TÓM LƯỢC QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Thông tin chung về đơn vị
- Tên giao dịch: Un-Available Co., Ltd
- Tên thường gọi: Công ty trách nhiệm hữu hạn Un-Available
- Địa chỉ nhà xưởng: Một phần lô I/3 Đường số 7, Khu công nghiệp Vĩnh Lộc, Phường Bình Hưng Hòa B, Quận Bình Tân, thành phẩm Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Chủ sở hữu (đồng chức vụ giám đốc điều hành): Paul Charles Norriss
- Loại hình kinh doanh: may trang phục (trừ trang phục từ da lông thú)
- Email: info@Un-available.net
- Linkedin: www.linkedin.com/company/un-available/
Hình 1.1 Lô gô công ty Un-Available
Quá trình hình thành và phát triển
1.2.1 Quá trình hình thành phát triển
Giám đốc sáng lập của công ty là ông Paul Norris ban đầu dự định thành lập một công ty thời trang mang nhãn hiệu của cá nhân ông tại Việt Nam Tuy nhiện, ông nhận thức sớm được việc mình thành lập công ty đã gặp phải một vấn đề to lớn là không có cơ sở sản xuất được chứng nhận đạt chuẩn nào nhận sản xuất quần áo với chất lượng và số lượng theo đúng yêu cầu Bởi lẽ, những công ty này họ phải đảm bảo được số lượng cùng với chất lượng phải mang tính kinh tế có lợi và sự ổn định trong giao kết hợp đồng
Cũng chính điều này, giám đốc sáng lập của công ty đã đi đến quyết định thay đổi toàn bộ dự định trước đó của ông nhằm để đối phó với vấn đề lớn này Giải pháp mà ông đưa ra chính là tự bản thân công ty sẽ sản xuất, vừa làm vừa học để có thể đáp ứng được vấn đề về chất lượng và số lượng.
Năm 2004, Paul Norris bắt đầu thành lập công ty Un-Available với 100% vốn đầu tư nước ngoài có văn phòng đại diện tại trung tâm thành phố Hồ Chí Minh thuộc phường Đa Kao, quận 1 Lực lượng nhân sự của công ty thời bấy giờ còn khá non trẻ chỉ vỏn vẹn chưa đến 20 người Un-Available trải qua một quá trình dài phát triển không ngừng nghỉ, công ty đã thực hiện nhiều cải cách chuyển mình và hoàn thiện hơn Trụ sở văn phòng từng nằm tách biệt so với nhà máy Điều này gây sự khó khăn trong việc trao đổi thông tin, phản hồi chậm trễ và gia tăng chi phí đi lại giữa hai nơi.Đến tháng 4 năm 2020, công ty chính thức dời văn phòng sáp nhập với nhà máy về cùng một địa điểm Và đây cũng là trụ sở hiện tại và duy nhất của công ty Un-Available.
Hiện tại, công ty đã có khoảng 500 công nhân trực thuộc các dây chuyền sản xuất trực tiếp và bán trực tiếp, cùng với hơn 130 nhân viên trực thuộc các bộ phận văn phòng Mỗi tháng công ty sản xuất và vận chuyển 100,000 sản phẩm đến các thị trường khác nhau như Bắc Mỹ, Anh, Nhật, Úc… và trong đó có cả thị trường Việt
1.2.2 Các nhân tố tác động đến quá trình hình thành phát triển của công ty
Về kiến trúc, quy mô nhà xưởng
Hình 1.2.1 Nhà xưởng công ty Un-Available
Hình 1.2.2 Nhà xưởng công ty Un-Available
Un-Available đầu tư một mẫu đất với quy mô 9000 m 2 tại khu công nghiệp Vĩnh Lộc thuộc địa phận quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh Nhà máy được tối đa hóa diện tích cho sản xuất may mặc bao gồm 3 khu vực sản xuất (tổng diện tích
5850 m 2 ), 2 khu vực văn phòng (tổng diện tích 300 m 2 ), 2 khu vực kiểm soát chất lượng (tổng diện tích 68 m 2 ), 2 khu vực kho vận (tổng diện tích 2000 m 2 ), 1 khu vực lưu trữ tài liệu (30 m 2 ), 2 phòng họp (tổng diện tích 50 m 2 ), 1 khu vực ăn uống (500 m 2 ) và các khu vực nhỏ nằm rải rác lưu trữ dụng cụ bảo hộ chữa cháy hoặc thiết bị điện công nghiệp
