng ban hợp lý, theo quy định công ty + Xử lý báo cáo hàng tháng định kỳ theo yêu cầu công việc cấp giao  Kế tốn chiết khấu quản ly cơng nợ + Tiếp nhận thông tin, phối hợp với bên liên quan (Trưởng phận, Ngành hàng, Nhà cung cấp…) việc kiểm tra tính xác hợp lý chương trình khuyến mãi, chiết khấu thương mại… + Tính tốn khoản chiết khấu thương mại, cơng nợ phải thu hồi từ Nhà cung cấp/Hãng theo thỏa thuận ký Nhà cung cấp/Hãng với Công ty + Phối hợp với bên liên quan (Nhà cung cấp/Hãng, kế tốn…) việc theo dõi thu hồi cơng nợ cho Công ty thời hạn (chiếm 80% khối lượng cơng việc) Lớp D01 – Nhóm T r a n g | 22 Hệ thống thông tin kế toán Th.S Đinh Văn Thịnh  Kế toán nội + Kiểm tra chứng từ, hóa đơn từ siêu thị chuyển + Kiểm soát thu chi thu ngân siêu thị gửi + Kiểm soát chứng từ, hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp + Kiểm soát việc gửi tiền vào ngân hàng theo quy định Công ty + Kê khai thuế vào cuối tháng + Hỗ trợ thu ngân giải vấn đề phát sinh + Thực công việc kiểm kê định kì Lớp D01 – Nhóm T r a n g | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh CHU TRÌNH DOANH THU 2.1 Các kiện kinh tế: Lưu đồ chu trình doanh thu TGDĐ (Bán lẻ) Trong đó: Nhân viên tư vấn bán hàng: Tư vấn bán hàng SP cho khách hàng, hỗ trợ phục vụ khách hàng đến tham quan mua sắm,trực tiếp giải đáp thắc mắc, hướng dẫn KH sử dụng sản phẩm dịch vụ Nhân viên thu ngân kiêm trang trí: Hướng dẫn khách hàng toán mua hàng, thu tiền hàng hóa, thu hộ Điện nước Net, xuất bill-hóa đơn bán hàng, xuất list sim, trực tiếp dán- trang trí sản phẩm cho khách hàng, tư vấn bán hàng, hỗ trợ phục vụ khách hàng Nhân viên kho kiêm hỗ trợ kĩ thuật: Quản lý, xếp, trưng bày hàng hóa, tiếp nhận máy bảo hành- đổi trả, xuất nhập hàng hóa, hỗ trợ cài đặt phần mềm cho sản phẩm [hình ảnh, nhạc ], tư vấn bán hàng, hỗ trợ phục vụ khách hàng Quản lý: người chịu trách nhiệm trước công ty hoạt động kinh doanh kế hoạch bán hàng siêu thị, quản lí điều hành hoạt động cửa hàng, có nhiệm vụ xem xét báo cáo doanh thu ngày, kiểm đếm tiền ca với nhân viên thu ngân 2.1.1 Xử lý đặt hàng  Nhân viên tư vấn bán hàng: Lớp D01 – Nhóm T r a n g | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh  Tư vấn tiếp nhận sản phẩm khách hàng mua  Mỗi nhân viên có tài khoản riêng để sử dụng phần mềm MWG thông qua App MWG điện thoại để hỗ trợ bán hàng  Kiểm tra mã hàng, Hàng tồn kho, lịch sử đặt hàng khách hàng, công nợ phải thu khách hàng (nếu đặt trang thegioididong.com) qua phần mềm MWG nhân viên thông qua truy cập Tool bán hàng  Chọn sản phẩm theo yêu cầu khách hàng số lượng, loại hàng, mẫu mã, màu chức năng… MWG Ví dụ: Samsung Galaxy A10 màu đỏ giá gốc 3.090.000 đồng)  Nếu đơn hàng chấp nhận, Nhân viên tư vấn nhập thông tin khách hàng: Họ tên, Số điện thoại, Địa chỉ, Hình thức giao hàng,… phần mềm MWG, tạo đơn hàng cho khách hàng Sau hoàn tất, đơn hàng tự động cập nhật phần mềm ERP  Nhân viên kho kiểm tra hàng tồn kho  Nhân viên kho, nhập điện thoại về, nhập số lượng, thông tin sản phẩm máy tính thơng qua phần mềm ERP  Mỗi ca làm việc (Ca xoay 08:00-15:00 15:00-22:00), Nhân viên kiểm đếm số lượng sản phẩm đối chiếu với số lượng ERP, nhân viên ca trước để kịp thời cập nhật có sai sót Cuối ca, nhân viên kiểm đếm lại ghi nhận số lượng sản phẩm xuất bán tồn, báo cáo