Bài giảng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CHỈNH LÝ  TÀI LIỆU LƯU TRỮ GV. Nguyễn Duy Vĩnh 0987.510.560 Email: duy_vinh1701@yahoo.com Website: chinhlytailieu.com TÀI LIỆU THAM KHẢO ­  Pháp  lênh  Lưu  trữ  Quốc  gia  (số  34/2001/PL­ UBTVQH10) ­ Nghị định số 111/2004/NĐ­CP ngày 08 tháng 4  năm 2004 của Chính phủ về việc quy  định chi tiết thi  hành Pháp lệnh Lưu trữ Qu  ốc gia 2001 ­  Công  văn  số  283/VTLTNN­NVTW  ngày  19  tháng  5  năm  2004  của  Cục  Văn  thư  và  Lưu  trữ  Nhà  nước về việc chỉnh lý tài liệu hành chính ­  Quyết  định  số  128/QĐ­VTLTNN  ngày  01  tháng  6  năm  2009  của  Cục  Văn  thư  và  Lưu  trữ  Nhà  nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo  TCVN ISO 9001:2000   BỐ CỤC BÀI GIẢNG I.  Khái  niệm,  mục  đích,  u  cầu  và  ngun tắc chỉnh lý II. Quy trình chỉnh lý  tài liệu lưu trữ I. Khái niệm, mục đích, u cầu và  nguyên tắc chỉnh lý 1. Khái niệm 2. Mục đích 3. Yêu cầu 4. Nguyên tắc 1. Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh   sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra cứu phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý 2. Mục đích: - Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu phông khối phông tài liệu đưa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện   thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu; - Loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quản sử dụng kho tàng trang thiết 3. u cầu: - Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định THBQ cho hồ sơ, tài   liệu; - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; - Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng; 4. Ngun tắc chỉnh lý: - Không phân tán phông lưu trữ; - Tài liệu phông phải chỉnh lý xếp riêng - Khi phân loại, lập hồ sơ , phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc; liên hệ lôgíc lịch sử tài liệu; - Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức hình thành tài liệu - Tài liệu phông phải II. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Các bước thực Trách nhiệm Giao nhận tài liệu Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 BM-CLTLG-01 Vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý Lưu trữ viên TC B1 Lưu  đồ Quy  trình chỉnh  lý tài  liệu  giấy Tài liệu liên quan Vệ sinh sơ tài liệu Lưu trữ viên B2 Khảo sát biên soạn văn hướng dẫn BM-CLTLG-02 BM­CLTLG­03 BM­CLTLG­04 BM­CLTLG­05 Lưu trữ viên B4 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại BM-CLTLG-05 Lưu trữ viên B3 Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS kết hợp XĐGTTL BM­CLTLG­04 BM­CLTLG­05 Lưu trữ viên B3 Biên mục phiếu tin (trtrườ ường  sô 1, 2, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14) ng  sô 1, 2, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14) Lưu trữ viên B2 Chỉnh sửa, Hồn chình Chưa đạt 8. Kiểm tra, chỉnh sửa  việc lập HS và  việc biên muc  phiếu tin Đạt BM-CLTLG-06 BM­CLTLG­05 BM-CLTLG-06 Hồ sơ Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá ­ Tài liệu sau khi được chỉnh lý cần được  vận chuyển vào kho và xếp lên giá - Nguyên tắc xếp tài liệu lên giá phải dễ thấy, dễ lấy, theo loại tài liệu - Sắp xếp lên khoang, giá phải thống theo quy định xếp từ xuống dưới, từ trái qua phaûi Bước 18. Bàn giao tài liệu Sau khi sắp xếp tài liệu lên giá cần làm  thủ  tục  bàn  giao  tài  liệu  và  lập  biên  bản  giao,  nhận  tài  liệu  ( BM­CLTLG­01) Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu Lấy  các  phiếu  tin  đã  được  biên  mục  nhập đầy đủ các thơng tin trên phiếu tin vào  máy vi tính Bước 20. Kiểm tra việc nhập phiếu tin Đối  chiếu  cơ  