Làm việc tại Un-Available sẽ không bắt gặp các bức tường ngăn cách giữa các khu vực làm việc mà thay vào đó là các tấm kính cường lực trong suốt Điều này giúp các nhân vật đóng vai trò quản lý cấp cao hơn có thể quan sát bao quát được nhân viên đang thực hiện sản xuất như thế nào và xử lý nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh. Việc gián đoạn trong sản xuất có thể sẽ khiến công ty đánh mất một phần lợi nhuận, đồng thời ảnh hưởng đến thời gian làm việc của công nhân, buộc họ phải dành thời gian tăng ca và công ty phát sinh chi phí không đáng có Việc không gian làm việc có thiết kế mở cũng giúp công nhân viên trong công ty có thể giao lưu và trao dổi thông tin một cách thuận tiện hơn với nhau cho dù đang làm những việc khác nhau trong những khu vực riêng biệt. Đủ tiêu chí đạt chứng nhận thu hút thương hiệu nước ngoài
Tiêu dùng xanh, sản xuất bền vững, năng lượng tái tạo là những từ khóa rất được quan tâm và ưa chuộng ở Bắc Mỹ và các nước châu Âu Ngày càng có nhiều quy định, tiêu chuẩn, kiểm soát về may mặc, đặc biệt là dành cho các nước xuất khẩu vào thị trường của họ Vi mô hơn, đứng dưới góc dộ của người tiêu dùng thì ngày càng có nhiều tiện ích giúp họ có thể xác định sản phẩm mà họ quan tâm hoặc sẽ chi tiêu vào nó Điều này buộc các doanh nghiệp, cụ thể là các hãng thời trang, họ phải đặc biệt cẩn trọng khi tìm nhà cung cấp cho sản phẩm quần áo của họ khi họ không thể tự sản xuất.Thông thường, các hãng thời trang tư nhân nước ngoài chọn nhà cung cấp sẽ dựa vào các chứng chỉ quốc tế mang tính sản xuất bền vững, chứng nhận về nguồn nguyên vật liệu xanh, chứng nhận kiểm toán, Và ngoài ra, cũng sẽ phải đạt các tiêu chí của nhà máy do chính hãng thời trang đó lập nên.
Với Un-Available, một ví dụ điển hình chính là Nike, tập đoàn đa quốc gia của
Mỹ kinh doanh các mặt hàng giày dép, quần áo, phụ kiện, trang thiết bị và dịch vụ liên quan đến thể thao Để hợp tác với Nike, Un-Available trước hết phải đàm phán với họ và xác mình cho họ thấy các chứng nhận mang tính bền vững và có lợi cho môi trường như Bluesign, OEKO-TEX Standard 100, BSCI, GOTS, Sau khi Nike xác nhận, đại hai bên có một cuộc gặp chính thức tại Un-Available để khảo sát và chấm điểm cho bộ tiêu chí đã đề ra Nếu không đạt, Nike sẽ giao cho một khoảng thời gian để Un- Available khắc phục và tiến hành khảo sát thêm một lần nữa Sau quá trình cải tạo để hoàn thành tốt các tiêu chí mà Nike đề ra, hai bên sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng
Nguồn: Báo cáo bền vững của công ty Un-Available 2018 – 2020
Không thể phủ nhận rằng bản thân Microsoft Excel là một công cụ tính toán, thống kê và lưu trữ hữu ích khi chỉ dùng với số lượng công việc giới hạn Tuy nhiên,
Hình 1.2.3 Một số chứng chỉ mà Un-Available đã đạt được
Hình 1.2.4 Một số chứng chỉ mà Un-Available đã đạt được dù đã trải qua 18 năm phát triển nhưng tại Un-Avalable, Microsoft Excel lại được công ty lạm dụng nhiều lúc không cần thiết
Việc triển khai các báo cáo bằng tập tin Excel hằng ngày sẽ chủ yếu do một cá nhân có kinh nghiệm phổ biến xuống toàn bộ các phòng ban khác và các cá nhân còn lại trong phòng ban của mình Trong một buổi sáng có thể có đến 7 - 8 tập tin Excel báo cáo qua hộp thư điện tử của một nhân viên văn phòng Điều này rất dễ làm cho nhân viên bỏ lỡ thông tin khi ngoài các thư điện tử báo cáo còn có cả thư về các công việc khác của họ
Một điều đáng để lưu ý khác chính là các dữ liệu được cho vào báo cáo Một vài trong số chúng có liên kết với nhau nhưng chúng lại được ở các báo cáo khác nhau.