với quản lý kiểm tra  Trường hợp, khách hàng mua Điện thoại trả góp Cơng ty tài Homecredit, Frecredit, Ngân hàng trả góp, thẻ tín dụng đóng vai trị trung gian mua bán Siêu thị khách hàng Nếu khách hàng có nhu cầu mua điện thoại trả góp Homecredit, Frecredit,… trả tiền thay cho khách hàng, sau thu tiền gốc, lãi khách hàng sau theo dõi cơng nợ khách hàng Tức Siêu thị khơng đóng vai trò bán chịu 2.1.2 Giao hàng  Khách hàng đến trực tiếp cửa hàng mua Khách hàng chọn mua sản phẩm cửa hàng với hỗ trợ nhân viên tư vấn bán hàng  Khách hàng đặt online Trang “thegioididong.com” Lớp D01 – Nhóm T r a n g | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4.1 Các thành phần KSNB theo COSO Theo báo cáo COSO 2013, yếu tố cấu thành gồm có:  Thứ nhất, mơi trường kiểm sốt Con người yếu tố trung tâm, quan trọng mơi trường kiểm sốt Cần xây dựng mơi trường văn hóa đạo đức cho DN mà ban quản lý người đầu thực hiện, thể tính trung thực, giá trị đạo đức để lan tỏa xuống toàn DN Việc phát triển nguồn nhân lực vơ quan trọng Có nguồn nhân lực có trình độ chun mơn cao, động sáng tạo, thích ứng linh hoạt với vị trí cơng việc có gắn bó lâu dài phát triển tổ chức tạo lợi quan trọng hoạt động kinh doanh DN Do vậy, cần thiết kế sách tốt để thu hút phát triển nguồn lực cho DN  Thứ hai, đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro trình lặp lặp lại để nhận diện rủi ro thay đổi chúng Lớp D01 – Nhóm T r a n g 13 | 22 Hệ thống thông tin kế toán Th.S Đinh Văn Thịnh DN cần tăng cường đánh giá kiểm soát rủi ro DN cần chủ động việc nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá phân tích rủi ro đó, từ xây dựng chiến lược để giảm thiểu tác hại rủi ro đến hoạt động kinh doanh  Thứ ba, hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát cần thiết kế phù hợp với quy trình giai đoạn trình hoạt động SXKD DN Ngồi việc phân cơng nhiệm vụ khơng thực quản lý lựa chọn phát triển hoạt động kiểm soát thay để đảm bảo q trình kiểm sốt diễn liên tục thường xuyên DN  Thứ tư, thông tin truyền thông Thông tin truyền thông cần thực xuyên suốt theo chiều từ xuống từ lên, giúp cho nhân viên nhận thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao Các DN niêm yết Việt Nam công bố thông tin BCTC lên hệ thống website, hệ thống cơng bố thơng tin ủy ban Chứng khốn Nhà nước, phương tiện thông tin đại chúng nhằm cung cấp thông tin cho đối tượng bên DN, đồng thời tăng độ minh bạch tài cho thị trường Vì vậy, hệ thống thơng tin kế toán DN cần đặc biệt quan tâm.Với liệu đầu vào kiện kinh tế, đầu hệ thống BCTC báo cáo quản trị cần tuân thủ đầy đủ quy định đơn vị Nhà nước, phục vụ cho việc quản lý định nhà quản lý HĐQT  Thứ năm, hoạt động giám sát Qua giám sát, khiếm khuyết hệ thống KSNB cần báo cáo lên cấp vấn đề quan trọng báo cáo cho ban giám đốc hay hội đồng thành viên DN cần thiết phải có sách kiểm tra giám sát tài chính, khắc phục kịp thời thiếu sót nhà quản lý Việc giám sát thường xuyên thực đồng thời hoạt động hàng ngày Phạm vi mức độ thường xuyên việc giám sát phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro hữu hiệu hoạt động giám sát Mục tiêu việc giám sát nhằm đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu 4.2 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu góp phần nâng cao chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn Bên cạnh hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu mức Lớp D01 – Nhóm T r a n g 14 | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh độ ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế tốn có ảnh hưởng tích cực đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn Cụ thể, mức độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin cao chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn tăng Sự phát triển máy tính, máy chủ, internet, mạng khơng dây thiết bị số cá nhân làm thay đổi cách thức mà doanh nghiệp thực hoạt động kinh doanh Các gói phần mềm cải thiện hoạt động quy trình kinh doanh truyền thống, có hoạt động kế tốn Nhờ đó, hoạt động kế tốn có tiến to lớn nhờ vào phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Rõ ràng, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin cao đồng nghĩa với việc công nghệ ứng dụng công tác quản lý kế tốn; liệu tích hợp cách đầy đủ quán không phạm vi phịng kế tốn mà phạm vi tồn doanh nghiệp; thủ tục kiểm soát hệ thống thiết lập chặt chẽ hơn, góp phần nâng cao tính xác q trình xử lý liệu, hạn chế sai sót; khả cung cấp thông tin ngày đa dạng, theo nhiều chiều tùy theo yêu cầu đối tượng sử dụng – đặc biệt đối tượng bên doanh nghiệp, thông tin nhanh chóng, kịp thời nhờ khả xử lý nhanh chóng việc ứng dụng cơng nghệ 4.3 Hệ thống kiểm soát nội CTCP Thế giới di động 4.3.1 Mơi trường kiểm sốt Với hệ thống cửa hàng phủ khắp 63 tỉnh thành nước, khối lượng hàng lớn phong phú, đa dạng, TGDĐ đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng mặt hàng điện tử điện thoại, máy tính, linh kiện điện tử, nhiều mặt hàng khác Người tiêu dùng đến tận cửa hàng siêu thị để lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu Ở đây, khách hàng nhân viên phục vụ nhiệt tình, giải đáp thắc mắc, giới thiệu sản phẩm với tính hay đơn giản tư vấn cho khách hàng sản phẩm mà họ băn khoăn Đội ngũ nhân viên cửa hàng với cung cách phục vụ thể mặt công ty Khách hàng hài lịng hay khơng, thoả mãn hay khơng với cơng ty sản phẩm mà công ty cung cấp bắt nguồn từ thái độ phục vụ phận bán hàng Vì vậy, TGDĐ trọng đến việc huấn luyện, đào tạo giám sát chặt chẽ đội ngũ bán hàng cửa hàng để đảm bảo khách hàng phục vụ tốt nhất, đem lại hài lòng cao  Sơ đồ tổ chức máy TGDĐ: Các hoạt động siêu thị gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho quầy, quản lý quầy, báo cáo số lượng doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho tháng Việc quản lý công việc siêu thị điện thoại TGDĐ phân cấp quản lý theo phận sau: Lớp D01 – Nhóm T r a n g 15 | 22 Hệ thống thông tin kế toán Th.S Đinh Văn Thịnh Nhân viên tư vấn bán hàng: Tư vấn bán hàng SP cho khách hàng, hỗ trợ phục vụ khách hàng đến tham quan mua sắm,trực tiếp giải đáp thắc mắc, hướng dẫn KH sử dụng sản phẩm dịch vụ Nhân viên thu ngân kiêm trang trí: Hướng dẫn khách hàng tốn mua hàng, thu tiền hàng hóa, thu hộ Điện nước Net, xuất bill-hóa đơn bán hàng, xuất list sim, trực tiếp dán- trang trí sản phẩm cho khách hàng, tư vấn bán hàng, hỗ trợ phục vụ khách hàng Nhân viên kho kiêm hỗ trợ kĩ thuật: Quản lý, xếp, trưng bày hàng hóa, tiếp nhận máy bảo hành - đổi trả, xuất nhập hàng hóa, hỗ trợ cài đặt phần mềm cho sản phẩm [hình ảnh, nhạc ], tư vấn bán hàng, hỗ trợ phục vụ khách hàng Quản lý: người chịu trách nhiệm trước công ty hoạt động kinh doanh kế hoạch bán hàng siêu thị, quản lí điều hành hoạt động cửa hàng, có nhiệm vụ xem xét báo cáo doanh thu ngày, kiểm đếm tiền ca với nhân viên thu ngân Việc mát hàng hóa người chịu trách nhiệm phát nhờ phân cơng rạch rịi người, phận nhờ vào số liệu mà phận quản lý thu từ phận thu ngân phận bán hàng Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ xem báo cáo liên quan đến cơng việc, mà khơng xem chương trình người khác Lớp D01 – Nhóm T r a n g 16 | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh 4.3.2 Đánh giá rủi ro hoạt động kiểm sốt Chu trình doanh thu Chu trình chi phí Rủi ro Kiểm sốt Rủi ro giảm giá hàng tồn kho: Nếu khơng kiểm sốt tốt khơng NSX bảo vệ giá cho lô hàng MWG xây dựng hệ thống ERP cũ ưu việt để theo dõi đường điện thoại riêng biệt Rủi ro mát hàng hóa siêu theo IMEI (nhập xuất đích danh) thị: vào cao điểm, lượng để bảo đảm kiểm sốt FIFO chặt khách đơng, kiểm sốt khó chẽ tồn hàng tồn kho khăn nhà sản xuất bảo vệ giá Thường xuyên kiểm tra, nâng cấp Rủi ro hệ thống: dung phần mềm hệ thống phần mềm hệ thống ERP để quản lý bán hang, hang hóa, kho,… bị lỗi phần mềm, ảnh hưởng đến trình vận hành Đặt dư thiếu số lượng yêu Phân chia phận yêu cầu cầu mua hàng Đặt sai mẫu mã, mặt hàng Đặt hàng dựa theo yêu cầu mua không ưu chuộng hàng phối hợp với phòng kinh doanh để nắm xu hướng thị trường Hàng nhập chậm so Liên hệ với nhà cung cấp để nắm với dự kiến lịch trình hàng hóa Thanh tốn chậm cho nhà cung Kịp thời tốn cho nhà cung cấp bị chiết khấu cấp để hưởng chiết khấu tốn tốn 4.3.3 Hệ thống thơng tin truyền thông Chất lượng hệ thống thông tin TGDĐ đảm bảo thông tin quan trọng cập nhật cho ban lãnh đạo người có thẩm quyền cách nhanh chóng, đầy đủ Hệ thống truyền thơng TGDĐ đảm bảo cho nhân viên cấp độ hiểu nắm rõ nội quy, chuẩn mực tổ chức, đảm bảo thông tin cung cấp kịp thời, xác đến cấp có thẩm quyền theo quy định Cơng ty lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa truy cập, tiếp cận người khơng có thẩm quyền 4.3.4 Giám sát Lớp D01 – Nhóm T r a n g 17 | 22 Hệ thống thông tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh Cơng ty đưa quy định liên quan đến văn hóa doanh nghiệp gắn chặt với quyền lợi cá nhân để nhân viên tự nguyện thực Theo đó, nhân viên làm đúng, làm tốt, họ có thu nhập tốt, có thưởng có hội thăng tiến Cơng ty đầu tư phần mềm, hệ thống chấm điểm, theo dõi để đảm bảo đánh giá xác, khách quan Việc kiểm soát nội thực người có trình độ chun mơn thích hợp người có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao cho ban lãnh đạo Cơng ty có quy định xử phạt nhân viên không tuân thủ quy tắc, điều lệ công ty Tùy theo số lần vi phạm, mức độ vi phạm mà có hình thức xử lý khác 4.3.5 Hệ thống kiểm sốt nội  Q trình hình thành hệ thống ERP Vào năm 2004, Thế giới di động thành lập với mục tiêu làm phần mềm đơn giản để quản lý website (trang tin tức công nghệ, giới thiệu sản phẩm cách tốt đến cho khách hàng) Lúc có cửa hàng nên việc kiểm soát khâu kế toán, kinh doanh, hàng hóa dễ Nhưng sau mở thêm cửa hàng nữa, nhu cầu quản lý khác đi, nhu cầu luân chuyển hàng hóa trở thành tốn khó Trước khó khăn đó, ơng Nguyễn Đức Tài (ông chủ TGDĐ) yêu cầu viết phần mềm để chuyển imei từ kho