(SKKN HAY NHẤT) phương pháp chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong cơ quan

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG PT DÂN TỘC NỘI TRÚ TỈNH Mã số: SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN Người thực hiện: NGUYỄN THỊ LÝ Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn: . - Lĩnh vực khác: Văn thư-Lưu trữ Có đính kèm:  Mơ hình  Đĩa CD(DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác Năm học: 2013 - 2014 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: NGUYỄN THỊ LÝ Ngày tháng năm sinh: 31/10/1971 Nam, nữ: Nữ Địa chỉ: Trường PTDT Nội trú tỉnh – ĐN Điện thoại: 0613 868 367 (CQ) E-mail: lyntdn@gmail.com Chức vụ: Tổ trưởng chuyên môn Đơn vị cơng tác: Trường PTDT Nội trú tỉnh II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chun mơn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân - Năm nhận bằng: 2012 - Chuyên ngành đào tạo: Lưu trữ - Quản trị văn phòng III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chun mơn có kinh nghiệm: Văn thư-Lưu trữ - Số năm có kinh nghiệm: 16 - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức yêu cầu cấp bách nay; tài liệu lưu trư quan, tổ chức cịn tồn động tích đóng nhiều năm tình trạng bó gói, lộn xộn, khơng chỉnh lý xếp, phân loại khoa học không lập thành hồ sơ nên đưa phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí Tại quan, tổ chức phải bảo quản khối lượng tài liệu lớn có phần lớn tài liệu khơng có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây nhiều lãng phí, làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mát, hư hỏng khôi phục Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có tác dụng lớn tồn cơng tác lưu trữ nói chung phơng lưu trữ quan nói riêng Bởi vì, có tiến hành chỉnh lý tài liệu quan, tổ chức phân loại, xếp khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu quan xã hội đạt hiệu Do mối quan hệ mật thiết công tác chỉnh lý khâu nghiệp vụ khác công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu…Nếu làm công tác chỉnh lý tốt quan tổ chức thúc đẩy tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ khác Mục đích Chỉnh lý tài liệu nhằm tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu quan khối tài liệu đưa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị, phương tiên bảo quản Chỉnh lý tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lý khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com liệu… để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu Phạm vi đối tượng nghiên cứu Bất kỳ đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư - lưu trữ Thực tế công tác văn thư – lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn phòng quan đơn vị, kiến thức chuyên môn chưa đáp ứng u cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư – lưu trữ Đối tượng nghiên cứu đề tài tài liệu hình thành trình hoạt động Trường PT Dân Tộc Nội Trú tỉnh Đồng Nai Phương pháp nghiên cứu: - Dựa vào Luật Lưu trữ năm 2011 - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu; - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000 II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hồn thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra cứu khối tài liệu đưa chỉnh lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; - Được xác định thời hạn bảo quản; - Hồ sơ hoàn thiện hệ thống hóa; - Có mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị Như vậy, mục đích chỉnh lý tài liệu nhằm tổ chức sếp hồ sơ, tài liệu Phông khối tài liệu đưa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị, phương tiên bảo quản Từ thực tế trên, việc phân loại, chỉnh lý tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý khai thác sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu đáng nhà trường Qúa trình thực nhiệm vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu nâng cấp chỉnh lý tài liệu để tối ưu hóa thành phần tài liệu lưu trữ Về phương diện lý luận nghiệp vụ xuất phát từ thực tiễn công tác lưu trữ, tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải giải vấn đề nghiệp vụ chủ yếu: - Nghiên cứu xác định lịch sử quan, đơn vị ; - Xác định, lựa chọn phương án phân loại phù hợp; - Chỉnh sửa hồ sơ lập hồ sơ cho tài liệu lưu trữ; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ; - Xây dựng cơng cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Xử lý khâu nghiệp vụ loại chỉnh lý Những tồn nguyên nhân, hạn chế Tài liệu sản sinh trình hoạt động quan, gồm nhiều thể loại, nhiều quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác hình thành thời gian khác Các văn để tình trạng rời rạc, phân tán gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tìm, nghiên cứu để giải công việc hàng ngày quan việc bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài chưa xếp khoa học Cán làm công tác lưu trữ quan, tổ chức kiêm nhiệm văn thư - lưu trữ, mức độ chỉnh lý phương thức chỉnh lý chưa xác định nên hiệu chỉnh lý tài liệu chưa cao Điều kiện sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý như: bìa, hộp, cặp, giá