Vì vậy, nhân viên phải mất thời gian để tìm tập tin chứa chúng và soi chiếu các bản báo cáo với nhau mới hình thành nên cơ sở phục vụ cho công việc của mình Rủi ro về sai lệch khi đối chiếu các bản báo cáo vẫn xuất hiện dù không nhiều.
Phần mềm hoạch định doanh nghiệp
Việc triển khai phần mềm hoạch định doanh nghiệp tại công ty vẫn còn gặp nhiều bất cập về vấn đề chi phí, nhân lực Và một trong nững nguyên nhân lớn nhất mà công ty vẫn chưa triển khai được chính là quy trình hoạt động đa dạng và phức tạp của công ty.
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ĐƠN VỊ
Tổ chức quản lý của đơn vị
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Bộ phận nhân sự - Human resources
Nhân sự là cầu nối liên lạc giữa công ty và công nhân viên Bộ phận có trách nhiệm quản lý mọi vấn đề liên nhân sự của công ty từ khâu tuyển dụng, đào tạo công nhân, phổ biến quy định của công ty, kiểm soát chi trả lương thưởng, các phúc lợi khi làm việc, bảo hiểm xã hội cho đến các vấn đề về nghỉ phép và nghỉ việc của nhân viên.
Hình 2.1.5 Sơ đồ tổ chức tại công ty Un-Available
Hình 2.1.6 Sơ đồ tổ chức tại công ty Un-Available
Bộ phận sản xuất bền vững - Sustainablity
Ba nhiệm vụ chính của bộ phận kiểm soát nội bộ:
- Đầu tiên, đây là bộ phận quản lý các công tác bảo vệ con người và tài sản xung quanh khu vực của công ty
- Thứ hai, bộ phận giữa vai trò là một quan sát viên độc lập, nhằm đảm bảo hoạt động của công ty tuân thủ các quy định pháp luật quốc gia, đạo đức kinh doanh và quy chế hoạt động của công ty
- Cuối cùng, kể từ năm 2017, bộ phận đảm nhận các công tác phát triển sản xuất bền vững bao gồm sức khỏe, an toàn và môi trường.
Bộ phận sản xuất - Production
Phòng sản xuất thực hiện các tác vụ quản lý trực tiếp với 7 chuyền may thành phẩm, 7 tổ hoàn thành đầu cuối (thực hiện các tác vụ như ủi, đóng gói và xếp thùng), 1 chuyền may mẫu, phòng sản xuất rập, tổ cắt vải, kho vải và kho hàng hóa Song song với việc quản lý các khu vực xưởng thì theo dõi và kiểm soát cả quá trình sản xuất cho công ty là trách nhiệm chính của bộ phận này.
Bộ phận tài chính – kế toán
Công việc đặc thù của phòng tài chính – kế toán liên quan chủ yếu đến việc đảm bảo phân chia đủ chi phí cho nhu cầu của mỗi bộ phận như lương, thưởng phạt, mua sắm vật tư, máy móc, cơ sở vật chất, chi phí thuê ngoài…và tổng hợp báo cáo tài chính mỗi tháng để đánh giá sức khỏe tài chính của công ty.
Bộ phận quản lý đơn hàng
Quản lý đơn hàng thực hiện thương lượng với khách hàng về mẫu hàng, thông tin đơn hàng, chất lượng sản phẩm Sau đó, phòng sẽ tiến hành tiếp nhận yêu cầu đơn hàng từ khách hàng, phổ biến yêu cầu đến các phòng ban khác, yêu cầu làm mẫu, tiếp nhận mẫu và gửi mẫu đến khách hàng Nếu khách hàng duyệt mẫu, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ gửi yêu cầu sản xuất và cập nhật tiến độ đơn hàng cho khách hàng Lắng nghe và giải quyết khiếu nại của khách hàng về sản phẩm cũng cũng sẽ được bộ phận quản lý đơn hàng tiếp nhận khi phát sinh
Là bộ phận cầu nối đầu tiên mang sứ mệnh tìm kiếm và giữ vững mối quan hệ tốt giữa công ty và khách hàng Bộ phận có trách nhiệm tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá các khách hàng tiềm năng trước khi công ty sang bước tiếp theo là tiếp nhận thông tin về mẫu sản phẩm hay đơn hàng Đảm bảo các yêu cầu và thỏa mãn mục tiêu mà khách hàng hướng tới luôn là ưu tiên của bộ phận này.
