Chỉnh Lý Khoa Học Tài Liệu Lưu Trữ Tại Phông Ủy Ban Nhân Dân Huyện Củ Chi - Thực Trạng Và Giải Pháp .Pdf

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ BÌNH CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CỦ CHI - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ BÌNH CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CỦ CHI - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320301 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGHIÊM KỲ HỒNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng Các trích dẫn, số liệu Luận văn trung thực, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, tác giả thu thập từ nguồn khác ghi rõ phần tài liệu tham khảo Học viên cao học Nguyễn Thị Bình LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập nghiên cứu chương trình đào tạo sau đại học Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, tơi nhận giúp đỡ tận tình Thầy, Cơ, anh, chị bạn Với lịng kính trọng biết ơn, xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy, Cô truyền đạt kiến thức trình học tập Trường Đặc biệt, tơi xin gửi lời cảm ơn Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng người hướng dẫn trực tiếp hướng dẫn, động viên tạo điều kiện cho tơi q trình nghiên cứu, thực luận văn Tôi chân thành cảm ơn anh, chị UBND huyện Củ Chi giúp đỡ tạo điều kiện cho nghiên cứu thu thập số liệu để hoàn thành luận văn Cảm ơn anh, chị, bạn bè đồng nghiệp tạo điều kiện hỗ trợ mặt thời gian để giúp tơi hồn thành đề tài Mặc dù thân nỗ lực, cố gắng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận đóng góp q Thầy, Cơ để thân hoàn thiện luận văn tốt Xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1 Khái quát tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ 1.1.2 Công tác lưu trữ 11 1.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ chỉnh lý tài liệu Uỷ ban nhân dân cấp huyện 20 1.2.1 Khái niệm 20 1.2.2 Nguyên tắc yêu cầu chỉnh lý 20 1.2.3 Vị trí, tầm quan trọng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 22 1.2.4 Nội dung quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ 23 1.2.5 Chỉnh lý tài liệu phông ủy ban nhân dân cấp huyện 30 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CỦ CHI 36 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi 36 2.1.1 Vị trí, chức 36 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 37 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 39 2.2 Tình hình tài liệu công tác chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi 41 2.2.1 Tài liệu từ năm 1975 đến 1993 41 2.2.2 Tài liệu từ năm 1994 đến 2016 52 2.3 Nhận xét chung 57 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CỦ CHI 62 3.1 Một số phương hướng, nhiệm vụ nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi 62 3.2 Các giải pháp 65 3.2.1 Nhóm giải pháp để đảm bảo điều kiện nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 65 3.2.2 Nhóm giải pháp nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 68 KẾT LUẬN 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 PHỤ LỤC 90 Phụ lục số 92 Phụ lục số 95 Phụ lục số 113 PHẦN MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu đề tài Tài liệu lưu trữ tài sản quý giá dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ góp phần tích cực việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, phục vụ đời sống xã hội gìn giữ giá trị văn hóa dân tộc Tài liệu lưu trữ tranh tái trình hình thành phát triển đất nước qua thời kỳ lịch sử minh chứng xác thực bề dày lịch sử truyền thống dân tộc Do tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, nên sau Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh trực tiếp ký ban hành Thơng đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 khẳng định: Tài liệu lưu trữ “… tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia”[14] Ngày 26 tháng 12 năm 1981, Hội đồng Bộ trưởng có định số 168-HĐBT việc thành lập Phông lưu trữ quốc gia nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhằm giữ gìn, quản lý thống khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia Quyết định rõ: “ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam tồn khối tài liệu có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội, lịch sử… nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ nơi bảo quản, phương pháp kỹ thuật làm Đó tài sản xã hội chủ nghĩa quan trọng quý giá, quan nhà nước, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội công dân Việt Nam có nghĩa vụ trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo” [24, tr.1] Từ khái niệm ý nghĩa tài liệu lưu trữ nêu trên, khẳng định cơng tác lưu trữ mặt hoạt động quan trọng Nhà nước quan, tổ chức Tuy nhiên, để phát huy giá trị, tài liệu lưu trữ cần tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ có ý nghĩa quan trọng Bởi vì: Chỉnh lý tài liệu trình tổ chức khoa học tài liệu để lập lại trật tự tài liệu hình thành qua hoạt động quan, tổ chức, làm