kệ cịn thiếu Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu - Phải tiếp tục đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần đầu tư thích đáng, cần nghiêm túc thực điều 15, chỉnh lý tài liệu Luật lưu trữ có quy định: người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ hồn thiện hệ thơng hóa; có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị - Trong công tác chỉnh lý quan, cần quan tâm biên soạn tài liệu hướng dẫn chỉnh lý, tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội nghị trao đổi kinh nghiệm để thống nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu làm công cụ tra cứu… - Triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay để chỉnh lý hồn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý phơng có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu quan đơn vị phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, giảm khối lượng tài liệu tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị vĩnh viễn lưu trữ lịch sử Sau hồn thành cơng tác chỉnh lý tài liệu quan, cần phải viết báo cáo kết chỉnh lý nhằm đánh giá kết công việc, rút kinh nghiệm nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý đề công việc cần tiếp tục làm sau chỉnh lý LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com III TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ CÁC GIẢI PHÁP Yêu cầu Tài liệu sau chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt yêu cầu sau: - Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ lưu trữ lịch sử; - Hệ thống hố hồ sơ, tài liệu; - Lập cơng cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu huỷ Nguyên tắc chỉnh lý - Tài liệu đơn vị (phịng, ban) hình thành phơng phải chỉnh lý xếp riêng biệt; - Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc - Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động đơn vị ( phịng ban) hình thành tài liệu; liên hệ lơgíc lịch sử tài liệu A CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn phân chia tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án phân loại định phương pháp lập hồ sơ; dùng làm để người tham gia chỉnh lý thực việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ hệ thống hố hồ sơ tồn phơng thống Phương án phân loại tài liệu dự kiến phân chia tài liệu thành nhóm trật tự xếp nhóm tài liệu phơng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nội dung hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: Bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ bao gồm phần chính: hướng dẫn phân loại tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ a) Phần Hướng dẫn phân loại tài liệu Nội dung phần bao gồm phương án phân loại tài liệu hướng dẫn cụ thể trình phân chia tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vào nhóm thích hợp - Việc lựa chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý tiến hành sở vận dụng nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế phơng khối tài liệu, qua việc nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng báo cáo kết khảo sát tài liệu; đồng thời, yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu sau Tuỳ thuộc phông khối tài liệu cụ thể, lựa chọn phương án phân loại tài liệu sau: + Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phận tương đối rõ ràng, ổn định; + Phương án “thời gian - cấu tổ chức”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức hay thay đổi; + Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức hay thay đổi có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định; + Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ràng tài liệu đơn vị hình thành phơng hoạt động theo nhiệm kỳ; + Phương án “vấn đề - thời gian” “thời gian - vấn đề”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng nhỏ, có tài liệu; tài liệu phông lưu trữ cá nhân sưu tập tài liệu lưu trữ b) Phần Hướng dẫn lập hồ sơ Nội dung phần hướng dẫn lập hồ sơ bao gồm: - Hướng dẫn chi tiết phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu vấn đề, tên gọi văn bản, tác giả, quan giao dịch, thời gian v.v thành hồ sơ phơng khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ - Hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông khối tài liệu lập hồ sơ cịn chưa xác, đầy đủ - Hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ: Tiêu đề hồ sơ bao gồm yếu tố thông tin bản, phản ánh khái quát nội dung văn bản, tài liệu có hồ sơ, cần ngắn gọn, rõ ràng, xác thể ngôn ngữ phù hợp Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự yếu tố thay đổi tuỳ theo loại hồ sơ Dưới số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu: + Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ quan, ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm 2013 Trường PTDTNT tỉnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Tập lưu (quyết định, thị, thông tư, công văn v.v ) - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan, ví dụ: Tập lưu cơng văn q I năm 2013 trường PTDTNT tỉnh + Hồ sơ Hội nghị - địa điểm - thời gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo, ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2013 Trường PTDTNT tỉnh + Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng loại hồ sơ việc mà văn trình giải cơng việc cịn lưu đầy đủ, ví dụ: Hồ sơ việc nâng lương năm 2013 - Hướng dẫn xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ: Tuỳ theo loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể việc xếp văn bản, tài liệu loại hồ sơ theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải công việc thực tế Sau số cách xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: + Theo số thứ tự ngày tháng văn bản: hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu tên loại văn + Theo thời gian diễn biến hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải cơng việc: hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ công việc + Theo tầm quan trọng tác giả theo vần ABC tên gọi tác giả, tên địa danh: hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả; tác giả quan chủ quản hay tác giả quan cấp thuộc nhiều địa phương khác nhau, ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh năm học 2008-2013 Phòng Giáo dục huyện, thị xã thuộc tỉnh Đồng Nai Trong hồ sơ này, hồ sơ xếp theo vần ABC 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Qui chế phòng cháy, chữa cháy: có nội qui, qui định cụ thể việc phịng cháy kho, ngồi kho, phịng sử dụng tài liệu; có phương án chữa cháy phưưong án di chuyển tài liệu, người, đồ đạc… có đám cháy xẩy ra; có sổ sách theo dõi kiểm định, sửa chữa, khả hoạt động dụng cụ báo cháy, chữa cháy; hàng năm phải tập huấn cho toàn thể người quan biết việc chữa cháy phương án chữa cháy; lập đội chữa cháy… - Qui chế kiểm tra: có qui định chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất số lượng, chất lượng tài liệu quản lý kho; có sổ sách theo dõi người vào kho; có nội qui vào kho; có qui định cho người lạ vào kho…; có sổ xuất nhập tài liệu mang tài liệu chỉnh lý phục vụ khai thác sử dụng; quản lý chặt chẽ sổ sách thống kê tài liệu… - Qui chế trình bảo quản, phục chế tài liệu: phải có biện pháp cụ thể để thực tốt yêu cầu tối ưu cho tài liệu; phải có qui trình, qui phạm thực biện pháp bảo quản, phục chế tài liệu, biện pháp có sử dụng hoá chất để tránh làm hư hỏng thêm cho tài liệu (và cho người); muốn áp dụng tiến kỹ thuật, phải áp dụng thử tài liệu trùng thừa, giá trị có đủ thời gian theo dõi, đánh giá, kết luận… VI HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Kết đạt công tác chỉnh lý, xử lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ tạo bước ngoặc công tác quản lý tổ chức khai thác xử dụng tài liệu Tài liệu chỉnh lý, xác định giá trị, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn chỉnh lý tài liệu tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu quan khối tài liệu đưa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị, phương tiên bảo quản 22 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chỉnh lý tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lý khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu Kết cơng tác chỉnh lý xếp số tài liệu tương đối gọn gàng, ngăn nắp, có trật tự, giúp cho việc nghiên cứu, bào quản tài liệu để giải u cầu cơng việc nhà trường có hiệu cao VII ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG VÀ ÁP DỤNG Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư-lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư-lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chun nghiệp Kính trình Hội đồng thẩm định xem xét đóng góp ý kiến để đề tài hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ quan Trảng Bom, ngày 25 tháng năm 2014 Người Thực Hiện Nguyễn Thị Lý 23 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TÊN ĐƠN VỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …………………., ngày tháng năm 200… Phụ lục 1: Biên giao nhận tài liệu BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Công văn số 283 /VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Chúng gồm: BÊN GIAO: ………………………………………… …, đại diện là: - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …………… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …… BÊN NHẬN: …………………………………………… , đại diện là: - Ông (bà): .…… Chức vụ công tác/chức danh: .…… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: .…… Thống lập biên giao nhận tài liệu …………(4)………… …… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… 3.2 Tài liệu khác (nếu có): ……………………….… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (5): ……………………….… …………………….…… …………………….…… Biên lập thành hai bản; bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) (6) Xác nhận quan, tổ chức (chức vụ, chữ kí người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) 24 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ lục 2: Đề cương biên soạn báo cáo kết khảo sát tài liệu BÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU Tên phông tài liệu: Giới hạn thời gian tài liệu: …… Khối lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): .…… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ……………………………… 3.2 Tài liệu khác (nếu có) Thành phần nội dung tài liệu: 4.1 Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính, phơng khối tài liệu cịn có loại tài liệu (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ) 4.2 Nội dung tài liệu: tài liệu đơn vị thuộc mặt hoạt động nào; lĩnh vực, vấn đề chủ yếu Tình trạng phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý: 5.1 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu; 5.2 Mức độ xử lý nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…; 5.3 Tình trạng vật lý phơng khối tài liệu Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có) ……….……., ngày tháng năm 200.… Người khảo sát (Ký tên) 25 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ lục 3: Đề cương biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ I HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Phương án phân loại tài liệu: - Căn tình hình thực tế tài liệu đơn vị; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu, I Tên nhóm lớn (nhóm bản) 1.1 Tên nhóm vừa 1.1.1 Tên nhóm nhỏ 1.1.2 Tên nhóm nhỏ 1.1.3 Tên nhóm nhỏ 1.2 Tên nhóm vừa II Tên nhóm lớn (nhóm bản) 2.1 Tên nhóm vừa 2.1.1 Tên nhóm nhỏ 2.1.2 Tên nhóm nhỏ 2.1.3 Tên nhóm nhỏ 2.2 Tên nhóm vừa III Tên nhóm lớn (nhóm bản) 3.1 Tên nhóm vừa 3.2 Tên nhóm vừa IV Hướng dẫn cụ thể trình phân loại tài liệu: Trong phần này, tình hình thực tế phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc phân chia tài liệu thành nhóm lớn, nhóm vừa nhóm nhỏ để người tham gia phân loại tài liệu thực thống II HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Trình bày hướng dẫn chi tiết về: Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ; Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ khối tài liệu lập hồ sơ cịn chưa xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ); Việc viết tiêu đề hồ sơ; Việc xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ; Việc biên mục hồ sơ .……., ngày tháng năm 200.… Phê duyệt Người biên soạn người có thẩm quyền người có trách nhiệm (nếu có) (Ký tên) (Ký tên) 26 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ lục 4: Đề cương biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông Giai đoạn: A Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạnbảo quản vĩnh viễn, lâu dài B Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời C Nhóm tài liệu loại khỏi phơng: liệt kê cụ thể loại tài liệu loại khỏi phông, gồm: I Tài liệu hết giá trị II Tài liệu trùng thừa III Tài liệu bị bao hàm IV Tài liệu khơng thuộc phơng Ngồi ra, văn này, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ để người tham gia chỉnh lý thực thống ngày ……., tháng năm 200 … Người biên soạn THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN PHÊ DUYỆT (Ký tên) 27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ lục 5: Đề cương biên soạn kế hoạch chỉnh lý tài liệu KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Phông …… … Giai đoạn: Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý - Tổ chức khoa học tài liệu phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu phông - Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành ban hành theo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu q trình chỉnh lý Nội dung công việc, phân công trách nhiệm thời hạn hồn thành Stt Nội dung cơng việc Người thực Người phối hợp Giao nhận tài liệu Khảo sát tài liệu viết báo cáo kết khảo sát Vệ sinh sơ tài liệu Thời hạn Các nội dung, bước công việc thời gian thực cần xác định cụ thể phân công trách nhiệm thực rõ ràng Chuẩn bị địa điểm, phương tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế phương tiện khác b) Văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thước kẻ ) Kinh phí chỉnh lý: Tổng số: Trong đó: - Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: - Chi khác: Phê duyệt người có thẩm quyền người có trách nhiệm (nếu có) ……., ngày tháng năm 200.… Người lập kế hoạch (Ký tên) (Ký tên) 28 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ lục 6: Mẫu phiếu tin hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu hành MẪU PHIẾU TIN TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH (Trình bày mặt tờ giấy khổ A5: 148 mm x 210 mm) PHIẾU TIN Tên (hoặc mã) kho lưu trữ: Tên (hoặc mã) phông: Số lưu trữ: a Mục lục số: b Hộp số: ……………………… c Hồ sơ số: Ký hiệu thông tin : .… Tiêu đề hồ sơ: … … … Chú giải: .… … .… .… .… … … .