Phòng in chịu trách nhiệm phổ biến kế hoạch sản xuất có sử dụng các kỹ thuật như in nhiệt, in lụa, ép, sấy khô trên bán thành phẩm đến công nhân thuộc bộ phận của mình Bên cạnh đó, phòng in cũng hỗ trợ bộ phận sản xuất tiến hành giám sát, đo lường hiệu quả và năng suất in hằng ngày.
Có nhiệm vụ tìm kiếm những nhà cung cấp vải, nguyên phụ liệu sản xuất cho công ty và thuê ngoài gia công bán thành phẩm với chất lượng tốt và giá cả hợp lí nhất Bên cạnh đó, phòng còn phải thu hút và giữ vững mối quan hệ với các nhà cung cấp, đối tác nhập khẩu của công ty.
Bộ phận có trách nhiệm đánh giá chất lượng các mẫu thử được gửi về từ nhà cung cấp do bộ phận thu mua tìm kiếm hoặc các mẫu do chính công ty tự sản xuất trước khi gửi mẫu chào hàng cho khách Bộ phận cũng phải đảm bảo rằng thành phẩm cuối cùng phải đạt chất lượng tốt và đúng với chất lượng mà khách hàng mong muốn trước khi thành phẩm được đóng gói và lưu kho.
Bộ phận kế hoạch – Planning
Nhiệm vụ của phòng kế hoạch bao gồm đánh giá đơn hàng để tạo lịch trình sản xuất phù hợp Thực hiện các phép tính về số lượng nguyên vật liệu, thiết bị và nhân lực cần thiết cho quy trình sản xuất Lên các phương án cho các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất để giảm thiểu sự chậm trễ hoặc sai sót
Tổ chức sản xuất kinh doanh
2.2.1 Thị trường kinh doanh và khách hàng
Là một nhà sản xuất hàng may mặc chất lượng cao cho các thương hiệu mang tính biểu tượng và được công nhận trên toàn cầu Un-Available ưu tiên các chỉ số về chất lượng và công khai cho đối tác khách hàng để tạo niềm tin có cơ sở Các chỉ số này truyền tải giá trị và tương quan chặt chẽ với tính minh bạch, công bằng và khả năng lãnh đạo tìm nguồn cung ứng có trách nhiệm.
Khi xây dựng quan hệ đối tác, công ty cũng liên kết với các thương hiệu có cùng chí hướng đang tìm cách hoàn thành các mục tiêu giống nhau - đạt được sự bền vững thông qua khả năng đạt được Khách hàng hợp tác với công ty đa phần là các thương hiệu lớn thuộc các thị trường tại Bắc Mỹ (chiếm 54% số lượng sản phẩm xuất khẩu trong năm 2021), châu Âu (chiếm 35% số lượng sản phẩm xuất khẩu trong năm
2021) và châu Á (chiếm 11% số lượng sản phẩm xuất khẩu trong năm 2021) Có thể kể đến như Palace Skateboard, Stussy, DrewHouse, Saturday, NYC, Patta, Mad Happy, Munster, Kith, Herschel, MCQ – Alexander MC Queen,… Một thương hiệu thời trang tại Việt Nam nổi tiếng với các bạn trẻ mà Un-Available đã từng hợp tác chính là thương hiệu 5theway.
Hình 2.2.7 Khách hàng của Un-Available 15
Nguồn: Hồ sơ hoạt động của công ty Un-Available
2.2.2 Kết quả kinh doanh của đơn vị
Dưới đây là bảng thể hiện biến động tình hình doanh thu tại Un-Available trong giai đoạn 2019 đến 2021:
So sánh 2020/2019 So sánh 2020/2021 (+/-) Tỷ lệ (%) (+/-) Tỷ lệ (%) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.521 3.008 2.736 487 19,32% - 272 -9,06% Doanh thu hoạt động tài chính 217 225 200 7 3,61% - 24 - 10,79%
Tổng doanh thu 2.862 3.465 3.126 603 21,09% - 339 - 9,79% Đơn vị tính: tỷ VND Nguồn: Báo cáo doanh thu năm 2021 của công ty
2.2.3 Nhận xét về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Doanh thu từ hoạt động sản xuất luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong các loại doanh thu lần lượt qua từng năm từ 2019 đến 2021 là 88.11%, 86.82%, 87.52% Điều này cho thể hiện rõ thế mạnh của công ty qua từng năm là sản xuất hàng may mặc vẫn được duy trì tốt Dù cho trong giai đoạn từ đầu 2021 - 2022, nền kinh tê thế giới có sự chững lại do dịch bệnh Covid-19, nhưng tình hình sản xuất của công ty chỉ bị sụt giảm doanh thu về sản xuất không nhiều Cho thấy công ty đã kiểm soát tốt nguồn nhân lực sẵn có dễ dàng bị thiếu hụt trong thời kỳ đỉnh dịch và thực hiện tốt chính sách 3 tại chỗ được chính phủ Việt Nam đề ra bao gồm sản xuất - cách ly - ăn nghỉ tại chỗ.