đến kho kia, quản lý sản phẩm điện thoại quản lý đích danh nên phải dựa imei điện thoại anh Phạm Văn Trọng, Trưởng phòng IT chia sẻ khoảng thời gian đó, anh thấy viết giải phần nhỏ công việc, không mang lại nhiều thuận lợi sau nên anh đề nghị người nghĩ đến phần mềm quản lý tổng thể từ kế tốn đến hàng hóa ý tưởng Ban giám đốc đồng ý “Liền sau tơi tìm hiểu thị trường phần mềm nước, tiếc hầu hết phần mềm lúc khơng có tính quản lý đích danh phù hợp đặc thù TGDĐ Cuối mạnh dạn đề nghị – “thơi để phận IT tập trung xây dựng phần mềm này” – Anh Phạm Văn Trọng (Giám đốc CNTT) Đến cuối 2004 phần mềm xây dựng xong vận hành từ đầu 2005 Thật phần mềm ban đầu có chức quản lý hàng hóa đơn giản, theo thời gian chiến lược kinh doanh công ty nên bổ sung, phát triển thêm nhiều phân hệ khác Từ tháng 5/2017, Khu công nghệ cao trao chứng nhận đầu tư cho dự án phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động (MWG) Công ty thành lập có tên Cơng ty TNHH MTV Cơng nghệ thông tin Thế Giới Di Động, trụ sở Khu công nghệ cao, P.Tân Phú, Quận 9, TP.HCM Nhiệm vụ công ty cung cấp dịch vụ, giải pháp công nghệ thông tin (hệ Lớp D01 – Nhóm T r a n g 18 | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh thống ERP, website, bảo mật hệ thống,…) cho tất chuỗi bán lẻ ngồi nước Cơng ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động công ty Tổng nhân khoảng 320 người Lượng lập trình hệ thống khoảng 86 người Chi phí lương trả nhân khoảng tỷ/tháng Tổng chi phí cho lương, thưởng, đào tạo khoảng 100 tỷ cho nhân Lớp D01 – Nhóm T r a n g 19 | 22 Hệ thống thông tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh  Mơ hình phục vụ IT  Các phân hệ hệ thống ERP Tính thưởng Quản lý giá, khuyến Kế tốn, tài ERP Quản lý bảo hành Quản lý chiết khấu  Quản lý bán hàng Quản lý kho Mua hàng, cung ứng, giao tiếp NCC Quản lý giá, khuyến Hệ thống làm giá, khuyến đến siêu thị hay đích danh điện thoại Mỗi điện thoại có email, chế vận hành theo gần 20 loại hình khuyến khác nhau, thứ kiểm soát từ trung tâm để thay đổi giá, luân chuyển xuống siêu thị qua inrtenet Có hai cách giá đến siêu thị: Thứ định kỳ theo giờ, siêu thị nhắc có thay đổi giá Đó vận hành bình thường Thứ hai vào điện thoại di động thay đổi giá, chuyển tức đến hệ thống đèn LED thị giá Lớp D01 – Nhóm T r a n g 20 | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh Làm giá, khuyến online lúc nơi Có thể làm giá, khuyến đến siêu thị hay đích danh điện thoại Gần 20 loại hình khuyến mãi: vịng quay, vàng, combo,… In lại tem giá cho sản phẩm: Định kì theo khung giờ, siêu thị nhắc có thay đổi giá  Quản lý bán hàng Nhân viên tư vấn dùng smartphone để biết thông tin sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến chi tiết để tư vấn cho khách hàng hiệu Sau tư vấn xong nhân viên người làm đơn hàng trực tiếp cho khách hàng, giảm nhiều thời gian Quầy thu ngân gần không người đợi Trong phân hệ quản lý bán hàng, cho phép xem báo cáo lập tức, biết siêu thị bán bao nhiêu, tồn bao nhiêu, tối ưu hóa thơng tin sản phẩm Tại siêu thị TGDĐ, để ý bạn thấy kệ trưng bày chúng tơi có hệ thống đèn LED hiển thị thông tin tên, giá sản phẩm Những thông tin hiển thị hệ thống từ văn phịng tự động xếp sau chuyển đến siêu thị nhằm tối ưu việc tìm kiếm sản phẩm cho khách hàng Nhân viên siêu thị