LÀM VIỆC NHÓM VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP

LÀM VIỆC NHÓM VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

****************

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC LÀM VIỆC NHÓM VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP

Đề tài:

Quản lý thời gian

Sinh viên thực hiện:

Họ và tên SHSV

Hà Nội, tháng 04 năm 2012

MỤC LỤC

Lời cảm ơn 3

A- Lời mở đầu 4

B- Nội dung 5

1. Khái niệm quản lý thời gian……… 5

1.1Quản lý thời quan là gì? 5

1.2Mục đích của việc quản lý thời gian 5

2. Phương pháp quản lý thời gian 6

2.1Kẻ cắp thời gian……… 6

2.2Cảnh sát thời gian… … 9

2.3Các bước quản lý thời gian 11

2.4Các kỹ năng quản lý thời gian 12

2.5Một số mẹo quản lý thời gian hiệu quả……… 14

3. Ứng dụng vào thực tiễn 15

3.1Quản lý thời gian trong một tuần…….……… 15

3.2 Chia sẻ kinh nghiệm bản thân……….……….… 17

C- Tổng kết………… 19

D- Tài liệu tham khảo…….……… ………20

LỜI CẢM ƠN

Trước khi được bắt đầu đề tài của mình xin cho chúng em được bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô giảng viên bộ môn “Làm việc nhóm và Kỹ năng giao tiếp” trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã hết lòng, hết sức giảng dạy cho chúng em trong suốt thời gian qua và đặc biệt qua đây xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến thầy THẠC BÌNH CƯỜNG là người đã trực tiếp giảng dạy và hướng dẫn chúng em thực hiện đề tài này, cảm ơn thầy đã đem hết những kiến thức quý báu của mình truyền đạt trong suốt thời gian lên lớp, tuy thời gian học không dài nhưng với sự tâm huyết và nhiệt tình của thầy đã đem lại những hiến thức quý báu cho mỗi sinh viên

Cuối cùng xin được chân thành cảm ơn các thầy cô một lần nữa

Nhóm Sinh viên thực hiện đề tài:

Nguyễn Đức Giáp Nguyễn Huy Hải Nguyễn Quang Huy Đặng Minh Sang

Lê Văn Bình

A.LỜI MỞ ĐẦU

Lĩnh vực Công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực khá mới ở Việt Nam, song lại

có nhiều bước phát triển mạnh mẽ với tiềm năng rất lớn tại Việt Nam Đây là lĩnh vực có nhiều ứng dụng trong đời sống xã hội và các ngành nghề khác Học tập trong ngành Công nghệ thông tin là mong muốn của rất nhiều bạn sinh viên, hơn nữa khoa Công nghệ thông tin của trường đại học Bách khoa Hà Nội là địa chỉ đào tạo nguồn nhân lực cho ngành có uy tín trong cả nước Ngoài việc học tập nâng cao kỹ năng chuyên môn, bên cạnh đó, kỹ năng mềm cũng là một phần rất quan trọng Tuy lúc đầu chúng em cảm thấy lúng túng với những tình huống thầy đưa ra nhưng đó là những điểm thú vị trong giờ học Thời gian qua được sự hướng dẫn của thầy mà chúng em có thêm những kiến thức khá căn bản về các kỹ năng mềm Nhóm em đã lựa chọn đề tài “ Quản lý thời gian” mong có thể chia sẻ với các bạn khác về những tìm tòi và kinh nghiệm của bản thân Bài báo cáo này được em hoàn thành dựa trên những ý kiến cá nhân và tìm hiểu trong thời gian qua nên cũng còn nhiều hạn chế về nội dung Em rất mong thầy cho em những nhận xét, đánh giá để bài viết thêm chất lượng

Bản báo cáo của chúng em gồm:

A Mở đầu

B Nội dung

C Tổng kết

B NỘI DUNG

1 KHÁI NIỆM QUẢN LÝ THỜI GIAN

1.1 Quản lý thời gian là gì?

Cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng

ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có

30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định,

có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so với những người bình thường khác?

Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc học tập của bạn? Nếu thế, bạn không phải

là người duy nhất có mong muốn này Tất cả chúng ta đều muốn làm việc đạt năng suất và hiệu quả cao nhất nhưng tất nhiên cũng chẳng ai muốn dành toàn bộ thời gian quý báu vào học tập

Quản lý thời gian là cách để quản lý chính bản thân bạn, là cách thức làm việc có tổ chức hơn, biết duy trì độ tập trung và tận dụng tốt nhất có thể quỹ thời gian của bạn

Quản lý thời gian chưa bao giờ là một công việc dễ dàng Và thật ngạc nhiên khi nghệ thuật quản lý, sắp xếp thời gian một cách hiệu quả lại đến từ trò chơi của trẻ con với những viên gạch xếp hình đầy sáng tạo

1.2 Mục đích của việc quản lý thời gian

Chúng ta ai cũng muốn thành đạt, ai cũng muốn nhiều tiền nhất là các bạn trẻ Nhưng để thành đạt được chúng ta cần phải có nhiều yếu tố Nhiều người đổ lỗi là do mình không may mắn, không có vốn Chúng ta còn được tạo hóa ban cho một tài sản quý báu hơn, đó chính là vàng - thời gian Ai cũng cũng có cùng một tài sản như nhau là 1440 phút/ngày Nhưng cách chúng ta sử dụng tài sản đó như thế nào lại tạo nên sự khác biệt rất lớn giữa người thành đạt và kẻ thất bại Thời gian là vàng, chúng ta nên dùng số vàng như thế nào để tạo ra cho chúng ta nhiều vàng nhất theo nghĩa đen của nó

Tại sao chúng ta sử dụng đồng tiền của mình rất tiết kiệm những chúng ta lại không sử dụng thời gian như vậy Chúng ta phải sử dụng chi ly từng phút một Hãy sử dụng thời gian một cách tiết kiệm nhất và tối ưu nhất Chúng ta luôn nghĩ sao cho tối ưu trong việc tiêu tiền, nhưng thời gian thì không Chúng ta lãng phí thời gian của mình như vậy thì hỏi còn đâu thời gian để học tập và làm những việc quan trọng??? Sai lầm lớn nhất của họ là nghĩ rằng mình có đủ thời gian để làm những việc gọi là quan trọng Nhưng cứ làm việc theo kiểu “đánh trống bỏ dùi”, “buông quăng bỏ vãi” như thế thì chẳng có việc gì chúng ta làm đạt được kết quả

Vì vậy chúng ta phải có một kế hoạch để thực hiện và thay đổi thói quen đó bây giời cũng chưa muộn:

2 PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN

2.1 Kẻ cắp thời gian

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau Vấn đề không phải chúng ta có bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc mà ở chỗ chúng ta sử dụng hiệu quả bao nhiêu phần trăm thời gian mà chúng ta có Liệu chúng ta đã bao giờ để ý đến những “kẻ cắp thời gian” hàng ngày của mình?

Đối với tất cả, thời gian là một tài sản quý báu mà không phân biệt sang hèn, địa vị… Thời gian công bằng cho dù đó là một nhà lãnh đạo, nhân viên bán hàng hay giáo viên Nhưng tại sao lại có người luôn

ca thán thiếu thời gian trong khi những người khác vẫn tận hưởng cuộc sống và hoàn thành tốt mọi việc? Đó là do họ đã phát hiện và xử lý tốt những “kẻ cắp thời gian” của chính mình

Sau đây là 8 kẻ cắp thời gian bạn nên lưu ý:

Kẻ cắp số 1: Không biết nói “Không”

Nhiều người trong chúng ta thường không biết cách nói “không” Có thể do bạn không muốn làm buồn lòng ai đó, không muốn chứng minh mình không làm được việc hay không biết phải nói “không” như thế nào

Giải pháp của bạn:

 Tìm cách nói “không” một cách lịch sự

 Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ

 Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm

 Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn

 Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không?”

 Sắp xếp ưu tiên công việc

Kẻ cắp số 2: Nói lâu trên điện thoại

Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu? Thời gian cần thiết là bao lâu? Chúng ta thường nói lâu hơn cần thiết Thực tế là khi nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện mới phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi những câu chuyện dài lê thê, chuyện nọ nối chuyện kia Cũng có khi bạn xác định chuyện cần nói nhưng đối tác lại lái sang một hướng khác làm bạn mất kiểm soát

Giải pháp của bạn:

 Phân biệt chuyện phiếm với công việc

 Sắp xếp các ý tưởng cần bàn

 Học cách dùng cuộc điện thoại

 Lấy ống nghe ra khỏi máy

Kẻ cắp số 3: Bận rộn vì khách đến thăm và nói chuyện quá lâu

Trong cuộc sống, chúng ta phải tiếp khách và dành thời gian cho khách là bình thường Tuy nhiên, ít ai nghĩ rằng việc không quản lý dành thời gian cho khách lại là một nguyên nhân lấy cắp thời gian của chúng ta

Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý do khác nhau Nhiều người chẳng làm gì để hạn chế sự việc này Người khác lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn

Giải pháp của bạn:

 Dự tính trước thời gian dành cho khách

 Lắng nghe cẩn thận

 Không ngắt lời giữa chừng

 Vào thẳng vấn đề và nói “không” khi cần thiết

 Làm chủ tình hình và không tỏ vẻ bối rối

 Làm tiếp công việc dở dang sau khi gián đoạn

Kẻ cắp số 4: Nhà cửa bừa bộn

Nhà cửa bừa bộn, bàn làm việc bộn bề chứng tỏ bạn không có tổ chức Người Nhật luôn có yêu cầu phòng phải thật gọn gàng, đồ đạc để đúng nơi Nếu bạn để chỗ làm việc bừa bộn và không nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có việc bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đi tìm Thời gian lãng phí đó nên dành cho những việc khác có ích hơn

Giải pháp của bạn:

 Đồ đạc sắp xếp hợp lý

 Chỉ định chỗ cho từng vật dụng

 Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay

 Chỉ để thứ cần dùng trên bàn

 Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp

Kẻ cắp số 5: Dời việc lại

Kẻ cắp này khá quen thuộc, nhất là khi chúng ta không có hứng thú hoặc công việc chưa cần kíp Chúng ta thường cho rằng lúc khác làm cũng được, không làm ngay thì cũng chẳng sao Tuy nhiên, nếu

có việc đột xuất cần đến việc bạn chưa làm thì rõ ràng bạn sẽ bị động Nếu có quá nhiều việc dời lại như vậy thì đến lúc nào đó bạn sẽ bơi trong những việc do chính bạn chưa chịu xử lý ngay Hãy nhớ

“việc hôm nay chớ để ngày mai”.

Giải pháp của bạn:

 Làm ngay khi nào có thể

 Làm việc quan trọng trước

 Làm từng chút một

 Tự nhắc nhở mục đích đề ra

 Đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc”

Kẻ cắp số 6: Tính cầu toàn

Là con người, ai cũng thích làm việc thật hoàn hảo Nhiều người luôn lo lắng việc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệu có sai sót gì không Thậm chí họ dành nhiều thời gian cho những việc nhỏ, không quá quan trọng Thậm chí có lẽ bạn sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn Nếu cứ lục soát hồ sơ xem xét cái hoàn mỹ, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không? Giải pháp của bạn:

 Sắp xếp ưu tiên cho từng việc

 Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu

 Ghi nhớ “toàn cảnh”

 Không để phân tâm vì những việc lặt vặt

Kẻ cắp số 7: Giấy tờ nhiều quá

Hàng ngày, chúng ta vẫn phải xử lý hàng đống giấy tờ thư từ, quảng cáo, hóa đơn … không kể hết Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi ngày? Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất? Hay bạn cất hết chờ khi có lúc dùng đến?

Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời Khi sàng lọc xong, giỏ rác của bạn chắc phải đầy ắp Sau khi xử lý xong thứ nào thì vứt bỏ đi Có thứ cần lưu lâu hơn hoặc tạm thời Nhớ xác định thời hạn lưu giữ Ghi chú hạn định trên giấy tờ đó để đến lúc cần loại bỏ thì có thể làm ngay

Giải pháp của bạn:

 Dành thời gian mỗi ngày để xử lý

 Sắp xếp ưu tiên và phân loại

 Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết

 Dùng điện thoại khi tiện lợi

 Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và thẳng thắn

Kẻ cắp số 8: Giao tiếp kém

Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp còn kém Nếu kỹ năng giao tiếp không tốt có thể chúng ta sẽ không biết nói “không”, không biết giảm bớt thời gian nói chuyện qua điện thoại hay khống chế thời gian nói chuyện với người khác Giao tiếp kém sẽ dẫn đến việc mất nhiều thời gian để đi thẳng vào vấn đề chính hoặc bị phân tán bởi những thông tin khác nhau

Giải pháp của bạn:

 Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp

 Dùng ngôn ngữ đơn giản

 Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp

 Đừng thông tin dư thừa

 Rèn luyện và nâng cao kỹ năng giao tiếp của bản thân

Với mọi người, quỹ thời gian là như nhau Do đó, hãy biết trân trọng tài sản thời gian và sử dụng thật hiệu quả Nếu bạn xử lý được “8 kẻ cắp thời gian” trên thì bạn đã tiết kiệm và tận dụng tối ưu tài sản quý giá của mình – tài sản thời gian

2.2 Cảnh sát thời gian

Trong phần trên, đã xuất hiện “Những kẻ đánh cắp thời gian”, vậy để giúp bạn ngăn chặn và tiêu diệt chúng, xin nêu tiếp những “cảnh sát thời gian”