Doanh thu từ hoạt động tài chính hoặc từ các nguồn thu nhập khác của công ty tuy có tăng giảm qua từng năm nhưng tổng hợp cả hai loại doanh thu thì chỉ chiếm một phần nhỏ, không ảnh hưởng đến hoạt dộng sản xuất của công ty Đây được xem là điều đáng mừng cho công ty và mong rằng những năm tiếp theo công ty sẽ luôn phát huy được thế mạnh sản xuất của mình, tiếp tục mở rộng kinh hoạt động doanh và tạo những ưu thế trên thị trường cạnh tranh với các công ty khác.
Chiến lược phát triển trong tương lai
Với kinh nghiệm dày dặn qua những lần học hỏi từ việc thuê ngoài để sản xuất, công ty đang dự kiến mở rộng sang mảng phụ kiện chẳng hạn như túi đeo và nón. Phòng thu mua tại công ty đang nổ lực để tìm một nhà cung cấp với các tiêu chí như phù hợp về giá, chất lượng sản phẩm, mô hình sản xuất khép kín, chuyên sản xuất phụ kiện may mặc, tính bền vững,… Công ty mong muốn bản than doanh nghiệp có thể là cầu nối hợp tác dài lâu giữa các khách hàng hiện có của mình và nhà cung cấp trong nước Điều này thể hiện đúng với một trong những định hướng phát triển ban đầu của Un-Available chính là hỗ trợ phát triển ngành may mặc tại Việt Nam.
Về chiến lược phát triển khách hàng, việc các thương hiệu thời trang quốc tế chọn một nhà sản xuất khác ngoài Un-Available vì vấn đề về khoảng cách và chi phí là hoàn toàn có thể, nhất là trong bối cảnh giá nhiên liệu vận tải đang bị đẩy lên cao Dấu hiệu dễ nhận biết cho sự thay đổi trong ý định của khách hàng chính là việc họ giảm dần các đơn hàng sản xuất Và khi tổng chi phí vận hành máy móc, thiết bị, chi phí lao động và các chi phí khác liên quan cấu thành nên giá trị của thành phẩm không đạt tính kinh tế, buộc chính công ty phải từ chối đơn hàng và là bước đầu để chấm dứt sự hợp tác của các thương hiệu Để khắc phục điều này thì buộc công ty phải tìm đến một khách hàng khác với cam kết hợp tác dài lâu và duy trì tốt những hợp đồng đơn hàng với số lượng lớn Khách hàng hàng đầu mà công ty hướng tới chính là Nike
Thách thức lớn nhất mà Nike đặt ra cho Un-Available chính là phát triển con người và cơ sở vật chất công ty Hiện tại, công ty đang lên kế hoạch và tiến hành đào tạo nhiều kỹ năng khác cho nhân viên như vận hành máy móc thiết bị xưởng và quản lý bảo hiểm cá nhân Công ty cũng tiến hành khảo sát tinh thần cũng như nguyện vọng làm việc của nhân viên và bổ sung hoặc thay thế máy móc phục vụ cho công việc của nhân viên Các vấn đề khác về cơ sở vật chất được đích than tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo và gấp rút hoàn thiện đến lần ghé thăm tiếp theo của Nike.
MỘ TẢ CÔNG VIỆC KIẾN TẬP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN UN-AVAILABLE
Lý do lựa chọn vị trí mô tả
Thu mua là một vị trí thực hiện một chuỗi các công việc liên quan về nguồn cung để hoàn thành một mắt xích trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp Nhiệm vụ cốt lõi của vị trí là tạo ra một chương trình tìm nguồn cung ứng và mua hàng có lợi cho mọi thứ liên quan đến hậu cần của tổ chức.
Với mong muốn hiểu rõ được vị trí này để phát triển bản thân, trau dồi kinh nghiệm và kỹ năng trong việc lên kế hoạch, thực thi và quản lý tất cả các chi tiết về chiến lược mua sắm Song song đó là đủ khả năng để là một phần trong đội ngũ làm việc tại bất cứ môi trường nào Học về cách ứng phó các biến động và chịu trách nhiệm về nguồn cung tại công ty sản xuất cũng góp phần làm nền tảng tâm lý vững chắc cho các công việc khác trong tương lai.