theo thông tin hiển thị đèn LED để xếp sản phẩm tương ứng Lớp D01 – Nhóm T r a n g 21 | 22 Hệ thống thông tin kế toán Th.S Đinh Văn Thịnh  Xuất bán hàng tự động tính khuyến mãi, chiết khấu, giảm giá…  Các dịch vụ đặt cọc, thu hộ, thẻ cào, sim…  Quản lý tiền thu ngân  Tự động gợi ý hàng  Các báo cáo liên quan: thu, chi, xuất…  Mơ hình hoạt động lên đơn hàng  Quản lý kho Quản lý kho bao gồm nhập hàng theo đơn hàng, theo lệnh chuyển, có chức in bảng giá, cấu hình, xếp lại kệ Khi siêu thị khơng cịn, vào phần mềm kho biết siêu thị hàng để bán cho khách Nhà cung cấp đơn vị giao nhận vận hành theo phầm mềm riêng, nhân viên kho mở hệ thống lên, check có đơn hàng nhận, giao hàng Nếu thứ khơng nằm cho phép trả lại cho nhà cung cấp Hệ thống theo dõi nhận hàng để hàng không thiếu, không thừa, tính tốn linh kiện điện thoại cịn hay hết để nhập hàng vừa đủ Có thể làm chiết khấu theo loại điện thoại Logistic nhằm quản lý điều chỉnh luồng di chuyển hàng hóa, tối ưu việc giao hàng thời hạn, giảm chi phí vận hành phục vụ kế hoạch bán hàng online, giao hàng tận nhà mà TGDĐ tập trung đẩy mạnh Ngoài phận IT bổ sung thêm phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo uyển chuyển đa chiều phân tích, để Ban Giám đốc nhận báo cáo phân tích tức thì, ngày qua email SMS Lớp D01 – Nhóm T r a n g 22 | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh Giải pháp quản lý theo imei vai trò quản lý IMEI Theo cách hiểu nhất, quản lý IMEI giúp định dạng hàng hóa dễ dàng Với số IMEI riêng cho điện thoại biết nguồn gốc xuất xứ sản phẩm Riêng dịng smartphone Apple Iphone đánh số khác Vì dịng sản phẩm có giá thành cao kèm theo nhiều sách Thơng qua quản lý IMEI ngồi nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa cịn biết tình trạng cũ mới, cịn hay khơng bảo hành tạo chế ln chuyển hàng hóa siêu thị hay kiểm sốt tồn kho hiệu Từ hệ thống, TGDĐ lấy imei tồn kho lâu, nhân viên từ siêu thị biết siêu thị cận kề có sản phẩm mà khách muốn mua Điều quan trọng mà giải pháp mang lại tạo môi trường online đa tương tác cho phép toàn nhân viên TGDĐ dùng phần mềm để phối hợp làm việc  Nhập hàng từ đơn hàng, lệnh chuyển  Xuất hàng giao hàng, điều chuyển theo yêu cầu  In bảng giá, bảng cấu hình, chủ động chạy xếp lại kệ trưng bày  Kiểm kê, báo cáo liên quan: nhập, xuất, tồn, FIFO…  Mô hình quản lý kho  Mua hàng, cung ứng, NCC Lớp D01 – Nhóm T r a n g 23 | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn  Th.S Đinh Văn Thịnh Quản lý chiết khấu  Theo dõi, tính tốn chiết khấu đến điện thoại cụ thể (IMEI)  Theo dõi tính chiết khấu nhiều hình thức khác  Sell in  Sell out  Theo chương trình…  Quản lý bảo hành  Tiếp nhận bảo hành  Quản lý bảo hành theo số điện thoại IMEI  Có thể theo dõi chi tiết đâu, tình trạng,… để báo trả khách  Kế tốn, tài Báo cáo tài kết hợp với ngân hàng để làm hệ thống tự động Hệ thống bán hàng có chế khai báo tài khoản, cách chuyển Với bán hàng trực tiếp, thu hộ, vào ban đêm hệ thống tự động kết chuyển qua Kết chuyển tự động Dữ liệu nhập, bán hàng, thu chi  Kết nối tự động Phân hệ kế tốn Ngân hàng Tính thưởng Mỗi điện thoại bán liên quan đến nhiều người, người bán trực tiếp, thu ngân, quản lý, quản lý nhiều siêu thị tiền, lằng nhằng Máy chủ ban ngày phục vụ, ban đêm làm thêm, 11 đêm bắt đầu tính tốn cho ngày