… … 29 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ lục 7: Mẫu danh mục tài liệu loại DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI Bó/gói Tập số số (1) (2) Tiêu đề tập tài liệu Lý loại Ghi (3) (4) (5) 30 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ lục 8: Mẫu nhãn hộp (cặp) TÊN KHO LƯU TRỮ TÊN PHÔNG HOẶC PHÔNG SỐ HỘP (CẶP) SỐ Từ hồ sơ số: Đến hồ sơ số: PHIẾU ĐÁNH GIÁ NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN Mức độ đáp ứng sau việc đánh giá nội dung chỉnh lý tài liệu Tốt (%) Khá(%) Trung bình (%) Yếu (%) Sắp xếp khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan có hiệu 31 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo bảo khai thác sử dụng tài liệu Loại tài liệu trùng thừa hết giá trị Xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản tài liệu Sắp xếp tài liệu quy định, tạo điều kiện cho công tác thống kê, kiểm tra, tra tìm tài liệu nhanh chóng PHIẾU ĐÁNH GIÁ TỔNG HỢP NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN Mức độ đáp ứng sau việc đánh giá nội dung chỉnh lý tài liệu Sắp xếp khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan có hiệu Tốt (%) Khá(%) Trung bình (%) Yếu (%) 90 10 0 32 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo bảo khai thác sử dụng tài liệu Loại tài liệu trùng thừa hết giá trị Xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản tài liệu Sắp xếp tài liệu quy định, tạo điều kiện cho cơng tác thống kê, kiểm tra, tra tìm tài liệu nhanh chóng 93 0 72 28 0 96 0 81 19 0 NHẬN XÉT CỦA TỔ CM MỤC LỤC I PHẦN MỞ ĐẦU .Trang 02 Lý chọn đề tài Trang 02 Mục đích Trang 02 Phạm vi đối tượng nghiên cứu Trang 03 Phương pháp nghiên cứu Trang 03 II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Trang 03 III TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ CÁC GIẢI PHÁP Trang 06 33 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com A CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ trang 06 Biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ .Trang 06 Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Trang 10 Giao nhận tài liệu Trang 10 Vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý Trang 10 Khảo sát tài liệu Trang 11 B THỰC HIỆN CHỈNH LÝ Trang 11 Phân loại tài liệu Trang11 Lập hồ sơ , chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ Trang 12 Biên mục phiếu tin Trang 13 Hệ thống hóa hồ sơ Trang 13 Biên mục hồ sơ .Trang 14 Vệ sinh tài liệu Trang 15 Thống kê, KT làm thủ tục tiêu hủy TL trùng thừa hết giá trị: Trang 15 Đánh số hồ sơ thức vào bìa, hộp Trang 16 C KẾT THÚC CHỈNH LÝ Trang 17 IV YÊU CẦU VỀ TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Trang 17 V PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU Trang 18 VI HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Trang 21 VII ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG VÀ ÁP DỤNG Trang 22 VIII PHỤ LỤC Trang 23 34 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ TỈNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ––––––––––– Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Trảng Bom, ngày 20 tháng năm 2014 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2013 - 2014 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN Họ tên tác giả: NGUYỄN THỊ LÝ Chức vụ: TỔ TRƯỞNG Đơn vị: TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ TỈNH Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào ô tương ứng, ghi rõ tên môn lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục - Phương pháp giáo dục   - Phương pháp dạy học môn:  - Lĩnh vực khác: …. Sáng kiến kinh nghiệm triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành  Tính (Đánh dấu X vào đây) - Đề giải pháp thay hoàn tồn mới, bảo đảm tính khoa học, đắn  -Đề giải pháp thay phần giải pháp có, bảo đảm tính khoa học, đắn  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Hiệu (Đánh dấu X vào ô đây) - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực tồn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay phần giải pháp có, thực tồn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực đơn vị có hiệu cao  -Giải pháp thay phần giải pháp có, thực đơn vị có hiệu  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Khả áp dụng (Đánh dấu X vào dịng đây) - Cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, sách: Trong Tổ/Phịng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đưa giải pháp khuyến nghị có khả ứng dụng thực tiễn, dễ thực dễ vào sống: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đã áp dụng thực tế đạt hiệu có khả áp dụng đạt hiệu phạm vi rộng: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT Trong ngành  35 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Xếp loại chung: Xuất sắc  Khá  NGƯỜI THỰC HIỆN SKKN (Đãcam kết Ký tên) Đạt  Không xếp loại  XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Đãcam kết Ký tên) (Đãcam kết Ký tên) Nguyễn Thị Lý Sầm Thị Lệ Thanh Nguyễn Phi Phúc 36 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... V PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Phương pháp xếp tài liệu kho lưu trữ Sắp xếp tài liệu kho lưu trữ tạo điều kiện cho cơng tác thơng kê, kiểm tra, tra tìm tài liệu nhanh chóng Giúp cán lưu. .. nhiều tài liệu có giá trị bị mát, hư hỏng khôi phục Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có tác dụng lớn tồn cơng tác lưu trữ nói chung phơng lưu trữ quan nói riêng Bởi vì, có tiến hành chỉnh lý tài liệu quan, ... dùng để đựng tài liệu C KẾT THÚC CHỈNH LÝ * Những kết đạt được: - Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý tình trạng tài liệu trước chỉnh lý; - Tổng số tài liệu sau chỉnh lý, đó: + Số lượng tài liệu giữ lại