3.1.2 Vai trò, ý nghĩa của công việc được chọn mô tả
Cơ sở vật chất của nhà xưởng tuy rộng lớn nhưng vẫn có sự hạn chế, xưởng vẫn chỉ đáp ứng tốt được một vài công đoạn trong khi nhu cầu của khách hàng đòi hỏi ở trong mỗi dòng sản phẩm phải khác biệt rõ rệt Ngành may mặc hàng ngày luôn có các biến động mới, xuất hiện các kỹ thuật may mặc mới để đáp ứng tốc độ thay đổi của ngành thời trang Không thích ứng được sự thay đổi đột ngột này, khách hàng sẽ đánh mất lợi nhuận và đồng nghĩa là xưởng sản xuất không đủ sức mạnh để cạnh tranh so với các nhà máy sản xuất về quần áo khác Khách hàng của Un-Available luôn được đánh giá trước khi nhà xưởng bắt tay hợp tác với họ, và họ luôn cho thấy là họ có đủ tiềm lực tài chính và nhân lực để tìm một công ty sản xuất khác ngoài Un-Available
Là nhân viên thực tập tại phòng thu mua nắm giữ vị trí phát triển gia công ngoài, có thể hiểu vai trò sẽ là người hiểu nhu cầu và mục tiêu của khách hàng, từ đó học hỏi và đưa ra những công đoạn hay kỹ thuật gia công trên mặt hàng may mặc với một bên gia công ngoài mà nhà xưởng chưa đáp ứng được Việc cố gắng và hoàn thành tốt nguyện vọng của khách hàng sẽ giúp gia tăng niềm tin giữa các bên và sự ổn định trong sản xuất.
Hoàn thành tốt mỗi một giai đoạn trong công việc thu mua là một bước tiến đến gần hơn sự hoàn thiện trong chuỗi cung ứng Đảm bảo lưu thông tốt dòng hàng hóa từ đầu vào đến sản xuất và cuối cùng là thành phẩm vận chuyển đến tay khách hàng Việc gia công ngoài không chỉ đồng nghĩa với việc giúp công ty tập trung vào những công đoạn thế mạnh sản xuất của mình mà còn là để tìm được nguồn đầu vào thích hợp tối ưu chi phí và chi phí lao động nhất có thể Và bằng cách thuê gia công ngoài, Un- Available không chỉ được hưởng lợi về sản xuất mà còn được hưởng lợi từ sự chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực may mặc của đối tác Mỗi lần hợp tác là một lần công ty học hỏi
3.1.3 Thông tin của về phòng thu mua – vị trí gia công thuê ngoài
Trực thuộc công ty Trách nhiệm hữu hạn Un-Available
- Hoàng Thị Xuân Lam (Exernal sourcing/ Production supervisor)
- Nguyễn Trấn Khanh (Outsource runner)
- Lê Văn Hiển (Outsource developer)
- Trần Thị Ngoãn (Outsource controler)
- Nguyễn Tuấn Thanh (Junior outsource controller)
- Nguyễn Hữu Tính (Outsource helper)
- Cao Vũ Minh Châu (Designer)
Các yêu cầu đối với vị trí lựa chọn
3.2.1 Yêu cầu về trình độ chuyên môn:
- Có kiến thức chuyên ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng
- Có kiến thức về các chứng từ liên quan như bảng liệt kê chi tiết hàng hóa (Packing list), yêu cầu mua hàng (PO), hợp đồng thương mại, …
3.2.2 Yêu cầu về kỹ năng:
- Có kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề và quản lý tốt thời gian;
- Sử dụng thành thạo máy tính và các tin học văn phòng (Word và Excel);
- Có khả năng đọc, nghe và nói Tiếng Anh tốt;
- Cẩn thận, siêng năng và chăm chỉ trong công việc;
- Có khả năng làm việc dưới khối lượng công việc nhiều và áp lực cao.
3.2.3 Yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp
- Cư xử hòa nhã và tôn trọng đồng nghiệp
- Chấp hành và thực hiện tốt quy định của công ty
- Có tinh thần kỷ luật, tinh thần trách nhiệm và thói quen làm việc đúng giờ giấc
- Minh bạch trong công việc, giải quyết sự cố đúng người, đúng việc, đúng quy định.