cho tài liệu phản ánh trung thực hoạt động qua Chỉnh lý tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ khác thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu Vì vậy, cơng tác chỉnh lý quan trọng, góp phần định chất lượng phơng lưu trữ nói riêng tồn tài liệu phịng, kho lưu trữ nói chung Tuy vậy, nay, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu nước ta nói chung Phơng lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng, có Phơng lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi cịn nhiều hạn chế, thiếu sót cần khắc phục Qua khảo sát thực tế Phông Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi, tài liệu giao nộp vào lưu trữ chưa lập hồ sơ, số hồ sơ lập chưa hoàn chỉnh, tài liệu bảo quản rải rác nhiều vị trí gây khó khăn cho việc bảo quản tra tìm tài liệu Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế; tài liệu số năm chỉnh lý chưa quy định, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng Chỉnh lý tài liệu đặt tài liệu từ văn thư nộp vào lưu trữ bị phân tán, khơng lập hồ sơ, khơng có cơng cụ tra cứu theo hồ sơ, có lập hồ sơ chưa hồn chỉnh, khơng tiêu chuẩn nghiệp vụ Với tình trạng vậy, tài liệu giao nộp vào lưu trữ khơng thể tra cứu có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Theo quy định Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp, Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh mạng lưới lưu trữ lịch sử chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ cấp huyện thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân cấp huyện phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, nên việc chỉnh lý hồn chỉnh, đạt chất lượng tốt phơng lưu trữ UBND huyện Củ Chi để sẵn sàng giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố cấp thiết Chính lý trên, tơi chọn đề tài “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi” để làm luận văn tốt nghiệp, với mong muốn làm rõ thực trạng công tác chỉnh lý đề xuất giải pháp cần thiết nhằm khắc phục hạn chế, thiếu sót, nâng cao chất lượng cơng tác chỉnh lý tài liệu Phơng UBND huyện Củ Chi, góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ quận, huyện thuộc Thành phố Hồ Chí Minh khơng ngừng phát triển Lịch sử nghiên cứu vấn đề Chỉnh lý tài liệu nội dung quan trọng việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Những vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu nhiều nhà khoa học nước nghiên cứu Trong phạm vi nước, có nhiều cơng trình nghiên cứu viết thành sách như: “Công tác lưu trữ Việt Nam” Vũ Dương Hoan chủ biên, 1987; “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990; “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, 2010; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, 2015; “Lịch sử, lý luận, thực tiễn lưu trữ quản trị văn phịng” Vương Đình Quyền, 2015; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu quan, tổ chức” Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, 2016; “Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” Chu Thị Hậu, 2016; “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” Dương Văn Khảm, 2015, v.v Trong công trình tiêu biểu đó, tác giả trình bày lý luận cơng tác lưu trữ nói chung nội dung chỉnh lý tài liệu nói riêng Đây cơng trình tạo sở lý luận quan trọng cho việc nghiên cứu đề tài học viên Các đề tài luận văn cao học kể đến cơng trình nghiên cứu sau: Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học “Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Công nghệ thông tin lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc” - Nguyễn Công Trọng, năm 2004; Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tỉnh Phú Thọ” - Bùi Thu Hà, năm 2008; Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học “Tổ chức khoa học tài liệu Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản thuộc Bộ Tài ngun Mơi trường” - Hồng Thị Hương Giang, năm 2014; Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Thành phố Đà Nẵng” Lê Thanh Hùng, năm 2014,v.v Ngoài ra, cịn có nhiều viết, nghiên cứu đăng tải tạp chí khoa học kỷ yếu hội thảo khoa học lưu trữ như: Bài viết “Nguyên tắc xuất xứ lý thuyết phân loại tài liệu” tác giả Dương Văn Khảm, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2007; Bài viết “Tổ chức chỉnh lý tài liệu - Những vấn đề đặt ra” tác giả Nguyễn Đăng Khải, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/1994; Bài viết “Bàn thuật ngữ Chỉnh lý khoa học Lưu trữ” tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2/2015; Hội thảo khoa học “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức, tháng 10/2012 TP Hồ Chí Minh; Hội thảo nghiệp vụ “Cơng tác thu thập tài liệu từ quan, tổ chức cấp huyện vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng năm 2016 Lâm Đồng; Hội thảo nghiệp vụ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP.Hồ Chí Minh, ngày 26 tháng năm 2019 BẢN GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN THẠC SĨ Kính