mai phục Lớp D01 – Nhóm T r a n g 24 | 22 Hệ thống thông tin kế toán Th.S Đinh Văn Thịnh vụ Nếu khơng tính tốn trước ngày mai khơng thể phục vụ Tính thưởng minh bạch đến nhân viên Họ đối chiếu số lượng bán Thế giới Di động trả lương theo ngày, nhân viên theo dõi thu nhập xem người xung quanh bán giỏi để học tập Minh bạch đến chi tiết với nhân viên (nhân viên bán hàng, nhân viên kho máy, quản lý siêu thị…) Có thể trả lương theo ngày Nhân viên biết thu nhập ngày  Ứng dụng ERP (1) Lớp D01 – Nhóm T r a n g 25 | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh (1) CRM (2) Quản lý thông tin khách hàng Phục vụ Call-center xử lý đơn hàng, tư vấn bán hàng Quản lý khiếu nại, góp ý Hỗ trợ kỹ thuật qua tổng đài Quản lý Happy Call Quản lý giao nhận, lắp đặt, DC - Quản lý DC Nhập hàng theo PO Xuất chuyển hàng siêu thị theo lệnh Một kho áp dụng location Quản lý giao nhận, lắp đặt Phân tuyến giao hàng Giao cho nhân viên giao Theo dõi chặt chẽ kèm hình ảnh giai đoạn giao hàng Dễ dàng đo lường chất lượng, dịch vụ sau bán hàng 03 01 02 Cậpnhật hoàntất kèmchụp ScanđơnhàngvàchụphìnhChụphìnhkèmlocationđến hìnhsảnphẩmsaukhi lắp kèmlocation, bắt đầuđi giao nhàKH đặt (3) Nhân tiền lương Với công nghệ dùng vân tay, hệ thống cho phép nhân viên biết xác ngày họ làm, vào lúc giờ, bị trừ tiền Cuối tháng người quản lý tiền lương cần click chuột hệ thống tự động tính lương gửi bảng lương chi tiết đến người mà không nhận thắc mắc, khiếu nại từ nhân viên Về tuyển dụng đánh giá thử việc dùng chứng từ điện tử hệ thống, phận nhân dựa theo để định ký hợp đồng hay khơng Trung bình 100 nhân viên cần nhân sự, riêng TGDĐ, hệ thống làm việc thay người nên với gần 10.000 nhân viên nước phận nhân 10 người, phận tiền lương có người (4) Quản lý vấn thơng minh Lớp D01 – Nhóm T r a n g 26 | 22 Hệ thống thơng tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh Một tháng vài chục siêu thị mở ra, phải dùng công nghệ thông tin để tuyển Làm ứng viên tương tác với mình, để tìm ứng viên phù hợp phễu lọc Thông qua công cụ quản trị nhân lực online tuyển dụng vấn thông minh, người lao động toàn đất nước vào trang online này, đăng ký ứng tuyển vị trí Giao diện vấn online 18 phút Thông qua câu hỏi giúp đánh giá tính cách, kỹ năng, để chọn 50 ứng viên ưu tú Sau họ nộp hồ sơ trực tuyến, gia nhập nhà Thế giới Di động Tất liệu nằm phần mềm cơng ty, để tuyển dụng vị trí tiếp theo, tiết kiệm nhiều chi phí quản trị nhân lực Nhân & tiền Quản lý lương Quản lý nghỉ vấn thông phép minh Từ thiện, đấu giá Mail nội E - Office & Nhân tiền lương Bản tin nội & blog Thông báo Chứng từ điện Thư viện tài tử liệu Quản lý phân ca & chấm cơng Lớp D01 – Nhóm T r a n g 27 | 22 ... cơng ty Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động Công ty Cổ phần Thương mại Thế Giới Điện Tử (“Nhóm Cơng ty”) Lĩnh vực hoạt động chủ yếu năm Nhóm Cơng ty mua bán, bảo hành, sửa chữa: thiết bị tin học,... Văn Thịnh GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Đầu tư Thế Giới Di Động công ty cổ phần thành lập theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam theo Giấy... thống phần mềm lỗi phần mềm, ảnh hưởng đến q trình vận hành Lớp D01 – Nhóm T r a n g 10 | 22 Hệ thống thông tin kế tốn Th.S Đinh Văn Thịnh CHU TRÌNH CHI PHÍ 3.1 Các kiện kinh tế: Chu trình chi phí