- Ham học hỏi và có chí cầu tiến
Mô tả quy trình làm việc của đội gia công thuê ngoài phòng thu mua
Hình 3.2.9 Quy trình đội Outsource thuê gia công treatment từ bước 1 đến bước 10
Nguồn: Quy trình bộ phận mua hàng – gia công ngoài
Chú giải cho từng bước của quy trình:
Bước 1: Nắm bắt thông tin khách hàng Đội Outsource và các bộ phận liên quan họp để được triển khai thông tin về các yêu cầu của khách hàng để tránh trường hợp chỉ trao đổi qua giấy tờ, email sẽ gây hiểu lầm hoặc nhầm lẫn thông tin.
Bước 2: Nhận tài liệu từ bộ phận quản lý đơn hàng
- Outsource treatment: các loại yêu cầu kỹ thuật thực hiện trên vải do nhà cung cấp thực hiện, không thực hiện tại công ty Ví dụ: in, thuê, đính cườm,….;
- Tech pack (technical package): thông tin yêu cầu kỹ thuật gốc nhận từ khách hàng;
- Artwork: hình ảnh thiết kế sử dụng cho các loại treatment nói chung.
Bước 3: Kiểm tra & phản hồi Đội Outsource sau khi nhận thông tin thì tiến hành kiểm tra tài liệu nhận được nếu có vấn đề phát sinh hoặc không khớp nhau để tránh thực hiện sai yêu cầu.
Bước 4: Nhận phiếu cấp vải cho phát triển strike-off
Tùy theo kích cỡ của artwork, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ cung cấp lượng vải cần thiết để làm strike off & lượng vải dư để test trước khi thực hiện. Đội Outsource nhận phiếu và chuyển cho kho vải để yêu cầu xuất vải.
Bước 5: Chuyển tiếp hoặc làm việc với nhà cung cấp để làm strike-off, cung cấp báo giá và leadtime
Chuyển tiếp thông tin và vải nhận được cho nhà cung cấp để thực hiện treatment.Đồng thời yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin báo giá và leadtime tạm thời.
Làm việc (lại) với nhà cung cấp trong trường hợp strike-off không đạt ở bước số 7 Strike-off là tên gọi của vải đã thực hiện treatment, không quan trọng kích cỡ vải, giai đoạn đầu tiên khi thực hiện treatment)
Bước 6: Cung cấp tài liệu cho QC kiểm tra chất lượng Đội Outsource cung cấp tài liệu liên quan như yêu cầu của khách hàng, hình ảnh mẫu,
… để QC kiểm tra strike-off đã thực hiện.
Bước 7: Kiểm tra chất lượng strike-off
Dựa vào tiêu chuẩn tối thiểu nội bộ từ QA/QC kiểm tra chất lượng strike-off Nếu đạt thì thực hiện tiếp bước 8 Nếu không đạt thì quay lại thực hiện bước 5.
Bước 8: Xem xét và góp ý về chất lượng strike-off
Sau khi QC kiểm tra chất lượng, bộ phận khách hàng xem xét lại strike-off lần cuối trước khi Đội Outsource chuyển cho bộ phận quản lý đơn hàng gửi khách hàng.
Bước 9: Dán nhãn thông tin lên strike-off và chuyển tiếp cho bộ phận quản lý đơn hàng Đội Outsource dán nhãn dán thông tin bao gồm mùa thực hiện, mã kiểu dáng, SKU, màu vải,treatment và ngày đóng strike-off Sau đó chuyển sang bộ phận quản lý đơn hàng.
Bước 10: Gửi khách và yêu cầu phê duyệt
Bộ phận quản lý đơn hàng nhận strike-off và gửi cho khách hàng phê duyệt Nếu khách hàng duyệt thì thực hiện tiếp bước tiếp theo Nếu khách hàng không duyệt thì quay lại bước 5.
Bước 11: Nhận phản hồi và yêu cầu thực hiện mẫu từ khách hàng
Trong trường hợp khách hàng phê duyệt, sẽ yêu cầu thực hiện mẫu trên bán thành phẩm hoặc thành phẩm thực tế.
Bước 12: Nhận IPO từ bộ phận quản lý đơn hàng (yêu cầu phát triển mẫu trên bán thành phẩm/ thành phẩm) Đội Outsource sẽ nhận thông tin cụ thể thông qua IPO (Internal purchase order - thông tin yêu cầu thực hiện outsource treatment) từ bộ phận quản lý đơn hàng
Bước 13: Thống nhất thông tin về sai số định vị (trên-dưới, trái-phải, canh xéo) Đội Outsource cần xác nhận thông tin về sai số định vị để kiểm soát quá trình thực hiện.