gửi: - Ban Giám hiệu Trường Đại học KHXH&NV - ĐHQG TP.HCM - Phòng Sau đại học Học viên: NGUYỄN THỊ BÌNH Đề tài: Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi - Thực trạng giải pháp Chuyên ngành: Lưu trữ học Khóa: 2016-2018 Mã số: 8320301 Thời gian bảo vệ: 7h30 ngày 12/7/2019 (phòng D.401, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia TP.HCM) Sau nghiên cứu ý kiến nhận xét, đánh giá Hội đồng, học viên xin trình bày nội dung sửa chữa, bổ sung ý kiến bảo lưu: I Nội dung chỉnh sửa theo yêu cầu Hội đồng Ý kiến TS Lê Văn In - Phản biện 1(Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam) 1.1 Bổ sung “mục đích nghiên cứu” vào trang 5, mục Mục đich nghiên cứu, Phần Mở đầu Nội dung cũ Khơng có Nội dung chỉnh sửa, bổ sung “Nghiên cứu hệ thống sở lý luận pháp lý làm tiền đề, làm khung pháp lý khoa học cho nghiên cứu nội dung luận văn” viết mục Nhiệm vụ nghiên cứu 1.2 Những yếu tố ảnh hưởng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân cấp huyện nói chung Nội dung cũ Nội dung chỉnh sửa, bổ sung Học viên bổ sung mục 1.2.5.1, chương 1, trang 30 Thiếu 1.3 Tài liệu giai đoạn 1994-2016 chưa chỉnh lý, nên tác giả đưa đánh giá Nên xử lý nào?(mục 2.2.2.1) Nội dung cũ Nội dung chỉnh sửa, bổ sung Vấn đề nêu mục Tình hình tài liệu phơng UBND huyện Củ Chi giai đoạn 1994-2016 giải thích sau: Tài liệu giai đoạn giao nộp vào lưu trữ chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, chưa chỉnh lý Tuy vậy, giao nộp vào lưu trữ quan tài liệu sơ xếp chừng mực định, giúp cho quan tra tìm tài liệu cần thiết Chính vậy, việc chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu giai đoạn 19942016 nhiệm vụ quan trọng việc tổ chức khoa học tài liệu Phông UBND huyện Củ Chi thời điểm 1.4 Tài liệu tham khảo Nội dung cũ Nội dung chỉnh sửa, bổ sung Thiếu viết chỉnh Dương Văn Khảm (2007), Nguyên tắc lý tài liệu Cần bổ sung? xuất xứ lý thuyết phân loại tài liệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 6/2007) tr 3-4 Nguyễn Đăng Khải (1994), Tổ chức chỉnh lý tài liệu - Những vấn đề đặt ra, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 1/1994) tr.14-16 Vũ Thị Phụng (2005), Bàn thuật ngữ Chỉnh lý khoa học Lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 2/2015) 2 Ý kiến TS Nguyễn Văn Báu - Phản biện (Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia TP.HCM) ) Làm rõ khái niệm công tác lưu trữ (trang 12, mục 1.1.2 Chương 1) Nội dung cũ Nội dung chỉnh sửa, bổ sung Công tác lưu trữ hoạt động quan, tổ chức bao gồm tồn quy trình quản lý nhà nước quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước bao gồm toàn quy trình quản lý nhà nước quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Ý kiến TS Đỗ Văn Học - Ủy viên (Bộ môn Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hộ Nhân văn Đại học Quốc gia TP.HCM) Chương Tác giả nêu phương hướng, nhiệm vụ sở pháp lý luật văn Chính phủ, UBND Thành phố Hồ Chí Minh phù hợp Nhưng, cần bổ sung tính cấp thiết, yêu cầu đặt thực tiễn tài liệu cũ tồn đọng nhiều, cần phải chỉnh lý tài liệu lưu trữ Nội dung cũ Nội dung chỉnh sửa, bổ sung Học viên bổ sung mục 3.1, chương 3, trang 64 II Các ý kiến xin tiếp thu bảo lưu Ý kiến TS Phan Đình Nham - Chủ tịch Hội đồng (Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam) - Chương Cơ sở pháp lý nên rút gọn Học viên xin tiếp thu luận văn tập trung làm rõ vấn đề cần thiết TLLT, CTLT, vấn để chỉnh lý tài liệu chỉnh lý TLLT phông UBND cấp huyện - Ghi đề mục số trang đề mục phụ lục Học viên tiếp thu bổ sung Ý kiến TS Lê Văn In - Phản biện (Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam) Kinh nghiệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân cấp huyện TP Hồ Chí Minh tỉnh, thành khác nước Học viên xin tiếp thu nghiên cứu sâu vấn đề - Phần Phạm vi nghiên cứu: Mục nội dung (trang 6) học viên xin bảo lưu - Phụ lục số Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh (ban hành kèm theo Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23/10/2014 UBND thành phố Hồ Chí Minh); Phụ lục số 4: Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh (Ban hành kèm theo Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 UBND thành phố Hồ Chí Minh) Học viên bỏ bớt theo ý kiến Hội đồng Ý kiến TS Nguyễn Văn Báu - Phản biện (Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hộ Nhân văn Đại học Quốc gia TP.HCM) Mục 2.2 Tình hình tài liệu công tác chỉnh lý tài liệu Phông UBND huyện Củ Chi tác giả chia làm mục: 2.2.1 2.2.2 Học viên xin phép bảo lưu Bởi tài liệu từ năm 1975 đến năm 1993 chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu từ năm 1994 đến năm 2016 xếp sơ nên mục đánh giá thực trạng hai giai đoạn có khác cần thiết Ý kiến TS Đỗ Văn Học - Ủy viên (Bộ môn Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hộ Nhân văn - Đại học Quốc gia TP.HCM) - Chương Cơ sở lý luận pháp lý Cần thể đúc kết khái quát sở pháp lý lý luận để giải vấn đề chỉnh lý tài liệu lưu trữ