sở  dữ  liệu  với  phiếu  tin,  nếu  phiếu  tin  chưa  đạt  u  cầu  thì  chỉnh  sửa hồn chỉnh Bước 21. Lập Mục lục hồ sơ Mục  lục  hồ  sơ  là  công  cụ  tra  cứu  chủ  yếu  trong  các  lưu  trữ,  dùng  để  thống  kê,  giới  thiệu  nội  dung  hồ  sơ,  đơn  vị  bảo  quản  của  phông  lưu  trữ  theo phương án hệ thống hố Thành phần của Mục lục hồ sơ  Tờ bìa   Tờ nhan đề   Tờ mục lục   Lời nói đầu   Bảng chữ viết tắt   Bảng kê các hồ sơ   Bảng chỉ dẫn   Phần kết thúc ­ Tờ bìa UỶ BAN NHÂN DÂN TÌNH ĐỒNG NAI TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU  TRỮ TRUNG ƯƠNG II MỤC LỤC HỒ SƠ MỤC LỤC HỒ SƠ Phông: Uỷ ban nhân dân tỉnh  Đồng Nai Từ năm:1998 đến năm:2000 Phông: Trường Trung học Văn  thư  Lưu  trữ  Trung ương II Từ năm:2000 đến năm:2004 ­ Tờ nhan đề CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ  TRUNG ƯƠNG II UỶ BÂN NHÂN DÂN QUẬN 12 VĂN PHỊNG HĐND VÀ UBND KHO LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ MỤC LỤC HỒ SƠ Phơng: Trường Trung học Văn thư  Lưu trữ                   Trung ương II     Từ hồ sơ 206 đến hồ sơ số 920 Phơng: Uỷ ban nhân dân quận 12     Từ hồ sơ 1500 đến hồ sơ số 2000 ­ Phông số:…               Thời hạn bảo quản ­ Mục lục số (quyển số):05  Vĩnh viễn ­Số trang:10 ­ Phông số:03             Thời hạn bảo quản ­ Mục lục số (quyển số):20 Vĩnh viễn ­Số trang:25 ­ Bảng kê tiêu đề hồ sơ bao gồm  6 cột: + Hộp số + Hồ sơ số + Tiêu đề hồ sơ + Ngày tháng bắt đầu và kết thúc + Số lượng tờ + Ghi chú Mẫu phần thống kê tiêu đề hồ sơ CAËP HỘP SỐ HỒ  SƠ  SỐ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ (ĐƠN VỊ BẢO QUẢN) NGÀY  THÁNG  BẮT ĐẦU  VÀ KẾT  THÚC SỐ  LƯNG TỜ GHI  CHU Ù HỘ P SỐ HỒ  SƠ  SỐ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ (ĐƠN VỊ BẢO QUẢN) NGÀY  THÁNG BẮT  ĐẦU VÀ  KẾT THÚC SỐ  LƯN G TỜ 10/01/2004 đến 30/12/2004 25 25/01/2004 đến 30/3/2004 35 10/6 30/10 2004 20 A. ĐÀO TẠO I. QUẢN LÝ CHUNG VỀ ĐÀO TẠO 1 . Văn bản chung của nhà nước  50 501 - Tập tài liệu đạo nhà nước công tác đào tạo, năm 2004 2    Xây  dựng  và  quản  lý  chương  trình khung và môn học 502 - Tập tài liệu việc xây dựng kế hoạch đào tạo Trường TH Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng II, năm 2004 II. ĐÀO TẠO CHÍNH QUY 1 . Tuyển sinh 503 51 - Hồ sơ tuyển sinh Trường TH Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng II, năm 2004 đến năm 2 . Kết quả đào tạo a Các lớp Trung học chuyên nghiệp 504 - Hồ sơ kế hoạch học tập lớp 15 GHI  CHÚ ­ Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như  bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên  người; bảng chỉ dẫn tên địa danh Bước 22. Xử lý tài liệu loại ­  Sắp  xếp,  bó  gói,  thống  kê  danh  mục  tài  liệu  loại  (BM­CLTLG­08 ) ­ Viết thuyết minh tài  liệu loại  ­  Tổ  chức  tiêu  huỷ  tài liệu loại Bước 23. Kết thúc chỉnh lý ­  Hồn  chỉnh  và  bàn  giao hồ sơ phơng ­  Viết  báo  cáo  tổng  kết chỉnh lý ­  Tổ  chức  họp  rút  kinh nghiệm    Trân trọng cảm ơn! ... tài liệu Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 BM-CLTLG-01 Vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý Lưu trữ viên TC B1 Lưu? ? đồ Quy  trình chỉnh? ? lý tài? ? liệu? ? giấy Tài liệu liên quan Vệ sinh sơ tài. .. chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá ** Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B2 Lưu? ? đồ Quy  trình chỉnh? ? lý tài? ? liệu? ? giấy 18 Giao, nhận tài liệu Lưu trữ viên B2 Lưu trữ viên... tài liệu; - Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức hình thành tài liệu - Tài liệu phông phải II. Quy trình? ?chỉnh? ?lý? ?tài? ?liệu? ?lưu? ?trữ Các bước thực Trách nhiệm Giao nhận tài