Bước 14: Nhận bán thành phẩm từ đội cắt mẫu/ thành phẩm từ chuyền mẫu
Bước 15: Chuyển tiếp bộ thông tin hoặc làm việc (lại) với nhà cung cấp để tiến hành làm mẫu
Chuyển tiếp tài liệu và bán thành phẩm hoặc thành phẩm cho nhà cung cấp để tiến hành làm mẫu.
Làm việc (lại) với nhà cung cấp để kiểm tra và thực hiện lại mẫu.
Bước 16: Nhận thông tin báo giá và leadtime Đội Outsource nhận thông tin về báo giá và leadtime nhận mẫu bán thành phẩm hoặc thành phẩm
Bước 17: -Cập nhật báo giá cho bộ phận quản lý đơn hàng
Cập nhật leadtime cho bộ phận quản lý đơn hàng và bộ phận sản xuất.
Bước 18: Cung cấp thông tin cho QC thực hiện kiểm tra giặt Đội Outsource cung cấp mẫu và tài liệu liên quan như yêu cầu của khách hàng, hình ảnh mẫu,… để QC kiểm tra bán thành phẩm/ thành phẩm đã thực hiện treatment.
Bước 19: Kiểm tra chất lượng mẫu tại 2 thời điềm: trước & sau kiểm tra giặt
- Nếu đạt: thực hiện tiếp bước 20.
- Nếu không đạt: quay lại bước 15 để nhà cung cấp kiểm tra và làm lại mẫu.
Bước 20: Chuyển mẫu phẩm đã duyệt cho giao nhận chuyền mẫu
Sau khi được phê duyệt mẫu bán thành phẩm hoặc thành phẩm, đội Outsource chuyển mẫu cho giao nhận chuyền mẫu để thực hiện các bước tiếp theo.
Một số nhận xét về công việc được mô tả tại doanh nghiệp
Công việc tại Un-Available rất đa dạng và là nơi tốt để bắt đầu sự nghiệp Các bạn trẻ năng sinh viên năng động có cơ hội từ thực tập trở thành nhân viên chính thức tại công ty Từ một báo cáo về tính bền vững của công ty vào năm 2020, số lượng thực tập sinh chỉ chiếm khoảng 1% số lượng toàn bộ công nhân viên nhưng khoảng 16% thực tập sinh từ năm 2018 - 2020 trở thành thành viên chính thức làm việc tại công ty.
Việc cung cấp các nhu cầu cơ bản như lương thưởng hay bảo hiểm xã hội là một trong những điểm mạnh mà Un-Available đang phát huy tốt Với công nhân thì thường sẽ có các buỗi định hướng, đào tạo và trao đổi trực tiếp với lãnh đạo của các phòng ban để tìm ra các khó khăn cần phải khắc phục hoặc hướng thay đổi để gia tăng năng suất công việc Về phía nhân viên văn phòng sẽ có các buổi xây dựng gắn kết đội ngũ vào mỗi quý trích từ ngân sách công ty chi trả hay buổi liên hoan cuối năm với các phần quà giá trị lớn và có cả chuyến du lịch hàng năm sang trọng cũng do chính công ty chi trả.
Tuy vậy, nhưng môi trường cũng tạo nhiều áp lực khi phải đối mặt với số lượng nhiệm vụ phát sinh không trực thuộc vai trò của bộ phận đang tham gia Thực tế, một nhân viên thu mua phải đảm nhận cả vai trò điều phối sản xuất và khâu sửa hàng.Riêng về vấn đề sửa hàng, công ty không có bộ phận chuyên trách cho công việc đó.Thông thường, nếu bán thành phẩm hoặc thành phẩm sau khi sai ở công đoạn gia công ngoài thì bộ phận chịu trách nhiệm để sữa hàng bao gồm các công việc như chậm bụi,cắt chỉ và điều phối các công đoạn gia công hoặc sản xuất thêm sẽ do bộ phận mua hàng tự chịu trách nhiệm Phòng ban thuộc bộ phận sản xuất hay các bộ phận khác sẽ không đóng vai trò chủ yếu để khắc phục tình trạng lỗi của sản phẩm Điều này khiến các công việc khác của phòng thu mua bị đình trệ và hầu như là quá tải mỗi khi có một mẫu hàng gia công lỗi từ nhà cung cấp.