1 “Chi dùng” thời gian có kế hoạch và có tổ chức Sử dụng thời gian để suy nghĩ và lập kế hoạch là

cách “chi tiêu thời gian tốt nhất Trên thực tế, nếu bạn thất bại trong việc sử dụng thời gian để lập kế hoạch thì có lẽ bạn đã thất bại ngay từ bước dầu

2 Thiết lập mục tiêu Những mục tiêu này chính là mục đích sống và sẽ quyết định cách sử dụng thời

gian của bạn Khi được hỏi về bí quyết làm giảm một triệu phú đã tiết lộ: trước hết bạn phải quyết định bạn muốn gì? Các mục tiêu dược thiết lập phải rõ ràng, có thể kiểm soát và hiện thực hóa dược

3 Thứ tự ưu tiên Bạn nên sử dụng quy tắc 80/20 mà nhà kinh tế học người Ý Pareto đã nêu ra là:

80% Của phần thưởng là do 20% của nỗ lực Mẹo để có được thứ tự ưu tiên hoàn hảo là tách ra và nhận dạng giá trị cửa 20% đó Một khi được nhận dạng, thời gian sẽ được ưu tiên cho việc hoàn thành nhưng

công việc được ưu tiên với kết quả tốt nhất

4 Lập “Danh mục các việc phải làm” Một số nhà quản lý thành công nhờ hàng ngày sử dụng “Danh

mục việc phải làm” kết hợp với lịch và chương trình làm việc Một số khác lại thích một Danh mục việc phải làm thường xuyên được cập nhật Đừng sợ khi phải áp dụng một hệ thống mới, vì bạn sẽ thấy công việc được thực hiện tốt hơn so với trước

5 Linh hoạt Các chuyên gia về quản lý thời gian gợi ý, mỗi người nên lập kế hoạch cho mình cho

khoảng 50% hoặc ít hơn tổng quỹ thời gian chỉ với 50% thời gian của bạn được lập trình, bạn sẽ có sự linh hoạt để giải quyết những việc chen ngang hoặc những vụ việc khẩn cấp

6 Lưu ý về dạng hệ sinh học Mỗi người có một đồng hồ sinh học riêng và sẽ có những lúc mà người

đó cảm thấy sung sức và thông tuệ nhất, thoải mái nhất Đây là lúc mà mọi việc được thực hiện hiệu quả nhất Do vậy xác định được lúc làm việc hiệu quả nhất của mình để qua đó lập kế hoạch thực hiện các việc được ưu tiên

7 Làm đúng việc đúng Chuyên gia nổi tiếng về quản lý, Peter Drucker đã nói: “hãy làm việc đúng

trước khi làm đúng việc” Trước hết hay tập trung vào xác định đâu là việc đúng để làm, sau đó mới tập trung làm đúng và làm tốt việc đó

8 Loại trừ tình trạng khẩn cấp Các nhiệm vụ khấn cấp thường ngắn hạn trong khi các nhiệm vụ

quan trọng là chủ dạo và dài hạn Giảm được những nhiệm vụ khẩn cấp sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những việc được ưu tiên

9 Loại trừ tính cẩu thả Khi làm việc gì, bạn hãy cố gắng hoàn thành nó và phải kiểm soát được tiến

độ Đừng quá vội vàng, cẩu thả để việc tưỏng đã hoàn thành, nhưng lại có sai sót bạn lại mất thời gian

để sửa chửa

10 Không nên quá cầu toàn Trong văn hoá của người Malaysia, chỉ có thánh thần mới có khả năng

làm mọi việc một cách hoàn hảo Do vậy, chắc chắn sẽ có một số việc cần đạt đến sự hoàn hảo hơn việc khác, tuy nhiên nhưng người theo chủ nghĩa cầu toàn thường sẽ chú tâm một cách không cần thiết vào các chi tiết và lãng phí thời gian

11 Giảm thiểu căng thẳng Khi bạn tránh một nhiệm vụ gì quá lớn cùng một lúc, hay chia nó ra thành

nhiều việc nhỏ hơn và chỉ làm một trong số chúng Bằng việc mỗi lúc làm một chút, nhích dần từng tí một bạn sẽ đạt đến được đích muốn hoàn thành

12 Học cách nói “không” Chỉ là một từ nhỏ thôi nhưng thật khó để nói Tuy nhiên, bạn hãy “chịu

khó” nói “không” với những người thường xuyên nhờ vả bạn nhưng việc nhỏ nhặt mà họ hoàn toàn có

đủ thời gian và năng lực để làm Thậm chí bạn nên loại bỏ bớt nhưng nhu cầu cá nhân không cần thiết